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NOES BSICAS PARA ORGANIZAO DE

ARQUIVOS ATIVOS E SEMI-ATIVADOS





PROGRAMA:
Conceitos Bsicos
Roteiro para organizao de Arquivo
Plano de classificao
Rotinas de Arquivamento
Plano de Destinao de Documentos






NEIRE DE ROSSIO MARTINS
Arquivo Central do Sistema de Arquivos/UNICAMP



Campinas, setembro de 1998
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SUMRIO





Apresentao 3
1-Noes Bsicas de Arquivos 4
1.1-O Que Arquivo 4
1.2-Tipos de Arquivos 5
1.3-Sistema de Arquivos 5
1.4-Natureza dos Documentos 6
1.5-Idade dos Arquivos 7
2-Roteiro Para Organizar Correntes e Intermadirios 8
2.1-Recursos Humanos 8
2.2-Instalaes 9
2.3-Recursos Materiais 9
3-Como Organizar um Arquivo 11
3.1-Plano de Classificao 11
3.2-Montagem do Plano de Classificao 12
3.3-Rotinas de Arquivamento 14
3.4-Plano de Destinao de Documentos 19
Anexos 1-Regras de Alfabetao 21
Anexos 2-Transparncias 27
Bibliografia 37

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APRESENTAO





Esta apostila foi preparada para municiar o Curso Noes Bsicas para
Organizao de Arquivos Ativos e Semi-ativos, oferecido para servidores
administrativos que atuam na rea Hospitalar da Unicamp, a pedido da Diretoria
Geral de Recursos Humanos.
O programa geral proposto foi o de apresentar conceitos bsicos utilizados em
arquivos, um roteiro para a organizao dos arquivos, incluindo noes de
preparao de planos de classificao e destinao de documentos e rotinas de
arquivamento.
As informaes contidas neste documento foram baseadas em experincias da
instrutura com a estruturao e organizao de arquivos da Universidade e com o
auxlia da bibliografia citada.

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1-NOES BSICAS DE ARQUIVOS





Para que voc possa entender como organizar e como escolher o melhor
mtodo ou sistema de organizao que atenda a instituio que voc trabalha,
necessrio que se entenda o que so ARQUIVOS e DOCUMENTOS

1.1-O que Arquivo?
Voc j sabe mas, vamos tentar dar mais valor a essa palavra?
A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so
reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas,
pblicas ou privadas.
Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e de
relatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de
notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo,
e devem naturalmente refletir as suas atividades.

Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo
responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos
arquivos sob sua jurisdio.
Ex. Arquivo Central da Unicamp
Ex.DAME do Hospital de Clnicas

E tem mais: ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guarda
documentos (mas no vamos considerar essa definio nesse texto).

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1.2-Tipos de Arquivos

Baseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de
Arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que os
produzem.
.Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser
classificados em:
Pblicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes);
Comerciais (empresas, corporaes, companhias) ;e
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc)

Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas
informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas
e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais
completo
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito
especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios
e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais
especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados

1.3-Sistema de Arquivos

Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de
uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio.
que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo
integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns
Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp


E Documento?

a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu
SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma
ATIVIDADE.

O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou
Composto (Processo)
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1.4-Natureza dos Documentos

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com
as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem
parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem
como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se
apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los:

1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua
natureza e o modo como foi confeccionado:

Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz,
microficha, rolo, tira de microfilme, mapa

2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nesse contidas.

Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma)

3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.

Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico
(obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual
(documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas,
objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,)


4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de
acordo com a atividade que a gerou.

Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de
Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia,
Pronturio Mdico, Tabela Salarial.


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1.5-Idade dos Arquivos

Voc sabia que os Arquivos tambm tem ciclo de vida?.

, e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato,
ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase
se diz na Arquivstica que tem relao com a VIGNCIA do documento (a razo
de ser do documento).
Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo
da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou
mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado.

Ento o ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos:

Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade ou
Ativo.
So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos
para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos rgos produtores
em razo de sua vigncia e frequncia de uso.
So muito usados pela administrao.

Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou Semi-
Ativo. So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio,
sua destinao final.
Apresenta pequena frequncia de uso pela administrao.

Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico.
So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do
seu valor.
O acesso pblico.

Ateno: Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo
considerado morto ou inativo.

Lembre-se importante saber estes conceitos porque os mtodos de
organizao em cada fase do ciclo poder sofrer algumas diferenas, devido a
frequncia de uso e mesmo pelo perfil do usurio.



