5 Congresso Luso-Moambicano de Engenharia Maputo, 2-4 Setembro 2008

2 Congresso de Engenharia de Moambique

Artigo REF: 14A010

UTILIZAO DE FERRAMENTAS INFORMTICAS NA GESTO DE PROJECTOS

Diana Rocha e Anabela Tereso(*) Universidade do Minho, Escola de Engenharia, Departamento de Produo e Sistemas (*) Email: anabelat@dps.uminho.pt

RESUMO A gesto de projectos tem-se tornado uma disciplina fundamental nas organizaes, na medida em que o mercado est cada vez mais competitivo. Com a crescente preocupao em entregar os projectos dentro dos prazos estipulados, com qualidade e dentro do oramento previsto, fundamental a utilizao de ferramentas informticas. Actualmente, praticamente impensvel gerir um grande projecto sem o apoio de um suporte informtico, quer devido sua dimenso, quer sua complexidade. Mesmo para projectos mais simples, fazer alteraes e actualizar toda a rede, algo difcil de ser feito sem o apoio de ferramentas informticas. Neste artigo sero apresentadas algumas ferramentas informticas que so actualmente usadas no apoio gesto de projectos e feita a sua anlise no que diz respeito a benefcios que estas possam trazer, de forma a conduzirem a um melhor desempenho na gesto global de um projecto. Palavras-chave: Project management, project management tools, project management comparison,
project management software, support tools for project management.

INTRODUO Os projectos no so nenhum conceito novo, no entanto, o que tem vindo a evoluir e a ganhar terreno nesta rea, a maneira como so geridos, pois uma boa gesto de um projecto tem normalmente como consequncia o seu sucesso [Jurison, 1999]. Independentemente da sua dimenso, cada projecto nico, ou seja, o conjunto das actividades que o envolve distinto de outros projectos, com recursos, tempos e sequenciao diferentes. Por exemplo, as tarefas executadas numa linha de montagem, por serem repetitivas, no so consideradas actividades de um projecto. J a sequenciao das diferentes actividades ao longo da linha de montagem para obter um produto final pode ser considerada como uma actividade de um projecto. Um projecto tem como objectivos, a obteno dos resultados pretendidos aps se realizarem as tarefas estabelecidas, num determinado perodo de tempo (previamente estabelecido), mantendo os custos dentro dos limites oramentados. Existem portanto trs variveis crticas num projecto, nomeadamente, o tempo previsto, os custos e o seu desempenho, as quais necessitam de toda a ateno da gesto do projecto. Deste modo, o seu grande objectivo passa por encontrar um ponto ptimo, ou seja, um equilbrio entre estas variveis [Jurison, 1999]. Durante a vida de um projecto, existem vrias fases de desenvolvimento que so semelhantes a uma grande parte dos projectos (concepo, definio, planeamento, execuo, encerramento e controlo) e que mostram a sua evoluo desde o incio at sua concluso [Jurison, 1999].

