14 Truques Simples Do Excel para Concluir Tarefas Repetitivas em Segundos

04/03/2024, 14:24 14 truques simples do Excel para concluir tarefas repetitivas em segundos
14 truques simples do Excel para

MICROSOFT EXCEL
concluir tarefas repetitivas em

segundos
Depois de memorizar, trabalhar em planilhas será muito mais
prático
+
BY VINY MATHIAS
Publicado 23 de Fevereiro de 2024 às 09:00
Usar planilhas do Excel pode ser uma experiência muito repetitiva e,
portanto, às vezes entediante. Porém, a ferramenta possui diversas
camadas de profundidade na hora de preencher documentos, e pode
facilitar nossa vida com seus inúmeros comandos e funções.
Neste artigo, compilamos alguns truques para economizar tempo ao lidar
com o Excel. Se você conseguir memorizá-los, trabalhar com suas
planilhas será muito mais fácil e rápido. O artigo original foi feito pelos
parceiros Xataka e Genbeta, portanto a tradução de alguns nomes de
espanhol para português podem estar ligeiramente diferentes.
https://br.ign.com/microsoft-excel/120115/news/14-truques-simples-do-excel-para-concluir-tarefas-repetitivas-em-segundos 1/17
1. Personalize atalhos rápidos
(Imagem: Xataka/Reprodução)
Nas versões mais recentes do Microsoft Excel, você pode economizar
tempo usando atalhos rápidos que aparecem na barra superior como
ícones. Esses atalhos padrão nos permitem ações como 'Salvar
automaticamente', 'Salvar', 'Desfazer' e 'Refazer', mas você pode
personalizá-los de acordo com suas necessidades.
Para fazer isso, clique na seta para baixo na barra superior e selecione os
itens que deseja incluir como atalhos rápidos. Se você quiser ocultar
algum atalho, basta desmarcá-lo. Dessa forma, você terá acesso mais
rápido aos recursos que utiliza com mais frequência.
2. Destacar duplicatas
(Imagem: Genbeta/Reprodução)
Às vezes é útil localizar e sinalizar dados repetidos em uma planilha do
Excel. Embora existam diferentes maneiras de fazer isso, a mais fácil é
usar o recurso de destaque de células de condição, que destaca
números duplicados.
Para aplicar este recurso, primeiro selecione as linhas ou colunas que
deseja analisar e depois mude para a guia ‘Início’ da barra superior do
Office. Em seguida, clique em ‘Formatação Condicional’ e no submenu
'Nova Regra'. Nesta parte você pode selecionar a opção ‘Valores
Duplicados’. Por fim, confirme a seleção clicando em 'Concluído'.
Você também pode escolher outros filtros como 'Valor Exclusivo' por
exemplo e determinar as cores do realce. O truque funciona tanto para
números quanto para palavras.
3. Classifique as células em ordem alfabética
(Imagem: Genbeta/Reprodução
No Excel, é muito útil poder ordenar uma tabela de dados em ordem
alfabética ou numérica para facilitar a interpretação dos dados e evitar
confusão. Para fazer isso, basta selecionar as células que deseja
classificar e clicar na guia ‘Início’ e em seguida em ‘Classificar e Filtrar’.
Nesta parte escolha se deseja ordenar de forma crescente (A a Z ou do
menor para o maior) ou decrescente (Z para A ou do maior para o
menor). Você também pode personalizar do seu jeito ao clicar em
'Classificação Personalizada'.
Se você deseja manter o relacionamento com células adjacentes,
selecione a opção ‘Expandir seleção’ quando solicitado pelo Excel. Dessa
forma, todas as informações que estão na mesma linha ou coluna da
célula que você está classificando irão junto com ela, mantendo a
consistência na tabela de dados.
4. Fixar uma coluna ou linha
Ao trabalhar com uma tabela Excel que contém uma grande quantidade
de dados, é comum ter que rolar horizontalmente ou verticalmente para
visualizar todas as informações. No entanto, isso deixa os cabeçalhos
das colunas ou linhas fora de vista, o que pode dificultar sua
interpretação. Para resolver esse problema, você pode definir
determinadas colunas ou linhas para permanecerem sempre visíveis.
Para fixar colunas ou linhas no Excel, primeiro selecione a coluna ou linha
que deseja fixar. Em seguida, vá até a aba ‘Exibir’ e clique na opção
‘Congelar Painéis’. No submenu que aparece, escolha a opção que
corresponde à sua necessidade: 'Congelar Painéis' irá fixar todas as
linhas e colunas selecionadas, 'Linha Superior' manterá sempre a primeira
linha visível e 'Primeira Coluna' manterá a primeira coluna visível. Dessa
forma, você pode trabalhar com seus dados sem perder de vista os
cabeçalhos das tabelas.
5. Alterar linhas para colunas
Se você possui uma tabela de dados que está originalmente em formato
horizontal ou vertical e deseja alterar sua orientação, o Excel possui uma
ferramenta para transpô-la, eliminando assim o problema de escolha
entre os eixos.
Para fazer isso, você deve primeiro selecionar todas as linhas e colunas
da tabela e copiá-las para a área de transferência usando a combinação
de teclas CTRL + C. Em seguida, selecione uma célula vazia e clique com
o botão direito para escolher ‘Colar Especial’. No menu que aparece,
selecione ‘Transpor Linhas e Colunas’ para inverter a orientação da
tabela, trocando linhas por colunas e vice-versa.
6. Saiba o número de dias entre duas datas
O Excel possui uma função para descobrir facilmente o número de dias
entre duas datas no documento. Para fazer isso podemos fazer usando a
função '=DIAS(data final;data inicial)'. Aí, basta substituir os caracteres
entre parênteses pela linha e coluna das células: como no exemplo da
