Ebook - D Zortea - Dúvidas Sobre Secretariado Remoto

“Independente de fatores ex-
ternos, você é 100% responsá-

vel pela vida que criou e pela
vida que você quer ter.”
Deisiane Zortéa
Agradecimentos
A Kátia, que revisou o conteúdo deste e-book e fez algumas correções e ajustes.
Uma grande profissional com 25 anos de experiência como Secretária Executiva.
Evelin Cruz, designer gráfica que sempre me ajuda com alguns materiais gráficos
da D.Zortéa.
Gratidão as franqueadas da D.Zortéa Secretariado Remoto, minhas parceiras de

trabalho.
Gratidão a minha assistente e braço direito.
Página 02 | Copyright @ 2017 D.Zortéa Secretariado Remoto

Proibida a cópia e reprodução deste conteúdo parcialmente ou integralmente, ou mesmo modificá-lo. Este material é de propriedade intelectual do autor e protegido pela Lei nº 9.610/98
Índice
Agradecimentos 02
Introdução 05
Quais foram os motivos que a levaram a empreender no ramo de Secretariado Remoto e Assistente Virtual? 07
Quais os principais benefícios que fizeram você optar por trabalhar remotamente? 08
Qual a diferença entre Secretariado Remoto e Assistente Virtual? 09
Como é a rotina para trabalhar Home Office com Secretariado Remoto? 10
Em home office, como fica o seu relacionamento com clientes e fornecedores? 12
Seus clientes, você os conhece pessoalmente ou não há necessidade? 13
Os seus clientes fornecem algum material, equipamentos para você realizar o seu trabalho? 13
Quanto ao Profissional de Secretariado e as mudanças em seu perfil ao longo dos anos, (...) 14
Para você, o que irá diferenciar o profissional que atua remotamente e o que trabalha presencialmente? 15
Qual o perfil do Profissional de Secretariado no mundo atual? 15
O ramo de atividade de Secretariado Remoto e Assistente Virtual, pode trazer sucesso profissional? 16
Índice

Quanto cobrar pelos serviços? 21
Quanto é o faturamento trabalhando com Secretariado Remoto? 22
Qual é a média de salário de alguém que trabalha home office com secretariado remoto ou assistente virtual? 23
A função de Secretariado Remoto ou Assistente Virtual possui um código específico no MEI? 24
Investimento 26
Contabilidade 27
Formalização 27
Após a liberação da Prefeitura 28
Eu posso oferecer serviços de atendimento telefônico? 29
O que mais eu posso oferecer de serviços trabalhando Home Office (...) ? 30
Qual o diferencial para se manter no atual mercado? 30
Conclusão 32
Introdução
Sou Deisiane Zortéa Kuckla, secretária e administradora a mais de 15 anos e a cerca de
7 anos trabalho como Secretária Remota e Assistente Virtual. Como pioneira nos serviços
de Secretariado Remoto no Brasil, desde o final de 2010 já criei várias metodologias de
trabalho para atuação neste ramo.
Em 2016 formatei Franquia da Empresa D.Zortéa Secretariado Remoto e em 2017 criei

o curso: Trabalhe Home Office com Secretariado Remoto, para ajudar as pessoas que
querem atuar no ramo a iniciarem seus negócios.
E agora com este e-book tem como objetivo esclarecer mais dúvidas que nos enviam por
e-mail, redes sociais, etc.

Elaborei este e-book em formato de perguntas, para ficar mais fácil e dinâmico a leitura,
pois percebemos que em busca na internet não é possível ter informações produtivas e
seguras sobre o assunto.
A ideia é clarear ideias, tirar as suas próprias conclusões, se inspirar e correr atrás do seu
objetivo, com força e determinação.
Sei que cada um que vai ler este e-book terá uma interpretação e isso é ótimo, pois acima
de tudo o mais importante é você possuir as suas próprias características para trabalhar
no ramo e usar este e-book somente como referência.
Espero que você goste deste e-book e pode enviar um feedback, para o e-mail: contato@
secretariaremota.com.br.

