E-BOOK

COMO FAZER SUA FROTA

PRESTAR MAIS SERVIÇOS
POR DIA
 PARA REDUZIR CUSTOS, É NECESSÁRIO
AUMENTAR A PRODUTIVIDADE
E, se você quer prestar mais serviços por dia, vai precisar aumentar a eficiência da sua frota

Empresas que possuem equipes de campo
costumam focar muito em reduzir os custos
da frota. Para isso, elas geralmente atacam
gastos como combustível e manutenção.
Mas esse não é necessariamente o caminho
correto.
Neste guia, você vai aprender as melhores
práticas para sua empresa prestar mais
serviços por dia. Boa leitura!
ESTE E-BOOK É PARA QUEM ESTÁ
BUSCANDO

Olhando o gráfico abaixo, é possível perceber • Aumentar o número de serviços das

que o maior custo de uma equipe de campo
é, na verdade, o seu quadro de funcionários.
Por isso, o verdadeiro ganho de eficiência e
faturamento da frota está em aumentar a
produtividade das equipes.
equipes por dia
• Aumentar a eficiência da operação
• Minimizar número de revisitas
• Dimensionar as equipes adequadamente.

CUSTO MENSAL COM UMA EQUIPE DE CAMPO

Equipe R$2.500 - R$8.000

(1 ou 2 funcionários)

Combustível R$500 - R$760

Aluguel ou Depreciação R$250 - R$380
(10 a 15 anos)

Seguro R$170 - R$190

Revisão e manutenção R$100 - R$140

IPVA R$80 - R$90

Outros R$150 - R$200

Total R$3.750 - R$9.810

2
CONHEÇA OITO PASSOS PARA
AUMENTAR A PRODUTIVIDADE DA SUA
EQUIPE DE CAMPO
Nas próximas páginas, veja como implementar cada um deles

REDUZIR TEMPO GASTO NO CLIENTE PÁGINA

01 Entender por que algumas equipes são mais eficientes que outras 04

02 Treinar regularmente as suas equipes 06

REDUZIR TEMPO GASTO EM DESLOCAMENTO

03 Agrupar melhor os serviços e otimizar as rotas 07

04 Garantir que os veículos são usados somente para o que foi planejado 08

REDUZIR TEMPO ADMINISTRATIVO

05 Reduzir as tarefas administrativas 09

MINIMIZAR NÚMERO DE REVISITAS

06 Garantir que o serviço é feito em uma única visita 11

INCENTIVAR A EQUIPE A TER MAIOR PRODUTIVIDADE

07 Estabelecer um programa de incentivo para as equipes 12

DIMENSIONAR AS EQUIPES ADEQUADAMENTE

08 Calcular o tamanho certo para cada equipe 13

3
01 ENTENDER POR QUE ALGUMAS
EQUIPES SÃO MAIS EFICIENTES
QUE OUTRAS
Em qualquer empresa, é normal haver equipes com eficiências diferentes. O importante é
saber se essa diferença é natural e explicável ou se é algo fora do comum que precisa ser
investigado. Aqui, listamos os principais indicadores de eficiência que devem ser analisados
diariamente (ou, no máximo, quinzenalmente):

NÚMERO DE SERVIÇOS REALIZADOS TEMPO MÉDIO DOS SERVIÇOS

Ajuda a entender quais equipes estão
performando melhor. Esse indicador pode
ser afetado por fatores que não são de
responsabilidade da equipe (por exemplo:
distância dos clientes ou número de ordens
no dia). Por isso, ele deve ser analisado junto
dos próximos.
No exemplo abaixo, vemos que Gustavo
levou, em média, 12 minutos a menos
que João para fazer uma tarefa (40% de
diferença). Ao perceber esse contraste, é
preciso investigar seus porquês. É falta de
treinamento? Um tem melhores ferramentas
que o outro? Etc.

