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TEORIAS DA

ADMINISTRAÇÃO

Ligia Maria Fonseca Affonso


Introdução à administração
Objetivos de aprendizagem
Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados:

 Definir os princípios da administração e a sua relação com os gestores.


 Explicar as funções da administração.
 Diferenciar eficiência de eficácia.

Introdução
A administração existe há muito tempo, mas sofreu forte impulso a partir
do século XX, influenciando o mundo todo. De lá para cá, muitos estudos
foram realizados, gerando conhecimentos que visam a ajudar os admi-
nistradores a entender melhor os processos e as práticas administrativas.
Neste capítulo, você vai estudar o conceito e os princípios da admi-
nistração. Também vai conhecer as suas funções e atividades. Por fim,
vai ver as diferenças entre eficiência e eficácia.

Conceito e princípios da administração


Ao longo de toda a história, o ser humano vem buscando os melhores resultados
em suas ações a fim de atender às suas necessidades. Quando aprendeu a unir
esforços, juntar pessoas, trocar ideias e experiências e trabalhar em conjunto, o
homem inventou a organização: forma estruturada de trabalhar, criar, projetar,
produzir e distribuir bens e serviços. Dessa forma, o mundo contemporâneo é um
mundo de organizações. Tudo o que a sociedade necessita para viver é inventado,
projetado, desenvolvido, produzido e comercializado por organizações. Você
pode considerar que as organizações são formadas por grupos de pessoas que se
juntam para alcançar objetivos comuns, atuando de modo estruturado. Afinal,
2 Introdução à administração

de forma isolada não conseguiriam atingir esses objetivos, dada a complexidade


e a variedade de tarefas envolvidas no trabalho (MORGAN, 2002).
As organizações são agrupamentos humanos construídos e reconstruídos
com a intenção de atingir determinados objetivos, ou seja, são unidades sociais
que podem ser reestruturadas e redefinidas à medida que os objetivos são
alcançados, ou que surgem melhores meios de atingi-los com menor custo,
tempo e esforço. Dessa forma, a organização é uma unidade inacabada, uma
vez que está sujeita a mudanças contínuas (CHIAVENATO, 2014).
Se as organizações crescem, o número de pessoas que atuam nelas também
aumenta, provocando aumento no número de relações entre elas e comple-
xificando o cenário. Você deve notar que um dos principais objetivos das
organizações é produzir algo de que a sociedade necessita. Quando a sociedade
aceita aquilo que é produzido para satisfazer suas necessidades, a organização
assume uma função social. Você já pensou em quantas pessoas dependem das
organizações para sobreviver? Quantas dependem do salário que recebem
para manter a sua família? Todos os seres humanos dependem delas, não é?
A história das organizações compreende seis fases, como você pode ver
na Figura 1.

Figura 1. Fases históricas das organizações.


Fonte: Adaptada de Chiavenato (2014).

Atualmente, as organizações funcionam em ambientes diferentes e cercadas


por fatores econômicos, políticos, sociais, legais, tecnológicos, culturais e
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demográficos que imprimem a elas maior complexidade. Esses fatores são


