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Manual Gestao de Arquivos MG 2013
Manual Gestao de Arquivos MG 2013
DE GESTO DE
DOCUMENTOS
3
Cadernos Tcnicos
do Arquivo Pblico Mineiro
MANUAL DE GESTO
DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTO
DE
DOCUMENTOS
2 Edio
Revista e Atualizada
Belo Horizonte
Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais
Arquivo Pblico Mineiro
2013
Coordenao editorial
apm@cultura.mg.gov.br
CEP 30.130-180 Tel.(31) 3269-1167
___________________________________________________________________________
CDD 025.1714
________________________________________________________________________________
SUMRIO
APRESENTAO.................................................................................................................7
1. ARQUIVOS....................................................................................................................... 9
1.1 Conceito...................................................................................................................... 9
1.2 Histrico...................................................................................................................... 9
1.3 O Documento de Arquivo...........................................................................................12
1.4 Princpios Arquivsticos..............................................................................................14
2. GESTO DE DOCUMENTOS.........................................................................................17
2.1 Teoria das Trs Idades..............................................................................................19
2.2 Conceito.....................................................................................................................19
2.3 As Trs Etapas da Gesto de Documentos...............................................................20
2.3.1 Produo..........................................................................................................21
2.3.2 Utilizao..........................................................................................................21
2.3.3 Destinao.......................................................................................................25
2.4 Os Instrumentos da Gesto de Documentos.............................................................32
2.4.1 Classificao....................................................................................................32
2.4.2 Elaborao de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo.................................................................34
2.4.2.1 Passo A: Investigao Preliminar.............................................................35
2.4.2.2 Passo B: Anlise de Atividades................................................................39
2.4.2.3 Passo C: Identificao de Requisitos de Arquivamento...........................51
3. GESTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS DE CARTER ARQUIVSTICO......................63
3.1 Consideraes Iniciais...............................................................................................63
Apresentao
O Arquivo Pblico Mineiro (APM) publicou, em 2007, o seu Caderno Tcnico n. 1: Manual
de Gesto de Documentos. Publicao de extrema importncia para os servidores pblicos
responsveis pela gesto de documentos em suas instituies e, principalmente, para os
membros das Comisses Permanentes de Avaliao de documentos de Arquivo (CPADs) dos
rgos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, instituies que o Arquivo
Pblico Mineiro orienta na elaborao dos seus projetos de gesto de documentos.
A reviso e atualizao do Manual que apresentamos agora, em 2013, tornou-se necessria,
especialmente, a partir da promulgao da Lei n 19.420/2011, que estabelece a poltica de
arquivos no Estado de Minas Gerais e da Lei Federal n 12.527/2012, que regula o acesso a
informaes.
Nesta nova edio sero levadas em considerao, tambm, as inmeras solicitaes de
compartilhamento da metodologia utilizada pelo Arquivo Pblico Mineiro na elaborao do
Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo. Projeto iniciado em 2007, uma parceria da Secretaria de Estado de Planejamento e
Gesto (Superintendncia Central de Governana Eletrnica) e da Secretaria de Estado de
Cultura (Arquivo Pblico Mineiro), quando dezenove rgos do Poder Executivo mineiro, sob
a coordenao da Diretoria de Gesto de Documentos do APM, elaboraram os instrumentos
essenciais de gesto de documentos, ou seja, o Plano de Classificao e a Tabela de
Temporalidade e Destinao de documentos para as suas atividades finalsticas.
O Caderno Tcnico complementa, ainda, a parte de Gesto de Documentos Digitais de Carter
Arquivstico, incluindo o e- ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gesto Arquivstica de Documentos.
Esperamos que este novo Manual possa contribuir com todas as instituies pblicas, privadas,
mineiras, brasileiras, lembrando que a gesto documental imprescindvel, no somente para
o processo decisrio no contexto da administrao pblica, mas, tambm, para assegurar a
transparncia administrativa, os direitos do cidado e a preservao da memria do estado, tendo
em vista o valor administrativo e histrico dos documentos.
Agradeo a Emlia Barroso Cruz, profissional competente, sempre presente nas publicaes e nos
trabalhos desenvolvidos pela Diretoria de Gesto de Documentos e a Maria de Ftima da Silva
Corsino, pelas sugestes sempre pertinentes.
Augusta Aparecida Cordoval Caetano
Diretora de Gesto de Documentos
Arquivo Pblico Mineiro
1. Arquivos
1.1 Conceito
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA), organismo vinculado Organizao das Naes
Unidas para a Educao, a Cincia e a Cultura (UNESCO), criado em 1950 com o objetivo de
promover a conservao e a utilizao dos recursos arquivsticos em todos os pases, em seu
Dictionary of archival terminology (1988) definiu arquivos como:
(1) Conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas,
ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, e por servios ou organismos pblicos ou privados, no desempenho
de suas atividades, conservados por seus criadores ou seus sucessores para
seu prprio uso, sendo transferidos instituio arquivstica competente em
razo de seu valor arquivstico.
(2) Instituio responsvel pela aquisio, preservao e disseminao dos
arquivos.
(3) Edifcio, ou parte de um edifcio, no qual os arquivos so preservados e
disponibilizados para consulta; tambm chamado de depsito de arquivos.
(DICTIONARY..., 1988, p. 22, traduo nossa).
Ressalte-se que o conceito adotado pelo CIA abrange o conjunto documental de carter
arquivstico, a instituio arquivstica e a edificao que abriga os documentos.
1.2 Histrico
Com a inveno da escrita, a organizao dos indivduos em sociedade e a constituio
dos governos, os homens sentiram a necessidade de registrar as atividades administrativas
que regem as relaes entre governos, organizaes e pessoas. Nas sociedades
conhecedoras da escrita os documentos sempre foram o alicerce do ... exerccio do poder,
para o reconhecimento dos direitos, para o registro da memria e para sua utilizao futura
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 32). A prtica de produo de documentos revolucionou
a utilizao da informao com o seu registro, cpia, autenticao, transmisso, recepo,
difuso, classificao, recuperao, conservao e utilizao de forma fcil, estvel e exata
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 61).
Os primeiros arquivos datam de cerca do IV milnio a.C., na regio do crescente frtil, entre os
rios Tigre e Eufrates, e no Oriente Mdio. Os primeiros documentos de arquivo compunhamse de registros contbeis, correspondncias, tratados, contratos, atos notariais, testamentos,
promissrias, recibos e sentenas de tribunais (SILVA et al., 1998, p. 46). As informaes eram
registradas em tbuas de argila, de fabrico artesanal, e os documentos eram depositados
em locais de acesso restrito, o que indica a importncia a eles atribuda pelas organizaes
acumuladoras. Escavaes arqueolgicas na antiga Mesopotmia revelam a existncia de
arquivos centrais e arquivos de administrao corrente em cidades como Nippur e Ebla (Sria).
Na cidade hitita de Hatusa (sculo XIV a.C.) foi encontrado um edifcio cujo objetivo exclusivo
era abrigar um arquivo.
Na Antiguidade Clssica, destacamos as civilizaes grega e romana na produo e
acumulao de documentos de carter arquivstico. A civilizao grega clssica utilizava
o papiro e as tbuas de madeira para a produo de documentos originais. A publicidade
destes documentos era proporcionada por meio de cpias esculpidas em placas de pedra
e de bronze afixadas nos principais edifcios pblicos. Somente por volta do ano de 350
a.C. os atenienses passaram a acumular seus documentos oficiais no Mtron, ou templo de
Cibele, a me dos deuses. O arquivo de Atenas guardava os documentos oficiais, como leis
e decretos governamentais, atas de reunies do Senado, documentos judiciais e financeiros,
inventrios e registros de carter cultural como exemplares oficiais da obra de dramaturgos
como squilo e Sfocles , alm de documentos privados (como o testamento de Epcuro). O
sistema de arquivos criado no Imprio Romano ficou conhecido como um dos mais organizados
e bem estruturados da Antiguidade Clssica, graas ao ... sentido prtico dos romanos e a
importncia por eles concedida administrao do Imprio... (SILVA et al., 1998, p. 61).
Na Alta Idade Mdia, a fragilidade dos suportes empregados associada instabilidade
poltica e social, que obrigava o transporte contnuo dos documentos, levou perda de
parte considervel dos arquivos desse perodo. Tanto o pergaminho quanto o papiro
foram em grande parte destrudos pela ausncia de cuidados no acondicionamento e no
armazenamento. Devido debilidade das instituies, as monarquias medievais e os senhores
feudais desenvolveram um tipo de administrao itinerante, de onde surgiram os arquivos
ambulantes, armazenados e transportados em arcas e cofres. Os cofres eram destinados
arrecadao e guarda de documentos referentes coleta e administrao dos impostos.
Os governantes e proprietrios desses arquivos, muitas vezes, confiavam-nos aos mosteiros,
claustros de igrejas ou aos depsitos de torres para os protegerem quando partiam para
guerra ou quando temiam invases inimigas. Esse costume foi um dos responsveis pela
perda de uma quantidade significativa de documentos do perodo medieval (ROUSSEAU;
COUTURE, 1998, p. 40).
A proteo e o armazenamento dos documentos eram compartilhados pela Igreja e pelo Estado.
A situao da Igreja Catlica, como nica instituio europeia permanente e
letrada cuja atividade se estendia ao longo do tempo, deu-lhe a primazia neste
campo durante o primeiro milnio d.C., tal como o atesta o esplendor do arquivo
do Vaticano (HIGGS, 1996, p. 1, traduo nossa).
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11
Conceito
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) define como documento a Informao registrada,
independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida por uma agncia, instituio,
organizao ou pessoa na consecuo de suas obrigaes legais ou de seus negcios
(DICTIONARY..., 1988, p. 128. traduo nossa).