TEMPO MÉDIO DE REALIZAÇÃO DO SERVIÇO (EM MINUTOS)

SEMANA 23-27/ABR

30
27 27 26 25
23 23
18

João Júlia Natália Felipe Otávio Alice Caio Gustavo

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INDICADORES DE QUALIDADE
Além de medir a quantidade de serviços e
• Colaborador novo que ainda não se
adaptou ou adquiriu experiência necessária
o tempo que levou para serem executados,
considere mensurar também indicadores
de qualidade. Por exemplo: quantas vezes
• Falta de treinamento para a realização do
serviço
aquele serviço teve de ser refeito? Ou ainda:
qual foi a satisfação do cliente? Saber disso
levantará novas ações a serem tomadas.
• Equipe com menos pessoas do que o ideal
para desempenho da atividade
A lista abaixo traz os principais motivos
para variações de eficiência nas equipes
apontados pelos nossos clientes:
• Ferramentas inadequadas ou em mal
estado de conservação.

DICA RASTREADOR DA COBLI

Para medir como a equipe de campo está
performando, é importante ter acesso a
ferramentas que apontem automaticamente
quantas paradas estão sendo realizadas e
quanto tempo elas levam.
Mostra o tempo que o veículo ficou parado.
Assim, você sabe exatamente quantos
serviços são realizados por dia e quanto
tempo dura cada um.

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02 TREINAR REGULARMENTE
AS EQUIPES
Treinar uma equipe não é fácil, mas é uma prática essencial para garantir bons resultados.
A seguir, confira dicas de como instruir melhor os funcionários.
ANTES DE TUDO, DEFINA SEUS OBJETIVOS
E METAS
• Não cometa o erro de treinar por treinar.
Entenda o porquê da empresa precisar
desse exercício. Alguns dos motivos mais
recorrentes são: reduzir tempo na realização
do serviço e aumentar satisfação do
cliente. Tenha um objetivo claro e foque o
treinamento nele.
• Quantificar as metas do treinamento
também ajuda a estruturar melhor essa
atividade, tornando-a mais prática para
todos. Você pode definir uma diminuição
de retrabalho em 30% ou uma redução do
tempo médio de realização do serviço para
25 minutos.
ADOTE UMA ROTINA CONSTANTE DE
TREINAMENTO
• As melhores práticas mostram que
equipes que são treinadas constantemente
apresentam aumento de performance.
Portanto, faça treinamentos semanais ou,
no máximo, quinzenais. Para a prática não
se tornar cansativa ou fácil de esquecer, crie
planos de treinamento curtos e dinâmicos
que possam ser aplicados constantemente.
Descarte os treinos longos e espaçados.
• Treinar a equipe toda semana pode ser
uma tarefa árdua. Portanto, incentive que os
próprios times façam o treinamento. Quem
estiver apresentando uma performance melhor
em um quesito apresenta seus processos e
critérios para o resto da equipe.
SAIBA QUANDO É NECESSÁRIO UM
TREINAMENTO MAIS LONGO
Se a equipe toda estiver com dificuldade
em alguma tarefa específica, pode ser que
ela não tenha sido bem orientada ou que
ninguém esteja conseguindo realizá-la
corretamente daquela forma. Nessa situação,
um treinamento mais profundo se torna
necessário. Caso não consiga resolver essa
questão internamente, não tenha receio
de trazer pessoas de fora da empresa que
entendam do assunto.
CONSTRUA UM TREINAMENTO DIFERENTE
PARA NOVOS FUNCIONÁRIOS
A maioria das empresas treina seus novos
funcionários a partir da técnica “sombra”,
na qual um novo contratado acompanha um
funcionário com mais tempo de casa por
algumas semanas para aprender o trabalho.
Esse método pode ser bastante eficaz para
os trabalhos recorrentes do dia a dia. Mas
ele não funciona para as atividades menos
frequentes.
Por isso, é interessante aplicar treinamentos
específicos para novos funcionários. Assim,
eles podem evoluir mais rapidamente e não
atrapalham a eficiência de funcionários mais
experientes.
Pode ser interessante aplicar um exame
no final do treinamento, para garantir o
aprendizado. Avise desde o primeiro dia,
explicando a importância de um bom
resultado para a carreira do funcionário na
empresa. Isso fará com que ele preste mais
atenção e absorva ainda mais conteúdo.
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03 AGRUPAR MELHOR OS
SERVIÇOS E OTIMIZAR AS ROTAS
Para conseguir perder menos tempo com
o deslocamento dos veículos, o ideal é
encaixar o maior número de endereços em ORGANIZE MELHOR AS ROTAS QUE OS
VEÍCULOS PERCORREM
uma mesma rota. Mas como fazer isso?
Em um outro e-book da Cobli, explicamos
• Separe dias fixos na semana para atender como reduzir custos de combustível.
Mostramos como empresas que criam rotas
algumas regiões. Assim, você garante que
otimizadas para seus serviços conseguem
todos os serviços ficarão melhor agrupados.
reduzir o “vai e vem” dos veículos.
• Para garantir que o ponto anterior será Consequentemente, elas rodam de 15% a
30% menos. Se quiser ter acesso a essas
cumprido, é possível diminuir a promessa
informações, clique aqui.
de tempo de atendimento para o cliente.
Por exemplo, se, atualmente, sua empresa
Diversas ferramentas fazem a roteirização
oferece o serviço em até dois dias, considere
automaticamente, como é o caso da Cobli.
aumentar o prazo para até cinco dias.
Isso reduz o trabalho manual e otimiza as
• Agende os serviços de maior duração e rotas, garantindo que as equipes percam
menos tempo em deslocamento.
com percursos menores para os horários de
pico. Assim, o tempo em que você gastaria
Veja abaixo como te ajudamos a otimizar
parado no trânsito, você usa para finalizar
suas rotas:
uma tarefa maior e mais complexa.