dinâmicos e mudam o tempo todo, trazendo certa instabilidade ao ambiente,
que influencia e é influenciado pelas organizações. Contudo, você deve notar
que as organizações não são autônomas ou autossuficientes, ou seja, elas
precisam ser administradas para sobreviver, crescer e ser bem-sucedidas. É
por meio da administração que as organizações são ajustadas e conduzidas
para o alcance dos resultados pretendidos. Dessa forma, administração e
organizações andam de mãos dadas e não existem isoladas umas das outras
(MAXIMIANO, 2012; CHIAVENATO, 2014).
A palavra “administração” tem origem latina. O prefixo ad significa “di-
reção para”, “tendência para”; e minister é um comparativo de inferioridade
cujo sufixo ter significa subordinação ou obediência. Ou seja, administração
é a função desenvolvida sob o controle de outro; é um serviço prestado a
outro. No entanto, para entender o significado do termo, é necessário ir além
da interpretação da palavra, compreendendo o papel da administração nas
organizações e na sociedade. Você já pensou em como a administração afeta
a sua vida? Já parou para pensar que exerce funções de administração em seu
dia a dia, fora das organizações?
A administração foi a responsável pelo desenvolvimento econômico e
tecnológico no mundo, mostrando como inovações, tecnologias e ferramentas
podem ser utilizadas e transformadas em resultados. Não é à toa que a admi-
nistração é considerada uma das mais importantes áreas da atividade humana.
Ela lida com toda a complexidade que envolve as organizações, com mudanças
e com o incerto cenário contemporâneo. Seu papel principal é fazer com que
“as coisas aconteçam” por meio das pessoas, da combinação e da integração
de vários recursos. Sem ela, as organizações não conseguiriam atingir seus
objetivos (CHIAVENATO, 2014).
Assim, a administração pode ser vista como uma ciência, uma técnica
e uma arte. Ciência porque possui princípios bem definidos e tem por base
conhecimentos científicos; técnica porque produz ferramentas para a obtenção
de resultados; e arte porque, além de o administrador lidar com situações
concretas, necessita lidar também com situações incertas e inesperadas. Entre
essas situações estão conflitos entre as pessoas, recursos escassos, insatisfação
dos funcionários e outros fatores internos e externos.
Dessa forma, a administração tem como missão compreender e inter-
pretar os objetivos estabelecidos pela organização. Ela deve realizar ações
que permitam o alcance dessas metas. Isso se dá por meio de planejamento,
organização, direção e controle dos esforços gerados nos diversos âmbitos da
organização (SILVA, 2013).
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Você sabia que a administração, apesar de existir desde o início dos tem-
pos, sofreu forte impulso no século XX, influenciando o mundo todo? Nessa
época, a complexidade crescente das organizações exigia a adoção de novos
conhecimentos que as ajudassem a compreender os problemas administrativos
que surgiam. Dessa perspectiva, todas as teorias administrativas elaboradas
nesse período foram bem-sucedidas, pois apresentaram soluções específicas
para tais problemas.
A administração começou a ser estruturada em meados do século XIX.
Inicialmente, surgiram os estudos de Frederick Taylor, que criou um modelo de
administração baseado na aplicação de métodos científicos para a resolução dos
problemas. Além dele, se destaca Henry Fayol, que idealizou a teoria clássica da
administração. Mais tarde, surgiram vários estudos que elaboraram teorias da
administração. Você pode considerar que esse é um conjunto de conhecimentos
organizados e produzidos por meio da observação e da análise crítica das práticas
das organizações. Esses estudos se valem de afirmações e regras estruturadas
para explicar a realidade e ajudar as organizações a se adaptarem às mudanças
contínuas, necessárias à sua sobrevivência (MAXIMIANO, 2012).

As teorias da administração mais importantes e que contribuíram para o desenvol-


vimento das organizações são: teoria clássica da administração; teoria da burocracia;
teoria das relações humanas; teoria comportamental; teoria estruturalista; teoria dos
sistemas; teoria neoclássica da administração; teoria comportamental; e teoria da
contingência (SCHULTZ, 2016).

Os conhecimentos práticos gerados desde que as organizações existem vêm


contribuindo para a criação de acervos teóricos e empíricos e sendo refinados
ao longo dos tempos. Tanto que algumas teorias, além de gerarem novos
conhecimentos, mantiveram os princípios de outras teorias, aperfeiçoando-os
com novas ideias. Um exemplo disso é a versão modernizada dos princípios
da administração científica de Taylor apresentada por Chiavenato (2014):

 princípio do planejamento — substitui a improvisação por métodos


científicos;
 princípio do preparo — visa à seleção do melhor trabalhador para cada
tarefa, ensinando-o e treinando-o para produzir mais e melhor; e ao
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preparo de máquinas e equipamentos de produção, o que inclui arranjo


físico, ferramentas e materiais adequados;
 princípio da execução — visa a delegar atribuições e responsabilidades
de forma precisa para disciplinar a execução do trabalho;
 princípio do controle — controla a execução do trabalho;
 princípio da exceção — determina que apenas as ocorrências fora do
padrão devem chamar a atenção do gerente para que sejam corrigidas.

