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NDICE INTRODUO...............................................................................................................4 MODELOS.....................................................................................................................4 Criar Modelos...............................................................................................................5 MODELO NORMAL........................................................................................................6 Alterar o modelo Normal.dotm.....................................................................................7 IMPRESSO EM SRIE MAILINGS................................................................................7 Cartas e mensagens de correio electrnico.................................................................8 Etiquetas e Envelopes................................................................................................10 FORMULRIOS............................................................................................................10 Criar formulrios........................................................................................................11 MACROS.....................................................................................................................14 Criar macros...............................................................................................................15 Executar uma macro..................................................................................................17 BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................18
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OBJECTIVOS GERAIS DO MANUAL o Automatizar tarefas de aco e elaborao de documentos. o Efectuar impresso em srie. o Elaborar e utilizar macros e formulrios.
OBJECTIVOS ESPECFICOS DO MANUAL o Criar e utilizar modelos o Alterar o modelo normal o Criar documentos atravs da impresso em srie o Criar e preencher formulrios o Criar macros o Gravar macros o Executar macros
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INTRODUO
Automatizar tarefas de edio e elaborao de documentos no Word, torna-se uma ferramenta essencial nos dias de hoje. O processador de texto Microsoft Word permite criar atraentes documentos, tais como cartas, faxes, relatrios e incluir grficos, organigramas, tabelas e imagens com um elevado grau de facilidade e rapidez. O processador de texto permite tambm a criao de mailings, formulrios, o Word a soluo ideal para redigir todos os tipos de documentos.
MODELOS
Imagine que utiliza um determinado documento vezes sem fim para enviar cartas de candidatura a empregos. O contedo bsico o mesmo, mas alguns detalhes mudam, tais como os dados da empresa, data, a data da publicao o jornal, entre outros. O mtodo que costuma utilizar abrir o documento, alterar as partes desactualizadas e, em seguida, guardar o documento com um nome novo. O que acontece que est a utilizar o documento original como um modelo, apesar de nunca o ter transformado num. Porque que no o faz? Transformando o documento num modelo, ter um formulrio mestre inicial e no ter de apagar contedo desactualizado quando estiver a preparar uma factura nova. Poder ainda aperfeioar o modelo com tudo aquilo que pretende que esteja sempre presente no documento, incluindo marcadores de posio do texto que facilitam a introduo de texto novo. Em seguida, utilize sempre esse ficheiro de modelo como base para todos os novos documentos. Existem mais vantagens. Veja quais so. Em seguida, aprenda a guardar um ficheiro como modelo e como localiz-lo, utiliz-lo e edit-lo. Parte do processo de criao de um modelo envolve manter ou criar apenas as informaes necessrias. Este o contedo que pretende que esteja includo em cada documento novo baseado no modelo. Grande parte do contedo que colocar no modelo depender das suas preferncias pessoais e da prpria especificidade do contedo. Em primeiro lugar, abra um documento em branco, em seguida apresentamos algumas aces tpicas que poder pretender efectuar em seguida:
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1. Manter o contedo que dever permanecer inalterado durante algum tempo por exemplo, o nosso Nome, Morada, Contacto e E-mail. (Ser fcil actualizar estes itens no modelo quando for necessrio.) 2. Inserir um comando Data e Hora para a rea da data. Isto ir colocar automaticamente a data actual num documento novo. 3. Manter reas de marcador de posio de texto para informaes que sero alteradas em cada carta de apresentao, tais como o nome e o endereo da empresa.
Criar Modelos
Antes de elaborar um documento, utilize como ponto de partida um dos modelos existentes. O Word fornece uma vasta gama de modelos. Ir encontrar modelos que vo desde cartas e currculos a calendrios e brochuras, concebidos para lhe poupar tempo. Leve os modelos ainda mais longe e transforme um documento existente num modelo adaptado exactamente s suas necessidades. Isto tambm poder poupar-lhe tempo. Para utilizar os modelos existentes do Word:
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4. Para finalizar deve personalizar o modelo, ou seja, deve alterar os campos com a informao desejada.
