1. O que é Kanban?

2. Como funciona o Kanban?

3. Como usar Kanban no Jira?
4. Como usar Kanban no Trello?
5. Considerações adicionais
https://www.luiztools.com.br/post/o-que-e-kanban-e-como-aplicar-em-
projetos/

Luiz Duarteem 12/05/2021

O que é Kanban e como aplicar

em projetos?

Vamos lá!

#1 – O que é Kanban?

Kanban é uma palavra japonesa para “cartão” ou “sinalização”, e o

Kanban do gerenciamento de projetos é literalmente o uso de cards
para sinalizar o andamento das atividades pelo fluxo de trabalho, daí
o nome. Você já deve ter visto isso em alguma empresa: um painel na
parede com diversas colunas e post-its espalhados entre elas, com
cores diferentes e cheio de rabiscos. Possivelmente era um quadro
kanban.

Mas afinal o que é o Kanban?

Kanban é uma metodologia criada por David Anderson em 2002,
adaptando o Kanban original do chão de fábrica japonês. Nele,
mapeamos o fluxo de valor das atividades do projeto, etapa por
etapa, e usamos cards para sinalizar cada atividade e onde ela está no
fluxo de valor. A atividade está em análise? Está em
desenvolvimento? Está em testes? Ou já foi concluída?

Um dos pilares do Scrum, o mais bem sucedido framework ágil da

atualidade, é a transparência, que diz que todos os responsáveis pela
execução de um projeto devem poder ver o andamento do mesmo.

Assim, o quadro kanban não é uma ferramenta exclusiva para

gerentes de projeto, mas sim uma ferramenta para deixar todo o time
alinhado. Não obstante, os outros dois pilares do Scrum, inspeção e
adaptação, são fortalecidos pelo Kanban, uma vez que qualquer
membro do time pode inspecionar o andamento do projeto e sugerir
melhorias para os cartões do kanban, como será visto a seguir.

 
#2 – Como funciona o Kanban?

Kanban como um todo é um método complexo e super completo

para gestão e otimização do fluxo de trabalho que é coberto por
alguns livros bem grandes à venda aí no mercado e cursos como o
meu. Mas se você pensar no Princípio de Pareto, o 80/20 do Kanban
é saber criar um bom quadro, que é o coração do método.

Vou explicar aqui o funcionamento do quadro Kanban, com a ideia

em mente de que você vai criá-lo fisicamente. Mais pra frente, vou
falar de algumas ferramentas para ter um Kanban online.

Um quadro Kanban é dividido em colunas, sendo que as mesmas

podem variar conforme o projeto ou necessidades da empresa, mas
em um kanban genérico e simples vemos no mínimo essas três
colunas:

 TODO: nessa coluna listamos as atividades que devem ser feitas nessa
Sprint (curto prazo), ela deve ser sempre a primeira coluna;
 DOING: nessa coluna listamos as atividades que estão em andamento,
que já foram iniciadas. É útil ter também alguma sinalização de quem
está executando esta atividade e se ela está impedida/bloqueada;
 DONE: nessa coluna listamos as atividades concluídas nessa Sprint,
que só são removidas após o término da mesma. Os requisitos para que
um cartão possa ser movido para esta coluna variam de equipe para
equipe e, segundo o Scrum, deve ser documentado em um artefato
chamado Definição de Pronto e se estiver trabalhando com User
Stories, deverá atender também os Critérios de Aceitação. Ela deve ser
sempre a última coluna.
Você pode usar outros nomes para as suas colunas ou até ter mais
colunas do que essas. A chave para o Kanban funcionar é ele mapear
e mostrar o fluxo de valor do SEU time, com as atividades
caminhando por ele, da esquerda para a direita.

Atenção: não crie uma coluna impedimentos, afinal eles não fazem parte
do fluxo de trabalho, mas sim o atrapalham. Sinalize os cards impedidos
com bolinhas vermelhas (Técnica do Sarampo) ou algum tipo de marca
evidente. Se você usa ferramentas de gestão de projeto, certamente ela
possui alguma forma de sinalizar bloqueios.

Em cada uma dessas coluna são colocados cartões contendo a

descrição de uma atividade (geralmente sob a perspectiva do usuário,
como uma User Story), sendo essa a única regra obrigatória. Mas
além dela, você pode ter o responsável por sua execução (podendo
estar vazio no caso da coluna TODO), a data que ela iniciou e se tem
alguma data de entrega ou estimativa, dependendo de como trabalha
seu time.

Note que na técnica de Kanban aoriginal do David Anderson não há

estimativa, apenas previsibilidade baseada em Lead Time, mas a
maioria dos times que usam ScrumBan (Scrum +Kanban) estimam
mesmo assim.
Nestes times, esses cartões são preenchidos com poucos detalhes
antes da Sprint Planning, usando a técnica dos 3C’s geralmente
(Card, Conversation e Confirmation). Durante a planning é comum
eles serem “quebrados” ou terem mais detalhes adicionados, tarefa
esta que pode ser feita pelo time como um todo, embora seja mais
comum o Product Owner ou o Scrum Master fazê-lo.
Não podemos ter cartões repetidos e cada cartão fica apenas em
uma coluna por vez, sempre avançando da esquerda para a direita,
como em uma linha de produção. TODO para DOING para DONE.
Uma dica super legal é combinar o quadro Kanban com
um Burndown Chart, para que fique mais claro se o time vai ou não
alcançar a meta no ritmo em que estão. Combinações como esta
formam o que chamamos de Quadro Scrum ou Scrum Board.
Dicas de execução: um Kanban físico pode ser feito em uma parede
qualquer mas os melhores que já criei eu fiz em quadros brancos. A
alvenaria, principalmente no inverno aqui do sul, fica úmida e descola os
post its facilmente. O vidro também tem problemas, pois a gordura dos
dedos no vidro faz com que o adesivo também não funcione corretamente.
Assim, prefira quadro branco ou prepare a superfície para receber os
cards, como através de revestimento de papel ou metálico com ímãs. Uma
última alternativa são usar adesivos à venda em papelarias.

