REUNIÃO - CONCEITO

• Uma reunião é um encontro de pessoas que visam atingir um

objetivo específico.

• A reunião é uma importante ferramenta de comunicação, que

facilita a tomada de decisão, resultado fundamental de uma reunião
pois ela estimula, desenvolve e valoriza os profissionais. O
problema está em como, por quê e para quê é utilizado esse
recurso.

• Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados

esperados, ter as pessoas certas presentes à reunião e dominar o
processo de condução eficaz.
 REUNIÃO - CONCEITO

• Reuniões são ferramentas fundamentais para provocar

mudanças e obter soluções nas organizações.

• Possibilitam crescimento coletivo e aumento do entendimento de

metas e objetivos. A reunião é o momento em que as
competências do trabalho em equipe ficam mais claras e
explícitas.
PRINCIPAIS OBJETIVOS

• integrar pessoas;
• coletar sugestões a respeito do assunto em
pauta;
• reforçar a comunicação de alguma idéia;
• oferecer uma proposta;
• vender uma idéia;
• transmitir entusiasmo;
• decidir sobre determinado assunto...
ANTES DE MARCAR UMA REUNIÃO,
RESPONDA :

1. Essa reunião é realmente necessária?

2. Existe alguma outra maneira de discutir o assunto
ou distribuir a informação para as pessoas?
3. O quanto essa reunião irá afetar a moral e
produtividade das pessoas?
4. O quanto essa reunião terá de impacto sobre a
lucratividade da empresa?
5. Você pode usar essa reunião para elogiar
alguém?
6. Você poderia fazer essa mesma reunião com
trinta minutos a menos?
COMO FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA

• Toda reunião deve ser organizada e a pauta,

planejada.

• O líder da reunião deve cuidar para que a pauta

seja cumprida e os integrantes precisam atingir
um consenso antes de terminar a reunião.
COMO FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA

• Defina um único propósito para a reunião.

• Defina o objetivo.
• Defina o resultado esperado.
• Crie o conteúdo.
• Faça com que o conteúdo possa ser
distribuído para todos os participantes.
• Defina os participantes.
COMO FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA

• Faça com que seja LEGAL participar.

As pessoas QUEREM participar da
reunião ou as pessoas TÊM que
participar da reunião? As pessoas
QUEREM ouvir você falar ou as
pessoas TÊM que ouvir você falar?

• Peça a opinião dos outros participantes

sobre possíveis itens que devem ser
abordados na reunião.
 PLANEJAMENTO

• Objetivo da reunião: o que você quer conseguir com

ela? Uma decisão? O cronograma de um projeto?
Brainstorming de uma nova idéia?
• Como a reunião vai ser dividida: não adianta entrar
numa sala e começar a falar. Em geral, quando isso
acontece o tempo só estoura e não se chega a lugar
nenhum. Veja os passos que precisam ser dados para
cumprir o objetivo da reunião.
• Estabeleça tempos: quanto tempo se vai gastar em
cada parte da reunião?
 PLANEJAMENTO

• Estabeleça quem vai te ajudar: alguém tem que

documentar a reunião e, ao mesmo tempo, alguém
precisa ajudar a manter as coisas de acordo com o
cronograma. Já veja quem vai fazer isso antes (ou no
comecinho da reunião)
• Estabeleça as regras: não custa nada estabelecer
antes quando as perguntas serão feitas, se é preciso
trazer alguma coisa já pronta, como as decisões serão
tomadas, se os notebooks e celulares podem ficar
ligados etc…
 ALGUMAS REGRAS EFICAZES

• Pedir a todos que desejam apresentar

um problema que se preparem antes
respondendo às perguntas:

• Qual é o problema?
• Quais são suas causas?
• Quais são as possíveis soluções?
• Qual é a melhor solução possível?
• E, finalmente, escrevendo sua própria solução.
ALGUMAS REGRAS EFICAZES

• Só convoque uma reunião quando totalmente

indispensável;

• Deixe claro quem precisa participar e quem seria

desejável que participasse;

• Estabeleça os objetivos, pauta e tempo para cada

assunto.
ALGUMAS REGRAS EFICAZES

• Envie material de preparação com antecedência

(documentos, textos apoio, etc.)

• Não castigue os pontuais, premiando os

atrasados;

• Lembre-se de que todos são humanos. Pessoas

ficam dispersas – inove sempre. Se preocupe
com os detalhes de acolhimento.

• Anote as questões “fora de pauta” em um lugar

visível e as revise e enderece antes do final da
reunião.
 ALGUMAS REGRAS EFICAZES

• Coloque responsáveis e prazos para todas as ações.

• Designe um participante para secretariar a reunião;

• Envie uma minuta com tudo o que foi discutido com prazo para
comentários e depois transforme em ATA (documento).

• Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

MOTIVOS DE FRACASSO DAS REUNIÕES

• A reunião não é necessária

• A reunião foi realizada por motivos errados
• Foram chamadas as pessoas erradas
• Falta o controle adequado
• Ambiente ruim
• Momento inadequado
PAUTA

• Data
• Local
• Hora de início e término
• Agenda priorizada de assuntos
• Participantes (convidados ou convocados)
• Resultados esperados
 ATA

• Data e local da reunião

• Nomes dos participantes presentes
• Objetivos da reunião
• Assunto (conforme agenda de convocação)
• Debates / conclusão do que foi adotado como
decisão
• Responsáveis (quem será cobrado para que a
decisão adotada seja cumprida)
• Prazos (tempo dado para implantar a decisão)
• Data da próxima reunião
• Assinatura de todos
DICAS
AGRADECIMENTOS