Fundamentos de Gestão Empresarial

Aula 1
As Organizações, a Administração e as funções do Administrador
O termo Organização pode ser entendido como um grupo de pessoas que se juntam
de forma organizada com o intuito de atingir interesses comuns. Sendo assim,
todos os indivíduos vivem dentro de organizações e ao redor delas. As empresas,
universidades, padarias, lojas, hospitais, parques de diversão, associações de
classe, teatros, a até a própria família são exemplos de organizações. Portanto,
nascemos, vivemos e morremos nas organizações.
Você já parou para pensar por que existem organizações e qual a sua origem?
Todos nós vivemos para consumir produtos e serviços, assim sendo, se faz
necessária a existência das organizações. Você já se imaginou sem consumir
nenhum tipo de produto ou serviço? O consumo de produtos e serviços é inerente à
vida humana.
As organizações partem do pressuposto da formação de um grupo de indivíduos que
buscam atingir objetivos comuns, transformando recursos em produtos e serviços.
Partindo dessa definição, podemos chamar à atenção para dois elementos: grupo
de indivíduos (pessoas) e objetivos. Para que exista a organização, serão
necessárias pessoas para executar os seus processos e objetivos que nortearão suas
ações.
É importante que você perceba que uma organização dificilmente se constituirá de
um grupo pronto e acabado, visto que a sociedade está em constante mudança,
com novos desejos e necessidades surgindo a todo instante. Também não se pode
afirmar que exista um modelo de organização ideal, em que uma estratégia de
gestão que dá certo em uma determinada organização dará certo em outra. É
possível perceber essa questão acompanhando a história das organizações.
As Organizações simples, ou até mesmo complexas, sempre existiram no decorrer
da história da humanidade desde os primeiros agrupamentos humanos, ou seja,
quando o ser humano vivia em comunidades, em pequenos agrupamentos,
necessitando adaptar-se e transformar o seu meio. O seu percurso perpassou a fase
artesanal, que vai desde a Antiguidade até a Revolução Industrial; fase da
Industrialização; fase da Segunda Revolução Industrial; fase moderna; até a fase da
globalização, caracterizada como era da informação.
Ao longo dos anos, a ênfase das organizações deixou de ser exclusivamente nos
recursos, para ser também nas competências, intelectualidade e conectividade. Ao
longo dos anos, a forma de administrar os negócios foi passando por mudanças,
inclusive porque as organizações modernas apresentam uma estrutura, e boa parte
possui porte e complexidade muito maior do que as organizações de tempos atrás.
Essa complexidade se dá porque quanto maior a organização, maior o número de
pessoas envolvidas e maior a subjetividade. Daí a necessidade de se planejar,
organizar e controlar, como veremos mais adiante.
A organização, portanto, pode ser entendida como uma constituição de pessoas
que desenvolvem atividades por meio da hierarquização de autoridade e
responsabilidade, visando alcançar um objetivo comum. Nesse sentido, é muito
importante que você compreenda que esse conceito, embora muito próximo do
conceito de instituição, trata-se de coisa distinta, uma vez que apenas as
organizações podem ser formais e informais.
As organizações formais requerem definição de objetivos, metas e regras, divisão
de trabalho, além de uma estrutura que defina os papéis entre os seus pares. Nas
organizações formais é que visualizamos o organograma, que nada mais é do que a
representação ilustrativa da divisão do trabalho das pessoas dentro das
organizações.

Já as organizações informais se baseiam na formação de grupos de interesses que

se aproximam por um objetivo comum, geralmente não relacionado aos interesses
da organização. Podem ser exemplificadas por pessoas que se aproximam por
relações de amizade, confiança, gostos ou afinidades.
Podemos classificar as organizações formais, segundo o setor da economia, em
Governo, Empresas e Organizações do Terceiro Setor.

GOVERNO
O Governo representa as organizações do serviço público, que administram o
Estado e serviços, ao povo. Certamente você utiliza os serviços prestados pelo
Governo, como: ministérios, universidades públicas e hospitais do estado.
EMPRESAS
Já as Empresas são organizações que têm como objetivo principal vender produtos
e serviços, administrando recursos humanos, financeiros e materiais, visando
obtenção de lucro. Neste caso, representam a maior parte das empresas que
fazem parte do nosso cotidiano. Exemplos: shoppings, padarias, supermercados,
farmácias.
TERCEIRO SETOR
Quanto ao Terceiro Setor, você pode entendê-lo como as organizações de
utilidade pública, que contam com a sociedade para prestar os seus serviços. A
característica principal é não ter finalidade lucrativa. Como exemplos, temos as
ONGs e Associações.
De um modo geral, para que as organizações sejam formadas além das pessoas e
objetivos, precisamos definir a sua estrutura, que pode ser simples ou complexa.
O que vai determinar a sua complexidade é o tipo de cultura organizacional
definida pelo gestor. E, por fim, é necessário definir qual o tipo de tecnologia que
será adotada. A tecnologia está relacionada às máquinas e aos processos. A junção
desses quatro componentes, implementada de forma única em cada empresa, é
que refletirá a diversidade das organizações. Isso porque cada uma delas irá
utilizar esses componentes da forma que melhor se adequar ao seu propósito.
Acredita-se que, para compreender a administração e qual o papel que ela
desempenha nas organizações e na sociedade, inicialmente é necessário entender
o que é administrar.
De acordo com o dicionário Aurélio, administrar significa gerir, ministrar, conferir.
Para Kwasnicha (1995), administrar é um processo integrativo de atividade
organizacional que envolve a vida do indivíduo, quer seja na organização, nas
fábricas, nas escolas, ou até mesmo nas famílias. Complementa ressaltando que é
um processo pelo qual o administrador cria, mantém e opera uma organização, que
deve ser entendida como um grupo de duas ou mais pessoas que interagem em prol
de um objetivo.

