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Um Enfoque Prtico
So Paulo 2000
Um Enfoque Prtico
Monografia de concluso do curso de Ps-Graduao em Gesto Empresarial da Escola Trevisan para Dirigentes de Empresa
II
AGRADECIMENTO Agradeo ao meu orientador pelo apoio e forte incentivo para o estudo de um caso real que me possibilitou a excelente oportunidade de aliar teoria prtica.
III
RESUMO SINELLI, Evanilda Rocha. Usando a Contabilidade como Instrumento de Gesto Empresarial um enfoque prtico, 2000, Monografia do curso de Ps-Graduao em Gesto Empresarial da Escola Trevisan para Dirigentes de Empresa. O presente trabalho foi desenvolvido para profissionais envolvidos em gesto empresarial. Tem como objetivo apresentar a contabilidade como uma importante ferramenta para a gesto eficaz. Ela deve ser usada pelo empresrio que deseja melhorias de qualidade, reduo de custos e aumento da rentabilidade na sua empresa.
IV PREFCIO
1. INTRODUO 1.1 Apresentao 1.2 1.3 1.4 Justificativa Objetivos Metodologia ........................................................................... ........................................................................... ........................................................................... ........................................................................... 10 11 12 13
2.
A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE GESTO 2.1 2.2 2.3 A Viso da Contabilidade pelo Empresrio A Contabilidade como Aliada ...................... 16 17 20 21 22
........................................... .................................
................................................................. .................................................................
3.
UM ESTUDO DE CASO : EMPRESA PRESTADORA DE SERVIOS 3.1 3.2 Caractersticas da Empresa Desenvolvimento do Trabalho ........................................... ......................................... . ........................................... 26 27 27
3.2.2 O Modo de Desenvolvimento 3.2.3 Anlise dos Relatrios Contbeis 3.3 3.4 Problemas Encontrados Alternativas Propostas
26 26 31 33
4.
CONSIDERAES FINAIS
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
VI
PREFCIO
VII PREFCIO
A escolha do tema A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE GESTO EMPRESARIAL deu-se por dois motivos. O primeiro foi ter modificado minha viso da Contabilidade, durante os ltimos de trabalho, a partir do momento em que assumi novas responsabilidades quando passei a ocupar posio gerencial.
Habituada a precisos controles dirios de caixa e previses a mdio prazo, me interessei em saber como conciliar as informaes financeiras que eu possua com os balancetes de verificao, com os demonstrativos de resultados e balano anual, apresentados pelo contador da empresa.
Anlise de Balanos. Durante e atravs o desenvolvimento do mdulo Controladoria e Custos, do curso de Ps-Graduao em Gesto de Empresas da Faculdade Trevisan, mdulo este to bem explanado pelo meu orientador Ulisses Copi Junior, meu interesse pelo tema foi reavivado e aumentado.
VIII
O segundo motivo para a escolha do tema foi ter recebido, logo aps iniciar o curso de Ps-Graduao, duas solicitaes para apoiar dirigentes de pequenas empresas - prestadoras de servios - na gesto de seus negcios. Aps contatos e avaliaes preliminares, percebi a excelente oportunidade que tinha diante de mim de aliar teoria prtica. Decidi prestar meus servios empresa que apresentou, no primeiro momento, maiores problemas de caixa e gesto.
A partir dessa deciso, iniciei o trabalho de assessoria empresa escolhida. O resultado dessa assessoria encontra-se na presente monografia que foi estruturada de modo que o leitor possa de forma seqencial, ir se familiarizando com a problemtica, tcnicas, ferramentas e meios de aplicao de solues para a questo-problema
No poderia finalizar esse prefcio sem antes agradecer s empreendedoras que me fizeram a solicitao de assessoria e que, ao abrir as portas da empresa ao meu trabalho, deram oportunidade a maior desenvolvimento profissional, possibilitando adicionar slida prtica teoria do curso. A elas, meu especial agradecimento.