Caractersticas
O documento de arquivo possui quatro caractersticas: 1) produo ou recepo por uma
organizao; 2) provas de transaes passadas; 3) organicidade; e 4) originalidade.
A primeira relaciona-se ao motivo pelo qual o documento foi produzido e acumulado. So
documentos de arquivos aqueles recebidos, produzidos e/ou acumulados por pessoa fsica
ou jurdica no desenvolvimento de uma atividade organizada, para a consecuo de um
determinado fim.
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A segunda caracterstica est relacionada aos valores pelos quais os arquivos so preservados.
A constituio e a proteo dos arquivos visam manuteno de provas de transaes j
concludas. Tais provas podem ter carter legal ou informativo, para a pesquisa cientfica.
A terceira caracterstica diz respeito organicidade. Luciana Duranti (1994) desmembrou essa
particularidade em duas: o inter-relacionamento e a naturalidade. O inter-relacionamento diz
respeito s relaes estabelecidas entre os documentos no andamento das transaes que
lhes deram origem. A preservao dessas relaes implica a preservao do significado dos
documentos diante da totalidade do conjunto documental.
As relaes entre os documentos, e entre eles e as transaes das quais so
resultantes, estabelecem o axioma de que um nico documento no pode
se constituir em testemunho suficiente do curso dos fatos e atos passados:
os documentos so interdependentes no que toca a seu significado e a sua
capacidade comprobatria (DURANTI, 1994, p. 52).
Documentos Especiais
A documentao especial uma categoria que abrange essencialmente documentos no
textuais e/ou com caractersticas especiais. Como caractersticas especiais, entendemos:
a) o suporte em outra composio fsico-qumica que no o papel comum (acetato, vinil,
polister, metal, vidro etc.);
b) no caso do suporte em papel, os que possuem formatos ou dimenses excepcionais
(mapas, plantas etc.);
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Natureza de Sigilo
De acordo com a Lei n. 12.527/2011, os procedimentos a serem observados pela Unio,
Estados, Distrito Federal e Municpios destinam-se a assegurar o direito fundamental de
acesso informao e devem ser executados em conformidade com os princpios bsicos
da administrao pblica. Os documentos sigilosos so aqueles cuja informao est ...
submetida temporariamente restrio de acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade
para a segurana da sociedade e do Estado... (BRASIL, 2011, art. 4, inc. III).
A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo
de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a sua classificao,
vigoram a partir da data de sua produo e so os seguintes:
a) ultrassecretos: mximo 25 anos;
b) secretos: mximo 15 anos;
c) reservados: mximo 5 anos. (BRASIL, 2011, art. 24.)
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Princpio da Provenincia
Tambm conhecido como Princpio do respeito aos fundos (respect des fonds), consiste em
deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer
natureza) provenientes de uma administrao, de um estabelecimento ou
de uma pessoa fsica ou jurdica determinada: o que se chama de fundo
de arquivo dessa administrao, desse estabelecimento ou dessa pessoa.
Significa, por conseguinte, no mesclar documentos de fundos diferentes.
(BELLOTTO, 2004, p. 130).
b) ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os contedos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos
correlatos;
c) fornece ao arquivista um guia exequvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao
dos documentos sob a sua custdia.
15
2. GESTO DE DOCUMENTOS
17
fsica dos documentos que ainda estavam sob custdia da administrao. Para eles, a sua
responsabilidade iniciava somente a partir do recolhimento dos documentos para a instituio
arquivstica. Os arquivistas franceses que se aventuraram junto administrao pblica, por
volta de 1936, foram chamados de arquivistas missionrios (SILVA et al., 1998, p. 139).
O trabalho desses missionrios era encarado, por parte dos arquivos histricos, apenas
como forma de poupar esforos na organizao dos documentos quando fossem recolhidos
instituio arquivstica.
Na Inglaterra, ... a tendncia tradicional era a de destruir o que no tinha interesse do ponto
de vista legal, histrico, estatstico, econmico ou para qualquer fim oficial (SILVA et al.,
1998, p. 130). O arquivista ingls Hilary Jenkinson defendia a medida adotada em seu pas,
enfatizando que a avaliao e a destinao dos documentos produzidos pela administrao
pblica deveriam ser realizadas somente visando aos interesses dos rgos de governo,
sem qualquer tipo de interveno dos arquivistas, j que tal interferncia estava alm do
mbito de suas atribuies. Na Alemanha, a preocupao dos profissionais de arquivo focava
na preservao mais do que na eliminao dos documentos. A posio alem opunha-se
inglesa, defendendo a participao ativa e decisiva dos arquivistas no processo de avaliao.
Quando o arquivo nacional americano o National Archives and Records Administration (NARA)
foi criado, em Washington, no ano de 1934, herdou uma massa de documentos federais
acumulada que chegava a 1 milho de metros lineares e que crescia ao ritmo de mais de 60.000
metros ao ano4 (COOK, 1996, p. 5). Nesta poca, a situao dos arquivos tornou-se crtica
com a acumulao de uma massa documental de forma assistemtica nos diversos setores
da administrao pblica; com a produo e a reproduo desordenadas de documentos; com
o alto custo de conservao daqueles cujo ciclo de vida se encontrava encerrado; e com a
eliminao sem critrios de outros a serem preservados permanentemente. Esses problemas
levaram os arquivistas do NARA a se deterem na busca de solues. Ficou evidente que,
para os arquivos constiturem efetivamente instrumentos de apoio administrao, se fazia
necessria a utilizao de um conjunto de tcnicas, envolvendo princpios de organizao e
mtodo, capaz de gerir documentos desde sua emisso at seu destino final.
O primeiro arquivista do NARA, o historiador R. D. W. Connor, criou um pequeno grupo, os
Deputy Examiners, para analisar os documentos dos departamentos governamentais, com
o objetivo de controlar a sua produo e armazenamento. Em 1940, Phillip C. Brooks, um
desses inspetores, elaborou relatrio com o ttulo What records shall we preserve?, para
reunio da Sociedade de Arquivistas Americanos, no qual introduzia o conceito de ciclo vital
dos documentos e argumentava que os arquivistas (profissionais dedicados aos arquivos
permanentes) tinham interesse legtimo na produo e na gesto dos documentos. Segundo
Brooks, a ausncia de gesto traduzia-se em uma situao em que muitos dos documentos
recebiam tratamento inadequado e se perderiam antes que os arquivistas os tivessem sob
4 Um mvel de arquivo com 4 gavetas tem capacidade de armazenamento de aproximadamente 2,4 metros
lineares. Uma estante padro de 5 prateleiras armazena cerca de 4 metros lineares . 1 milho de metros
lineares significa 416.666,66 mveis de arquivo ou 250.000 estantes, completamente cheios. 60.000 metros
lineares representam 25.000 arquivos ou 15.000 estantes.
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sua custdia na instituio arquivstica. Margaret Cross Norton, Arquivista Chefe do Estado
de Illinois, dirigia suas crticas na mesma direo, quando, em 1944, afirmou que diante do
volume de documentos que a administrao pblica produzia a cada ano, era impossvel
qualquer rgo conservar toda a documentao proveniente de sua atividade. Declarava,
ainda, que o enfoque do trabalho do arquivista deveria estender-se para alm da preservao
dos documentos, para a seleo daqueles que deveriam ser preservados. (COOK, 1996, p. 6)
Solon J. Buck, o segundo arquivista do NARA, desenvolveu o conceito do ciclo de vida dos
documentos, formulado por Brooks, introduzindo o mtodo de gesto de documentos na
administrao pblica norte-americana durante a II Guerra Mundial. Esse mtodo constava
da elaborao de tabelas de temporalidade, de autorizao contnua para eliminao de
documentos e da criao de depsitos de armazenagem temporria de baixo custo (Records
Centers). A proposta de gesto documental foi formalizada pelo Federal Records Act, de 1950,
no qual se dispunha o programa para toda a administrao pblica norte-americana (HIGGS,
1996, p. 5).
Cada uma dessas fases implica procedimentos tcnicos diferenciados e, como em uma
reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona
diretamente o desempenho das atividades arquivsticas nas segunda e terceira idades.
2.2 Conceito
A aplicao do conceito das trs idades dos documentos de arquivo administrao das
organizaes corresponde gesto de documentos. O termo, criado pelos arquivistas
canadenses, a traduo literal do ingls records management, que o conjunto de medidas
19
c)
d)
c)
3a Fase - Destinao dos documentos: uma fase crtica, pois envolve decises sobre quais
documentos devem ser preservados permanentemente como memria do passado de uma
nao. Alm disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados eliminao,
devem ser retidos por razes administrativas ou legais. Programas de destinao de
20
b)
c)
d)
e)
Essas atividades geram uma economia tangvel e poupa gastos mais rapidamente do que
muitos outros elementos da Gesto de Documentos, especialmente se associados ao uso de
depsitos de arquivo intermedirio (RHOADS, 1989).
2.3.1 Produo
A primeira fase da gesto documental inicia-se com a produo do documento de arquivo.
Neste momento, so definidas normas para sua criao que vo desde as caractersticas fsicas
do suporte (material, tamanho, formato, espcie) at as formas de registro da informao.
Essa interveno visa no s economia e racionalizao no uso dos recursos materiais,
humanos e tecnolgicos, mas tambm preservao da integridade fsica e intelectual
do documento e, consequentemente, ao acesso informao nele registrada. Materiais e
tecnologias so selecionados como os mais adequados a cada tipo de registro, segundo a
linguagem utilizada (textual, sonoro, iconogrfico/filmogrfico), seu perodo de guarda (nas
fases corrente e intermediria) e sua destinao final (eliminao ou guarda permanente).
