Aplicações Informáticas

Microsoft Access
Sumário
• Introdução ao MS Access
• Bases de dados relacionais
• Arquitectura e terminologia
• Tabelas, Campos e Registos
• Relacionamento entre tabelas; Chaves
• Integridade referencial
• Guião para criação de uma base de dados

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Aprendizagens verificáveis
• Cria bases de dados simples
• Utiliza ferramentas de pesquisa de dados tais como consultas
• Constrói formulários
• Constrói relatórios para visualização de dados
• Constrói e utiliza macros

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Conceitos
• O que é uma base de dados?
• Uma base de dados é uma coleção de informações relacionadas sobre um
determinado assunto ou finalidade. Por exemplo, a gestão de clientes e
encomendas, a gestão de stocks ou até a gestão de documentação.

• O que é o MS Access?
• O MS Access é um Sistema de Gestão de Bases de Dados (SGBD) Relacional
para o Microsoft Windows. A sua utilização é muito simples não sendo
necessário programar para criar uma base de dados.

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Conceitos
• O que é um SGBD?
• Um Sistema de Gestão de Bases de Dados é um Sistema capaz de armazenar e
recuperar informações numa base de dados.

• O que é uma Base de Dados?

• Uma Base de Dados é um recurso para a manipulação eficiente de um grande
conjunto de informações estruturadas e armazenadas de forma organizada e
integrada.

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Base de dados relacional
• Conjunto de dados relacionados, acessíveis a uma comunidade de
utilizadores.
• No modelo relacional os dados são apresentados como um conjunto
de tabelas, com linhas (registos) e colunas (campos).
• Uma base de dados relacional consiste num conjunto de tabelas
apropriadamente estruturadas, ou seja, um conjunto de tabelas
normalizadas.

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Arquitetura do Microsoft Access
• Um ficheiro .accdb é uma Base de
Dados do Microsoft Access. Esta base
de dados contém diversos elementos:
Tabelas, Consultas, Formulários,
Relatórios, Macros e Módulos.
• No Microsoft Access o único local onde
os dados ficam armazenados é nas
tabelas.

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Arquitetura do Microsoft Access

Menu Criar que proviedencia

acesso aos diversos elementos
(objetos) do Microsoft Access.

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Terminologia essencial sobre o MS Access
• Tabela ou Entidade
• Uma coleção de registos que identificam uma categoria de dados, como
clients, vendas ou inventário.
• Campo ou Atributo
• Uma característica ou atributo de uma pessoa, local, objeto, evento ou ideia.
• Registo
• Um conjunto de valores de campos associados.

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Terminologia essencial sobre o MS Access
• Organização dos dados para uma tabela de Editoras

Cada coluna é um campo. Cada linha é um registo.

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Tabelas: Vistas de estrutura e de dados
Vista de
estrutura

Vista de dados

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Designação de campos
• Numa base de dados Access deverá dar um nome a cada campo ou
objeto, como tabela ou consulta.

• Quando atribuir um nome a um campo selecione cuidadosamente

um nome que indique que tipo de dados serão armazenados nesse
campo.

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Designação de campos
• Regras para a designação de campos (e objetos):
• Um nome (designação) pode ter até 64 caracteres;
• Um nome pode conter letras, números, espaços e caracteres especiais, exceto
o ponto (.), ponto de exclamação (!), acento grave (`) e parêntesis retos ([]);
• Um nome não pode começar por um espaço;
• Um nome de campo deve ser único numa tabela mas pode ser utilizado
noutra tabela.

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Atribuição de propriedades aos campos
• As propriedades dos campos incluem o seu tipo, dimensão e uma
descrição opcional.
• Quando escolher uma dimensão para um campo assegure-se que a
dimensão seja suficiente para armazenar o valor maior que será aí
armazenado.
• Não crie um campo maior que o estritamente necessário uma vez que isto
resultará em espaço em disco desnecessário.
• Assegure-se que o tipo de dados que selecionou para o campo é
apropriado para o tipo de dados que serão armazenados nesse
campo.

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Propriedades dos campos

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Propriedades dos campos

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Propriedades dos campos

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Base de dados relacional e Chaves
• Uma base de dados relacional é um conjunto de tabelas que estão
relacionadas entre si. O relacionamento (ou associação) é feito com
base em campos comuns.
• Pode designer-se um campo (ou um conjunto de campos) como
chave primária.
• A chave primária identifica inequivocamente um registo n atabela.
• Quando a chave primária de uma tabela está representada numa
segunda tabela para formar uma relação, este campo (na segunda
tabela) é denominado chave estrangeira.

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 Chaves primária e estrangeira
Chave primária da tabela Editora
Chave primária da tabela Livros

Chave estrangeira (que estabelece a relação entre a

tabela Livros e a tabela Editora.

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Escolher a chave primária
• Escolher um campo ou conjunto de campos que sirvam como chave
primária da tabela.
• A chave primária deverá identificar inequivocamente cada registo na
tabela.
• A chave primária pode consistir de um ou mais campos.
• Chaves primárias formadas por mais de um campo são designadas por chaves
compostas.

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Redundância de dados
A tabela Livros está associada à tabela
Editora através do campo comum
EditoraID.

Campos redundantes
aumentam a possibilidade de
inconsistência dos dados.

Uma vez que as tabelas têm um campo comum não

existe necessidade de incluir o campo Contacto (da
tabela Editora) na tabela Livros; é informação
redundante.

