Guia Prático

ERP SIAGRI AgriManager

Compras
 1. CADASTRO DE PERFIS DE PESSOAS

Dentro do AgriManager, qualquer pessoa ou entidade que mantenha algum tipo de

relacionamento com a empresa detentora do sistema é cadastrada no “CADASTRO GERAL DE
PESSOAS”. Vale lembrar que uma pessoa pode deter vários perfis dentro do sistema, que já traz
uma lista de alguns perfis já cadastrados.
Caso o usuário queira adicionar algum perfil à lista basta ele seguir os seguintes passos.

Passo 1: Na aba lateral, segue-se o caminho no módulo Administrativo Financeiro:

Tabelas e Cadastros >> Pessoas >> Perfis de pessoas. Assim como a Figura 1.0 a seguir

Figura 1.0

Após clicar no caminho citado basta seguir os passos para adicionar um novo perfil ao
grupo de perfis na tela como demonstra a Figura 1.1

Figura 1.1
 1.1 Inclusões de perfil de solicitante a uma pessoa cadastrada

Para que uma pessoa possa fazer a tarefa de solicitação de compra de algum material
dentro do sistema, é necessário que ela tenha em seu cadastro o perfil de solicitante, para
adicionar o perfil basta seguir os seguintes passos no módulo (“Administrativo/Financeiro” >>
Tabelas e Cadastros >> Pessoas >> Cadastro Geral de Pessoas) assim como mostra a Figura
1.2:

Figura 1.2

Após clicar, aparecerá a tela da Figura 1.3, seleciona a pessoa a quem se quer adicionar
o perfil de solicitante assim como mostrado abaixo:

Figura 1.3

Feito isso, escolha o perfil de solicitante na tela que irá aparecer e assim salve no
cadastro da pessoa.
 2. SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Para fazer uma solicitação de compra, o usuário deverá seguir o seguinte caminho
dentro do módulo “Administrativo/ Financeiro” ( Compras >> Solicitação de compras) assim
como mostra a Figura 2.0:

Figura 2.0

Clicando no caminho indicado aparecerá a tela da Figura 2.1:

Figura 2.1
 Nesta tela, o usuário irá criar uma solicitação de compra, clicando no botão indicado
pela seta no quadro superior da Figura 2.1. Fazendo isso o cursor irá para o grid do quadro
superior permitindo inserir as informações referentes á solicitação, como demonstrado abaixo
na Figura 2.2:

Figura 2.2

Para criar a solicitação, o usuário deverá inserir o nome do requerente (lembrando

que somente as pessoas que tiverem o perfil de solicitante aparecerão no campo), o local de
entrega daquela solicitação e o Centro de Resultado que incorrerão os custos daquela
solicitação. Vale observar que no canto superior esquerdo do grid aparecerá um número (1 no
exemplo acima) esse número é gerado automaticamente e serve para identificar a solicitação.
 Após criar a solicitação, o usuário deverá adicionar os itens que estão sendo requeridos.
É possível adicionar mais de um item em uma mesma solicitação, assim como mostra a Figura
2.3:

Figura 2.3

Como se pode notar na Figura 2.3, foi solicitado mais de um material para a Solicitação
de Compras Nº2. Para fazer essa operação basta estar com a solicitação selecionada no grid
superior da tela e clicar no botão no canto inferior direito, que assim irá abrir uma nova
linha para a adição de um novo item.

2.1 Solicitando um material que ainda não foi cadastrado.

O AgriManager permite que o usuário faça solicitações de compras de itens que ainda
não foram cadastrados, esse tipo de operação permite agilizar o processo e evita que
solicitações fiquem paradas ou até mesmo que rotinas paralelas ao sistema sejam criadas.
Para solicitar itens não cadastrados, o usuário deverá inserir o número “0” no campo do
código do material, assim como a quantidade e a unidade em que ele deverá ser comprado.
No campo de observação, ele deverá descrever o material para que posteriormente ele seja
cadastrado pela pessoa responsável pelos cadastros. A tela da Figura 2.4 ilustra esse tipo de
situação:
 Figura 2.4

Como mostra a tela anterior, dentro da solicitação de compra “N°3” o usuário solicitou
uma “Caixa de grampo ¾” conforme está descrito na observação.

2.2 Validando o material.

Como visto no item 2.1, foi solicitado um material que ainda não está cadastrado no
sistema. Para cadastrá-lo, o usuário deverá selecionar o material com código “0” e,na parte
superior da tela, clicar em “Ações” >> “Validação do material”. Feito isso, irá aparecer a tela de
cadastro de materiais onde será cadastrado o material, substituindo o item “0” pelo novo
material cadastrado, assim como demonstra a tela da Figura 2.5:

Figura 2.5

Após clicar em “Atualizar para novo código, a substituição será feita. Feito isso, clica-se
em “cancelar” a janela se fechará e a tela de Solicitações de compra aparecerá novamente.
 2.3 Autorizando uma solicitação de compras.