2.3.2 Utilizao
A segunda fase est ligada, basicamente, s formas de recuperao da informao
arquivstica. Para tanto, necessria a elaborao de planos de classificao padronizados
para a instituio, tendo como fundamento as funes e atividades executadas. Os mtodos
de classificao mais significativos segundo Silva, Ribeiro, Ramos e Real so:
... o sistema filing dos americanos, baseado numa ordenao alfabtica;
o sistema francs dos dossiers, que agrupa os documentos de acordo
com os assuntos que tramitam nas administraes e admite a prtica de
reclassificao nos arquivos histricos; o registratur alemo, que tem como
base um aktenplan, ou seja, um plano de classificao; as classificaes
decimais usadas (...) em diversos pases (Holanda, Dinamarca, Blgica, etc.);
a planificao sovitica, estabelecendo quadros de classificao nem sempre
orgnicos (SILVA et al., 1998, p. 140).
O plano de classificao indica a organizao dos documentos, desde sua origem, com base
em esquema sistematizado das funes e atividades desenvolvidas pela administrao que
21
Sistemas de Arquivo
Um sistema um conjunto de componentes que, quando funcionam juntos, formam um todo
unificado. Os componentes de um sistema de arquivos so pessoas, procedimentos, oramento
e equipamento, necessrios ao controle dos documentos de uma instituio. O sistema de
arquivos pode ser bem sofisticado, compreendendo arquivos digitais, imagens, microformas e
armazenamento externo; ou pode ser simples, incluindo apenas poucos mveis de arquivo e
uma pessoa encarregada do controle. Independentemente do tamanho, o sistema de gesto
5 A administrao pblica do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais teve seu plano de classificao
formalizado pelo Decreto Estadual 40.187, de 22 de dezembro de 1998 (MINAS GERAIS, 1998c).
6 O workflow uma tecnologia prpria que pode, ou no, estar integrada a um ambiente de GED.
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de documentos necessita interagir efetivamente com cada um dos seus componentes to bem
quanto com o grande sistema organizacional do qual faz parte (WALLACE et al., 1992, p. 28).
O planejamento de um sistema de arquivos inclui a definio de:
a)
b)
c)
funes e responsabilidades;
d)
De um modo geral, a cpula gerencial de uma instituio responsvel pelas polticas e pelas
tomadas de deciso. O nvel mdio de gerncia responsvel por tomadas de deciso e por
aes intermedirias entre o alto e o baixo escalo. O nvel de gerncia mais baixo encarregado
da superviso dos funcionrios e responsvel pelo alcance de metas de produo. A gesto de
documentos considerada parte da funo do servio de informaes, que, geralmente, est
subordinada aos servios administrativos. Assim, em um organograma de uma organizao
tpica, a gesto de documentos est no mesmo nvel dos outros servios relacionados, como
a informtica e os servios gerais. O responsvel pelas atividades administrativas, gestor de
alto nvel, poder controlar todos os servios de informao. O gestor de documentos ser
responsvel por alcanar os objetivos do programa de gesto de documentos, do qual dependem
muitas metas da instituio.
No que diz respeito organizao dos servios de arquivo, h que se definir sobre a adoo de
um sistema centralizado ou descentralizado. A opo pela centralizao ou pela descentralizao
ocorrer a partir do perfil da instituio, de sua cultura organizacional, de seus recursos humanos
e materiais e do espao fsico disponvel.
A criao de uma poltica centralizada de processamento e de mtodos
operacionais importante, mas a localizao fsica dos arquivos correntes
tambm o . Pode ser desastrosa a tentativa de se colocarem numa nica rea
todos os arquivos correntes de vrias funes ou de vrios servios relativos
a uma nica funo, quando estes ficam situados distantes uns dos outros.
As unidades que executam suas atribuies de maneira substancialmente
autnoma necessitam dos arquivos bem prximos para se desincumbirem
eficazmente de suas responsabilidades (CANAD, 1975, p. 6).
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Arquivo Corrente
Nos arquivos correntes, a gesto documental abrange a introduo de regras e normas de
produo, classificao, organizao fsica e controle de tramitao e de arquivamento,
objetivando, principalmente, ... tirar o mximo proveito da informao disponvel e essencial
a uma tomada de deciso esclarecida... (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 118). Os
documentos produzidos, recebidos e acumulados nos diversos setores das organizaes so
mantidos em seus arquivos por perodo que corresponde ao tempo em que as informaes
neles contidas sejam necessrias quela instituio. As normas de classificao e organizao
e os controles de tramitao e arquivamento tm em vista a recuperao imediata do
documento para que ... a informao que ele contm seja eficaz (ROUSSEAU; COUTURE,
1998, p. 118). A interveno na produo dos documentos, determinando a melhor tcnica
e o suporte mais adequado, visa, alm da racionalizao e da economia na utilizao dos
recursos materiais, a sua preservao fsica e intelectual, permitindo o acesso informao
a mdio e longo prazos.
Arquivo Intermedirio
A noo de arquivo intermedirio o ponto mais pragmtico da gesto de documentos,
na medida em que soluciona os problemas imediatos de acumulao de documentos na
administrao pblica, sem sobrecarregar as instituies arquivsticas com acervo ainda
no submetido avaliao, que, em grande parte, estaria destinado eliminao. A gesto
documental nos arquivos intermedirios consiste na implementao de normas e rotinas de
transferncia, recolhimento e eliminao de documentos, de acordo com prazos estabelecidos
por procedimentos de avaliao, seleo e destinao.
Nos depsitos de armazenamento intermedirio, os arquivistas devem ter em mente que ainda
esto lidando com documentos pertencentes administrao que os gerou, e que essa pode
requisit-los a qualquer momento, ainda que com baixa frequncia. Dessa forma, mantm-se,
na fase intermediria, a organizao fsica dos documentos e os instrumentos de pesquisa
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2.3.3 Destinao
A fase de destinao de documentos, que abrange procedimentos de avaliao, seleo e a
determinao de prazos de guarda, tem como produto final a tabela de temporalidade, que
Um documento descrevendo os documentos de uma agncia, instituio
ou unidade administrativa, especificando aqueles a serem preservados por
possurem valor arquivstico e autorizando a destruio daqueles restantes,
de forma contnua e depois de cumpridos os prazos de reteno ou da
ocorrncia de aes ou eventos especficos (DICTIONARY..., 1988, p. 131.
traduo nossa).
Esse registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos determina os prazos de guarda
dos mesmos nos arquivos corrente e intermedirio e sua destinao final, que vem a ser
o recolhimento ao arquivo permanente ou sua eliminao. O instrumento de destinao,
vinculado ao plano de classificao, utilizado na segunda fase do processo de gesto
documental, facilita no s os procedimentos de transferncia, recolhimento e eliminao,
mas, tambm, a identificao de documentos de valor probatrio e informativo, destinados
guarda permanente, distinguindo-os daqueles destitudos de valor secundrio e, portanto,
destinados eliminao. A distino dos documentos de valor permanente no momento da
sua criao possibilita a escolha de materiais e tcnicas de produo adequados.
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Avaliao e Seleo
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o
cumprimento das atividades que o geraram. O processo de avaliao e seleo de documentos
tem como objetivo:
a) reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;
b) aumentar o ndice de recuperao da informao;
c)
d)
c)
d)
profissional da rea jurdica responsvel pela definio do valor legal dos documentos e
dos prazos de prescrio;
26
a) valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio
ou prosseguimento a uma atividade da organizao. A durao deste valor pode ser longa ou
curta. Alguns documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo a
longo prazo. Outros, tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo
a curto prazo. Muitos documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por
serem cpias (2 via) ou por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou,
ainda, por servirem como controle temporrio (guia de emprstimo de documento).
b) valor fiscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fiscal.
Estes registros documentam transaes ou obrigaes fiscais do rgo.
c) valor legal: alm dos valores administrativo e fiscal, os documentos tambm podem ter valor
legal. So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral,
tencionam proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e
organizaes.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os
documentos foram criados, podendo ser:
a) probatrio - diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao,
suas polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral.
Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia
e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e, como precedentes, para
formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio, necessrio conhecer a origem,
o desenvolvimento e as operaes da organizao que produziu o documento.
b) informativo - quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida,
para fins de estudo ou pesquisa (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)
27
28
b)
c)
d)
pesquisa da legislao;
2)
3)
avaliao;
4)
5)
I- Pesquisa de Legislao
Mediante pesquisa nas leis, decretos, resolues e portarias encontrados nos dirios oficiais
e em colees de leis, procura-se conhecer a estrutura bsica e as competncias do rgo. A
elaborao do histrico auxiliar na etapa de avaliao dos documentos, na medida em que
proporciona conhecimento prvio das atividades, finalidades e funcionamento da instituio
cuja documentao se quer analisar.
III- Avaliao
De posse da tabela de temporalidade e do histrico da instituio, inicia-se a avaliao dos
documentos j organizados. A documentao proveniente das atividades contempladas
na tabela de temporalidade cumprir os prazos de guarda e destinao final fixados pelo
instrumento. Os documentos produzidos em funo das atividades que j no constam das
competncias do rgo ou que ainda no foram analisados e no fazem parte da tabela
devero ser examinados segundo critrios especficos de valorao, os quais determinaro
seus prazos de guarda e destinao final.
29
30
Eliminao
O procedimento de eliminao constitui-se da ao tomada em relao aos documentos no
correntes de acordo com sua avaliao e a expirao de seus prazos de reteno previstos
por legislao, regulamentos e procedimentos administrativos (DICTIONARY..., 1988).