Quais foram os motivos que a levaram a empreender no ramo de Secretariado
Remoto e Assistente Virtual?
Visão de uma oportunidade de mercado. A cerca de 7 anos identifiquei uma oportunida-

de de negócio que era atender vários profissionais liberais e empresas ao mesmo tempo
prestando serviços de secretária.
Percebi também a necessidade de mercado em ter alguém que resolvesse questões bu-
rocráticas de pessoas que não possuem secretária pelo regime CLT.
Através de pesquisas, percebi que não havia profissionais nesta área no Brasil.
“Não siga as regras. A normalidade só vai leva-lo a enxergar aquilo que todo mundo en-
xerga e fazer o que todo mundo faz.”
(Artur Bender, Livro Personal Branding)

Quais os principais benefícios que fizeram você optar por trabalhar remota-
mente?
Vários benefícios, entre eles:

- economia de tempo com locomoção: tendo em vista que trabalho home office, não pre-
ciso perder tempo com transporte/ trânsito para ir trabalhar.
- flexibilidade de horários: apesar de ter uma rotina de trabalho, esta não é tão rígida
como a de uma empresa.
- aprendizado contínuo: o trabalho remoto me permite atender profissionais de várias áre-

as e com isso conhecer seus ramos de atuação.
- qualidade de vida: primeiro, com a redução do tempo de deslocamento, segundo, sem

trabalho sob pressão.

Qual a diferença entre Secretariado Remoto e Assistente Virtual?
Quando iniciei essa atividade não tinha referencias do assunto, no Brasil. Então, pode-se
dizer que fui uma das pioneiras desse serviço em nosso país. Como não tinha referências
desse serviço e não sabia como era a forma de divulgação, eu resolvi denominar a mi-
nha empresa como secretária remota e assistente virtual, com a seguinte intenção: com
a denominação secretária remota, eu posso trabalhar remotamente, me deslocar de um
local para outro atendendo remotamente aos clientes, seja em seus escritórios ou mesmo
em cafés.
No caso de assistente virtual, os clientes são atendidos 100% on line sem a necessidade
de atendimento presencial.
Existem várias formas de classificar este ramo de atividade, como Secretária Virtual,
Assistente Remoto, Secretária à Distância, Assistente Pessoal, entre outras.
Escolha a melhor forma que você identificar como a sua marca pessoal e perfil.
Como é a rotina para trabalhar Home Office com Secretariado Remoto?
A minha rotina de trabalho é como se estivesse trabalhando dentro de uma empresa.
A minha agenda é feita mensalmente e atualizada diariamente ou semanalmente, de

acordo com a demanda e necessidades dos clientes.
No meu caso, desde que saí da empresa em que trabalhava como funcionária em 2010,
procuro manter o mesmo horário de trabalho, mesmo estando home office e isso funciona
muito bem.
A sua rotina vai depender de como você quer trabalhar. Algumas pessoas que conheço,
trabalham somente meio período, já outras por demanda de serviços. Para alguns
clientes, é importante o atendimento em horário comercial, já para outros, é importante
que a atividade seja executada, independente do horário.
O ideal mesmo é ajustar com o cliente o melhor horário de atendimento.
Independente de horário, procure seguir uma rotina de trabalho, organizando um crono-

grama de atividades, pois se você não se organizar com isso, poderá se perder com as
informações e atividades.
Coloque na sua rotina horários para lanche e almoço. Evite pular refeições.
Organize a rotina dos demais compromissos com o empreendimento, como prospecção

de clientes, serviços administrativos e organização financeira da sua empresa. Deixe tam-
bém espaços na agenda para imprevistos.

Se já tiver clientes, atenda um cliente por vez, inicie e termine a atividade desse cliente.
Evite deixar as coisas pela metade.
Priorize o que precisa ser feito. Não adianta ter uma lista infinita, sem saber o que fazer
primeiro. Assim você acaba passando mais tempo escolhendo qual tarefa vai realizar, do
que realizando as tarefas.
Em home office, como fica o seu relacionamento com clientes e fornecedores?
Falando em clientes: o relacionamento é como uma secretária CLT, como se fosse um

atendimento presencial, pois como o atendimento é personalizado o cliente ‘sente’ que
estamos trabalhando ao lado dele.
Falando em prestadores de serviços e parceiros: o relacionamento tem um grande nível

