Tax

Transformation
ÍNDICE
Os 4 (quatro) pilares do Tax Transformation
1º Pilar: Mudança de Mindset do Time
2º Pilar: Robotização e Automação de Processos (RPA)
3º Pilar: Adoção de Metodologias Ágeis de Gestão de
Projetos
4º Pilar: BI e Tax Data Analytics – Cultura de Decisões
“Data-driven”
A importância da mudança do "mindset" do profissional da
área fiscal
Mudança de Mindset na prática
O antigo “mindset” do profissional contábil e fiscal
Evolução de “Soft” e “Hard Skills”
Como começar?
Automação de Processos (RPA) na área fiscal. Como
começar?
Entendendo o RPA
RPA para a área fiscal
Como começar?
Benefícios da Automatização de Processos
Conclusão
Utilização de métodos ágeis para gerir equipes de tax
O que são métodos ágeis?
Quais são os métodos ágeis mais comuns?
Por que usar métodos ágeis na área fiscal?
Tax Data Analytics e BI - gestão fiscal orientada a dados
O que é Data Analytics?
Tipos de dados
Objetivos do Data Analytics
Principais plataformas de Data Analytics
O “dilema 80/20” e a utilização dos arquivos SPED
como fonte de dados para Tax Data Analytics
Conclusões
Os 4 (quatro) pilares do Tax
Transformation
Na era da transformação digital, a área fiscal deve
também aderir às novas tendências e embarcar
nessa jornada para não ficar para trás.

Por muito anos vista como uma área operacional, o

departamento fiscal hoje assume uma posição
cada vez mais estratégica dentro das companhias
e, para tanto, deve adotar novas tecnologias e
metodologias de trabalho que permitam aos
profissionais de tax atuarem de forma disruptiva e
inovadora.

Nesse sentido, o chamado Tax Transformation é

uma tendência sem volta para os departamentos
fiscais que querem estar inseridos na chamada
indústria 4.0 e desejam se posicionar de forma
mais estratégica como uma área de negócio que
influencia diretamente no resultado da
companhia.

A fim de abordar o tema de uma maneira mais

prática e menos subjetiva, vamos descrever e
analisar a seguir os 4 (quatro) pilares do Tax
Transformation.

Apontaremos de forma direta quais, a nosso ver,

são os principais desafios a serem enfrentados,
bem como as metodologias e tecnologias que
poderão ser adotadas para acelerar a jornada de
transformação da área fiscal.

Mudança de Mindset do Time

Robotização e Automação de
Processos (RPA)

Adoção de Metodologias Ágeis

de Gestão de Projetos

Tax Data Analytics – Cultura de

Decisões “Data-driven”
 A importância da
mudança do "mindset" do
profissional da área fiscal
Com certeza, você já deve ter ouvido falar em mudança
“Mindset”. Mas, o que é isso na prática? E o que o profissional
da área fiscal tem a ver com isso?

Pois bem. Primeiro, é necessário entender o que é “Mindset”.

Em português, poderíamos traduzir literalmente como
“arranjo da mente”. Ou seja, basicamente é a forma de pensar
e ver situações e, mais do que isso, como enxergar
oportunidades em situações que são aparentemente difíceis.

Mudança de Mindset na prática

Sendo bem prático e objetivo, ao falarmos de mudança de

“Mindset”, estamos falando de mudança de atitude. Sabe
aquela expressão “fazer do limão uma limonada”, pois é, a
transformação mental é justamente ter uma mente com uma
agenda positiva no sentido de se enxergar apto a enfrentar
situações difíceis e complexas e, mais do que isso, pensar em
soluções disruptivas e inovadores para processos e rotinas.

A revisão e a restruturação de rotinas que muitas vezes são

repetidas por diversos anos são o primeiro passo para
começar a mudança. Essa revisão tem que ser constante. Ou
seja, é necessário frequentemente se perguntar se aquela
rotina ou processo pode ser melhorado e como pode ser
otimizado.

