Rotina de Compras

Aluna: THAYANE MODESTO DOS SANTOS

Turma: 2021.1
 Processos de armazenagem: Recebimento

As atividades de recebimento vão desde a chegada do material, na entrega pelo fornecedor, até a
entrada nos estoques. Trata-se, portanto de uma atividade integrada às áreas de contabilidade,
compras e transporte.

o Veja alguns fatores que devem ser avaliados no recebimento:

-Conferência da data da entrega;

-Identificação do item;
-Verificação de notas fiscais e documentos relevantes;
-Checagem da data de validade do produto (se for o caso);
-Conferência do estado da mercadoria;
-Identificação correta do fornecedor e da transportadora;
-Armazenamento em área apropriada do depósito
 Caso 1: Problema com fornecedor.
▶ Fabiane, almoxarife do Hospital Norte D’or, é responsável por fazer a conferência de materiais e medicamentos que
chegam todos os dias na área do recebimento do setor do almoxarifado.
Na manhã do dia 20 de setembro, às 9h da manha, chegou o fornecedor responsável por fazer entregas de medicamentos da
empresa farmacêutica União Química.
Assim que entregue o pedido de compra pelo fornecedor, é necessário que Fabiane imprima a Nota fiscal com a ordem de
compra que estava já pendente no sistema.
Fabiane então checou a ordem de compra que constavam sendo 50 caixas de Novalgina 500mg/ml (Total de
2.500 ampolas, sendo 50 ampolas por caixa), 20 caixas de Solução Glicose 10% (Total de 4.000 ampolas, sendo 200 ampolas
por caixa), 80 caixas de Meronem 1g (Total de 800 frascos, sendo 10 frascos por caixa) e 2000 caixas de Esmeron 10mg/ml
(Total de 20.000 frascos, sendo 10 frascos por caixa)
Assim que todas as caixas foram retiradas do caminhão e colocadas em um pallet, Fabiane começou a conferência, mas logo
percebeu que havia uma pendencia, estava faltando duas caixas de Meronem. Quando isso ocorre, há duas opções, devolver todo
material ou medicamento para o fornecedor ou sinalizar o erro e pedir que a empresa fornecedora do produto exclua a nota fiscal
anterior e crie uma nova, para que não aja pendencias na hora do setor de contas a pagar realizar o pagamento da nota fiscal.
Fabiane achou melhor e mais eficiente a segunda opção, já que o hospital estava precisando dos medicamentos e o primeiro
processo seria mais demorado. Então, o almoxarife entrou em contato com a empresa fornecedora por e-mail e os mesmos
rapidamente emitiram uma nova nota, que batia com a quantidade entregue, podendo assim continuar o processo de
recebimento, liberando o fornecedor.
 Caso 2: Problema na Conferência
▶ Daniel, estoquista do Almoxarifado, ao fazer a contagem diária do recebimento percebeu que a conta não
fechava, tinha alguma coisa errada. Resolveu então contar todos os medicamentos recebidos naquele dia e
então percebeu que tinha um erro de conferência do medicamento Ampicilina sódica 1g + Sulbactam 1.5G,
que no sistema constavam 700 frascos mas só tinham 550 frascos no saldo físico. Aquele problema era
recorrente e de certa forma, normal, já que erros poderiam ocorrer, porém esses problemas estavam dando
diversas divergências na hora do pagamento, já que os saldos físico e saldos no sistema não batiam, fazendo
com que ás vezes o Hospital pagasse por algo que não tinha recebido. Ao reportar o erro para o gestor do
Almoxarifado, Daniel então propôs a implantação de uma segunda conferência, que seria feita a partir de um
checklist. Nesse checklist, o segundo conferente teria que informar a data do recebimento, a empresa
fornecedora, a hora em que o produto foi entregue, qual produto que estava sendo entregue, o lote e a
quantidade do mesmo. E para que tudo isso fosse feito e não ocorresse erros, o conferente teria que conferir a
mercadoria minuciosamente, fazendo com que esses problemas de conferencia de materiais diminuíssem cada
vez mais. O gestor de prontidão aprovou a ideia mas obviamente essa mudança teria que ser passada para os
diretores do hospital e assim foi feito, Daniel foi muito elogiado por sua ideia que por fim, foi colocada em
prática.
Passado um mês em que se tornou obrigatório a segunda conferência, foi notado que quase não havia
divergências do saldo físico com o saldo do sistema, a organização e a estocagem do setor tinha melhorado
bastante também e por fim, o setor do almoxarifado do Hospital Norte D’or* estava funcionando mais
eficientemente.