de confiança, que não precisamos estar juntos para executar e acompanhar atividades
que os nossos prestadores de serviços executam.
Seus clientes, você os conhece pessoalmente ou não há necessidade?
Isso vai depender do perfil do cliente. A maioria dos clientes não há necessidade de co-
nhecer pessoalmente. Já alguns preferem reunião presencial para um treinamento ou
repasse de atividades, alinhamento de atividades, etc. Recomendo você estudar a melhor
forma de atendimento ao seu cliente.
Os seus clientes fornecem algum material, equipamentos para você realizar o

seu trabalho?
Isso vai depender muito do cliente. Na maioria das vezes não é necessário.
Se o cliente já possui algum sistema/ software, eu e minha equipe o utilizamos. Caso

contrário eu mesma recomendo sistemas que podem facilitar o atendimento.
Tem vários sistemas no mercado, de gestão de tarefas, CRM, Financeiro e outros.

Em alguns dos meus vídeos gratuitos cito alguns sistemas.
Quanto ao Profissional de Secretariado e as mudanças em seu perfil ao lon-
go dos anos, qual foi a principal mudança que tornou este profissional um
assessor e participante dos problemas administrativos e financeiros da em-
presa?
Mudanças por parte do empregador, que precisava de pessoas mais pró-ativas e reduzir
custos com outros funcionários.
Mudanças no mercado de trabalho, que está cada vez mais dinâmico e competitivo fazen-
do com que as pessoas mais capacitadas se destaquem.
Mudanças na grade curricular das universidades, ensinando também rotinas administrati-

vas e financeiras e não somente atividades básicas de secretariado.

Necessidade de co-gestores dentro da empresa, pessoas que solucionem problemas e
tomem decisões importantes para a gestão da empresa.
Para você, o que irá diferenciar o profissional que atua remotamente e o que
trabalha presencialmente?
Praticamente não se diferencia. Porém devemos considerar que com as facilidades do

teletrabalho e novas tecnologias é possível fazer praticamente todas as atividades remo-
tamente.
Lembro ainda, que o profissional de secretariado que trabalha home office, muitas vezes
trabalha muito mais que um profissional que trabalha em empresa como CLT.
Qual o perfil do Profissional de Secretariado no mundo atual?
Pró-ativo, dinâmico, co-gestor, com múltiplos conhecimentos, flexível, consciente,

comprometido, sincero (com os clientes e colegas do mesmo ramo), um profissional ges-
tor, que dê resultados para a empresa em que trabalha ou a seus clientes.
O ramo de atividade de Secretariado Remoto e Assistente Virtual, pode trazer

sucesso profissional?
Isso vai depender do seu perfil pessoal e o que você considera como sucesso.
Para mães empreendedoras, sucesso pode ser ganhar dinheiro, podendo trabalhar junto
com seus filhos, em casa.
Já para uma pessoa recém formada na universidade, pode ter como sucesso ganhar mui-
to dinheiro, ou ser reconhecido profissionalmente, ou ter um bom cargo, um bom carro,
etc.
Para uma secretária executiva que já trabalha a 25 anos em um multinacional, sucesso é

ter qualidade de vida trabalhando naquilo que gosta.
Ainda, para outras pessoas, o sucesso pode ser a visibilidade no mercado ou possuir um
reconhecimento público, etc.
Sucesso é relativo para cada pessoa, pois é o seu perfil pessoal que pode lhe trazer o
sucesso, a suas convicções, suas crenças, seus filtros da realidade.
O perfil pessoal da pessoa também pode ser um caracterizador do sucesso. Algumas

pessoas que já trabalham home office com Secretariado Remoto, acham difícil trabalhar
neste ramo, buscar clientes, etc. Já tem facilidade de comunicação, adaptação ao home
office, facilidade com a área comercial, divulgação, negociação, etc.
Conhecer o perfil pessoal pode ajudar muito quando você iniciar as atividades.
Lembrando ainda, que algumas pessoas não gostam de trabalhar sozinhas e o trabalho
home office com Secretariado Remoto, é uma atividade onde a maior parte do tempo se
fica sozinho.
No entanto, o Secretariado Remoto e Assistente Virtual é uma área em expansão, pois