A otimização é um ponto essencial. Otimizar nada mais é que

encontrar a alternativa ótima considerando variáveis de
tempo, qualidade e importância. Ou seja, é constantemente
avaliar se aquela rotina está sendo feita no tempo e com a
melhor qualidade possível e, quais as alternativas para
melhorar o processo.
 Tentativas, erros e ajustes fazem parte da mudança de
“Mindset”. Ninguém pode saber qual a solução ótima para
um problema se não fizer testes e ajustes antes.

O antigo “mindset” do
profissional contábil e fiscal

Por muitos anos, o profissional contábil tinha o estigma de ser

prioritariamente alguém que faz trabalhos operacionais de
lançamentos, cálculos, emissão de guias e relatórios.
Geralmente, o departamento fiscal das empresas era visto
como os portador das más notícias “guias para pagar, autos
de infração, provisões etc.”.

O grande problema é quando os próprios profissionais da

área fiscal se enxergam dessa forma. Nesse sentido, a
primeira mudança de paradigma é conseguir enxergar que a
área fiscal é extremamente estratégica. Qual área concentra
informações de todo o processo da empresa, como o
departamento fiscal?

O gestor fiscal, por sua vez, conhece as entranhas da

operação, do financeiro, do rh e pode ser muito estratégico
na condução do planejamento da companhia como um
todo. Não diferente, os analistas e supervisores devem se
enxergar como verdadeiros cientistas de dados, de modo
que suas análises pode e devem gerar insights para os
gestores.
Evolução de “Soft” e “Hard Skills”

Além disso, os analistas fiscais devem buscar novos “skills”. Em

relação a “hard skill”, o conhecimento somente em Excel,
ERPs fiscais, legislação e contabilidade não são mais
suficientes. Novos tecnologias como, por exemplo, Power BI,
Tableau, Data Studio para “data analytics” e ferramentas de
robotização (RPA) também devem fazer parte do currículo
profissional.

Na era da indústria 4.0, o profissional de tax deve sempre

estar se atualizando sobre novas metodologias de gestão de
projetos e também investir na chamada inteligência
emocional, uma vez que os chamados “soft skills” são muito
mais valorizados hoje.

Como começar?
Buscar mentorias e coachs que possam te ajudar a dar os
primeiros passos nessa jornada pode ser muito interessante.
Avalie o histórico e a experiência dos mentores e coachs e
tente absorver o quanto puder de seus ensinamentos, mas
lembre-se, a transformação depende apenas de você.
 Automação de
Processos (RPA) na
área fiscal. Como
começar?
Um dos pilares da transformação digital da área
fiscal e contábil, denominado de Tax
Transformation, é justamente a robotização
(automatização) de rotinas repetitivas e
meramente operacionais.

Entendendo o RPA

A otimização do uso do tempo é essencial para o sucesso de

qualquer atividade e a tecnologia, desde de sempre, ajuda o
homem a automatizar processos e tarefas, permitindo assim a
evolução da sociedade.

Desde a revolução industrial, a tecnologia tem assumido o

protagonismo operacional das atividades e tarefas mecânicas,
restando ao homem as atividades mais estratégicas.

Não é diferente com a chamada indústria 4.0 em que em o

denominado Robotic Process Automation (RPA) tem
ganhado extrema relevância não somente nas linhas de
produção da indústria, mas também em qualquer processo,
inclusive nos processos e rotinas administrativas de
backoffice.

RPA para a área fiscal

Dado o volume de informações processadas pela a área fiscal
e a dependência de softwares da Receita Federal e de
planilhas, por muitas vezes, a rotina da área se torna muito
repetitiva e operacional.
 Gerar relatórios do ERP, imputar dados em planilhas,
preencher formulários fiscais, fazer e pagar guias de
recolhimento de impostos são exemplos de rotinas
operacionais que costuma consumir muitos recursos de
tempo, pessoas e financeiros.

