Ebook Secretaria Remota e Assistente Virtual

ASSISTENTE VIRTUAL:
A PROFISSÃO DO (E COM)
FUTURO SEGUNDO A VOCÊ S/A
ASSISTENTE VIRTUAL: A PROFISSÃO DO (E COM) FUTURO SEGUNDO A VOCÊ S/A
Introdução
1. O que é um assistente virtual?
2. Quanto Ganha?
3. Quem Contrata Esse Tipo de Serviço?
4. Quais Habilidades Necessárias?
5. Quais Atividades Posso Executar?
SUMÁRIO
5.1 Tarefas Administrativas
5.2 Tarefas Comerciais
5.3 Tarefas Financeiras
5.4 Tarefas de Marketing
5.5 Tarefas Pessoais
5.6 Tarefas de Recursos Humanos
Conclusão
Copyright © 2018, Guia do Assistente Virtual e Secretária Remota. Todos os Direitos Reservados pela Lei 9.610, de 19/02/1998
INTRODUÇÃO
1 2
Se você tem formação em Secretariado Executivo, Além de entender o que é e o que faz um assistente
Administração, Contabilidade, Direito, Economia, virtual ou uma secretária remota, você saberá o
Gestão de RH, Gestão Financeira, Publicidade e quanto pode faturar nesta profissão, quem contrata
Propaganda, Marketing, Comunicação, Serviço Social, este tipo de serviço, quais são as habilidades
Pedagogia e/ou experiência nas áreas administrativa, necessárias, além de uma lista com 77 atividades que
financeira, comercial, secretariado, teleatendimento já foram delegadas para os assistentes virtuais da
entre muitas outras, sorria, você pode se tornar um Temporis em 4 anos de negócio.
assistente virtual. :)
Para facilitar dividimos as tarefas em 6 categorias:
Embora já consolidado na Europa, Estados Unidos e administrativas, comerciais, financeiras, marketing,
Ásia, no Brasil ainda é um modelo de negócio novo, pessoais e de recursos humanos.
gerando muitas dúvidas para quem pretende
empreender nesta área, afinal, nós também passamos Esperamos que elas sirvam de inspiração para você
por isso lá em 2014 quando fundamos a Temporis. iniciar o seu negócio e migrar para uma nova filosofia
de vida - a do trabalho remoto - exercendo sua
Sabendo disso preparamos este e-book com respostas profissão de qualquer lugar do mundo.
a uma série de questionamentos recorrentes de
futuros empreendedores.
Boa leitura!
1. O Que é Um Assistente Virtual?

1. O Que é Um Assistente Virtual?

Se você leu o livro “Trabalhe 4 Horas Por Semana” de Eles podem executar praticamente todas as atividades
Timothy Ferris já deve saber do que estou falando, mas administrativas de uma microempresa, principalmente
se você não leu ou nunca ouviu falar dos termos startups que contam com uma equipe enxuta e
“secretária remota”, “assistente virtual” ou “assistente necessitam ganhar escala. Em grandes empresas, se
pessoal”, inicialmente pode pensar que é um programa apresentam como uma ótima opção para substituir
de computador ou um aplicativo para smartphones férias, licenças ou até mesmo executar tarefas
como a Siri, Google Now ou Cortana… advindas de projetos.
Só que Não! Mas a principal sacada é que eles atendem uma

demanda de mercado que outrora não era suprida: a
Primeiramente é preciso esclarecer que todos estes de empresários e profissionais liberais que não
termos são sinônimos, embora eu prefira utilizar a possuem funcionários ou espaço de trabalho e querem
nomenclatura secretária remota para profissionais do se livrar das tarefas operacionais.
sexo feminino, e assistente virtual aos do sexo
masculino. Resumindo, eles executam aquelas atividades que
ninguém gosta de fazer...rsrs.
Mas eles são seres humanos como eu e você, com
alguma experiência em seu campo de atuação, e que Nos próximos capítulos você encontrará uma série de
fornecem a própria mão de obra para execução de atividades que estes profissionais executam.
serviços administrativos, comerciais e burocráticos de
forma remota. Possuem como missão proporcionar
mais tempo livre aos seus clientes.
2. Quanto Ganha Um Assistente Virtual?
2. Quanto Ganha Um Assistente Virtual?