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2-ROTEIRO PARA SE ORGANIZAR ARQUIVOS CORRENTES E
INTERMEDIRIOS





Nessa apostila no trataremos da organizao de Arquivo Permanente,
muito embora a organizao deste seja uma consequncia natural da gesto
dos Arquivos anteriores.

Estrutura Bsica Necessria

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o Arquivo necessita
de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos:

Recursos Humanos
Instalaes
Recursos Materiais


2.1-RECURSOS HUMANOS

A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo dever ser confiada a
pessoal competente e responsvel para executar as operaes de:

a) Selecionar documentos
b) Registrar documentos
c) Estabelecer o mtodo de classificao adequado
d) Codificar documentos
e) Ordenar documentos
f) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado
g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e
atualizado
h) Localizar documentos
i) Controlar a sada de documentos do arquivo
j) Transferir e descartar documentos
k) Orientar e treinar usurios

Para desenvolver estas atividades, o tcnico em arquivos deve possuir alguns
requisitos indispensveis, dentre os quais destacamos:

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a) Estar ao par de todas as atividades e interesses da Instituio e da sua
rea de atuao;
b) Conhecer as principais regras para classificar documentos;
c) Conhecer abreviaturas importantes;
d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos
documentos;
e) Ser leal e discreto;
f) Ser metdico;
g) Possuir boa memria


2.2-INSTALAES

A instalao dos arquivos requer anlise do seguintes aspectos:

Localizao: acessvel (se for volumoso prefervel que seja no andar trreo
devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se;

Iluminao: ampla, mas, difusa, isto sem que tenha incidncia direta do sol;

Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel;

Higienizao: limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica;

Disposio: (lay out): espao livre para locomoo; fcil consulta e conservao
do acervo;

Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes etc.

2.3-RECURSOS MATERIAIS

Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que
economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que
apresente capacidade de expanso, seguro e resistente;

Acessrios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas
A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo de
arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos. Observar tambm as
etiquetas e projees para que sejam ideais.

Obs.: para os Arquivos Intermedirios que so instalados em depsitos
centralizados, o ideal o uso de Caixas para o armazenamento de documentos.

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3-Como Organizar um Arquivo?






interessante que a sua Unidade ou rea de trabalho tenha um plano de
classificao para que voc possa guardar os documentos dentro dos
dossis ou pastas certas.

Classificao , portanto, a sequncia de operaes que, de acordo com as
diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os
documentos de um Arquivo.


3.1-Plano de Classificao

Todas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea
identifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas,
interessante entender como a sistemtica para se montar um Plano que facilite
o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos.
Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas
estruturas e funes da instituio, pode ser utilizado por qualquer Unidade da
Unicamp. Siga as etapas abaixo sugeridas:

a) Identifique as Atribuies e Atividades da Instituio e da rea em que
voc trabalha

Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais que
vezes so Portarias, Deliberaes, Estatuto, outras vezes, voc encontra
essas informaes nas primeiras Atas e Relatrios da sua rea. Em ltimo
caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

b) Relacione e organize o que voc levantou.
Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantao de
sua rea/rgo e/ou o que voc conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do
cumprimento das atividades identificadas
Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas
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Obs.: uma atividade pode gerar vrios documentos e um tipo de documento
pode ser produzido em grande escala.


3.2-Montagem do Plano de Classificao

1. Relacione as atividades da sua rea
Exemplos:

Agendar pacientes para atendimento odontolgico
Agendar pacientes para atendimento mdico
Assessorar reunies da Diretoria
Preparar minutas de correspondncias para Diretoria
Controlar o inventrio patrimonial do rgo
Registrar frequencia de funcionrios
Proceder ao cadastro de funcionrios
Controlar frias
Solicitar materiais de consumo/almoxarifado
Solicitar aquisio de materiais permanentes
Administrar convnios e contratos

Voc pode usar o Modelo de Levantamento documental em anexo

2. Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores
(classes) ordenando-as em sub-classes:

Voc pode dar uma numerao sequencial s classes e subclasses:
Veja os Exemplos:


At. 1. Assessorar Diretoria
1.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas)
1.2 Elaborar/Minutas de Correspondncias

Notao/Pastas - 1. Asses.Diretoria
1.1Reunies/Diretoria
1.2Correspond/Convocaes

At..2. Inventariar Bens Patrimoniais
2.1 Inventariar Mveis (inventrios, correspondncias))
2.2 Inventariar Equipamentos (inventrios, manuais))
2.3 Inventariar Instalaes/Prdio (codificao e plantas)

At..3 Administrar Recursos Humanos
3.1 Cadastrar Pessoal (lista de necessidades, concursos)
3.2 Controlar Frias (escala, avisos de frias e recibos de frias
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3.3 Controlar Frequncia de Pessoal(papeletas, atestados)

At..4 Administrar Material/Suprimentos
4.1 Comprar Material/Consumo (solicitao de compra...)
4.2 Comprar Material/Permanente (solicitao de compra...)
4.3 Controlar Almoxarifado (lista de materiais...)

