Você está na página 1de 92

MD U L O 5 R EC U RS OS

HUMANOS
A O DE E VE NTO S 2. ANO
O PROF ISSIONAL D E O RGANIZ
CURS
2016/2017

T CNIC A D E EV E NT OS
PRODUO

Professora Carla Canhoto


OBJETIVOS
Detetar necessidades de recrutamento;
Definir processos de recrutamento e seleo;
Coordenar equipas e comits de projeto;
Gerir de forma eficiente famlias de competncias alinhadas com os objetivos
estratgicos do evento;
Atribuir as competncias adequadas a determinadas funes, pessoas ou projetos;
Definir e avaliar competncias orientadas para a gesto por objetivos;
Criar e implementar tcnicas de motivao;
Estruturar as vrias reas da organizao por nveis de responsabilizao;
Identificar falhas de competncias e gerar planos de desenvolvimento individual;
Avaliar planos de desempenho individuais e de grupo, utilizando o conceito 360
Utilizar diferentes mtodos de avaliao.
2
CONTEDOS
1. INTRODUO AOS RECURSOS HUMANOS
1.1. CONCEITOS E APLICAES
2. LIDERAR COMITS E EQUIPAS DE PROJECTO
2.1. CARACTERSTICAS ESPECIAIS DOS PROJECTOS DE ORGANIZAO DE EVENTOS
2.2. UMA ORGANIZAO DE PROJECTOS COMO FORMA DE ORGANIZAO DE UM EVENTO
2.3. A GESTO DE PROJECTO COMO UM MTODO ADEQUADO DE GESTO DE EVENTOS

3
CONTEDOS
3. REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA ORGANIZAO DE
PROJECTOS/LIDERANA
DE EQUIPAS
3.1. FUNES E RESPONSABILIDADE DE CADA ELEMENTO NO TRABALHO DA EQUIPA
3.2. FUNES E RESPONSABILIDADES DOS COLEGAS/CONTACTOS EXTERNOS
3.3. MBITO E LIMITES DA AUTORIDADE NO RELACIONAMENTO COM CONTACTOS
EXTERNOS
3.4. DESENVOLVIMENTO DE RELAES CONSTRUTIVAS COM COLEGAS INTERNOS E
EXTERNOS
3.5. PESQUISA, TROCA E FORNECIMENTO DE INFORMAO COM
COLEGAS/CONTACTOS EXTERNOS

4
CONTEDOS
3.6. GESTO DE DESACORDOS E CONFLITOS
3.7. O MODO DE MOTIVAR OS OUTROS
3.8. AS CONSEQUNCIAS DE UMA CONSULTA E INTERACO DEFICIENTE
3.9. ESTRUTURA DE EQUIPAS DE PROJECTO
3.9.1. COMITS
3.9.2. COORDENAO DO TRABALHO DOS DIFERENTES COMITS
4. A EFICCIA NA RELAO COM OS CONTACTOS EXTERNOS
5. A EFICCIA NA RELAO COM PESSOAS EXTERIORES ORGANIZAO

5
CONTEDOS
6. LIDERANA DE REUNIES
6.1. OBJECTIVOS
6.2. PREPARAO
6.3. LIDERANA
6.4. AVALIAO
7. RECRUTAMENTO
7.1. NECESSIDADES
7.2. SELECO

6
RECURSOS HUMANOS

7
RECURSOS HUMANOS
Normalmente, designa-se recursos humanos ao
conjunto de trabalhadores ou empregados que fazem
parte de uma empresa ou instituio e que se
caracterizam por desempenhar uma variada lista de
tarefas especficas cada setor.

8
A GESTO DE RECURSOS HUMANOS
A gesto de recursos humanos uma actividade
exercida pelo Departamento de Recursos Humanos de
empresas com o papel principal de desenvolver as
seguintes atividades: Recrutar, Avaliar, Escolher, Manter
o conjunto de funcionrios ou colaboradores de uma
empresa ou organizao.

