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E-BOOK

COMO FAZER SUA FROTA


PRESTAR MAIS SERVIÇOS
POR DIA
PARA REDUZIR CUSTOS, É NECESSÁRIO
AUMENTAR A PRODUTIVIDADE
E, se você quer prestar mais serviços por dia, vai precisar aumentar a eficiência da sua frota

Empresas que possuem equipes de campo Neste guia, você vai aprender as melhores
costumam focar muito em reduzir os custos práticas para sua empresa prestar mais
da frota. Para isso, elas geralmente atacam serviços por dia. Boa leitura!
gastos como combustível e manutenção.
Mas esse não é necessariamente o caminho ESTE E-BOOK É PARA QUEM ESTÁ
correto. BUSCANDO

Olhando o gráfico abaixo, é possível perceber • Aumentar o número de serviços das


que o maior custo de uma equipe de campo equipes por dia
é, na verdade, o seu quadro de funcionários.
Por isso, o verdadeiro ganho de eficiência e • Aumentar a eficiência da operação
faturamento da frota está em aumentar a
produtividade das equipes. • Minimizar número de revisitas
• Dimensionar as equipes adequadamente.

CUSTO MENSAL COM UMA EQUIPE DE CAMPO

Equipe R$2.500 - R$8.000


(1 ou 2 funcionários)

Combustível R$500 - R$760


Aluguel ou Depreciação R$250 - R$380
(10 a 15 anos)

Seguro R$170 - R$190

Revisão e manutenção R$100 - R$140

IPVA R$80 - R$90

Outros R$150 - R$200

Total R$3.750 - R$9.810

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CONHEÇA OITO PASSOS PARA
AUMENTAR A PRODUTIVIDADE DA SUA
EQUIPE DE CAMPO
Nas próximas páginas, veja como implementar cada um deles

REDUZIR TEMPO GASTO NO CLIENTE PÁGINA

01 Entender por que algumas equipes são mais eficientes que outras 04

02 Treinar regularmente as suas equipes 06

REDUZIR TEMPO GASTO EM DESLOCAMENTO

03 Agrupar melhor os serviços e otimizar as rotas 07

04 Garantir que os veículos são usados somente para o que foi planejado 08

REDUZIR TEMPO ADMINISTRATIVO


05 Reduzir as tarefas administrativas 09

MINIMIZAR NÚMERO DE REVISITAS

06 Garantir que o serviço é feito em uma única visita 11

INCENTIVAR A EQUIPE A TER MAIOR PRODUTIVIDADE

07 Estabelecer um programa de incentivo para as equipes 12

DIMENSIONAR AS EQUIPES ADEQUADAMENTE

08 Calcular o tamanho certo para cada equipe 13

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01 ENTENDER POR QUE ALGUMAS
EQUIPES SÃO MAIS EFICIENTES
QUE OUTRAS
Em qualquer empresa, é normal haver equipes com eficiências diferentes. O importante é
saber se essa diferença é natural e explicável ou se é algo fora do comum que precisa ser
investigado. Aqui, listamos os principais indicadores de eficiência que devem ser analisados
diariamente (ou, no máximo, quinzenalmente):

NÚMERO DE SERVIÇOS REALIZADOS TEMPO MÉDIO DOS SERVIÇOS


Ajuda a entender quais equipes estão No exemplo abaixo, vemos que Gustavo
performando melhor. Esse indicador pode levou, em média, 12 minutos a menos
ser afetado por fatores que não são de que João para fazer uma tarefa (40% de
responsabilidade da equipe (por exemplo: diferença). Ao perceber esse contraste, é
distância dos clientes ou número de ordens preciso investigar seus porquês. É falta de
no dia). Por isso, ele deve ser analisado junto treinamento? Um tem melhores ferramentas
dos próximos. que o outro? Etc.