Por exemplo, imagine um varejista que tem que validar

arquivos da EFD ICMS-IPI de mais de 100 estabelecimentos.
Ou ainda, um analista fiscal que precisa corrigir erros do SPED
e preencher PER/DComps, atividades essas que exigem abrir
formulários eletrônicos e digitação manual de valores.

Esse tempo dispendido poderia estar sendo utilizado para

análises estratégicas e planejamento.

Dessa forma, a criação de robôs que fazem esses tipos de

automatização podem ser muito úteis e economizar muito
tempo e recursos das companhias.

Como começar?

Primeiro, você deve mapear todos os seus processos e rotinas

para entender quais deles poderiam ser automatizados. Após
mapeados, você deve colocar “pesos” nos processos para
definir quais são os mais custosos em relação a tempo e
recursos humanos.

Uma vez feito esse mapeamento, é importante destacar e

treinar alguém do time fiscal para estudar sobre o tema. Há
diversos softwares/plataformas no mercado que permitem
que um usuário não programador crie soluções de RPA, como
por exemplo, o UIPath e o Power Automate da Microsoft.

Caso deseje, é possível também contratar uma consultoria

especializada em RPA para a área fiscal, a qual poderá lhe
ajudar tanto no mapeamento quanto na construção dos
RPAs necessários para o seu time.
Benefícios da Automatização de
Processos

A automatização de processos fará que o tempo do time seja

utilizado em atividades mais estratégicas o que trará benefício
não somente para a área fiscal, mas para toda a companhia.

Analisar cenários, revisar as apurações, buscar oportunidades

de remodelagem da operação e otimização da carga fiscal
poderão ser feitas de forma mais fácil, pois sobrará tempo
para isso.

A redução de erros por processos manuais também é um

grande benefício da automatização de rotina, especialmente
no cenário fiscal no qual erros geralmente resultam em
multas e autuações.

Conclusão
Diante de todo o exposto, é essencial que o profissional da
área fiscal busque conhecer softwares de RPA e identifique
quais são as rotinas que mais lhe consomem tempo para que
essas tarefas sejam executadas por robôs e o seu tempo seja
utilizado para atividades estratégicas.
 Utilização de
métodos ágeis para
gerir equipes de tax

Imagine o time tributário produzindo e gerenciando

projetos como se fosse uma startup. Isso é possível com a
adoção de metodologias chamadas ágeis, as quais podem
otimizar a delegação e monitoramento de tarefas, gerando
processos com resultados mais rápidos e com mais
qualidade.

O que são métodos ágeis?

Métodos ágeis são metodologias de gestão de projetos que, a
princípio, foram criados no contexto de desenvolvimento de
softwares, mas hoje podem ser utilizados em quaisquer
processos.

Trata-se de um conjunto de técnicas focadas na geração de

valor para o cliente final, adotando práticas de testagem,
adaptação (pivot), comunicação frequente e auto-organização
observando ciclos de produção curtos.

As startups têm sido as grandes difusoras dos referidos

métodos, que estão cada vez mais sendo utilizados também
em grandes organizações.
Quais são os métodos ágeis mais
comuns?

Os principais métodos ágeis que encontramos no mercado

são o Kanban, Scrum e Lean.

No Kanban, as tarefas são divididas em três etapas: “To Do”,

“Doing” e “Done”. Essas etapas vão ser representadas em
colunas em um quadro físico ou digital.

O principal software utilizado hoje para a metodologia Kanban

é o Trello, no qual é possível criar as etapas e atribuir os
responsáveis e prazos para cada tarefa, ficando tudo visível a
todo o time, o que gera mais engajamento da equipe.

No Scrum há figura do “Product Owner”, “Scrum Master” e

“Dev Team”. Esse método é baseado nos denominados
“sprints”, através dos quais são definidas as mini tarefas e
prazos para cada um do time de desenvolvimento no que se
refere a uma parcela do projeto.

