Excel Avancado

Curso: Excel
Avanado
Formador: Carlos Maia
2
Programa
Programa
para
para
o
o
M
M
dulo
dulo
Formataes avanadas da folha de clculo
Proteco de dados
Estilos de formatao
Modelos
Frmulas e Funes
Frmulas e funes avanadas (IF; Vlookup; Hlookup, etc...)
Definir e utilizar nomes de clulas
Auditoria de frmulas
Sries de dados
Preenchimento automtico de sries
Gesto de dados
Gerir dados
Filtros automticos e avanados
Ordenao de dados
As tabelas dinmicas
Os nveis de dados
A utilizao de subtotais
A consolidao de dados
3
Programa
Programa
para
para
o
o
M
M
dulo
dulo
As tcnicas de simulao
Cenrios
Atingir objectivo
O Solver
A criao de grficos
Formatao avanada de grficos
Formatao de grficos tridimensionais
Criar e utilizar macros
Os Formulrios
Ferramentas de Reviso
As ligaes do Excel com outras aplicaes
Importar texto do Word
Importar informao de uma base de dados
A integrao do Excel com a Internet
A transformao de documentos Excel em formato HTML
Reviso
Reviso
de
de
conceitos
conceitos
5
Fun
Fun
es
es
= SUM(2;3;4;5)
Nome da funo
Argumentos da funo
Caracter separador
Sintaxe
Nome_da_funo (argumento; argumento2;)
Exemplo
6
Algumas
Algumas
Fun
Fun
es
es
Average Mdia
Min Minimo
Max Mximo
Count Contar
Countif Contar se
Sum Somar
Sumif Somar se
Power Exponnciao
Today Hoje
Date Data
Now Agora
Nome Resultado
7
Demonstra
Demonstra
o
o
da
da
utiliza
utiliza
o
o
de
de
fun
fun
es
es
8
Criar
Criar
f
f
rmulas
rmulas
complexas
complexas
usando
usando
o
o
Function Wizard
Function Wizard
Wizard - Assistente para construo de frmulas.
Chamada do
Function Wizard
9
Utiliza
Utiliza
o
o
do
do
Function Wizard
Function Wizard
Sintaxe da funo seleccionada
Categorias
de funes
Funes
10
Calculo
Calculo
da
da
m
m
dia
dia
usando
usando
o
o
Wizard
Wizard
11
Demonstra
Demonstra
o
o
da
da
utiliza
utiliza
o
o
do
do
Function
Function
Wizard
Wizard
12
Estilos
Estilos
13
Novo Estilo
Novo Estilo
1. Seleccionar a clula com o
estilo criado
2. Format -> Style
3. Escrever um nome para o
estilo
4. Clicar em Add
5. Efectuar as modificaes
necessrias
6. OK
14
Juntar Estilo de outra Folha
Juntar Estilo de outra Folha
1. Format -> Style
2. Clicar em Merge
3. OK
15
Boto de Estilo
Boto de Estilo
Na barra de formatao, clicar com o boto direito e escolher a
opo customize
Arrastar de seguida o boto para a barra de formatao.
16
Estilos
Estilos
Quero usar estilos que criei em outras folhas.
Como posso us-los?
Abrir um livro onde pretendemos juntar os estilos
Juntar os estilos (boto merge)
Gravar como Template (*.xlt)
17
Formata
Formata
o de c
o de c
lulas mediante
lulas mediante
condi
condi
es
es
Objectivo: Formatar clulas mediante a
verificao de condies (Format Conditional
Formatting).
Exemplo: assinalar todas as notas inferiores ou
iguais a 12 valores
18
Resultado ....
Resultado ....
19
Gr
Gr
ficos
ficos
1. Seleccionar a
rea que contm
a informao
para o grfico.