9
A GESTO DE RECURSOS HUMANOS

Esse departamento tem uma das


mais importantes funes dentro
de empresas, onde a vida
profissional de seus
colaboradores pode ser
determinada atravs de
avaliaes constantes para
futuras indicaes a promoes.

10
A GESTO DE RECURSOS HUMANOS
Encontramos tambm empresas que, ao invs de manter um
departamento de RH, preferem as chamadas consultorias de RHS, para
onde so encaminhadas vagas e requisitos para selecionar profissionais
com o perfil que a empresa necessita.

11
A GESTO DE RECURSOS HUMANOS

12
PERFIL DE UM CANDIDATO

13
LIDERAR COMITS E EQUIPAS DE PROJETO

Caractersticas especiais dos


projetos de organizao de
eventos

14
Os projetos de organizao de eventos tm caractersticas idnticas
s definidas para quaisquer projetos, nomeadamente:
Decorrem num determinado perodo de tempo (com incio e fim
definidos);
Existe uma definio clara de funes e responsabilidades em relao
ao resultado final;
Cada projeto nico;
So definidas tarefas com riscos conhecidos;
Os recursos disponveis so limitados;
Existem tarefas interdependentes;
A organizao depende do plano.

15
LIDERAR COMITS E EQUIPAS DE PROJETO

Uma organizao de projetos


como forma de organizao
de um evento

16
As caractersticas tpicas de uma organizao de projetos no sector
de eventos so as seguintes:
Um reduzido nmero de nveis hierrquicos (habitualmente apenas 3);
Diversos projetos em simultneo (paralelos ou sequenciais);
Um elevado grau de autonomia dentro dos projetos em relao ao seu
contedo e gesto financeira;
Flexibilidade na composio das equipas de projeto e na liderana das
equipas;
Criao de grupos de trabalho transversais no funcionamento dos
servios (recursos humanos, gesto financeira, equipamento tcnico, etc.);
Liderana orientada para as equipas.

17
LIDERAR COMITS E EQUIPAS DE PROJETO

A gesto de projeto como um


mtodo adequado de gesto
de eventos

18
A forma como cada evento ser organizado
necessariamente nica, exigindo por isso um plano que
indique claramente o que necessrio fazer e quem
responsvel por realizar cada uma das atividades de
forma a que os objetivos gerais do evento sejam
atingidos.

19
Devido a presses sociais e outras, a forma como os
eventos so organizados tem evoludo nos ltimos anos no
sentido da adoo de mtodos de gesto profissional;
Devido presso para uma abordagem variada e inovadora,
todos os eventos tm caractersticas nicas;
Cada evento por isso um "acontecimento nico" para o
qual os mtodos de gesto profissional so adequados;
Por outro lado, devido necessidade de sinergias entre os
diferentes aspetos de um evento, o repertrio de uma gesto
de projetos particularmente adequada.
20
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

Funes e responsabilidade
de cada elemento no
trabalho da equipa

21
A identificao das funes e responsabilidades o
passo mais importante do processo do planeamento.
Geralmente existe sempre um Diretor do projeto que
responsvel pela organizao geral do evento e pela
coordenao das atividades que devem ser realizadas
para produzir o evento, em colaborao com a
comisso organizadora.

22
Para um congresso internacional a
hierarquia das responsabilidades a
seguinte:
Organizao Internacional (Comisso
internacional)
Organizao Nacional (Comisso
organizadora local)
Diretor de Projeto
Equipa do Evento, fornecedores e
empreiteiros.

23
O Diretor do projeto define as funes que devem ser
realizadas pelos outros colaboradores ou por
organizaes externas que assumam responsabilidades
na implementao de determinados aspetos do evento.

24
Exemplo Congresso
No caso de um congresso, estas funes podem ser
atribudas a departamentos ou indivduos que assumam a
responsabilidade dos seguintes aspetos:
Fornecimento de material audiovisual e tcnico;
Coordenao da Exposio;
Marketing, vendas e promoo;
Acompanhamento financeiro e monitorizao oramental;
Registo e apoio aos delegados;

25
Articulao entre a sade e a segurana do evento;
Articulao entre os transportes e a logstica;
Articulao com os oradores, moderadores e lderes;
Elaborao de materiais.
claro que as funes e responsabilidades variam consoante o tipo
de evento, isto se se tratar de um congresso, de um evento
desportivo, de uma exposio, etc.

