Aplicações Informáticas

Microsoft Office Project

 Módulo 3 – MS Project: sumário
Esta apresentação tem como objectivo mostrar, de forma detalhada e passo a
passo, como:

• Introduzir informação sobre actividades / tarefas e a sua sequência (2 a 4);

• Duração determinística de tarefas e sua visualização pelo gráfico de Gantt (5 a 7);
• Caminho crítico: visualização e configuração (8 a 10);
• Tipos e entrada de informação de recursos (11 a 14);
• Configuração de recursos: calendários, custos e outras informações (15 e 16 );

• Afectação de recursos: tipos e componentes (17 a 25).

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 2

17/01/2021
 Informações sobre Tarefas
Para aceder à informação
sobre uma tarefa, pode:
• Recorrer ao botão de
informação da tarefa
OU
• Efectuar duplo clique
sobre uma tarefa

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 3

17/01/2021
 Definição da sequência de tarefas
• Separador Predecessores na
Informação de Tarefa
• Nesta janela, pode-se
seleccionar a tarefa
predecessora, o tipo de
sequência pretendido e o
desfasamento. Existem menus
pendentes para os dois
primeiros campos.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 4

17/01/2021
 Tarefas – definição de constrangimento
• Quando se insere a data de início directamente na coluna Início cria-se um
constrangimento para a tarefa começar nesse dia;
• Neste caso, quando houver alterações às tarefas, as tarefas com datas de início assim
introduzidas terão de ser manualmente actualizadas;
• É vantajoso que se criem os relacionamentos entre as tarefas e que daí decorram as
suas datas de início;
• Quando se tenta introduzir a data de início na coluna Início, o próprio MS Project sugere
uma ligação (com a tarefa predecessora) através de uma janela de diálogo.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 5

17/01/2021
 Sequência pelo gráfico de Gantt
É possível efectuar o agendamento graficamente, usando o rato;
• Seleccionar a tarefa predecessora e arrastar o rato até a tarefa sucessora

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 6

17/01/2021
 Visualização expedita no gráfico
• Para centrar a janela do gráfico de Gantt numa tarefa seleccionada na
lista:
• Menu Ver
• Selecionar a tarefa na tabela; botão Deslocar-se para a tarefa

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 7

17/01/2021
 Informação estatística do projeto
• Acessível a partir de:
Projeto → Informação do projeto → Estatísticas

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 8

17/01/2021
 Caminho Crítico
• Atendendo a que existem tarefas realizadas em simultâneo, surge a necessidade da noção de caminho
• O caminho crítico é o caminho mais longo do projeto; a duração do caminho crítico é a duração do
projeto

• Deve ter-se em conta duas nuances na definição das

Tarefas críticas, por um lado são tarefas cujo atraso na
conclusão se reflecte integralmente no atraso na
conclusão do projeto; por outro lado, são aquelas cujo
atraso na conclusão se reflecte no atraso da conclusão
de outras tarefas que têm de ser concluídas antes da
conclusão do projeto.
• Tarefas -> Ver (Grupo) -> Gantt Detalhado

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 9

17/01/2021
 Filtragem de tarefas
• Pelo Caminho Crítico:
• Abrir a lista de filtros na barra de ferramentas das Vistas (grupo Dados) e seleccionar Crítica.
• Aparecem somente as tarefas críticas e o caminho crítico principal do projeto.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 10

17/01/2021
 Margens de tempo - folgas
• Folga Livre: tempo de atraso na execução de uma actividade sem
comprometer a actividade seguinte
• Folga Total: tempo de atraso na execução de uma actividade sem
comprometer a data de fim do projeto.

• Visualização da folga livre e da folga total: Ver → Tabelas → Agenda

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 11

17/01/2021
 Planeamento de Recursos
• Os recursos podem ser divididos em 3 tipos:
- Recursos de Trabalho: incluem recursos humanos, equipamentos e instalações,
cujo cálculo é baseado no tempo de utilização.
- Recursos de Materiais: calculados com base na quantidade consumida em cada
tarefa.
- Recursos de Custos: valor definido em cada atribuição a cada tarefa.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 12

17/01/2021
 Metodologia relativa a Recursos
• Entrada e configuração de Recursos num Projeto:
1. Escolher os recursos de um projeto
2. Configurar a informação dos recursos
3. Afetar / Atribuir recursos a tarefas
4. Resolver problemas de sobre afetação
5. Inserir custos fixos
6. Visualizar os custos dos recursos
7. Visualizar os custos de um projeto

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 13

17/01/2021
 Campos da Folha de Recursos 1
• Seu significado:
• Tipo
• Trabalho – pessoas e equipamentos do projeto de que é necessário gerir a
disponibilidade
• Material – materiais de consumo ou subcontratos
• Rótulo do Material – unidade de medida dos recursos materiais
• Iniciais – iniciais do recurso
• Grupo – grupo a que pertence o recurso
• Unidades Máx. – máximo de unidades de um recurso do tipo trabalho
• Exemplo: O recurso “Inspector” pode conter 10 pessoas devendo este campo ser
preenchido com 10 ou 1000%, dependendo da unidade predefinida.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 14

17/01/2021
 Campos da Folha de Recursos 2
• Taxa normal – custo por unidade de tempo do trabalho realizado em horário
normal
• Taxa extraordinário - custo por unidade de tempo do trabalho realizado em
horário pós-laboral (para recursos de trabalho)
• Custo por utilização – custo por utilização dos recursos, independentemente
do tempo
• Imputar em – Ocasião da tarefa em que o custo será imputado
• Início
• Fim
• Rateado – linearmente de acordo com a percentagem de execução da tarefa
• Calendário Base – calendário base do recurso Trabalho
• Código – código do recurso