Fayol, por sua vez, apresentou 14 princípios gerais da administração. Entre


eles, você pode considerar os seguintes (MAXIMIANO, 2012):

 princípio da divisão do trabalho — marcado pela especialização neces-


sária para a eficiência na utilização das pessoas e pela determinação
de tarefas específicas a cada um dos órgãos que compõem a estrutura
da organização;
 princípio da autoridade e da responsabilidade — a autoridade e o poder
são consequência da posição ocupada pela pessoa, da mesma forma
que o direito de dar ordens e ser obedecido; a responsabilidade é con-
sequência natural da autoridade;
 princípio da unidade de comando — é o princípio da autoridade única,
ou seja, cada pessoa deve receber ordens de apenas um chefe;
 princípio da hierarquia ou cadeia escalar — a autoridade deve seguir uma
hierarquia, de forma que um nível esteja sempre subordinado a outro;
 princípio da departamentalização — marcado pela divisão do trabalho,
que leva à especialização e à diferenciação de tarefas e órgãos, ou seja,
é a heterogeneidade e a fragmentação do trabalho;
 princípio da coordenação — todos os esforços da organização são
distribuídos visando ao objetivo comum.

Ao conjunto integrado de teorias que tratam do estudo da administração e


das organizações, deu-se o nome de teoria geral da administração (TGA).

A TGA atravessou diversas fases distintas e que se sobrepõem: ênfase nas tarefas;
ênfase na estrutura; ênfase nas pessoas; ênfase na tecnologia; ênfase no ambiente; e
ênfase na competitividade (MAXIMIANO, 2012).
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Agora é interessante que você se questione o seguinte: será que todas


as teorias administrativas podem ser aplicadas às situações atuais? Se você
respondeu que sim, acertou! Todas as organizações possuem um ou mais
aspectos de uma ou várias teorias da administração. Esses aspectos podem
ser as normas e regulamentos que orientam sua operação, a hierarquia, a
divisão do trabalho, etc. Assim, cabe aos administradores escolher os modelos
ou estilos de gestão mais adequados a cada situação ou a cada problema a
ser solucionado. Por isso, é fundamental que possuam conhecimento sobre
as teorias administrativas para que tenham, entre as alternativas disponíveis
para cada situação, condições de decidir adequadamente, agregando novos
valores aos seus conhecimentos (SOBRAL; PECI, 2013).
Além dos conhecimentos técnicos e científicos, é importante que os
administradores desenvolvam habilidades que lhes permitam lidar com a
complexidade do mundo organizacional contemporâneo. Esse mundo é mar-
cado não apenas por tarefas programadas e padronizadas, mas também pela
imprevisibilidade de problemas administrativos, conflitos na equipe, pressão,
cobrança de prazos, reuniões, interrupções, etc., aspectos que interferem na
atuação dos gestores (MOTTA, 2001).

Todas as pessoas que administram qualquer conjunto de recursos, que tomam decisões
e levam a sua equipe a desempenhar seu papel na busca pelos objetivos organizacionais
são chamadas de administradores, gerentes ou gestores (MAXIMIANO, 2011).

No cenário atual, é cada vez mais necessário que os gestores desenvolvam


novas habilidades gerenciais com o intuito de complementar os conhecimentos
e habilidades já existentes. Afinal, as formas clássicas de gestão — rígidas,
precisas e com base em experiências passadas — já não atendem às novas
demandas e necessidades das organizações modernas (MOTTA, 2001).
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São habilidades básicas para um gestor (KATZ, 1955 apud SOBRAL; PECI, 2013):
 habilidade técnica (conhecimento sobre métodos e equipamentos necessários
para a realização das atividades organizacionais);
 habilidade humana (capacidade de compreender as pessoas e suas necessidades,
interesses e atitudes; de entender, liderar e trabalhar com pessoas);
 habilidade conceitual (capacidade de compreender e lidar com a complexidade da
organização como um todo, utilizando a inteligência na formulação de estratégias,
além de planejamento, raciocínio e criatividade).