Agora que você já sabe o que significa o termo administrar, vamos

compreender o termo administração.
Para Maximiano (2004), é a busca da eficácia, através da concretização dos
objetivos e utilização racional de recursos. Nesse sentido, o termo administração
vem sendo formado por conceitos que se aprimoram constantemente, visto que, no
contexto organizacional, seu principal foco é atender as demandas do atual
mercado globalizado.
A administração é, portanto, uma atividade integrada e considerada
interdependente que se utiliza de recursos financeiros, humanos e materiais,
produzindo bens ou serviços com fins lucrativos. É um processo que requer tomada
de decisão.
O que tem se observado é que a concepção acerca do termo administração vem
sendo aprimorada, até porque a realidade das organizações vem sofrendo
transformação, quer seja pelo número excessivo de empresas apresentadas pelo
mercado, quer seja pela exigência dos membros que utilizam os bens ou serviços
produzidos por essas empresas.
Antes as organizações eram poucas e com estruturas pequenas, onde sobressaíam
os profissionais autônomos e artesãos independentes. Os chefes ou proprietários
eram os donos das decisões e geralmente primavam pelo lucro. Hoje, já se observa
um volume de empresas muito maior, o que requer um trabalho mais flexível e
profissionalizante.
Hoje as empresas vivem a chamada administração contemporânea, ou seja,
organizações com ênfase nas pessoas, vistas como sistemas, onde tudo está
interligado. Mesmo com o processo de evolução e mudança, o PODC (planejar,
organizar, dirigir e controlar) ainda se faz presente até o contexto dos dias atuais.
Destaca-se, portanto, que uma vez se mudando as situações, os princípios da
administração também tendem a mudar, no sentido de acompanhar as novas
condições. Como já citado, não há forma de administrar que seja melhor que a
outra. Essa concepção é baseada na teoria situacional que enfatiza que o ambiente
organizacional, a tecnologia e a situação vivenciada pelas organizações é que
determinará qual teoria da administração será adequada à gestão.
As indústrias passaram a crescer e seus processos eram administrados com base no
improviso e despreparo da mão-de-obra. As organizações hoje se apresentam como
reflexo do que ocorria desde a Revolução Industrial, até porque foi um período
marcado pelo avanço da tecnologia que fez surgir as fábricas e as empresas
industriais.
Administrar era, essencialmente, tomar decisões que traziam, em seu bojo, riscos
tais como contratar pessoal, aquisição de maquinaria, alocação de recursos,
controlar, inovar. Essa era a ideia inicial sobre a administração, no entanto,
administrar hoje não é apenas um ato de manipular coisas e gerenciar pessoas, é a
capacidade de aprender e empreender, contribuindo para o desenvolvimento
individual e coletivo.
A partir da Revolução Industrial nos séculos XVIII e XIX, a organização do trabalho
passou a ter uma nova conduta proveniente do aumento da complexidade do
contexto e das operações (lutas, sindicatos, concorrência), exigindo uma nova
postura ao se administrar. O que antes se supervisionava com armas e chicote
passou a ser feito com mais racionalidade, especialização de tarefas e divisão de
trabalho. A substituição do operário pela máquina nas tarefas foi o destaque que
marcou essa época, onde, evidenciava-se a partir de então a mecanização e
divisão do trabalho.
Não há como negar que, no contexto contemporâneo, as organizações têm se
deparado com uma geração de gestores conectada com cada vez mais a tecnologia
e interatividade. Uma geração que tem fechado negócios através das redes de
relacionamentos, a exemplo do Facebook, apresentando respostas mais rápidas ao
mercado.
Como vimos, para que exista uma organização formal, é necessária a definição de
objetivos, divisão de trabalho e relações de poder. Caberá ao administrador fazer
com que essa definição seja clara e funcione de forma eficiente e eficaz dentro da
organização.
Como as organizações são muito dinâmicas, uma vez que é gerida por pessoas, a
administração deve então ser uma ação contínua. Cabe, portanto, à
administração, analisar como serão geridos os recursos limitados e como será o
sistema de produção da organização. Daí você já pode perceber que a
produtividade é a relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção
empregados na sua obtenção.
Como exemplo, imagine uma fábrica ofertando ao mercado produtos de limpeza. O
que chamamos de relação entre os produtos obtidos seria a visualização do
detergente pronto para o consumo, e os fatores que foram utilizados para que ele
pudesse ser produzido (mão de obra, matéria-prima, máquinas, pessoas).
Para que essa produtividade seja de fato efetiva dentro da organização, é
necessário que o gestor seja eficiente e eficaz, conforme evidenciado.

EFICIÊNCIA significa fazer a coisa bem-feita, ou seja, fazer aquilo que está sendo
feito da melhor forma possível. Quando as organizações, de um modo geral,
resolvem problemas e mediam as adversidades, sendo eficientes no uso dos
recursos e utilizando-os de forma correta, todos os envolvidos tendem a ficar
satisfeitos. Desta forma, quanto maior for o grau de produtividade e economia no
uso dos recursos, mais a organização estará sendo eficiente.
EFICÁCIA é fazer aquilo que de fato precisa ser feito, gerando resultados. Ou seja,
é fazer a coisa certa no momento certo. Quanto mais uma organização realiza os
seus objetivos, mais ela está sendo eficaz. Logo, o papel da administração é
assegurar a eficiência e eficácia das organizações.