26
Relativamente ao Diretor do projeto, ele tem uma
responsabilidade geral pela implementao da
organizao do evento, atribuindo funes a indivduos
ou departamentos dentro da organizao e a
fornecedores e empreiteiros externos. A forma como as
tarefas e responsabilidades so atribudas contribuir,
sem dvida, para uma gesto sem incidentes.

27
Todos os indivduos a quem sejam atribudas funes e responsabilidades
devero possuir as competncias, a experincia e as qualificaes
necessrias ou terem recebido formao para realizarem essas tarefas.

Todos eles devem compreender a estrutura do evento, bem como a forma


como as diferentes funes interagem entre si e estar motivados,
entusiasmados e terem confiana no seu trabalho.

28
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

Funes e responsabilidades
dos colegas/contactos
externos
29
Trabalhar numa organizao de projetos
exige determinadas capacidades e O trabalho em equipa cria relaes de
competncias das pessoas envolvidas. Por trabalho produtivas e ajuda, dessa forma, a
exemplo, os membros de um pequeno garantir o sucesso do projeto. O sucesso
grupo de trabalho com funes limitadas do trabalho em equipa baseado na
tm de ter: integrao:
Objetivos comuns; Das pessoas numa equipa de trabalho;
Slidas relaes de trabalho;
Das funes das diferentes pessoas
Um compromisso com o trabalho em numa funo de equipa;
equipa;
Um esprito de comunidade Dos diferentes pontos de vista numa
extraordinrio; maior unidade.
Uma capacidade para desenvolver uma
forte coeso de grupo.

30
O trabalho em equipa constitui a base de uma relao de trabalho
produtiva, uma vez que promove:
Uma conscincia das funes e responsabilidades de cada indivduo e
tambm as funes e responsabilidades dos outros colegas de equipa;
O estabelecimento de relaes construtivas;
O fornecimento, procura e troca de informao;
Uma resoluo construtiva dos desacordos e conflitos;
A utilizao de mtodos de comunicao adequados s necessidades
individuais;
A motivao dos membros da equipa.

31
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

mbito e limites da
autoridade no
relacionamento com
contactos externos
32
Para a liderana de projetos de organizao de eventos, isto implica:
Uma elevada aceitao pessoal por parte dos outros membros da equipa;
Uma capacidade para representar a equipa e as suas funes a outras pessoas
fora da equipa;
Uma autoconfiana e competncia social elevadas;
Uma elevada competncia pessoal na gesto de eventos;
Uma confiana nas capacidades e competncias dos colegas;
Uma confiana na motivao dos membros da equipa para produzirem o mximo
de resultados;
Na medida do possvel, atividades limitadas a funes de gesto (tornar recursos
disponveis, organizao tima do ambiente, manuteno do entusiasmo, evitar e
resolver conflitos, identificar problemas e introduzir solues, etc.);
Delegao de tarefas para que os outros as executem;
Identificar pontos fracos e problemas com a devida antecedncia;
33
Utilizar tcnicas de interveno adequadas;
Motivar outros membros da equipa;
Ser honesto e aberto com os membros da equipa;
Mostrar respeito pelos outros membros da equipa;
Proteger informao sensvel sobre os colegas;
Identificar fatores psicolgicos, sociais, organizacionais
e econmicos
que podem afetar o funcionamento da equipa e tomar medidas para
garantir que estes fatores no prejudicam o cumprimento dos seus
objetivos;
Pensar e atuar de forma global.

