Excel Avançado Prof.

Badaroth - FAECO

3 Subtotais

Esse recurso do Excel nos permite realizar totalizações em planilhas.

Suponha que você queira gerar um relatório de vendas, subtotalizando por dia.

Abra o arquivo “Subtotais” para resolver este problema.

É necessário classificar a tabela pela coluna em que você deseja agrupar. No nosso

exemplo seria necessário classificar a tabela por data, mas observe também que no

exemplo acima a tabela já está classificada, se não estivesse, seríamos obrigados a

classificá-la. Muito bem, agora vamos usar o recurso subtotais.

1. O primeiro passo é selecionar a tabela inteira (clique dentro da tabela e pressione

CTRL asterisco), feito isso clique na guia Dados – Subtotal, será apresentada a tela

abaixo:

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2. Na caixa de combinação “A cada alteração em:” são apresentados todos os títulos

das colunas. Selecione Data, pois queremos que quando mudar a data ele totalize.

3. Na caixa de combinação “Usar função:” são apresentados todas as funções

disponíveis. Selecione Soma, pois queremos que sejam somados os valores.

4. Na caixa de combinação “Adicionar subtotal a:” são apresentados todos os títulos

das colunas. Selecione Valor total, pois queremos que a coluna somada seja ela.

5. A caixa de seleção Substituir subtotais atuais deve ser ativada quando a tabela

já estiver com algum subtotal e você quiser substituir os subtotais já apresentados pelos

que você está fazendo agora. No nosso caso (1o. exemplo) deixe desativada.

6. A caixa de seleção Quebra de página entre grupos deve ser ativada se quiser que

o Excel coloque, automaticamente, uma quebra de página após uma mudança da coluna

indicada na caixa de combinação A cada alteração em. No nosso exemplo quando mudar

de data.

7. A caixa de seleção Resumir abaixo dos dados deve ser ativada se quiser que os

dados sejam totalizados abaixo de cada quebra e o total geral abaixo da tabela.

Observe como ficou a nossa tabela após aplicação do recurso estudado.

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Note que do lado esquerdo da tabela, quando apresentada com subtotais, são

apresentados símbolos – e +. Esses símbolos servem para aplicar nos subtotais filtros de

visualização (exibição). Clique no sinal de – (subtração) e observe que o conjunto de linhas

associadas é ocultado e é apresentada apenas a linha de totalização correspondente ao

conjunto. O sinal de adição volta a apresentar as linhas que estavam ocultas.

Observe também que além dos sinais + e – existe no início dessa coluna os números 1, 2 e

3. Clique neles e faça sua conclusão.

Exercício: faça os subtotais dos produtos mostrando apenas o total para cada produto e

o total geral.

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4 Validação

Permite que os dados digitados em células obedeçam a regras previamente estabelecidas.

Abra o arquivo “Validação” e use a planilha “Boletim” para resolver este problema.

Imagine que você está preenchendo uma planilha de notas escolares, e que as notas devem

ser sempre numéricas e devem variar entre 0 (zero) e 10 (dez).

No exemplo acima, a área com sombreamento amarelo deve receber as notas das

atividades de cada disciplina. Durante a digitação é provável que o operador cometa um

erro de digitação e coloque, por exemplo, uma nota 65 quando seria 6,5. Para resolver

esse problema a garantir que as notas devem variar entre 0 e 10, inclusive as duas,

proceda assim:

1. Selecione a área correspondente. No nosso exemplo selecione a área amarela.

2. Clique na guia Dados – Validação de Dados. Será apresentada a tela abaixo.

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Note que a janela Validação de dados

possui 3 (três) guias. Na primeira guia

você especifica a validação em si. A

segunda guia você define uma

mensagem de entrada, ou seja, quando

você clicar na célula, será apresentada

uma mensagem de orientação. A

terceira guia serve para que você defina o nível de bloqueio.

Definindo uma validação Decimal

3. Clique na caixa de combinação Permitir e escolha a opção Decimal, pois, as notas

inseridas podem ser decimais.

4. Clique na caixa de combinação Dados e selecione está entre, pois, o valor de

cada nota pode variar dentro de um intervalo.