Em algumas empresas a estrutura hierárquica impõe a necessidade de autorização para

uma Solicitação de Compra. O AgriManager permite aos usuários parametrizar essa opção.
Caso esteja parametrizado para que haja liberação de solicitação, o processo é bem simples.
Primeiramente, a pessoa responsável pela autorização deverá possuir a permissão
equivalente dentro do seu escopo de acesso (contatar o Supervisor do sistema). Ela deverá
entrar na tela de Solicitações de Compra e visualizar a seguinte situação:

Figura 2.6

Na Figura 2.6, há uma solicitação de número “2” onde são requisitados dois itens (133
e 134). No grid superior encontramos as informações de quem está requerendo essa compra, o
local de entrega e o centro de resultado ao qual ela se remete. O campo “Situação” indica que
esta solicitação está pendente, significando que ela ainda não foi cotada.
O usuário que abrir essa tela poderá visualizar todas as solicitações que estão
pendentes, que já foram atendidas ou que foram canceladas. Para isso basta ele clicar na aba
“Critério de Seleção” que está localizada no canto esquerdo inferior da Figura 2.6 e assim
utilizar os vários tipos de filtros para efetuar a sua busca.
 Para liberar a solicitação de compra, o usuário deverá selecionar a solicitação e clicar no
botão , localizado acima do grid superior da tela. Feito esse procedimento teremos
a seguinte situação na tela, conforme a Figura 2.7:

Figura 2.7

Após realizada a liberação, a linha do grid onde está localizada a solicitação já liberada,
mudará de outra cor. Esse parâmetro irá diferenciar as solicitações liberadas das não liberadas.
Para cancelar a liberação de uma solicitação o usuário deverá clicar no botão
com a solicitação selecionada.
 3. DEFINIÇÃO DE COTAÇÕES

Com a solicitação de compras liberada, o próximo passo será definir quem será o
comprador dos itens. Esse processo é feito na tela de “Definição de cotações” a qual está
representada pela Figura 3.0:

Figura 3.0

Para definir o comprador basta selecionar o item no grid e clicar no botão

localizado na parte superior da tela da Figura 3.0 . Vale lembrar que é possível selecionar mais
de um item com o botão os botões “Ctrl” e “Shift” para itens que forem ser comprados pelo
mesmo comprador.
Após clicar no botão com os itens selecionados, o cursor irá automaticamente para
o campo “Comprador”, aonde aparecerá a lista dos usuários cadastrados com perfil de
compradores, para que seja feita a seleção.
Após o comprador está selecionado haverá uma mudança de cor na linha do grid onde
os itens estavam selecionados, isso indica que o mesmo está pronto para que seja iniciado o
processo de cotação.
 3.1 Iniciando processo de cotação

Para adicionar os itens em cotação é necessários que eles estejam selecionados e clicar
no botão . Para retirar um item da cotação basta selecioná-lo e clicar em .
O botão serve para ativar uma cotação corrente. Essa opção é usada quando se sai
da tela sem terminar o processo de cotação ou se não quando quer ir para uma outra cotação
diferente.
Com a cotação selecionada deve-se clicar no botão para que seja dado inicio no
processo de registro de preços.
A tela da Figura 3.1 é onde serão adicionados os fornecedores e será feito o registro de
preços:

Figura 3.1

Se repararmos na parte superior da tela terá vários botões, os quais serão descritas as
funções a seguir:

Este botão tem a função de adicionar fornecedores pré-cadastrados para o

processo de cotação, clicando nele aparecerá a tela da Figura 3.2, aonde deve-se
escolher o fornecedor que participará da cotação. Vale lembrar que podem participar da
cotação de um a vários fornecedores. O processo de adição é o mesmo;
 Figura 3.2

Caso o fornecedor não esteja cadastrado, o usuário poderá clicar no botão e

será levado para a tela de cadastros de pessoas.

Este botão tem a função de retirar um fornecedor da cotação, para que isso seja
feito basta estar com o fornecedor selecionado e clicar nesse botão;

Este botão tem a função de exportar os dados da cotação corrente para o

Microsoft Excel;

Este botão abre uma tela que irá ajudar bastante o comprador, a tela é
demonstrada na Figura 3.3:
 Figura 3.3

Nessa tela o usuário poderá visualizar o histórico de compras por material no período
em que ele definir, podendo definir também o fornecedor o qual ele deseja visualizar. Na
parte inferior da tela temos um gráfico do tipo Preço X Compra;

Este botão tem a função parecida do botão de “Histórico de preços” porém ele
serve para mostrar quais fornecedores já venderam o item que está em cotação;

Este botão tem a função de imprimir a cotação;

Este botão tem a função de, ao final do processo, gerar a(s) ordem(ens) de
compra;

Esse botão tem uma função importante: Serve para agregar dados globais á
cotação, ou seja, para que o usuário informar o frete total da cotação caso ele exista, ou
se não para inserir um desconto global, que pode ser de forma Percentual (%) ou de
forma escalar (R$), isso varia de acordo com a negociação do fornecedor.