TEMPO MÉDIO DE REALIZAÇÃO DO SERVIÇO (EM MINUTOS)


SEMANA 23-27/ABR

30
27 27 26 25
23 23
18

João Júlia Natália Felipe Otávio Alice Caio Gustavo

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INDICADORES DE QUALIDADE
Além de medir a quantidade de serviços e
• Colaborador novo que ainda não se
adaptou ou adquiriu experiência necessária
o tempo que levou para serem executados,
considere mensurar também indicadores
de qualidade. Por exemplo: quantas vezes
• Falta de treinamento para a realização do
serviço
aquele serviço teve de ser refeito? Ou ainda:
qual foi a satisfação do cliente? Saber disso
levantará novas ações a serem tomadas.
• Equipe com menos pessoas do que o ideal
para desempenho da atividade
A lista abaixo traz os principais motivos
para variações de eficiência nas equipes
apontados pelos nossos clientes:
• Ferramentas inadequadas ou em mal
estado de conservação.

DICA RASTREADOR DA COBLI


Para medir como a equipe de campo está Mostra o tempo que o veículo ficou parado.
performando, é importante ter acesso a Assim, você sabe exatamente quantos
ferramentas que apontem automaticamente serviços são realizados por dia e quanto
quantas paradas estão sendo realizadas e tempo dura cada um.
quanto tempo elas levam.

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02 TREINAR REGULARMENTE
AS EQUIPES
Treinar uma equipe não é fácil, mas é uma prática essencial para garantir bons resultados.
A seguir, confira dicas de como instruir melhor os funcionários.

ANTES DE TUDO, DEFINA SEUS OBJETIVOS SAIBA QUANDO É NECESSÁRIO UM


E METAS TREINAMENTO MAIS LONGO
Se a equipe toda estiver com dificuldade
• Não cometa o erro de treinar por treinar. em alguma tarefa específica, pode ser que
Entenda o porquê da empresa precisar ela não tenha sido bem orientada ou que
desse exercício. Alguns dos motivos mais ninguém esteja conseguindo realizá-la
corretamente daquela forma. Nessa situação,
recorrentes são: reduzir tempo na realização
um treinamento mais profundo se torna
do serviço e aumentar satisfação do
necessário. Caso não consiga resolver essa
cliente. Tenha um objetivo claro e foque o questão internamente, não tenha receio
treinamento nele. de trazer pessoas de fora da empresa que
entendam do assunto.
• Quantificar as metas do treinamento
também ajuda a estruturar melhor essa CONSTRUA UM TREINAMENTO DIFERENTE
atividade, tornando-a mais prática para PARA NOVOS FUNCIONÁRIOS
todos. Você pode definir uma diminuição A maioria das empresas treina seus novos
de retrabalho em 30% ou uma redução do funcionários a partir da técnica “sombra”,
tempo médio de realização do serviço para na qual um novo contratado acompanha um
25 minutos. funcionário com mais tempo de casa por
algumas semanas para aprender o trabalho.
ADOTE UMA ROTINA CONSTANTE DE Esse método pode ser bastante eficaz para
TREINAMENTO os trabalhos recorrentes do dia a dia. Mas
ele não funciona para as atividades menos
• As melhores práticas mostram que frequentes.
equipes que são treinadas constantemente
apresentam aumento de performance. Por isso, é interessante aplicar treinamentos
Portanto, faça treinamentos semanais ou, específicos para novos funcionários. Assim,
eles podem evoluir mais rapidamente e não
no máximo, quinzenais. Para a prática não
atrapalham a eficiência de funcionários mais
se tornar cansativa ou fácil de esquecer, crie
experientes.
planos de treinamento curtos e dinâmicos
que possam ser aplicados constantemente. Pode ser interessante aplicar um exame
Descarte os treinos longos e espaçados. no final do treinamento, para garantir o
aprendizado. Avise desde o primeiro dia,
• Treinar a equipe toda semana pode ser explicando a importância de um bom
uma tarefa árdua. Portanto, incentive que os resultado para a carreira do funcionário na
próprios times façam o treinamento. Quem empresa. Isso fará com que ele preste mais
atenção e absorva ainda mais conteúdo.
estiver apresentando uma performance melhor
em um quesito apresenta seus processos e
critérios para o resto da equipe.