INTRODUO
10 1. INTRODUO
1.1
Apresentao
A competitividade atinge hoje todas as reas : indstria, comrcio e servios. O consumidor de um modo geral est mais inteligente e em conseqncia mais exigente, busca e quer qualidade e preo. As empresas tem que estar atentas a essas
A ferramenta gesto empresarial deve ser conhecida e utilizada pelo empresrio que deseja melhorias de qualidade, reduo de custos e aumento de
rentabilidade em sua empresa. Muitas so as ferramentas que possibilitam uma gesto eficaz. Nesse trabalho, abordaremos a CONTABILIDADE como uma dessas ferramentas : US-LA COMO INSTRUMENTO DE GESTO EMPRESARIAL.
A contabilidade decisorial um sistema integrado de informaes de natureza econmico-financeira orientado para apoiar a direo das empresas em suas decises.1
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1
11 1.2 Justificativa
O empresrio deve estar sempre informado sobre a situao de sua empresa no mercado. A necessidade de tomada de deciso uma constante em relao a vrias situaes. Por exemplo :
A empresa est dando lucro ou prejuzo ? O capital empregado est sendo remunerado satisfatoriamente ? A empresa deve continuar nas condies atuais ? A empresa deve ser ampliada ? A empresa deve mudar o foco dos negcios ?
Assim, os gestores das empresas esto constantemente diante de situaesproblemas e devem decidir sobre as melhores estratgias de gerenciamento.
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1.3
Objetivos
Quando o proprietrio de uma empresa est questionando a viabilidade do empreendimento, h necessidade de antes de qualquer tomada de deciso visando sua continuao, venda, fuso, encerramento, ou qualquer outra opo possvel, faa uma anlise detalhada do seu negcio.
A Contabilidade, alm de ser a linguagem do mundo dos negcios, fornece dados para a tomada de deciso, numa economia que cada dia exige mais competncias em gesto.
fazer um levantamento completo da situao econmico-financeira da empresa em questo, com apresentao de diagnstico e alternativas,
possibilitar aos empreendedores perceber a importncia da Contabilidade na Gesto, para conhecimento do negcio e deciso quanto ao rumo a tomar.
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1.4
Metodologia
Levantamos, para esse trabalho, duas hipteses de abordagem : uma terica e outra prtica. Optamos pela segunda, pois tnhamos recebido, previamente, dois convites para assessorar pequenas empresas prestadoras de servios com dificuldades financeiras. Optamos por assessorar a que se encontrava numa anlise preliminar, aparentemente, em situao financeira mais delicada e com problemas de gesto mais graves.
Na execuo deste trabalho buscamos nos valer de algumas tcnicas, entre elas, citamos as seguintes :
Pesquisa bibliogrfica Livros de contabilidade como instrumento de anlise, gerncia e deciso foram usados para edio de toda a parte terica do trabalho.
Experincia profissional Com experincia profissional de aproximadamente 14 anos na rea administrativa e financeira, adquiri experincia em elaborao e anlise de relatrios contbeis e gerenciais, bem como na gesto de empresas.
Uso de planilhas A fim de gerar, como resultado final deste trabalho, ferramentas de fcil utilizao, para anlises em geral e de variveis para tomada de deciso, fiz uso de planilhas eletrnicas, atravs de software de amplo uso, disponvel
no mercado.
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Buscamos com a adoo dessa metodologia, tendo como base uma empresa real, gerar a sustentao necessria para apresentar o uso da Contabilidade como instrumento de gesto empresarial.
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2.
2.1
Para muitos empresrios totalmente despreocupados com a rea econmicofinaceira, a Contabilidade somente necessria para atender s exigncias fiscais. Especialmente os proprietrios de empresas de pequeno porte, que o Imposto de Renda dispensa de fazer Contabilidade, esto pouco interessados em fazer, conhecer e analisar relatrios contbeis.
No entanto, enfrentando presses e vendo-se diante de srias dificuldades no gerenciamento de sua empresa, o empresrio se pergunta o que deveria fazer para no s manter sua empresa em equilbrio, como tambm fazer com que d lucro e cresa saudvel.