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A Gesto de Projectos surgiu com a necessidade de responder s dificuldades encontradas em realizar uma gesto eficiente dos projectos. A gesto de projectos um processo que passa pelo planeamento, execuo e controlo de um projecto, desde que se inicia at sua concluso, tendo por intuito a concretizao dos objectivos traados dentro da data prevista, atravs da utilizao limitada de recursos (humanos, mquinas, materiais), de forma a minimizar os custos totais do projecto, prezando pela qualidade da realizao dos trabalhos e do seu resultado final [Roldo, 2000]. IMPORTNCIA DO USO DE FERRAMENTAS INFORMTICAS NO APOIO GESTO DE PROJECTOS As ferramentas informticas podem ser usadas para registo de documentao, mas so principalmente aplicadas na fase de planeamento de um projecto, para a alocao dos recursos s diversas tarefas, definio de horrios do projecto, determinao dos seus custos e para a anlise do risco. Tambm podem auxiliar na fase de execuo e controlo, nomeadamente no que diz respeito exportao dos dados do projecto para outras aplicaes e criao de documentos essenciais ao apoio da sua execuo, ajudando a monitorizar a evoluo das tarefas e a estudar o desempenho do projecto no que diz respeito a trabalho, tempos e custos [Feio, 2004]. Actualmente, praticamente impensvel gerir um grande projecto sem o apoio de um suporte informtico, devido sua dimenso, complexidade, recursos envolvidos e custos associados. Os softwares de gesto de projectos permitem determinar a quantidade de recursos que necessria para o processamento de uma encomenda, entendida como um projecto, de maneira a que esta seja entregue ao cliente no prazo estabelecido e com a mxima qualidade possvel, possibilitando uma calendarizao mais realista do projecto [Ware, 1991]. Mesmo em projectos mais simples, fazer alteraes e actualizar a rede, medida que o projecto se vai desenvolvendo, algo que no se consegue fazer sem o uso de ferramentas informticas, pois uma pequena alterao pode implicar a modificao de toda a rede [Roldo, 2000]. O suporte informtico permite efectuar simulaes de alternativas e fazer alteraes de uma forma mais rpida e flexvel. Hoje em dia, quem quer fazer a gesto de projectos de uma forma rpida e eficiente, s o consegue, recorrendo ao apoio de ferramentas informticas. No entanto, no basta querer fazer uso delas para se conseguir obter uma boa gesto do projecto. necessrio saber utilizalas. Para isso as empresas podem necessitar de recrutar especialistas na rea, ou ento formar pessoas internamente para assegurar a execuo desta tarefa. Os computadores, quando correctamente utilizados, e com as ferramentas informticas adequadas, facilitam muito a tarefa de gerir um projecto, em todas as suas dimenses, desde o planeamento das tarefas, alocao dos recursos, controlo de custos e de prazos e divulgao de informao relevante por todos os intervenientes no projecto. POTENCIALIDADES DE UM SUPORTE INFORMTICO DE APOIO GESTO DE PROJECTOS Alguns pacotes de software podem ser mais satisfatrios para uma certa aplicao, ou rea que outros. Por isso, cada gestor deve tomar a deciso sobre qual dos softwares existentes deve seleccionar para implementar o seu projecto. Teoricamente, isto seria fcil, no fosse o grande nmero de pacotes de software de gesto de projectos disponvel no mercado. Segundo Roldo (2000) qualquer suporte informtico que uma empresa escolha para apoiar a gesto de um determinado projecto, deve ter como capacidades mnimas:

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Criar e organizar um programa - aps introduzir as actividades e respectivas duraes, o grau de relacionamento entre as diversas tarefas e um calendrio, possvel obter a rede do projecto, podendo realizar simulaes e efectuar alteraes no relacionamento das tarefas, nas duraes das actividades (aumentando ou diminuindo estas duraes) e ainda eliminar algumas destas actividades; Gerir recursos e custos - numa primeira instncia deve-se proceder listagem de todos os recursos (humanos e mquinas) para depois os alocar s respectivas actividades. H ainda a possibilidade de se associarem taxas ou salrios aos recursos e contabilizar os custos dos materiais. Deste modo, com todos os recursos definidos e alocados s actividades, possvel simular vrias hipteses, fazendo variar as taxas ou os custos e ainda aumentar ou diminuir o nmero de recursos; Fazer a monitorizao do progresso; Integrar bases de dados e relatrios.

