Documentação

GPPD
Módulo 5
 Documento
• Objectivos

No final deste módulo, deverão estar habilitados a:

1. Definir o que é um documento e qual a sua estrutura;

2. Explicar a importância prática e as consequências
legais do correcto preenchimento do documento;
3. Distinguir e classificar as diversas modalidades de
documentos.
 Documento
1. O QUE É UM DOCUMENTO?
Nos termos da definição legal, documento é:
• Qualquer objecto elaborado com o fim de
reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou
facto.
• Trata-se de uma noção muito ampla nos termos
da qual qualquer objecto (uma fotografia, um
filme, uma gravação de áudio, etc.) desde que
tendo o fim de reproduzir algo (uma pessoa, uma
coisa ou, em termos mais genéricos, um facto),
constitui um documento.
 Documento

Na prática, porém, e para efeitos do nosso

trabalho deste módulo, são os documentos
escritos os que apresentam maior importância
já que é neles que se baseia a maior parte das
operações de comunicação entre empresas,
escolas, clubes, federações, associações…
 Documento
2. DOCUMENTOS ESCRITOS
O porquê da necessidade de documentos escritos
A actividade comercial das empresas desenvolve-se, na
grande maioria dos casos, através da celebração de contratos.

Isto não significa que as empresas não devam praticar outro

tipo de actos, que não sejam contratos;

por exemplo, as empresas estão obrigadas ao cumprimento

de um certo número de deveres contabilísticos e fiscais e,
obviamente, quando preenchem ou entregam os seus registos
contabilísticos, ou quando pagam os seus impostos, as
empresas não estão a celebrar contratos mas sim a cumprir
obrigações.
 Documento
Trata-se, contudo, de aspectos acessórios e que, apesar
de muito importantes, não reflectem o essencial da
actividade da empresa: a empresa, por hipótese, dedicar-
se-á ao fornecimento de bens alimentares, à produção de
calçado, à prestação de serviços de construção civil, e
essa, ou outra, será a essência da sua actividade.

No decurso do seu “comércio”, a empresa relaciona-se

com fornecedores e com clientes, tornando-se titular de
direitos e ficando vinculada a obrigações perante ambos,
e a forma adequada de concretizar esse relacionamento é
a celebração de contratos.
 Documento
Ora, como já sabemos, os contratos, em geral, não
têm de ser celebrados por forma escrita: quando a
lei não exija forma especial, o contrato pode ser
celebrado oralmente e sem quaisquer
formalidades.

Simplesmente, a forma escrita é a que mais facilita

a prova do conteúdo exacto do contrato, pelo que
podem existir vantagens na feitura do contrato por
escrito mesmo quando tal não seja legalmente
obrigatório.
 Documento

Para além dessas situações, nas quais as

empresas, clubes… recorrem, sem que a isso
sejam obrigadas, à elaboração de documentos
escritos, existem diversas outras situações
relativamente às quais a utilização de forma
escrita é obrigatória (é o caso dos contratos de
compra e venda de imóveis que devem ser
celebrados através de escritura pública).
 Documento
A par destas situações, nas quais as empresas elaboram
documentos escritos, ou porque esse procedimento lhes
traz vantagens ou porque a tal estão legalmente obrigadas,
outras circunstâncias existem nas quais as empresas devem
utilizar documentos pré-elaborados: é o que
acontece quando a empresa recorre ao cheque, como
meio de pagamento, ou à letra, como meio de pagamento
ou de financiamento.

Neste momento, pretende-se apenas que os alunos fiquem

cientes de que, independentemente de tal facto resultar ou
não de obrigação legal, a elaboração e preenchimento de
documentos escritos constitui uma necessidade genérica
no desenvolvimento da actividade empresarial, do clube,
da associação, da federação….
Documento
 DOCUMENTOS NORMALIZADOS
A rapidez com que se processam as trocas
comerciais, a sua internacionalização, e as
exigências das novas tecnologias informáticas têm
conduzido a uma crescente normalização da
documentação comercial.