Rota otimizada
Enviar rota para
motorista 1

Rota 1 Enviar
Link

WhatsApp

10:30 Origem

10:37 1 Cliente 1
7
Duração no local: 15 min

2
10:04 2 Cliente 2 Cliente Rota 1
Duração no local: 15 min

Exportar seleção

Roteirizador Cobli
Cria as melhores rotas para a sua empresa de forma automática

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04 GARANTIR QUE OS VEÍCULOS SÃO
USADOS SOMENTE PARA O QUE FOI
PLANEJADO
Conseguir controlar quais paradas os veículos fizeram e entender se elas foram estritamente
necessárias para a realização do trabalho é um meio de garantir que os veículos não estão
rodando desnecessariamente.

A grande maioria das empresas reclama de Uma forma de fazer isso é utilizar um
um ponto em comum: não saber onde os rastreador no veículo. Com um serviço como
veículos estão ou o que eles fizeram durante esse, é possível saber o que aconteceu com o
o dia. automóvel da empresa ao longo do dia.

Essa falta de visibilidade abre uma brecha:

os veículos podem ser usados para fins não
relacionados aos objetivos da empresa. A UMA HISTÓRIA REAL
Associação Automotiva Americana (AAA) nos Um cliente da Cobli descobriu que um de
Estados Unidos estima que 7% dos kms são seus veículos era usado para ir à praia nos
dirigidos fora do planejamento. finais de semana com gasolina paga pela
empresa.

PLA-3412
Ligado
Fiat Fiorino Furgão
José da Silva R$ 15,60
Av. Tamboré, 400 - Tamboré, Barueri gasto com combustível
SP, 06460-000, Brasil

50 km/h
Ver trajeto Previsão

48 km
quilômetros dirigidos

1h 20min
tempo de motor ligado

Rastreador Cobli
Mostra os trajetos realizados tanto de forma visual quanto em relatórios

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05 REDUZIR TAREFAS ADMINISTRATIVAS
Para o caso de trabalhos realizados fora da empresa, pedir para o funcionário ir até o escritório
antes e depois dos serviços nos clientes pode ser um desperdício.