5. Clique nas caixas de texto Mínimo e Máximo, especificando os limites 0

(mínimo) e 10 (máximo).

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Ajustando uma mensagem de entrada

6. Clique na guia Mensagem de Entrada e sob o título “Título:” digite um título

para a mensagem de entrada e sob o título “Mensagem de entrada:” digite um

texto para orientar o usuário, conforme tela abaixo.

Orientação para a prática

A configuração de uma mensagem de entrada só é utilizada na prática quando a validação

é feita numa célula onde se recebe um parâmetro, ou coisa parecida. A colocação de

mensagens de entrada em células próximas (região) numa tabela não fica muito boa, pois,

a cada célula a ser preenchida a mensagem de entrada se repete se tornando cansativo.

Definindo o nível de bloqueio

7. Clique na guia Alerta de erro

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8. Digite o título e a mensagem de erro:

O Excel oferece 3 (três) níveis de bloqueio. Em todos eles você pode colocar um texto

para ser lido pelo usuário, quando for cometido um erro no preenchimento da célula. O

primeiro deles e o mais “rígido” é o Estilo Parar. Esse nível inibe totalmente a transcrição

de dados para célula se o valor estiver contrariando a validação.

O segundo um pouco mais flexível.

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O terceiro dará apenas uma informação.

9. Teste todas opções e escolha o nível de bloqueio que achou mais adequado para

o exercício e coloque uma mensagem apropriada para cada situação.

A validação de dados não serve apenas para números decimais, use validação para criticar

o preenchimento de células com: Número inteiro, Data, Hora, Comprimento do texto e

também com Listas e Fórmulas.

Validação de Lista

No arquivo “Validação” use a planilha “Lista” para resolver este problema.

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Observe que os nomes dos produtos estão digitados ao lado da tabela. Para garantir que

durante a digitação do nome do produto vendido não seja transcrito de forma errada,

faremos uma validação de Lista.

Para resolver esse problema:

1. Selecione na tabela a área onde os nomes dos produtos serão digitados (coluna

B, abaixo do título Produto).

2. Feita a seleção, clique no Guia Dados – Validação de Dados.

3. Na guia Configurações selecione Permitir: Lista e na caixa de texto Fonte

defina a área da tabela onde já estão digitados os nomes de todos os produtos

(lista).

4. Depois de definir, opcionalmente, Mensagem de Entrada e Alerta de Erro,

clique no botão OK e vamos testar.

5. Clique numa das células onde foram inseridas validações de lista e note a

presença de uma “setinha”, clique na setinha e veja a caixa de combinação.

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5 Atingir Meta

Esse recurso tem o objetivo de fazer uma célula atingir um determinado valor, variando

uma outra célula. Naturalmente, a célula que irá atingir determinado valor deve ter uma

fórmula, e que a célula que irá variar deve fazer parte do cálculo.

Abra o arquivo “Atingir Meta” para resolver este problema.

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A célula da Média dos itens tem uma função estatística de média, que é calculada de

todos os itens acima. Para solucionar o problema, utilizaremos o recurso Atingir Meta do

Excel e estabeleceremos quanto seria aplicado em Brindes para obter uma determinada

média.

Solução do Atingir Meta

1. Clique na célula que tem a fórmula de média.

2. Clique na guia Dados – Teste de Hipóteses – Atingir meta.

3. Definir célula: Indique a célula que tem a média, como estava na célula que tinha

a função, ela já aparece correta.

4. Para valor: Defina o limite a ser atingido. No exemplo 350,00.

5. Alternando a célula: Indique a célula que tem (ou terá) o valor a ser gasto em

brindes.

6. Depois de pressionada a tecla OK, a célula média passou a ter R$ 350,00 e a

célula que tem o valor dos brindes passou a ter R$ 500,00.

7. As limitações do atingir meta são visíveis, a principal é que somente uma célula

pode variar.

Atingir Meta para encontrar o resultado desejado ajustando um valor de entrada

Se você conhece o resultado que deseja obter de uma fórmula, mas não tem certeza

sobre o valor de entrada necessário para chegar a esse resultado, use o recurso Atingir

Meta.
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Por exemplo, suponha que você precise de algum dinheiro emprestado. Você sabe o quanto

precisa, por quanto tempo deseja pagar o empréstimo e quanto pode pagar por mês. Nesse

caso, você pode usar Atingir Meta para determinar que taxa de juros precisa fixar para

atender à sua meta de empréstimo.