Segundo Conlin e Retik (1997), as empresas devem ter em considerao, na escolha do pacote de software a implementar, os seguintes aspectos: A interface com o utilizador deve ser acessvel a utilizadores pouco experientes, mas no demasiado simplista para no afastar gestores de projectos experientes. A forma de entrada de dados varia tambm, desde o preenchimento de um formulrio (uma actividade de cada vez), utilizao de uma tabela de input (vrias actividades simultaneamente) ou atravs do uso de um ficheiro externo, que depois carregado pelo programa; A capacidade de monitorizao do projecto outra caracterstica fundamental para a seleco de um software. Deve ser possvel parar o projecto e introduzir os dados reais, para assim serem comparados com o que foi planeado; O modo de definir redes outra caracterstica fundamental para a seleco de um software, uma vez que importante seleccionar um pacote que permita ao utilizador especificar as relaes de precedncia completas entre as actividades (incio-incio, fimfim, incio-fim e fim-incio) assim como os tempos dos atrasos; A possibilidade de alocar recursos uma caracterstica muito importantes nas ferramentas de gesto de projectos. Esta importncia torna-se ainda mais acentuada quando o utilizador exige controlar os recursos e os custos, evitando atrasos; O programa pode ser capaz de lidar com custos variveis para cada actividade, que so determinados pelas definies dos recursos e dos seus custos unitrios, ou ento, pode permitir s definir custos fixos para cada actividade; Uma caracterstica essencial que um pacote informtico deve ter, a capacidade de apresentar relatrios s pessoas ou gestores que podem estudar a informao, e caso seja necessrio, actuarem e comunicarem essas informaes aos restantes elementos envolvidos no projecto. A capacidade para produzir relatrios uma das caractersticas que distingue os softwares de nvel bsico dos softwares profissionais; A capacidade de importar e exportar dados com a finalidade de os incluir em relatrios, grficos e/ou bases de dados outra caracterstica bastante til e importante na seleco de um pacote informtico.

Um bom software de gesto de projectos deve ter como potencialidades, a identificao de possveis erros durante a programao, como por exemplo, atribuir mais do que uma tarefa a um determinado recurso para um mesmo instante de tempo. O software deve assegurar a

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introduo das precedncias das tarefas, realizadas pelo gestor do projecto e ser capaz de determinar a sua data de entrega, tendo por base as estimativas das duraes das diversas tarefas. A ferramenta informtica tem que determinar qual o caminho crtico, ou seja qual o conjunto de actividades crticas cujo atraso acarretar um atraso de igual valor na data de entrega do projecto. Esta potencialidade muito importante na gesto de um projecto na medida em que, caso estas actividades flutuem no tempo, o gestor possa tomar as devidas precaues analisando e projectando alternativas para a resoluo desse problema. Uma caracterstica muito til nestas ferramentas a sua capacidade de adaptabilidade rpida face s alteraes introduzidas no projecto, tornando o processo de planeamento mais fcil e o trabalho do gestor mais simplificado. Uma vez que normalmente os projectos esto sujeitos a muitas fontes de incerteza, o que origina frequentemente a necessidade de fazer alteraes, esta funo das mais importantes para se conseguir obter um bom desempenho na gesto de projectos [Ware, 1991]. CUSTOS ASSOCIADOS UTILIZAO DE UM SOFTWARE DE GESTO DE PROJECTOS Segundo Ware (1991), a utilizao de um software de gesto de projectos numa organizao implica os custos, no s do prprio software, como tambm os custos relacionados com o hardware e a formao do pessoal. frequente que a utilizao deste tipo de ferramentas implique a compra de novo hardware, como por exemplo, memrias extra (uma vez que as j existentes no so suficientes) e uma rede de comunicaes melhorada. Os custos de software, no se restringem unicamente ao pacote informtico, como tambm, s actualizaes e manutenes que necessrio fazer constantemente no prprio programa. Por ltimo existe o custo relativo formao dos utilizadores das ferramentas, mesmo para as pessoas que j tem prtica na gesto de projectos. Existem casos em que as organizaes investem muito dinheiro na aquisio deste tipo de software e na formao de pessoal, mas na realidade, no usufruem das suas reais potencialidades. A maioria dos gestores de projectos prefere no gastar tempo com a introduo dos dados nas ferramentas informticas e fazer toda a gesto do projecto manualmente. Obviamente, que isto um verdadeiro desperdcio no s do dinheiro investido, como tambm das potencialidades de que poderiam vir a usufruir, caso fizessem uso dessas ferramentas que lhes so disponibilizadas pela organizao [Ware, 1991). EXEMPLOS DE FERRAMENTAS INFORMTICAS DE APOIO GESTO DE PROJECTOS Existem muitos pacotes de software de apoio gesto de projectos, por isso existe a necessidade de se conhecer muito bem quais as caractersticas que se pretende que a ferramenta informtica possua para responder s necessidades do projecto em questo. Deste modo, podem-se considerar como factores de escolha, a capacidade pretendida, o tipo de calendrio desejado e o grau de flexibilidade, a programao de recursos (no que diz respeito identificao de recursos crticos, listagem de recursos e histogramas), a capacidade de detectarem erros na construo da rede assim como na gerao de relatrios, a capacidade grfica, a capacidade de criar relatrios standard, a rapidez com que os relatrios so impressos, a facilidade de criar relatrios adaptados s necessidades, o grau de automatismo do programa, a possibilidade de fazer ligaes a outros softwares, o grau de facilidade de utilizao do programa, os custos de manuteno, de formao, de actualizao, entre muitos outros.