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03 AGRUPAR MELHOR OS
SERVIÇOS E OTIMIZAR AS ROTAS
Para conseguir perder menos tempo com
o deslocamento dos veículos, o ideal é
encaixar o maior número de endereços em ORGANIZE MELHOR AS ROTAS QUE OS
VEÍCULOS PERCORREM
uma mesma rota. Mas como fazer isso?
Em um outro e-book da Cobli, explicamos
• Separe dias fixos na semana para atender como reduzir custos de combustível.
Mostramos como empresas que criam rotas
algumas regiões. Assim, você garante que
otimizadas para seus serviços conseguem
todos os serviços ficarão melhor agrupados.
reduzir o “vai e vem” dos veículos.
• Para garantir que o ponto anterior será Consequentemente, elas rodam de 15% a
30% menos. Se quiser ter acesso a essas
cumprido, é possível diminuir a promessa
informações, clique aqui.
de tempo de atendimento para o cliente.
Por exemplo, se, atualmente, sua empresa
Diversas ferramentas fazem a roteirização
oferece o serviço em até dois dias, considere
automaticamente, como é o caso da Cobli.
aumentar o prazo para até cinco dias.
Isso reduz o trabalho manual e otimiza as
• Agende os serviços de maior duração e rotas, garantindo que as equipes percam
menos tempo em deslocamento.
com percursos menores para os horários de
pico. Assim, o tempo em que você gastaria
Veja abaixo como te ajudamos a otimizar
parado no trânsito, você usa para finalizar
suas rotas:
uma tarefa maior e mais complexa.

Rota otimizada
Enviar rota para
motorista 1

Rota 1 Enviar
Link

WhatsApp

10:30 Origem

10:37 1 Cliente 1
7
Duração no local: 15 min

2
10:04 2 Cliente 2 Cliente Rota 1
Duração no local: 15 min

Exportar seleção

Roteirizador Cobli
Cria as melhores rotas para a sua empresa de forma automática

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04 GARANTIR QUE OS VEÍCULOS SÃO
USADOS SOMENTE PARA O QUE FOI
PLANEJADO
Conseguir controlar quais paradas os veículos fizeram e entender se elas foram estritamente
necessárias para a realização do trabalho é um meio de garantir que os veículos não estão
rodando desnecessariamente.

A grande maioria das empresas reclama de Uma forma de fazer isso é utilizar um
um ponto em comum: não saber onde os rastreador no veículo. Com um serviço como
veículos estão ou o que eles fizeram durante esse, é possível saber o que aconteceu com o
o dia. automóvel da empresa ao longo do dia.

Essa falta de visibilidade abre uma brecha:


os veículos podem ser usados para fins não
relacionados aos objetivos da empresa. A UMA HISTÓRIA REAL
Associação Automotiva Americana (AAA) nos Um cliente da Cobli descobriu que um de
Estados Unidos estima que 7% dos kms são seus veículos era usado para ir à praia nos
dirigidos fora do planejamento. finais de semana com gasolina paga pela
empresa.

PLA-3412
Ligado
Fiat Fiorino Furgão
José da Silva R$ 15,60
Av. Tamboré, 400 - Tamboré, Barueri gasto com combustível
SP, 06460-000, Brasil

50 km/h
Ver trajeto Previsão

48 km
quilômetros dirigidos

1h 20min
tempo de motor ligado

Rastreador Cobli
Mostra os trajetos realizados tanto de forma visual quanto em relatórios

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05 REDUZIR TAREFAS ADMINISTRATIVAS
Para o caso de trabalhos realizados fora da empresa, pedir para o funcionário ir até o escritório
antes e depois dos serviços nos clientes pode ser um desperdício.

