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Fundamentos de Excel
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Fundamentos de Excel Versão 7.0
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Versão 7.0
É PROIBIDA A REPRODUÇÃO
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Elmer Letterman
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Apresentação
Neste treinamento, iremos trabalhar desde planilhas mais simples a mais complexas, através da
aplicação de ferramentas e recursos do software, a fim de tornar possível sua compreensão e
uso prático.
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O Excel é um software do pacote Microsoft Office. Dessa forma, sua interface é a mesma dos
demais programas do pacote, como o MS Word e MS PowerPoint. A imagem abaixo mostra a
interface inicial do programa.
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Mais abaixo estão as Guias de Navegação. Elas agrupam uma série de funcionalidades em sua
estrutura, tal como outros aplicativos do MS Office.
O Excel trabalha por meio de linhas e colunas para realizar suas operações, sendo sua
arquitetura muito semelhante à de uma matriz. A essa estrutura dá-se o nome de planilha. A
planilha é uma estrutura bidimensional que possui suas referências em suas linhas e colunas.
Em sua totalidade, são 1.048.576 linhas e 16.384 colunas.
Denomina-se célula a interseção de uma linha e uma coluna. No exemplo acima, a célula
identificada é caracterizada pela marcação de sua linha e coluna, no caso, a célula C5.
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Primeiramente vamos aprender alguns recursos utilizados para formatar uma planilha. A
formatação é fundamental, pois através dela que organizamos visualmente as informações de
modo a facilitar a interpretação das mesmas por parte do receptor.
Ao clicar com o botão direito sobre uma célula, encontramos a opção “Formatar células...”:
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Pode ser acessado de forma mais rápida no menu Início, no topo da tela:
Fonte: Formatação do texto no que diz respeito à fonte, cor e tamanho das letras ou
números. Também são feitas formatações de borda e preenchimento (coloração do
fundo da célula).
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Borda: permite escolher o estilo de borda da célula, e opções como linha e cor.
As linhas de grade servem para auxiliar o usuário a visualizar o limite de cada célula, bem como
quais estão mescladas, no entanto, não aparecem numa impressão. Serão impressas apenas as
bordas aplicadas às células específicas, conforme demonstrado abaixo.
Dica Voitto:
As linhas de grade servem para auxiliar o usuário a visualizar o limite de cada célula, bem
como quais estão mescladas, e não aparecem numa impressão. Podemos eliminar a
aparição destas para poder melhorar visualmente o Excel. Clique na Guia Exibição >
Desmarque Linhas de Grade e veja como ficou!
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Inserir uma imagem no Excel é muito simples. Basta copiá-la de outra fonte qualquer e colar na
sua planilha, ou acessar o menu Inserir, e selecionar Imagem para buscar dentro do seu
computador.
Em diversos momentos precisamos imprimir nossas planilhas, e alguns recursos nos auxiliam a
obter o resultado desejado. Vamos acessar Arquivo > Imprimir > Visualização de Impressão
conforme mostra a figura:
Assim podemos visualizar como nossos arquivos serão divididos entre as páginas quando
impressos.
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Por muitas vezes é necessário realizar uma busca de algum caractere específico em toda a
planilha, ou mesmo substituí-lo. O comando Localizar e Substituir resolve essa questão. Basta
clicar em Página Inicial > Localizar e Selecionar > Localizar ou Substituir no canto direito da tela.
Essa ferramenta é muito útil, pois ao baixar dados de sistemas (principalmente estrangeiros), é
muito comum ocorrerem problemas de formatação. A troca do ponto “.” por vírgula “, ” , pode
ser muito útil, dado que alguns sistemas utilizam o sistema numérico americano.
Outra aplicação notória são os softwares comumente utilizados com o Excel, como o Minitab
(análises estatísticas) e Arena (simulação de eventos). Esses programas utilizam o sistema
americano, por isso, ao exportar dados do Excel é necessário fazer essa substituição.
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Basta localizar todos os pontos e substituí-los por vírgulas. Vamos utilizar o atalho Ctrl + U >
realizar o devido preenchimento > Substituir Tudo. Veja o resultado!
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Principais Erros:
Muitas vezes se faz necessário colar uma célula de uma maneira específica. Para isso, selecione
e copie a célula clicando em CRTL + C. Em seguida, vá à guia Página Inicial, clique na primeira
opção Colar.
Será aberta uma janela com algumas opções pré-definidas. Clique na última opção Colar
Especial.
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Essa opção permite colar células de diversas formas especiais. A opção colar Valores, por
exemplo, cola o valor que está na célula de origem, independente da forma como ele foi gerado.
Por exemplo, a célula de origem possui uma fórmula com o resultado de uma soma. Quando
copiamos e colamos Valor em outra célula, cola-se apenas o valor nominal do resultado.