Além das habilidades, são exigidas dos gestores algumas competências,


que são fundamentadas nas próprias habilidades. Você sabia que uma das
habilidades mais valorizadas nas organizações é a capacidade de se relacionar
com as pessoas? Você possui essa habilidade? Veja as competências essenciais
do administrador, segundo Chiavenato (2014), na Figura 2.

Figura 2. Competências essenciais do administrador.


Fonte: Chiavenato (2014).
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Funções da administração
A administração possui várias definições. Fayol a define como um processo
dinâmico, constituído pelas funções interligadas de prever, organizar, co-
mandar, coordenar e controlar. Ao longo do tempo, as funções de comando
e coordenação foram substituídas pela função de direção. Para alcançar os
objetivos estabelecidos pelas organizações, os administradores executam cada
uma dessas funções, que, apesar de serem diferentes, estão relacionadas e são
interdependentes, como você pode ver na Figura 3.

Figura 3. Funções do processo administrativo.


Fonte: Sobral e Peci (2013).

O planejamento é a primeira função do processo administrativo, uma vez


que serve de base para as demais funções. Nesse contexto, planejar significa
definir os objetivos a serem perseguidos pela organização e decidir com an-
tecedência quais ações serão executadas para o seu atingimento. Ou seja, é no
planejamento que as estratégias que vão orientar o trabalho dos administradores
são definidas e os planos de ação são desenvolvidos, visando à coordenação
das atividades necessárias à consecução dos objetivos.
Portanto, o planejamento é a função administrativa que determina anteci-
padamente o que será feito, quais objetivos deverão ser alcançados e como isso
se dará, com o mínimo de esforço e o menor custo (SOBRAL; PECI, 2013).
Você já percebeu que o planejamento também faz parte do seu dia a dia? O
que você faz quando decide preparar um jantar para os amigos? E quando
resolve fazer uma viagem? Você planeja!
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São atividades de planejamento: verificação e análise da situação atual;


definição de objetivos; desenvolvimento de premissas sobre as condições
futuras; determinação de estratégias organizacionais; estabelecimento dos
recursos necessários para atingir os objetivos; implementação dos planos de
ação necessários ao alcance dos objetivos. Agora considere essas atividades
aplicadas à preparação do seu jantar ou da sua viagem. Percebeu que o plane-
jamento é fundamental para que ambos os eventos aconteçam sem imprevistos
e com sucesso?
Veja, na Figura 4, as premissas básicas do planejamento.

Figura 4. Premissas básicas do planejamento.


Fonte: Adaptada de Chiavenato (2014).

Outro ponto importante é que o planejamento é elaborado de forma dife-


rente em cada nível organizacional, ou seja, existe uma hierarquia de planos
(BATEMAN; SNELL, 1998). Veja a seguir.

 Planejamento estratégico: é aquele que se dá no nível institucional, ou


seja, no nível mais alto da organização, correspondente ao plano maior,
ao qual os demais planos estão subordinados. Possui como característica
a projeção para o longo prazo (acima de dois anos) que envolve toda a
organização e é voltada ao alcance dos objetivos globais.
 Planejamento tático: é aquele elaborado no nível intermediário da orga-
nização, ou seja, em cada unidade organizacional, e que é subordinado
ao planejamento estratégico. Tem como característica a projeção para
o médio prazo (até um ano), envolve cada departamento ou unidade
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da organização, abrangendo recursos específicos, e é voltado para a


coordenação e as atividades internas, visando a atingir os objetivos
departamentais.
 Planejamento operacional: é aquele que se dá nos setores em que as
ações acontecem e que se refere a cada atividade ou tarefa específica.
Possui como característica a projeção para curto prazo (imediato, se-
manal ou mensal). Além disso, envolve cada tarefa isoladamente e tem
a preocupação de alcançar metas específicas.