#3 – Como usar Kanban no Jira?

Tenho certeza que alguns leitores irão torcer o nariz para a ideia de
ter um painel cheio de cartões colados na parede do escritório. Eu
poderia ficar aqui escrevendo dezenas de linhas a respeito das
vantagens de fazer o kanban à moda tradicional, mas como eu
mesmo não tenho usado dessa maneira ultimamente, vou falar de
duas ferramentas quase tão boas quanto.

Primeiro, gostaria de falar do Jira, a ferramenta de gestão ágil de

projetos mais utilizada no mundo. Ela e seu rival, o Azure Boards,
dominam os ambientes corporativos e é muito importante que você
saiba usar ao menos uma delas se quiser tomar conta de projetos
maiores e consequentemente crescer a sua carreira.

O Jira possui dois templates principais de projeto, o Scrum e o

Kanban. Para a maioria dos times de PROJETO, eu recomendo usar o
template Scrum, mas se você vai usar o Kanban como metodologia
principal do seu time, sem Sprints, ou se seu time não trabalha com
projetos, escolhe Kanban sem medo.

O Jira organiza o seu projeto (é como ele chama onde você organiza
as suas atividades, independente se é time de projeto ou não) em
diferentes visões, o que ele chama de Boards. Se você escolheu o
template Kanban, você terá um Board Kanban. Se você escolheu o
template Scrum, você terá dois boards: Backlog e Sprints Ativos.
Neste segundo caso, o que vou explicar a seguir diz respeito a esse
segundo board.

Quer você esteja vendo o Board Kanban ou o Board Sprints Ativos, a

visão é a mesma, a de um quadro Kanban com as colunas que
descrevi antes. Os itens que aparecem nesse Board são aqueles que
o seu time está trabalhando neste momento e qualquer pessoa do
seu time pode ver detalhes dos cards e arrastá-los pelas colunas, o
que vai causar a mudança de status do card.
Estas colunas são perfeitamente configuráveis, usando as
Configurações do Board e indo em Colunas. Você pode adicionar,
remover, renomear colunas, adicionar limites de card por coluna e
até restrições de movimentação baseadas em várias características.

Além disso, você pode criar raias/lanes, que por padrão o Jira cria
para você baseado nas suas Stories. Cada Story em uma raia/lane e
dentro da raia as subtasks daquela história, mas esta não é a única
configuração, você pode criar raias baseado em várias características,
principalmente se você sabe usar JQL (Jira Query Language).
Outra coisa legal no Kanban do Jira é que você pode personalizar as
informações dos cards, para exibir por exemplo quem é o dono da
atividade, as labels dela e até mesmo mudar a cor do card, para
mostrar cards bloqueados, atrasados, etc em mais evidência. Isso
tudo, novamente, nas Configurações do Board.

Sério, é muuuita opção relacionada à Kanban, isso tudo que falei

acima não é nem 10% do que o Jira oferece neste sentido e por isso
lhe convido a conhecer o meu curso completo de Jira, clicando no
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#4 – Como usar Kanban no Trello?

O Trello é uma ferramenta online gratuita em que podemos criar

boards, que nada mais são do que painéis onde podemos ter
colunas/listas com cards dentro delas. Cada card pode ser associado
a uma pessoa (você pode convidar tantas pessoas quanto quiser para
o seu board), ter checklists, prazo, mensagens, etc e você pode
arrastar os cards de uma coluna/lista para outra facilmente com o
mouse.

Lhe soa familiar? Pois é, podemos facilmente usar o Trello como um

kanban!

Como o Trello permite que você tenha vários boards, é possível usar
o Trello para não somente colocar o kanban/Sprint Backlog, mas
também o Product Backlog que será mantido pelo Product Owner
com colunas organizadas por tipo de tarefa, por exemplo, como
desenvolvimento, marketing, design, etc.

Existem outras ferramentas mais poderosas que o Trello para

gerenciar seus projetos ágeis, como o Jira que citei antes e que é da
mesma empresa, mas a simplicidade dele é sem igual.

#5 – Considerações Adicionais

Cabe ao Scrum Master incentivar e evoluir o uso dos métodos ágeis

pela equipe, e isso inclui muitas vezes cobrar atualizações das
atividades do Kanban. Cartões há muito tempo parados na mesma
coluna devem ser investigados (se estiver usando a Técnica do
Sarampo, eles ficarão evidentes), cartões novos que surgirem devem
ser muito bem pensados se entram ou não no fluxo (uma vez que
podem comprometer a entrega final) e assim por diante.
Devido à isso, é bem comum que o local escolhido para as reuniões
diárias propostas pelo framework Scrum seja em pé, na frente do
kanban físico, para que seja mais fácil pra todos alinhar suas ideias e
tarefas. Mesmo que esteja acontecendo de forma remota, você pode
compartilhar o Kanban e usá-lo como plano de fundo da daily.