Antes do início do “sprint” é feita uma reunião de

planejamento e, após o encerramento, uma reunião de revisão
. O principal software utilizado para gestão de Scrum é o Jira.

Já na metodologia Lean, a regra é criar, testar, aprender e

“pivotar”. Nesse método, muito se fala em criar um Minimum
Viable Product (MVP) para testar o mercado antes de investir
todas as forças em um projeto.
Por que usar métodos ágeis na área
fiscal?

Desde a gestão de tarefas rotineiras, como entregas de

obrigações acessórias, apuração de tributos, geração de
reports até projetos maiores como implantação de ERP, motor
de cálculo etc, os métodos ágeis podem ser utilizados pela
área fiscal.

Por exemplo, a equipe fiscal pode utilizar o Trello (Kanban)

para gerir a confecção, revisão e entrega de arquivos SPED,
pagamentos de guias etc.

Já projetos maiores que envolvem a área de tecnologia, é

recomendável o método Scrum, dividindo-se um projeto
grande em mini tarefas representadas por sprints.

Já para soluções mais disruptivas na área fiscal, é

recomendável o método Lean, no sentido de primeiro testar
um MVP para fins de teste, só após a validação de todos os
stackholders envolvidos, implementar a solução completa.
 Tax Data Analytics
e BI - gestão fiscal
orientada a dados
O quarto pilar do chamado “Tax
Transformation” é o fortalecimento da cultura
de tomada de decisões orientada a dados
(“data driven”), no qual o gestor fiscal dispõe de
soluções que conseguem transformar dados
em indicadores que lhe auxiliam na tomada de
decisão para otimizar a carga fiscal.

Todo gestor fiscal de uma empresa precisa ter acesso rápido aos
dados e, mais do isso, ter esse dado disponível de forma amigável
e interativa para fazer filtros, simular cenários e ter um histórico
confiável das operações e da carga tributária a fim de lhe permitir
adotar as medidas estratégicas para guiar as iniciativas na área
fiscal.

O conceito de Data Analytics e BI não são novos. No passado,

havia uma ideia que somente profissionais de tecnologia da
informação poderiam trabalhar com essas soluções. Contudo,
essa percepção vem mudando e hoje trabalhar com solução de
Data Analytics e BI é essencial para qualquer profissional,
incluindo, aqueles trabalham com impostos.

O que é Data Analytics?

Em resumo, Data Analytics é transformar dados brutos em

informações interpretáveis de negócio. Fazendo um paralelo, é
“refinar petróleo bruto e transformá-lo em gasolina”.

Atualmente, todos os dias são gerados diversos tipos de dados e

muitos afirmam que o dado é o novo petróleo. Contudo, esses
dados para serem aproveitados precisam ser trabalhados.
Tipos de dados

E quais são os tipos de dados que são utilizados para fins de Data
Analytics? Para se trabalhar com a modelagem de dados, o
profissional da área fiscal pode se deparar com os seguintes tipos
de informações:

Dados não estruturados: Nessa condição, temos dados

como imagens, PDFs, fotos que precisam serem lidos por
algum robô e, com o uso da inteligência artificial, serem
transformados em dados tabulares.

Dados semi estruturados: Seriam dados, como por

exemplo, arquivos do SPED, planilhas, arquivo texto etc.

Dados estruturados: Aqui já temos dados estruturados em

tabelas, principalmente, utilizando algum Banco de Dados
(SQL Server, MySql, Oracle, Synapses, BigQuery etc.) e
modelados para utilização em dashboards.

O processo de estruturação de dados pode ser comparado ao

refino do petróleo. Para se ter uma gasolina premium, é preciso
refinar o petróleo bruto. Da mesma forma, o dado deve ser
tratado antes de ser utilizado para fins de construção de
indicadores.