Veja, na Figura 5, os níveis da organização e o planejamento estratégico


correspondente.

Figura 5. Níveis da organização e planejamento estratégico correspondente.


Fonte: Adaptada de Chiavenato (2014).

A organização é a segunda função administrativa. É a responsável pela


distribuição de tarefas e dos recursos entre os membros organizacionais.
Ela coloca em prática tudo aquilo que foi planejado na função anterior,
organizando, estruturando e integrando todos os recursos e órgãos, bem
como a direção e o controle da ação organizacional (SOBRAL; PECI, 2013;
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SILVA, 2013). Se você parar para pensar, vai notar que também executa essa
função ao preparar o jantar com os amigos ou a sua viagem.
A organização envolve quatro componentes:

 tarefas — devem ser realizadas de acordo com a divisão do trabalho e


as funções organizacionais;
 pessoas — são designadas para a ocupação de cargos, considerando
habilidades, aptidões, interesses, experiências e comportamento;
 órgãos — representam divisões, departamentos, setores ou unidades
dispostos em uma estrutura, assim como níveis hierárquicos;
 relações — são importantes entre órgãos e pessoas da organização e
também com os stakeholders (clientes, fornecedores, acionistas, entre
outros).

Organizar, no processo administrativo, consiste em reunir e coordenar os


recursos humanos, financeiros, físicos, de informação e outros necessários
para atingir os objetivos organizacionais. A divisão do trabalho, o agrupa-
mento de atividades em uma estrutura lógica, a distribuição de pessoas para
a execução do trabalho, a alocação de recursos necessários e a coordenação
dos esforços são algumas das atividades da função organização (SOBRAL;
PECI, 2013; CHIAVENATO, 2014).
É importante você notar que essa função se desdobra nos seguintes níveis
organizacionais:

 Nível global — abrange a organização em sua totalidade; é tratado no


nível institucional; pode assumir diversos tipos e refere-se ao desenho
organizacional (compreende a estrutura da organização, o formato
organizacional e os processos de comportamento).
 Nível departamental — abrange cada departamento ou unidade da
organização; é tratado no nível intermediário; pode assumir diversos
tipos e refere-se ao desenho departamental (compreende o agrupamento
de unidades em subsistemas com departamentos e divisões).
 Nível das tarefas e operações — diz respeito a cada tarefa execu-
tada; é tratado no nível operacional; refere-se ao desenho dos cargos
(modelagem do trabalho, estrutura das posições e das atividades em
cada cargo) e das tarefas que juntos utilizam as tecnologias e originam
produtos e serviços.
12 Introdução à administração

Veja a representação da função organização nos níveis organizacionais


na Figura 6.

Figura 6. Níveis organizacionais.


Fonte: Adaptada de Chiavenato (2014).

A direção é a terceira função administrativa e diz respeito a garantir o


funcionamento da organização por meio das pessoas. Ou seja, após a definição
do planejamento e da configuração da organização, é hora de iniciar o trabalho.
Para isso, as pessoas são fundamentais. Assim, é preciso que sejam contratadas,
ajustadas aos seus cargos, treinadas, avaliadas e recompensadas. Além disso,
precisam ser estimuladas e orientadas sobre como devem desempenhar suas
funções e sobre o que se espera delas para que os objetivos sejam atingidos.
Dessa forma, a direção é a função administrativa referente à gestão de
pessoas na organização. São atividades dessa função: liderar, motivar e co-
ordenar os trabalhadores para desenvolverem suas atividades visando ao
alcance dos objetivos organizacionais; comunicar, gerir conflitos, reconhecer
e recompensar. Essa é uma função que exige mais ação do que planejamento e
organização. O gestor tem como responsabilidade proporcionar um ambiente
adequado e propício para o desenvolvimento de um trabalho de qualidade,
de modo que os trabalhadores se sintam satisfeitos (SOBRAL; PECI, 2013;
SILVA, 2013).
Introdução à administração 13

Você também pode executar ações de direção em seu trabalho, pois, mesmo
que não seja oficialmente um gestor, pode ser um líder e motivar seus colegas.
Além disso, pode executar essa função em sua família, resolvendo conflitos
entre seus irmãos ou irmãs, por exemplo.
Veja, no Quadro 1, a abrangência da direção na organização.