Observação: Atingir Meta funciona somente com um valor de entrada de variável. Se

quiser aceitar mais de um valor de entrada; por exemplo, o valor do empréstimo e o valor

do pagamento mensal de um empréstimo, use o suplemento Solver.

Vamos examinar o exemplo acima, passo a passo.

Como você deseja calcular a taxa de juros do empréstimo necessária para atender à sua

meta, use a função PGTO. A função PGTO calcula um valor de pagamento mensal. Nesse

exemplo, o valor de pagamento mensal é a meta que desejamos atingir.

1. Vá para Plan2 neste mesmo arquivo “Atingir Metas”.

2. Adicione alguns rótulos à primeira coluna para facilitar a leitura da planilha:

Na célula A1, digite Valor do Empréstimo.

Na célula A2, digite Prazo em Meses.

Na célula A3, digite Taxa de Juros.

Na célula A4, digite Pagamento.

3. Em seguida, adicione os valores:

Na célula B1, digite 100000. Esse é o valor que você deseja pedir emprestado.

Na célula B2, digite 180. Esse é o número de meses no qual você deseja liquidar o

empréstimo.

Observação: Embora você saiba o valor desejado para o pagamento, não o insere como

valor porque ele é um resultado da fórmula. Em vez disso, adiciona a fórmula à planilha e

especifica o valor de pagamento em uma etapa posterior, ao usar Atingir Meta.

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4. Em seguida, adicione a fórmula para a qual você tem uma meta. No exemplo, use

a função PGTO:

Na célula B4, digite =PGTO(B3/12;B2;B1). Essa fórmula calcula o valor do

pagamento. Nesse exemplo, você deseja pagar R$ 900,00 por mês, mas não insere

esse valor porque pretende usar Atingir Meta para determinar a taxa de juros e

Atingir Meta requer que você comece com uma fórmula.

A fórmula faz referência às células B1 e B2, que contêm valores que você especificou nas

etapas anteriores. A fórmula também faz referência à célula B3, que é onde você irá

especificar que Atingir Meta deve inserir a taxa de juros. A fórmula divide o valor em

B3 por 12, porque você especificou um pagamento mensal e a função PGTO assume uma

taxa de juros anual.

Como não há nenhum valor na célula B3, o Excel assume uma taxa de juros de 0% e, usando

os valores no exemplo, retorna um pagamento de R$ 555,56. Você pode ignorar esse valor

por enquanto.

5. Por fim, formate a célula de destino (B3) de forma que ela exiba o resultado

como uma porcentagem. Guia Página Inicial, no grupo Número, clique em

Porcentagem.

6. Clique em Aumentar Casas Decimais ou Diminuir Casas Decimais para definir o

número de casas decimais.

7. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de Hipóteses

e, em seguida, clique em Atingir Meta.

8. Na caixa Definir célula, insira a referência para a célula que contém a fórmula

(fórmula: uma sequência de valores, referências de células, nomes, funções ou

operadores em uma célula que juntos produzem um novo valor. Uma fórmula

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sempre começa com um sinal de igual (=)) que você deseja resolver. No exemplo,

essa referência é a célula B4.

9. Na caixa Para valor, digite o resultado da fórmula desejado. No exemplo, esse

valor é -900. Observe que o número é negativo porque representa um

pagamento.

10. Na caixa Alternando célula, insira a referência para a célula que contém o valor

que você deseja ajustar. No exemplo, essa referência é a célula B3.

Observação: A célula alterada por Atingir Meta deve ser referenciada pela fórmula na

célula que você especificou na caixa Definir célula.

11. Clique em OK. O recurso Atingir Meta é executado e gera um resultado, como

mostra a ilustração a seguir.

Valor do Emprésimo R$ 100.000,00

Prazo em Meses 180
Taxa de Juros 7,02%
Pagamento -R$ 900,00

6 Cenários

Cenários fazem parte de um conjunto de comandos chamado de ferramentas de teste de

hipóteses. Ao usar cenários, você realiza um teste de hipóteses.

