Excel Básico ao Intermediário Versão 8.

Módulo 3 - Organização de Dados

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A Voitto Treinamento e Desenvolvimento

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Supervisão editorial: Thiago Coutinho de Oliveira

Versão 8.0

É PROIBIDA A REPRODUÇÃO

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mesmo transmitida por meios eletrônicos ou gravações sem a permissão,
por escrito, do editor. Os infratores serão punidos pela Lei n° 9.610/98.

Módulo 3 – Organização de Dados

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Neste módulo trabalharemos com o tratamento e organização dos dados.

3.1 Congelar Painéis

No Excel, é comum trabalharmos com planilhas muito grandes e constantemente precisamos

rolar a janela para baixo a ponto de não visualizar cabeçalho. Para solucionar esse problema,
existe um recurso bem simples chamado Congelar Painéis, que veremos a seguir.

Quando trabalhamos com base de dados, por exemplo: cadastro de clientes, registro de vendas,
controle de estoque e outros é quase que obrigatório esse recurso, pois ele auxilia a
identificação das informações do cabeçalho e evita erros de referência.

Exemplo 3 – Venda Artigos (Aba 1)

Uma pequena loja, cujo negócio é vender artigos para uma empresa de peças, pretende analisar
suas vendas. Para isso, os dados foram compilados em um registro de vendas com as principais
informações que o gerente julgou importante.

Para utilizarmos esse recurso: Selecione a célula C5 > clique na Guia Exibição > Congelar Painéis
> Congelar Painéis:

Podemos agora navegar pelos dados da planilha e notar que o cabeçalho continua fixo,
facilitando a identificação dos dados contidos na tabela.

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Dica Voitto:

No item congelar painéis, podemos ver outras duas opções: Congelar linha superior e
congelar primeira coluna (congelam apenas a primeira linha e a primeira coluna,
respectivamente). No caso da primeira opção, congela todas as linhas e colunas acima e
à esquerda da célula selecionada.

Caso queira voltar ao normal, na guia Exibir marque a opção Congelar Painéis >
Descongelar Painéis.

3.2 Classificação em Níveis

Muitas vezes recebemos uma base de dados na qual é necessário fazer uma ordenação dos
dados. Essa ordenação pode ser alfabética, numérica (crescente ou decrescente), por data e
outros. O Excel nos permite fazer uma classificação em vários níveis, sendo que a classificação
ocorre do primeiro para o último nível.

Dica Voitto:

A classificação de níveis é muito utilizada para organizar a sua base de dados. Logo, é
interessante utilizá-la para “agrupar” os seus clientes, ordenar os valores de
faturamento ou quantidade vendida.

Exemplo 3 – Venda Artigos (Aba 1)

Trabalhando ainda exemplo “Venda Artigos”, iremos classificar nossa base de dados. Para isso:

 Selecione a Guia Dados > Classificar;

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 No item Classificar por escolha a opção “Produto”;

 Clique em Adicionar Nível;
 Em seguida, na opção E depois por selecione “Quantidade”, Ordem “Do Menor para o
Maior” e clique em OK.

Você verá que os dados selecionados foram ordenados de forma crescente com base em
“Produto” como critério principal e em “Quantidade” como critério secundário, como mostrado
abaixo.

3.3 Autofiltro (Ctrl + Shift + L)

Filtrar é um meio fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados de uma lista. Ao
utilizar o filtro, o Excel exibe apenas as linhas que contêm um determinado valor ou que
atendam a determinadas condições de pesquisa denominadas “critérios”. O autofiltro serve
para filtrar uma lista rapidamente, ajustando o conteúdo de uma célula ou usando critérios
simples de comparação.

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Dica Voitto:

Quando utilizamos o filtro, deve ficar claro que os dados não mudam de ordem. Ocorre
apenas uma visualização diferente do “total”. Sendo assim, ao coletar informações
específicas de, por exemplo, um cliente, faça o filtro e depois utilize o Ctrl+C e cole
“valores” em outro espaço. Fazendo isso, você garante que não venham informações
a mais, além de fórmulas e referências da tabela filtrada.

Exemplo 3 – Venda Artigos (Aba 1)

No exemplo “Vendas Artigos”, o dono da loja pretende verificar o desempenho dos vendedores.
Além de entender melhor o processo das vendas, ele pretende estipular uma comissão com base
no valor total vendido.

Para criar o “Autofiltro” selecione qualquer célula dentro da tabela que se deseja trabalhar, vá
em Guia Dados > Filtro:

Observe que, ao clicar no botão, apareceram algumas setas ao lado do título de cada coluna.