No caso dos documentos, fala-se em normalização

a propósito do processo técnico de criação de
normas que definem condições de elaboração e
preenchimento dos documentos.
 DOCUMENTOS NORMALIZADOS
Os principais objectivos da normalização dos
documentos são:
• harmonização de conteúdos;
• prevenção do erro no preenchimento;
• aumento da segurança na circulação.

Os documentos normalizados obedecem a uma

idêntica estrutura, conteúdo e dimensão,
permitindo, por exemplo, a sua leitura óptica com
as naturais vantagens daí resultantes em matéria
de processamento e arquivo.
 PARTES CONSTITUTIVAS DOS
DOCUMENTOS
A estrutura dos documentos está directamente
dependente do seu conteúdo, pelo que não
existe uma estrutura tipo para os documentos
em geral.

Referindo-nos aos documentos mais

importantes podemos, ainda assim, identificar
um conjunto de elementos típicos.
 Contratos
Menções essenciais:
• tipo/designação/nome de contrato;
• identificação das partes
• nome, estado civil e domicilio (no caso das pessoas singulares);
• número, data e local de emissão do Bilhete de Identidade;
• firma ou denominação social e sede (para as pessoas colectivas);
• número de identificação fiscal;
• cláusulas descritivas do negócio contido no contrato;
• local e data da celebração;
• selo;
• assinaturas (sobre o selo; em alguns casos as assinaturas poderão ter
de ser notarialmente reconhecidas).
 Requerimentos
Menções essenciais:
• tipo de requerimento;
• identificação da entidade a quem o requerimento é dirigido;
• identificação do requerente
• nome, estado civil e domicilio (no caso das pessoas singulares);
• número, data e local de emissão do Bilhete de Identidade;
• firma ou denominação social e sede (para as pessoas colectivas);
• número de identificação fiscal;
• descrição precisa do que se requer (quando possível completada com
a indicação das normas legais que fundamentam o requerimento);
• local e data do requerimento;
• assinatura precedida da expressão «o requerente».
 ATA
Menções essenciais:
• número da acta;
• dia, mês, ano e hora em que se realiza a reunião documentada na acta;
• local da reunião;
• menção das características da reunião (por exemplo, assembleia geral ordinária ou
extraordinária);
• nome do presidente da mesa e dos secretários;
• ordem de trabalhos;
• lista de presenças;
• indicação da existência de “quorum”;
• nome dos intervenientes e resumo das suas intervenções;
• resultado de quaisquer votações efectuadas e eventuais declarações de voto
proferidas;
• outras menções relativas a outras situações ocorridas no decurso da reunião;
• menção de que a acta foi lida e votada na reunião;
• assinatura do presidente e dos secretários;
• assinatura dos presentes.
Departamento de Expressões – Grupo de Educação Física e Desporto
--------------------- ATA Nº 1 ----------------------
Aos seis dias do mês de setembro do ano dois mil e doze, pelas nove horas e trinta minutos, na sala B26, reuniu o Grupo de
Educação Física e Desporto, sob a Presidência do professor Domingos Quádrio, na presença de todos os professores, com a
seguinte ordem de trabalhos: --------
Ponto um: Atribuição dos Cargos aos Professores do Grupo;-------------------------------------------------------------------------
Ponto dois: Desporto Escolar; --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ponto três: Plano Anual de Actividades; ------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ponto quatro: Rotação de Espaços; ------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ponto cinco: Critérios de Avaliação; ------------------------------------------------------------------------------------------------------------
No ponto um, o professor Domingos Quádrio iniciou a reunião salientando que esteve reunido com o Presidente da CAP, Aurélio
Nascimento, no dia anterior e que ficaram definidos os seguintes cargos para o Grupo de Educação Física e Desporto, referiu-os
por ordem alfabética: Bertílio Matias – Diretor de Instalações Desportivas; Carlos Alemão – Delegado de Grupo; Domingos
Quádrio – Coordenador de Departamento e Diretor dos dois (10º ano e 11º ano) Cursos Profissionais Técnico de Apoio à Gestão
Desportiva; Nuno Filipe – Coordenador do Desporto Escolar; Pedro Adegas – Diretor do Curso Profissional de Técnico de
Segurança e Salvamento em Meio Aquático. Salientou ainda que o professor Luís Pica manifestou interesse em leccionar Aulas de
Apoio Pedagógico para alunos com dificuldades na disciplina de Educação Física, sendo-lhe atribuído um TE (trabalho de Escola)
para desenvolver esta actividade. Em princípio a mesma irá decorrer à 4ª feira à tarde mas será futuramente definido o seu
horário. -
Entrou-se de seguida no segundo ponto da ordem de trabalhos – Desporto Escolar – onde foram salientados os grupos equipa
que estão atribuídos a este estabelecimento de ensino: --------------------------------------------------------------
Grupos equipa de Voleibol Masculino, Juvenis e Juniores, a cargo do professor Rui Santos; Grupos equipa de Voleibol Feminino,
Juvenis e Juniores, a cargo do professor Luís Pica; Grupos equipa de Basquetebol Masculino, Juvenis e Juniores, a cargo do
professor Nuno Filipe e Grupo equipa de Natação, todos os escalões, a cargo do professor Pedro Adegas. ---------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião, da qual se lavrou a presente ata, que depois de lida e aprovada vai
ser assinada nos termos da lei. ------------------------------------------------------------------------------------------------
O/A Presidente: Domingos Quádrio
 Documentos Automáticos
Em geral, é hoje livremente admitida (e
incentivada) a produção automática de documentos
através da utilização de meios informáticos.

