26/08/2015

Kanban: 4 passos para implementar em uma equipe

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Kanban: 4 passos para

implementar em uma equipe
Veja neste artigo como organizar o trabalho de sua
equipe utilizando o kanban, priorizando e entregando
valor de uma maneira gil e eficiente. Voc entender
os conceitos, princpios e como usar essa ferramenta.

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Osignificadodapalavrakanbanvemdojaponsregistroouplacavisvel.Essa
ferramentafoioriginalmentecriadaporTaiichiOhno,daToyota,comaintenode
encontrarumsistemademelhoriaquemantivesseumaltonveldeproduo.

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umsistema,geralmenterepresentadoporumquadro,mastambmorganizado
atravsdesoftwareouatmesmoumafolhadepapel,ondecartesquerepresentam
otrabalhoseguemumfluxoprestabelecidodeestgios.Namedidaemqueo
trabalhovaievoluindo,oscartesvomudandodeestgio,esemprequeumnovo
trabalhoidentificado,umnovocartocriado.NaFigura1temosumexemplode
kanban.

Figura1.Exemplodekanban
Atualmente,almdeaindaserutilizadocomfrequncianosetorprodutivo,okanban
umaferramentabastantecomumemequipesqueseguemodesenvolvimentodo
produtobaseadonoLean.Damesmaforma,equipesqueutilizammetodologiasde
desenvolvimentogil,comoSCRUM,tambmtmenxergadobastantevalornaforma
comoessaferramentapodeserassociadagestodotrabalho.
OkanbanimplementaconceitosdaTeoriadasRestries(TOCTheoryof
Constraints)atravsdeummodelodesistemapuxado,procurandoidentificare
administrarrestriesquelimitamaperformancedosistema.Empoucaspalavras,o

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modelodesistemapuxadodokanbanrelacionaacapacidadeaonmerodecartes
outicketsquepodemsercolocadosemcirculao,atravsdeummecanismode
sinalizao,ondecadanovotrabalhospodeseriniciadoquandoumcartoestiver
disponvel.Assim,ademandapuxaaproduoemumsistemadeJustinTime(JIT)
oudeproduoequalizada.
OJustinTimeumsistemadeadministraodaproduoquedeterminaquenada
deveserproduzido,transportadooucompradoantesdahoraexata.Elepodeser
aplicadoemqualquerorganizao,parareduzirestoqueseoscustosdecorrentes.
Essesistematambmumdospilaresdotoyotismo.
Porfim,okanbanumaformasimplesdegestovista,ondeautilizaodoscartes
emumquadrooumuralpossibilitaqueaspessoaspossamverificarrapidamentea
situaodotrabalho.Umadasprincipaisvantagensdautilizaodagestovista
queelapermiteumamaiorfacilidadedeassimilaodasinformaesporparteda
foradetrabalho,poisestasestosobaformadegrficos,smbolosediagramas.
Outravantagematransparncia,poistodasasinformaesnecessriasesto
expostasatodos,permitindomelhorcomunicaoemaiorintegrao.

Princpios
OkanbanprocuraidentificaroportunidadesdemelhoriacriandoumaculturaKaizenna
equipe,naqualamelhoriacontnuaresponsabilidadedetodos.
Osprincpiosbsicosemtornodessaferramentaso:
VisualizaodaCadeiadeValor:enxergandoasfasesdoproduto(porexemplo,
umsoftware,algomaterialouatmesmoumservio)
DesenvolvimentoEvolucionrio(Adaptativo):atravsdegestodemudanas

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simples,adaptandosedeformagil,entregandooquetemmaisvalorantes.
Percebaqueapalavragil,muitasvezesconfundidacomrapidez,aquisignifica
capacidadedeseadaptarsmudanascommaisfacilidade,maisagilidade
Restriodotrabalhoeseuprogressoemtornodeseusestgios:permitindo
medio,controleemelhoriacontnua.

Como usar Kaban em quatro passos

Okanbanpodeserutilizadoemdiversasreas,comoporexemplo,desenvolvimento
desoftware,gestodeTI,novosnegcios,design,finanas,marketing,operaes,
entreoutras.
Ousoadequadodessaferramentapodetrazeragilidadeeorganizao.Agilidadeem
respondersmudanasquesurgemaolongodaexecuodetarefaseprojetos,e
organizao,formandoumtimequetrabalhadeformamaiseficientesemgerarmuito
rudonascomunicaes.
Sendoassim,umaformasimplesdeimplantarokanbanemsuaequipe,emquatro
passos,mostradaaseguir:

1. Equipe
importantequeaequipeestejapreparadaparaassimilarosconceitose
princpiosdokanban.Podehaverresistncia,umavezqueatransparnciatraz
comoconsequnciaavisualizaodequemprodutivoetambmdequem
improdutivo
Apresenteosconceitos,princpios,eumexemplobsicodeusodokanbanedos
benefciosqueaequipepoderobtercomseuuso
Semprebomlembrarque,independentementedaferramenta,aequipea
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partemaisimportante.Umaequipecapacitadafuncionabemcomqualquer
ferramenta,enquantoqueumaequipeincapazgeralmentefalhautilizandoat
mesmoomelhordosmtodos.
Tendoentendidoobsicodaferramenta,possvelconstruirokanbanquemaisir
atenderasnecessidadesdasuaequipe

2. Identificando Estgios do Trabalho

IdentifiqueosEstgiosdeTrabalhoquesuaequipesegueparaconcluirum
produto,projetoouservio.OfluxomaiscomumcomeaemTODOetermina
emDONE,geralmentecomWIP(WorkingInProgress)nomeio,maspodeser
alteradoparaoquemelhorseadaptaraoseucontexto
IdentifiqueasClassesdeTrabalho,como,porexemplo[userstorie],[bug],
[defeito],[melhoria],[teste],[requisito],etc.quevoajudaracategorizaro
trabalhoemelhororganizaroquadro
Tentedefinirlimitesdetempoquecartespodemficaremdeterminadosestgios,
porexemplo,umcartonopodeficarmaisqueduashorasemTODOsefor
dotipo[defeito].
Comoquadromontadoeasregrasdefinidaseclarasparatodootime(Figura3),
possvelavanarparaapartemaisimportantedokanban:apriorizaodotrabalho.A
priorizaoespecialmenteimportante,poismantmofocodoquerealmentesedeve
fazeremprimeirolugar,quevaientregarvalorprimeiroparaoclienteouparaa
organizao.

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Figura2.Exemplodekanbancomtarefas

3. Priorizao
Posicioneoquemaisprioritrio(temqueserfeitoantes)semprenaparte
superiordokanban.Sedesejar,podesepararoquadroemcategorias,mas
mantendoentreelasessaestruturadepriorizao.Issopermiteentregarvalor
rapidamente(produtoquejpodeserusado/vendido),seguindooprincpiode
Pareto(princpio80/20)aplicadoaodesenvolvimento,onde80%dovalordeseu
produtopodesergeradocom20%dotrabalhototal
Mantenhaumcontroleconstantedoqueprioritrioidentificando,sempreque
possvel,mudanasnaordemounovoscartesquesejamnecessrios.Dessa
formavocmelhoraaqualidadeereduzoscustos,eliminando/adiandootrabalho
desnecessrio.
Problemasqueapriorizaoajudaaevitar:entregadesoftwareintil,cliente
insatisfeito,metasousprints(nocasodoSCRUM)noatingidas,demoraementregar
bugsemelhorias,dificuldaderealocaodetimesesuascapacidadesdentroda
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equipe.
NaFigura3mostradoumexemplodekanbanpriorizado,ondeositenscommarcas
emvermelhosomaisprioritriosemrelaoaocommarcaemazul,ouseja,ositens
emvermelhogerammaisvaloraoprodutofinalqueositensemazul.Porisso,uma
boaprticaconsisteemaequipeiniciarastarefasrealizandoositenscommaior
prioridade.

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Figura3.Exemplodekanbanpriorizado
Finalmente,bastanteimportantetermtricasofluxodetrabalho,principalmentepara
atingiramelhoriacontnua.
h3>4.MedioeMelhoriaContnua
Estabeleaumsistemademediosimplescomo:trabalhoqueprecisaserfeito
eoquefoifeitoatoinstante(noSCRUMutilizasebastanteoburndownchart,
ougrficodeconsumo),leadtime,etc.
Simuleosriscosduranteaexecuodotrabalho,procurandoencontraros
gargalosantesqueelesapaream.Issoajudaadeterminarplanosdeao
preventivos,quediminuemconsideravelmenteosriscos.Existemtantomtodos
desimulaocomoferramentasautomticasqueajudamnessatarefa
Paraatingiramelhoriacontnua(Figura4),adaptaoapalavrachave.No
cometaoerrodeacharqueaquelekanbanquevocesuaequipemontaramno
inciovaipermanecerigualparasempre.necessriomenteabertapara
identificaroportunidadesdemelhoria,como,porexemplo,adaptarofluxocom
maisoumenosestgiosouaprenderapriorizaroquegeramaisvalor.
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Figura4.Melhoriacontnua
Emresumo,kanbandisciplina,transparncia,priorizaoeadaptao.Suacorreta
utilizaopodetrazermuitovalorparaumaorganizao,paraumaequipeouat
mesmoparaumprojetopessoal.
Elefcildemontaredesemanteratualizado,semprerespondendosmudanas
queaparecemnomeiodocaminho.
Valeressaltarque,apesardeumaboaferramenta,omaisimportanteparaumprojeto
ouorganizaofuncionarqueaequipesejaboa.