Clique na seta da coluna “Vendedor” e veja as opções de filtragem. Selecione, por exemplo,
apenas o Vendedor “André Saraiva”.

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Dê OK e repare que em nossa tabela, aparecerão apenas as vendas do vendedor selecionado.

Navegue pelas setas de filtragem e veja as opções de filtragem já existentes no Excel.

Para desfazer os filtros, basta seguir o mesmo caminho para a criação destes: Dados > Filtro ou
clicar em Limpar.

Veja também:

Os filtros aparecem de acordo com os dados na base e cada coluna apresenta uma
característica diferente. No entanto, você pode recorrer a filtros que não são
padronizados no software. Esse recurso está disponível em Filtros de Texto, Filtros de
Número ou qualquer classe esteja trabalhando.

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Principais Erros:

O principal erro na Classificação de Dados e Filtros ocorre quando é feita a seleção de um

determinado conjunto de células de forma não proposital. Quando isso acontece, o Excel
entende que o filtro e/ou classificação devem ser aplicados apenas naquele intervalo.
Portanto, se for aplicar na tabela toda, selecione qualquer célula dentro da tabela que o
Excel já entende que o recurso será aplicado na tabela toda.

3.4 Validação de Dados

Ao trabalhar com planilhas, é comum cometermos erros de digitação ou mesmo a inserção de

um dado não compatível pelo usuário. Para minimizar esses erros, o Excel possui uma
ferramenta chamada “Validação de Dados”. Como desenvolvedor é possível impor algumas
regras de digitação e ainda enviar mensagens de alerta sobre o erro cometido pelo usuário.

Dica Voitto:

Se você deseja restringir o preenchimento a uma lista de produtos, procedimentos,

meses e outros, pode ser criada uma lista com esses critérios em algum espaço da
planilha para ser utilizada como referência para a validação de dados. Isso ficará mais
claro no exemplo a seguir.

Exemplo 3 – Controle de Estoque – Aba 2

Uma empresa que trabalha com a venda de vários tipos de produtos deseja fazer o controle de
estoques para saber quanto possui de cada produto em seu estoque. No exemplo abaixo, a
primeira tabela demonstra o controle de entradas e saídas e a segunda tabela o estoque total
da empresa. De acordo com as movimentações, o estoque é atualizado.

Para garantir que o controle seja realizado, a inserção de produtos, tipo de movimentação e
data da operação devem seguir algumas regras. Os produtos devem ser os mesmos contidos na
tabela de estoque total, a movimentação só pode ser entrada ou saída e a data deve ser maior
ou igual à hoje.

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Vamos inserir no campo de produto (B6:B23) uma validação de dados do tipo lista com os
produtos no estoque total (H7:H15). Para isso, selecione o intervalo (B6:B23) > selecione a Guia
Dados > Validação de Dados > Validação de Dados;

Veja que abriu a caixa de diálogo Validação de Dados na guia Configurações, cujos critérios
definiremos:

A configuração acima permite que no intervalo selecionado B6:B23 sejam inseridos apenas os
argumentos contidos na lista H7:H15. Sendo assim, nosso controle de entradas e saídas garante
que só serão inseridos produtos contidos no estoque.

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Para inserir o tipo de movimentação, trabalharemos com apenas dois tipos: Entradas, que
aumentam o estoque total, e Saídas, que reduzem o estoque total. Para inserir esses dois
argumentos, vamos selecionar o intervalo C6:C23 e clicar novamente na Guia Dados > Validação
de Dados > Validação de Dados. Em seguida, vamos definir a seguinte configuração:

Perceba que a opção de lista pode ser inserida a partir de uma lista já elaborada, semelhante à
o que fizemos anteriormente ou pode ser redigida, com os argumentos separados por ponto e
vírgula.

Como estamos trabalhando com produtos por unidade, não é possível retirar ou adicionar ao
nosso estoque partes fracionadas de produto, por exemplo, 0,5 Produto 1. Outra restrição é a
movimentação de produtos negativos, por exemplo, -1 Produto 1. Sendo assim, colocaremos
uma validação de dados que garanta a inserção apenas de valores inteiros e positivos.

Selecionaremos o intervalo D6:D23 e seguiremos o mesmo procedimento, porém as

configurações serão:

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Perceba que ao tentar inserir valores fracionados, a validação de dados não permite.