34
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

Desenvolvimento de relaes
construtivas com colegas
internos e externos
35
Em todas as atividades de gesto dever ter-se presente que as estruturas
de equipa so um "conjunto dinmico". Por exemplo:
Osobjetivos so aceites e ativamente prosseguidos por todos os
membros da equipa;
Existeuma grande diferena entre cada uma das funes (diferentes
tipos de colegas: o gerente de sector, os colegas de trabalho diretos e
outros colegas com atividades relacionadas);
As relaes entre as funes so adequadamente desenvolvidas
(estrutura interna);
Existeuma abordagem de equipa e no uma abordagem individual
(coerncia dos membros da equipa);
As "regras" da equipa so definidas e aceites por todos.
36
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

Pesquisa, troca e
fornecimento de informao
com colegas/contactos
externos
37
Os especialistas tm uma funo crucial na realizao de qualquer Evento.
Uma das funes mais importantes desempenhada pelos
fornecedores de catering (comida e bebidas).
Estes podem apoiar o sucesso do evento dando sugestes acerca do tipo
de comida que se pode oferecer (especialmente no caso de servios de
catering com produtos dietticos) bem como da forma de fornecer a
comida, em funo dos requisitos do evento (buffet ou refeio servida
mesa).
Diz-se muitas vezes que os participantes se esquecem facilmente do tema
de uma conferncia mas que se lembram perfeitamente do que comeram.
Um fornecedor de catering bem escolhido pode inclusive salvar um evento!

38
Os fornecedores de audiovisual (fornecedores do apoio tcnico)
podem apoiar os organizadores, dando sugestes quanto ao
equipamento mais adequado para o evento e oferecendo apoio tcnico
durante o evento para garantir que o evento corre sem incidentes.
Os fornecedores de audiovisuais que ofeream equipamento de qualidade
e confiana so tambm essenciais para um evento bem organizado. Nos
eventos internacionais os fornecedores de audiovisuais devem tambm ter
bons conhecimentos de Ingls tcnico, bem como de outras lnguas mais
faladas internacionalmente, para facilitar as comunicaes entre os
oradores e os funcionrios do evento e de apoio.

39
Os fornecedores de audiovisual (fornecedores do apoio tcnico)
podem apoiar os organizadores, dando sugestes quanto ao
equipamento mais adequado para o evento e oferecendo apoio tcnico
durante o evento para garantir que o evento corre sem incidentes.
As empresas de transportes fornecem veculos para a transferncia de
participantes do aeroporto para o hotel, do hotel para o evento, para onde
se realizem acontecimentos sociais ou para outros locais de interesse.

40
importante que a empresa de transportes esteja familiarizada com a rea
para evitar atrasos e que fornea veculos seguros e de confiana, bem
como condutores seguros e educados. A qualidade do transporte pode
afetar o sucesso do evento.

Por exemplo, um autocarro velho e sujo, sem ar condicionado e com um


motor barulhento, no transmitir aos participantes um sentimento de
segurana, podendo prejudicar a sua reputao como organizador.

41
H muitos outros colaboradores envolvidos no evento, nomeadamente
funcionrios de apoio, assistentes, mensageiros, pessoal da segurana, da
informao, etc.

42
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

Gesto de desacordos e
conflitos

43
definido como um atrito decorrente das
interaes entre os diferentes indivduos ou
diferentes grupos, onde a discusso e a
competio constituem as foras intrnsecas do
processo de trabalho e organizao da empresa.

44
Atualmente, considera-se o conflito como algo
natural e inevitvel nas situaes de
relacionamento interpessoal. Sendo algo natural e
inevitvel, deve ser aceite como tal e tambm
gerido para que se torne gerador de novas
energias e desenvolvimental para aqueles que
nele esto envolvidos, assim como, para a prpria
organizao.

45
EFEITOS NEGATIVOS
EFEITOS POSITIVOS
Reduo da coeso;
Mobilizao para a ao; Informao insuficiente e atrasada
Estimulao de mudanas, de forma intencional;

criatividade, e inovao; Diminuio das interaes positivas;


Baixa qualidade das decises;
Melhoria da qualidade das Primazia de lutas entre os membros;
decises; Perda de recursos, energia e tempo.
Aumento da coeso interna.
46
A FORMA DE RESOLVER CONFLITOS IMPLICA
ALGUMAS CONSIDERAES:
Escolher um local e uma altura Quando e Onde?
Muitas das vezes no aconselhvel resolver um conflito imediatamente quando este
ocorre, mas sim permitir um pequeno intervalo, para que as emoes fortes que
aparecem na altura da sua ocorrncia no faam com que digas coisas das quais te irs
arrepender.
Para alm disso, este intervalo tambm d um tempo de preparao, para os
intervenientes pensarem no que queres e como queres dizer as coisas.