imagem acima: '=DIAS(H4;G4)'
7. Transferir uma tabela de PDF para Excel
Planilhas do Excel geralmente são arquivos com extensão XLS ou XLSX,
mas às vezes você pode ter que lidar com situações em que recebe uma
tabela dentro de um arquivo PDF e precisa importá-la para o Excel.
Felizmente, o Excel possui uma ferramenta que pode ajudá-lo a obter
dados de arquivos .
Para utilizar esta ferramenta, a primeira coisa que você precisa fazer é
criar uma nova planilha em branco no Excel e depois acessar a aba
‘Dados’. Em seguida, selecione a opção ‘Obter Dados’ e escolha a opção
‘De um Arquivo’. Se você tiver a opção, escolha ‘De um PDF’. Caso
contrário, escolha 'Do texto/CSV'.
A seguir, escolha o documento PDF que contém a tabela que deseja
importar e clique duas vezes em seu nome. Uma prévia da tabela será
mostrada e você deverá selecionar o campo chamado ‘Tabela’ clicando
duas vezes e pressionando o botão ‘Carregar’.
8. Inserir bordas diagonais em uma célula
O Microsoft Excel mantém as opções de configuração das bordas de uma
célula sempre visíveis na aba 'Início', mas existem opções avançadas
onde encontramos outros tipos de bordas. Por exemplo, você pode
adicionar uma borda diagonal a uma célula.
Selecione a célula;
Na guia 'Início', clique na seta do botão 'Bordas';
Escolha 'Mais bordas';
Na visualização, clique no meio da célula.
9. Inserir menu suspenso
Se você deseja garantir que os dados da sua tabela Excel sejam
homogêneos, uma opção é criar uma lista fechada de valores possíveis
para um determinado campo. Dessa forma, os usuários só poderão
escolher um valor de uma lista pré-determinada em vez de digitar os
dados que desejarem. Para fazer isso, você pode criar uma lista
suspensa em uma célula.
Comece selecionando uma célula.
Clique na aba 'Dados'.
Selecione 'Validação de dados'.
Escolha 'Lista'.
Digite os itens que deseja que apareçam na lista, separados por
vírgula e sem espaços. Exemplo: 'azul,vermelho,roxo,rosa'. Neste
caso, ao clilcar na célula, você só poderá escolher dentre essas
quatro opções de cores (não utilize ponto final após o último item.
10. Automatize o Excel com macros
Se você usa o Microsoft Excel com frequência, pode ser necessário
realizar tarefas repetitivas ao trabalhar com planilhas. Uma maneira de
economizar tempo e evitar erros é usar macros do Excel. Macros são uma
ferramenta que permite gravar uma série de ações realizadas no Excel e
reproduzi-las quando necessário.
Para criar uma macro, você deve ir até a aba ‘Exibir’ na barra superior e
selecionar ‘Macros’. Em seguida, você precisa escolher a opção ‘Gravar
Macro’ e dar um nome e um atalho a ela. Depois de fazer isso, você
poderá realizar as ações que deseja que sejam registradas na macro da
planilha. Quando terminar, pare de gravar.
Quando quiser usar a macro, basta pressionar o atalho de teclado
atribuído a ela. O Excel repetirá automaticamente as ações registradas na
macro, economizando muito tempo em suas tarefas.
11. Mantenha os números começados em zero
Quando você tenta digitar um número que começa com zero no Microsoft
Excel, o programa remove automaticamente o zero à esquerda, o que
pode ser um problema se você realmente precisar mantê-lo.
Para corrigir isso, você pode adicionar um apóstrofo antes do número
que começa com zero para que o Excel o reconheça como um valor de
texto em vez de um número. Por exemplo, se você quiser digitar 021, no
Excel você deve digitar '021. Assim o 0 permanece na célula.
12. Corrigir texto automaticamente
Abra o menu 'Arquivo';
Clique em ‘Opções’ e digite ‘Revisar’;
Pressione 'Opções de Autocorreção';
Adicione o texto que deseja substituir em ‘Substituir’ e o texto a ser
usado em ‘Com’;
Basta confirmar para salvar as alterações.
13. Preencha células com dados recorrentes
Às vezes trabalhar com Excel pode ser extremamente repetitivo, pois
você lidará com fórmulas e procedimentos muito recorrentes para
completar documentos. Porém, com o simples comando CTRL + Shift + E
você pode completar o texto automaticamente com o 'Preenchimento
Relâmpago'.
CTRL + Shift + E é usado para completar células com uma sequência de
caracteres que já apareceu em outra célula. Dessa forma, você não
precisará escrever à mão dados específicos para uma coluna.
Se tivermos uma coluna em que aparece uma lista com o nome completo
de algumas pessoas, outra apenas com o nome e outra coluna apenas
com os sobrenomes, você pode completar as colunas de nome e
sobrenome separadamente apenas digitando o primeiro nome ou
primeiro sobrenome.
Continuando com este exemplo, depois de escrever o primeiro nome,
desça até a próxima célula da coluna, pressione CTRL + Shift + E e você
verá como todas as células da coluna são preenchidas apenas com o
caractere do nome completo lista. O mesmo acontecerá com a tabela de
sobrenomes.
14. Adicione todos os números em uma tabela
Se você está fazendo trabalho de contabilidade, esta função será muito
útil para você, pois apenas selecionando as células que deseja adicionar
e pressionando o comando ALT + =, a soma de todos os números será
exibida na linha vazia de células que você tem logo abaixo ou ao lado.
Este truque simples é uma abreviatura da fórmula de adição do Excel,
embora com este atalho você possa executar esta função com muito
mais rapidez.
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