Segundo a legislao brasileira,8 a eliminao de qualquer documento pblico ou de carter
pblico s poder ocorrer mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua
especfica esfera de competncia, o que, teoricamente, impede a destruio indiscriminada de
documentos pblicos sem prvia avaliao.
Em 1996 e 1997, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) expediu as Resolues nmeros
5 e 7, dispondo sobre a publicao de editais de cincia de eliminao de documentos e sobre
procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico,
lanando diretrizes para a normatizao do procedimento. De um modo geral, o processo de
eliminao consiste em:
1. Elaborao de uma listagem de eliminao de documentos pelas CPADs e encaminhamento destas instituio arquivstica pblica;
2. Autorizao, pela instituio arquivstica pblica, para eliminao dos documentos;
3. Publicao, pela CPAD, de edital de cincia de eliminao de documentos no Dirio Oficial;
4. Eliminao dos documentos por meio de fragmentao, com o acompanhamento da CPAD
e de testemunhas;
5. Lavratura, por parte da CPAD, de termo de eliminao de documentos em livro prprio.
Recolhimento
Em 1995, o CONARQ, por meio da Resoluo nmero 2, disps sobre medidas a serem
observadas para o recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas
pblicas. Segundo a resoluo, os acervos a serem recolhidos aos arquivos pblicos devem
estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identificao e controle.
Em Minas Gerais, a Deliberao n. 5/1998, do Conselho Estadual de Arquivos dispe sobre os
procedimentos de recolhimento de acervos documentais para o Arquivo Pblico Mineiro.
31
O sistema Registratur evoluiu para a criao de planos prvios, os chamados aktenplan, e para
a classificao dos documentos desde sua origem, facilitando a manipulao e a utilizao dos
processos pela prpria administrao geradora e, posteriormente, pelos arquivos. No entanto,
esse sistema foi adotado apenas na Europa central e oriental, tendo a tradio latina, em
pases como a Frana, Blgica, Espanha, Holanda e Gr-Bretanha, permanecida ligada ao
registro cronolgico e ao tipo documental.
A atividade de classificao uma das mais importantes e mais complexas na gesto de
documentos. O sistema adotado deve ser claro e inteligvel para todos os funcionrios da
instituio. O arranjo dos documentos pode obedecer a vrias formas, desde que a instituio
defina a utilizao especfica de um.
Segundo Schellenberg (2002), h trs mtodos bsicos que podem ser utilizados na classificao
de documentos pblicos: o funcional, o organizacional (ou estrutural) e o por assunto.
Classificao funcional
Classificao adotada pelo Arquivo Pblico Mineiro para os rgos e entidades do Poder
Executivo do Estado de Minas Gerais. Agrupa os documentos de acordo com a funo/
atividade/transao que lhes deu origem. Criam-se, portanto, unidades de arquivamento processos/dossis - para cada ato ou transao.
32
Classificao organizacional
A estrutura da instituio fornece a base para o agrupamento dos documentos. Se a
estrutura orgnica se reflete num esquema de classificao, as classes primrias, em geral,
representam os principais elementos organizacionais da repartio (SCHELLENBERG, 2002,
p. 91). A principal forma de se agrupar documentos organizacionalmente a descentralizao
dos mesmos, na qual cada rgo, departamento ou diviso, que executa atividades bem
distintas dos demais, mantm seus prprios arquivos. No entanto, esse tipo de classificao
s aconselhvel para ... governos de organizao estvel, e cujas funes e processos
administrativos sejam bem definidos (SCHELLENBERG, 2002, p. 91), o que no o caso
brasileiro.
A maior parte dos documentos pblicos deve ser classificada segundo a origem
organizacional e funcional. Os que merecem classificao por assunto no
devem ser forados num esquema elaborado segundo princpios estabelecidos
a priori, mas devem ser agrupados em classes estabelecidas, pragmaticamente
sobre uma base a posteriori. Essas classes devem ser criadas gradativamente,
medida que a experincia ateste sua necessidade (SCHELLENBERG, 2002,
p. 94).
Defende-se, dentro de uma perspectiva integrada avaliao, a classificao funcional, que gera
dossis. Esses dossis podem ter peas arquivadas em locais separados, devido s caractersticas
fsicas dos suportes, mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual, ... representando
abstratamente as estruturas, funes e atividades de cada organizao (LOPES, 1996, p. 99).
9 Sistema de classificao bibliogrfica idealizado pelo bibliotecrio norte-americano Melvil Dewey (1851-1931).
33
Os dossis contero tipologias documentais (cartas, ofcios, projetos etc.) e suportes diversos
(papel, fitas magnticas, vidro, pano etc.) sobre uma mesma atividade da instituio. A classificao
baseada na funo permite reunir as informaes sobre o conjunto de documentos que, mesmo
estando fisicamente separados, estaro ordenados e codificados do mesmo modo.
A elaborao de um plano de classificao realizada a partir de informaes detalhadas e
consistentes sobre a histria do rgo e suas atividades. A seguir, procuramos estabelecer um
roteiro10 para guiar as Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo (CPADs)
em seus trabalhos.
A metodologia australiana foi utilizada como base para desenvolvimento do Plano de Classificao
e Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo no governo do Estado
de Minas Gerais. Os roteiros, procedimentos e formulrios foram adaptados para a realidade
brasileira e, especificamente, para os rgos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais,
descrita a seguir:
10 Baseado no manual australiano (AUSTRALIA, 2001).
34
35
Recursos e pr-requisitos:
Para conduzir a Investigao Preliminar a equipe precisa de:
1. acesso a fontes documentais internas, como relatrios anuais, planos corporativos e
planejamento estratgico;
2.
3.
2.
3. os stakeholders dentro e fora da instituio cujos interesses o rgo deva levar em conta. So
pessoas ou organizaes que so afetadas ou entendem que podem ser afetadas por uma
deciso ou atividade. Os stakeholders podem ser internos, como unidades organizacionais
e funcionrios da instituio, ou externos, como cidados, empresas, parceiros, agncias e
rgos reguladores, grupos de interesse, fornecedores, etc. A identificao dos stakeholders
de particular importncia para os aspectos de avaliao e destinao dos documentos e
podem ser fonte de requisitos de arquivamento de determinados registros. (Passo C)
4. padres sociais, ticos e de conduo de suas atividades que a sociedade espera que a
instituio satisfaa.
5. o tipo de trabalho que a instituio conduz.
6. a cultura organizacional.
7. os fatores que afetam as prticas de arquivamento na instituio.
A equipe utiliza relatrios pr-existentes e o conhecimento pessoal como fonte, com a garantia
que a fonte informacional pode ser acessada novamente, identificando-a corretamente.
Uma pesquisa que resulte em um documento consistente evita a duplicao de esforos em
etapas seguintes.
36
Fontes documentais:
1. relatrios anuais;
2. organogramas;
3. planos estratgicos;
4. legislao;
5. polticas e procedimentos;
6. publicaes relacionadas.
A maior parte das fontes documentais listadas produzida pela prpria instituio, e pode ser
acessada online por meio da internet ou da intranet ou por meio de consulta aos arquivos. No
entanto, para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentao e do contexto
scio-poltico no qual a instituio opera, a equipe precisa pesquisar para alm das fronteiras da
instituio. H muitos tipos de fontes externas que fornecem informao contextual. Duas das
fontes mais importantes:
1. relatrios e diretrizes produzidos por auditores, ouvidores ou outros rgos investigativos;
2. padres, cdigos de boas prticas e protocolos de procedimentos que so relevantes para as
atividades desempenhadas pela instituio.
Entrevistas:
A inteno de consultar os funcionrios especializados neste momento de validar a informao,
obtida por intermdio das fontes documentais, sobre o contexto da instituio, sua cultura, seus
pontos fortes e fracos. As entrevistas podem fornecer informaes sobre reas ou atividades que
no foram suficientemente documentadas. A consulta ocorre por meio de entrevistas individuais
ou coletivas. importante confirmar com os funcionrios se a equipe usa as fontes corretas e
recebe orientaes sobre outras fontes que, eventualmente, so desprezadas ou ignoradas.
37
Legislao
Planos
Fontes
Externas
Organogramas
Fontes
Documentais
Polticas
Entrevistas
Relatrios
Anuais
Histria
Administrativa
38
Nesta etapa so analisadas sistematicamente as atividades de forma a fazer o melhor uso dos
resultados. Para completar o Passo B a equipe precisa:
a) colher informaes provenientes das fontes documentais e entrevistas (j realizado no Passo
A);
b)
c)
39
Recursos e Pr-requisitos
A Anlise de Atividades da instituio deve ser um processo rigoroso. Antes de iniciar o Passo
B, a equipe deve se assegurar de:
a. ter um entendimento da instituio com a qual est trabalhando e do contexto no qual ela
opera (Passo A);
b. ter uma percepo geral sobre os pontos fortes e fracos da gesto de documento e dos
sistemas de arquivo na instituio (Passo A);
c. obter apoio gerencial para realizar a anlise de atividades;
d. determinar se a instituio j teve suas atividades e processos analisados e documentados;
O Passo B pode ser conduzido concomitantemente ao Passo C Identificao de Requisitos
de Arquivamento, j que usam as mesmas fontes. A equipe deve garantir a familiaridade
com o Passo C antes de comear o Passo B. A equipe notou que durante a pesquisa para
determinar a natureza das funes, atividades e transaes tambm identificou os requisitos
de arquivamento. Um nico formulrio pode ser usado para os levantamentos dos Passos B
e C (ver Anexo 3).