47
A FORMA DE RESOLVER CONFLITOS IMPLICA
ALGUMAS CONSIDERAES:
Dar voz a cada um dos envolvidos
importante ouvir a verso e os argumentos de cada um dos envolvidos no conflito e e resolver o
problema em conjunto.
Para tal, cada um dos intervenientes dever:
Identificar claramente o problema, formulando-o em frases simples e concretas;
Preparar os pontos essenciais que quer expor ao outro;
Manter-se restrito s coisas importantes/essenciais;
Evitar generalizaes (expresses como Sempre e Nunca);
Respeitar o outro (no ridicularizar, no utilizar o sarcasmo, ou utilizar comentrios pouco
adequados);

48
A FORMA DE RESOLVER CONFLITOS IMPLICA
ALGUMAS CONSIDERAES:
Expor um problema de cada vez;
Assegurar-se de que foi compreendido;
Ouvir o outro, com ateno;
Propor e deixar que o outro sugira solues podem resolver o problema;
Negociar a soluo para o conflito;
Empenhar-se na soluo do problema.

49
As solues para os conflitos podem ser obtidas de 4 formas:
1. Evitao: um lado no manifesta a existncia de conflito, o outro lado desconhece a
existncia do conflito, a forma mais passiva.
2. Acomodao: o conflito expresso e conhecido, mas um lado se acomoda,
demonstrando uma resignao externa e, frequentemente, uma revolta latente interna.
3. Competio: o conflito expresso e conhecido, mas verifica-se uma disputa, onde os
dois lados querem ganhar, e quando um ganha o outro perde.
4. Acordo: o conflito tambm expresso e conhecido, mas formada uma parceria para
buscar solues que contemplem os pontos de vista diferentes, s h um lado que na
busca de solues nicas, aumenta a autoestima e fortalece o grupo para assumir
novos desafios.

50
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

O modo de motivar os outros

51
Motivao o termo usado para descrever os
processos envolvidos na iniciao, direo e
manuteno de um determinado comportamento, isto ,
o processo psicolgico que determina a ao, leva a
cabo os meios e mantm o comportamento com o
objetivo de alcanar uma meta.

52
PORQUE QUE OS LDERES DEVEM FUNCIONAR
COMO FATOR MOTIVADOR?
eficaz quando leva os indivduos a agir em benefcio
do grupo, ao mesmo tempo que satisfaz as suas
prprias necessidades. Mesmo que numa fase inicial o
colaborador no aja desta forma, podem ser-lhe criadas
condies para que venha a ter este comportamento.

53
PAPEL LDERES/COLABORADORES
Os lderes devem ser sensveis s diferentes necessidades
e desejos dos colaboradores: cada indivduo nico, o que
motiva uma pessoa pode no motivar outra. As
organizaes, os gestores, os lderes devem reconhecer
essas diferenas individuais e implementar polticas com o
objetivo de influenciar a motivao e a eficcia de todos os
colaboradores;

54
PAPEL LDERES/COLABORADORES

Os colaboradores devem ser tratados de forma justa e


equitativa: os colaboradores devem sentir que so
recompensados com justia, tendo em conta o seu
trabalho, as suas habilitaes e os contributos dados
organizao. Alm disso, os colaboradores devem sentir
que o processo de atribuio de recompensas justo;

55
PAPEL LDERES/COLABORADORES

Os lderes devem clarificar e aumentar a perceo


individual do esforo que conduz ao desempenho
eficaz. A conceo de sistemas de remunerao e de
prmios deve ser clara: os colaboradores conhecer a
priori que comportamentos sero recompensados;

56
PAPEL LDERES/COLABORADORES

As organizaes devem implementar metas que


tenham forte valncia positiva para os seus membros,
isto , os objetivos devem ser coadunados com os
valores dos indivduos.