At.5 Atender Pacientes

5.1 Agendar Pacientes/Atendimento Odontolgico (agendas...).
5.2 Agendar Pacientes/ Atendimento Mdico (agendas....)

At.6 Administrar Convnio
6.1 Convnio/SUS (contratos, projeto, relatrios...)

At.7 Controlar Manuteno do Prdio (solicitao de pintura...


Ateno: O ideal que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas as
pessoas que vo utilizar e manter o Arquivo. importante que todos saibam como
que o arquivo esta organizado, para que o acesso seja facilitado.

3. Codificao:

As Pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotou
podero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao:

Nmero (ou cdigo da Classificao), ou
Nmero e o Nome da Atividade, ou
Nome da Atividade (pode ser abreviada)

Ex.1 . MATERIAL/SUPRIMENTOS
Compra/Consumo

Ex.2 Projeo 1 4.SUPRIMENTOS/MATERIAL

4.1 Compra/M.Consumo


Voc poder ainda, alm desses elementos, escolher CORES para
identificar as Classes: Ex. Amarelo para as Classes que representam as
Atividades Administrativas; Azul para as Atividades Fim (como Agendamento)



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ATENO, ATENO: Sempre identifique a Pasta ou a Caixa com a Sigla da
Unidade e da rea ou Sub-rea que os documentos pertencem, no canto superior
esquerdo.

Ex. CSS/CECOM CSS/CECOM
Serv.Odontologia Serv.Atend./Mdico



Agora o critrio a ser adotado para a identificao das Pastas deve levar em conta
os usurios do Arquivo. Quanto mais simples mais fcil de ser mantido e utilizado.

PERCEBA COMO A IDENTIFICAO DAS ATIVIDADES FUNDAMENTAL.
QUALQUER UM QUE CONSULTAR O SEU ARQUIVO VAI VERIFICAR QUE EXISTE
UMA COERENCIA ENTRE OS DOCUMENTOS E AS ATIVIDADES DESEMPENHADAS
PELO RGO


3.3-ROTINAS DE ARQUIVAMENTO:

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis
correspondentes, os funcionrios de arquivo devero obedecer a uma sequncia
de etapas:

1. Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu
destino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos:

a) para arquivamento
b) para solicitar informao
c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.
d) em obedincia a uma rotina

importante que o funcionrio ao fazer esta inspeo, verifique se os
documentos possuem autorizao para serem arquivados (OK, arquive-
se) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada. Verificar o
ltimo despacho.
.
Nesta inspeo tambm ser examinado se os documentos possuem
anexos e se esses esto no documento.
Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de
origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo.

2. Leitura cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de
verificar o seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado. (se
j existe pasta ou se h necessidade de abrir nova).

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3. Seleo selecionar o material que ser realmente arquivado,
daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a
instituio (como cpias, comunicados passageiros).

A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao,
portanto este trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e
cuidado, para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o
arquivo de papis desnecessrios.

Ateno: o responsvel pela seleo deve conhecer as exigncias que
determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por
necessidade de servio.
Exemplos:

1. A sua rea assessora administrativamente a Diretoria do rgo e
recebeu do: IMECC Cartazes, folders e convite ao Diretor para
participar de um evento. Destinao possvel dos documentos:
Afixar os cartazes e distribuir os folders Eliminar quando tiver
ocorrido o evento.
Convite ao Diretor Arquivar juntamente com a resposta do
Diretor na Pasta Participao/Eventos/Convites (em ordem
cronolgica).

Caso o Diretor faa parte do Evento como organizador ou
conferencista arquivar em Pasta: Diretoria/Participao/Eventos
juntamente com o folder e texto apresentado. Isso se tiver relao
com a Unidade.
(Se for particular do Diretor, sem que haja ligao com o rgo, voc
poder ser gentil e arquivar numa Pasta individual devolvendo ao
mesmo)

4 Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fim
de anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento
no arquivo;
5 Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os
documentos que daro entrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar a
data, procedncia, breve descrio de contedo, nmero da
RR/Procedncia e o cdigo de localizao (de encaminhamento ou
arquivamento). Isso possibilitar estabelecer uma estatstica diria de
arquivamentos efetuados, e facilitar a busca.