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Hoje, numa economia cuja estabilidade monetria se faz presente, em que a margem de lucro foi sensivelmente reduzida, as empresas necessitam mais do que nunca de uma boa administrao. Aos poucos, muito lentamente, os empresrios
esto percebendo que, sem controle, no h sade financeira e que os relatrios necessrios ao processo decisrio, so fornecidos pela Contabilidade. Sem ela, no h dados, sem dados no se pode elaborar relatrios e sem eles a interpretao da situao da empresa no possvel, o que impede uma tomada de deciso coerente e sustentada.
2.2
A Contabilidade, sabemos, a linguagem universal dos negcios e seu objetivo principal o de permitir a cada grupo principal de usurios a avaliao da situao econmica e financeira da entidade, em sentido esttico, analisar os fatos ocorridos, bem como fazer inferncias sobre suas tendncias futuras "(grifos do autor) 1.
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Marion, Jos Carlos. Contabilidade Empresarial. 8a ed. So Paulo:Atlas - 1998 - Pg. 128
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-> Contabilidade Financeira : a contabilidade geral, necessria a todas as empresas. Fornece informaes bsicas aos seus usurios e obrigatria para fins fiscais... -> Contabilidade de Custos : Est voltada para o clculo e a interpretao dos custos dos bens fabricados ou comercializados, ou dos servios prestados a empresa. -> Contabilidade Gerencial : Voltada para fins internos, procura suprir os gerentes de um elenco maior de informaes, exclusivamente para tomada de decises...
2
A falta de viso da Contabilidade Gerencial como Ferramenta de Gesto tem levado muitas empresas a enfrentar grandes e srias dificuldades, sejam econmicas, de gesto e controle, que poderiam ser consideravelmente minoradas. Percebendo a Contabilidade Gerencial como aliada e empregando-a corrretamente torna-se possvel planejar, implementar aes, manter ou alterar a posio da empresa no mercado,
alterar seus rumos, fazer ajustes, enfim, geri-la da melhor forma para que o sucesso seja o seu resultado.
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2
Marion, Jos Carlos. Contabilidade Empresarial. 8a ed. So Paulo : Atlas - 1998 - Pg. 29
19
Observamos certa freqncia que vrias empresas, principalmente as pequenas, tm falido ou enfrentam srios problemas de sobrevivncia. Ouvimos empresrios que criticam a carga tributria, os encargos sociais, a falta de recursos, os juros altos etc., fatores esses que, sem dvida, contribuem para debilitar a empresa. Entretanto, descendo a fundo nas nossas investigaes, constatamos que, muitas vezes, a clula cancerosa no repousa naquelas crticas, mas na m gerncia (grifo do autor) nas decises tomadas sem respaldo, sem dados confiveis. Por fim observamos, nesses casos, uma contabilidade irreal, distorcida, em conseqncia de ter sido elaborada nica e exclusivamente para atender as exigncias fiscais.
3
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Marion, Jos Carlos. Contabilidade Empresarial. 8 ed. So Paulo : Atlas 1998 Pg. 27
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3.2
J ao inciar a comprenso dos princpios bsicos da Contabilidade, o Empresrio ter condies de comear a sanar um grave problema que est presente de um modo gera nas micro, pequenas e mdias empresas. Trata-se do fato da empresa ser
confundida com a pessoa no scio, ou seja, empresa e scio no so tratadas como entidades separadas como deveriam : pessoa fsica distinta da pessoa jurdica.
Essa falta de distino acarreta uma srie de problemas entre eles a unio dos caixas de ambos, a falta de controle detalhado e especfico de entradas e sadas, falta de dados consistentes, relatrios precrios etc.
Para que a Contabilidade seja usada como instrumento gerencial, tambm imprescindvel que o gestor tenha inicialmente uma base de dados confivel. Uma vez que a empresa passe a ser considerada uma entidade independente da figura do scio, todos os seus movimentos (da empresa) de entrada e sada de servios, produtos,
materiais, operaes que envolvam vendas, recebimentos, pagamentos etc. devem ter seus registros efetuados sistematicamente.