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Na figura 1 so apresentados alguns pacotes de software, que se encontram disponveis no mercado, que permitem o apoio gesto de projectos, classificados segundo algumas caractersticas comuns (Propriety versus Open-Source) e (Web-based Applications versus Desktop Applications). Destacados esto os pacotes de software que foram testados neste trabalho.

Pacotes de Software de Gesto de Projectos

Proprietary

Open-Source

Web-based Applications VPMi ProjectHand Project Insight JIRA Mingle CoP FogBugz TeamWork Topdesk

Desktop Applications Artemis Microsoft Project Merlin Planisware OPX2 Pro RiskyProject Acos Plus CA SuperProject

Desktop Applications
Open Workbench TaskJuggler KPlato

Web-based Applications Open Project Eventum dotProject Project.net ProjectPier

GANTT Project
Project Scheduler

Figura 1 Exemplos de Pacotes de Software de Gesto de Projectos

COMPARAO ENTRE O SOFTWARE OPEN WORKBENCH E O MICROSOFT PROJECT Nesta seco ser apresentada uma breve comparao entre dois softwares de classes distintas: Open-Source [4] (Open Workbench) e Proprietary (Microsoft Project). Segundo [1], tanto o Open Workbench como o Microsoft Project, tm algumas caractersticas em comum, nomeadamente: criar dependncias entre as vrias tarefas de um projecto e entre vrios projectos; identificar o caminho crtico; os recursos podem ser pessoas, mquinas e materiais e ter vrias disponibilidades; caso seja necessrio, possvel alterar a atribuio dos recursos; os grficos de GANTT e CPM so suportados por estas ferramentas informticas; permitem obter relatrios e fazer anlises da oramentao dos custos e dos ndices de desempenho. No entanto, existem algumas diferenas entre estes dois softwares. No Open Workbench, os horrios so baseados nas duraes; o utilizador pode criar dependncias entre projectos; permite programar o trabalho em feriados e quando um recurso substitudo, as estimativas
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do trabalho so mantidas. No Microsoft Project, os horrios so baseados no trabalho; o utilizador deve abrir o projecto, combin-lo temporariamente com outros e criar a dependncia entre eles; no autoriza a alocao de trabalho em feriados e quando um recurso substitudo, as unidades so atribudas a 100% (por defeito), o que pode afectar a estimativa do trabalho necessrio. SOFTWARES PARA A ALOCAO DE RECURSOS Como se sabe, a utilizao de um dado recurso acarreta custos para a empresa, por isso existe a necessidade de planear correctamente a sua alocao para reduzir os custos das empresas, tornando-as mais competitivas no mercado. Neste sentido, Mellentien e Trautmann (2001) fizeram um estudo para avaliar as capacidades de alocao de recursos em alguns softwares. Do teste efectuado, os autores concluram que o Acos Plus e o Project Scheduler so os que apresentam um melhor desempenho na alocao de recursos. Segundo Mellentien e Trautmann (2001), nem o CA SuperProject nem o Project Scheduler consideram as relaes de precedncia do tipo incio concluso. Todos permitem a introduo de custos fixos e variveis, com excepo do Acos Plus, que s considera custos variveis para as diversas actividades do projecto. Mellentien e Trautmann (2001), concluram ainda com o seu estudo que: O software Acos Plus o nico que possibilita a especificao dos atrasos mximos de tempo entre actividades. Porm, geralmente o planeamento de capacidades no encontra uma soluo possvel at mesmo para exemplos de projectos muito simples se foram estabelecidos atrasos mximos de tempo. A alocao de recursos pode ser executada para todos ou apenas para os recursos seleccionados; A interface do CA SuperProject oferece muitas potencialidades. Aqui os dados podem ser introduzidos em folhas de clculo, grficos de Gantt, ou atravs de caixas de dilogo. A prioridade das tarefas tem de ser definida manualmente e os dados podem ser introduzidos directamente nas folhas de clculo ou por caixas de dilogo, ambos com actualizaes dos dados do projecto on-line. O CS Project Professional possui caractersticas teis, como o caso do agrupamento de tarefas ou a troca de duas tarefas que tenham constrangimentos de precedncias. O grfico de Gantt indica as relaes de precedncia e as folgas livres e totais das vrias actividades do projecto; No Microsoft Project todos os dados do projecto e grficos so actualizados on-line. Inclui uma barra de ferramentas vertical que facilita uma rpida mudana da viso do projecto; O interface do Project Scheduler simples mas bastante funcional. Alm do menu standard e barras de ferramentas, possui uma barra de visualizao vertical que permite trocar mais fcil e rapidamente entre diferentes vistas. As alteraes dos dados so automaticamente actualizadas e visualizadas em todo o projecto. A alocao de recursos neste software pode ser restringida aos recursos seleccionados, actividades, e/ou um intervalo de tempo, e as prioridades das tarefas so predefinidas.