Quadro 1. Papel da direção nos níveis da organização

Nível da
organização Direção Posições Abrangência

Institucional Direção Presidentes, Organização


diretores e alto ou áreas da
executivos organização

Intermediário Gerência Gerentes Cada


departamento
da organização

Operacional Supervisão Supervisores e Cada grupo de


encarregados pessoas, tarefas
ou operações

Fonte: Adaptado de Chiavenato (2014).

A função de controle está diretamente relacionada com as outras funções


do processo administrativo, ou seja, com o planejamento, a organização e a
direção. Apesar de ser menos envolvente que as demais funções, é uma parte
de todas elas, pois consiste no monitoramento e na avaliação do desempenho
da organização, comparando-o aos objetivos planejados e corrigindo os desvios
que podem ocorrer. Você pode considerar que nenhum plano está totalmente
acabado se não houver meios de avaliar seus resultados e consequências.
São funções do controle no processo administrativo: definir medidas de
desempenho; verificar e monitorar o desempenho; compará-lo com os padrões
e objetivos determinados; e estabelecer medidas corretivas garantindo o al-
cance dos objetivos. Veja, no Quadro 2, a representação da função controle
nos níveis da organização.
14 Introdução à administração

Quadro 2. Função controle nos níveis da organização

Nível da Tipo de
organização controle Conteúdo Tempo Amplitude

Institucional Estratégico Genérico e Longo Macro-


sintético prazo orientado.
Abrange a
organização
em sua
totalidade.

Intermediário Tático Menos Médio Abrange cada


genérico prazo departamento
e mais da
detalhado organização.

Operacional Operacional Detalhado Curto prazo Micro-


e analítico orientado.
Abrange
cada tarefa
ou operação
isoladamente.

Fonte: Adaptado de Chiavenato (2014).

A finalidade do controle é garantir que os resultados das estratégias, das


políticas e diretrizes (estabelecidas no nível institucional), dos planos táticos
(elaborados no nível intermediário) e dos planos operacionais (elaborados no
nível operacional) estejam perfeitamente ajustados aos objetivos previamente
traçados. Os três níveis de controle estão interligados e relacionados, ou seja,
na prática, não há uma separação clara entre eles (SOBRAL; PECI, 2013).
Você ainda deve notar que as funções administrativas atuam como parâ-
metros fundamentais para o sucesso de uma organização. Sem essas funções,
provavelmente as organizações estariam condenadas à desordem e ao insucesso.
No entanto, cabe reforçar a importância do administrador e de suas habilidades
para que essas funções sejam exercidas adequadamente, facilitando a obtenção
dos resultados esperados.
Será que as funções administrativas sofrem variação dependendo do nível
hierárquico ocupado pelo administrador? A resposta é sim. Veja tal variação
na Figura 7.
Introdução à administração 15

Figura 7. Funções administrativas e nível hierárquico.


Fonte: Adaptada de Mahoney et al. (1965 apud SOBRAL; PECI, 2013).

Eficiência e eficácia
As mudanças no ambiente são dinâmicas. Por isso, as organizações necessitam
reajustar, realocar e reestruturar continuamente suas competências e recursos
de acordo com os seus objetivos. O atual cenário, marcado por rápidas e cons-
tantes transformações, exerce pressão sobre as organizações. Assim, elas têm
de se antecipar às mudanças, aproveitar as oportunidades que surgem, bem
como reagir e responder com flexibilidade às ameaças e pressões ambientais.
Nesse contexto, a estratégia é o principal meio para que a organização consiga
responder a mudanças (SOBRAL; PECI, 2013).
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São muitas as definições do termo “estratégia” e muitos os autores que


se referem a ela, o que dificulta um consenso. Veja a seguir como alguns
autores a definem.