É importante lembrar que para que sejam inseridas essas informações, o usuário deverá
estar com o fornecedor selecionado dentro da cotação e clicar no botão “Dados Globais
da cotação” e assim abrirá a tela da Figura 3.4.:
 Figura 3.4

Nessa tela deve-se inserir as informações necessárias de acordo com a negociação, caso
a informação seja referente à fretes, deve se clicar no botão , caso seja
referente a descontos deve-se clicar em e seguir
respondendo as perguntas feitas pelo programa.
É importante frisar que nessa tela o usuário deve definir o prazo de pagamento que
pode ser por datas fixas aonde a máscara utilizada deverá ser do tipo do exemplo que se
segue (01/01/12;01/02/12) ou se não em quantidade de dias pré-determinada do tipo
(30/60);

Este botão acessa a tela de Ordens de Compra, que será vista mais á frente neste
documento;

Esse botão tem a função de alterar a quantidade do item cotada, que poderá ser
alterada sempre para uma quantidade inferior à quantidade solicitada e nunca para
uma quantidade superior.
Em alguns casos, durante um processo de cotação, poderá surgir a necessidade de se
comprar um mesmo item de dois fornecedores diferentes. Para fazer isso deve-se clicar
no botão de alteração da quantidade cotada e definir qual será a quantidade a ser

comprada de um fornecedor e então clica-se no botão também conhecido como

“Desdobrar item”. Feito isso o programa irá criar mais uma linha dentro da cotação
com o mesmo item, permitindo que o usuário possa comprar o ítem em dois
fornecedores diferentes.

Este botão tem a função de autorizar um item da cotação. Ao clicar no mesmo,
após cotar o item em um fornecedor, os campos “Autorizado por” e “Autorizado em”
serão preenchidos, conforme Figura 3.5 abaixo:

Figura 3.5

Estes dois botões servem para enviar e receber a cotação por e-mail para
os fornecedores selecionados, esse processo será explicado posteriormente em um
manual específico.

Este botão tem a função de abrir o relatório “Monitor do Material”;

Este botão tem a função de atalho para a tela “Cadastro de Materiais”;

Este botão tem a função de atalho para a tela “Cadastro de Bens”;

Este botão tem a função de abrir o relatório “Disponibilidade do Material”;

Este botão tem a função de abrir o relatório “Rotatividade do Estoque”;

3.2 Registro de preços.

Com os fornecedores selecionados (nesse exemplo usaremos dois) deve-se dar um

duplo clique no grid onde está determinado para inserir o preço de cada item e assim
preencher os dados referentes ao item nos campos como mostra a Figura 3.6:
 Figura 3.6

É importante frisar que os dados a serem inseridos nessa etapa são referentes a uma
unidade de produto que está sendo cotada. Por exemplo o frete se for inserido nessa etapa,
será multiplicado pela quantidade de itens especificados na cotação.

3.3 Selecionando os itens

Após inserir o preço dos itens, o programa faz uma comparação entre eles, e sinaliza
qual deles está com um preço menor. Assim como mostra a tela da Figura 3.7:

Figura 3.7

Para selecionar o item que deverá ser comprado, basta clicar no quadradinho em frente
ao preço, e apertar a tecla “V” do teclado. Lembrando que é possível selecionar itens de
fornecedores diferentes, desde que eles não estejam na mesma linha do grid. Com os

fornecedores definidos e selecionados com a tecla “v”, basta clicar no botão que uma ou
mais ordens de compra serão geradas.
Nesse exemplo foram geradas duas ordens de compras.
 4. ORDENS DE COMPRA

Para visualizar as ordens de compras que foram geradas o usuário deverá clicar em
“Ordens de Compras” na aba lateral do AgriManager. A tela da Figura 4.0 abrirá:

Figura 4.0

Essa tela trará as informações das ordens compras. O usuário poderá visualizar várias

ordens de compras (OC)incluídas no sistema, através do botão onde

ele terá várias opções de busca para as OC que deseja visualizar.
Na coluna “Situação” no grid superior da tela da figura 3.1 a situação “Pendente”
indica que os itens que foram comprados naquela OC ainda não chegaram no destino correto,
se a situação for “Finalizada” indica que a OC foi cancelada e se estiver “Atendida” indica que
os itens chegaram a seu destino.
Algumas empresas optam por ter um processo de autorização de ordens de compra.
Para autorizar uma OC basta o usuário com acesso de “Autorizante” selecionar a OC e clicar no

botão . Vale ressaltar que depois de autorizada a OC não pode ser

mais editada, somente se for desautorizada.
Depois de autorizada a linha no grid onde está situada a OC mudará de cor,
diferenciando assim as ordens liberadas das não liberadas.