57
RELACIONAMENTO LDERES/COLABORADORES
Possibilitar a participao;
Fornecer feedback sobre o desempenho (em situaes de mau
desempenho deve evitar-se o feedback destrutivo, fornecendo indicaes
claras sobre o que deve fazer para conseguir melhorar o desempenho,
procurando apresentar essa situao como um desafio);
Recompensar os comportamentos desejados com recompensas
desejadas;
Definir objetivos especficos, desafiadores, mas alcanveis.

58
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

As consequncias de uma
consulta e interao
deficiente

59
Qualquer funcionrio que no esteja ciente da
importncia dos clientes pode prejudicar o evento, ou
por no prestar os servios com a devida qualidade ou
por prestar os servios de forma grosseira, deixando os
participantes insatisfeitos. E isto pode, mais uma vez,
resultar num evento de fraca qualidade para o
participante e numa m reputao para o organizador.

60
Participantes insatisfeitos
Eventos de fraca qualidade
M reputao para empresa organizadora dos eventos
Funcionrios confusos

61
REQUISITOS DAS RELAES DE TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAO DE PROJETOS/LIDERANA DE EQUIPAS

Estrutura de equipas de
projeto

62
COMITS
Grupo de pessoas destacadas de um grupo maior
(como um partido ou uma associao), geralmente com
poderes deliberativos ou executivos, ou seja, com fora
para tomar decises em nome dos demais.

63
COMIT DO PROGRAMA

O planeamento do programa para os participantes num


congresso internacional altamente exigente e requer um
grande dispndio de tempo. O planeamento do programa
habitualmente realizado por um comit de programa.
Consoante o leque de assuntos, pode tambm haver um
subcomit ou crculo de peritos.

64
COMIT DO PROGRAMA - MEMBROS
Os membros do comit de programa devem ser especialistas no
assunto e conhecer a melhor forma de atingirem o pblico-alvo.
o comit deve incluir representantes de instituies importantes,
culturas e pontos de vista especficos, quanto ao assunto em questo.
O presidente do comit pode ser eleito pelo prprio comit, mas muitas
vezes ele poder ser selecionado pelo promotor ou organizador do
evento. A tarefa principal do presidente liderar e coordenar o trabalho
da equipa e represent-la nos comits de alta deciso e em pblico.

65
COMIT DO PROGRAMA - TAREFAS

A gesto e coordenao do programa durante o evento;


A identificao dos assuntos a serem discutidos no congresso;
O desenvolvimento do programa do congresso;
A avaliao dos documentos recebidos;
A sugesto de oradores, tendo em conta assuntos e pblico-alvo
especficos.

66
COMIT DE FINANCIAMENTO

A obteno e gesto dos fundos no mbito de grandes


congressos requer um conhecimento altamente
especializado. Estas funes devem ser realizadas por um
comit especial, sendo importante que o comit de
financiamento tenha como funo, no apenas a gesto
financeira, mas tambm a obteno de fundos.

67
COMIT DE FINANCIAMENTO - MEMBROS
Organizao do oramento;
Observao e controlo do oramento;
Obteno de apoio financeiro, atravs de:
Angariao de fundos;
Patrocnios;
Donativos.
68
CONSELHO DE EXPOSITORES
Um grande congresso frequentemente acompanhado
de uma exposio. De forma a assegurar o sucesso da
exposio, aconselhvel a nomeao de
personalidades conhecidas no assunto para o conselho
de expositores.

69
CONSELHO DE EXPOSITORES - TAREFAS
O planeamento do projeto da exposio;
A procura e contratao de expositores;
A recomendao de custos de arrendamento quanto
ao espao da exposio.

70
COMIT DE ORGANIZAO
O comit de organizao o comit de liderana que
coordena todo o projeto. Deve incluir representantes de
todos os outros comits. Contudo deve se ter em conta
que o nmero de membros deve estar dentro do critrio
duma equipa operacional, ou seja, entre 5 a 12
membros.