40
reengenharia de processos;
Se a anlise resultante de tais projetos est disponvel e acessvel, a equipe precisa considerar
como, o porqu e quando os projetos foram conduzidos para determinar se os seus resultados
so aplicveis para os propsitos da gesto de documentos.
41
As atividades so as maiores tarefas realizadas pela instituio para levar a cabo cada
uma de suas funes. Vrias atividades podem ser associadas a uma nica funo.
42
Usar as fontes para identificar as atividades que compem cada funo. Assim como
nas funes, confira se cada uma das atividades tem complexidade similar e se no
coincidente com outras. Indique se as atividades se sobrepem.
Identificar as transaes associadas com cada atividade. Pode ser feito por meio de fontes
escritas, workshops e entrevistas, ou pela anlise dos processos de trabalho examinando
detalhadamente os processos envolvidos na conduo dos trabalhos. A identificao das
transaes ajudar no teste e na definio das fronteiras das atividades.
Ainda que esta anlise envolva uma abordagem de cima para baixo, no essencial que
a equipe finalize os mais altos nveis das funes antes de trabalhar com os nveis mais
baixos. Na verdade, a identificao das transaes ajuda a definir as fronteiras das atividades
e, portanto, o escopo das funes. O exame das fontes fornece informao relevante a um
nmero de nveis e a equipe deve rever cada nvel muitas vezes para refinar e incrementar o
modelo.
A equipe pode desejar fazer as entrevistas antes da anlise ou, alternativamente, preparar
uma anlise detalhada usando as fontes documentais e utilizar os workshops para refinar e
testar o modelo. til ter no final um esboo rudimentar das funes para gerar discusso
antes de partir para as entrevistas, individuais ou coletivas.
possvel que a equipe, durante o exame das fontes, identifique atividades que no so
43
realizadas, na prtica, pela instituio. Estas atividades devem ser documentadas, incluindo
as razes por que elas no foram completadas.
44
000
001
001.1
GESTO INSTITUCIONAL
Modernizao Institucional
Sem as notas de escopo, pode haver diferentes interpretaes dos termos pelas diversas
unidades da instituio, ao contrrio do compartilhamento de significados esperado.
As notas de escopo comeam como uma tentativa de determinar a sistematizao adotada no
plano de classificao e so revisadas para que se aperfeioe a definio de cada entidade.
As notas de escopo para as funes e atividades devem sempre refletir os componentes de
subordinao. O escopo de uma atividade deve incluir as transaes identificadas como parte
de uma atividade, e o escopo de uma funo, as atividades componentes da funo. Por
exemplo, o termo de funo Publicao pode ser definido como:
A funo de criao, independentemente do formato, de material para venda
ou distribuio interna ou ao pblico. Incluindo esboos, produo manual
ou eletrnica (design, layout, impresso, etc.), marketing e publicaes pela
instituio.
As notas de escopo incluem alguns termos de atividades como distribuio, produo etc.
para descrever a extenso da funo. Em alguns casos, os temos de atividade so ligados
a muitos termos de funo. As notas de escopo destes termos de atividade precisam ser
genricas se esto ligados a mais de um termo.
45
Exemplo:
Funo: Educao
Subfuno
(1)
Avaliao
Educacional
Atividades
(1.1)
Avaliao
da
Qualidade
do Ensino
Transaes
Aes
Documentos
Celebrao
do Contrato
1) Edital de Licitao;
2) Contrato;
3) Manual.
Aplicao
das Provas
1) Lista de presena;
2) Consolidado do
processo de avaliao
da Superintendncia
Regional de Ensino.
(1.1.1)
Execuo
da
Avaliao
Apurao e
divulgao
dos
resultados
1) Base Bruta
de
Dados:
Microdados;
2)
Boletins
Pedaggicos;
3) Boletins de
Resultados.
1) Empenhos;
Prestao
de contas
2) Liquidao;
3) Ordem de
pagamento;
4)Nota Fiscal.
Como na Anlise de Atividades, a equipe deve rever os fluxos tantas vezes quantas forem
necessrias para melhor-los.
46
uma unidade de atividade apropriada seja selecionada como base para cada funo;
a combinao funes que explique toda a misso pela a qual a instituio responsvel.
Atividades
Atividade 1.1:
Legislao
que regula:
Descrio:
Funo 1:
Legislao:
Descrio:
Funo 2:
Legislao:
Descrio:
Atividade 1.2:
Legislao
que regula:
Descrio:
Atividade 2.1:
Legislao
que regula:
Descrio:
Transaes
Observaes
Transao 1.1.1:
Descrio:
Documentos produzidos:
Transao 1.2.1:
Descrio:
Documentos produzidos:
Transao 1.2.2:
Descrio:
Documentos produzidos:
Transao 2.1.1:
Descrio:
Documentos produzidos:
Stakeholders
Como parte da anlise da amplitude legal e do contexto social na Investigao Preliminar
(Passo A), os stakeholders da instituio so identificados. Agora a equipe deve relacionar
estes stakeholders s funes ou atividades relevantes e incluir qualquer stakeholder que
tenha sido identificado posteriormente, na Anlise de Atividades. Os stakeholders externos
que participam do trabalho da instituio, exemplo, cidados, empresas ou demais rgos
pblicos, so revelados por meio da anlise das atividades e das transaes.
47
Alm dos stakeholders externos, partes especficas da instituio podem ter interesse nas
funes. Estes stakeholders internos tambm devem ser identificados. Eles incluem aquelas
reas responsveis pela conduo das funes e atividades, mas podem incluir outras reas.
Os stakeholders so identificados neste momento porque tm interesse nos documentos e
podem ser uma fonte de consulta para a definio dos Requisitos de Arquivamento (Passo C).
Eles podem ter impacto na forma como o trabalho executado dentro de uma instituio. Um
exemplo disso quando a consulta aos stakeholders torna-se parte da rotina do processo.
No Passo B examina-se o interesse do stakeholder na funo e na atividade, na execuo
da tarefa. No Passo C, este interesse ser examinado em relao aos documentos gerados
por esta tarefa.
Avaliao de Risco
O risco vinculado s funes e s atividades o risco da ocorrncia de eventos que exponham
a instituio a consequncias adversas. Isto pode incluir a incapacidade de justificar uma
deciso ou o desconhecimento da deciso tomada. As consequncias destes eventos podem
incluir perdas financeiras, embarao pblico ou atrasos inaceitveis. Um bom sistema de
gesto de documentos deve ser capaz de auxiliar na reduo destes riscos. A avaliao de
risco no nvel funcional d suporte s reas prioritrias para futuras anlises e identifica reas
organizacionais responsveis por funes que requerem uma prtica e um treinamento mais
rigorosos.
Algumas reas de risco so identificadas na Investigao Preliminar (ver Anexo 2 itens 14,
17 e 19). A equipe deve relacionar estas reas de risco s funes e atividades relevantes. A
anlise das fontes neste estgio pode revelar outras reas de risco, por exemplo, legislao
que permite a aplicao de penalidades severas pela no conformidade de determinadas
reas, ou riscos que podem ser identificados nos workshops com os funcionrios.
48
Validao da Anlise
importante que a equipe faa uma consulta ampla durante a anlise das atividades, validando
suas concluses. Isto envolve questionar gestores e funcionrios das reas operacionais
em relao ao modelo construdo pela equipe para confirmar sua acurcia e completude.
essencial que o modelo seja significativo para a instituio para que sirva de base para as
atividades de gesto de documentos (incluindo o controle intelectual e avaliao). A anlise
e o Esquema de Classificao de Funes tambm devem ser validados com os gestores
seniores (superintendentes e diretores).
49
50
Agora que a equipe possui todas as informaes necessrias para produzir o Plano de
Classificao de Documentos de Arquivo para sua instituio, pode consolidar a anlise das
atividades, a anlise processual e o Esquema de Classificao de Negcios em uma proposta
de Plano de Classificao de Documentos que seja um fiel retrato da instituio.
Concluda a primeira verso desta proposta de Plano de Classificao o momento de coloclo prova. A equipe deve divulg-lo dentro da instituio, submet-lo aos funcionrios ligados
s atividades meio e fim, test-lo nos arquivos da instituio. Todas as sugestes e crticas
devem ser examinadas e respondidas, quer sejam pertinentes ou no. A partir deste teste, a
equipe far as alteraes necessrias.
Parte-se, ento, para o prximo Passo que culminar com a elaborao da Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para as atividades finalsticas dos
rgos.
51
uma avaliao do nvel de exposio a riscos relacionados s evidncias (tais como falhas
de accountability, aes legais e perda de documentos permanentes) que a instituio
possui;
uma avaliao dos fatores (cultural, tecnolgico, econmico etc.) internos e externos que
influenciam estes requisitos e que devem ser apresentados;
Recursos e pr-requisitos
Antes de iniciar o Passo C a equipe deve ter:
um entendimento geral da instituio e do contexto no qual ela opera (obtido no Passo A);
52
de acesso s fontes documentais internas e externas e das informaes colhidas por meio
das entrevistas aos funcionrios (estas fontes de informao j podem ter sido utilizadas
nos Passos A e B);
criao de um documento;
sua eliminao;
53
condies de acesso;
contedo do documento;
a seo responsvel por uma atividade recorre regularmente aos documentos por um
perodo de 7 anos a contar do encerramento do evento (requisito operacional); ou
54
informaes sobre os interesses dos stakeholders nos documentos. Tenha em mente que o
staff interno muitas vezes conhecer os interesses dos stakeholders externos.
55
comits de inqurito;
Uma falha ao reconhecer os requisitos resultantes destas fontes pode expor a instituio a penalidades
e a processos judiciais.