Objetivos do Data Analytics

Os insights gerados pelas visualizações dinâmicas de soluções de

data Analytics podem ter os seguintes objetivos:

Descritivo (o que aconteceu): No analytics descritivo, os

dashboards fornecem visualizações históricas e atuais para
fins comparativos e descritivos

Diagnóstico (por que aconteceu): Já no data analytics

diagnóstico, os indicadores e painéis ajudam a identificar a
causa (motivo) de alguns comportamentos.
 Exploratório (onde aconteceu): Nesse caso, os gráficos e
painéis ajudam a identificar anomalias e pontos fora da
curva.

Preditivo (o que vai acontecer): A partir de dados históricos,

o data analytics tenta prever o futuro, fazendo os
chamados “forecasts”.

Principais plataformas de Data

Analytics

A popularização do Data Analytics se dá principalmente por

plataformas de “Self Service” Analytics e BI, a quais tornam mais
acessíveis a utilização por usuários que não são desenvolvedores,
como por exemplo, aqueles que atuam no departamento fiscal
das empresas.

As principais plataforma dos mercado hoje são:

Power BI: Solução de Data Analytics e BI da própria

Microsoft, considerada a melhor solução no segmento pelo
quadrante mágico da Gartner.

Tableau: Software de Analytics e BI, que foi recentemente

adquirida pela Sales Force.

Qlik View: Uma das soluções mais antiga e consolidada no

mercado.

MicroStrategy: Plataforma mais nova e que vem ganhando

muitos usuários.

O grande diferencial da Power BI é justamente o Power Query,

solução integrada que ajuda no tratamento e modelagem de
dados de forma muito dinâmica, além da linguagem DAX que
também permite diversos tipos de análise e estruturação de
tabelas.
O “dilema 80/20” e a utilização
dos arquivos SPED como fonte de
dados para Tax Data Analytics

Pesquisas apontam que 80% do tempo de um cientista de dados

é gasto para organizar, limpar e catalogar dados e somente 20%
do tempo para fazer análises.

Essa realidade pode ser encontrada em qualquer situação em

que um “report” tem que ser construído, inclusive na área fiscal.

Para superar essa desafio, a área fiscal deve buscar dados que já
estejam pré-estruturados como é o caso dos arquivos do Sistema
Público de Escrituração Digital (SPED).

No EFD ICMS-IPI (Sped Fiscal), por exemplo, você tem forma

organizada todas as notas fiscais de entrada e saída emitidas no
mês. Já, no EFD Contribuições, é possível obter as notas fiscais
de vendas ou serviços prestados. Na Escrituração Contábil
Digital (ECD) e na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), é possível
obter informações contábeis, inclusive as Demonstrações
Financeiras.

Os próprios XMLs de Nota Fiscal Eletrônica (NFe), Nota Fiscal ao

Consumidor Eletrônica (NFCe), Conhecimento de Transporte
Eletrônico (CTe) e outras do programa SPED podem ser fonte de
dados.

Tais arquivos podem encurtar o tempo gasto na preparação de

dados (trabalho operacional), de modo que reste mais tempo
para a análise estratégica.

Conclusões
O uso de plataforma de Tax Data Analytics e BI é um caminho
sem volta para a área fiscal e todo gestor fiscal deve se preocupar
em ter soluções que lhe ajudem na construção de indicadores,
mapas e painéis estratégicos para fins de gestão da carga fiscal.

O desenvolvimento desses painéis por profissionais da área de

tecnologia que não conhecem a área fiscal acaba frustrando
expectativas dos líderes, pois transmitir o conhecimento em
tributos para desenvolvedores que não são do ramo é muito
difícil.

Pensando nisso, a Taxcel desenvolveu a plataforma TaxDashs que

combinada a utilização de arquivos SPED como fonte de dados
com a construção automática de diversos templates do Power BI
com indicadores exclusivos para gestão da carga fiscal.

A partir de uma solução como essa, o gestor fiscal terá mais

segurança, assertividade e velocidade na tomada de decisões
estratégicas da empresa.