Projeto Secretaria Acadêmica Digital

Digitalização de documentos da matrícula

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Para que serve este manual?

Este “Manual de Orientação para Digitalização de Documentos” foi desenvolvido com o intuito de orientar, de forma rápida e simples, como
deverá ser realizada a digitalização de documentos para atender às necessidades que se apresentarem a partir da implantação da SeAD –
Secretaria Acadêmica Digital na Uniube.

Esclarecemos que é necessário bastante cuidado para a realização do procedimento de digitalização dos documentos e de inserção desses
documentos no SGA, no intuito de se evitar erros que possam gerar a necessidade de retrabalho ou que afetem a disponibilidade ou visualização
dos documentos no sistema.

Atenção! Caso não consiga solucionar suas dúvidas neste manual, você também pode entrar em contato com a equipe
de supervisores de polos (para a EAD) ou no setor da DSA - Matrícula (para o presencial).
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Sumário
Para que serve este manual? ....................................................................................................................................................................................................................................... 2

1. Digitalizar e certificar os documentos ................................................................................................................................................................................................................... 4

1.1. Conferir os documentos já anexados com os originais ........................................................................................................................................................................................ 5

1.2. Digitalizar os documentos em PDF/A ................................................................................................................................................................................................................... 5

1.3. Anexar ou substituir arquivos digitalizados no sistema ........................................................................................................................................................................................ 6

1.4. Certificar internamente o documento digital ....................................................................................................................................................................................................... 10

1.5. Enviar para conferência e aprovação ................................................................................................................................................................................................................. 17

1.6. Atualizar lista de documentos pendentes ........................................................................................................................................................................................................... 17

1.7. Devolver os documentos físicos ao aluno .......................................................................................................................................................................................................... 17

Conclusão ................................................................................................................................................................................................................................................................... 18
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1. Digitalizar e certificar os documentos

Esse processo ocorre logo após a realização da matrícula do candidato, e será detalhado a seguir:
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1.1. Conferir os documentos já anexados com os originais
Se o aluno já anexou os documentos no sistema e estão legíveis (sem cortes, borrões), o colaborador deverá conferir as imagens
anexadas para garantir que conferem com os documentos originais que o aluno deverá apresentar nesse momento.

É necessária muita atenção durante o procedimento de conferir com os originais, pois esses
documentos irão para a pasta definitiva do aluno e possuirão valor legal/jurídico.

1.2. Digitalizar os documentos em PDF/A

Se o aluno não anexou os documentos ou estão ilegíveis, o colaborador deverá digitalizar os documentos originais que o aluno deve
apresentar no momento da matrícula e fazer a substituição do arquivo no sistema.
A digitalização do documento deve ser individual, ou seja, um arquivo do tipo PDF para cada documento apresentado. Se o mesmo
documento possuir mais de uma página ou frente/verso, a digitalização deve ficar em arquivo único no formato PDF.

Caso a qualidade do documento digitalizado não esteja boa, a digitalização

deverá ser realizada novamente até que a qualidade esteja adequada para a
leitura e armazenamento do documento.
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1.3. Anexar ou substituir arquivos digitalizados no sistema
Nessa etapa o colaborador deverá acessar o sistema SGA Administrativo Web para fazer o envio dos arquivos, conforme descrito nos
passos a seguir.

Passo 01: Acessar o módulo SGA Administrativo Web – menu Digitalizações – menu Digitalização de documentos:

Passo 02: Informar o número do RA (Registro Acadêmico) do aluno ou CPF e clicar no botão “Buscar”:
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Passo 03: Clicar no botão “Acessar a pasta” de acordo com o curso no qual deseja inserir a documentação:

A subpasta de documentos pessoais será a mesma para todos ingressos de um mesmo aluno. Por
exemplo: se o documento de identidade já foi digitalizado para o curso “A”, não precisará ser inserido
novamente para o curso “B”, salvo os casos de atualização.
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Passo 04: Clicar sobre o grupo de documentos que irá inserir no sistema:

Passo 05: Selecionar o tipo de arquivo que será digitalizado: imagem ou PDF:

Ao marcar a opção imagem, os formatos permitidos serão JPG, JPEG ou BMP (BITMAP) e você poderá inserir
mais de um arquivo por documento, clicando na opção de “mais anexos”. Ao enviar o sistema unificará essas
imagens num arquivo do tipo PDF.
Ao marcar a opção PDF, você poderá inserir apenas um arquivo por documento. Portanto se o documento tem
mais de uma página, certifique-se de que foram digitalizados num arquivo único e no formato PDF.
Fique atento ao configurar o tipo de arquivo no aparelho de escâner.
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Passo 06: Selecionar o arquivo correspondente ao documento na pasta local do computador, ou arrastar o arquivo no local
correspondente dentro do sistema:

Passo 07: Após selecionar todos os arquivos, clicar no botão “Enviar” que está no final da linha do documento:
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1.4. Certificar internamente o documento digital
Após o envio dos documentos digitalizados no sistema, é necessário realizar a certificação digital nestes mesmos documentos. Dessa
maneira, o colaborador que recebeu o documento e realizou a conferência com os originais é responsável por certifica-los digitalmente
e para isso deverá realizar os passos a seguir no primeiro acesso ao sistema de certificação digital:

Passo 01: Acessar o sistema SGA Administrativo WEB com a matrícula e a senha, e depois clicar no menu Digitalizações – Certificado
Digital Uniube:
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Passo 02: Inserir os dados solicitados na tela e clicar em “Gerar novo certificado”. Neste passo você vai definir uma senha para o seu
certificado digital que será utilizada toda vez que você assinar digitalmente um documento da Uniube.

Passo 03: Fazer o download do arquivo que é o certificado digital. O arquivo ficará na pasta de downloads do seu computador e é
representado pelo símbolo de um certificado com uma chave:
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Passo 04: Acessar o portal de assinatura da Uniube clicando no menu Certificação de Documentos ou pelo endereço:
uniube.br/certificacaodigital:

Passo 05: Na tela que se abrirá, entre no sistema com o usuário, que no caso da EAD será o e-mail do polo, e senha do portal de
assinaturas. Se você não tem o usuário e senha do portal, entre em contato com o seu gerente da área.

Atenção: no caso dos Polos EAD, o usuário e a senha do portal de assinaturas será único para todos os
funcionários do polo. Portanto, se houver a troca de senha do portal de assinaturas, é importante informar
a todos que precisam acessar esse sistema no polo.
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Passo 06: Depois de acessar o portal de assinaturas, clicar no item “Certificados” (ícone de uma chave) e depois no botão “Novo”:

Passo 07: Preencher o tipo de certificado, que neste caso é tipo A1, digitar a senha que você cadastrou no SGA quando criou o certificado
e anexar o arquivo que você realizou o download (arquivo do tipo PFX). Depois clique em “Adicionar certificado”:
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Atenção: se houver o desligamento de um funcionário do polo, que estava cadastrado para assinar
documentos, é necessário remover o certificado digital do ex-funcionário, trocar a senha do sistema de
assinaturas e compartilhar a nova senha com os demais funcionários que precisam acessar.

Passo 08: Clicar no menu “Documentos a assinar” (ícone da casa), pesquisar pelo RA do aluno, selecionar todos os documentos que
deseja assinar e clicar no botão “Assinar”.

Antes de assinar os documentos, consulte o relatório de digitalização que está disponível no SGA
Administrativo Web – menu Digitalizações. Assine somente aqueles documentos que você foi responsável
pela conferência com os originais.
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A assinatura poderá ser em lote:
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Ou clicando para visualizar o documento é possível assiná-lo ou rejeitá-lo individualmente:

Para que o processo da matrícula seja mais rápido, você pode fazer a certificação digital nos documentos
em lote e próximo do final do expediente (uma vez ao dia). O importante durante a entrega dos documentos
é a conferência com os originais e a digitalização com qualidade.
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1.5. Enviar para conferência e aprovação
Assim que o colaborador realizar a assinatura digital dos documentos do aluno, o próprio sistema enviará para o setor de
Documentação realizar a conferência e aprovação.

Enquanto o documento digitalizado não receber a certificação digital, ele não seguirá no fluxo de
conferência para o setor de Documentação. Dessa forma o aluno continuará com a pendência de
documento enquanto o fluxo de assinaturas e conferência não for completado. Estabeleça uma rotina de
certificação dos documentos no seu dia-a-dia para que não haja atrasos.

1.6. Atualizar lista de documentos pendentes

No sistema de protocolo de entrega de documentos, informar quais são os documentos que foram entregues pelo aluno no momento
da matrícula. Gere apenas uma via do protocolo, assine e entregue ao aluno.

1.7. Devolver os documentos físicos ao aluno

Os documentos originais devem ser digitalizados no momento da matrícula e devolvidos ao aluno logo em seguida, evitando assim o
recebimento de papel e extravio de documentos.
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Conclusão
Esperamos que, após a leitura desse manual, você esteja pronto para contribuir significativamente com um processo de matrícula mais rápido,
seguro e moderno.
As mudanças aqui descritas foram elaboradas com o foco em nossos alunos, que prezam por qualidade e rapidez nos serviços.

Queremos a sua participação ainda maior com a missão da Uniube:

“Promover o ensino e a geração de conhecimento, formando o profissional compromissado com uma sociedade justa. ”

Até o próximo manual e bom trabalho!

Equipes DSA e PMO/DTI.