Organização de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA

PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARÇO / 2009

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OBJETIVO

Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracte-

rizando cada elemento e suas aplicações.

I) Produção de eventos

Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à
vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisti-
cação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propa-
ganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambi-
ente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços.

1) Origens históricas

O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade
de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes
períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros
grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira.

• Antigo Egito
• China
• Grécia
• Roma
• Europa Medieval

2) Conceito

A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de defini-
ções. Das mais simples, as mais complexas:

1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicioná-

rio Aurélio)

Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com
planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas
participar.

É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da

coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com
medidas concretas e resultados projetados.

Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas
que é programado para reunir um grupo de pessoas.

Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo”

3) A importância dos eventos

Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E den-
tre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma
ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a
cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas.

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Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil

dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual, o que representa 3,1% do
PIB brasileiro; 330 mil eventos por ano, com a participação de 79,9 milhões de pessoas; e geração
de 3 milhões de empregos diretos, terceirizados e indiretos 1.

Oferecendo uma boa relação custo x benefício, quando bem planejados e executados, os eventos
transformam-se em acontecimentos marcantes, que causam repercussão altamente positiva na
mente do consumidor, promovendo não apenas o engajamento do público, mas também uma ex-
celente forma de divulgação de marcas e/ou produtos.

Entidades representativas do setor:

• ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos);

• ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras);
• UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras);
• COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América La-
tina);
• ICCA (International Congress and Convention Association);

4) Características principais

- aproximar o público da empresa e do produto;

- associar a marca ao evento ou atividade, criando um residual de lembrança;
- criar imagem favorável junto à opinião pública – good will;
- reduzir barreiras existentes geradas por fatos, acontecimentos e situações negativas ocorridas no
mercado em virtude de problemas com produtos, fatores ambientais, culturais, sociais, etc;
- ampliar o nível de conhecimento da marca

5) Benefícios

Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. Eventos
são eficientes instrumentos de comunicação que, em comparação com outras ferramentas, são
munidos de uma série de vantagens:

• Geração de divisas
• Mídia de permanência
• Aumento do nível de emprego
• Efeito multiplicador

E, além disso:

• Como mídia itinerante, permitem a entrada em novos mercados;

• Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público;
• Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos;
• Fidelizam antigos clientes e conquistam novos, assegurando sua lealdade;

Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas, pelo glamour que a atividade confe-
re, pelas personalidades envolvidas, pela decoração escolhida, pela alimentação disponibilizada,
pelos brindes oferecidos, pelo atendimento prestado, enfim, por toda a atmosfera que a ocasião
reserva.

1
I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil, FBC&VB/SEBRAE, 2004.
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Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve
ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Mas, organizar eventos é uma atividade que
exige disciplina, organização, bom gosto, bom humor, facilidade de relacionamento e enorme jogo
de cintura.

6) Classificação dos eventos

A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos, demandando sua classificação, crité-
rios variados, dentre os quais se destacam:

• Por categoria
• Por área de interesse
• Por tipo
• Por dimensão

A) Por categoria: divide-se em dois gêneros.

Institucional

Promocional

B) Por área de interesse

Artística

Científica

Cultural

Cívica

Política

Governamental

Empresarial

Lazer

Social

Religiosa

Turística

Folclórica

C) Por tipo:

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o Exposição o Estudos de Caso
o Feira o Cerimônias Fúnebres
o Salão o Eventos Sociais
o Mostra o Brunch
o Congresso o Banquete
o Conferência o Coffee-break
o Palestra o Coquetel
o Simpósio o Churrasco
o Mesa redonda o Café da Manhã
o Painel o Chá da Tarde
o Seminário o Jantar (Negócios)
o Fórum
o Brainstorming
o Jornada
o Curso
o Workshop
o Colóquio
o Festival
o Visita
o Assembléia
o Encontro
o Simpósio
o Jornada
o Encontro
o Plenária
o Salão
o Exposição
o Mostra
o Show
o Roda de Negócios
o Videoconferência
o Showcasing
o Leilão
o Lançamento
o Inauguração
o Visita/Open Day
o Noite de Autógrafos
o Vernissage
o Desfile
o Festival
o Excursão
o Torneio
o Concurso
o Treinamento
o Comício
o Passeata
o Sarau
o Entrevista Coletiva
o Curso
o Workshop
o Happy Hour
o Gincana
o Festas
o Aula Magna
o Aula Inaugural
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D) Por dimensões: pequeno porte, médio porte, grande porte e mega evento

