CURSO A DISTÂNCIA

Gestão Documental no TCU

Módulo 2 – Conhecendo a Gestão Documental no TCU
Aula 2 – Instrumentos de GD no TCU

Esta aula está organizada nos seguintes tópicos:

1. Introdução
2. Objetivos da aula
3. Código de Classificação por Assunto
4. Tabela de Temporalidade
5. Síntese da aula
6. Referências bibliográficas

© Instituto Serzedello Corrêa, 2020.

ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU

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portal.tcu.gov.br

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Responsabilidade pelo Conteúdo:

Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa
Centro de Documentação
Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo

Ana Claudia de Carvalho Cabral Lopes

Tratamento Pedagógico:
Diretoria de Relações Institucionais e Pós-Graduação

Responsabilidade Editorial:
Tribunal de Contas da União
Secretaria Geral da Presidência
Instituto Serzedello Corrêa

Este material tem função didática. A última atualização ocorreu em Agosto de 2020.
As afirmações e opiniões são de responsabilidade exclusiva dos autores e podem
não expressar a posição oficial do Tribunal de Contas da União.

Brasil. Tribunal de Contas da União.

Gestão documental no TCU. – Brasília: Tribunal de

Contas da União, Instituto Serzedello Corrêa, 2020.

8 p. : il., color.

Conteúdo: Módulo 2. Conhecendo a gestão documental

no TCU. Aula 2. Instrumentos de GD no TCU.

1. Gestão documental. 2. Acervo documental. 3. Documento. 4. Documento

eletrônico. 5.Processo. 6. Processo eletrônico. 7. Preservação documental. 8.
Preservação digital. 9. Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo. I. Título.

Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

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 ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES

1. Introdução

Na aula anterior conhecemos a história da Gestão Documental no TCU, o Arquivo Central do TCU e
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD). Também vimos como identificar um processo
ou documento histórico de acordo com o normativo da Casa.

Ao conhecer a história vimos que o Tribunal adotou instrumentos para melhorar a gestão dos seus
documentos.

Veremos nessa segunda aula do módulo 2 como são os instrumentos de GD instituídos por norma no órgão.

2. Objetivos da aula
Ao final desta aula, espera-se que o participante seja capaz de saber quais são os instrumentos que devem
ser utilizados para a correta gestão dos documentos do TCU.

3. Código de Classificação por Assunto

Vamos conhecer agora o código de classificação de documentos por assuntos.

Esse instrumento é utilizado para classificar os documentos e processos desde a sua produção ou recebimen-
to. Essa ação deve ser feita no início do ciclo documental, pois quem produz o documento identifica melhor
do que ninguém o assunto tratado nele.

O código deve ser construído de acordo com as funções e atividades do órgão, sem levar em conta a
estrutura, que pode ser modificada de tempos em tempos.

O código de classificação por assunto e a tabela de temporalidade da área administrativa (atividade-meio)

do TCU foram adotados a partir daqueles construídos pelo Conarq para os órgãos do Executivo, pois essas
atividades são semelhantes em todos os órgãos e a confecção de um instrumento próprio demandaria muito
tempo. À medida que são detectadas necessidades de alterações, criações de novos códigos e adaptações de
temporalidade, elas são elaboradas e submetidas à CAD para aprovação.

Já o código e a tabela para a área de controle externo (atividade-fim) foram construídos de forma
personalizada para o TCU levando-se em conta suas atividades de controle externo. Para a construção
desses instrumentos, foi instituído o projeto Tradoc, que já conhecemos na aula anterior.

O código está dividido em 10 classes de assuntos que contém subclasses. Essas contêm grupos, podendo
ainda conter subgrupos. Vejamos então as classes de assunto existentes no código do Tribunal.

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Classes

000 – Administração Geral

100 – Contas

200 – Fiscalização

300 – Denúncia. Representação. Consulta. Solicitação

400 – Ato sujeito a registro

500 – Coeficientes de participação contitucional

600 – Vaga

700 – Outros assuntos referentes a controle externo

800 – Seção do plenário e de Câmara

900 – Assuntos Diversos: Incluem-se documentos de caráter genéricoo referentes à administração geral cujos
assuntos não possuem classificação específica nas demais classes do código

As classes 000 e 900 foram adotadas do Conarq e dizem respeito a atividades de área-meio.

As classes 100, 200, 300, 400, 700, e 800 foram construídas pelo projeto Tradoc mencionado e abrangem
as atividades da área-fim.

Como subclasses da classe 000 Administração Geral temos:

010 – Organização e Funcionamento

020 – Gestão de Pessoas

030 – Gestão de Material

040 – Gestão Patrimonial

050 – Orçamento e Finanças

060 – Documentação e Informação

070 – (Vaga)

080 – Ações correicionais, de controle interno e de ouvidoria

090 – Outros assuntos referentes a administração geral

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 ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES

Como subclasse da classe 100, por exemplo, temos:

110 – Contas do Governo

120 – Contas Ordinárias

130 – Contas Extraordinárias

140 – Contas Especiais

190 – Outros assuntos referentes a contas

Cada uma dessas subclasses pode conter ainda grupos e subgrupos. Dessa forma abrange-se grande parte
dos assuntos tratados, servindo o código de classificação não só para cálculo da temporalidade, mas também
como uma espécie de indexador que ajuda na recuperação da informação.