a maioria dos empresários, profissionais liberais, precisam de alguém para organizar sua
rotina, sua vida. Sendo assim, você provavelmente terá muito trabalho a fazer. De qual-
quer forma, a pesquisa de mercado é importante, bem como o Plano de Negócios (PN).
Como posso passar credibilidade ao meu futuro cliente?
Primeiro, você realmente deve estar atuando com Secretariado Remoto antes de começar
a divulgar as atividades, parece uma informação óbvia, porém é necessário comentar.
Nada de improvisos.
Segundo, ter um CNPJ dá grande credibilidade para o cliente na contratação dos servi-
ços. O MEI – Micro Empreendedor Individual dá muitas facilidades para quem quer em-
preender neste ramo e tem uma maneira simplificada e unificada para pagamento dos
impostos. Tendo um CNPJ, deverá emitir Nota Fiscal ao cliente.
Cuide também dos alvarás de licenças, e outras autorizações de órgãos públicos, verifi-
que com o seu município os procedimentos para isso.
Ter um contrato de trabalho também é muito importante, conforme mencionamos acima.

Tenha um contrato de trabalho, com cláusula de confidencialidade.
Coloque no contrato tudo o que for necessário. Existem sites que tem opções de contra-
tos, por exemplo o www.contratosnahora.com.br. Se você puder, também consulte um
jurídico para fazer o contrato com o perfil da sua empresa e serviços.
E lembre-se de colocar uma cláusula de confidencialidade, para que o cliente fique seguro
que contratando os seus serviços, as informações dele estarão em sigilo e seguras.

Como buscar clientes ou fazer o marketing da minha empresa
É fundamental que você faça um Plano de Negócios.

O PN vai lhe ajudar a mapear a região que você atenderá, estudar o perfil do público,
definir o público alvo descobrir onde ele está e quais os canais de comunicação para en-
contrá-lo.
Claro que as redes sociais ajudam, porém, um estudo sobre o seu público alvo irá fazer
com que você seja mais assertivo na divulgação.
Lembre-se também do contato pessoal, pois algumas empresas ou pessoas gostam de

conversar pessoalmente antes de contratar.
Tudo isso você poderá mapear no PN. Dedique tempo para esse planejamento.

Quanto cobrar pelos serviços?
Com o Plano de Negócios você irá estudar qual o seu público alvo e região de atuação. O
valor vai depender de quem você irá atender. Por exemplo: o valor dos honorários de um
cliente com um cargo Executivo é diferente do valor de honorários e um cliente artesão.
Se a sua região for uma Capital ou grande centro, os honorários serão diferentes se você
estiver no interior do Estado.
A cobrança dos serviços não dá para padronizar. Por isso é importante saber a região de
atuação e quem você irá atender.
Lembro ainda que é necessário fazer um estudo das suas despesas fixas, variáveis e o
quanto você quer lucrar. Tudo isso influencia no valor nos honorários.

Quanto é o faturamento trabalhando com Secretariado Remoto?
Vai depender do público que você irá atender, cidade de atuação e principalmente do
tempo que você vai disponibilizar diariamente para este trabalho.
Defina no Plano de Negócios o quanto você quer ganhar. Use isso como o seu objetivo
e faça planejamentos estratégicos para conseguir alcançar este objetivo.
Estando como MEI o faturamento pode ser até R$60.000,00/ ano. Para esse faturamento,
é necessário trabalhar em período integral, bem como definir estratégias para o cresci-
mento da sua empresa.
“Você sabe que tem um trabalho quando está animado com a sexta-feira. Você sabe que
tem uma carreira quando está animado com a segunda-feira.”
(Chris Dessi)

Qual é a média de salário de alguém que trabalha home office com secretaria-
do remoto ou assistente virtual?
Como agora você se tornará empreendedor neste ramo, você terá um pró-labore e não
um salário.
É necessário cuidar do financeiro exatamente como de uma empresa. Controlando todas

as receitas e despesas, retirando pró-labore, reinvestindo parte dos lucros. Jamais retire
todo o faturamento, pois é necessário ter um caixa para manter a empresa e reinvestir
nela, quando necessário.
Tudo isso você poderá planejar dentro do Plano de Negócios. Estruture bem o seu PN,
que com certeza seu negócio terá muito êxito.