Sua operação pode ganhar muito com uma Outra opção é que quem fique com o veículo
flexibilização. Se o funcionário for direto para busque os outros em suas residências.
o local do primeiro serviço do dia, ou direto
para casa no final da jornada de trabalho, ele • É necessário ter à mão formas digitais para
pode evitar horas de trânsito desnecessárias, enviar para as equipes as informações sobre
além de economizar combustível. Aqui os serviços que precisarão ser realizados
vão algumas dicas para ter sucesso nessa
mudança de processo: • Dimensione o equipamento que cada time
precisará e abasteça o veículo para minimizar
• Como o funcionário passaria a ficar com o número de vezes que o time precisaria ir
o veículo durante a noite, será preciso até a empresa para buscar suprimentos
entender as implicações de vale transporte,
estacionamento etc • Tenha um sistema que permita manter
algum controle sobre onde os veículos estão
• Se a equipe possuir mais de um e por onde passaram. Assim, é possível
colaborador, os demais podem se encontrar acompanhar a jornada de trabalho dos
direto no local do primeiro serviço do dia. funcionários.

12:25 Chegou da empresa

13:00 Saiu da empresa

Aqui, mostramos como sistema Cobli pode te ajudar com isso. Mas atente-se:
se as residências dos funcionários forem muito distantes dos locais de serviço do dia
seguinte, essa prática pode acabar inviabilizada pelo custo de combustível.

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OUTROS FUNCIONÁRIOS PODEM REALIZAR Um exemplo prático: uma equipe possuía
TAREFAS ADMINISTRATIVAS cinco equipes de campo (com dois
Em muitas empresas, as equipes de campo funcionários em cada) e todas elas faziam
acabam realizando uma série de tarefas tarefas de campo e administrativas. Com
administrativas, como organizar checklists, a crescente demanda, parecia necessário
contar estoque, controlar a manutenção dos contratar mais um time inteiro. Em vez
veículos, fazer a roteirização dos serviços ou disso, a empresa contratou um auxiliar que
entregas etc. Porém, para o caso de equipes tirou toda a carga administrativa dessas
especializadas em atender o cliente, é equipes. No fim, a empresa não teve gastos
vantajoso deixar outras pessoas focadas em desnecessários e ainda melhorou o fluxo
resolver essas demais atividades. de trabalho dos funcionários.

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06 GARANTIR QUE O SERVIÇO É FEITO
EM UMA ÚNICA VISITA
Além de frustrante, retrabalho é perda de tempo e dinheiro. É preciso garantir que as tarefas
serão bem executadas da primeira vez.

UTILIZE AS MELHORES FERRAMENTAS


As ferramentas mais adequadas garantem
• Protocolo de serviços para assinatura do
cliente ao final do serviço.
maior velocidade na execução de
uma atividade e maior segurança aos IMPLEMENTE UM SISTEMA DE VALIDAÇÃO
colaboradores e clientes. Não dá para DO SERVIÇO REALIZADO
comparar, por exemplo, a eficiência de uma Em serviços de entrega, é importante
serra elétrica em relação a uma manual. Mas, checar com o cliente se todos os produtos
ao utilizar um material automático como de fato chegaram. Já em outros tipos de
esse, é preciso garantir que a ferramenta serviço, é preciso checar se o problema
esteja em bom estado, para não aumentar os foi bem resolvido. Para ambos os casos, é
riscos de acidente de trabalho. possível enviar uma comunicação por meios
eletrônicos para confirmar o sucesso da
CRIE CHECKLISTS tarefa.
Em todo início de jornada, o checklist deve
ser utilizado para verificar cada item que IMPLEMENTE UM SISTEMA DE AVALIAÇÃO
precisa ser utilizado ao longo do dia. Isso DO SERVIÇO PELO CLIENTE
evita que o colaborador vá até o cliente e Quanto maior a satisfação do cliente com
precise retornar para a empresa antes de o serviço, menores as chances daquele
finalizar o serviço por ter esquecido de algo. serviço gerar retrabalho ou revisitas. Por isso,
é importante medir esse contentamento.
Confira os principais itens que um bom Isso pode ser feito enviando uma pesquisa
checklist deve conter: simples para o cliente após o serviço.

