FALANDO SOBRE…

CADASTROS DE ITENS NOS ERP

Absolutamente todos os projetos de ERP de empresas do setor privado tem a
necessidade de efetuar os Cadastros de Itens. Neles serão colocadas as matérias-
primas, materiais de aplicação (insumos), consumíveis, serviços, equipamentos de
proteção individual, chegando até os produtos finais de venda.

Dependendo do tipo e do porte do negócio, existem inúmeros fatores de

complexidade e de riscos envolvidos na execução e no gerenciamento deste
cadastro.

Em alguns negócios o Cadastramento de Itens é um grande desafio, e já vi projetos

de ERP serem abortados por fracassarem nesta tarefa.

Antes do Início

No momento que você está pensando em colocar um ERP na sua empresa ou

trocar o existente, você tem que avaliar como o seu Cadastro de Itens vai ser
tratado e quais são as suas necessidades… apesar das semelhanças em empresas
do mesmo segmento de negócio, cada empresa pode ter uma peculiaridade no
gerenciamento de itens.

Sua base de dados está centralizada ou descentralizada? Qual a complexidade das

informações atuais e projetadas sobre os itens? Como está a qualidade do
cadastro? É fácil pegar e trabalhar estes dados?

As respostas das perguntas acima vão orientar durante o processo de Seleção do

ERP, se vai ser feito ou não a migração dos cadastros. Se for feito, quais são as
complexidades e riscos envolvidos, quais parâmetros terão maior relevância no
Cadastro de Itens no ERP novo, se vai ter que alocar muito ou pouco recursos no
cadastramento, se terá integrações, se vai ser necessário desenvolver
customizações, etc.

Infelizmente, em muitos processos de Seleção de ERP os gestores não tomam o

devido cuidado neste quesito.

Tipos de Cadastramentos de Itens

No dia a dia, as empresas podem atuar com um ou mais tipos de cadastramento (de
forma simultânea). Vamos falar um pouco sobre isso.

14
01) Cadastramento Direto Centralizado
É o processo onde uma pessoa ou uma área fica responsável por realizar todo o
cadastramento.
Nas pequenas empresas e/ou em cadastros mais simples esse processo é o mais
comum, entretanto, como uma única pessoa pode conhecer (e se responsabilizar
pelas informações) sobre todos os pontos relacionados a um item?

02) Cadastramento Direto Descentralizado

É o processo cujas responsabilidades pelo cadastramento são descentralizadas de
acordo com a especialidade de cada pessoa ou área.
Esse é o processo mais adequado, entretanto, muitos ERP não tem a flexibilidade
necessária para suportar esta atividade de forma dinâmica e com segurança nas
informações.

03) Cadastramento Integrado à Ferramentas

É o processo cuja a criação e a atuação dos Cadastros de Itens nasce numa ação
realizada numa ferramenta externa ao ERP.
Nas empresas que trabalham com desenhos técnicos (e consequentemente usando
alguma ferramenta de CAD - Computer Aided Design) é comum a vinculação da
BOM (Bill of Material - Lista de Materiais) gerando automaticamente todos os
cadastros de itens direto no ERP, inclusive mantendo o vínculo quando realizado
alguma mudança. Vemos integrações igualmente acontecendo com Planilhas
Eletrônicas e com ferramentas de CRM (Customer Relationship Management -
Gerenciamento do Relacionamento com o Consumidor)

04) Cadastramento Integrado com o Cadastro de Outra Empresa

É o processo onde o Cadastro de Itens pode ser o espelho do cadastro de outra
empresa ou ter a sua geração e gerenciamento vinculado com ela.
Vemos isso acontecendo nos seguintes casos:
=> Relacionamento entre matriz/filial: onde é muito comum ter o espelhamento de
cadastros. Um bom exemplo são as empresas de Varejo.
=> Relacionamento entre empresas do mesmo grupo econômico: onde é muito
comum ver o uso de códigos-ponte para vincular os cadastros de uma unidade com
outra. Neste caso, parte das informações podem conter algum vínculo, como
descrição resumida, informações de peso/volume, código de barras, etc.
=> Relacionamento entre franqueadoras e franqueadas: existem vários modelos
de relacionamentos nas franquias, algumas o franqueado tem que manter a
estrutura de cadastro de item igual à da franqueadora e outras permitem mudanças
nos cadastros, mas costumam fornecer meios para atualizá-los de forma automática
ou semiautomática (com arquivos editáveis).
=> Relacionamento com parceiros/fornecedores: vemos inúmeras possibilidades
de relacionamentos serem construídos pelas empresas com seus parceiros e/ou
com seus fornecedores, algumas empresas trabalham inclusive de forma dedicada
a estes relacionamentos. Vemos casos, por exemplo, em fornecedores de

15
treinamentos de bancos de dados e lojas de móveis específicas. Além disso,
percebemos uma dinâmica muito alta na criação e atualização de produtos e
serviços, gerando assim uma demanda igualmente dinâmica de necessidade de
montar e atualizar os Cadastros de Itens de forma mais automatizada possível.