O teste de hipóteses é o processo de alteração dos valores nas células para ver como

essas alterações afetarão o resultado das fórmulas na planilha. Você pode usar cenários

para criar e salvar diferentes conjuntos de valores e alternar entre eles. Também pode

criar um relatório de resumo de cenários, que combina todos os cenários em uma planilha.

Por exemplo, pode criar vários cenários diferentes de orçamento que comparam vários
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níveis de renda e despesas possíveis e, em seguida, criar um relatório que o permita

comparar esses cenários lado a lado.

Esse tópico é muito interessante porque permite que você crie situações para estudos

de caso. Imagine que em uma determinada empresa composta de 3 (três) diretores, houve

uma reunião para decidir como seriam os gastos para o ano de 2013. Foi criada uma tabela

no Excel para que cada diretor preencha as células de acordo com sua opinião. O problema

é que depois que os dados são preenchidos por um diretor, eles devem ser impressos e

depois apagados para outro diretor possa lançar seus dados. Resolveremos esse problema

com ajuda do recurso Cenários. Guardaremos as respostas de cada diretor num cenário,

esse cenário terá um nome, e quando nós quisermos voltar a ver as respostas de um dos

diretores, e só mostrar o cenário que corresponde a suas respostas. A planilha abaixo foi

concebida para receber as respostas dos diretores.

Abra o arquivo “Cenários” para resolver este problema.

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1. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de Hipóteses

e, em seguida, clique em Gerenciador de Cenários.

2. Será apresentada uma tela informando que nenhum cenário foi definido, clique

no botão Adicionar e será apresentada a tela abaixo:

3. Clique na caixa de texto “Nome do cenário: ” e digite o nome Depto Financeiro

4. Clique na caixa de texto “Células variáveis: ” e indique todas as células que

serão preenchidas pelo 1o. diretor, inclusive o nome dele na célula B12.

5. Clique no botão OK. Será apresentada agora uma tela onde você vai digitar os

dados que correspondem às respostas do diretor (células variáveis).

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6. Após o preenchimento, clique no botão OK ou adicionar (adicionar um novo cenário).

7. Faça isso para cada diretor, Dr. Rafael Bastos do Depto de Marketing e Dr. Marcelo

Tás do Depto Pessoal. Simule alguns valores nas células variáveis.

8. Após a criação dos cenários, você pode, através da tela Gerenciador de cenários,

voltar a exibir os dados de um determinado cenário (mostrar), adicionar um novo

cenário (adicionar), excluir um cenário que não quer mais (excluir), alterar dados de

um cenário (editar), mesclar e resumir. Clique no botão Mostrar e veja os cenários de

cada Diretor.

9. Dê um clique no botão Resumir.

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10. Escolha o Tipo de relatório: “Resumo do cenário” e nas Células de resultado:

clique em B10, depois OK.

11. Foi criada uma nova planilha denominada Resumo do Cenário onde você ainda

tem as opções de Subtotal no lado esquerdo da tela. Clique nos botões + e – e

veja o que ocorre.

Exercício: suponha que existam dois cenários de orçamento: um cenário no pior dos casos

e um cenário no melhor dos casos. É possível usar o Gerenciador de Cenários para criar

ambos os cenários na mesma planilha e então alternar entre eles. Para cada cenário,

especifique as células que são alteradas e os valores a serem usados para esse cenário.

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Quando você alternar entre os cenários, a célula de resultado será modificada para

refletir os diferentes valores das células variáveis.

No arquivo “Cenários”, para resolver este problema use Plan2.

1. Digite os valores do Pior caso nas células variáveis

Células variáveis Célula resultante

2. Digite os valores do Melhor caso nas células variáveis

Células variáveis Célula resultante

3. Depois de criar ou coletar os cenários necessários, crie um relatório de resumo

de cenário que incorpore informações desses cenários. Relatório de resumo do

cenário deverá ficar assim:

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Observação: Relatórios de cenário não são automaticamente recalculados. Se você

alterar o valor de um cenário, essas alterações não aparecerão em um relatório de resumo

existente. Em vez disso, será necessário criar um novo relatório de resumo.

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