21 O equilbrio financeiro sempre buscado pelo gestor da empresa e para isso tcnicas contbeis se encontram a disposio para o fornecimento das informaes necessrias. Os demonstrativos mais utilizados so a Demonstrao de Resultado e o Balano Patrimonial. Enquanto a demonstrao de resultados um demonstrativo sistemtico que tem receitas, custos e despesas como base, o balano usa as contas do ativo e do passivo, conciliadas e ajustadas.
O Plano de Contas, segundo Marion o agrupamento ordenado de todas as contas que sero utilizadas pela Contabilidade dentro de determinada empresa. Portanto, o elenco de contas considerado indispensvel para os registros contbeis. Cada empresa, de acordo com sua atividade e seu tamanho (micro, pequena, mdia ou grande), ter o seu prprio Plano de Contas.
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O Balano Patrimonial formado por dois tipos de contas : Ativo e Passivo. J a Demonstrao de Resultado utiliza as seguintes contas : Receitas, Custos e
Despesas. Assim, o passo seguinte ser a elaborao de um Plano de Contas bsico, racional, especfico e adequado para a empresa, seja ela indstria, comrcio prestadora de servios.
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ou
Marion, Jos Carlos. Contabilidade Empresarial. 8 ed. So Paulo : Atlas 1998 Pg. 139
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Preparando-se um Balancete de Verificao e iniciando os lanamentos nas contas para verificao dos Resultados da empresa, logo aps o primeiro ms de lanamento, ser possvel iniciar as primeiras anlises. *
Os lanamentos devero ser feitos ms a ms e anlises sistemticas podero ser efetuadas a cada final de ms, com os valores dentro do ms lanado, comparando-os j com o ms anterior e assim sucessivamente.
Um conjunto de seis meses de lanamentos, bem mais amplo que o universo restrito de um ou dois meses, poder dar ao gestor uma viso mais especfica do seu negcio, pois possibilitar atravs de anlises, perceber quais so, eventualmente, os pontos impactantes no seu negcio.
2.3.2
tambm que seja conhecido o Ponto de Equilbrio, mais uma informao importante na eficcia do gerenciamento dos recursos econmicos e financeiros de empresa.
* Torna-se indispensvel tambm que o empresrio tenha conhecimento do instrumento Fluxo de Caixa, que relaciona o conjunto de entradas e sadas em determinado perodo da empresa. uma importante ferramenta do administrador financeiro.
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Bernardi define assim o Ponto de Equilbrio : E o volume calculado em que as receitas totais de uma empresa igualam-se aos custos e despesas totais; portanto, o lucro igual a zero.
1
RECEITA TOTAL = CUSTOS E DESPESAS TOTAIS RT = CT + DT Vejamos a seguir a anlise grfica tambm apresentada por Bernardi 2:
_________________________________________ 1 2
Bernardi, Luiz Antnio. Poltica de Formao de Preos. 2a Ed. So Paulo - Atlas - 1998 - Pg 160 Bernardi, Luiz Antnio. Poltica de Formao de Preos. 2a Ed. So Paulo - Atlas - 1998 - Pg. 161
24
Graficamente, verifica-se que custos fixos e despesas fixas permanecem constantes, independentemente do volume, e que os custos totais e as despesas totais iniciam-se a partir do componente fixo a volume zero. Portanto, os custos variveis e as despesas variveis representam a diferena entre ambas, demonstrada no grfico pelo ngulo tomado.
O ponto no qual a linha da receita total encontra-se com a linha dos custos e despesas totais o ponto de equilbrio ...
Conhecendo o ponto de equilbrio e os resultados das anlises dos demonstrativos contbeis, o gestor ter acesso a informaes teis para administrao e poder avaliar a situao de sua empresa e determinar aes de curto e mdio prazo, objetivando eficcia e lucro.
3.1
Caractersticas de Empresa
de Gesto, uma ferramenta de apoio ao empresrio, trouxemos na forma de estudo de caso, o que est ocorrendo com uma empresa do setor de prestao de servios.