Em relação a quantidade de pessoas

Em relação ao tempo de duração

Em relação a variedade de públicos

Em relação aos custos envolvidos

2) O evento esportivo
Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existen-
tes. Destacam-se, entretanto, pela enorme visibilidade alcançada, por força da empatia e inte-
resse que o esporte desperta universalmente.

a) Definição

Fundamentalmente, o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas, cada

qual subdividida em categorias, nas quais se disputam títulos com a presença de um público
torcedor.

b) Classificação

Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia, sendo o

seu gênero mais comum os eventos:

• Olimpíadas
• Campeonato
• Torneio
• Taça ou Copa
• Festival
• Gincana
• Desafios
• Exibição

3) O evento esportivo no tempo

a) Aspectos históricos

A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. Foram 1170
anos de Jogos, que começaram em 776 a.C e só terminaram no ano 393 d.C, quando a Grécia
foi conquistada pelos Romanos. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional
dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados, servindo, deste modo,
como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história.

b) Marcos fundamentais

O esporte, percebido e tratado como empreendimento, é produto de séculos de história. Gesto-

res de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas

Egito – Lutas (1850 aC)

Roma – Coliseu (1500 aC)
Irlanda – Arremesso peso (1160 aC)
China – Arco (530aC)
Pérsia – Pólo (651)
No Japão – Sumo (754)
Inglaterra – Críquete (1520)
França – Tênis (1635)

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No Brasil, há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. Em 1641, no
Recife, portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas
lutas contra holandeses e espanhóis.

Remo (1846)
Natação (1898)
Copa do Mundo (1950)

4) Elementos típicos

Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de admi-

nistração. Independente de sua natureza, tamanho ou importância, um evento, qualquer que
seja, é sempre administrado. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido prepa-
ro– podem comprometer não apenas o evento em si, como também a imagem da empresa e
dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados.

a) Funções administrativas

Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos, de forma or-

denada, na direção de objetivos previamente definidos. São, portanto, quatro as funções basi-
lares da administração:

• Planejamento
• Organização
• Direção
• Controle

As palavras chaves para quem administra são: técnica, criatividade, bom senso, dedicação,
comprometimento, visão e acompanhamento;

b) Etapas básicas de um evento esportivo

• Planejamento (pesquisa)
• Pré-evento (organização)
• Desenvolvimento (execução)
• Pós-Evento (avaliação)

II) Características dos eventos esportivos

a) Tipologia das competições

Os eventos esportivos, antes preferencialmente institucionais, passaram a ter finalidades pre-

dominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas
pelo mercado, em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com rela-
ção à opinião pública.

• Olimpíada: evento suis generis; é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento, dado
o seu caráter singular. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e con-
some alguns dias na realização das diversas categorias. Tem periodicidade própria (na ori-
gem é das mais antigas).

• Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma

vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável quando há disponibilidade de
tempo e de recursos.

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• Torneio: competição de caráter eliminatório, que é realizada em um curto espaço de tempo.
Neste tipo de competição, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Re-
comendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes.

• Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos; com exceção dos eventos mais
tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente é utilizada para prestar al-
gum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produ-
to ao nome do evento.

• Festival: atividade esportiva participativa e informal. Visa a integração e a promoção da mo-

dalidade, além de motivar os participantes e familiares.

• Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou ob-
jetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer.

• Desafios: atividade normalmente individual, que tem os processo de escala como referên-
cia.

• Exibição: atividade de performance individual ou coletiva, em que são valorizadas as des-

trezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.

b) Calendário esportivo

A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias, semanas, meses e anos, u-

sado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis,
religiosas e culturais das sociedades.

A observação de critérios como: o período do ano, bem como a data específica, o horário, a
freqüência, a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibi-
lidades de sucesso do mesmo.