Sua operação pode ganhar muito com uma
flexibilização. Se o funcionário for direto para
o local do primeiro serviço do dia, ou direto
para casa no final da jornada de trabalho, ele
pode evitar horas de trânsito desnecessárias,
além de economizar combustível. Aqui
vão algumas dicas para ter sucesso nessa
mudança de processo:
• Como o funcionário passaria a ficar com
o veículo durante a noite, será preciso
entender as implicações de vale transporte,
estacionamento etc
• Se a equipe possuir mais de um
colaborador, os demais podem se encontrar
direto no local do primeiro serviço do dia.
Outra opção é que quem fique com o veículo
busque os outros em suas residências.
• É necessário ter à mão formas digitais para
enviar para as equipes as informações sobre
os serviços que precisarão ser realizados
• Dimensione o equipamento que cada time
precisará e abasteça o veículo para minimizar
o número de vezes que o time precisaria ir
até a empresa para buscar suprimentos
• Tenha um sistema que permita manter
algum controle sobre onde os veículos estão
e por onde passaram. Assim, é possível
acompanhar a jornada de trabalho dos
funcionários.

12:25 Chegou da empresa

13:00 Saiu da empresa

Aqui, mostramos como sistema Cobli pode te ajudar com isso. Mas atente-se:
se as residências dos funcionários forem muito distantes dos locais de serviço do dia
seguinte, essa prática pode acabar inviabilizada pelo custo de combustível.

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OUTROS FUNCIONÁRIOS PODEM REALIZAR
TAREFAS ADMINISTRATIVAS
Em muitas empresas, as equipes de campo
acabam realizando uma série de tarefas
administrativas, como organizar checklists,
contar estoque, controlar a manutenção dos
veículos, fazer a roteirização dos serviços ou
entregas etc. Porém, para o caso de equipes
especializadas em atender o cliente, é
vantajoso deixar outras pessoas focadas em
resolver essas demais atividades.
Um exemplo prático: uma equipe possuía
cinco equipes de campo (com dois
funcionários em cada) e todas elas faziam
tarefas de campo e administrativas. Com
a crescente demanda, parecia necessário
contratar mais um time inteiro. Em vez
disso, a empresa contratou um auxiliar que
tirou toda a carga administrativa dessas
equipes. No fim, a empresa não teve gastos
desnecessários e ainda melhorou o fluxo
de trabalho dos funcionários.
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06 GARANTIR QUE O SERVIÇO É FEITO
EM UMA ÚNICA VISITA
Além de frustrante, retrabalho é perda de tempo e dinheiro. É preciso garantir que as tarefas
serão bem executadas da primeira vez.
UTILIZE AS MELHORES FERRAMENTAS
As ferramentas mais adequadas garantem
maior velocidade na execução de
uma atividade e maior segurança aos
colaboradores e clientes. Não dá para
comparar, por exemplo, a eficiência de uma
serra elétrica em relação a uma manual. Mas,
ao utilizar um material automático como
esse, é preciso garantir que a ferramenta
esteja em bom estado, para não aumentar os
riscos de acidente de trabalho.
CRIE CHECKLISTS
Em todo início de jornada, o checklist deve
ser utilizado para verificar cada item que
precisa ser utilizado ao longo do dia. Isso
evita que o colaborador vá até o cliente e
precise retornar para a empresa antes de
finalizar o serviço por ter esquecido de algo.
Confira os principais itens que um bom
checklist deve conter:
• Materiais para a realização do serviço.
Exemplo: caixa de ferramentas, adaptadores,
cabeamento etc
• Produtos a serem instalados/entregues.
Exemplo: roteadores para serviços de telecom,
puxadores de gaveta para entrega de móveis
etc
• Informações como endereço e contato do
cliente, atividade a ser feita em cada serviço
etc
• Protocolo de serviços para assinatura do
cliente ao final do serviço.
IMPLEMENTE UM SISTEMA DE VALIDAÇÃO
DO SERVIÇO REALIZADO
Em serviços de entrega, é importante
checar com o cliente se todos os produtos
de fato chegaram. Já em outros tipos de
serviço, é preciso checar se o problema
foi bem resolvido. Para ambos os casos, é
possível enviar uma comunicação por meios
eletrônicos para confirmar o sucesso da
tarefa.
IMPLEMENTE UM SISTEMA DE AVALIAÇÃO
DO SERVIÇO PELO CLIENTE
Quanto maior a satisfação do cliente com
o serviço, menores as chances daquele
serviço gerar retrabalho ou revisitas. Por isso,
é importante medir esse contentamento.
Isso pode ser feito enviando uma pesquisa
simples para o cliente após o serviço.
Muitas empresas fazem como no exemplo
abaixo e funciona muito bem. Veja:
O que achou do serviço da nossa empresa?
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07 ESTABELECER UM PROGRAMA DE
INCENTIVO PARA AS EQUIPES
A equipe produzirá melhor se souberem que seu trabalho será reconhecido no final. A seguir,
aprenda a montar um programa de incentivos em duas etapas:

METAS
Um programa de incentivos deve ter
• Prêmio de destaque do mês
metas claras e que possam ser medidas e
atingidas. As métricas que mais vemos no
• Reconhecimento na presença de toda a
equipe.
dia a dia são: número de serviços por dia
e qualidade do serviço realizado. Outros
Esse último item pode ser uma boa dica
indicadores também podem funcionar bem,
para reforçar positivamente atitudes e boas
dependendo do setor que sua empresa atua.
práticas na frente de todos. Além de ser
gratificante para quem recebe os elogios,
RECOMPENSAS
também funciona para criar um exemplo
As recompensas podem ser tanto financeiras
para toda a equipe.
quanto simbólicas. Considere as seguintes
recompensas para os funcionários que
atingirem ou superarem as metas:
UMA HISTÓRIA REAL
• Bônus financeiro Um cliente da Cobli do setor de
telecomunicação concede aos
• Pagamento de viagens e vales-presentes funcionários um bônus variável baseado
na taxa de revisita nos 30 dias seguintes
• Promoções de cargo ao serviço.

39 min 45 paradas 273 km 10 h 28 min 3 min

Tempo médio de parada no Quantidade média de Quilometragem média Média diária de horas de Média de motor ocioso no
período paradas no período rodada no período atividade período

2h

1 h 30 min

1h

Média

30 min

0 min

08/10 09/10 10/10 11/10 12/10 13/10 14/10

Destaques positivos Destaques negativos

FJT-7174 Hyundai Hb20 FDJ3232 Citroen Ds3 Turbo165m6 ABC1234 Alfa Romeo Giulia Volkswagen Jetta Variant

Painel de Produtividade
Mostra os destaques positivos e negativos no último período

12
08 DIMENSIONAR AS EQUIPES DA
MELHOR MANEIRA
Não dimensionar corretamente as equipes resulta em problemas de ineficiência e excesso de
funcionários para tarefas simples.

Para evitar esses custos, não há mágica: Algumas observações importantes:

é necessário fazer contas.
Para te ajudar, a Cobli criou uma planilha
(que você pode acessar clicando aqui)
simples. Com ela, você irá entender quais
são os principais elementos que precisam ser
considerados para determinar o tamanho das
equipes.
• O resultado em relação aos cortes varia
muito de empresa para empresa
• É possível mudar a planilha, adaptando os
campos de acordo com os detalhes da sua
operação.

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CONCLUSÃO
Aumentar o número de serviços realizados melhores decisões no dia a dia, diminuindo
não é uma tarefa fácil. Existem diversos gastos, melhorando performances e até
elementos que influenciam a produtividade. mesmo aumentando lucros.
Cada serviço deve ser analisado e
desenvolvido em paralelo, garantindo um
aumento do número de atividades por
equipe e um melhor dimensionamento dos ENTRE EM CONTATO
times. Somos mais de 120 pessoas focadas na
melhoria da sua frota.
Se a sua empresa tem interesse em utilizar
uma ferramenta que auxilia a controlar o E-mail
tempo em que o veículo está parado e os euquero@cobli.co
percursos realizados por eles, ajuda a criar
melhores rotas e facilita a execução de Telefone
outros elementos explorados neste guia, (11) 4810-2200
considere o sistema Cobli. Nossa ferramenta
foi desenvolvida para que os gestores dos Site
veículos das empresas possam tomar as www.cobli.co

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