2. Chamar o
chart wizard
3. Seguir os passos
apresentados
Chart wizard
20
A
A
utiliza
utiliza
o
o
do
do
Chart Wizard
Chart Wizard
Seleccionar o tipo de grfico

21
Verificar / Identificar a gama de valores
A
A
utiliza
utiliza
o
o
do
do
Chart Wizard
Chart Wizard
22
A
A
utiliza
utiliza
o
o
do
do
Chart Wizard
Chart Wizard
Titulo do grfico
Etiqueta para o
eixo do X
Etiqueta para o
eixo do Y
23
As opes para a colocao da legenda
A
A
utiliza
utiliza
o
o
do
do
Chart Wizard
Chart Wizard
24
A
A
utiliza
utiliza
o
o
do
do
Chart Wizard
Chart Wizard
As etiquetas no grfico (data labels)

25
A
A
utiliza
utiliza
o
o
do
do
Chart Wizard
Chart Wizard
A localizao do grfico
26
O
O
gr
gr
fico
fico
como
como
objecto
objecto
27
Formata
Formata
o
o
de
de
gr
gr
ficos
ficos
Depois do grfico elaborado poder-se- alterar a sua
aparncia, formatando os vrios elementos que o
constituem.
H vrias maneiras de aplicar alteraes, no entanto, a mais
fcil um duplo clique no elemento em causa.
28
Modifica
Modifica
es ao gr
es ao gr
fico
fico
Mudar tipo de grfico
Mudar sries de dados
29
Modifica
Modifica
es ao gr
es ao gr
fico
fico
Adicionar dados
Ou com copiar e colar especial
em cima do grfico
30
Modifica
Modifica
es ao gr
es ao gr
fico
fico
Mostrar a segunda srie
31
Modifica
Modifica
es ao gr
es ao gr
fico
fico
Mostrar valores em ordem inversa
32
Modifica
Modifica
es ao gr
es ao gr
fico
fico
Adicionar uma TrendLine
33
Modifica
Modifica
es ao gr
es ao gr
fico
fico
Adicionar uma imagem s sries
34
Gr
Gr
ficos 3D
ficos 3D
D
o
m
i
n
g
o
S
e
g
u
n
d
a
T
e
r
a
Q
u
a
r
t
a
Q
u
i
n
t
a
S
e
x
t
a
S
b
a
d
o
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Series1
Series2
35
Modificar Gr
Modificar Gr
ficos 3D
ficos 3D
Modificar Viso
Seleccionar as paredes
36
Modificar Gr
Modificar Gr
ficos 3D
ficos 3D
Mudar Sries de dados
Format -> Selected Data Series
37
Demonstra
Demonstra
o
o
da
da
cria
cria
o/formata
o/formata
o
o
de
de
gr
gr
ficos
ficos
38
Trabalhar com dados em listas
Trabalhar com dados em listas
Ordenao de dados
39
Crit
Crit
rio de ordena
rio de ordena
o
o
1 critrio de ordenao
40
Orienta
Orienta
o da Ordena
o da Ordena
o
o
O Excel permite alterar a
orientao da ordenao,
isto , escolher entre
ordenao por linha ou
coluna
DataSort...... (Options)
41
S
S
ries de Preenchimento
42
Criar S
Criar S
Seleccionar e arrastar com o boto direito do rato
43
S
S
ries e Tendncias
ries e Tendncias
Baseado no histrico
Exemplo Saber o crescimento das vendas nos prximos meses
baseado nos ltimos trs
44
Criar Listas / S
Criar Listas / S
ries
ries
Tools -> Options
45
Definir nomes de c
Definir nomes de c
lulas / intervalos
lulas / intervalos
OU
46
Utilizar nomes de c
Utilizar nomes de c
lulas /
lulas /
intervalos
intervalos
47
Cria
Cria
o de
o de
Subtotais
Subtotais
Em Excel possvel criar, de forma automtica,
subtotais de valores em listas sem recorrer
criao de formulas;
Opo: DataSubtotals
48
Cria
Cria
o de
o de
Subtotais
Subtotais
Indicadores
49
Remover
Remover
Subtotais
Subtotais
Remover Subtotais
50
Listas e Formul
Listas e Formul
rios de Dados
rios de Dados
Por definio, uma base de dados uma coleco
de informao organizada;
Uma base de dados constituda principalmente
por tabelas, registos e Campos;
Em Excel, uma lista presente numa folha pode
servir como uma base de dados;
Entende-se por lista um conjunto de mltiplas
linhas, com tipos de dados semelhantes;
Em Excel as linhas servem de registos e as colunas
de campos;
51
Tabelas
Tabelas
Registo
Nome do campo
As funcionalidades para tratar dados esto dispon As funcionalidades para tratar dados esto dispon veis no menu veis no menu DATA DATA
Campo
52
Cria
Cria
o de formul
o de formul
rios
rios
Para criar um formulrio necessrio:
Seleccionar a informao que pretendemos tratar atravs de
formulrios;
Escolher no menu Data a opo Form
Utilizao do formulrio
A utilizao do formulrio possvel atravs dos botes
disponveis na caixa de dialogo respectiva.