OBS: Se o seu setor tambm cuidar do Expediente da rea fazer esse
Registro quando o documento entrar na rea ou quando se expedido.
Assim sendo, coloque todos as informaes necessrias e no campo de
localizao preencha para onde ele foi encaminhado.

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Modelo de Registro de Entrada
Data RR Procedncia Descrio Destinatrio Data Arquivo


Modelo de Registro de Sada
_________________________________________________________________
N Descrio Destinatrio Data RR Arquivo
_________________________________________________________________



6 Classificao: Determinar como ser arquivado o documento, de acordo
com o mtodo e a classificao adotados pela organizao. Escrever lapis no
documento onde dever ser arquivado.

Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou,
a sua procedncia e a data.

Ex.1 Procedncia: Gabinete do Reitor. Comunicado com Normas para
Contratao de Funcionrios, em um Arquivo da Direo
Pasta: Diretoria - RH-ATOS/GR (podero entrar Portarias e demais atos
do Reitor relativos a RH).

Ex.2 Procedncia: SUS. - Ofcio ao Diretor solicitando reunio para
tratar de assuntos relativo a Convnio. (j despachado pelo Diretor)
Pasta: Diretoria - CONVNIOS/SUS/CONTRATO

Ex.3. Procedncia: SUS. - Cpia do Termo Aditivo de Convnio firmado
(j despachado pelo Diretor e Original no Processo)
Pasta: Diretoria. CONVNIO/SUS/CONTRATO (entra contrato, termos e
todos os documentos relativos ao Contrato inclusive os Termos de
Encerramento)

Ex.4 Procedncia: a prpria Diretoria. Cpia do Ofcio do Diretor
solicitando auxlio da rea X para elaborar o Projeto A que est em
anexo.
Pasta: Diretoria: PROJETO A (acondicionar as cpias do Ofcio e do
Projeto, depois arquivar tudo o que estiver relacionado ao Projeto nesta
Pasta.
Se necessrio abrir outra subclasse dentro dessa.
Ex. Pasta Diretoria PROJETO A/PRESTAO DE CONTAS

Dica: Caso voc tenha um Caderno para registrar o Ofcios expedidos,
indique em um campo especfico a Pasta em que foi arquivada a cpia.
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( prefervel que ele faa parte do conjunto de outros documentos
gerados pela mesma funo).

Ex.5 Memorando ao ESTEC solicitando conserto de torneira. O que o
conserto de torneira seno uma das atividades de Manuteno do
Prdio. Ento voc poder arquivar em uma Pasta: MANUTENO do
PRDIO (ai dentro voc poder arquivar todos os documentos que
nascerem em funo da Manuteno, independente do assunto:
conserto de torneira, pintura, telhado).
Outra pasta pode ter relao com a MANUTENO DE
EQUIPAMENTOS e assim por diante.

Se houver necessidade, dado o volume de documentos acumulados,
pode-se abrir sub-classe (nova Pasta) para a Atividade.

Ex.MANUTENO DE EQUIPAMENTOS/MICROCOMPUTADORES.


7. Ordenao: a disposio dos documentos dentro das Pastas e destas
dentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza
dos documentos. Vejam os mtodos bsicos:

Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de
acordo com a sequncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em
enciclopedico e dicionrio quando se trata de assuntos.

Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de
acordo com a sucesso temporal

Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades
territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras)

Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos

Ordenao Numrica: disposio de acordo com a sequncia
numrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar
para busca de dados.

Ex. Na Pasta MANUTENO/PRDIO voc poder arquivar os
documentos em ordem cronolgica, assim sendo teramos: primeiro o
Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC
solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informao de
que j foi adquirida a torneira, e por ltimo a Informao do ESTEC
que o servio foi concludo.

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importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funo
sejam guardados juntos, para que se perceba como comeou a ao
e como terminou, formando assim os dossis de fcil compreenso
para quem pesquisa.

EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS E
RECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELES
QUE CORRESPONDAM MESMA AO.

8. Arquivamento

Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas j contidas no
arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificao.
Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo da atividade
correspondente.
No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o cdigo do
rgo/rea respectivos.