A diferença entre eficiência e eficácia pode ser percebida comparando as

estratégias utilizadas pela General Motors e pela Ford. A Ford utilizou como
estratégia de negócios fazer eficiente o mesmo carro. Já a GM, optou por um
modelo de negócio que se baseou em orientação para o mercado, produzindo um
carro para cada tipo de cliente.
Desta forma, você já percebeu que administração implica em ação pautada no
processo de se tomar decisões que compreendem algumas etapas, como planejar,
organizar, dirigir, coordenar e controlar.

“Administrar uma empresa é aproveitar da melhor forma as circunstâncias

externas, de modo a utilizar o mais eficientemente possível os recursos de que
dispõe (pessoas, máquinas, materiais e capital) para fazê-la sobreviver e
progredir.”
(LACOMBE; HEILBORN 2008).
Das alternativas relacionadas a seguir identifique aquela que mais se aproxima do conceito
de Administração:
A) É a busca da eficácia, através da concretização dos objetivos e utilização
racional de recursos.
B) É um processo integrativo de atividade organizacional que envolve a vida do
indivíduo.
C)É um grupo inacabado, visto que a sociedade está em constante mudança, onde
surgem novos desejos e necessidades.
D)É a busca da eficiência, através da concretização dos objetivos e utilização
irracional de dinheiro.
E) É gerir um negócio pensando exclusivamente na geração de lucro e na
prosperidade organizacional.

Aula 2
A Administração nas organizações brasileiras
A administração no Brasil apresenta uma significativa influência americana. Seu
desenvolvimento é oriundo não só da história da empresa nacional, mas também
da história do capital estrangeiro. Essa influência americana partiu não apenas do
campo tecnológico, mas do próprio modo de gestão, em que os administradores
tomariam como exemplo a forma de exercer liderança, estimulando e apoiando o
aperfeiçoamento social e econômico adotado pelos americanos. Sobre esse
aspecto, Lima (2002) afirma que a influência norte-americana é um fato notório,
porém, considera lamentável não ter sido atualizada de modo que mostrasse
compatibilidade com a realidade.
Para Storck (1983), o desenvolvimento e profissionalização da administração nas
organizações brasileiras foram marcados por quatro momentos:

PRIMEIRO A REVOLUÇÃO INDUSTRIAL —> SEGUNDO, A II GUERRA MUNDIAL, MOMENTO EM QUE

HOUVE REDUÇÃO DO RITMO INDUSTRIAL BRASILEIRO —> TERCEIRO, DECÊNIO POS GUERRA —>
QUARTO, FASE DE CONSOLIDAÇÃO DA INDUSTRIA NO BRASIL

O primeiro momento foi marcado por uma base cultural, científica e tecnológica
deficiente, o que levou o Brasil a optar pela diversificação de sua economia e
ingressar na era industrial. Nesse momento, destacavam-se os estabelecimentos
com caráter artesanal e familiar, sobressaindo-se as indústrias tradicionais.
Vivenciava-se uma estrutura de poucos administradores profissionais, o que
comprometia o trabalho desenvolvido à época. Essa estrutura não comportava a
administração nas mãos de uma única pessoa, ou seja, administração de forma
centralizada, sem que houvesse profissionalização e adaptação à complexidade
que se instalava no interior das organizações.
Esse contexto acabou gerando a necessidade de administradores capacitados e
aptos a tomarem decisões, sem necessariamente ter que contar com os chefes.
Constituía-se um elevado número de filiais de grandes empresas tanto no âmbito
nacional quanto multinacional, o que requeria mão de obra qualificada para atuar
no mercado.
A partir daí, resultou-se a implantação do IDORT (Instituto de Organização Racional
do Trabalho), fundado em São Paulo. O principal destaque para a implantação do
IDORT era a sua principal atribuição de divulgar as técnicas da administração
científica e clássica, visando à solução de problemas ligados à racionalização das
empresas e à qualificação no desempenho gerencial dos profissionais. A divulgação
dos teóricos científicos e clássicos, na década de 30, já passava a representar a
forte tendência da concepção mecanicista no contexto organizacional brasileiro.
Curiosidades
Com a Revolução de 1930, o contexto organizacional passou a necessitar de
profissionais de várias especializações, resultando em métodos de trabalhos mais
sofisticados (NICOLINI, 2003).

