Sistemas de Arquivo

Para que um arquivo responda s solicitaes que lhe so continuamente dirigidas

necessrio o recurso a sistemas classificativos e aos chamados suportes materiais, como
sejam: as estantes, armrios, ficheiros e classificadores que mantm a documentao
devidamente ordenada e arrumada.
O arranjo da documentao, considerando a posio da mesma em arquivo, pode ser
feita de acordo com um dos seguintes sistemas:

Sistema Vertical
O sistema vertical aquele que, como o prprio nome indica, coloca os documentos
(pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns atrs dos outros, ou ao lado
uns dos outros.
O sistema vertical convencional, caracteriza-se pela recuperao da documentao de
forma no automtica, as pastas ou dossiers encontram-se apoiadas no fundo do
classificador.
No sistema vertical suspenso, as pastas no se encontram apoiadas no fundo do
classificador, mas suspensas por varetas que correm sobre trilhos metlicos e dentro de
bolsas em cartolina ou fibra. Os arquivos activos recorrem a este sistema porque permite
uma recuperao rpida da informao e um melhor acondicionamento da
documentao. Nos arquivos intermdios e definitivos, quando utilizado o sistema
vertical convencional, recorre-se a equipamento de tipo metlico constitudo por vrios
mdulos que se deslocam sobre calhas e que reduzem em cerca de 50% o espao a
ocupar pela documentao. A este tipo de equipamento d-se o nome de compactos.
O sistema automtico constitudo por equipamento sofisticado e dispendioso,
permitindo que a documentao chegue s mos do funcionrio do arquivo e retorne ao
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local original aps a execuo de uma srie de comandos. Este sistema, pode
(dependendo da sua concepo) reduzir sensivelmente a rea ocupada pelo arquivo.

Sistema Horizontal
O sistema horizontal constitudo, geralmente, por armrios ou estantes com divises,
onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Esta forma de ordenar no muito
utilizada para os documentos administrativos, sobre tudo dossiers, processos e pastas,
porque dificulta a leitura das lombadas, a sua manipulao, intercalao e integrao
dos elementos consultados ou novos elementos. A sua utilizao est especialmente
indicada para a conservao de mapas e material cartogrfico de grandes dimenses.

Sistema Rotativo
O sistema rotativo aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos
se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos
utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar. Este sistema utilizado
em servios com exigncias consultivas de rapidez e avultado nmero de
documentao.
Existem sistemas rotativos automticos com motor incorporado e equipados com
dispositivos de seleco, que permitem o acesso mais rpido a documentao a
consultar.
Os sistemas rotativos automticos tm como principais desvantagens, o facto de exigir
pessoal especializado para o seu manuseamento, o de ocupar muito espao, serem caros
e com custos de elevados de manuteno.

A Eficcia e Utilidade no Arquivo

Os Sistemas anteriormente descritos ajudam no controlo da eficcia e da utilidade de
um arquivo. Embora se possa pensar o contrrio, a eficcia e a utilidade so susceptveis
de mensurao, mediante a aplicao de dois tipos de frmulas, muito simples, que nos
proporcionam um coeficiente de eficcia e de utilidade. A utilizao destas frmulas s
poder ser realizada se o movimento do expediente do arquivo for registado
diariamente, de forma a se obterem dados estatsticos mensais, trimestrais ou com outra
periodicidade que, aplicadas s formulas, nos do a possibilidade de conhecer os
coeficientes anteriormente enunciados.

Coeficiente de Eficcia
A frmula que permite encontrar o coeficiente de eficcia num arquivo a seguinte:

Coeficiente de Utilidade
O coeficiente de utilidade ou de frequncia um ndice que, como o prprio nome o
indica, serve unicamente como indicador da importncia que o arquivo tem para a
organizao que serve. Este coeficiente determinado pela seguinte formula:

Resta dizer, que a eficincia de um arquivo tambm depende de determinados factores a

ter em considerao tais como a existncia de pessoal competente e em nmero
suficiente, localizao apropriada, equipamento adequado, sistemas de classificao e
de indexao racionais e bem estruturados, normas sobre o funcionamento do arquivo e
aplicao das normas internacionais de descrio arquivsticas: ISAD (G) (Norma Geral
Internacional de Descrio Arquivstica) e ISAAR (CPF) (Norma Internacional Para
Registos De Autoridade Arquivstica Relativos A Instituies, Pessoas Singulares E
Famlias), para a descrio documental e a suas aplicaes a nvel informtico.