Por isso, é importante atentar para:

• não colidir com eventos cívicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais;

• não coincidir com outros eventos similares;
• não coincidir com outros eventos de grande porte;
• não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação;
• não desafiar hábitos, costumes e práticas locais;

O calendário internacional do esporte

• Olimpíadas
• Copa do Mundo de Futebol

Calendário brasileiro do esporte

No Brasil, o calendário esportivo segue um critério mais local, adequado aos costumes da regi-
ão, interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano, (embora também privilegiando os
finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebo-
lísticas.

c) Local

A localização geográfica do evento, bem como as suas características físicas (estrutura) são
igualmente importantes para o êxito da atividade. O lugar (região) que abrigará a competição
bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. Sem me-
do de exageros, deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocor-
rer, mesmo que a luta seja silenciosa, sorridente, efusiva e estratégica.
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Escolha do lugar e local do evento depende:

• Objetivos e porte do evento

• Condições econômicas dos participantes
• Facilidades de acesso
• Condições turísticas
• Condições de hospedagem
• Concentração local dos participantes
• Custo x benefício

Tipos de estruturas de eventos:

• Arenas
• Estádios
• Ginásios
• Quadras
• Piscinas
• Pistas
• Parques
• Ruas

d) Público

Público, para efeito esportivo, é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou
potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir
seus objetivos com o evento esportivo.

O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado, que é o resultado da

divisão de um mercado em pequenos grupos. Este processo é derivado do reconhecimento de
que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas, que são
chamados segmentos.

Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes, os eventos esportivos,

dado seu caráter universal, alcançam um grande número de públicos interessados e outros
potenciais formadores de opinião. São eles:

◦ Organizações: acionistas, fornecedores e revendedores;

◦ Lideranças comunitárias;
◦ Governo e políticos;
◦ Associações e sindicatos;
◦ Veículos de comunicação;
◦ Funcionários;

Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são:

• Geográfico
• Demográfico
• Psicográfico
• Comportamental

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MODELO DE SITE:

e) Regulamento

O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desen-

rolar justo, organizado e dinâmico da mesma. O regulamento deve observar as seguintes ca-
racterísticas:

• Objetividade
• Precisão
• Clareza
• Abrangência

Estrutura básica de um regulamento:

Histórico ou justificativa

Descritivo da competição

• Objetivo
• Participantes
• Categorias
• Programa
• Direção (do evento)
• Datas, locais e horários
• Fases de disputa
• Sistemas de disputa

Inscrições

• Data e local
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• Numero de inscritos por modalidade
• Especificações para cada modalidade
• Condições para inscrição
• Valor de inscrição

Normais disciplinares

• Arbitragem
• Penalidades
• Recursos

- Premiação

• Direitos dos participantes

• Relação de prêmios

Aspectos gerais

• Cerimônia de abertura e encerramento

• Atividades especiais

III) Planejamento

“O homem sábio antecipa o que o futuro lhe

trará, observando as experiências do passado”
(Sófocles)

O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade, pois permite a

definição dos objetivos, a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessá-
rias a implantação do projeto.

Sem um planejamento adequado, as decisões acabam entregues ao improviso, as incertezas e

aos inevitáveis imprevistos que, por certo, advirão do empreendimento. Ao planejar, sistemati-
za-se as soluções, gerando economia.

Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente, parte do su-

cesso já está garantido. Caberá a cada organizador, utilizando sua capacidade de coordenação
e bom senso, ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que
se está desenvolvendo.

1) Tipos de planejamento

a) Quanto à natureza:

• Estratégico • Tático • Operacional

b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais:

• Permanente • Único

c) Quanto ao tempo:

• Longo prazo
• Médio prazo
• Curto prazo

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Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos:

• Nível das decisões

• Dimensão temporal
• Amplitude de efeitos

2) Regras para um planejamento ideal

“O que eu temo não é a estratégia do inimigo, mas os nossos

erros” (Péricles)

Quanto mais apurado for o planejamento, mas efetivas as chances de sucesso do empreendi-
mento. Mas não existe uma maneira única de planejar. Em verdade, se faz isso o tempo inteiro,
ainda que nem sempre adequadamente.

A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo:

• Deve ser feito SEMPRE com antecedência;

• Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando;
• Compatível com os recursos disponíveis;
• Orientado por objetivos pré-estabelecidos, conhecidos e fundamentados;

Dentre as técnicas usadas, a mais importante é a PDCA 2. Todo gerenciamento de processo

consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais, que ser-
vem como referências para o seu gerenciamento.