53
Aplica
Aplica
o de Formul
o de Formul
rios
rios
Data Data- -> >Form Form
54
Introdu
Introdu
o de dados no
o de dados no
formul
formul
rio
rio
Fazer um clique no
boto new e preencher
a informao para os campos
As alteraes efectuadas
reflectem-se na lista que
originou o formulrio
55
Navega
Navega
o num formul
o num formul
rio
rio
Registo anterior
Registo Seguinte
(respectivamente)
56
Elimina
Elimina
o de registos
o de registos
Seleccionar o registo a
eliminar e fazer um
clique no boto Delete
57
Consultar dados no Formul
Consultar dados no Formul
rio
rio
1- Fazer um clique no boto Criteria
2- Colocar o critrio pretendido
3- Premir Enter
Na escolha do critrio
podem utilizar-se os
operadores lgicos
<; >; >=; <=; <>
58
Utiliza
Utiliza
o de Filtros
o de Filtros
A utilizao de filtros aplica-se quando
pretendemos esconder temporariamente
informao;
Quando se aplicam filtros, o Excel esconde todos
os valores que no respeitem o critrio
estabelecido;
Podemos utilizar filtros mais ou menos elaborados;
Existem filtros automticos, contudo possvel
elaborar os nossos prprios filtros;
59
Utiliza
Utiliza
o de Filtros
o de Filtros
Opo: Data - Filter
60
Filtros autom
Filtros autom
ticos
ticos
Aparecem setas
Atravs das setas podemos escolher o critrio a aplicar.
61
Cria
Cria
o de filtros personalizados
o de filtros personalizados
Criar o critrio pretendido
Podemos criar filtros com
dois critrios de comparao
utilizando and/or
62
Utiliza
Utiliza
o de fun
o de fun
es de procura
es de procura
O Excel dispe de 2 funes que permitem
procurar valores relacionveis;
VLOOKUP (PROCV) procura um valor na coluna mais
esquerda, e retorna o valor da linha, presente na coluna que
especificamos.
HLOOKUP (PROCH) procura um valor comparvel com a linha
Exemplo de aplicao
Determinao da nota de 1 aluno em determinada disciplina
63
VLOOKUP & HLOOKUP
VLOOKUP & HLOOKUP
Sintaxe das funes:
VLOOKUP(Lookup value; Table array; Column index number)
HLOOKUP(Lookup value; Table array; Row index number)
Onde:
Lookup value o valor que a funo procura na primeira
coluna/linha superior da tabela;
Table array o intervalo de clulas que contm a tabela com os
valores;
Column index number / Row index number a coluna/linha da
Table array nde constam os valores que estamos interessados.
64
Ver as f
Ver as f
rmulas nas c
rmulas nas c
lulas
lulas
Ver Formlas
Pode-se tambm usar a combinao de teclas Ctrl + Shift +
65
Exemplos VLOOKUP
Exemplos VLOOKUP
Neste caso, necessrio ordenar previamente
a tabela para no haver erros
66
Exemplos HLOOKUP
Exemplos HLOOKUP
Com FALSE no
necessrio
ordenar
previmente a tabela
67
Fun
Fun
es de Base de Dados
es de Base de Dados
Dcount Similar funo count
Dcounta - Similar funo counta (no nulos)
Dsum - Similar funo sum
Daverage - Similar funo average
Etc...