Nicolini (2003) também ressalta a influência norte-americana no contexto da

estruturação das organizações brasileiras. Conforme enfatizado anteriormente, o
acordo firmado entre Brasil e Estados Unidos foi a solução estratégica para os
problemas da atuação gerencial no país. A partir de então, a administração passou
a crescer cada vez mais no Brasil.
Para Leal e Freitas (2005), a administração no Brasil surge no contexto após a
segunda grande guerra, em resposta às demandas da sociedade (chamada de “nova
ordem mundial”), a partir da necessidade de mão de obra qualificada que
atendesse ao processo de industrialização, praticamente um século após o seu
desenvolvimento nos EUA. A partir de então, a administração torna-se uma
ferramenta imprescindível à sociedade e com o passar do tempo, sua tendência foi
crescer em resposta à demanda.
Este contexto de transformações exige do gestor a necessidade de aprender novas
formas de executar o trabalho, adquirir novos conhecimentos e habilidades, além
de operar máquinas cada vez mais modernas. As empresas se apresentam mais
enxutas e requerem profissionais mais qualificados e competentes a partir de uma
visão de trabalho mais versátil e generalista, um profissional criativo que consiga
integrar conceitos de forma lógica e crítica. Até porque a supercompetitividade
imposta pela globalização da economia não deixa espaço para o amadorismo.
É válido considerar que o administrador deve atuar como agente transformador,
adaptando-se aos avanços tecnológicos e científicos com o propósito de responder
às demandas do mercado de trabalho, a partir da construção de uma concepção
que vise promover novas relações produtivas e sociais. É a chamada visão de
administrador, que é preparado para as empresas do futuro e não para as empresas
do passado. Portanto, visão de profissionais que desconsiderem a concepção de
racionalidade imutável e homogênea, para ressaltar a concepção de flexibilidade e
adaptação aos fatos e meios.

Saiba Mais
Na década de 40, o país passou a necessitar de mão de obra mais qualificada que
atendesse a uma estrutura mais burocrática. Foi a partir de então que a história da
administração nas organizações brasileiras começou a delinear o seu caminho. Foi
também nessa mesma década à criação do DASP (Departamento de Administração
do Setor Público), onde predominava as características weberianas e as teorias da
administração de Taylor e Fayol.

Mais quais seriam esses fatos e meios? De fato, como se apresenta o cenário
organizacional brasileiro?
Mesmo com a influência americana, é válido chamar à atenção para o fato de que
é necessário se conhecer o contexto cultural de uma organização e adaptar as
estratégias empresariais de acordo com a cultura local de cada país.
O contexto econômico e político do país vem influenciando a atividade empresarial
brasileira, e quanto a isso, não nos restam dúvidas. O que ocorre é que para o
gestor sustentar o seu negócio, ele deverá estar preparado para lidar com uma
elevada carga tributária, já que o Brasil é o país com maior percentual de PIB do
mundo, e com custos de financiamento ainda muito altos, com taxas de juros que
muitas vezes chegam a ser abusivas. Esse fato, inclusive, acaba reduzindo
significativamente a abertura de novos negócios. O processo burocrático na gestão
dos negócios muitas vezes leva os gestores a gastarem tempo com formalidades do
que empreendendo esforços na administração do negócio em si. Esses três aspectos
são os principais motivos do crescimento do negócio informal.

Desta forma, o administrador brasileiro moderno deve seguir a lógica da tríade

objetivos, recursos e decisões. Isso porque a administração vem se apresentando
como um processo que, para se colocar em prática decisões, visando alcançar
objetivos, faz-se imprescindível a utilização de recursos. Nessa lógica, começa-se a
perceber que, para a concretização dessa tríade, somente a experiência técnica
não será suficiente.
Para que as organizações brasileiras ganhem destaque no mercado, os seus
dirigentes deverão estar aptos para atuar como gestores empreendedores, com
visão estratégica de futuro, na consolidação de seu próprio negócio,
administrando, inclusive, variáveis políticas e econômicas. Desta forma, cabe não
só se pensar em introduzir novos processos, mas preparar a força de trabalho para
desempenhar com eficácia esses novos papéis.
Saiba Mais
Leia o artigo intitulado Administração pública brasileira: entre o gerencialismo e
a gestão social, e aprofunde seus conhecimentos acerca do assunto.

AULA 3

Funções do Administrador

Com o passar dos anos, o administrador, em plena Era da Informação, deixou de

ser um mero supervisor do trabalho das pessoas e da utilização de recursos
organizacionais, com tarefas simples e limitadas, para ser um condutor de negócios
e gestor de oportunidades e ameaças que constituem o entorno das organizações.
Seu papel passou a ser multivariado e contingencial.
Mas, de fato, quais seriam as funções do administrador?
A primeira delas é planejar.
Do ponto de vista organizacional, planejar significa pôr em prática as habilidades
conceituais do gestor. Ou seja, definir as metas, os meios e recursos (financeiros,
humanos, tecnológicos, materiais) para se alcançar os objetivos organizacionais.

Será, portanto, a ação norteadora para todas as outras ações. Um bom gestor deve
pensar com antecedência o que deseja alcançar e traçar planos e cronogramas
para que possa acompanhar sua execução. É através do planejamento que a
organização pode evitar o desperdício e apresentar maiores chances de se atingir
os objetivos traçados. Até porque, se não utilizarmos o planejamento no presente,
dificilmente conseguiremos implantar o que desejamos no futuro. Funciona assim
também para a nossa vida pessoal.
Se desejarmos ter uma prospecção financeira futura, será necessário fazer um
planejamento de gastos e receitas para que se consiga o que se planejou. Para
uma viagem, por exemplo, é necessário que se pesquise antes o lugar desejado,
quanto será necessário de recurso, quem fará a viagem e qual o período mais
apropriado para que a viagem aconteça.
Quando se trata de uma organização, deve-se buscar ao máximo evitar os
improvisos. Desta forma, planejar é decidir antecipadamente. Geralmente, nas
empresas, os seus diretores se reúnem anualmente para discutir sobre seus
projetos e como a equipe pode trabalhar para que sejam bem-sucedidos. Como
você pode perceber, quando os objetivos são estabelecidos e as formas de alcançá-
los traçadas, o administrador está planejando. Embora muitas vezes aquilo que se
planejou leve anos e anos para que vire uma realidade.
O QUE
DE QUE MANEIRA ____________________> FAZER
QUANDO
QUEM DEVE
Aquele que não prevê os acontecimentos a longo prazo se expõe a infelicidades
próximas. (Confúcio)