MODELO NORMAL
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O modelo Normal cuja a extenso .dotm abre sempre que iniciar o Microsoft Office Word 2007 e inclui estilos e personalizaes predefinidos que determinam o aspecto bsico de um documento.
2. Clique em Modelos e, em seguida, faa duplo clique no ficheiro Normal.dotm para o abrir. No Microsoft Windows XP ou Microsoft Windows Server 2003:
Para ter a certeza de que est a trabalhar no ficheiro predefinido, verifique se Normal.dotm aparece na barra de ttulo do Word. Efectue quaisquer alteraes pretendidas como tipos de letra, margens, espaamento e outras definies. Pode utilizar os mesmos comandos e funcionalidades utilizados para alterar um documento mas no se esquea de que quaisquer alteraes que faa a Normal.dotm sero aplicadas a documentos que criar no futuro. Quando tiver terminado, clique no Boto do Microsoft Office Guardar.
Nota: Se Normal.dotm receber outro nome, for danificado ou movido, o Word cria automaticamente uma nova verso (que utiliza as predefinies originais) da vez seguinte que iniciar o Word. A nova verso no incluir quaisquer das personalizaes efectuadas na verso que foi movida ou cujo nome foi alterado.
e, em seguida, clique em
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Para criar qualquer documento atravs da impresso em srie, pode optar pelo Assistente de Impresso em srie passo a passo Desta forma o Word ajuda a criar a impresso em srie passo a passo.
Para criar um documento de impresso em srie sejam cartas, envelopes, ou outros o procedimento semelhante. Assim deve seguir os seguintes passos:
2. Clicar em Iniciar Impresso em Srie e escolher o tipo de documento que se pretende criar (cartas e mensagens de correio electrnico); 3. Criar o documento, ou seja, criar a carta ou a mensagem de correio electrnico. 4. Seleccionar destinatrios (usar uma lista j existente ou criar uma lista nova(exemplo)):
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Para que a lista tenha uns determinados campos, por exemplo Nome e Morada, devemos pressionar a opo personalizar colunas:
E nesta caixa deve-se adiconar, eliminar ou mudar o nome consoante a informao pretendida na lista de endereos, no exemplo Nome e Morada apenas. 5 Inserir campos de impresso em srie;
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6. Pr-visualizar o documento; 7. Concluir a impresso em srie (imprimir, ou criar os vrios documentos para posterior impresso).
Etiquetas e Envelopes
1. Clicar em Iniciar Impresso em Srie e escolher etiquetas ou envelope. 2. Definir as medidas da etiqueta ou do envelope; 3. Definir a lista de destinatrios; 4. Definir os campos de impresso em srie; 5. Criar o documento (cartas, mensagens de correio electrnico, ) 4. Actualizar as etiquetas (para copiar o esquema da 1 para as restantes, esta opo s utilizada nas eqtiquetas); 5. Pr-visualizar as etiquetas (facultativo) e finalizar a impresso em srie.
FORMULRIOS
Certamente j sentiu a necessidade de elaborar um determinado documento e distribui-lo para que, posteriormente, seja apenas alterado/preenchido em determinadas partes. Falamos ento de formulrios digitais. Exemplos de formulrios podem ser inscries para o ginsio, inscrio em cursos, formulrios de adeso para o carto de scio do seu clube, etc etc. Este tipo de documento digital pode ser facilmente realizado no MS Word e posteriormente ser preenchido tambm de forma digital.