68
Algumas fun
Algumas fun
es
es
69
Tabelas Dinmicas
Tabelas Dinmicas
As tabelas dinmicas permitem
confrontar/analisar informao de acordo com as
especificaes colocadas;
Os campos que sero confrontados so escolhidos
durante o processo de criao da tabela;
70
Cria
Cria
o de tabelas dinmicas
o de tabelas dinmicas
DATA - PIVOT TABLE
71
Passo 2
Passo 2
Indicao do intervalo que contm a informao
Passo 3
Passo 3
Escolha do posicionamento da tabela pivot
72
Constru
Constru
o da tabela
o da tabela
Apenas necessrio fazer drag-and-drop para os locais onde se
pretende o campo
73
Criar um grfico
Estilos pr-definidos
Actualizar dados
74
75
Fazer projec
Fazer projec
es sobre dados
es sobre dados
Utilizao da funo PMT()
76
Exemplo I
Exemplo I
NOTA: A taxa apresentada uma taxa ANUAL.
Como estamos a calcular o valor da prestao
mensal, temos que a dividir por 12 (n de meses
num ano)
77
Exemplo I
Exemplo I
78
Cria
Cria
o de cen
o de cen
rios
rios
A utilizao de cenrios permite atribuir nomes a
um conjunto de valores, que podem ser
utilizados para efectuar uma srie de operaes
numa folha;
Passos para criar um cenrio
1. Seleccionar a primeira clula a alterar com base no cenrio;
2. Escrever um valor que se pretende incluir no cenrio;
3. Seleccionar o intervalo de clulas que contm os valores que
se pretendem alterar com base no cenrio;
79
Cria
Cria
o de cen
o de cen
rios
rios
-
-
Passo 1
Passo 1
80
Cria
Cria
o de cen
o de cen
rios (
rios (
cont
cont
)
)
Invocar o sumrio
Escolher o tipo
de relatrio
81
Resultado
Resultado
82
Utiliza
Utiliza
o do Solver
o do Solver
O Solver utiliza-se quando se pretende encontrar a melhor
soluo para um problema, considerando um conjunto de
restries especficas;
Uma restrio um limite imposto.
Se o Solver no estiver visvel:
ToolsAdd-insSolver Add-in
Confirmar com OK
83
Resolver o problema com o
Resolver o problema com o
Solver
Solver
Seleccionar: ToolsSolver
Escolher a clula onde ser colocado o resultado
Definir as condies;
Definir as restries;
Fazer um clique em solver
84
Exemplo de utiliza
Exemplo de utiliza
o do Solver
o do Solver
Considere-se a situao de um agregado familiar
onde:
Vencimento 1000 Euros
Despesas
Desp. Familiares
Desp. Alimentao
Desp. Transporte
Saldo
85
Condi
Condi
es
es
Problema: Qual o mximo que possvel dispender
para a prestao da casa?
Condies:
O saldo mensal do agregado familiar dever ser >= 100 euros
A prestao da habitao dever ser <= 40% * vencimento
86
Solu
Solu
o
o
87
88
Utiliza
Utiliza
o de Auditorias
o de Auditorias
As ferramentas de Auditing permitem fazer uma
auditoria da folha Excel;
Opo: ToolsAuditing
89
90
Utiliza
Utiliza
o da Fun
o da Fun
o
o
If
If
A funo if (Se) utiliza-se para testar contedos

das clulas e determinar se as clulas cumprem
com determinadas condies;
possvel utilizar as funes OR (ou) e AND (e) em
conjuno com a If;
Sintaxe:
If (teste lgico; Valor se verdadeiro; Valor se Falso)
Exemplo:
If (Media>9,5; Aprovado; Reprovado)
91
Utiliza
Utiliza
o do
o do
If
If
92
Utiliza
Utiliza
o do
o do
And
And
93
Trabalhar com Macros
Trabalhar com Macros
A utilizao de Macros permite automatizar um
conjunto de aces;
A forma de utilizao semelhante do Word;
94
Criar uma Macro
Criar uma Macro
Nome da Macro
Terminar a gravao
da Macro
95
Seleccionar/Invocar uma Macro