Segundo Mellentien e Trautmann (2001), nenhum dos mtodos de alocao de recursos utilizado nos pacotes de software testados usa algoritmos exactos para a alocao. Pelo facto de haver a necessidade de apresentarem solues rapidamente, utilizam mtodos heursticos. Contudo, pensa que seria justificvel, para uma melhoria nos resultados, implementar novos

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mtodos de alocao de recursos existentes na literatura [Brucker et. al (1999)]. Neste contexto ver tambm Tereso et. al (2004) e Tereso et. al (2006). ANLISE DE DOIS SOFTWARES DE GESTO DE PROJECTOS De seguida sero apresentadas algumas caractersticas, vantagens e desvantagens de dois softwares de gesto de projectos que esto disponveis na Internet. Para este estudo foram seleccionados os seguintes softwares: software open-source, desktop application (Gantt Project) e software open-source, web-based application (Open Project). Foi utilizado um exemplo de um projecto de construo civil disponvel na literatura [Feio (2004)] e [5]. O Gantt Project [2], um software para gesto de projectos includo na categoria dos opensource. Quer isto dizer que, como o seu cdigo fonte est disponvel, possvel alterar e modificar o programa, ajustando-o s necessidades de cada utilizador. Para alm disso, ainda um software completamente gratuito, qualquer que seja o propsito do seu uso. Atravs da componente prtica, foi possvel constatar que este software permite definir um conjunto de tarefas com as respectivas duraes e relaes de precedncia, e nomear os recursos humanos que so usados em cada tarefa, bem como a sua quantidade. De seguida so realados alguns aspectos positivos e negativos que resultaram deste estudo. tambm feita a comparao o Microsoft Project quando necessrio.

Figura 2 Gantt Project

Aspectos positivos do software Gantt Project: permite escolher os quatro tipos de representao possveis de relacionamento entre tarefas; permite enviar e-mail directamente s pessoas (recursos) envolvidas no projecto e possibilita introduzir os seus nmeros de telefone; indica o caminho crtico; permite colocar dias off nos recursos; indica quando um recurso est sobrecarregado ou pouco carregado; possibilita estabelecer subtarefas, sempre que uma tarefa no esteja suficientemente detalhada, para se obter um melhor planeamento do projecto.