Um plano deve conter objetivos, plano de ação, recursos, meios, mas ainda assim
suas formas e conteúdo vão variar de uma empresa para outra. Por exemplo, em
uma organização, o objetivo pode ser um resultado desejado como entrar em um
novo segmento, acabar com a criminalidade; em outras, o objetivo pode ser a
realização de um produto, como comprar um novo imóvel ou desenvolver uma nova
marca para o negócio.
Quando uma organização se prepara para competir no mercado, existe uma forte
tendência de que o seu negócio dê certo. Com a falta de planejamento, existe
grande probabilidade de que o desempenho organizacional não seja satisfatório.
Podemos perceber isso através das pesquisas realizadas pelo SEBRAE. Ainda existe
um percentual muito significativo de empresas que fecham suas portas antes de
completarem cinco anos de existência. Um dos motivos que podem ser atribuídos a
esse fato é a falta de planejamento.
No planejamento estratégico, que é o mais utilizado pelas organizações, devem ser
envolvidos os objetivos e estratégias de longo prazo, a análise da situação das
forças e fraquezas, ameaças e oportunidades do negócio, ficando sob a
responsabilidade dos altos executivos. Já no planejamento tático, são envolvidos
os planos mais específicos e as principais ações que uma unidade deve
empreender. No plano operacional, estão envolvidos os procedimentos que
requerem um tempo mais curto, envolvendo os níveis inferiores da organização.

Durante décadas, o planejamento foi utilizado de forma desestruturada e

fragmentada, sendo adotado apenas por poucas grandes empresas. Nos últimos
trinta anos, o uso do planejamento passou a ser formal, sendo utilizado por todos
os níveis da organização: estratégico, tático e operacional.
Embora as empresas tenham o planejamento como exercício anual, revisando a
missão, as principais metas e expectativas dos acionistas, é importante considerar
que elas também devem desenvolver os planos de contingência para as situações
inesperadas, como crises econômicas, catástrofes ambientais e desastres.
Sobretudo, porque os gestores, de um modo geral, lidam com o futuro em um
ambiente incerto e em constante mudança.
Organizar é a segunda função administrativa.
Uma organização é a coordenação racional das atividades de um certo número de
pessoas, que desejam alcançar um objetivo comum e explícito, mediante a divisão
das funções e do trabalho e por meio da hierarquização da autoridade e da
responsabilidade. (SCHEIN apud LACOMBE; HEILBORN 2008).
Envolve a atribuição de tarefas em departamentos e os recursos que serão
alocados para esses departamentos atingirem os objetivos. Através da organização
é que se define a estrutura e configuração da ação empresarial como um todo. De
certa forma, é imprescindível que o gestor busque disponibilizar todos os recursos
e competências que deverão ser utilizados para que se obtenha resultado e consiga
executar o que foi planejado.
Nesse sentido, a organização depende do planejamento. O planejamento define o
que fazer e a organização de como fazer. Através dele, a empresa deverá reunir e
integrar os seus recursos e competências, definir a estrutura, estabelecer a divisão
do trabalho, ou seja, se configura no caminho que a empresa utiliza para pôr o
planejamento em prática. Eis o grande desafio da função de organizar: alcançar a
coerência entre todas as áreas de decisão.
No sentido de proporcionar maior clareza ao processo da gestão como um todo, a
empresa pode definir a função de organizar abrangendo quatro elementos:
TAREFAS: representa a divisão do trabalho.

PESSOAS: designação das pessoas para ocupação dos cargos. Nesse quesito é
necessário um cuidado especial ao se designar uma pessoa para ocupar uma
determinada tarefa. É importante se considerar as habilidades, aptidões,
experiências de cada membro que compõe a organização. O gestor deve buscar a
pessoa certa, na tarefa certa, e no tempo certo.

ÓRGÃOS: configura-se no agrupamento de pessoas e tarefas, como exemplo dos

departamentos ou unidades da organização. Essas pessoas se reúnem sob uma
autoridade hierárquica única para exercer uma função ou um conjunto de funções.

RELAÇÕES: representam as relações entre os órgãos que compõem a organização e

entre parceiros externos à organização.
A partir da definição desses quatro elementos, a empresa compõe o seu
organograma, que nada mais é do que a representação visual da estrutura de uma
organização. No organograma devem estar indicadas as tarefas departamentais e
lógica do seu ordenamento, ou seja, é a ilustração da organização do trabalho das
pessoas.
Um dado curioso é que nem sempre o fato de uma empresa possuir organograma
significa que ela é uma empresa bem-organizada. Desta forma, cabe ao gestor
definir alguns princípios na elaboração do seu organograma, a saber:
simplicidade, ou seja, apresentar apenas os componentes fundamentais que
auxiliarão no entendimento da estrutura organizacional.

padronização, ou seja, estabelecer uniformidade e coerência.

atualização, que nada mais é do que o retrato da realidade da organização em um

dado momento.

