Funes PROCV e SOMASE 1

EXCEL FUNES PROCV E SOMASE

OBJETIVOS DA AULA:

Demonstrar a utilizao das funes PROCV e SOMASE do Microsoft
Excel para busca e soma de valores em uma planilha.

Apresentar os procedimentos para a criao de uma tabela fazendo uso
das funes PROCV e SOMASE.

MATERIAL:

O material usado nessa aula foi desenvolvido com base no artigo da
revista INFO EXAME/OUTUBRO 2006 e do site BLOG AND
OFFICE - http://blogandoffice.wordpress.com e encontra-se disponvel
para acesso e download no site: www.adrianovirgilio.com/excel.html e
www.adrianovirgilio.com/download/aula_de_excel.pdf

DEFINIO DE FUNO:

As funes sos os meios utilizados no Excel para buscar e testar valores e
verificar se esses valores atendem s condies definidas pelo usurio. A funo uma
frmula predefinida com argumentos e seu uso indicado para reduzir frmulas longas
e complexas, a fim de potencializar a manipulao de dados.

DEFINIO DA FUNO PROCV (VLOOKUP)
A funo PROCV procura por um valor num intervalo de clulas (uma matriz).
Uma vez encontrada a linha com a faixa de valores correpondente, uma das suas clulas
(indicada por um ndice) retornada.
Seu funcionamento similar a procurar por um valor numa tabela usando uma
coluna como ndice de pesquisa e as demais como dados desejados.


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A funo PROCV (Funo de procura) usada quando os dados so listados em
colunas e precisamos localizar um valor especfico em uma tabela, ou seja, esta funo
permite a extrao de um valor de uma tabela com base num valor de pesquisa
fornecido pelo usurio. Ele pode buscar esse valor na mesma planilha ou at mesmo em
planilhas diferentes. Ela busca um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e
retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela.

A sintaxe da funo:
=PROCV (valor_procurado; matriz_tabela; nmero_indice_coluna; procura_intervalo).
valor_procurado o valor a ser procurado na primeira coluna da tabela. Pode
ser um nmero, uma referncia ou um texto.
matriz_tabela a tabela onde os dados so pesquisados.
nm_indice_coluna o nmero da coluna de onde o valor corresponde extrado.
procura_intervalo um valor lgico que indica se a pesquisa deve ser exata ou
por aproximao. Ou seja, se o parmetro for omitido a funo
localiza um valor aproximado. Caso o parmetro seja falso
(valor 0) a funo localiza a valor exato.

De incio parece complicado, mas quando desenvolvendo um exemplo fica
mais fcil entender a funcionalidade e as muitas possibilidades que a funo PROCV
oferece.

APLICAO PRTICA:
Com a funo PROCV vamos preencher a coluna preos com os valores
existentes na planilha de preos:
Onde:
valor_procurado o valor que voc deseja encontrar na outra tabela
(PRODUTO)
matriz_tabela a tabela na qual constam os valores que voc deseja obter
(PLANILHA DE PREOS)
nm_ndice_coluna Na matriz_tabela o nmero da coluna que contem os
valores (Na planilha de Preos os valores esto na coluna 2, logo, o num_ndice
ser 2)

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procurar_intervalo Pode ser Verdadeiro ou Falso. Depender da tabela
matriz. Em nosso exemplo, ela est em ordem alfabtica e utilizaremos o
VERDADEIRO.
Passo a Passo:
1 Na clula C3 digitaremos a funo.
2 O valor procurado ser a clula A3 que contm a descrio do produto. Basta clicar
sobre a clula.
Repare que neste momento, Matriz_tabela est em negrito (Prximo passo) e que o
ponto e vrgula aparecem automaticamente.
3 Selecione toda a tabela de preos
Depois de selecionada a rea, clique com o mouse em A11 e pressione F4,
depois faa o mesmo com o B15.
Isso ser importante, pois esta formula ser copiada para as clulas abaixo e no
perderemos a referencia da tabela Matriz.
4 Posicione o cursor aps A11:B15 e digite ponto e vrgula. Depois disso, digite 2 e
novamente ponto e vrgula.
Perceba que apareceu uma lista de opes: VERDADEIRO ou FALSO.
Escolha VERDADEIRO se a tabela matriz estiver em ordem alfabtica, caso contrrio
escolha FALSO.
Agora, arraste o contedo da clula C3 para baixo at a clula C7.
Pronto. No foi necessrio digitar os valores novamente.
No h limites para utilizao do PROCV, voc poderia arrastar este formula at a
ltima linha, desde que realize os procedimentos descritos na etapa 3.