Geralmente os assistentes virtuais regularizam-se Se você conseguir manter pelo menos 5 horas
como microempreendedor individual para fazer jus a produtivas em seu dia (aquelas que você dispensará
benefícios como auxílio doença, maternidade, trabalhando para seus clientes), durante 22 dias você
aposentadoria e para que possam emitir notas fiscais a terá produzido 110 horas.
seus clientes.
Se multiplicarmos as 110 horas pelo valor hora de R$
Enquadram-se como microempreendedor individual as 59,70, obtemos o montante mensal de R$ 6.567,00.
empresas que obtém faturamento anual de até R$
81.000,00 (oitenta e um mil reais), ou R$ 6.750,00 (seis Ou seja, um valor bem próximo do teto de R$ 6.750,00.
mil setecentos e cinquenta reais) mensais.
E quantos clientes você precisará para obter este
Mas será que é possível atingir este faturamento? faturamento?
Sim! Mas... Digamos que você ofereça um pacote de 10 horas/mês

para seus clientes, logo, serão necessários 11 clientes
Obviamente vai depender da sua capacidade de para preencher suas 5 horas produtivas/dia.
prospecção e organização do seu tempo.
Responda você mesmo: será que é possível encontrar
Vamos fazer uma conta rápida? 11 empresários que atualmente realizam as atividades
operacionais de sua empresa e estejam dispostos a
O valor da hora de um assistente virtual da Temporis é pagar R$ 597,00 por mês para alguém “desafogá-lo”?
de R$ 59,70 no pacote de 10 horas mensais.
3. Quem Contrata Este Tipo de Serviço?
3. Quem Contrata Este Tipo de Serviço?

Eu costumo brincar que só existem dois tipos de gastam o tempo pensando em como aumentar a
empresários: aqueles que já contratam assistentes rentabilidade dos seus negócios, como atender melhor
virtuais e os que ainda irão contratar...rsrs. seus clientes e como se diferenciar dos concorrentes.
Qualquer empresário precisa gerenciar seu tempo de Mas de um modo geral os principais profissionais /
forma eficaz e se concentrar mais em atividades que segmentos que procuram nossos serviços são:
evidenciem o desenvolvimento e o crescimento dos
seus negócios, mas a contratação de um funcionário • Área da saúde: dentistas, educadores físicos
CLT nem sempre é possível, seja pelos encargos sociais (personal trainer), médicos, nutricionistas, psicólogos,
e trabalhistas que o acompanha, ou pelo volume de entre outros;
atividades que nem sempre preenchem as 40 horas de
trabalho semanais. • Outras áreas: advogados, arquitetos, coach,
consultores, empreendedores digitais, micro e
Por isso, o serviço de assistente virtual e secretária pequenos empresários, professores, palestrantes,
remota é indicado para todas as pessoas físicas e entre outros.
jurídicas que querem delegar atividades para dispor de
mais tempo livre. • Pessoas físicas: executivos de grandes empresas,
atores, atletas, professores, cantores, youtubers,
Enquanto a concorrência gasta o tempo lendo e blogueiros, influencers, homens e mulheres que
respondendo e-mails, executando tarefas possuem uma vida corrida e necessitam do auxílio de
administrativas de 10, 15 minutos — mas que ao longo alguém para tarefas do dia-a-dia.
do dia podem consumir horas — estes empresários
4. Quais as Habilidades Necessárias?
4. QUAIS AS HABILIDADES NECESSÁRIAS?

Gestão do seu Tempo: a maioria dos profissionais Capacidade de autogerenciamento: para a maioria das
remotos não possuem somente um cliente, e tenho pessoas o fato de não ter um chefe “cuidando do seu
certeza que com você não será diferente. Por isso é trabalho” é muito motivador. Por outro lado, se você
muito importante você saber gerir o seu tempo de não tiver a capacidade de se autogerenciar, definir
modo a atender a demanda de todos eles conforme prioridades, horários para pausas e analise da sua
aquilo que acordaram em contrato. O maior motivo de produtividade, o sonho de trabalhar home office pode
descontentamento por parte dos clientes é o atraso na virar um pesadelo.
entrega das atividades.
Experiência corporativa: embora a geração dos
Disponibilidade e persistência são habilidades millennials seja conhecidA por sua capacidade de auto
imprescindíveis aprendizado, a experiência corporativa conta muito na
hora do cliente decidir contratar um “braço direito”
Apesar de ser um profissional remoto, você tem que para o seu negócio.
estar disponível para o seu cliente. Isso não quer dizer
que você terá de atender ligações e responder Não importa em qual área você tenha trabalhado,
Whatsapp de madrugada ou nos finais de semana, mas afinal, é aquilo que você fazia de melhor no mundo
dentro do horário que você definir, sua disponibilidade corporativo que irá diferenciá-lo no mercado de
é fundamental. assistentes virtuais e secretárias remotas.
5. Quais Atividades Posso Executar?