Vejam um exemplo de código de área administrativa da classe 000 – Administração Geral:

Subclasse
030 – Gestão de Material

Grupo
Grupo
034 – Movimentação de
033 – Aquisição
Material

Subgrupo Subgrupo
033.1 – Material Permanente 034.1 – Controle de estoque

Subgrupo
Subgrupo
034.2 – Extravio, roubo e
033.2 – Material de Consumo
desaparecimento de material

Vejamos também um exemplo da área de controle externo:

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Classe
120 – Contas Ordinárias

Subclasse Subclasse
121 – Prestação de contas 122 – Tomada de contas

O código por assunto deve ser um dado de preenchimento obrigatório em sistemas informatizados de
gerenciamento de acervo ou de documentos eletrônicos, de forma a possibilitar, no momento da avaliação,
o adequado cálculo da temporalidade. Ao autuar um processo no sistema e-TCU, o código deve ser inserido
no campo adequado, conforme o assunto de que tratar o documento inicial.

4. Tabela de Temporalidade
Conheceremos agora a tabela de temporalidade documental do TCU. Esse é o instrumento que registra
o ciclo de vida dos documentos e processos do órgão, onde devem constar os prazos de guarda dos
documentos no arquivo corrente e o tempo de permanência no arquivo intermediário, bem como sua
destinação final, eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

A tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos e precisa ser atualizada periodicamente,

seja para inclusão de novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos, seja para contemplar
mudanças na legis-lação. Da mesma maneira que o código, o TCU adotou a tabela de temporalidade de
área administrativa elaborada pelo Conarq e vem fazendo adaptações quando necessário. Já a tabela de
controle externo foi de acordo com as atividades específicas do TCU. Código e tabela são instrumentos que
só funcionam em conjunto.

O código deve ser utilizado na produção do documento e a tabela é utilizada ao longo de todo o ciclo
documental, ou seja, nas fases corrente, intermediária e na destinação final: guarda permanente ou
descarte.

A tabela atualizada está sempre disponível no Portal TCU na página de Gestão Documental.

Temos aqui um fragmento da tabela do TCU como exemplo:

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 Data base para Prazo de Guarda
Destinação
Código Assunto contagem da Observações
Corrente Intermediário Final
temporalidade
100-CONTAS
Norma, regulamento, diretriz, procedimento, estudo ou decisão de Guarda
101 Encerramento 1 ano
caráter geral referente a contes permanente
110 CONTAS DO GOVERNO
111 Contas do Governo da República Guarda
Encerramento 1 ano
112 Contas de Governo de Território Federal permanente

120 CONTAS ORDINÁRIAS

O proceso que resulte
121 Prestação de Contas Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
imposição de sanção
pelo Tribunal é de
122 Tomada de Contas Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
guarda permanente
130 CONTAS EXTRAORDINÁRIAS
131 Prestação de Contas Extraordinárias
Organizado e apresentado quando da extinção, liquidação, dissolução, O proceso que resulte
transformação, fusão ou incorporação de unidades jurisdicionadas imposição de sanção
Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
132 Tomada de Contas Extraordinárias pelo Tribunal é de
Organizado e apresentado quando da extinção, liquidação, dissolução, guarda permanente
transformação, fusão ou incorporação de unidades jurisdicionadas
140 CONTAS ESPECIAIS

140.1 Tomada de Contas Especial O proceso que resulte

imposição de sanção
Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
pelo Tribunal é de
140.2 Tomada de Contas Especial Simpificada
guarda permanente
190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A CONTAS
192 Rol de Responsáveis Encerramento 1 anos 20 anos Descarte
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Vejam sua organização. Temos o código, a descrição do assunto, com instruções e dicas sobre que assuntos
abrangem aquele código, e os prazos de guarda, corrente e intermediário, bem como a destinação final:
descarte ou permanente. Ao final são registradas, em alguns casos, observações sobre a temporalidade.

5. Síntese da aula
Conhecemos nessa aula os instrumentos que devem ser utilizados para uma correta gestão dos documentos,
garantindo a preservação de documentos permanente e respaldando o descarte daqueles que já perderam o
valor para a Instituição. São eles: código de classificação por assunto e tabela de temporalidade documental.

Após a realização das atividades deste módulo, esperamos que você seja capaz de:

• Saber quais são os instrumentos de Gestão Documental e como estão estruturados.

6. Referências bibliográficas
Normas do TCU

Portaria nº 110, de 15 de julho de 2020. Dispõe sobre procedimentos e ações de gestão documental no
Tribunal de Contas da União. Brasília, DF.