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 15

17/01/2021
 Configuração de Recursos
– Tipo de Reserva
• Dedicado – Recurso definitivo no projeto
• Proposto – Recurso ainda apenas proposto
– Genérico – Recurso generalista; trata-se mais de uma
competência do que um recurso
– Disponibilidade do Recurso – Disponibilidade do recurso
para uma determinada data; por defeito o recurso está
sempre disponível
Através de “Alterar tempo
Útil…”, podem-se definir calendários
específicos a cada recurso.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 16

17/01/2021
 Custos de um Recurso
• Separador Custos
– Existem 5 tipos de custos por recurso – A, B,
C, D, E; por defeito o custo A é considerado
– Se a partir de 2/12/2007 o recurso tem um
aumento de 5%, dever-se-á inscrever +5% nas
colunas Taxa Normal e Taxa Extraordinária ou
os respectivos valores
– Se o recurso tiver um custo diferente por
tarefa então deve ser inscrito um custo tipo B,
C, D ou E

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 17

17/01/2021
 Afetação de Recursos
• Consiste na associação de recursos a tarefas;
• Através desta afetação o Project irá manipular a duração e o custo
das tarefas;
• Conduz à alteração de diversos valores do Project;
• O tipo de tarefas é fundamental para a afectação de recursos;

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 18

17/01/2021
 Variáveis da associação de recursos a tarefas
• Esforço/Trabalho – Período de tempo a executar trabalho numa tarefa
(unidades: pessoa*hora, pessoa*dia, máquina*hora, máquina*dia)
• Duração - Período de tempo de uma tarefa em curso (unidades: minutos,
horas, dias ou semanas)
• Unidades de recurso – Numero de recursos que estão afectados à tarefa
(unidades: pessoas ou máquinas)
• Trabalho = Duração x Unidades de Recurso
• O tipo de tarefa pode ser escolhido no gráfico de Gantt em Informação de
Tarefa, separador Avançado ou em Tarefas → Propriedades (Grupo) →
Detalhes.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 19

17/01/2021
 Modos de Afectação
• Existem três modos diferentes de afectação:
• Duração Fixa – Fixa a duração da tarefa => aumentando o trabalho, aumentam as
unidades de recurso e vice-versa (Duração = Trabalho / Unidades de Recurso).
Utilizado quando uma tarefa tem uma duração fixa independentemente dos
recursos.
• Unidades Fixas – Se aumentarmos o trabalho aumenta a duração e vice-versa
(Unidades de Recurso = Trabalho / Duração). Utilizado quando se tem uma equipa
fixa e pretende-se definir a duração das tarefas de acordo com o trabalho a
desenvolver. Valor definido por defeito pelo Project.
• Trabalho Fixo – Um dos mais utilizados. Se aumentarmos as Unidades de Recurso
diminui a Duração; se diminuirmos a Duração aumentam os Recursos (Trabalho =
Duração x Unidades de Recurso). Utilizado quando se pretende saber quantos
recursos são necessários num determinado período de uma tarefa de trabalho fixo.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 20

17/01/2021
 Afectando Recursos por formulário
O formulário Atribuir Recursos
• Menu: Recursos -> Atribuir Recursos;
• Trata-se de uma das formas mais utilizadas de afectar recursos;
• Permite ver todos os recursos em simultâneo, manipulá-los e consultar informação diversa.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 21

17/01/2021
 Tarefas: Condicionamento pelo esforço
• Condicionamento pelo esforço – Distribui o trabalho uniformemente pelos recursos, após a
primeira afetação definida.

• Tarefa → Informação →
Avançadas → Tipo de Tarefa:
Permite alterar o modo de
afetação definido por defeito.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 22

17/01/2021
 Ajuste do Planeamento
O primeiro plano de projeto pode ter que ser ajustado, normalmente
quanto aos Recursos e sua afectação.
• O condicionamento pelo esforço não funciona para o modo de afetação de
Trabalho Fixo.
• Para que o Condicionamento pelo esforço funcione é necessário concluir o
primeiro plano de projeto, calculando o trabalho;
• Durante um ajuste subsequente, o Project irá distribuir o trabalho entre os
novos recursos e os recursos já existentes.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 23

17/01/2021
 Afetação seguida de ajuste (expl.)
• Tipo: Trabalho Fixo
• Recursos: Nuno Guedes [50%]; Alexandra Silva [50%]; Margarida Nunes [50%]
• A ordem de inserção da informação conduz a resultados diferentes.

• Afetação de um recurso e depois dos restantes:

– Afectar Nuno Guedes [50%] e clicar Ok – O Project fixa o trabalho desta tarefa em
20.76 horas (esforço/trabalho deste recurso para completar a tarefa);
– Como se trata de Trabalho Fixo o esforço/trabalho da tarefa fica definido com esta
primeira afectação;
– Quando forem inseridos mais recursos, como o trabalho é fixo e já foi definido, a
duração vai diminuir pois o esforço vai ser dividido por mais recursos.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 24

17/01/2021
 Afetação de Recursos Materiais
• No campo Unidades serão colocadas quantidades de recurso (unidades,
consumos horários) e não percentagens de afectação como no caso dos recursos
Trabalho – que incluem os Recursos Humanos.
• Exemplo: Tarefa – Divulgação; Recurso – Cartas; Custo unitário – 0,70€; Unidades
– 300.

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 25

17/01/2021
 Visualização da afetação
• Vista de Gráfico de Gantt (principal);
• Vista de Utilização de Tarefas (detalhe);

Aplicações Informáticas para Gestão: GC / GPA 26

17/01/2021