Nas próximas páginas apresentaremos 77 atividades que já foram delegadas pelos
clientes da Temporis aos Assistentes Virtuais
5.1. Tarefas Administrativas
5.1. Tarefas Administrativas

1. Apoio em webnars, apontando travamento do 13. Help Desk;
áudio/vídeo e separando as dúvidas mais 14. Negociação com fornecedores;
importantes dos ouvintes; 15. Organização das pastas em diretórios online;
2. Atender chamadas quando o cliente estiver em 16. Pesquisa de diligentes políticos por cidade/ estado/
reunião através do redirecionamento; partido;
3. Cadastro (inclusão e exclusão) de usuários/clientes 17. Pesquisa de produtos e serviços adequados a
em sistema; solicitação do cliente;
4. Comparativo de produtos e ferramentas para 18. Pesquisas diversas na internet;
tomada de decisão do cliente; 19. Pesquisa e convite a palestrantes para congressos;
5. Compra de produtos autorizados pelo cliente; 20. Planilhas de nível intermediário/avançado;
6. Controle da agenda do cliente; 21. Registro da marca no INPI;
7. Controle de Estoque e compra de materiais 22. Sinalização dos e-mails que dependam da resolução
faltantes; do cliente;
8. Cotação de hotéis, passagens aéreas e destinos; 23. Trabalhos básicos em Corel Draw e Corel
9. Cotação de produtos com fornecedores; Photopaint;
10. Digitação de dados em sistemas; 24. Transcrição de áudio/vídeo para texto;
11. Elaboração de minutas contratuais; 25. Verificar e-mails e dar respostas para dúvidas
12. Elaboração de slides; recorrentes.
5.2. Tarefas Comerciais

5.3. Tarefas Comerciais
26. Acompanhamento do funil de vendas através de sistemas online;
27. Elaboração, envio e follow up de propostas comerciais;
28. Recuperação de carrinho através de contato telefônico / Whatsapp e e-mail;
29. Análise e elaboração de relatório de conversão do funil de vendas;
30. Respostas de e-mails aos leads.
5.4. Tarefas Financeiras
5.4. Tarefas Financeiras

31. Análise dos resultados financeiros da empresa;
32. Baixa de pagamentos e cobrança de clientes inadimplentes;
33. Classificação e emissão da DRE;
34. Conciliação bancária ;
35. Controle do fluxo de caixa;
36. Emissão de notas fiscais em sistemas ou sites de prefeituras;
37. Gerenciamento das contas mensais em sistemas online ou em planilha;
38. Inclusão de contas a pagar no bankline;
39. Pagamentos diversos autorizados pelo cliente;
40. Verificação de depósitos / boletos pagos;
5.5. Tarefas de Marketing
5.5. Tarefas de Marketing

41. Acompanhamento do Google Analytics e 50. Pequenos ajustes em websites
Webmastertools com envio do sitemap;
51. Pesquisa de concorrentes através da internet
42. Automação de e-mail marketing através de
ferramentas de autoresponder; 52. Pesquisa de palavras-chaves relacionadas aos
negócios dos nossos clientes
43. Comentar publicações relacionadas ao negócio dos
clientes para provocar uma "impressão digital" na 53. Pesquisa e reserva de domínios
web;
54. Pesquisas em bancos de imagens/vídeos gratuitos
44. Criação de infográficos;
45. Criação de páginas de capturas e landing pages; 55. Programação e acompanhamento de palavras-
chaves no Google Alerts
46. Criação de UTMs de acordo com a campanha e o
local onde será publicado o conteúdo; 56. Publicação de conteúdo escrito pelo cliente no blog
ou em outras plataformas, com configuração básica
47. Criação, configuração e moderação de páginas no
SEO
Facebook e Linkedin;
48. Layouts e formatação de ebooks 57. Publicação de vídeos no Youtube com configuração
básica de SEO e moderação dos comentários
49. Higiene da lista de e-mails: correção de nomes, e-
mails, exclusão de usuários que não abrem, etc 58. Publicação, disseminação e acompanhamento de
conteúdo nas redes sociais
5.6. Tarefas Pessoais
5.6. Tarefas Pessoais
59. Agendamento de consultas; 65. Cotação de hotéis, passagens aéreas e