Seleccionar/Invocar uma Macro
96
Adicionar uma Macro a um boto
e coloc
e coloc
-
-
la na barra de Tarefas
possvel associar a Macro a um boto para mais
facilmente a invocar;
tambm possvel colocar o boto na barra de
tarefas
Opo: Menu ViewCustomize
97
e coloc
e coloc
-
-
Passos:
1. Invocar a opo de Menu ViewToolbars Customize
2. Fazer um clique no separador Commands
3. Fazer um clique em Macros na lista Categories
4. Fazer um clique no boto Custom Button
5. Arrastar a imagem genrica para a barra de tarefas
6. Fazer um clique em Modify Selection
7. Seleccionar a Macro pretendida na lista Assign Macro e OK
98
Adicionar uma Macro a um boto e
Adicionar uma Macro a um boto e
coloc
coloc
-
-
1- Invocar a opo de
Menu View
Toolbars
2 - Fazer um clique no
separador Commands
99
e coloc
e coloc
-
-
3 e 4 Fazer um clique em
Macros na lista Categories
100
e coloc
e coloc
-
-
5 - Arrastar a
imagem
genrica
para a barra de
tarefas
101
e coloc
e coloc
-
-
7 - Seleccionar a
Macro pretendida
na lista Macro
Name
6 - Fazer um clique em Modify Selection e Assign Macro
102
Gravar
Gravar
documentos
documentos
para
para
a
a
Internet
Internet
Esta opo permite
duma forma rpida,
gravar documentos
em HTML, de forma
a tornar possvel a sua
divulgao na Internet.
103
Abrir Modelos
Abrir Modelos
104
Criar Modelos
Criar Modelos
105
Formul
Formul
rios
rios
Definir a estrutura
1. Planear o formulrio
2. Definir o esqueleto
3. Adicionar interactividade
4. Proteger o formulrio
5. Distribuir como modelo ou documento
Mail
Rede
Preencher e guardar informaes de um
formulrio
106
Formul
Formul
rios
rios
107
Adicionar Controles aos Formul
rios
rios
108
rios
rios
109
rios
rios
110
rios
rios
111
rios
rios
Adicionar IFs
112
rios
rios
113
Adicionar Controles aos Gr
ficos
ficos
114
ficos
ficos
115
ficos
ficos
116
ficos
ficos
117
Adicionar Outros Controles
Adicionar Outros Controles
118
Proteger folhas de c
lculo e Livros
lculo e Livros
A proteco efectua-se mediante a colocao de
passwords. possvel:
Definir uma password para evitar um acesso no autorizado;
Definir uma password para evitar um alteraes no
autorizadas;
Abrir um livro (workbook) s
para leitua.
119
Proteco da Folha
Proteco do livro
Proteco da partilha
Desproteco da Folha
lculo e Livros
lculo e Livros
120
Trabalho Cooperativo
Trabalho Cooperativo
Reviso
Comentrios
Tracked Changes/Registo de Alteraes
121
Coment
Coment
rios
rios
View Toolbars - Reviewing
122
Inserir Coment
Inserir Coment
rio
rio
Novo
Comentrio
123
Coment
Coment
rios de M
rios de M
ltiplos Revisores
ltiplos Revisores
124
Coment
Coment
rios de M
rios de M
ltiplos Revisores
ltiplos Revisores
125
Pesquisa de Informa
Pesquisa de Informa
o nos
o nos
Coment
Coment
rios
rios
126
Imprimir Informa
Imprimir Informa
o de Coment
o de Coment
rios
rios
127
Registo de Altera
Registo de Altera
es
es
Ligar
Registo de
Alteraes
128
Registo de Altera
Registo de Altera
es
es
Desligar
Registo de
Alteraes
129
Aceitar / Rejeitar Altera
Aceitar / Rejeitar Altera
es
es
Tools -> Track Changes -> Accept or Reject
Changes
130
Envio para Reviso
Envio para Reviso
131
As liga
As liga
es do Excel com as
es do Excel com as
restantes aplica
restantes aplica
es do Office
es do Office
132

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