O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma
organização. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as in-
formações do controle da qualidade, evita erros lógicos nas análises, e torna as informações
mais fáceis de se entender.

O ciclo é composto por quatro fases básicas:

• Planejar
• Executar
• Verificar
• Atuar corretivamente

2
O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewart na década de 20, mas começou a ser conhecido
como ciclo de Deming (W.E. Deming) em 1950, por ter sido amplamente difundido por este, sobretu-
do no Japão. É uma técnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado de forma
contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização.
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A partir desta técnica, as atividades que a integram, dentre as quais, o planejamento consiste
na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado
não serão analisadas -para sua elaboração.

Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase de planejamento, apli-

ca-se preferencialmente o método 5W 2H 3.

• O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida?

• Quando: (when) quando a ação será realizada?
• Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)?
• Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)?
• Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)?
• Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação?
• Quanto: (how much) quanto será gasto?

O planejamento é um processo não se esgota nunca. Deve, ao contrário, percorrer o evento do

começo ao fim, obedecendo a um fluxo contínuo, que estará sempre se renovando ou sendo
atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas, descartadas ou reavaliadas.

Em uma fórmula mais sucinta, mas nem por isso menos eficiente, o planejamento de eventos
deve contemplar ao menos três variáveis:

a) Análise situacional

A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de in-

formações sobre o universo em que se está atuando. O investimento para compreendê-lo não
pode ser relevado, sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento, qualquer que
seja a área de atividade.

Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de

mercado 4, direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do
mercado em que se está operando.

Sua ênfase deve recair principalmente sobre:

• Proposta temática do evento (ideal)

• Definição de data e local mais adequados
• Perfil dos participantes potenciais

b) Análise de viabilidade

Para avaliar o potencial de realização do evento, uma técnica relevante (sobretudo no sentido
de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. A despeito
de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam
que seja realizada ao menos uma vez por ano), por sua simplicidade pode ser aplicada na aná-
lise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1.

A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças), Weaknesses (fraque-
zas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), pois são estes justamente os pontos
a serem analisados por esta técnica –que, não obstante a terminologia contemporânea, já era
utilizada há mais de três mil, por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fra-
quezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU, 500 a.C.)

A finalidade principal do instrumento é:

3
A aplicação do método é bastante antiga. No "Tratado sobre Oratória", escrito por Marcus Fabius
Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d.C.), o autor observava que, para se obter a compreensão do
público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas).
4
Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE, IBOPE, Marplan/Sportv.
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• Definir objetivos e metas a serem alcançados

c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais

Por fim, outro decisivo mecanismo de viabilização, para a organização do evento esportivo é a
planificação dos recursos de ordem técnica e operacional, necessários a concretização do pro-
jeto. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte.
Quanto maior o evento, mais complexas, minuciosas e imperativas são as providências que
precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo.

Em linhas gerais, ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas:

i) Recursos materiais

Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento, com informações

sobre a quantidade e qualidade (tipo, modelo e padrão).

• Material de expediente e secretaria

• Material de participante
• Material gráfico
• Material para imprensa
• Equipamentos e materiais para projeção
• Equipamentos e materiais para sonorização

Incluem-se, ainda, nestas projeções, toda estimativa da infra-estrutura técnica, arquitetônica,

urbanística necessária –no caso dos grandes eventos.

ii) Recursos humanos

A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretiza-

ção do evento não é simples. O organograma deve levar em consideração não apenas os res-
ponsáveis pela organização, mas também aqueles necessários à execução do evento no dia
de sua realização.
E, quase sempre, quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da
organização) faz-se necessário investir em treinamento, principalmente daqueles que estarão
lidando diretamente com o público.
A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. A-
contece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a
qual é realizado -e do próprio organizador.

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iii) Recursos financeiros

O orçamento é uma peça básica do evento, cuja previsão será definitivamente confirmada após
o levantamento de todos os custos necessários. Estes deverão ser apresentados normalmente
em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo, avaliação e aprovação) -as
quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (su-
pracitados).

• Custos fixos
• Custos variáveis

As fontes de despesa podem ser: locações, contratações, promoções, compra de mailing, car-
tas e envios postais, material impresso, decoração, convidados, transportes, diversão, anún-
cios, hospedagem, alimentação, etc.