Alguns Pontos Relevantes Sobre Cadastramento de Itens

Poderíamos conversar dias sem parar sobre pontos extremamente relevantes

relacionados ao Cadastramento de Itens, mas quero destacar os seguintes:

01) Tem que ter a opção de descentralização do cadastramento de itens

Não importa se no seu caso a sua empresa está trabalhando com o cadastramento
centralizado de itens, num futuro pode ser que isso mude e o seu ERP tem que ter
este recurso.
Isso significa que os cadastros tem que ter um conjunto de informações por
agrupamentos (tela principal, logística, fiscal, etc.) e deve ter meios para
parametrizar quais pessoas podem ter o acesso para consulta e/ou cadastro de
partes e condições específicas.

02) É importante que se tenha meios para gerar um fluxo de cadastramento

A grande maioria dos ERP não tem esse recurso, mas, em ações automáticas e/ou
descentralizadas, em empresas com volumes significativos de cadastros, um fluxo
de processos com alertas e meios de monitoramento cadastro a cadastro faz toda a
diferença.

03) Itens Substitutivos X Substituição de Itens

É necessário que se tenha meios de marcar quais itens podem substituir outros (e a
sua proporcionalidade padrão) em qualquer estrutura de produto associada… isso é
diferente dos itens alternativos, que é utilizado numa substituição específica em uma
estrutura de produto.
Já a substituição de itens é uma ação necessária para trocar o uso de um item que
vai ser inativado por outro item (com a sua proporcionalidade padrão). Neste caso o
item substituído passa a não fazer mais parte dos planejamentos, e deve ter uma
gestão específica para cada tipo de negócio.

04) Indo além do commodity code

Até os dias de hoje, existem alguns países que utilizam commodity code como um
único agrupamento dos seus cadastros para alinhar o gerenciamento contábil (no
Brasil, usamos bastante o NCM com o foco fiscal, para fins gerenciais semelhantes).
No fundo, o grande objetivo sempre foi de criar tags que pudessem gerar análises
mais práticas.
Podemos ir além do commodity code, sem limite de tags para os itens! Essa deve
ser a regra.

16
05) Facilidade para interiorização de cadastros
Cada dia mais os ERP precisam conversar com outros sistemas, e, neste caso, o
que vemos no mercado são algumas possibilidades de interiorização de dados em
arquivos XML ou CSV. Vemos também que existem algumas pequenas validações
neste processo.
Tudo bem, isso é um bom início, mas, na maturidade que estamos, deveríamos
estar falando de portais específicos, e de APIs e/ou ferramentas de ETL/ESB, com
fluxos inteiros de validação e de retorno de informações.
Já está na hora desse ser o padrão.

06) Gestão apurada dos versionamentos de itens

Como padrão (e concordo com ele) a definição dos versionamentos de itens são
manuais, isso impede que pequenos ajustes como uma correção ortográfica gere
uma mudança de versão do item. Entretanto, essa metodologia precisa ser feita
com bastante disciplina.
Dependendo do item, ao modificá-lo implica em necessidades de atualizar
desenhos/especificações em Ordens de Produção abertas e/ou
planejadas/programadas, mudar procedimentos em inspeções de Recebimento de
Materiais, reavaliar Ordens de Compras, ajustar custeios e precificações, etc. Tudo
isso acontecendo ao mesmo tempo.
Sem contar que cada versão do item deve passar por todo o processo de aprovação
das mudanças e os devidos registros.
Há muito tempo atrás, numa empresa multinacional de médio porte, a Receita
Federal aplicou uma multa porque a empresa não estava controlando
adequadamente os versionamentos dos seus cadastros de itens, porque significava
que os seus custos poderiam não estar adequados em vários momentos.

07) Trilha apurada de auditoria

Muitos ERP tem, de forma parametrizável, meios para implementar trilhas de
auditorias na maioria das funcionalidades, senão em todas elas. Se o ERP não tem
isso, o banco de dados pode cumprir esta função. A maioria dos ERP conseguem
dizer nessas trilhas quem mexeu, onde e quando, mas em poucos sistemas vemos
uma trilha completa com a capacidade de registrar o que a pessoa fez. No caso dos
cadastros de itens esse recurso é relevante.

08) Cadastramento de grade de itens

Muitos segmentos de negócio, como varejo de sapatos, fábricas de móveis de
escritório, distribuidoras de alguns tipos de brinquedos, etc. tem a necessidade de
trabalhar com o cadastramento em grade, onde você tem um produto principal (que
pode ser produto consolidado de cadastramento) e uma série de variáveis que vão
formar uma grade de itens associados… sapatos com variações de cores e de
tamanhos, por exemplo.
A geração dos itens tem que ser automática, com a colocação de textos padrões e
meios para saber a vinculação entre eles (que é pela codificação). Os ERP

17
precisam ter ações com visões agrupadas tendo como base o produto consolidado.
E por favor, já passamos da época das grandes limitações com o desenvolvimento
de sistemas. A grade não deve ter restrições quanto ao número de variáveis a
serem utilizadas.