Assim sendo, cada vez que as circunstâncias o exigirem, o organograma deve ser
atualizado.
O organograma pode ser vertical, que é quando a estrutura está voltada para o
controle vertical da organização; ou horizontal, voltado para a definição da divisão
técnica do trabalho. O organograma vertical é o mais tradicional. As principais
vantagens do organograma é que, através dele, é possível se analisar as
deficiências da estrutura (lacunas, duplicações de cargos etc.); indicar aos
funcionários como eles estão enquadrados no sistema em que atuam; além de
proporcionar melhores condições de controle.
Através do desenho da estrutura organizacional é que se decide o nível de
centralização e descentralização. Quando a autoridade está concentrada em
apenas uma pessoa, ou em poucas pessoas, a organização é centralizada.
Nas organizações centralizadas, o poder de decisão está localizado próximo ao
topo da organização. A principal vantagem é uma maior uniformidade e controle.
Já nas organizações descentralizadas, as decisões são tomadas em níveis mais
baixos. Desta forma, os ocupantes de determinados cargos transferem parte de
suas atribuições para representantes de outros cargos. A principal vantagem é que
ela estimula a autonomia e proporciona um melhor aproveitamento do potencial
das pessoas. Uma empresa de sucesso que optou pelo modelo da descentralização
é a Johnson & Johnson, que oportuniza uma total autoridade a todas as suas
companhias operadoras.
Quando os trabalhos são divididos de forma racional, o administrador está
organizando.
Após o planejamento e organização, a próxima função é a direção.
E o que isto representa?
Isto representa a estratégia do gestor de acionar a empresa, dinamizá-la e fazê-la
funcionar. Desta forma, é através da direção que os objetivos devem ser
alcançados por meio da atividade das pessoas que compõem a organização. É a
função administrativa relacionada à interação entre os administradores e seus
subordinados, ou seja, a função que coloca em prática as habilidades de motivar e
liderar pessoas por parte dos gestores.
Por envolver o gerenciamento de pessoas, dirigir constitui uma das funções
administrativas mais complexas, sobretudo porque uma vez que se agrupam
pessoas com objetivo e perspectiva individual, existe um grande desafio para se
alinhar esse objetivo individual com os objetivos organizacionais. Nesse sentido, a
função da direção envolve o contato direto e próximo com as pessoas, ajudando a
guiá-las no caminho dos objetivos de equipe e organizacionais.
Alguns aspectos estão mais ligados à direção, como:
COMUNICAÇÃO ------> LIDERANÇA ------> MOTIVAÇÃO
Assim, como você deve estar imaginando, a direção deve buscar criar um ambiente
de trabalho cooperativo, manter um fluxo claro de comunicação, criar situações
que possibilitem às pessoas aprender e crescer.
Na função de direção, a comunicação representará a troca de pensamentos, a
inter-relação por meio de palavras. Configura-se no processo de passar informação
de uma pessoa para outra. No que tange à motivação, o gestor deve entendê-la
como a ação que vai impulsionar um indivíduo a agir de determinada forma, quer
seja provocado por um estímulo interno, quer seja por um estímulo externo. Eis
um grande desafio, administrar desejos e necessidades diversas, dentro de um
mesmo ambiente organizacional. Daí, a liderança passa a exercer também um
papel extremamente importante na empresa.
Através da liderança, o gestor desenvolverá técnicas para conduzir as pessoas,
fazendo uso adequado de incentivos para obter motivação. Configura-se na
capacidade de motivar as pessoas a fazerem aquilo que precisa ser feito. Nessa
perspectiva, a conduta do diretor deverá ser exemplo para todos os seus
seguidores. Na função de direção, a liderança exerce um papel mais relevante.
Desta forma, aquele que exerce função da direção deve ser visto como um agente
transformador, adaptando-se aos avanços tecnológicos e científicos, com o
propósito de responder às demandas do mercado.
Observa-se que em um cenário marcado por constantes e aceleradas
transformações em todos os aspectos, sobretudo no que se refere ao aumento da
competitividade e necessidade de sobrevivência, as organizações,
independentemente do seu tamanho, têm buscado monitorar tanto o seu ambiente
externo quanto interno. Para tanto, dirigir significa adotar um perfil eficiente, que
combine aspectos relacionados à execução das tarefas com aspectos relacionados
ao lado emocional, visando equilibrar e orientar as relações de trabalho.
Nesse sentido, o relacionamento interpessoal passa a refletir no desenvolvimento
de uma organização, a partir da valorização cada vez maior dos recursos e talentos
humanos, criando sinergia no ambiente organizacional. Essa sinergia se refere a
tentar obter da equipe um resultado que seja maior do que o somatório das
capacidades e habilidades individuais de seus membros. Para que exista sinergia,
são necessárias a comunicação e troca de informações, o que só pode acontecer
quando existe um relacionamento interpessoal — formal ou informal — de
qualidade entre aqueles que fazem parte de uma organização.
Existem dois estilos de direção: Teoria X e Teoria Y.
GOVERNO
Na Teoria X, é desenvolvido um estilo de direção voltado apenas aos objetivos
empresariais, sem levar em consideração as aspirações individuais dos membros
que compõem a organização. É considerada uma teoria ultrapassada, uma vez que
tem uma forte tendência a levar as pessoas a fazerem exatamente o que a
organização deseja, sem considerar as opiniões e objetivos individuais. Segundo
Chiavenato (2007), o salário é a única motivação para essa teoria.
TERCEIRO SETOR
Na Teoria Y, a direção desenvolve um estilo de gestão aberto, democrático,
participativo e dinâmico. Nesse estilo de direção, percebe-se uma administração