A única advertência que há a fazer em relação a

essa matéria é esta: todos os documentos
processados por mecanismos de saída de
computador devem conter a expressão
«Processado por computador»
 Prazo de conservação dos documentos
A regra geral é esta: somos obrigados a arquivar a
correspondência, os documentos que provarem
pagamentos…., devendo conservar tudo pelo no
espaço de 10 anos.

É certo que esta regra geral encontra-se hoje

afastada em relação a certos domínios específicos.

Mas, precisamente porque se trata da regra geral,

em caso de dúvida ou desconhecimento, por uma
questão de prevenção deve respeitar-se o prazo de
10 anos.
 Resumo
Considera-se documento qualquer objecto elaborado
pelo homem com o fim de reproduzir ou representar uma
pessoa, coisa ou facto.

De entre estes são os documentos escritos os que

apresentam maior importância já que é neles que se
baseia a maior parte das operações comerciais.

No decurso do seu “comércio”, a empresa relaciona-se

com fornecedores e com clientes, tornando- se titular de
direitos e ficando vinculada a obrigações perante ambos,
e a forma adequada de concretizar esse relacionamento é
a celebração de contratos.
 Resumo
A actividade comercial das empresas, clubes, federações
associações, desenvolve-se, na grande maioria dos casos,
através da celebração de contratos.

Os contratos, em geral, não têm de ser celebrados por

forma escrita; simplesmente, a forma escrita é a que mais
facilita a prova do conteúdo exacto do contrato, pelo que
podem existir vantagens na feitura do contrato por
escrito.

Além disso, existem inúmeras situações nas quais a

elaboração de documentos escritos é obrigatória.
 Resumo
Por isso, a elaboração e preenchimento de documentos
escritos constitui uma necessidade genérica no
desenvolvimento da actividade empresarial.

Os documentos escritos podem ser autênticos,

particulares ou autenticados.

São autênticos os documentos elaborados, com as

formalidades legais, dentro do círculo de actividade que
lhe é atribuído, pelos notários.

São particulares todos os documentos que não forem

autênticos, ou seja, todos aqueles que hajam sido
elaborados pelas próprias partes e não pelo notário.
 Resumo
São documentos autenticados, os documentos particulares
confirmados pelas partes perante o notário, nos termos
prescritos nas leis notariais.

Como seria de esperar, em matéria de prova, são os

documentos autênticos os que oferecem maior segurança.

Na verdade, os documentos autênticos fazem prova plena dos

factos que referem e só podem ser postos em causa se se
demonstrar que o documento é falso.

Quanto aos documentos particulares, o seu valor probatório

será maior ou menor consoante a letra e as assinaturas que
nele constam tenham sido ou não reconhecidas perante o
notário.