A empresa uma franqueada, no ramo de ensino de idiomas, estabelecida e atuante no mercado h 6 anos, com muitos concorrentes no mercado. Com srios problemas de caixa, enfrentando dificuldades de gesto, a empresa est questionando a viabilidade do seu negcio. Necessita conhecer sua real situao para tomada de deciso.
So vrias as questes :
A empresa est dando lucro ou prejuzo ? O capital empregado est sendo remunerado satisfatoriamente ? A empresa deve continuar nas condies atuais ? A empresa deve ser ampliada ? A empresa deve mudar o foco dos negcios ?
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3.2
Desenvolvimento do Trabalho
Coleta geral de dados, elaborao de relatrios gerenciais, apresentao de diagnstico preliminar, ampliao da base de dados, apresentao de diagnstico final e apresentao de alternativas para soluo dos problemas detectados.
integrados, para fornecer um quadro da situao e de alguns elementos em particular, para possibilitar um diagnstico para apoio a tomada de deciso.
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Optante pelo regime de lucro presumido e obrigada a escriturar em Livro Caixa os recebimentos e pagamentos ocorridos em cada ms, a empresa no possua nenhum tipo de relatrio gerencial.
O primeiro passo foi criar um Plano de Contas. Em seguida iniciou-se a coleta geral de dados atravs de levantamento de alguns registros bsicos j existentes : saldos de caixa / bancos, contas a pagar e receber, impostos recolhidos e a recolher, despesas fixas e variveis etc. Adequando os dados ao Plano de Contas, foi possvel montar o Demonstrativo de Resultados do ms de agosto. Em seguida, preparou-se um Balancete de Verificao com a data de 31/08/2000.
A anlise do Balancete de Verificao apontou, de imediato, o montante negativo do Capital de Giro Prprio. A Demonstrao de Resultado do ms de agosto mostrou que, aparentemente, a empresa estava operando no seu Ponto de Equilbrio.
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Para que as anlises pudessem ser mais detalhadas, a base de dados foi ampliada, foram includos tambm os meses de maio, junho, julho. Os meses de setembro e outubro foram includos posteriormente.
Dos seis meses de dados foram tiradas trs mdias, para o clculo do Ponto de Equilibrio :
Opo 1 - Incluindo todos os meses exceto julho, Opo 2 - Somente os meses setembro e outubro e Opo 3 - Todos os meses sem exceo.
Na opo 1, o ms de julho no foi i ncludo por ser um ms atpico. ms de frias, quando o faturamento drasticamente reduzido. Verificou-se a mdia sem a queda brutal de faturamento por frias.
Na opo 2, foram considerados somente os meses de setembro e outubro porque, nesses meses, o total dos custos dos servios prestados foi bastante reduzido, resultado j da implantao de algumas medidas de gesto, visando essa reduo. Mantendo-se essas medidas, a mdia passar a apresentar um lucro lquido maior.
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Na opo 3,
Na anlise horizontal, percebe-se que em relao ao faturamento, os custos dos servios prestados tm peso elevadssimo. Vale notar que, com a implementao de medidas de reduo de custos, nos meses de setembro e outubro, houve aumento da margem bruta de contribuio e do lucro lquido.
Aplicando-se nos prximos meses (novembro e dezembro) as mdias obtidas na opo dois, haver lucro lquido. Tal lucro dever cair drasticamente em janeiro, devido a frias escolares. Os valores positivos dos meses de novembro e dezembro devero ser suficientes para cobrir os valores negativos do prximo ms de frias.
Ao trmino do semestre, os clculos relativos ao Ponto de Equilbrio devero ser refeitos. Uma vez que os valores de faturamento, dos custos dos servios prestados sejam mantidos em novembro e dezembro, semelhantes a setembro e outubro, poder ser feito um novo clculo levando-se em considerao outro ms atpico que janeiro, chegando-se a um novo ponto de equilbrio que poder ser considerado para projees para o prximo ano.