 Estratégia é a definição dos objetivos básicos de longo prazo de uma


organização, a adoção das ações e recursos adequados para atingir
esses objetivos (CHANDLER, 1962).
 Estratégia é um conjunto de regras referentes à tomada de decisão em
condições de desconhecimento parcial, em que as decisões estratégicas
referem-se à relação entre a organização e o ambiente que a cerca
(ANSOFF, 1965).
 Estratégia refere-se à relação entre a organização e o meio em que está
inserida: relação atual (situação estratégica) e relação futura (plano
estratégico) (KATZ, 1970).
 Estratégia refere-se às ações ofensivas ou defensivas que criam uma
posição de defesa na indústria para que ela obtenha sucesso frente
às forças competitivas e atinja maior retorno sobre o investimento
(PORTER, 1980).
 Estratégia é uma força mediadora entre a organização e o seu meio
envolvente. É um padrão no processo de tomada de decisões organi-
zacionais para enfrentar seu meio envolvente (MINTZBERG, 1988).

O plano estratégico é o conjunto de objetivos e ações a serem executados pela orga-


nização para atingir seus objetivos (KATZ, 1970).

A estratégia representa aquilo que a organização deseja fazer; o negócio


que pretende realizar; o rumo que deseja seguir. O ponto central da adminis-
tração da estratégia é a preparação para o futuro. Ou seja, a estratégia tem por
finalidade orientar a organização em relação ao futuro, no sentido de guiá-la
de forma consciente e sistemática para alcançar seus objetivos, tendo por base
análises de suas condições e capacidades, bem como do ambiente que a cerca.
A administração da estratégia é tratada no nível institucional, responsável
por analisar, desenvolver e modificar os processos internos e externos da
organização para torná-la eficiente e eficaz em condições de incerteza, de
Introdução à administração 17

constantes mudanças. É a administração estratégica que formula e implementa


a estratégia organizacional, buscando o alcance dos objetivos da organização.
Ou seja, a estratégia é elaborada no mais alto nível da organização.
Assim como a estratégia, a administração também possui muitos con-
ceitos, mas, de forma mais ampla, pode ser definida como um processo de
coordenação do trabalho e de alocação de recursos organizacionais que visa
ao alcance de objetivos estabelecidos, de forma eficaz e eficiente. Nessa
definição, há quatro elementos que se destacam (SOBRAL; PECI, 2013),
como você pode ver a seguir.

 Processo: é uma forma sistemática de fazer alguma coisa. A adminis-


tração é um processo, pois é formada por um conjunto de atividades e
tarefas relacionadas a fim de atingir determinados objetivos.
 Coordenação: a administração consiste na coordenação do trabalho
e dos diversos recursos organizacionais para garantir que todas as
partes interdependentes funcionem de forma alinhada e coerente com
os processos e objetivos da organização.
 Eficiência: é a capacidade de realizar as atividades organizacionais
com o mínimo de recursos.
 Eficácia: é a capacidade de realizar as atividades organizacionais para
atingir os objetivos estabelecidos.

Eficiência e eficácia são termos muito utilizados na administração para


demonstrar o desempenho em relação ao objetivo alcançado. Eficácia diz
respeito ao alcance de resultados, enquanto eficiência refere-se à utilização de
recursos. Na dimensão econômica, a eficácia é a capacidade de as organizações
satisfazerem as necessidades da sociedade produzindo bens e serviços. Já a
eficiência está relacionada aos custos e benefícios da relação técnica entre
entradas (insumos) e saídas (produtos ou serviços). Dessa forma, quando se
quer verificar a relação entre os recursos aplicados e o produto final obtido,
a razão entre o esforço e o resultado, entre a despesa e a receita, se utiliza o
conceito de eficiência (SILVA, 2013).
Quanto mais o administrador se preocupa em fazer corretamente as
coisas, mais perto de ser eficiente ele está, ou seja, melhor utiliza os recur-
sos disponíveis. No entanto, quando usa ferramentas fornecidas por quem
executa para avaliar se os resultados estão sendo alcançados, ou seja, se as
coisas bem feitas são as que realmente deveriam ser feitas, ele está focado
no conceito de eficácia, que é alcançar resultados por meio dos recursos
disponíveis (SORAL; PECI, 2013).
18 Introdução à administração