Você se lembrará com certeza, ao aprendermos esse recurso, das inúmeras vezes em que
trabalhou com planilhas de Excel no Word e que, por causa de algumas pequenas modificações
na planilha original, teve que fazer todo o trabalho novamente.
Dica Voitto:
Este recurso é muito utilizado para relatórios de desempenho de projeto que são
elaborados ao decorrer deste, ou seja, os dados são atualizados frequentemente. Para
os estudantes existe uma grande aplicabilidade para o caso de trabalhos de disciplinas,
principalmente o trabalho de conclusão de curso.
Esse recurso é válido para todas as ferramentas da Microsoft!
A rede de supermercados ABC realiza operações em quatro regiões do país e pretende realizar
o levantamento de suas vendas por tipos de produtos.
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Com a planilha da “Empresa ABC” aberta, selecione as células B3 até G10 > Utilize o atalho CTRL
+ C.
Abra um arquivo novo no Microsoft Word para colarmos a tabela selecionada. Vá à Guia Página
Inicial e escolha: Colar > Colar Especial > Colar Vínculo. Selecione as opções da caixa de diálogo
como na figura a seguir:
Selecione OK e volte para nossa planilha do Excel sem fechar o Word. Para saber se o recurso
realmente funcionou, vamos alterar o valor da célula D8 para 50.000 e conferir se esse valor
também se alterou no documento em Word.
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Veja também:
Optamos por trabalhar com o gráfico no PowerPoint, pois recursos mais visuais
apresentam maior aceitação pelos ouvintes em uma apresentação. Já uma tabela,
visualmente, não tem tanta aceitação, sendo mais utilizadas em relatórios.
Principais Erros:
1.9 Fórmulas
O Excel realiza várias operações por meio de fórmulas. As Fórmulas são equações que realizam
cálculos matemáticos na planilha. Os dados a serem usados nas contas podem ser fornecidos
pelo usuário ou referências de outras células. Para caracterizar uma operação matemática na
célula, sempre devemos iniciar com “=”.
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Dica Voitto:
Conforme citado acima, os valores envolvidos em uma operação matemática podem ser
inseridos por você ou referenciando uma célula. A segunda opção é a mais indicada, pois
valores sempre estão sendo atualizados, por exemplo, taxa de inflação, taxa de juros e
outros. Logo, ter que alterar sempre esses valores na planilha gera enorme retrabalho.
Por isso, priorize a referência de células.
Sylvio Andrade trabalha em uma loja de cosméticos e realizou a venda de dois produtos em
quantidades diferentes. No entanto, ele deseja saber o valor total de unidades vendidas. Como
ele deve proceder?
Conforme mencionado, o primeiro argumento inserido é o “=” > selecionamos a célula B4 >
inserimos o “+” > selecionamos a célula C4 > aperte a tecla ENTER.
Para realizar operações de multiplicação utilizamos o “*” e para operações de divisão utilizamos
o “/”. Logo, vamos ver o caso anterior, porém realizando a multiplicação das quantidades dos
produtos. O resultado foi 150?
Veja também:
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1.10 Funções
São operações pré-definidas que operam sobre os valores das planilhas. Elas se estendem desde
funções simples até funções complexas, como estatísticas, financeiras, lógicas e outras.
Nesse caso, podemos recorrer às funções. Portanto, vamos digitar na célula G3 “=” > selecionar
a função SOMA > selecionar o intervalo C4:C33 > apertar ENTER.
Dica Voitto:
A seleção de células pode ser feita com o mouse ou segurando a tecla SHIFT e setas do
teclado.
No entanto, caso deseje realizar a seleção de um intervalo de forma rápida, podemos
utilizar o atalho CTRL + SHIFT + SETA. Neste caso, o Excel irá selecionar o intervalo todo
até achar uma célula vazia. Tome cuidado para não ter uma célula vazia no meio do
intervalo. Isso pode provocar erros em seus cálculos.
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Principais Erros:
Um erro comum é a utilização do ponto e vírgula “;” ao invés dos dois pontos “:” para
criar um intervalo de seleção. Perceba a diferença:
=SOMA(C4;C7) > Retorna a soma do valores C4 e C7 (180)
=SOMA(C4:C7) > Retorna a soma dos valores de C4 a C7 (291)
Desafio Voitto:
Stella é responsável por uma escola e deseja fazer as compras mensais. Como esse é um
dos seus muitos afazeres, ela resolveu computar as compras e fazer uma estimativa dos
gastos para maior controle.
O objetivo é encontrar o valor total das compras e, em seguida, Colar Vinculado essa
tabela no Microsoft Word, simulando um relatório de vendas.
No Desafio Voitto foi possível trabalhar boa parte dos recursos ensinados no módulo. No
entanto, para consolidarmos o conhecimento aprendido, segue um resumo dos principais
tópicos abordados no módulo 1.
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