71
COMIT DE ORGANIZAO - TAREFAS
O comit de organizao a equipa do projeto para todo o
evento e utiliza o gabinete de eventos para supervisionar,
gerir e controlar todas as medidas acordadas.
As tarefas do comit de organizao podem incluir:
Liderar e representar todo o projeto;
Supervisionar o trabalho dos outros comits.

72
GABINETE DE EVENTOS
O gabinete de eventos funciona como rgo executivo
do comit de organizao. Todas as medidas acordadas
pelo comit de organizao e pelos seus subcomits
sero executadas pelo gabinete de eventos.

73
GABINETE DE EVENTOS - MODELOS
Um gabinete de eventos criado pelo promotor, com funcionrios
especializados, sob o controlo dum organizador de eventos;
Um OPC (organizador profissional de conferncia)
independente, com o seu prprio gabinete. O mbito de
responsabilidade dum OPC pode incluir:
Controlo/supervisionamento quase total do gabinete;
Gabinete executivo para o comit de organizao;
Ligao com o comit de organizao
74
COORDENAO DO TRABALHO DOS DIFERENTES
COMITS
Para alm da perspetiva econmica, a coordenao dos comits tem que se basear em
aspetos orientados para o trabalho de equipa:
Que conhecimentos, capacidades e competncias so necessrios para o comit?
Os conhecimentos, capacidades e competncias dos membros conjugam-se de forma
a permitir atingir os seus objetivos?
O nmero de membros da equipa suficiente para transmitir todos os conhecimentos,
competncias e capacidades necessrios, mas no excessivo para tornar possvel o
trabalho de grupo?
O espectro de conhecimentos, competncias e capacidades suficientemente largo
para promover efeitos sinergticos durante o processo criativo do grupo?

75
A EFICCIA NA RELAO COM PESSOAS EXTERIORES
ORGANIZAO

Tipo de intervenientes num


evento: congresso/
conferncia

76
MODERADORES

O moderador senta-se geralmente no palco, em frente


dos delegados, e responsvel por controlar o tempo
das discusses, convidar e apresentar os oradores e
supervisionar o enquadramento das discusses.

77
LDERES

So habitualmente pessoas dinmicas, afveis e


abertas a novas ideias que ajudam a desencadear a
discusso, introduzindo novos tpicos e encorajando os
participantes a envolverem-se nos debates.

78
RELATORES
So geralmente pessoas responsveis por concluir uma
discusso durante atividades especiais: por exemplo,
numa mesa redonda. Elas sintetizam os tpicos que
foram discutidos e preparam um relatrio final para os
participantes.

79
FUNCIONRIOS DE APOIO
Funcionrios de apoio externos
Os funcionrios de apoio externos incluem os funcionrios
que representam o local do evento, os funcionrios da
empresa que fornece stands para os expositores,
eletricistas, funcionrios das empresas de audiovisual que
do apoio e equipamento tcnico para o evento, pessoal
de catering, fornecedores de servios de transporte, etc.

80
TIPOS DE INTERVENIENTES NUM EVENTO: FEIRA/ EXPOSIO

Promotores
Os promotores so geralmente instituies (pases, grupos
corporativos, associaes etc.), mas tambm podem ser
indivduos ou grupos no institucionais de indivduos, que
assumem a inteno de realizar um determinado evento que h
partida est sujeito a um tema, um tempo e um local de
realizao.

81
TIPOS DE INTERVENIENTES NUM EVENTO: FEIRA/ EXPOSIO

Expositores
Os expositores so os indivduos ou grupos que, movidos pelo interesse
de participarem no evento, solicitam a disponibilidade de um determinado
espao (geralmente pago) afim de, no contexto do evento, poderem expor
e divulgar os seus produtos em stands cujo modelo, disposio espacial,
tamanho, rea de ocupao e segurana so definidas pela organizao,
ficando a sua montagem e disposio dos produtos responsabilidade de
quem expe.