Dica: Se o seu arquivo for constituido por Pastas Suspensas voc pode
montar a pasta suspensa com o cdigo da atividade na Projeo e
guardar os documentos em pastas lisa (ou intercaladora) ou mesmo em
papel almao sem pauta. Repete-se o cdigo nessa ltima, juntamente
com o perodo que se refere a documentao..
Isso facilita as transferncias dos documentos semi-ativos para outros
arquivos ou para a eliminao, porque voc poder mandar apenas o.
miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o perodo seguinte.

Guarde finalmente no mvel respectivo que tambm dever estar
identificado.



9. Emprstimo de Documentos

Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para
garantir a integridade do mesmo, interessante que se adote um sistema
de controle de emprstimo de documentos.
Voc pode criar um formulrio de Requisio de documentos com os
seguintes dados:

.Identificao do Documento;
.Classificao ou Pasta a qual ele pertence
.O nome do requisitante e o Setor
.Assinatura e datas de emprstimo e devoluo


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Ou ainda

Se o Emprstimo for da Pasta inteira sugerimos que se crie uma
Guia Fora, que poder ser uma Pasta (suspensa por exemplo) e que
ocupar o lugar da que saiu, colocando a requisio dentro dela. A
Projeo da Pasta pode ser de cor diferente: vermelha que chama a
ateno, por exemplo

..
O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAO IMEDIATA DOS
DOCUMENTOS, DEPENDE, EM GRANDE PARTE, DA PRECISO E CUIDADO
COM QUE SO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS OPERAES:



3.4-Plano de Destinao de Documentos

o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrncia da
avaliao, se encaminhe os documentos guarda temporria ou permanente,
eliminao e/ou reproduo.
O mais importante desses instrumentos a Tabela de Temporalidade que
apresenta a identificao dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua
destinao para eliminao ou guarda permanente.
Na Unicamp essa Tabela deve ser elaborada por Comisso constituda nas
Unidades e consolidada e aprovada pela Comisso Central de Avaliao de
Documentos que avalia aspectos legais, jurdicos e histrico dos documentos.
Essas Normas so publicadas em DOE.
O Arquivo Central da Unicamp o rgo que tem a atribuio de
assessorar a elaborao dessas tabelas e se utiliza dos formulrios em Anexo.

1. Eliminao de Documentos

Ao eliminar conjuntos de documentos a Unidade deve entrar em
contato com o Arquivo Central para, conjuntamente, avaliar os aspectos
jurdicos, legais e administrativos que envolvem a documentao e definir
se deve proceder a eliminao. Havendo aprovao para a eliminao
obrigatrio a elaborao do Termo de Descarte (formulrio em Anexo)
com todas as assinaturas exigidas.
Os documentos devem ser destrudos por incinerao ou fragmentao.
2 Transferncia de Documentos

a) guarda permanente

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O Arquivo Central tem a responsabilidade de custodiar a
documentao de carter histrico da Universidade, portanto, os
documentos decorrentes da avaliao promovida nas Unidades, devem ser
transferidos ao Arquivo Central atravs do Formulrio Relao de
Destinao de Documentos (Anexo).
Este deve ser preenchido em duas vias: sendo que uma permanecer no
Arquivo Central e a outra ser arquivada na rgo/rea produtor.

b) guarda temporria

As Unidades geralmente possuem depsitos que centralizam o
armazenamento de documentos das suas vrias reas. Para o Arquivo
Corrente encaminhar os documentos que j esto destitudos de valor
administrativo ou cujas aes j se encerraram, poder utilizar o
Formulrio Relao de Destinao de Documentos.
Este deve ser preenchido em duas vias: sendo uma entregue para o
responsvel pelo depsito e a outra dever ficar arquivada no rea
produtora dos documentos e que servir como instrumento de busca.
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ANEXO 1
REGRAS DE ALFABETAO






















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REGRAS DE ALFABETAO






O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de
alfabetao, que so as seguintes:
1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o
pronome.
Exemplo: Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos

Arquivam-se: Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa

Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do
pronome.
Exemplo: Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vtor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vtor

2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen
no se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
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Villa-Lobos, Heitor

3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a
regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo

Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos

4 As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de
sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira

Arquivam-se: Vieira, J
Vieira, Jonas
Vieira, Jos

5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so
considerados (ver tambm regra n 9).
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto

Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do

6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto,
Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so
considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo: Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique

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Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando
servirem de elemento de distino.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge

7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Paulo Teixeira

Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)

8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos
casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt

Arquivam-se: Aubert, Georges
Churchill, Winston
Mller, Paul
Schmidt, Jorge

9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais
comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra
maiscula.
Exemplo: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon OBrien

Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
24
OBrien, Gordon

10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que
corresponde ao sobrenome da famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Ros, Antonio de los

11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como
se apresentam.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang

Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang

12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem
ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de
ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo: Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundao Getulio Vargas
Library of Congress (The)

13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e
assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero
aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
25
3. Congresso de Geologia

Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3.)

