Os mtodos bsicos de arquivamento mais comumente utilizados so os seguintes: Bsicos

alfabtico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome; geogrfico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o local (cidade, estado e pas); numrico simples: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nmero do documento e numrico-cronolgico (quando ao nmero do documento vier associado a data); ideogrfico: quando o elemento principal para a recuperao da informao for o assunto. A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica (dicionria ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex)

Padronizados

variadex; automtico; soundex; mnemnico; rneo

Os mtodos bsicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: direto e indireto

direto: a busca feita direto no local de guarda do documento, sem o auxlio de ndices ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa. Ex.: geogrfico, alfabtico indireto: necessrio recorrer a um ndice alfabtico, remissivo ou a um determinado cdigo. Ex.: numrico

Alfabtico Apresenta como vantagens a agilidade na recuperao da informao, custo baixo, sistema direto e de fcil implantao. Por outro lado as desvantagens so os erros mais constantes de arquivamento Regras:

em nome de pessoa fsica considera-se o ltimo sobrenome, depois o prenome. Ex.: Marios Barros Barros, Mario; quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex.: 1) Bonfim, Antonio e 2) Bonfim, Jorge sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Ex.: Castelo Azul, Ricardo; Monte Rosa, Cristina sobrenomes formados pelas palavras santa, santo ou so no se separam. Ex.: Santa Rita, Cidlia; as iniciais abreviativas de pronomes tem precedncia na classificao dos sobrenomes iguais. Ex.: 1) Cardoso, S. 2) Cardoso, Samara 3) Cardoso, Saulo os artigos e as preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados parte integrantes do ltimo sobrenome. Ex.: Alencar, Jos de os nomes que exprimem grau de parentesco como filho, jnior, neto, sobrinho so considerados parte integrante do ultimo sobrenome mas no so considerados na ordenao alfabtica. Ex. 1) Barros Neto, Laura 2) Barros Filho, Ricardo os graus de parentesco somente sero considerados quando servirem de elemento de distino. Ex.: 1) Souza Filho, Carolina 2) Souza Neto, Carolina

* nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, excetuando-se os casos de nomes espanhis e orientais. Ex.: Albert, Charles; Loren, Sophia * partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do sobrenome quando comeando com letra maiscula. Ex.: Capri, Pepino di; Di Capri, Antonieta * nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome (porque corresponde ao da famlia do pai). Ex.: Lopez Dias, Alfonso * nomes orientais (japoneses, chineses, rabes) so ordenados como se apresentam, na ordem direta. Ex.: Ali Mohamed; Deng Yutang * nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais deve, ser registrados como se apresentam (ordem direta). No entanto, os artigos e preposies no so considerados na alfabetao. Por essa razo admiti-se colocar os artigos iniciais aps o nome, entre parnteses, a fim de facilitar a ordenao. Ex.: Fundao So Martinho; Globo (o) * ttulos de congressos,conferncias, reunies, assemblias e assemelhados: os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim entre parnteses. Ex.: Congresso de Geografia (IX)

Geogrfico

O elemento principal e o local ou a procedncia. A busca feita de forma direta. Tem como vantagens o sistema direto, a ordenao alfabtica e ser fcil de usar. J as desvantagens so o uso de duas classificaes local e nome do correspondente (ou interessado)

estado-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabtica dos Estados. Ao ordenar por Estado, a capital desse estado dever vir primeiro. Logo depois as cidades so colocadas em ordem alfabtica. Ex.: 1) Minas Gerais Belo Horizonte Valente, Rodrigo ; 2) Minas Gerais Arax Arajo, Ruth cidade-estado-correspondente: ao ordenar por cidade observa-se a ordem alfabtica das cidades (inclusive as capitais). Ex.: 1) Areal Rondnia Valente, Mario ; 2) Tatua Acre, Pinto, Tatiana pas-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabtica dos pases. Ao ordenar por pas a capital dele deve vir primeiro. Logo depois as demais cidades so colocadas em ordem alfabtica. Ex.: 1) Portugal Lisboa Francisco, Antonio 2) Portugal Coimbra Pinto, Jos Maria