09) Codificação inteligente ainda importa?

No passado, a pesquisa pelo código do item era a principal maneira de localizá-lo,
mas hoje em dia temos vários recursos para isso, acabando com a necessidade de
se criar codificação inteligente (com inúmeras regras na composição).
Desde que o ERP tenha meios práticos de pesquisa, o que precisa é ter opções
para gerar códigos automáticos ou manuais.

10) Cadastramento duplicado, triplicado, quadruplicado….

Mesmo com os recursos atuais, esse problema ainda existe, principalmente porque
o grande ponto de controle está no texto da descrição resumida, que é livre.
O que os ERP precisam fazer (e alguns fazem) para amenizar é ter meios para
pesquisar de forma automática textos que possam ser associados ao texto que está
sendo colocado na descrição, no momento do cadastramento, e dar a opção para
que a pessoa que está cadastrando possa analisar e voltar ao processo de
cadastramento facilmente, sem perder a navegação feita até o momento.
Outra ação interessante que já está ocorrendo é a inclusão de pequenos recursos
de Inteligência Artificial que analisa constantemente se um determinado cadastro
pode estar sendo multiplicado.
Alguns ERP estão aplicando o modelo de mesclagem de cadastros multiplicados.
Isso é um grande risco e precisa ser muito bem estruturado e implementado para
valer a pena.

11) Cadastramento de item não é um local para ter uma consulta de

informações não solicitadas
Fico extremamente chateado ao ver fornecedores de ERP colocando consultas de
informações não solicitadas sobre o item nas telas que são destinadas para o
cadastramento… isso polui e não agrega valor nenhum.

12) Capacidade para associar variantes logísticos aos itens

Eu posso produzir um determinado produto e colocá-lo numa caixa com 12, 24 e 60
unidades, para efeito de custeio, precificação e operações de armazenagem isso
muda em cada caso, mas para sanar necessidades de faturamento e para alguns
tipos de análise, é importante ter uma visão geral do produto, indiferente da variante
logística utilizada no empacotamento.
O cadastro de itens tem que ter a capacidade de separar esses itens, mas permitir
um vínculo entre eles.

13) Quando, onde e em quais circunstâncias os itens serão cadastrados?

Já vi várias situações em varejo com venda por catálogo que o item é cadastrado na

18
hora da venda, com a pressão de emissão da Nota Fiscal e saindo com a
classificação fiscal inadequada. Em outras situações, em empresas de serviços de
assistência técnica, vi a utilização de itens de serviços com uma nomenclatura
genérica aplicada, inviabilizando a geração de indicadores mais apurados… que o
gestor da empresa tanto queria.
Certamente você vai precisar encontrar um ponto de equilíbrio neste processo para
conseguir ser viável trabalhar no cadastramento aonde for preciso.

14) Migração de cadastro

Essa é uma das decisões mais complicadas durante a seleção e a implantação do
ERP, onde a empresa pode chegar, em média, a ter dezenas ou centenas de
milhares de cadastros feitos, normalmente com qualidade duvidosa numa parte
significativa dos mesmos, e feito numa estrutura bem diferente da estrutura do novo
ERP.
Neste cenário (que acontece na maioria dos projetos de ERP) o gestor da empresa
sabe que o ideal é pegar todo o conteúdo, revisá-lo, ajustá-lo e digitá-lo no novo
ERP, mas os custos e o tempo necessário envolvido nisso são bem significativos.
Por outro lado, fazer a migração nas condições descritas acima você terá um prazo
inicial muito curto nesta etapa de implantação, mas significa ter grandes riscos de
qualidade que podem durar por anos.
É uma decisão entre o que é certo e o que é fácil (ou menos difícil).

15) Gestão do processo de cadastramento

Abertura e controle de fluxo de cadastros de itens associados a projetos, com
controles de prazos e de responsabilidades; administração dos cadastros que
possivelmente possam sofrer alterações devido a mudanças em padrões de
cadastramento (textos padrões, tipos de inspeção, etc.), gerando um fluxo de
atividades; planejamento das alterações de cadastros, avaliando os possíveis
impactos de cada um; etc.
Essas e outras ações de gerenciamento dos cadastros não existem na maioria dos
ERP de mercado, mas podem trazer grandes benefícios.

O tema Cadastramento de Itens é bastante abrangente, com diferenciais

interessantes em segmentos de negócio específicos e costuma ser um quesito
importante na implantação e na pós-implantação do ERP.

Se quiser ouvir um conselho, lá vai: nunca considere o cadastro de item como algo
trivial… ele é a base para várias ações no ERP.

19
20