Essa mensagem de erro pode ser personalizada. Vamos criar o nosso próprio alerta de erro:

 Selecionar o intervalo (D6:D23) > Dados > Validação de Dados > Validação de Dados;
 Selecionar a aba “Alerta de Erro” e preencher os campos com os seguintes dados:

No campo “Estilo” existem três opções. Para o nosso caso, utilizaremos a opção “Parar”. Essa
condição não permite que sejam inseridos valores que não atendam a validação de dados
inserida.

Veja também:

Os outros dois tipos “Aviso” e “Informações” alertam sobre a não conformidade, porém
permitem a inserção dos dados.

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Para finalizar, a data da movimentação deve ser igual ou inferior a hoje, não podendo registrar
uma movimentação futura. Selecionaremos agora o intervalo F6:F23 e aplicaremos a seguinte
validação:

Para orientar os usuários, podemos inserir um alerta que auxilia no preenchimento. Ainda na
janela demonstrada acima, utilizaremos a aba “Mensagem de Entrada”.

Ao clicar em qualquer célula do intervalo selecionado, aparecerá o aviso para o preenchimento

correto:

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Agora vamos inserir alguns valores para ver o funcionamento do nosso controle de estoque e
olhar a variação do estoque final e valor em estoque.

Principais Erros:

A validação de dados não permite que sejam inseridos dados que não esteja nos critérios
definidos. No entanto, existem duas formas de a validação de dados não funcionar. A
primeira é quando você copia o conteúdo e uma célula e cola no intervalo da validação
de dados. A segunda é quando você cria a validação de dados em um intervalo já
preenchido. Logo, o dado permanecerá, mesmo que incorreto.

3.5 Proteger Planilhas

A proteção de planilha é usada basicamente para proteger determinadas partes do arquivo

contra remoções ou mudanças acidentais das fórmulas inseridas. Essa proteção torna-se
bastante útil, uma vez que, em alguns casos, podemos demorar horas produzindo uma fórmula
e esta pode ser removida acidentalmente a qualquer momento, principalmente se a planilha for
manuseada por mais de uma pessoa.

Para proteger a planilha, devemos primeiro decidir se queremos proteger a planilha inteira, ou
parte dela. O recurso de proteção permite que se proteja parte da planilha e que se liberem
outras partes, tais como áreas onde são lançados dados que precisam ser “acrescentados”
diariamente a um banco de dados, preservando-se as fórmulas, formatação, inclusão, exclusão
de linhas e colunas e etc.

Dica Voitto:

Muitos acreditam que a proteção de planilha com uso de uma senha resguarda
informações sigilosas presentes. No entanto, pessoas que possuem conhecimento um
pouco mais avançado podem desbloquear a planilha sem possuir a senha.

Isso torna-se possível com o uso do Visual Basic for Applications (apresentado no
módulo 6). Para quem já tiver conhecimento, basta pesquisar no Google por: “Macro
para desbloqueio de planilha” > copiar no ambiente VBA > executar.

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Exemplo 3 – Rateio – Aba 3

A empresa “Guloseimas” fabrica 20 tipos de biscoitos diariamente e precisa registrar e

acompanhar os custos e a produção. Em uma simples planilha é anotado, pelo pessoal do chão
de fábrica, a quantidade de biscoitos fabricados por dia para que se possa levantar corretamente
os custos dos mesmos.

Todas as células do Excel são bloqueadas por padrão. Logo, devemos selecionar o intervalo de
células o qual não desejamos proteger, que nesse caso é apenas a quantidade produzida, pois,
este campo deverá ser preenchido frequentemente pelo chão de fábrica. Neste caso, os outros
campos ficam inalteráveis, pois são dados fixos da empresa ou dados calculados.

 Selecione o intervalo C6:C25;

 Clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha a opção Formatar
Células;
 Acesse a Guia Proteção e desmarque a opção Bloqueadas, clicando em OK em seguida.

3.5.1 Protegendo a Planilha Inteira

Na guia Revisão selecione a opção Proteger Planilha:

Vamos colocar uma senha de fácil memorização para aprender o conceito. Na janela a seguir,
digite a senha 1234:

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Você pode simplesmente proteger a planilha, sem a utilização de senha. Veja que você pode
editar o que será permitido que o usuário faça com as células bloqueadas. Em nosso caso,
permitiremos que o usuário apenas selecione as células.

Portanto, clique em “OK”, redigite a mesma senha e clique em “OK” novamente. Faça um teste
agora tentando editar as células que não foram desbloqueadas e a células que foram
desbloqueadas. Desproteja a planilha para que possamos continuar nosso trabalho!