Para formular os custos necessários a realização do evento, deverão ser considerados todas
as informações obtidas com o planejamento, como: duração, número de participantes, lugar,
tipo de evento, convidados, etc.

Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos), complexidade do

empreendimento, temporada em que estiver se realizando (turística, por exemplo). Deve ser
feito detalhadamente, orçando-se tudo.

As receitas podem ser: recursos preexistentes; taxas de inscrição/ingresso; cotas de patrocínio;

auxílio governamental; doações/permutas; financiamento; venda de espaços para exposição e
anúncios; merchandising; eventos paralelos.

IV) Pré-evento

Se o planejamento é a etapa mais importante, e, portanto, a mais demorada do processo da

organização de eventos, a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traça-
das. Trata-se do pré-evento ou fase de testes, que é o espaço de tempo que medeia da ideali-
zação à realização.

Processo intenso e trabalhoso, porém indispensável. Para que o evento ganhe corpo é neces-
sário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente, para que cada profissional
especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. Essa divisão é a primeira
etapa da montagem do evento, que começará a materializar as definições e ações previamente
planejadas.

a) Comissão organizadora

A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o
tipo de evento que se pretende realizar. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento,
ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompa-
nhar o mesmo, supervisionando.

A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho, divididas por áreas
de especialidade estratégicas, traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando
resultados), deixando a par todas as áreas envolvidas no evento, garantindo o alinhamento que
o mesmo deve seguir.

Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. Além de ser cansativa
e detalhista é das etapas mais delicadas, pois antecede a execução e precisará lidar, inevita-
velmente, com toda ordem de problemas.

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São tarefas da comissão organizadora:

• Definição de normas e procedimentos

• Reuniões para distribuição de tarefas
• Calendarização e alocação de recursos
• Criação de listas de verificação específicas
• Gestão de informações e processos
• Contatos com fornecedores e prestadores de serviços

Presta, ainda, suporte técnico ao empreendimento como um todo, contando com:

• Assessoria jurídica

b) Comitê de logística (administrativo-financeiro)

Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos

necessários ao andamento do evento. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos, com
base no planejamento das atividades:

• Recursos humanos
• Recursos materiais
• Recursos financeiros
• Transportes
• Alimentação
• Hospedagem
• Instalações

Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria, que uma vez estruturados passa-
rão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral, no transcurso do
evento:

• Secretaria geral
• Coordenação apoio (geral)
• Coordenação técnica
• Coordenação de solenidades
• Coordenador de modalidades
• Coordenação de convênios
• Coordenador de transportes
• Coordenador de hospedagem e alimentação
• Equipe médico-hospitalar
• Equipe operacional
• Equipe de arbitragem

c) Comitê de comunicação e marketing

Cuida do processo de divulgação do evento, estabelecendo as ferramentas necessárias a ex-

plorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende, dentre outras
responsabilidades:

• Elaborar a estratégia de comunicação

• Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas
• Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados
• Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo)
• Divulgação do evento
• Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas
• Contratação de publicidade paga
• Produção de cartazes, mala direta, maling
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• Construção de site (internet)
• Zelar pela imagem do evento

Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação, os núcleos responsáveis diretamente

pelas relações com os parceiros comerciais, imprensa e público:

• Assessoria de comunicação e marketing

• Assessoria de imprensa
• Assessoria de relações públicas

d) Comitê de comercialização (vendas)

Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento, desen-

volvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do
evento. Desenvolve sobretudo:

Prospecções de mercado Elaboração de propostas

Formalização de contratos Delineamento de parcerias

V) Desenvolvimento do evento “Administrar eventos é administrar pessoas”

1) Noções de administração

A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades.
Não é diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade, mais do que responsável por
fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento, também está incumbido da tarefa de
dirigir e controlar as operações, por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em
funções específicas.

“Administração consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos

para um objetivo comum” (William Newman).

a) Variáveis técnicas

Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo, é preciso saber operar cinco variáveis
básicas da Teoria Geral da Administração.