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Aspectos negativos do software Gantt Project: apenas permite nomear recursos do tipo pessoas e no recursos do tipo materiais; apenas se podem definir como caractersticas dos recursos: o nome, o telefone, o e-mail, a funo que desempenha no projecto e os dias off, no se podendo definir grupos a que possam pertencer, custos nem horrios de trabalho; como no permite introduzir os custos dos recursos, no se pode obter o oramento do projecto; no faz o nivelamento automtico dos recursos, para se resolver os problemas de sobrecarga dos recursos, enquanto que, por exemplo o Microsoft Project permite faz-lo; apenas permite introduzir a durao das actividades em dias, o que para longos projectos no muito prtico, pois tem que se fazer a converso de por exemplo semanas para dias; no se podem introduzir restries a nvel de atrasos de tempo necessrios em algumas tarefas; no permite colocar tarefas com um marco; no se podem definir tarefas peridicas, ou seja, tarefas que se repetem periodicamente e com uma periodicidade fixa; no permite incluir a data limite de concluso nas tarefas; no permite alterar o perodo de trabalho; no permite programar ao fim-de-semana, mas programa aos feriados; no produz relatrios. Apenas mostra o grfico de Gantt com as datas de incio e concluso do projecto; no permite fazer o controlo do projecto; no faz a representao de diagramas de rede; no dada a folga total (folga que o fim de uma tarefa pode ter sem comprometer o atraso da concluso do projecto) das tarefas.

O Open Project [3], um software para gesto de projectos tambm includo na categoria dos open-source (ver figura 3).

Figura 3 Open Project

Este software permite definir as tarefas do projecto e respectivas precedncias, nomear os recursos (pessoas, materiais, mquinas) que so usados em cada tarefa e respectivos custos. De seguida so apresentados alguns aspectos positivos e negativos encontrados neste software que resultaram deste estudo, sendo tambm comparado em alguns aspectos com o Microsoft Project. Aspectos positivos do software Open Project: possvel escolher o tipo de planeamento pretendido (adiantado definindo a data de incio do projecto, ou no adiantado definindo a data de concluso do projecto); podem-se usar as quatro formas de representao de relacionamento entre tarefas; permite introduzir as duraes das

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actividades em dias, semanas, meses, anos; as tarefas podem ser do tipo trabalho ou material, pode-se registar o e-mail, o rtulo do material (unidades em que o material quantificado), o grupo a que pertencem, a taxa padro e de horas extraordinrias (preo por hora dos recursos), o custo/uso, a forma de acumular (forma de clculo do custo: rateado - proporcional percentagem de execuo, incio - imputado no incio da tarefa, fim - imputado no fim da tarefa) e o calendrio pretendido; permite incluir datas mximas em que determinadas tarefas tm mesmo de estar concludas; possibilita estabelecer subtarefas, sempre que uma tarefa no esteja suficientemente detalhada para um bom planeamento do projecto; a cada recurso e tarefa possvel atribuir um horrio especfico; dada a folga total das tarefas; permite alterar o perodo de trabalho, criando calendrios personalizados, podendo introduzir perodos de folga, feriados e programar ao fim-desemana; permite obter o caminho crtico; faz o oramento do projecto; permite fazer o controlo do projecto; representa o diagrama de rede do tipo AoN; permite colocar um marco no final do projecto, colocando a durao dessa actividade igual a zero. No entanto, tambm possvel definir uma actividade como marco mesmo com a sua durao diferente de zero; produz vrios tipos de relatrios: detalhes do projecto, informao dos recursos, informao das tarefas e quem faz o qu. Aspectos negativos do software Open Project: permite introduzir tempos de atraso nas tarefas, mas apenas relativamente ao tempo til do calendrio. Por exemplo, a tarefa 2 s pode comear um dia depois de estar concluda a tarefa 1, devido a esta necessitar de um dia para secar. No entanto, caso o calendrio esteja definido com o fim-de-semana como tempo no til, e a actividade 1 terminar na sexta-feira, a tarefa 2 podia comear na segunda, pois j tinha passado 1 dia para a secagem. Mas visto que o tempo de atraso considerado apenas em relao ao tempo til, a actividade 2 s pode comear na tera, provocando um atraso de um dia, desnecessariamente. O Microsoft Project, por exemplo, permite definir atrasos de tempo nas tarefas relativamente ao tempo til do calendrio e ao tempo decorrido. Com o Open Profect no se podem definir tarefas peridicas; no tem a funcionalidade de nivelar automaticamente os recursos, para se resolverem os problemas de sobrecarga dos recursos, no entanto, o Microsoft Project permite faz-lo; apesar de possibilitar o controlo do projecto, no se consegue ter uma percepo visual da diferena entre o planeado e o real, uma vez que o grfico de Gantt no mostra a evoluo de ambas as situaes.