3.5.2 Protegendo uma planilha de modo que usuários específicos possam alterar campos
específicos

Outro recurso bastante interessante é o de bloquear a planilha e permitir que apenas alguns
usuários possam editar certos intervalos, ou seja, é como se criássemos usuários para um
arquivo com senhas diferentes.

Dica Voitto:

Hoje em dia, grande parte das empresas possuem um sistema intranet, em que vários
usuários acessam o mesmo arquivo. Em alguns casos, nem todas os departamentos
devem possuir acesso à todas as informações e ainda poder editar essas. Portanto, este
tipo de recurso pode ser utilizado para criar uma senha para cada departamento
(financeiro, comercial, recursos humanos e outros).

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Exemplo 3 – Rateio (Aba 3)

Consideremos que a coluna “Preço de Venda” possa ser editada apenas pelo escritório de
vendas. Para isso criaremos uma senha de edição que será disponibilizada apenas para esse
escritório.

Ainda na guia Revisão clique no botão Permitir a Edição de Intervalos;

Na tela a seguir, clique em Novo e preencha os campos conforme a figura abaixo, colocando a
senha 123:

Clique em OK, redigite a senha e OK novamente. Veja que a permissão foi criada:

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Clique em Proteger planilha e coloque a senha 1234 e finalize a proteção.

Agora, tente modificar qualquer célula da coluna “Preço de Venda”. Percebeu a diferença?
Agora o Excel permite que o usuário modifique a célula apenas com a senha criada para o
intervalo.

3.5.3 Protegendo uma pasta de trabalho

Você pode também proteger toda sua pasta de trabalho. Ao proteger uma pasta de trabalho,
você estará bloqueando a estrutura da pasta, de modo que as planilhas não possam ser
excluídas, movidas, ocultas, reexibidas, renomeadas e novas planilhas não possam ser incluídas.
Você pode também impedir que as janelas de uma pasta de trabalho sejam movidas,
redimensionadas, reexibidas ou fechadas.

Selecione a guia Revisão > Proteger Pasta de Trabalho;

Coloque a senha 1234 novamente e dê OK. Agora, tente modificar a estrutura da pasta de
trabalho, criando uma nova planilha por exemplo.

Desproteja nossa pasta de trabalho, clicando em “Proteger Pasta de Trabalho” e desmarcando

a opção “Proteger Estrutura e Janelas”.

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3.5.4 Protegendo um arquivo com senha

Ainda temos uma última opção de proteção, que é proteger o arquivo com senha. Esse é o
formato de proteção mais seguro, o qual limita o acesso ao arquivo. Vejamos:

 Selecione o menu Arquivo > Informações > Proteger Pasta de Trabalho > Criptografar
com Senha.

 Criptografar o conteúdo com a senha 123.

Dê um OK confirmando as senhas e salve o arquivo por cima do arquivo existente. Feche o

arquivo e tente abri-lo novamente. Agora, o Excel pede senha para abrir o arquivo.

Para retirar a senha, basta ir ao mesmo lugar, apagar a senha e salvar novamente por cima do
arquivo existente.

3.6 Consolidar Dados

Para resumir e relatar os resultados de planilhas separadas, você pode consolidar dados de cada
planilha separada em uma planilha principal. As planilhas podem estar na mesma pasta de
trabalho que a planilha principal ou em outras pastas de trabalho. Ao consolidar dados, você
está montando dados para que possa atualizá-los e agregá-los com mais facilidade.

Dica Voitto:

Lembre-se de que para utilizar este recurso, os dados a serem consolidados devem estar
em matrizes de mesmo tamanho e na mesma posição.

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Exemplo 3 – Resumo da Produção (Aba 4)

Abaixo temos o mesmo caso da Voitto Metais que vimos no Módulo 2, porém utilizaremos um
novo recurso para fazer o somatório das produções das peças.

 Selecione a célula C6;

 Na Guia Dados, clique no ícone consolidar. Veja a tela que vai aparecer:

 Em Referência, selecionaremos os dados a serem consolidados, que são os valores

contidos nas planilhas “Turno 1”, “Turno 2” e “Turno 3”.
 Selecione cada intervalo (um por um), sempre clicando em Adicionar, até que todos os
três estejam no campo Todas as referências. Marque também a opção de Criar Vínculo
com os Dados de Origem.

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 Clique em OK e veja o que vai acontecer.

Todos os valores foram somados (consolidados) na tabela “Resumo da Produção”. Veja agora
que interessante, apesar de parecer o mesmo resultado do nosso exemplo com “Referência 3D”,
existe um diferencial em consolidar os dados.