Vrios padres de procedimentos e de melhor prtica, alm de diretrizes adotadas ou endossadas pela
instituio podem ser relevantes, e incluem:
documentos;
International Organization for Standardization (ISO) srie 9.000 sobre padres de qualidade de
gesto;
padres de documentao.
Funcionrios da instituio
Alm das fontes documentais, pessoas chaves na instituio podem fornecer informaes detalhadas
sobre as atividades e processos, tanto como perspectivas teis sobre a necessidade de se criar e
preservar alguns documentos em particular. Os gestores muitas vezes podem proporcionar equipe uma
grande fotografia sobre a misso e requisitos de accountability da instituio. O pessoal operacional
normalmente uma boa fonte para identificao de requisitos operacionais mais especficos baseado em
uma anlise dos processos. Por meio da anlise de processos e transaes, requisitos para criao
de documentos tornam-se evidentes. Auditores e procuradores (internos ou externos) podem ser
consultados para determinar requisitos especficos de accountability e para defesa legal. Gestores de
qualidade podem fornecer informaes teis sobre quais documentos precisam ser mantidos e por qu.
Entrevistas com algumas pessoas chaves podem ter sido realizadas nos Passos A e B, e a equipe pode
utilizar este material e focar as questes em assuntos mais especficos.
56
valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio ou
prosseguimento a uma atividade da instituio. A durao deste valor pode ser longa ou curta. Alguns
documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo em longo prazo. Outros,
tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo em curto prazo. Muitos
documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por serem cpias (2via) ou
por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou por servirem como controle
temporrio (guia de emprstimo de documento).
valor fiscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fiscal. Estes
registros documentam transaes ou obrigaes fiscais do rgo.
valor legal: alm dos valores administrativo e fiscal, os documentos tambm podem ter valor legal.
So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral, tencionam
proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e organizaes.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram
criados, podendo ser:
probatrio: diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao, suas
polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral.
Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia
e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e como precedentes para
formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio necessrio conhecer a origem,
o desenvolvimento e as operaes da instituio que produziu o documento.
informativo: quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a instituio lida, para
fins de estudo ou pesquisa. (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)
Todos estes valores esto presentes nos requisitos de arquivamento, que podem ter sua origem na
legislao, nos regulamentos, nas necessidades especficas das atividades da instituio ou na
expectativa da comunidade.
57
Requisitos regimentais
A definio dos requisitos regimentais para arquivamento envolve tomar cada funo identificada
no Passo B e determinar os requisitos de arquivamento que se aplicam a ela. Depois de todo o
trabalho com as fontes documentais a equipe ser capaz de identificar requisitos relacionados
a cada atividade especfica dentro da funo.
Alguns requisitos regimentais podem estar relacionados aos processos e no s atividades, e,
consequentemente, podem ser aplicveis a diferentes atividades, ou at funes.
Para localizar requisitos implcitos a equipe precisar ler as fontes documentais cuidadosamente.
As informaes legais podem ser obtidas junto assessoria jurdica, alm da consulta legislao
especfica que rege as atividades da instituio (disponveis online nos sites da Assembleia
Legislativa do Estado de MG e da Presidncia da Repblica). Pesquisas similares devem
ser conduzidas sobre padres de procedimentos, que sejam relevantes para as atividades
mantenedoras e finalsticas da instituio.
Algumas fontes regimentais podem explicar apenas que um documento em particular, tal
como um registro, dever ser arquivado e mantido acessvel para certos indivduos ou grupos.
Outras fontes podem ser mais explcitas sobre o contedo de um documento, ou indicar por
quanto tempo ele deve ser mantido na instituio. A equipe deve ter em mente que o mesmo
documento ou conjunto documental pode ter requisitos provenientes de mais de uma atividade,
e que alguns requisitos sero descritos com mais detalhes do que outros.
Requisitos implcitos sero mais difceis de se reconhecer, e tomaro mais tempo e esforo
para sua identificao. Assim, checar a legislao relevante cuidadosamente, assim como as
diretrizes e padres oficiais para as referncias implcitas dos requisitos de arquivamento um
passo importante neste processo de identificao. Isto fornecer meios de se obter muitas das
informaes contextuais que a equipe necessita para o entendimento amplo e completo do
ambiente regimental da instituio. Naturalmente, esta abordagem pode ser acrescida por um
exame das polticas coorporativas e dos procedimentos, e por entrevistas com o pessoal que
est mais familiarizado com a legislao relevante, diretrizes oficiais e padres adotados pela
instituio.
Requisitos operacionais
Os requisitos de arquivamento que do suporte s necessidades administrativas so identificados
na legislao que cria e atribui as competncias da instituio ou outros instrumentos de
autoridade, ou em rotinas que estabelecem e sustentam suas operaes. As organizaes que
administram fundos, por exemplo, iro automaticamente identificar um requisito que produza e
mantenha evidncias da recepo e gastos destes fundos, como parte da rotina de conduo
das atividades financeiras. Entretanto, a forma e o contedo da evidncia vai variar de acordo
com as funes, cultura corporativa da instituio e do ambiente externo.
58
Expectativas da comunidade
As expectativas da comunidade so expressas por uma ampla variedade de stakeholders.
Estes stakeholders podem aumentar os requisitos de arquivamento que podem ou no refletir
nos requisitos regimentais e operacionais.
H momentos em que a comunidade expressa sua preocupao sobre a interpretao e/ou
aplicao de uma legislao em particular ou sobre as aes administrativas tomadas pelo
governo. Em ambas as situaes, grupos de interesse, grupos organizados da comunidade e/
ou a promotoria pblica expressaro seus pontos de vista e preocupaes ao governo eleito.
Indivduos e mdia podem tambm fazer parte deste processo. Uma instituio pode criar um
relacionamento contnuo com estes grupos, fornecer e receber informaes como retorno.
Algumas organizaes estabelecem relao com pesquisadores, grupos ligados pesquisa
histrica ou entusiastas que possuam interesse particular em seus arquivos. A perspectiva
da comunidade pode afetar a poltica governamental informalmente. Alternativamente, as
59
representaes;
mensagens ao legislativo;
monitoramento de mdia; e
A equipe tambm pode obter uma orientao consultando os funcionrios das reas finalsticas
que conhecem as expectativas da comunidade passveis de serem consideradas em relao s
suas atividades. A consulta a stakeholders representativos pode ser conduzida se informaes
suficientes sobre suas expectativas no estiverem disponveis internamente, e para promover o
maior conhecimento a seu respeito.
Entretanto, muitas vezes difcil discernir que evidncias em uma instituio devem criar e
manter para satisfazer as expectativas da comunidade antes de falhar em antecipar ou
reconhecer um interesse de alguma forma e atrair o julgamento pblico. Evidncias de valor
potencial devem ser includas em documentos sobre a poltica da instituio e correspondncias
gerais que revelam a mudana de posio do governo em uma questo em particular ou a
mudana de resposta da comunidade ao longo do tempo. O valor de tais documentos torna-se
patente quando as histrias de organizaes, funes ou atividades so formuladas.
60
b.
c.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s necessidades da administrao
que os gerou, contado, normalmente, a partir da data de produo do documento.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento
frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais.
A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio
administrao, porm com baixa frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito
em outro local, embora disposio desta.
A destinao dos documentos realizada com base na identificao dos valores secundrios.
Os documentos que possuem valores informativo e/ou probatrio devem ser preservados
permanentemente e recolhidos instituio arquivstica pblica, depois de encerrado o prazo
na fase intermediria. Os documentos sem valor secundrio devem ser eliminados, finda a
sua utilidade para a Administrao Pblica. Nenhum documento deve ser conservado por
tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram.
61
62
63
64
A Lei Federal n. 5.433, de 8 de maio de 1968, em seu artigo 1, pargrafo 1, determina que Os microfilmes
de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos
filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. (BRASIL, 1968).
14
Entende-se
filmogrficos e as microformas.
15 Na administrao pblica, um documento pblico tem valor legal como prova ou informao. O documento
pblico faz prova no s da sua formao, mas, tambm, dos fatos que o escrivo, o tabelio, ou o funcionrio
declarar que ocorreram em sua presena (THEODORO JNIOR, 1994, p. 443).
65
66
18 ... de um celeiro, um poro, ou uma garagem e coloc-los intactos em um edifcio seco, com fechaduras nas
portas (Traduo nossa).
67
3.2.1 Produo
O ciclo vital dos documentos digitais determinado por escolhas e decises que so tomadas
em uma etapa que precede a criao dos documentos. Essa etapa inicial compreende a
concepo do sistema digital de informao, na qual so avaliados as necessidades de
informao e o processamento de informao e, alm disso, um sistema desenhado,
desenvolvido e implementado para atender aos propsitos da instituio. Nessa etapa, fazemse a seleo, aquisio e instalao da tecnologia mais apropriada para a execuo das
atividades. nesse momento, que os arquivistas devem estar presentes, para interferirem no
processo que influenciar todo o ciclo de vida dos documentos. Essa interferncia significa
participar das definies do design e especificaes do sistema de informaes eletrnicas
com o objetivo de assegurar o contedo, contexto e estrutura dos documentos produzidos e
armazenados de forma que possam fornecer evidncia das atividades de seus criadores e
que sejam identificados e preservados. A adoo de padres arquivsticos no momento da
concepo do sistema reduz a necessidade de alter-lo depois de implementado, o que seria
68
(b)
(c)
(d) definir padres e especificaes para garantir a independncia dos dados em relao
mdia e garantir sua durabilidade;
(e)
(f)
69
Hardware
A escolha de hardware e software um aspecto importante da gesto de documentos digitais,
uma vez que so determinantes nas questes de preservao e acesso. Muitos dos hardwares
e softwares seguem, hoje, padres e especificaes, mas ainda assim o avano das tecnologias
de informao e comunicao apontam para obsolescncia precoce dos formatos utilizados.19
Existe uma preocupao com a dependncia desses documentos em relao ao formato,
no qual os dados esto armazenados e com a necessidade de uma migrao para novas
tecnologias que provoque o mnimo impacto possvel sobre as colees de documentos
acumuladas20.