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Criar formulrios
Para isso basta abrir o Microsoft Word (2007) e seguir os seguintes passos:
Cada controlo inserido tem as suas propriedades. Podemos por exemplo definir que s devem ser aceites nmeros, ou s letras, qual o nmero mximo de caracteres a introduzir, etc:
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No exemplo seguinte vamos criar uma pr-inscrio em cursos de formao profissional: - Criar os seguintes campos de texto - Nome (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto Primeira letra maiscula); - Morada (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto Primeira letra maiscula); - Cdigo Postal (2 campos de texto (um para o cdigo e outro para a caixa postal, separados por um hfene), altere as propriedades para o tipo Nmero, Comprimento mximo 4 para o cdigo e 3 para a caixa postal); - Contacto (campo de texto, altere as propriedades para o tipo Nmero, comprimento 9 nmeros. - E-mail (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto Minscula); - Habilitaes (caixa de combinao com as seguintes opes: 4. ano, 6. ano, 9. ano, 12. ano); - Situao Profissional (caixa de combinao com as seguintes opes: Empregados, Desempregados, Estudante, Reformado); - Horrio (caixa de combinao com as seguintes opes: Laboral, Ps-laboral, Sbado); - Cursos de Formao: INFORMTICA BSICA, INFORMTICA AVANADA, INFORMTICA ESPECIALISTA, MARKETING E PUBLICIDADE, GESTO DO TEMPO, ORGANIZAO DE EVENTOS, ELECTRICIDADE, PRIMEIROS SOCORROS, GERIATRIA. O formulrio deve ter o seguinte aspecto:
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O prximo passo proteger o formulrio de forma a que no sejam alteradas formataes e que o utilizador final apenas possa preencher os campos disponibilizados:
Aps escolher Restringir Formatao e Edio, ir aparecer do lado esquerdo um painel onde poderemos escolher quais as opes de proteco para o nosso documento.
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Se a opo Sim, impor proteco se encontrar desactivada, deve alterar esse estado clicando em Modo de Estrutura. Clicar Depois de clicamos em Sim, impor proteco, que agora j se encontra disponvel. O sistema ir solicitar a introduo de uma password para proteger o documento.
Aps proteger o seu documento, basta gravar e publicar para que o mesmo possa ser preenchido.
MACROS
No Microsoft Office Word 2007, podemos automatizar tarefas utilizadas com frequncia atravs da criao de macros. Uma macro uma srie de comandos e instrues agrupadas como um nico comando para realizar automaticamente uma tarefa. As utilizaes tpicas das macros so: - Aumentar a velocidade da formatao e edio de rotina - Combinar mltiplos comandos: por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e limites especficos e com um nmero especfico de linhas e colunas - Tornar uma opo de uma caixa de dilogo mais acessvel - Automatizar uma srie de tarefas complexas Pode utilizar a gravao de macro para gravar uma sequncia de aces ou pode criar uma macro de raiz, introduzindo o cdigo Visual Basic for Applications no Visual Basic Editor.
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Nota: Para trabalhar com macros no Office Word 2007, necessrio mostrar o separador Programador. Mostrar o separador Programador
Criar macros
Nota Se atribuir a uma nova macro o mesmo nome de uma macro incorporada no Office Word 2007, as aces da nova macro iro substituir a macro incorporada. Para ver uma lista de macros incorporadas, no separador Programador, no grupo Cdigo, clique em Macros. Na lista Macros em, clique em Comandos do Word.
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6. Para iniciar a gravao da macro sem atribuir a macro a um boto na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ou a uma tecla de atalho, clique em OK. 7. Para atribuir a macro Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, efectue o seguinte procedimento: 8. Clique em Boto. 9. Em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, seleccione o documento (ou todos os documentos) para o qual pretende adicionar a macro Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. 10. Em Escolher comandos de, clique na macro que est a gravar e, em seguida, clique em Adicionar. 11. Clique em OK para iniciar a gravao da macro. 12. Para atribuir a macro a um atalho de teclado, efectue o seguinte procedimento: 13. Clique em Teclado.
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14. Na caixa Comandos, clique na macro que est a gravar. 15. Na caixa Nova tecla de atalho, escreva a sequncia de teclas que pretende e, em seguida, clique em Atribuir. 16. Clique em Fechar para iniciar a gravao da macro. 17. Execute as aces que pretende incluir na macro. Nota: Quando grava uma macro, pode utilizar o rato para clicar em comandos e opes, mas no para seleccionar o texto. Tem de utilizar o teclado para seleccionar texto.
18. Para parar de gravar as aces, clique em Terminar a Gravao no grupo Cdigo:
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BIBLIOGRAFIA
URL: http://office.microsoft.com/pt-pt/ Sousa, Srgio e Maria Jos. Microsoft Office 2007 Para todos ns. FCA, 2007.
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