por objetivos que realçam a iniciativa individual, ou seja, existe uma preocupação
com autodesenvolvimento das pessoas. O trabalho é encarado como uma atividade
natural, as pessoas são criativas e competentes.
Trata-se, portanto, de um estilo de direção pautado em ações inovadoras e
humanistas. Na teoria Y, as decisões são descentralizadas e as responsabilidades
delegadas, com maior significação do trabalho.
Como você pode imaginar, o papel de direção passou por diversas transformações
ao longo dos anos. A autoridade, que antes era exercida pelo chefe em uma
relação de comando e controle, teve que ceder espaço a uma direção participativa
direcionada para a motivação e liderança, com foco também nas pessoas.
Por fim, após o planejamento, organização e direção, o gestor deve controlar.
Vamos compreender melhor essa etapa.
Através do controle, será possível mensurar e avaliar os resultados da ação
empresarial e suas consequências. Ou seja, o seu principal papel é acompanhar a
execução das atividades, tendo em vista os objetivos organizacionais. Desta forma,
o controle se preocupa em manter a empresa em condições que permitam o
funcionamento adequado em prol do cumprimento dos seus objetivos, de acordo
com o que foi planejado.
As organizações devem pensar no controle como uma forma de monitorar o
progresso da empresa e implementar as mudanças necessárias para que ela cumpra
a sua missão. Nesse sentido, no cotidiano das empresas, marcado por adversidades
e mudanças constantes, faz parte da premissa dos gestores buscar respostas para
as questões do tipo: nossos resultados estão compatíveis com nossos objetivos?
Nossas metas estão sendo atingidas? Nossa equipe está motivada e engajada na
consecução das estratégias organizacionais?
As corporações de sucesso empreendem esforços significativos no
acompanhamento da qualidade de sua atuação. Desta forma, torna-se uma prática
monitorar o desempenho das pessoas, fornecer feedback, identificar problemas e
corrigi-los.
Com o avanço da tecnologia da informação, as organizações estão utilizando a
internet e outras tecnologias para coordenar e monitorar virtualmente o seu
negócio, sobretudo porque a falta de um controle eficaz pode causar sérios
problemas à organização e ameaçar o seu futuro.
Em muitas organizações, existe uma resistência muito grande aos sistemas de
controle. Essa resistência é atribuída ao fato de os sistemas abrangentes de
controle fornecerem dados de desempenho dos funcionários, além de revelarem
erros que causem instabilidade no emprego.
Cabe ao gestor fazer com que o controle organizacional seja entendido como um
processo sistemático de monitorar as atividades organizacionais tornando-as
consistentes com os planos e metas traçados pelos acionistas da empresa.
O controle, antes do processo, pode ser chamado de controle por adiantamento
das informações. Como a própria classificação já sugere, esse tipo de controle
busca identificar e definir os problemas antes de ocorrerem. É o que os bancos
geralmente fazem. Antes de fornecer um empréstimo a um correntista, o gerente
exige uma série de documentos e comprovações.
“De acordo com Kaplan e Norton (1997), o BSC é um instrumento que mede o
desempenho organizacional em quatro perspectivas (financeira, clientes, processos
internos e aprendizagem/crescimento), permitindo que a organização acompanhe
o desempenho financeiro, monitore e ajuste a estratégia.” Para saber mais sobre o
Balanced Scorecard, leia as páginas 23-26, do livro Incrementando a Estratégia -
Uma abordagem do balanced scorecard, disponível na Biblioteca Virtual.
Quando o controle é realizado durante o processo, ele é chamado de controle
simultâneo. Nesse tipo de controle, o foco está nos processos contínuos. Em
contrapartida, quando o controle está focado nas saídas da organização, ou seja,
após o processo, a organização está adotando o controle pelo feedback. Nesse
controle, os problemas são resolvidos depois que eles acontecem. Exemplos: a
análise de uma venda depois que ela acontece e as ligações pós-venda.
Através do Balanced Scorecard, o gestor tem condições de fazer um
monitoramento financeiro dos processos internos, dos clientes e do aprendizado e
crescimento organizacional.
Como você pôde perceber, o ciclo PDCA é muito utilizado como modelo para o
planejamento.
Vamos entender o que é PDCA...
O ciclo PCDA é um método interativo de gestão baseado nas funções da
administração: Planejar, Executar, Verificar e Agir. “Plan”, planejar; “Do”, fazer
ou agir; “Check”, checar ou verificar; e “Action”, no sentido de corrigir ou agir de
forma corretiva. O PDCA se configura em um método utilizado para o controle
eficaz das atividades de uma organização, sobretudo àquelas relacionadas às
melhorias. Através dele, a empresa implementa ações de melhorias constantes nas
áreas, auxiliando no processo de tomada de decisões administrativas.
Visualize como exemplo a atuação de um empresário, dono de um restaurante
localizado em uma capital brasileira. Suas atividades são focadas antes, durante e
depois da prestação dos serviços. Antes, será necessário verificar as atividades de
recepção, compra dos alimentos e bebidas, iluminação, segurança, garçons,
cozinheiras, limpeza etc. O acompanhamento de como as cozinheiras preparam as
comidas e como os garçons atendem os clientes podem ser entendidos como a
função de controlar durante o processo. Ao final do dia, o acompanhamento de
quantos pratos foram vendidos e a estatística de satisfação dos clientes em relação
ao restaurante representam o controle depois do processo.
É importante destacar que todas as quatro funções administrativas (Planejar,
Organizar, Dirigir e Controlar) são interdependentes, mas interagem entre si de
modo dinâmico.
Saiba Mais
Leia o artigo intitulado Análise das abordagens sobre as funções do
administrador.