• Materiais para a realização do serviço. Muitas empresas fazem como no exemplo


Exemplo: caixa de ferramentas, adaptadores, abaixo e funciona muito bem. Veja:
cabeamento etc

• Produtos a serem instalados/entregues.


Exemplo: roteadores para serviços de telecom,
puxadores de gaveta para entrega de móveis O que achou do serviço da nossa empresa?
etc

• Informações como endereço e contato do


cliente, atividade a ser feita em cada serviço
etc

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07 ESTABELECER UM PROGRAMA DE
INCENTIVO PARA AS EQUIPES
A equipe produzirá melhor se souberem que seu trabalho será reconhecido no final. A seguir,
aprenda a montar um programa de incentivos em duas etapas:

METAS
Um programa de incentivos deve ter
• Prêmio de destaque do mês
metas claras e que possam ser medidas e
atingidas. As métricas que mais vemos no
• Reconhecimento na presença de toda a
equipe.
dia a dia são: número de serviços por dia
e qualidade do serviço realizado. Outros
Esse último item pode ser uma boa dica
indicadores também podem funcionar bem,
para reforçar positivamente atitudes e boas
dependendo do setor que sua empresa atua.
práticas na frente de todos. Além de ser
gratificante para quem recebe os elogios,
RECOMPENSAS
também funciona para criar um exemplo
As recompensas podem ser tanto financeiras
para toda a equipe.
quanto simbólicas. Considere as seguintes
recompensas para os funcionários que
atingirem ou superarem as metas:
UMA HISTÓRIA REAL
• Bônus financeiro Um cliente da Cobli do setor de
telecomunicação concede aos
• Pagamento de viagens e vales-presentes funcionários um bônus variável baseado
na taxa de revisita nos 30 dias seguintes
• Promoções de cargo ao serviço.

39 min 45 paradas 273 km 10 h 28 min 3 min


Tempo médio de parada no Quantidade média de Quilometragem média Média diária de horas de Média de motor ocioso no
período paradas no período rodada no período atividade período

2h

1 h 30 min

1h

Média

30 min

0 min

08/10 09/10 10/10 11/10 12/10 13/10 14/10

Destaques positivos Destaques negativos

FJT-7174 Hyundai Hb20 FDJ3232 Citroen Ds3 Turbo165m6 ABC1234 Alfa Romeo Giulia Volkswagen Jetta Variant

Painel de Produtividade
Mostra os destaques positivos e negativos no último período

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08 DIMENSIONAR AS EQUIPES DA
MELHOR MANEIRA
Não dimensionar corretamente as equipes resulta em problemas de ineficiência e excesso de
funcionários para tarefas simples.

Para evitar esses custos, não há mágica: Algumas observações importantes:


é necessário fazer contas.
• O resultado em relação aos cortes varia
Para te ajudar, a Cobli criou uma planilha muito de empresa para empresa
(que você pode acessar clicando aqui)
simples. Com ela, você irá entender quais • É possível mudar a planilha, adaptando os
são os principais elementos que precisam ser campos de acordo com os detalhes da sua
considerados para determinar o tamanho das operação.
equipes.

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CONCLUSÃO
Aumentar o número de serviços realizados melhores decisões no dia a dia, diminuindo
não é uma tarefa fácil. Existem diversos gastos, melhorando performances e até
elementos que influenciam a produtividade. mesmo aumentando lucros.
Cada serviço deve ser analisado e
desenvolvido em paralelo, garantindo um
aumento do número de atividades por
equipe e um melhor dimensionamento dos ENTRE EM CONTATO
times. Somos mais de 120 pessoas focadas na
melhoria da sua frota.
Se a sua empresa tem interesse em utilizar
uma ferramenta que auxilia a controlar o E-mail
tempo em que o veículo está parado e os euquero@cobli.co
percursos realizados por eles, ajuda a criar
melhores rotas e facilita a execução de Telefone
outros elementos explorados neste guia, (11) 4810-2200
considere o sistema Cobli. Nossa ferramenta
foi desenvolvida para que os gestores dos Site
veículos das empresas possam tomar as www.cobli.co

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