RafaelMartinsBuckDeGodoy
RafaelBuckCofundadordoPMInovaEm2013lanouopminova.comewiki.pminova.com,queso
ferramentasonlinedegestoecapacitaoparaempreendedores,empresrios,gerentes,equipes,
startups,empresas,consultores,pesqui[...]

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Kelly Cristina Arajo

Oi Rafael obrigada pelas orientaes sobre a KANBAN. Por acaso sabe indicar alguma ferramenta
on-line que podemos montar o quadro com TO DO, WIP e DONE e compartilhar com a equipe.
Obrigada
[h +1 ano] - Responder

Douglas Claudio
Ol Kelly, obrigado pelo seu comentrio.
Enviamos sua solicitao ao Rafael e estamos no aguardo de um feedback do mesmo.
Um abrao.
[h +1 ano] - Responder

[autor] Rafael Martins Buck De Godoy

Ol Kelly,
Primeiramente, desculpe a demora e responder.
Ns desenvolvemos uma ferramenta que pode-se montar o quadro e executar o SCRUM,
o PMInova: www.pminova.com ( free).
No entanto, existem outras ferramentas disponveis na Internet.
Varia conforme suas necessidades.
Atenciosamente,
[h +1 ano] - Responder

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Luiz Carlos De Souza Leite

Muitssimo obrigado, achei timo o post.
Gostaria de compartilhar uma viso sobre Kanban que aprendi recentemente no curso Software
Zen (http://softwarezen.me/?af=lca):
"Podemos considerar o Kanban como um jogo, onde o quadro nosso tabuleiro, os itens de
trabalho so as peas, ns os jogadores e as reunies dirias em frente ao quadro servem como
coordenao ttica."
Agora gostaria de fazer alguns questionamentos sobre dois pontos do post.
Quando voc fala que "Pode haver resistncia, uma vez que a transparncia traz como
consequncia a visualizao de quem produtivo e tambm de quem improdutivo;".
Minha viso de que Kanban facilita enxergar os gargalos no sistema de trabalho, no tendo a
inteno de controlar os indivduos, mas sim facilitar a gesto. O papel do gestor identificar
que comportamentos do sistema esto permitindo que um indivduo seja mais produtivo e outro
seja menos produtivo. A ideia nivelar a produtividade, aumentando a motivao e
engajamento destes indivduos.
Quando voc sugere "definir limites de tempo que cartes podem ficar em determinados
estgios, por exemplo, um carto no pode ficar mais que duas horas em TO DO se for do tipo
[defeito].".
Qual a finalidade de se limitar tempo? A ideia que tenho sobre limites definir um nmero
mximo de cartes por estgio. Ou seja, cada indivduo s poder puxar um novo carto se
terminar o que est fazendo, seguindo a linha de pensamento "Pare de comear e comece a
terminar".
[h +1 ms] - Responder

Douglas Claudio
Ol Luiz, obrigado pelo seu comentrio.
Enviamos sua solicitao ao Rafael e estamos no aguardo de um feedback do mesmo.
Um abrao.
[h +1 ms] - Responder

[autor] Rafael Martins Buck De Godoy

Ol,
Primeiramente, excelentes comentrios Luiz.
A finalidade de limitar o tempo em que um carto pode ficar em determinado estgio,
conforme exposto no texto, apenas uma estratgia do gestor garantir a execuo
dentro dos prazos acordados.
Imagine, por exemplo, uma organizao com um software online, crtico, e j em
operao em diversos clientes. Surge ento 3 bugs e 2 oportunidades de melhoria, e
colocam-se os respectivos tickets no Kanban. Um exemplo de regra seria: tickets do tipo
bug s podem ficar 2 horas no estgio X, ou seja, assim que um bug foi identificado, a
equipe deve peg-lo e execut-lo em determinado tempo, pois se ele ficar l por mais
que esse tempo, clientes podem deixar de usar o software ou algo do tipo. J os de
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melhoria no precisam dessa limitao de tempo.

Em outros cenrios, essa limitao pode no ser necessria, como durante um
desenvolvimento, onde a estratgia pode ser a quantidade de cartes por estgio,
conforme corretamente comentado, ou at horas por estgio ou pontos por estgio. Mas
sempre bom ficar atento para observar se algum ticket importante no est sendo
deixado para trs.
Atenciosamente,
[h +1 ms] - Responder

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