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Evitar a redundância nos dados
• Exceptuando os campos comuns dever-se-á evitar redundância nos
dados ou incluir o mesmo campo em duas ou mais tabelas.
• Redundância de dados:
• Pode originar espaço desnecessário de armazenamento;
• Pode provocar inconsistência nos dados;
• É ineficiente, uma vez que requer entrada adicional de dados.
• No diapositivo anterior está exemplificada a redundância nos dados,
pois o campo Contacto pode ser encontrado nas tabelas Editora e
Livros.

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 Relacionamento de tabelas
• É conseguido através de campos comuns.

Chaves
primárias

Campo comum

Chave estrangeira
Dois livros pela
editora Livros
de Hoje.

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Relacionamentos entre tabelas
• Numa base de dados, embora as informações estejam separadas em
cada uma das tabelas, na prática devem existir relacionamentos entre
as tabelas.
• Por exemplo, uma Encomenda é colocada por um Cliente e nesta
Encomenda podem diversos produtos, os quais são armazenados na
tabela Encomendas. Além disso cada Encomenda possui um número
único, mas um mesmo Cliente pode fazer diversas Encomendas, e
assim por diante.

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Relacionamentos entre tabelas
• Numa base de dados necessitamos de alguma forma para representar
estes relacionamentos da vida real, usando as tabelas e os seus
atributos.
• Isto é possível com a utilização de Relacionamentos entre Tabelas, os
quais podem ser de três tipos:
• Um para Um
• Um para Muitos
• Muitos para Muitos

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Um para um
• Esta relação existe quando os campos que se relacionam são ambos
Chaves Primárias nas respectivas tabelas. Cada um dos campos não
apresenta valores repetidos: para cada registo de uma tabela existe
um só registo noutra tabela. Na prática existem poucas situações
onde se utiliza um relacionamento deste tipo.

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Um para muitos
• Este é, com Certeza, o tipo de relacionamento mais comum entre
duas tabelas. Uma das tabelas (o lado um do relacionamento) possui
um campo que é a Chave Primária e a outra tabela (o lado vários) tem
esse mesmo campo como Chave Estrangeira. Este campo pode
repetir-se várias vezes, isto é, para cada registo da tabela (lado um do
relacionamento) podem existir muitos outros registos relacionados na
outra tabela.

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Muitos para muitos

• É uma situação em que ambos os lados da relacionamento têm

valores que se podem repetir.
• Por exemplo, entre Produtos e Encomendas:
• Uma Encomenda pode ser composta por vários Produtos;
• Cada Produto pode surgir em diferentes Encomendas.

• Esta é uma situação em que existe um relacionamento de Muitos

para Muitos.

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Muitos para muitos

• Na prática, um relacionamento deste tipo é dividido em dois

relacionamentos de Um para Muitos. Para isso é necessário criar uma
terceira tabela, a Tabela Associativa ou Tabela de Referência
Cruzada.

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Estabelecer relações entre tabelas
• Abrir a base de dados onde estão já criadas as tabelas (para as quais
se pretende definir as relações).
• No menu Ferramentas de Base de Dados selecionar a opção Relações.

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Estabelecer relações entre tabelas
• Surgirá uma área Relações e à direita uma lista de tabelas. Poderá
então selecionar e adicionar as tabelas para as quais pretende definir
relações.

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Estabelecer relações entre tabelas
• Após ter adicionado as tabelas, para criar a relação, basta arrastar um
campo de uma tabela sobre o campo da outra na qual será
estabelecido o relacionamento.

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Estabelecer relações entre tabelas
• Ao largar um campo sobre o outro, o Microsoft Access abre uma
janela onde se podem configurar as características do
relacionamento.

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Integridade Referencial
• É utilizada para garantir a integridade dos dados entre as tabelas
relacionadas.
• Conjunto de regras que visam preserver as relações entre as tabelas
relacionadas, nomeadamente:
• Propagar a atualização de campos relacionados;
• Propagar a exclusão de registos relacionados.
• Por exemplo existe um relacionamento do tipo Um para Muitos entre
a tabela Clientes e a tabela Encomendas (um cliente pode colocar
várias encomendas). Com a Integridade Referencial o Microsoft
Access não permite que seja introduzida uma encomenda para um
cliente que não exista na base de dados.

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Integridade Referencial
• Podemos configurar o Microsoft Access para que, quando o Código
de um cliente é alterado na tabela Clientes, actualize
automaticamente o campo Código de Cliente em todos os registos da
tabela Encomendas. Deste modo evita-se a existência de registos
orfãos na tabela Encomendas, isto é, registos de encomendas com um
Código de Cliente que já não existe na respetiva tabela. Essa
configuração é conhecida por

• Propagar atualização dos campos relacionados

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Integridade Referencial
• Do mesmo modo podemos configurar o Microsoft Access para que,
quando um cliente é excluído na tabela Clientes, exclua
automaticamente em todos os registos da tabela Encomendas
associados a esse cliente. Essa configuração é conhecida por

• Propagar exclusão dos registos relacionados

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Guião para o desenho de Bases de Dados
• Quando se desenha uma base de dados deverá pensar em todos os
campos necessários a serem arquivados.
• Seguidamente, agrupe os campos em tabelas. Cada tabela deverá
conter um grupo de campos conveniente.
• Idealmente deverá selecionar um campo em cada tabela que seja a
chave primária para essa tabela. A chave primária é um número
(código) que identifica inequivocamente cada registo.
• Quando as tabelas forem associadas a outras tabelas necessitará de
incluir um campo comum nas duas tabelas que será usado para
formar a associação.
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