Repare que no lado direito do nome das linhas, apareceram 4 símbolos de “+”. Clique em um
deles para ver o que acontece.

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Veja que ao clicar, os dados que estão consolidados aparecem na planilha principal. Essa é a
grande vantagem de consolidar os dados, pois agora você pode exibir ou ocultar sempre que
quiser os dados detalhados ou consolidados.

Veja também:

Caso deseje apenas realizar a consolidação dos dados sem a visualização dos símbolos
“+”, basta desmarcar a opção criar vínculos com os dados de origem. Sendo assim, o
resultado será bem parecido com o que vimos no módulo 2.

Principais Erros:

Por tratar-se de uma consolidação de dados da tabela toda, muitas pessoas selecionam
todo o intervalo, porém só é necessária a primeira célula. Outro erro é tentar trabalhar
com tabelas de tamanhos diferentes e em posições diferentes.

3.7 Subtotais

Existe uma maneira muito prática de organizar planilhas muito extensas e gerar informações
dentro do Excel: é o comando Subtotais, encontrado na guia Dados. Ele organiza as planilhas por
blocos de informação, estes podem ser exibidos ou não. Quando ocultos, a planilha fica
simplificada e de fácil leitura. Quando exibidos, permitem observar os dados com mais detalhes.

Dica Voitto:

Ao utilizar o recurso de subtotais, os dados que você deseja calcular devem estar
ordenados, em outras palavras, devem estar classificados (recurso aprendido neste
módulo). Portanto, primeiro passo é verificar se os dados estão classificados e
agrupados para depois utilizar os subtotais.

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Exemplo 3 – Venda de Pneus (Aba 8)

A empresa “Pneumáticos Ltda.” possui operações em todas as regiões do Brasil. O gerente de

finanças deseja efetuar uma análise nos relatórios de vendas por região e por mês, mas essa
informação tem que ser entregue em menos de 10 minutos. Vamos agir a fim de obter esses
resultados de maneira ágil.

Temos aqui alguns dados referentes à venda de pneus tais como, região, mês e valor da venda.
Não é difícil de perceber que podemos juntar nossos dados em dois tipos de grupos: o grupo
“Região” e o grupo “Mês”.

Primeiramente, vamos fazer os agrupamentos por região:

 Assim como explicado anteriormente, pode ser selecionada apenas uma célula dentro
do intervalo que o Excel já entende que o recurso será aplicado na tabela toda;
 Em seguida, selecione a guia Dados > Estrutura de Tópicos > Subtotal e preencha os
campos conforme imagem abaixo:

Observe que vamos adicionar o subtotal em Vendas e separada por Região.

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Veja também:

Vimos acima o cálculo de subtotais por região. Agora, vamos testar os subtotais por mês.
Para isso, temos que fazer uma reorganização na base de dados de modo a ter uma
classificação por mês e não mais por região.

 Para isso, utilize o recurso Classificar na Guia Dados e escolha a coluna mês;
 Repita o procedimento de criar Subtotais;
 Como ficam os resultados com a nova classificação?

Principais Erros:

Um erro muito comum é o não agrupamento da categoria que se deseja calcular os

subtotais. Com os dados desorganizados, são calculados vários subtotais, pois este
recurso faz a soma de termos até aparecer um item diferente abaixo, ou seja, sem
agrupamento possuem diversos itens diferentes.

Outro principal erro é quando é feita a seleção incorreta da tabela, não aparecendo os
itens para o cálculo do subtotal. Portanto, sempre selecione apenas uma célula
qualquer na tabela que o próprio software irá expandir o intervalo de seleção.

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Desafio Voitto:

A empresa Voitto Materiais de Escritório possui três principais produtos que são vendidos
em quantidades consideráveis em suas quatro lojas. O gerente da loja solicitou a você que
seja criada uma restrição ao fornecimento de desconto para um valor máximo de 6%. A
segunda solicitação é apresentar o somatório do total vendido por loja.

l antes de aplicar o recurso. Logo, o Excel entende que é para aplicar o recurso apenas

3.8 Resumo do Módulo 3

• Congelar Painéis para fixação das informações no cabeçalho de banco de dados;

• Recurso de Classificar para ordenação e agrupamento de dados;
• Filtro para facilitar a localização de dados ou visualização de dados específicos;
• Bloqueio de planilhas;
• Consolidação de dados com a função SOMA (semelhante ao recurso do módulo 2);
• Subtotais para fazer cálculo de grupos de dados. Lembrar de classificar antes.

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