O primeiro problema encontrado logo no incio do trabalho, foi um caixa extremamente deficitrio, com saldos bancrios negativos e com emprstimos contratados vencidos e no pagos e a vencer. dbitos de
O segundo, foi o montante de impostos vencidos e no pagos. O correspondente ao INSS, parte do empregado, por exemplo, foi retido e no repassado ao estado. Essa situao poder ser considerada apropriao indbita, na eventual possibilidade da empresa vir a ser fiscalizada.
Outro problema : o fato de no haver distino entre pessoa jurdica e pessoa fsica, os caixas se mesclam no havendo separao entre eles.
inexistncia
de
relatrios
gerenciais,
seguramente
devido
ao
total
desconhecimento de sua importncia, foi tambm observado. Haviam vrios registros, obtidos atravs de constantes lanamentos em livro especfico, mas que no eram transformados em informaes. Por exemplo, h vrios grupos abertos e com curso em andamento, dando prejuzo.
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A falta de conhecimento da utilidade da contabilidade no possibilitou que se fizesse ao longo do tempo uma proviso para atender riscos : conhecidos ou
calculveis, encargos ou outros desembolsos que poderiam vir no futuro, como por exemplo, proviso para frias, 13 salrios, verbas rescisrias.
Voltando-se ao Demonstrativo de Resultados, percebe-se como foram elevados os valores do item salrios de maio a agosto. Aparentemente no houve proviso para essas sadas. Naqueles meses houve rescises de contratos de trabalho.
O prdio onde a empresa est localizada, pertence scia majoritria. Foi feita uma reforma nesse prdio, mas no foi considerada a distino de caixa entre pessoa jurdica e fsica. Mesmo sendo o prdio de propriedade de uma das scias, foi a sociedade empresarial que pagou a reforma. A partir desse momento, o deficit j existente ampliou-se enormemente, inclusive por inexistncia de relatrios contbeis que pudessem mostrar as falhas existentes.
33
3.4
Alternativas Propostas
Durante o desenvolvimento do trabalho de assessoria, a scia majoritria demonstrou forte inclinao para o encerramento das atividades da empresa. Devido a to alto deficit, o puro e simples encerramento traria enormes prejuzos. Aps anlise dos Relatrios Contbeis Gerenciais, foram oferecidas algumas alternativas :
Manter a empresa aberta, fazendo uso de uma estratgia agressiva para gerar aumento de receita,
manter custos e despesas em seu nvel mnimo, s manter abertos grupos que dem lucro, fragmentar, dissecar as dvidas e montar estratgias de negociao com as entidades que forneceram crdito,
fazer um planejamento para pagamento dos tributos em atraso (denncia espontnea / parcelamento dos pagamentos),
a mdio prazo, implementar aes visando a venda do negcio, fuso ou sucesso, no descartando nenhuma dessas hipteses.
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4. CONSIDERAES FINAIS
O assunto tratado nessa monografia deve fazer parte do dia a dia das empresas, sobretudo no atual momento de intensa competio entre os vrios ramos de negcio.
Outras formas de uso para essa monografia podero ser encontradas, por de ser uma ferramenta de auxlio ao gestor na elaborao de relatrios gerenciais : teis, objetivos, eficientes e motivadores para tomada de deciso.
Sabemos que o teor deste estudo no esgota as possibilidades do uso da Contabilidade. Abre somente uma porta para que este tema possa ser aplicado de forma rpida e fcil na gesto de pequenas e mdias empresas, auxiliando-as a gerir seus empreendimentos, objetivo este que nos propusemos a atender.
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ANEXOS
1) Balancete de Verificao
3) Anlise Horizontal
4) Ponto de Equilbrio
5) Grupos Formados
6) Impostos Atrasados
7) Emprstimos Obtidos
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BIBLIOGRAFIA
BERNARDI, Luiz Antonio. Poltica de Formao de Preos. 2 ed. So Paulo : Atlas - 1998
GITMAN, Lawrence J. Princpios de Administrao Financeira. 3 ed. So Paulo : Harper & Row do Brasil, 1984
PARANHOS, Jos Luiz B. Contabilidade Decisorial : Anlise Gerencial de Custos e Resultados. So Paulo: STS, 1992