60. Anúncio de produtos usados no MercadoLivre, destinos;
OLX, grupos no Facebook, entre outros; 66. Cotações/compras;
61. Contato com Detran e outros órgãos para 67. Encaminhamento de currículo para vagas de
verificação de recursos de multa. interesse;
62. Contato com fornecedores de serviços de 68. Gerenciamento de e-mails;
telefonia, TV, Internet, Gás, etc.; 69. Pesquisa de itens de supermercado;
63. Controle de agenda; 70. Publicação de conteúdo nas redes sociais;
64. Controle de contas pessoais; 71. Suporte na organização de festas;
72. Transmissão de recados.
5.7 Tarefas de Recursos Humanos
5.7. Tarefas de Recursos Humanos
73. Acompanhamento de projetos/tarefas de equipe terceirizada;
74. Criação e atualização de currículos;
75. Controle de escala de trabalho de funcionários através de planilhas ou sistemas;
76. Publicação de vagas, recrutamento e seleção de currículos conforme exigências

do cargo;
77. Seleção de freelancers para criação de conteúdo ou outras atividades pontuais.
CONCLUSÃO
Conclusão
Parabéns, você chegou ao final deste e-book e concluiu com êxito esta etapa de conhecimento da
profissão de assistente virtual e já deve ter compreendido que ela se baseia em 3 pilares:
flexibilidade, empregabilidade e ganho recorrente.
Apresentamos neste e-book exatas 77 atividades que já foram delegadas por nossos clientes em
algum momento, mas na verdade a lista já passa de 100.
Você deve ter se identificado com várias delas, mas é certo que ainda existem muitas outras que
podem ser executadas por um assistente virtual ou uma secretária remota.
Aproveite sua experiência profissional e comece a listar mais atividades que já tenha executado e que
acredita ser útil para outros empresários, dando assim o primeiro passo para trabalhar de onde
quiser.
E se você se identifica com esta nova filosofia de trabalho eu sugiro que nos siga nas redes sociais,
pois sempre publicamos conteúdos desta relevância lá.
Bons Negócios!
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3. Quem Contrata Esse Tipo de Serviço?

4. Quais Habilidades Necessárias?

5. Quais Atividades Posso Executar?

5.2 Tarefas Comerciais

5.3 Tarefas Financeiras

5.4 Tarefas de Marketing

5.5 Tarefas Pessoais

5.6 Tarefas de Recursos Humanos

1. O Que é Um Assistente Virtual?

1. O Que é Um Assistente Virtual?

Só que Não! Mas a principal sacada é que eles atendem uma

2. Quanto Ganha Um Assistente Virtual?

2. Quanto Ganha Um Assistente Virtual?

Sim! Mas... Digamos que você ofereça um pacote de 10 horas/mês

3. Quem Contrata Este Tipo de Serviço?

3. Quem Contrata Este Tipo de Serviço?

4. Quais as Habilidades Necessárias?

4. QUAIS AS HABILIDADES NECESSÁRIAS?

5. Quais Atividades Posso Executar?

5.1. Tarefas Administrativas

5.1. Tarefas Administrativas

5.2. Tarefas Comerciais

5.3. Tarefas Comerciais

26. Acompanhamento do funil de vendas através de sistemas online;

27. Elaboração, envio e follow up de propostas comerciais;

28. Recuperação de carrinho através de contato telefônico / Whatsapp e e-mail;

29. Análise e elaboração de relatório de conversão do funil de vendas;

30. Respostas de e-mails aos leads.

5.4. Tarefas Financeiras

5.4. Tarefas Financeiras

5.5. Tarefas de Marketing

5.5. Tarefas de Marketing

5.6. Tarefas Pessoais

5.6. Tarefas Pessoais

59. Agendamento de consultas; 65. Cotação de hotéis, passagens aéreas e

5.7 Tarefas de Recursos Humanos

5.7. Tarefas de Recursos Humanos

73. Acompanhamento de projetos/tarefas de equipe terceirizada;

74. Criação e atualização de currículos;

75. Controle de escala de trabalho de funcionários através de planilhas ou sistemas;

76. Publicação de vagas, recrutamento e seleção de currículos conforme exigências

77. Seleção de freelancers para criação de conteúdo ou outras atividades pontuais.

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