A função de Secretariado Remoto ou Assistente Virtual possui um código espe-
cífico no MEI – Micro Empreendedor Individual?
No MEI, não existe especificamente um CNAE (Classificação Nacional de Atividades

Econômicas) de Secretariado Remoto ou Assistente Virtual. Depois de ter definido quais
serviços você irá prestar, procure algum consultor ou contador da sua região para se in-
formar qual CNAE se encaixa nos serviços que você vai oferecer.
A grande maioria das pessoas que já atuam no ramo, se enquadram no grupo do CNAE
82 e suas subdivisões. Verifique qual subdivisão os serviços que você vai oferecer.
Lembrando que o cadastramento como MEI é gratuito e possui uma tributação simplifica-
da e única.

Segundo o SEBRAE, para formalização MEI é necessário cumprir alguns requi-
sitos:
- Atividade ser permitida pela Lei do MEI. Para consultar todas as atividades segue em
anexo uma lista ou pode acessar: http://www.portaldoempreendedor.gov.br/mei-microem-
preendedor-individual/atividades-permitidas
- Faturamento anual de até R$60 mil reais
- Não pode ter empresa aberta em seu nome
- Não pode ser aberta em sociedade
- Não é permitido ter filial
- É permitido contratação de apenas 1 funcionário

Investimento:
- Para abertura da empresa não há taxas, é um processo totalmente gratuito.
- Após a formalização serão cobrados do MEI apenas valores simbólicos para o Municí-
pio (R$ 5,00 de ISS) e para o Estado (R$ 1,00 de ICMS, que no caso da Secretária(o)
Remoto, não é necessário pagar). Já o INSS será reduzido a 5% do salário mínimo (R$
46,85). Com isso, o MEI terá direito aos benefícios previdenciários. Este boleto você pode
imprimir mensalmente aqui (Receita Federal).
“Não siga as regras. A normalidade só vai leva-lo a enxergar aquilo que todo mundo en-
xerga e fazer o que todo mundo faz.”
(Artur Bender, Livro Personal Branding)

Contabilidade:
Não é necessário contador vinculado à empresa, então:

- É necessário o preenchimento do Relatório Mensal de Receitas Brutas (Segue em ane-
xo um modelo)
- Em janeiro de cada ano é necessário fazer a DASN (Declaração Anual)
Formalização:
Para se formalizar são necessários alguns procedimentos:
1º Solicitação de uma Consulta Comercial no setor de urbanismo da prefeitura, para ve-

rificar se no local é permitido o registro da atividade e saber se haverá necessidade de
vistorias.
Em Curitiba é possível fazer através do site da Prefeitura: Cadastre aqui (É necessário
ter em mãos os dados do carnê do IPTU de onde será a empresa).
Após a liberação da Prefeitura
2º Formalização no Portal do Empreendedor mei-microempreendedor-individual/formali-

ze-se.
Em anexo há um roteiro para auxílio.
3º Solicitar Alvará Definitivo na Secretaria de Finanças, também clicando aqui, ou entran-

do em contato com a Secretaria de Finanças.
“A única maneira de fazer um excelente trabalho é amar o que você faz. Se você ainda não en-
controu, continue procurando. Não se acomode. Assim, como tudo que importa para o coração,
saberá quando encontrar.”
(Steve Jobs)

Eu posso oferecer serviços de atendimento telefônico?
Sim, pode oferecer. Lembrando que neste caso você deverá estar disponível para o seu
cliente em tempo integral, ou subcontratar alguém para lhe ajudar com o atendimento te-
lefônico. Jamais você poderá perder chamadas de clientes.
Estude também com o cliente a melhor forma de atendê-lo, se ele já possui número de
telefone. Lembrando que o MEI pode contratar uma pessoa, para lhe ajudar, como fun-
cionário, que poderá lhe ajudar com o atendimento telefônico, para você jamais perder
chamadas.
“Ter sucesso é gostar daquilo que faz. Quem gosta do que faz nunca se cansa de trabalhar.”
(Olacyr Moraes)

O que mais eu posso oferecer de serviços trabalhando Home Office com Secre-
tariado Remoto ou Assistente Virtual?
Qualquer assunto relacionado a questões administrativas, financeiras, compras, recursos

humanos e marketing. Inicie oferecendo serviços que são de sua expertise e depois vá
ampliando os serviços que irá oferecer. Coloque tudo no seu Plano de Negócios, assim
vai facilitar o seu planejamento.
Qual o diferencial para se manter no atual mercado?
Ter um perfil empreendedor, conhecer seus talentos, capacitação frequente, clareza, ob-
jetividade, foco, determinação.
Ser pró-ativo e assumir a responsabilidade pela vida que você tem e pela vida que você
quer ter.