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o
arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para
evitar dvidas futuras
Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior
Jos Flix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Jnior, Jos
Flix Pacheco, Jos

Colocam-se remissivas em:

Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha
Pacheco, Jos Flix Alves
26



















ANEXO 2
TRANSPARNCIAS



















27





ROTEIRO BSICO PARA ORGANIZAR ARQUIVOS
ATIVOS E SEMI-ATIVOS





Diagnstico

Recursos Humanos

Instalaes

Recursos Materiais

Plano de Arquivamento

Plano de Destinao de Documentos




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RECURSOS HUMANOS





Requisitos:

a) Estar ao par das atividades e interesses da Unidade/reas

b) Conhecer regras de classificao

c) Conhecer abreviaturas

d) Possuir habilidade para ler e compreender o contedo
dos documentos

e) Ser leal e discreto

f) Ser metdico

g) Possuir boa Memria



INSTALAES
29





LOCALIZAO: acessvel (se for volumoso prefervel que seja
no andar trreo devido ao peso) e que tenha capacidade de
expandir-se;

ILUMINAO: ampla, mas, difusa, isto sem que tenha incidncia
direta do sol;

AREJAMENTO: ventilao natural, constante e regulvel;

HIGIENIZAO: limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica;

DISPOSIO (lay-out): espao livre para locomoo; fcil
consulta e conservao do acervo;

SEGURANA: contra incndio, roubo, infiltraes etc
30





RECURSOS MATERIAIS





MOBILIRIO: armrios de gavetas, armrios com prateleitas,
estantes, mapotecas etc.

que economize espao;

que permita arrumao racional dos documentos,
.
que apresente capacidade de expanso;

seguro e resistente



ACESSRIOS: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas
intercaladoras, pastas A/Z ou outras e caixas;

o material deve ser especfico para o tipo de , mobilirio
dependendo do formato/gnero dos documentos.










31
PLANO DE CLASSIFICAO





Classificao a sequncia de operaes que, de acordo com
as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora,
visam a distribuir os documentos de um Arquivo




O plano o esquema de como se processa a classificao dos
documentos

32





COMO PREPARAR UM PLANO





Identifique as atribuies e atividades da sua Unidade ou
rea de trabalho (Deliberaes, Portarias, Atas e Relatrios,
entrevistas)

Relacione e organize os dados (monte um dossi com a
legislao encontrada e o que foi descrito)

Identifique os documentos que nascem a partir do
cumprimento das atribuies e atividades identificadas

Classifique as atividades de acordo com as atribuies
maiores (classes) ordenando-as em
sub-classes

Codifique com numerao decimal ou outro mtodo de
modo a poder identificar as atividades

Monte o Plano e utilize-o para classificar e armazenar os
documentos





33





ROTINAS DE ARQUIVAMENTO





1. INSPEO

2. LEITURA

3. SELEO

4. HORA/DATA

5. REGISTRO

6. CLASSIFICAO

7. ORDENAO

8. ARQUIVAMENTO

9. EMPRSTIMO

34

PLANO DE DESTINAO






o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrncia
da avaliao, se encaminhe os documentos guarda temporria
ou permanente, eliminao e/ou reproduo



Eliminao consultar o Arquivo Central do Sistema
ou seguir as Tabelas de Temporalidade de sua Unidade


Guarda Temporria os documentos encerrados
podero ser transferidos para outros depsitos da Unidade.


Guarda Permanente O Arquivo Central recolhe os
documentos que tem carter permanente depois de avaliados.









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CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS






1. Formato formulrios, fichas, caderno, planta


2. Espcie atas, relatrios, carta, diploma


3. Gnero audiovisual, fonogrfico, eletrnicos


4. Tipo do documento Ata de Posse, Boletim de Atendimento
de Urgncia, Tabela Salarial, Boletim de Notas e Frequncia
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Bibliografia.






Paes, Marilena Leite Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 1986.

Associao dos Arquivistas Brasileira Ncleo de So Paulo. Dicionrio de
Terminologia Arquivstica. AAB/SP, 1997.






Universidade Estadual de Campinas.
Arquivo Central do Sistema de Arquivos
Neire do Rossio Martins
e-mail: neire@.unicamp.br

Campinas, 03 de setembro de 1998.
37