Em síntese, as funções do administrador são:

FUNÇOES DO ADMINISTRADOR:
PLANEJAR: Definir as metas, os meios e recursos para se alcançar os objetivos
organizacionais.
ORGANIZAR: Definir a estrutura e configuração.
DIRIGIR: Acionar a empresa, dinamizá-la e fazê-la funcionar.
CONTROLAR: Mensurar e avaliar os resultados. Acompanhar a execução.

No planejamento estratégico, que é o mais utilizado pelas organizações, devem ser

envolvidos os objetivos e estratégias de longo prazo, a análise da situação das
forças e fraquezas, ameaças e oportunidades do negócio, ficando sob a
responsabilidade dos altos executivos. Já no planejamento tático, são envolvidos
os planos mais específicos e as principais ações que uma unidade deve
empreender. No plano operacional, estão envolvidos os procedimentos que
requerem um tempo mais curto, envolvendo os níveis inferiores da organização.
Agora vamos destacar as habilidades que um administrador deve desenvolver.
Como visto, observe que, para pôr em prática o ciclo PDCA, o administrador deve
ter habilidades técnicas para utilizar os conhecimentos, métodos e técnicas na
realização de tarefas específicas. Se você é um engenheiro de uma determinada
construção, a competência técnica está relacionada aos conhecimentos sobre
engenharia e sobre o projeto de obra para o qual você foi contratado. Também
como exemplo, você pode perceber como a habilidade característica de um
contador, advogado, ou seja, aqueles que detêm um conhecimento especializado.
Observe que é uma habilidade, geralmente adquirida por meio da experiência e
treinamento profissional. O conhecimento técnico possibilita ao gestor reconhecer
problemas, equacionar soluções e, ainda, introduzir modificações no processo
produtivo.
Habilidades humanas para trabalhar com pessoas, saber se comunicar,
compreender as motivações das pessoas envolvidas no negócio e principalmente,
desenvolver uma liderança eficaz. Podemos considerar também como competência
interpessoal. Através da habilidade humana, o administrador tende a envolver o
grupo, de modo que ele caminhe na direção dos objetivos organizacionais. Desta
forma, um bom administrador deve buscar desenvolver a habilidade de lidar com
pessoas. Até porque as pessoas são as organizações.
E, por fim, habilidades conceituais para gerenciar ideias, definir a missão do
negócio, estabelecer a visão de futuro e a estratégia organizacional. De certa
forma, as habilidades conceituais abrangem todas as formas de raciocinar, de
modo a saber agir diante de situações complexas e adversas. Através da habilidade
conceitual, o administrador consegue visualizar a empresa como um todo.
Todas essas habilidades vão variar de acordo com os níveis da administração. No
nível estratégico (alta direção), em que são estabelecidos os objetivos e
estratégias organizacionais, se percebe maior evidência das habilidades
conceituais. No nível tático (gerência), se observa maior evidência das habilidades
humanas; já no nível operacional (supervisão), se percebe basicamente as
habilidades técnicas. Na medida em que os níveis hierárquicos são mais altos, a
proporção da necessidade de cada uma dessas habilidades varia.
É importante que você perceba que o será um bom gestor aquele que tiver
conhecimento, habilidade e atitude. Para o conhecimento atribui-se visão ampla e
articulada com as áreas de cognição; quanto às habilidades atribuem-se
relacionamentos interpessoais, criatividade e inovação; quanto à atitude, fica o
comportamento ético e o empreendedorismo.
Desta forma, além de competências técnicas sólidas, o administrador deve ter
competências conceituais e integradoras. Até porque o processo de gerenciar uma
empresa está alinhado ao processo de gerenciar a mudança. O que, de certa
forma, exige do administrador um perfil que seja capaz de enfrentar alterações
rápidas e complexas, além de compreender a necessidade de se criar novos
produtos e oferecer novos serviços.

Encerramento
COMO O PROFISSIONAL DEVERÁ ADMINISTRAR UMA ORGANIZAÇÃO?

Você estudou que atualmente administrar não é, apenas, um ato de manipular

coisas e gerenciar pessoas. Por tanto, o administrador deve ser capaz de aprender
e empreender, contribuindo para o desenvolvimento individual e coletivo dentro
de uma organização.
Ele precisa adaptar-se às demandas atuais, tais como, os avanços tecnológicos e
científicos, para que seja capaz de atender às demandas da sua área de atuação.
EM QUE SE CONFIGURA A ADMINISTRAÇÃO?

A partir do que foi exposto, a concepção acerca da administração vem sendo

aprimorada, até porque a realidade das organizações vem sofrendo transformação,
quer seja pelo número excessivo de empresas apresentadas pelo mercado, quer
seja pela exigência dos membros que utilizam os bens ou serviços produzidos por
essas empresas.
QUAIS AS PRINCIPAIS FUNÇOES E HABILDADES DO ADMINISTRADOR?
Dentre as suas funções, o administrador precisa saber planejar, organizar, dirigir e
controlar. O administrador deve ter habilidades técnicas para utilizar os
conhecimentos e métodos na realização de tarefas específicas, além de
habilidades humanas para trabalhar com pessoas, saber se comunicar,
compreender as motivações dos envolvidos no negócio, desenvolvendo uma
liderança eficaz. E, por fim, habilidades conceituais para gerenciar ideias, definir
missão do negócio, estabelecer a visão de futuro e a estratégia organizacional.
Terceiro Setor