Em relao aos hardwares, existem muitos tipos de suportes que podem ser usados no
armazenamento de documentos digitais. Alguns so melhores para armazenamento em
curto prazo e outros em longo prazo. Por isso, importante ter definido, por uma tabela de
temporalidade, o prazo de guarda dos documentos no momento de sua criao para que se
possa fazer a melhor escolha. Nessa escolha so levados em considerao aspectos como
longevidade e durabilidade do suporte, alta capacidade de armazenamento de dados, baixo
custo e padronizao.
No meio digital so utilizados dois tipos de mdias, as magnticas e as pticas. A tecnologia
das mdias magnticas razoavelmente antiga. As partculas magnticas so polarizadas em
uma direo ou outra para gravar cada bit. Os discos magnticos, discos rgidos, disquetes,
zip disks e outros so divididos em crculos magnticos concntricos, chamados trilhas. Cada
trilha separada em setores, e cada setor possui capacidade de armazenamento fixo de
512 bytes. A gravao realizada por meio de um campo magntico criado pela cabea
de gravao/leitura, que magnetiza ou desmagnetiza a camada magntica do suporte
(TORRES, 2001, p. 680, 710). As vrias mdias magnticas so razoavelmente padronizadas
e apresentam uma expectativa de vida varivel. So elas:
19
Mesmo armazenado adequadamente, com controle de temperatura, umidade, poluio, iluminao etc., o
suporte se tornar obsoleto em 15 ou 20 anos.
20
A Unio Europeia, por meio do programa European procurement handbook for open systems (EPHOS), tem
buscado normatizar a adoo de sistemas abertos de tecnologia no setor pblico, com o objetivo de preservar
os documentos e dados em longo prazo (GUIDELINES..., 1997, p. 16).
70
Super disk: foi criado para substituir a unidade tradicional de 1,44 MB. Tem as mesmas
dimenses de um disquete tradicional de 3 polegadas. O super disk utiliza uma tecnologia
hbrida optomagntica, que faz tanto a gravao magntica como a ptica.
Digital Audio Tape (fita DAT): uma mdia padronizada concebida para gravao de
udio e posteriormente convertida para informao eletrnica, o que a torna inadequada
segundo os requisitos de segurana de backup. A fita DAT no possui proteo contra
choques, poeira, umidade e desmagnetizao. Ao ser inserida no equipamento de leitura/
gravao, a fita sai do cartucho, passando para as engrenagens, que podem prend-la,
aumentando a sua fragilidade. Sua capacidade de armazenamento de informao fica
em torno de 2,3 GB, devendo ser recopiada a cada 2 anos. A fita DAT indicada para
armazenamento de no mximo 8 GB em uma rede pequena.
Digital Linear Tape (fita DLT): desenvolvida pela Digital Equipment Corporation (DEC),
esta mdia permite o armazenamento de at 40 GB comprimidos. As unidades DLT so
21 Especificaes e padronizao definidas pelo Open Group, que possibilitam que as empresas participantes
deste consrcio desenvolvam produtos compatveis entre si. (Guidelines on best practices for using electronic
information, 1997. p. 50-51)
71
indicadas para sistemas com capacidade acima de 10 GB. A expectativa de vida de uma
Quantum DLT 7000 superior a 30 anos (BELL; WAUGH, 1999, p. 20).
Linear Tape-Open (fita LTO) - permite o armazenamento off-line de grandes volumes de
documentos digitais.
22 ... os sulcos tambm fazem com que a luz seja refletida, porm esta percorrer uma distncia maior do que a
luz refletida pela superfcie lisa do CD. O sensor capta justamente a distncia percorrida pela luz. Os sulcos
so construdos de forma que sua profundidade seja um quarto do comprimento da onda do laser. (TORRES,
2001, p. 819)
23 Com a introduo do CD como mdia para o armazenamento de dados de computador, o CD de udio passou
a ser chamado tambm de CD-DA (Compact Disk, Digital Audio), enquanto o CD de dados chama-se CDROM (Compact Disk, Read Only Memory, memria somente para leitura) (TORRES, 2001, p. 818).
24
72
Write Once Read Many (WORM Disk): no h um padro internacional, e esta mdia no
muito difundida. Deve ser recopiada a cada 10 ou 20 anos (GUIDELINES..., 1997, p. 36).
Erasable Optical Disk: a maior parte desses discos usa tecnologia ptico-magntica, que
combina tecnologias de armazenamento ptica e magntica para dar velocidade, alta
densidade e a possibilidade de reescrever os dados vrias vezes. Entretanto, h poucos
padres no momento. Esses discos devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos.
73
que seja necessria uma mdia de baixo custo, o CD-ROM aceitvel. Para intercmbio entre
organizaes, os suportes mais adequados so o zip disk e o super disk.
Software
A escolha de software a ser utilizado por uma instituio deve levar em conta critrios como:
a) capacidade de possibilitar a facilidade de migrao da informao para novas tecnologias sem
perda da acessibilidade, ou seja, converter e manter a linguagem binria, na qual o documento
produzido, em linguagem passvel de entendimento pelo ser humano;
b) utilizao dos softwares no proprietrios, compatveis entre si;
c) padronizao dos softwares utilizados por uma mesma administrao;
d) utilizao de eXtensible Markup Language (XML) para definio de tipos de documentos que
expressem os modelos formais e eXtensible Style Sheet Language (XSSL) para definio da
aparncia dos documentos.
Assim, os metadados presentes nesses modelos transformariam os documentos em um formato
independente de qualquer tecnologia especfica (THIBODEAU, 2000).
Verificao de autenticidade
Alm das questes de preservao da integridade fsica e intelectual dos documentos, a fase de
produo inclui a verificao de autenticidade dos documentos, ou seja, a qualidade de qualquer
documento que esteja relacionada sua integridade e certeza da identidade pretendida (THE
INTERPARES..., 2000). Atualmente, as pesquisas nesse campo tm-se voltado para a utilizao
de metadados (MACFARLANE et al., 1998) e da assinatura eletrnica.
A utilizao da criptografia em documentos digitais de carter arquivstico se d por duas
razes. Primeiro, para manter o sigilo em relao s informaes registradas, impedindo
o acesso irrestrito a elas. Segundo, para impedir que outra pessoa, que no seja o criador
do documento, possa alterar o seu contedo. Ao selecionar uma tecnologia de criptografia,
importante levar em conta a legislao vigente. A legislao sobre criptografia varia de pas para
pas, podendo haver restries exportao de software de criptografia, como nos EUA; ou ao
seu uso, como na Frana (GUIDELINES..., 1997, p. 46). No Brasil, a utilizao da assinatura
eletrnica em documentos pblicos regulada pela Medida Provisria 2.200-2/2001.26
O uso da assinatura digital requer uma infraestrutura para solicitar as assinaturas e armazenar
26 Medida Provisria n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras
providncias. (BRASIL, 2001)
74
as chaves pblica e privada associadas. Essa infraestrutura pode ser implementada em uma
variedade de formas, mas as decises tomadas para a implementao tm consequncias para
a fora de prova da assinatura e para o custo de manuteno27.
A experincia do governo australiano (AUSTRALIA, 2004) demonstra que os rgos
governamentais podem optar por uma grande variedade de sistemas e produtos
tecnolgicos. Para a autenticao, em particular, as instituies podem determinar o
grau de segurana necessrio para cada nvel de risco identificado. Atividades online de baixo risco demandam apenas senha ou um Personal Identification Number28
(PIN), enquanto transaes de alto risco podem exigir a implementao de uma infra-estrutura
atribuda ao governo e hermeticamente controlada, uma Infra-Estrutura de Chaves Pblicas.
A figura a seguir mostra as diferentes tecnologias disponveis para autenticao. A pirmide indica
que apenas poucas instituies na Austrlia empregam a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas
do governo e tecnologia de biometria, enquanto o uso de senhas e tokens so largamente
difundidos. O governo australiano, alm da prpria Infra-Estrutura de Chaves Pblicas (Public Key
Infrastructure PKI), utiliza-se de sistemas de criptografia como o Pretty Good Privace (PGP)29
e o Secure Sockets Layer (SSL)30.
27
28
29 O Pretty Good Privacy (PGPi PROJECT) um programa que prov privacidade ao usurio em relao
ao correio digital usando a criptografia assimtrica. O PGP provou ser capaz de resistir s formas mais
sofisticadas de anlise visando leitura do texto codificado. O PGP tambm pode ser usado para aplicar uma
assinatura digital a uma mensagem sem codific-la. Isto normalmente usado em postings pblicos onde o
usurio no tem a inteno de esconder o contedo da mensagem, mas quer permitir que outros confirmem
a sua provenincia. Uma vez que uma assinatura digital criada, impossvel para qualquer um modificar a
mensagem ou a assinatura sem ser detectado pelo PGP. A utilizao relativamente simples, e programas
de e-mail populares como o Eudora (Windows e Mac) ou PMMail (OS/2) integram a utilizao PGP, tornando
a comunicao segura ainda mais fcil. O programa gratuito, vem com documentao detalhada e est
disponvel para quase todas as plataformas.