• Tarefas
• Estruturas
• Relações pessoais
• Ambiente
• Tecnologia

Fatores básicos da organização administrativa:

• Autoridade
• Responsabilidade
• Divisão do trabalho

Tipos ou classificações da organização administrativa:

• Organogramas
• Fluxogramas

Objetivos principais da atividade administrativa:

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• Direção
• Controle

Ferramentas de direção empresarial:

a) Ordens ou instruções
b) Motivação
c) Comunicação
d) Coordenação
e) Liderança
f) Tomada de decisões

Características do controle administrativo:

• maleabilidade
• instantaneidade
• correção

b) Perfil do administrador

O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas caracterís-

ticas essenciais, que capacitam o sujeito para a função:

Cultura geral, combinada a conhecimentos específicos;

Permanente curiosidade intelectual;

Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática;

Boa expressão verbal -noções de oratória;

Capacidade gerencial -saber planejar, liderar e executar;

Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras, atingin-
do maior número de pessoas;

Gostar de gente –lidar com o público é indispensável;

Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pesso-
as; importante entender a psicologia humana;

Dominar regras de comportamento social;

Ser prestativo, sem ser servil;

Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual;

Saber ouvir –e fazer auto-crítica;

Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia, convencer pessoas com argu-
mentos sólidos e tangíveis, e não de maneira imperativa;

Busca pelo aperfeiçoamento constante.

2) Produção executiva de eventos esportivos

O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável
possível. Mas, as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática
do próprio acontecimento, que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda
ordem.

Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funciona-

mento, através do staff constituído para tal fim. A finalidade do evento é cumprir-se. O com-
promisso dos organizadores é viabiliza-lo.

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O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de res-
ponsabilidades e funções, com as seguintes características:

• Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral, compra, venda e em-
préstimos de materiais, convênios, membros, funcionários, contratos, correspondência, reu-
niões, prazos, relatório final;

• Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos e códigos, código discipli-

nar, comandar trabalhos de justiça desportiva, acompanhar reuniões, representar judicial-
mente os organizadores;

• Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação, defini-

ção de acordos de patrocínio, apoio e permutas, relação com gráficas de impressão regula-
mentos, súmulas, ficha de inscrição;

• Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgação integral do evento, mala

direta, central de notícias sobre o evento, administração sala de imprensa, trabalho de foto-
grafia e filmagem do evento, cobertura jornalística;

• Relações públicas: representar a organização em atividades sociais, receber e encaminhar

membros das equipes, organizar recepção, preparar homenagens, enviar convites, envio de
ofícios de agradecimento;

• Comitê financeiro: serviços de tesouraria, recebimentos de taxas, assinar (em conjunto

com supervisor geral) cheques, ordens de pagamento, arrecadar receita do evento, com-
prar, pagar, folhas de pagamento, serviço de bilheteria;

• Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões, protocolo e arquivo de docu-

mentos, ofícios, cartas, memorandos, convites, comunicados, atendimento de telefone e fax,
controle de material de escritório e informática;

• Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado, controle

de uniformes das equipes da organização, crachás, equipe de sonorização, policiamento ou
segurança particular;

• Coordenação técnica: especificação das premiações, contratos de arbitragem, regulamen-

tação geral, comando coordenadores de modalidade, recebimento e cadastramento de ins-
crições, triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de jogos e provas (coor-
denador modalidade), estatística dos resultados, enviar tabela de jogos a coordenação ge-
ral, controle de súmulas, programação e realização das fases finais;

• Coordenação de solenidades: local do congresso técnico, realização do cerimonial de a-

bertura e encerramento, entrega de premiação, podium, bandejas de medalhas, esquema
de emergência no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/ autoridades, localização
de participantes nas solenidades, seleção musical, apresentador, desfile (croquis), placas de
identificação;

• Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem, hotéis, restaurantes,

hospital, materiais elétricos, hidráulico, farmácias, web studio;

• Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações, equipe de arbitragem, apre-

sentar relação de materiais, regulamentação, fichas de inscrição, súmulas, sistema de dis-
puta, tabela de jogos, locais e horários competições e treinamento, levantamento de dados
estatísticos, registrar perda de materiais;

• Corpo de representantes: conferir documentação de atletas, encaminhar ocorrências, reti-

rar materiais necessários, definir escala de serviços, comparecer com antecedência as ins-

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talações, supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas, verificar se-
gurança, súmula;

• Coordenador de transportes: comandar frota de veículos, escala de transportes, planta e

croqui da cidade, veículo para emergência;

• Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes, reservar

acomodações, preparar alojamentos e cozinha, relacionar material de cozinha, almoxarifa-
do, regimento interno, nutricionista, horários de refeições, segurança;

• Equipe médico-hospitalar: equipe médica, fisioterapêutica e medicamentos, atendimento

médico de urgência, manual de procedimentos, contato com hospitais, corpo de bombeiros;

• Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo, manutenção, limpeza,

vigilância;

• Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares, uniformidade, antecedência, res-

ponsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e normas, isenção de comentários, veri-
ficar necessidade de reparos;

VI) Pós-evento

Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o pa-
trocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência, da identi-
ficação e das emoções vividas pelos torcedores, durante a realização de uma dada competição
esportiva.

Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização, forma-

se um elemento decisivo na estratégia de valorização, divulgação e se necessário, rejuvenes-
cimento das empresas e de seus produtos e serviços.

Para coroar de êxito tal experiência, dando legitimidade e concretude aos objetivos eventual-
mente alcançados, é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa
de consolidação final do evento, promovendo atividades de encerramento das ações desenvol-
vidas.

1) Elaboração de relatórios

Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. Das mais
simples às mais sofisticadas, as possibilidades irão variar em função da dimensão do empre-
endimento, no nível de competência dos envolvidos, dos recursos alocados para a finalidade,
dentre outro fatores.

a) Relatório Geral

A proposta básica do relatório é reunir, ao final de cada evento, uma gama de variáveis com a
avaliação dos resultados obtidos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à
confecção do relatório. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o obje-
tivo dos organizadores.

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Tópicos do relatório geral:

• Pesquisa inicial
• Memorial do projeto
• Membros do comitê organizador
• Patrocínios e convênios
• Relação de participantes
• Regulamentos, códigos e normas técnicas
• Locais das competições e demais atividades
• Tabela de jogos e resultados
• Relação de vencedores e premiados
• Classificação final
• Estimativa de público
• Registro de cerimonial e apresentações artísticas
• Material gráfico e outros formatos de divulgação
• Prestação de contas
• Custo estimado e final
• Bens adquiridos
• Cronograma e execução
• Ofícios e cartas de agradecimento
• Clipping (eletrônico e impresso)
• Pesquisas de avaliação (satisfação, recall)

2) Prestação de contas

A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento, perpas-

sando todas as fases do trabalho de organização, desde o período anterior, de planejamento,
passando pela sua execução, até finalizá-lo. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de
toda a empreitada. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições mate-
riais de viabilidade.

Itens do relatório de contas:

Entradas e saídas
Saldo bancário
Contas a receber
Contas a pagar
Notas fiscais
Tributos
Resumo financeiro (balanço)

3) Cartas de agradecimento

Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização, através de ofícios sole-

nes, dos agradecimentos a todos aqueles que, de alguma maneira contribuíram para sua reali-
zação. Da equipe de colaboradores aos participantes, dos prestadores de serviços aos patroci-
nadores, enfim, o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade
não pode faltar.

O formato, bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variá-
vel. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elabo-
rados, como vídeos editados (com as imagens do evento), álbuns de fotos ou mesmo algum
outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a
importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento.

A quem se agradece ?

Autoridades
Participantes
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Colaboradores (equipes de trabalho)
Prestadores de serviço
Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros
Imprensa

3) Avaliação da qualidade

De certa forma, um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. E embora as pro-
postas de uma e outra sejam distintas, ambas acabam conferindo ao organizador, subsídios
fundamentais a realização do evento.

Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos, que tem como metas principais gerar no-
vos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. É basicamen-
te um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento
no qual esta se desenvolve.
A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira
instrumental os acentos e erros do evento, podendo ainda se voltar para delinear novas pers-
pectivas de ação para iniciativas futuras.

O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo, dependendo do objetivo

dos organizadores do evento –isto é, do que se quer saber.

A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bem-

sucedidos em relação a outros. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma
ou todas as razões seguintes:

• Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade

• O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade
• Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias
• Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado
• Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos
produtos ou serviços

A maioria dos programas de mensuração de satisfação, além de apontar níveis de satisfação,

fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais programas auxiliam a
organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudan-
ças que essas possam sofrer, além de permitirem que se conheça o valor das necessidades
existentes.

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