CONCLUSES E TRABALHO FUTURO A utilizao de ferramentas informticas para o apoio gesto de projectos insere-se essencialmente na fase de planeamento, onde so definidas as tarefas e o relacionamento entre elas, as duraes e realizada a alocao dos recursos. Estas ferramentas tambm so necessrias para executar medidas correctivas durante todo o projecto. Foi apresentada a importncia do uso de ferramentas informticas no apoio gesto de projectos. Pode-se concluir que as ferramentas informticas so um instrumento precioso num projecto, na medida em que fornecem documentao essencial para o apoio fase de execuo e permitem divulg-la pelos responsveis mais rpida e eficazmente; permitem o acompanhamento da evoluo do projecto e a monitorizao e controlo do progresso das tarefas; so particularmente importantes em projectos de grande dimenso e complexidade, pois fazer uma pequena alterao do projecto, pode implicar muitas mudanas na rede inicial; permitem determinar, de uma forma mais realista e rpida, a calendarizao do projecto e fazer rapidamente simulaes. Pensamos que com o seu uso, as organizaes adquirem uma maior flexibilidade, rapidez, eficincia e consequente competitividade. Na escolha do software para

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a gesto de um projecto, deve considerar-se a dimenso e complexidade do projecto e os objectivos que pretendem ser alcanados. Relativamente aos softwares testados (Gantt Project e Open Project), compreendeu-se que so dois softwares bastante distintos em termos de funcionalidades e potencialidades. O Open Project demonstrou ser uma ferramenta muito mais poderosa do que o Gantt Project, essencialmente a nvel de permitir alterar o perodo de trabalho, distinguir recursos do tipo trabalho dos do tipo material, obter a oramentao do projecto, permitir fazer a sua monitorizao e controlo e pelo facto de produzir vrios relatrios, nomeadamente: detalhes do projecto, informao dos recursos, informao das tarefas e de quem faz o qu. Como trabalho futuro, prope-se fazer um estudo idntico a um leque mais alargado de softwares, utilizando dados reais, e analisando de que forma a utilizao de ferramentas informticas de gesto de projectos contribui para melhorar o desempenho das organizaes. REFERNCIAS Brucker P., Drexl A., Mohring R., Neumann K., Pesch E., Resource-constrained project scheduling: notation, classification, models, and methods, EJOR 112 (1999) 3-41. Conlin, J., Retik, A., The applicability of project management software and advanced IT techniques in construction delays mitigation, International Journal of Project Management, vol. 15, n 2 (1997) 107-120. Feio, R., Gesto de Projectos com o Microsoft Project 2003, 4 edio, FCA - Editora de Informtica, (2004). Jurison, J., Software project management: The manager's view, Communications of Association for Information System, vol. 2, article 17(1999). Mellentien, C., Trautmann, N., Resource allocation with Project management software, OR Spektrum 23 (2001) 383-394. Roldo, V. S., Gesto de Projectos - Uma perspectiva Integrada, 1 edio, Edio Monitor Projectos e Edies Lda, (2000). Tereso, A.P., Arajo, M.M., Elmaghraby, S.E., Adaptive Resource Allocation in Multimodal Activity Networks, International Journal of Production Economics, Elsevier, vol. 92, issue 1 (2004) 1-10. Tereso, A. P., Mota, J. R. M., Lameiro, R. J. T., Adaptive Resource Allocation to Stochastic Multimodal Projects: A distributed platform implementation in Java, Control and Cybernetics Journal, vol. 35, issue 3 (2006) 661-686. Ware, R., Project Management Software: Project Panacea?, Information Systems Management, 8 (1991)79-83. REFERNCIAS WEB [1] Comparing Open Workbench and Microsoft Project Disponvel em: www.openworkbench.org/ Data de acesso: 04-12-2007. [2] Download Gantt Project Disponvel em:

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Data de acesso: 04-12-2007.

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