Numrico Pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento feita em ndice alfabtico remissivo busca primria da informao a fim de localiz-la. Tem como vantagens erros reduzidos de arquivamento. J a desvantagem o sistema indireto exigindo pesquisa aos ndices

numrico simples: prtico, no requer planejamento inicial. A pasta arquivada em ordem numrica. Elabora-se o registro em livros ou fichas para no acontecer a criao de duas ou mais pastas com o mesmo nmero. O documento recebe o nmero da pasta mais um nmero seqencial (ordem de entrada) facilitando, dessa forma, o seu arquivamento e evitando o extravio. Pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar. Tal mtodo aplica-se com freqncia nos arquivos especiais e especializados. Na consulta devemos primeiro recorrer ao ndice onomstico numrico cronolgico: mais usado em sistemas de protocolo a dotado em reparties pblicas. Numera-se os documentos e no as pastas. Sero arquivados por ordem cronolgica e, aps, por ordem numrica (data e nmero). Nesse mtodo, quando se anula um registro, s se aproveita o nmero se houver coincidncia de datas. Cada documento recebe seu prprio nmero de registro, formando-se um processo nico e disposto em rigorosa ordem numrica. Utiliza a informao cronolgica do documento (DATA) para a ordenao. No momento da ordenao, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigos, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas; Numrico dgito-terminal: o nmero o elemento principal de identificao. Usado, sobretudo quando h um grande volume de documentos, a fim se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim, uma recuperao mais gil da informao. Estes so divididos em trs grupos, formando pares e lidos da direita para a esquerda. Ex.:

dossi 983.021 (nmero simples) 9+8-30-21, sendo 21 grupo primrio ou inicial (nmero da gaveta), 30 grupo secundrio (nmero da guia) e 98 grupo tercirio (nmero atribudo ao documento). No momento de se arquivar s documentos ou pastas, considera-se primeiro o grupo primrio, depois o secundrio e por fim o tercirio

Ideogrfico Mtodo bsico e por assunto. Os assuntos podem ser ordenados:

alfabtico: dicionrio e enciclopdico numrico: duplex, decimal e unitermo

Alfabtico

Dicionrio: os assuntos so dispostos em rgida ordem alfabtica, de forma isolada; Enciclopdico: existe uma relao mtua entre os assuntos (geral/ especficos). Os dados so arrumados em rgida ordem alfabtica

Numrico

Duplex: a construo a mesma do enciclopdico, colocando-se antes dos assuntos uma notao numrica. Os temas so divididos em classes e subclasses. Tem com vantagem a abertura ilimitada de classes. Ex.: 1 Arquivo Corrente; 1.1 Documentos usados com freqncia; 1.2 Setorial Decimal: baseia-se na classificao decimal de Mevil Dewey, que divide o saber humano em nove classes principais e uma dcima, geral. As classes so subdivididas em subclasses e assim sucessivamente. Separa-se o nmero em classes de 3 algarismos (um por ponto). A parte interna do nmero composta por trs algarismos e parte decimal pode ou no existir. As desvantagens do sistema decimal so a limitao de dez classes para a classificao e a necessidade se de prever o desenvolvimento das atividades da organizao, bem como preparo e muita ateno do arquivista Ex.: *Classes: 0. Geral e 1. Departamento de Pessoal *Subdiviso da Classe 1: 100 Departamento de pessoal, 110 Admisso, 111 Exame Mdico

Unitermo: a base desse mtodo a analogia. Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais e especializados. Suas caractersticas so fichas em ordem alfabtica, dez colunas em cada ficha, atribuir assuntos descritores de um termo. Nesse sistema utiliza-se para cada documento uma ficha ndice que nos fornece uma descrio minuciosa dos documentos a que se refere; >>caso caia uma questo envolvendo esse

mtodo a dica observar quais os nmeros se repetem nas fichas dos diferentes descritores. Esses nmeros sero a resposta para a questo.

Variadex o mtodo alfabtico, acrescentando-se cores s letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes que so atribudas em funo da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias so coloridas e as notaes alfabticas. Ex.: letra O, P, Q cor azul no caso de um arquivamento do tipo Souza Neto, Carolina a cor ser azul devido a segunda letra de entrada, o.

Automtico (no utilizado nos arquivos brasileiros) Usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, nmeros e cores.

Soundex (no utilizado nos arquivos brasileiros) Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhana da pronncia, apesar da grafia ser diferente

Mnemnico Usa-se para codificar os assuntos atravs da combinao de letras em lugar de nmeros. As letras so consideradas smbolos, pelo fato de este mtodo pretender auxiliar a memria do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais gil, a recuperao da informao. considerado obsoleto.

Rneo Combina letras, nmeros e cores. Est obsoleto