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Em outro exemplo vamos criar duas planilhas, uma funcionando como matriz e
servindo de banco de dados para a outra planilha que vai acessar os dados atravs da
funo PROCV. Na figura baixo temos a planilha que vai servir de matriz para a funo
PROCV.


Na imagem seguinte podemos ver planilha que vai acessar os dados da Plan2

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utilizando a funo PROCV.

=PROCV(A3;Plan2!$A$3:$D$20;2;0)
No argumento matriz_tabela, deve se colocar o smbolo $, que serve para
definir uma referncia absoluta. Isso que na prtica, no muda os valores das clulas
quando copiamos e colocamos a frmula em outras clulas. O smbolo $ entra antes da
referncia que queremos travar.
Na prxima tabela temos o resultado da busca de informaes na planilha que
serve de matriz_tabela.


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Toda vez que o usurio digita um cdigo no campo CDIGO DO PRODUTO
(clula A3), a funo PROCV pesquisa o contedo da determinada clula, na primeira
coluna da tabela especificada que chamamos aqui em nosso exemplo de Plan2 e que
fornece os dados para Plan1.
Na coluna VALOR UNITRIO ser utilizado a mesma frmula alterando apenas o
nmero de ndice da coluna.


DEFINIES DA FUNO SOMASE (SUMIF)

a integrao da funo SOMA com a funo SE. Ela recebe duas listas
(intervalo de dados) e um critrio como parmetros, e realiza a soma somente das
clulas que satisfaam o critrio de soma.
Sua sintaxe:
=SOMASE(intervalo;critrios;intervalo_soma)

Intervalo o intervalo de clulas para a validao do critrio.
Critrios Condio ou condies que iro limitar a soma. A condio
ser verificada no intervalo (primeiro argumento desta
funo).
intervalo_soma Intervalo que realmente sero somados, quando satisfeita a
condio do argumento critrios do nmero da coluna de onde
o valor corresponde extrado.

Como exemplo para ver a utilizao dessa funo na prtica, vamos simular
uma planilha para somar todas as comisses que foram pagas para um vendedor em um
determinado ms:

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De acordo com o exemplo, vemos a funo SOMASE composta por trs
partes: rea onde iremos buscar o intervalo (vermelho), o nome dos garons que nos
interessa critrios (verde), e a rea que contm os valores a serem somados
intervalo_soma (azul).

Agora, imagine a situao a seguir com base na planilha apresentada. O dono desta loja
quer saber quanto pagar de comisso apenas para os vendedores que venderam
R$ 300.000.00 ou acima deste valor. Se somarmos "de cabea" ver que isto resultar
em R$ 180.000,00.


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Podemos ler a funo assim:
Some os valores que estiverem entre B2 at B7 SE os valores de A2 at A7 forem
maiores ou iguais a 300.000.

Resumindo: some somente as Comisses de B2 at B7 para as Vendas que forem
maiores ou iguais a R$ 300.000,00
Dica: note que a condio ">=300000" est entre aspas.

Concluso
O uso da funo PROCV e SOMASE auxilia em muito a manipulao de dados na
tabela. Com um pouco de tempo e fazendo uma boa combinao de funes possvel
criar tabelas dinmicas e com um layout profissional.
O objetivo destes exemplos foi mostrar aos alunos uma aplicao prtica das funes
apresentadas. Muitas melhorias ainda podem ser implementadas.
No endereo www.adrianovirgilio.com/download voc pode fazer o download
das tabelas usadas como exemplo nessa aula.