82
TIPOS DE INTERVENIENTES NUM EVENTO: FEIRA/ EXPOSIO
Os funcionrios do evento esto classificados a trs nveis:
Os funcionrios da organizao Um conjunto de tcnicos que, em contratao de
servio pontual, apoiam o organizador na implementao do evento (ex. secretariado,
informaes, articulao com os expositores e stands etc.);
Os funcionrios em subcontratao um conjunto de tcnicos e pessoal
indiferenciado que prestam servio em instituies contratadas pela organizao, ex.
segurana, servios de manuteno s estruturas dos stands, servio de limpeza,
servios de manuteno (som e luz), etc.
Os funcionrios contratados pelos expositores Estes so os funcionrios
responsveis por promover os produtos e servios expostos nos stands.

83
Liderana de reunies
84
OBJETIVOS

As reunies so um mtodo de comunicao eficaz que


podem ter diferentes objetivos:
Transmitir informao;
Consulta;
Tomada de decises.

85
PREPARAO
A eficcia de qualquer reunio depende de trs processos:
Uma preparao adequada;
Uma liderana adequada;
Uma avaliao de como decorreu a reunio e de quais
as lies que podem ser retiradas e usadas em reunies
futuras.

86
PREPARAO
Isto significa, em particular, que:
O objetivo da reunio tem de ser definido;
Os mtodos de atingir este objetivo tm de ser identificados;
Tm de se tomar em considerao, nesta fase de preparao, as diferenas entre reunies envolvendo
participantes internos e externos (as reunies internas podero, por exemplo, ser menos formais).

Por outro lado, todos os participantes devem ser informados sobre:


A data e hora da reunio;
O local da reunio;
Os participantes;
A respetiva agenda.

87
LIDERANA
O Presidente de uma reunio tem de possuir capacidades e competncias complexas para
liderar a reunio com sucesso de forma a alcanar os objetivos. Como lder, ele consegue
influenciar o curso da reunio com o seu estilo de liderana/gesto.

Independentemente do tipo de reunio, as funes do Presidente incluem:


Definio do assunto e motivo da reunio;
Definio dos "limites" em termos de assunto e tempo disponvel;
O objetivo da reunio;
A metodologia a ser utilizada;
Promover o progresso;
Resumir as discusses/decises.

88
A AVALIAO
O feedback aps uma reunio a base para uma organizao eficaz. por
isso muito importante distribuir a informao/decises/resultados a todas as
pessoas interessadas de forma clara, precisa e centrada nos aspetos
essenciais para dar oportunidade aos recetores de os comentarem.

Isto exige bastante da pessoa que elabora as atas das reunies, que
responsvel pelo seu contedo e formato e desempenha um papel
fundamental no sucesso da reunio.

89
RECRUTAMENTO
Necessidades

Aconselha-se a que os servios de pessoal tenham um ficheiro de candidatos


atualizado, no qual se possa fazer uma seleo dos que devero ser
entrevistados, de cada vez que for necessrio proceder a admisso.

As fichas de admisso devem ter, alm do nome, morada, ltimo emprego, etc.,
o maior nmero de referncias possvel sobre o currculo e o carcter do
funcionrio, o que permitir o estudo prvio o candidato antes da entrevista.

90
RECRUTAMENTO
Seleo
As vagas podem ser preenchidas lanando mo dos recursos internos ou utilizando os
externos.

Com recursos internos queremos designar a promoo de funcionrios que j estejam


ao servio, aos quais sejam reconhecidas qualidades para o lugar a preencher.

Pode-se ainda recorrer aos funcionrios j ao servio como referncia para contactos
com candidatos. O principal objetivo do critrio da promoo interna estimular a
autovalorizaro dos funcionrios.

91
RECRUTAMENTO
Seleo
As vagas podem ser preenchidas lanando mo dos recursos internos ou utilizando os
externos.

Com recursos internos queremos designar a promoo de funcionrios que j estejam


ao servio, aos quais sejam reconhecidas qualidades para o lugar a preencher.

Pode-se ainda recorrer aos funcionrios j ao servio como referncia para contactos
com candidatos. O principal objetivo do critrio da promoo interna estimular a
autovalorizaro dos funcionrios.

92