Ser sincero (a) com os colegas profissionais do ramo, lembrando que o seu colega do
ramo ao invés de ser seu concorrente, pode ser seu parceiro.
“Suas crenças se tornam os seus pensamentos.

Seus pensamentos se tornam suas palavras.
Suas palavras se tornam suas ações.
Suas ações se tornam seus hábitos.
Seus hábitos se tornam seus valores.
Seus valores se tornam o seu destino.”
Autor desconhecido

Conclusão
Como o ramo de secretariado remoto está em ascensão, existem muitas dúvidas sobre
o assunto.
Este e-book é parte do resultado da experiência que tenho de vários anos trabalhando
Home Office com Secretariado Remoto, bem como parte das dúvidas das dezenas de
contatos que recebo semanalmente.
Espero ter lhe ajudado a esclarecer algumas das suas dúvidas, com esse e-book.
São informações básicas que para muitas pessoas podem fazer grande diferença.
E recomendo que acima de tudo, seja perseverante, estude o mercado e principalmente

trabalhe com ética com seus clientes e com seus colegas do ramo.
E se você quiser conhecer um pouco mais sobre o assunto, eu elaborei alguns vídeos
com 11 DICAS GRATUITAS para quem quer trabalhar home office com Secretariado Re-
moto. Se você quiser assistir, pode se cadastrar aqui.
E também gravei uma curso on-line. Para adquirir o curso on-line, clique aqui.
Recomendo também outros cursos com informações para trabalhar Home Office:
- E-books sobre Home Office
- Curso avançado sobre Home Office
- As melhores ideias para começar seu Home Office

“...distraídos pelo dinheiro o tempo todo, fazem tudo por dinheiro e se es-
quecem do mais importante. De desatar os nós e de plantar o tempo todo.”
(Autor desconhecido)
Atenciosamente,

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Vários benefícios, entre eles:

- aprendizado contínuo: o trabalho remoto me permite atender profissionais de várias áre-

- qualidade de vida: primeiro, com a redução do tempo de deslocamento, segundo, sem

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Como é a rotina para trabalhar Home Office com Secretariado Remoto?

A minha rotina de trabalho é como se estivesse trabalhando dentro de uma empresa.

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O ideal mesmo é ajustar com o cliente o melhor horário de atendimento.

Independente de horário, procure seguir uma rotina de trabalho, organizando um crono-

Organize a rotina dos demais compromissos com o empreendimento, como prospecção

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Falando em prestadores de serviços e parceiros: o relacionamento tem um grande nível

Os seus clientes fornecem algum material, equipamentos para você realizar o

Se o cliente já possui algum sistema/ software, eu e minha equipe o utilizamos. Caso

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Mudanças na grade curricular das universidades, ensinando também rotinas administrati-

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Praticamente não se diferencia. Porém devemos considerar que com as facilidades do

Qual o perfil do Profissional de Secretariado no mundo atual?

Pró-ativo, dinâmico, co-gestor, com múltiplos conhecimentos, flexível, consciente,

O ramo de atividade de Secretariado Remoto e Assistente Virtual, pode trazer

Para uma secretária executiva que já trabalha a 25 anos em um multinacional, sucesso é

O perfil pessoal da pessoa também pode ser um caracterizador do sucesso. Algumas

No entanto, o Secretariado Remoto e Assistente Virtual é uma área em expansão, pois

Como posso passar credibilidade ao meu futuro cliente?

Ter um contrato de trabalho também é muito importante, conforme mencionamos acima.

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É fundamental que você faça um Plano de Negócios.

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- Para abertura da empresa não há taxas, é um processo totalmente gratuito.

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Não é necessário contador vinculado à empresa, então:

- Em janeiro de cada ano é necessário fazer a DASN (Declaração Anual)

Para se formalizar são necessários alguns procedimentos:

1º Solicitação de uma Consulta Comercial no setor de urbanismo da prefeitura, para ve-

Após a liberação da Prefeitura

2º Formalização no Portal do Empreendedor mei-microempreendedor-individual/formali-

3º Solicitar Alvará Definitivo na Secretaria de Finanças, também clicando aqui, ou entran-

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