Dessa forma, você pode considerar que (SILVA, 2013):

 eficiência é a capacidade de realizar as atividades organizacionais


utilizando o mínimo de recursos. Nesse contexto, quanto maior a pro-
dutividade, mais eficiente será a organização. Ou seja, a preocupação
aqui é com a otimização dos recursos utilizados para atingir os objetivos,
economizando recursos sem prejudicar a produtividade e a qualidade
dos produtos e serviços prestados;
 eficácia é a capacidade de realizar os objetivos propostos pela orga-
nização. Implica escolher os objetivos certos e atingi-los, ou seja, a
preocupação é com os fins. A eficácia é a chave para o sucesso das
organizações.

Veja, na Figura 8, a diferença entre eficiência e eficácia.

Figura 8. Eficiência e eficácia.


Fonte: Adaptada de Sobral e Peci (2013).
Introdução à administração 19

Os conceitos de eficiência e eficácia são muito utilizados na administração


contemporânea, no entanto muitas pessoas ainda os confundem. Apesar de se
complementarem, no contexto administrativo, possuem significados diferentes.
Para Maximiano (2012), a eficiência realiza as tarefas de modo inteligente,
com o mínimo de esforço e o melhor aproveitamento possível dos recursos. Já
a eficácia é o conceito de desempenho relacionado aos objetivos e resultados.
Veja as diferenças entre eficiência e eficácia, segundo Chiavenato (2011),
no Quadro 3.

Quadro 3. Diferenças entre eficiência e eficácia

Eficiência Eficácia

Como as coisas são feitas: Para que as coisas são feitas:


 de que modo são executadas;  que resultados elas trazem;
 quais os passos para serem  que objetivos alcançam;
executadas;  ênfase nos resultados;
 ênfase nos meios;  preocupação em fazer as coisas
 preocupação em fazer as coisas de corretas.
modo correto.

Resolver problemas. Atingir objetivos.

Salvaguardar os recursos. Otimizar a utilização dos recursos.

Cumprir tarefas e obrigações. Obter resultados.

Treinar os subordinados. Proporcionar eficácia


aos subordinados.

Manter as máquinas. Providenciar máquinas disponíveis.

Fonte: Adaptado de Chiavenato (2011).

Você já parou para pensar que, dependendo do modo como as organizações


são administradas, elas podem se tornar eficientes e eficazes, ou ineficientes
e ineficazes? Ou seja, nem sempre eficiência e eficácia andam juntas. Uma
organização pode ser eficiente em suas atividades e não ser eficaz ou vice-versa.
O ideal é que a organização seja igualmente eficiente e eficaz (MAXIMIANO,
2011; CHIAVENATO, 2014).
Dessa forma, a eficiência se preocupa em fazer corretamente as coisas e
da melhor forma possível, o que explica a ênfase nos métodos e procedimen-
20 Introdução à administração

tos internos. A eficácia, por sua vez, tem a preocupação em fazer as coisas
corretas visando a atender às necessidades da organização e do ambiente em
que ela se insere. Então, enquanto a eficiência está concentrada nas operações
e tem sua atenção voltada aos aspectos internos da organização, a eficácia
se concentra no alcance dos objetivos, com sua atenção voltada aos aspectos
externos (BATEMAN; SNELL, 1998).
Assim, o administrador precisa estar atento às tarefas para alcançar a efi-
ciência e aos objetivos e resultados para alcançar a eficácia. E você, consegue
ser eficiente e eficaz em seu trabalho e em sua vida pessoal?
Introdução à administração 21

ANSOFF, I. Estratégia empresarial. São Paulo: McGraw-Hill, 1965.


BATEMAN, T. S.; SNELL, S. A. Administração: construindo vantagem competitiva. São
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