30 O protocolo Secure Sockets Layer (SSL) oferece um sistema de autenticao superior aos tradicionais e prov
cifragem de dados aps a durao da sesso. Isso tem tornado o SSL um padro para a comunicao segura
na Internet, estando em processo de upgrade para um padro Internet (Transport Layer Securit TLS). Todas
as verses recentes dos dois web browsers dominantes suportam o SSL. A Netscape projetou o SSL para ser
um protocolo genrico, tanto que ele pode servir outras aplicaes alm de http, incluindo e-mail e acesso a
base de dados (RUBIN; GEER JR., 1998, p. 38).
75
PKI e
biometri
a
Certificado de
assinatura digital (PKI)
Senhas e SSL
Mais
baixo
nvel
de
segurana
oferecido. Para
informaes
pouco
valiosas.
Senhas/tokens
A utilizao de metadados tem sido encarada pelos arquivistas como uma forma de descrever
a identidade, a autenticidade, o contedo, a estrutura e o contexto, essenciais gesto dos
documentos digitais. Tal informao descritiva permitir que documentos fidedignos, com
significado e acessveis, sejam mantidos atravs dos tempos para satisfazer s necessidades
informacionais das organizaes, como evidncia das aes, e para a comunidade cientfica31.
A adoo e a implementao de metadados permitem a uma organizao:
assegurar que no haja custos adicionais com armazenamento de documentos, para alm
dos prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade da organizao;
31
76
3.2.2 Utilizao
A segunda fase, que diz respeito utilizao dos documentos e s atividades de classificao,
restrio de acesso, registro e controle de fluxo e arquivamento, descrita a seguir.
Classificao
A classificao o arranjo intelectual e fsico de acervos baseado em uma proposta de
hierarquizao das informaes referentes aos mesmos. A hierarquizao originria do
conhecimento da fonte produtora, das informaes acumuladas e dos aspectos materiais
e intelectuais do acervo. Devemos, para tanto, observar critrios como sistematizao de
funes, atividades e vocabulrio controlado.
O plano de classificao adotado pelo rgo pode e deve ser usado para todos os seus
documentos arquivsticos, independentemente do suporte onde estejam gravados, isto , o
plano de classificao utilizado para os documentos tradicionais o mesmo utilizado para
os documentos digitais. A elaborao de um plano de classificao realizada a partir de
informaes detalhadas e consistentes sobre a estrutura do rgo, suas funes, atividades
e caractersticas especficas do acervo32.
33
77
Arquivamento
Na atividade de arquivamento so estabelecidas regras para encaminhamento dos documentos
para arquivamento no arquivo corrente central e para a transferncia para o arquivo intermedirio,
segundo tabela de temporalidade do rgo.
Nesta etapa, so fixados procedimentos de preservao e manuteno de acesso aos
documentos digitais arquivados, definindo o acondicionamento, condies de armazenamento e
mantendo as restries de acesso definidas previamente, por interesse da instituio ou por fora
de lei. O arquivo nacional do Reino Unido, The National Archives, determina, para as agncias
do governo sob sua jurisdio, que sejam feitos dois backups: um Master de Preservao, a
partir do qual novas cpias de trabalho podem ser feitas; e um Master de Segurana, que deve
ser mantido para o caso de algum desastre causar a perda dos documentos da instituio. Estas
duas cpias devem ser armazenadas separadamente, em locais diferentes, e de preferncia
off-line (MACFARLANE et al., 1998, p. 27).
Restrio de acesso
Segundo Duranti, Eastwood e MacNeil (1997, p. 25), a definio de restrio de acesso
deve levar em conta algumas regras. Primeiramente, o estabelecimento de regras gerais de
acesso e respectivas excees, incluindo o acesso restrito ou irrestrito para recuperao e
visualizao dos documentos. Em segundo lugar, a proibio de alterao de contedo dos
documentos aps sua classificao. Em seguida, a determinao de privilgios de acesso aos
usurios para cada classe de documentos de acordo com sua competncia, assim como a
permisso de acesso irrestrito aos criadores dos documentos e a permisso de acesso aos
documentos pelos arquivos/arquivistas com o objetivo de classificao. E, por fim, a atribuio
aos arquivos/arquivistas de autoridade exclusiva para acessar os documentos com o propsito
de transferncia, recolhimento ou eliminao.
3.2.3 Destinao
A terceira e ltima fase da gesto documental a destinao dos documentos, que passa por
procedimentos de avaliao, eliminao e preservao permanente, conforme se segue.
Avaliao
A avaliao constitui o elemento vital de um programa de gesto de documentos, ao permitir
racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio
de arquivos permanentes e a implementao de um programa de gesto de documentos,
viabilizando o acesso informao. O processo de avaliao segue procedimentos que visam
78
Eliminao
Utilizando-se a tabela de temporalidade da instituio, aprovada pela instituio arquivstica
pblica na sua esfera de competncia, os documentos digitais sero avaliados e destinados.
Seguiro os mesmos procedimentos descritos para os documentos tradicionais35 e sero
eliminados do sistema.
Guarda Permanente
A preservao permanente trata de assegurar que os documentos digitais conservados
permanentemente continuem disponveis, acessveis e compreensveis, o que implica
procedimentos tais como a migrao para novas tecnologias e o armazenamento em condies
arquivsticas.
Documentos digitais devem ser gerenciados e operados dentro da perspectiva de que nenhum
suporte fsico ou programa durar para sempre. A migrao peridica para novos softwares e
novas mdias necessria. bem possvel que esse procedimento no ocorra durante o perodo
em que os documentos estejam sob a guarda dos rgos produtores e que venha a acontecer
somente nos arquivos permanentes36. importante garantir que a migrao dos dados e dos
metadados relacionados acontea sem perda de informao ou de caracterstica do documento.
O metadado particularmente importante, pois mostra como os dados foram manuseados
e utilizados. Sem ele, os futuros usurios sero incapazes de relacionar os documentos no
contexto da instituio. A migrao para novos hardwares deve obedecer ao perodo de
segurana de expectativa de vida do suporte em que os documentos esto gravados para
evitar que a deteriorao do suporte cause danos informao. Ao final dos procedimentos de
migrao, os documentos e metadados devem sofrer inspeo para verificao de integridade.
79
3.3 Ferramentas
Com esse tipo de anlise, a criptografia monoalfabtica acabou por se tornar brincadeira de
criana.
Durante o Renascimento, o francs Blaise de Vignre criou e divulgou um sistema criptogrfico
que utilizava 27 chaves diferentes, uma para cada letra do alfabeto, definidas por uma
determinada palavra. Esse sistema durou at o final do sculo XIX, quando foi quebrado por
Charles Babbage37. No incio do sculo XX, foram empregadas extensas chaves aleatrias
de uso nico, que at hoje no foram quebradas pelos criptoanalistas. No entanto, os custos
para elaborao e distribuio dessas chaves aleatrias eram muito grandes e normalmente
superavam os benefcios que advinham da criptografia dos dados. A partir do sculo XX,
37
80
passou-se a utilizar mquinas criptogrficas que facilitavam tanto a criao de cifras mais
complexas quanto a sua decodificao pelos criptoanalistas38.
A crescente disseminao da tecnologia informtica a partir da dcada de 1970 imps a
utilizao da criptografia como ferramenta capaz de assegurar a integridade e a autenticidade
dos documentos produzidos em decorrncia de transaes eletrnicas. H dois tipos de
criptografia computacional, a simtrica, que usa uma chave privada, e a assimtrica, que
utiliza duas chaves, uma pblica e outra privada. Na criptografia simtrica, a chave usada
para cifrar dados e criar um novo documento, agora codificado. Ao transmitir um documento
criptografado, o usurio encaminha, separadamente, a mensagem e a chave que sero
recebidas pelo destinatrio. Apesar de rpida, essa tcnica de criptografia no muito
segura, uma vez que um intruso pode interceptar tanto a mensagem quanto a chave e,
assim, ter acesso ao contedo do documento. A interceptao ocorre durante o envio da
mensagem, o que torna difcil a percepo da invaso. Ao quebrar a chave criptogrfica, o
interceptador pode no s ter acesso ao seu contedo, como tambm modific-lo e remeter a
mensagem adiante. De posse da chave criptogrfica, pode, inclusive, gerar novas mensagens
e encaminh-las passando-se pelo mesmo emissor daquela inicialmente interceptada.
O uso mais seguro do sistema simtrico a codificao de dados locais, no qual o usurio
cifra os dados em seu prprio equipamento e somente ele tem conhecimento da chave. A
cifragem de um arquivo de passwords, em que apenas o sistema conhece a chave a ser
usada, um exemplo. No caso de comunicao entre dois usurios, o mais adequado a
troca de chaves, em um primeiro momento, com posterior troca de mensagens.
O sistema Data Encryption Standard (DES) um tipo de criptografia simtrica muito comum
em transaes comerciais. O DES pode usar uma chave com 40 ou 56 bits, para cifrar e
decifrar dados. Esse sistema possui variaes sofisticadas que permitem o uso de mais
de uma chave em cada etapa da comunicao (MOREIRA et al., 1997, p. 54). O sistema
DES um algoritmo razoavelmente seguro, sendo que o mtodo mais vivel de quebrlo o teste de chaves pela exausto, conhecido como ataque de fora bruta. Em 1977, o
DES foi escolhido pelo National Bureal of Standards (NBS), hoje chamado National Institute
of Standards and Technology (NIST), como padro americano para cifragem de dados de
aplicaes que no estejam ligadas segurana nacional. Em seguida, foi adotado, tambm,
pelo American National Standards Institute (ANSI).
A criptografia assimtrica mais segura e mais complexa. Baseada em duas chaves, uma
pblica e outra privada, utiliza a primeira para cifrar os dados e a segunda para decifrar a
mensagem. A chave pblica deve ser difundida entre os usurios para que possam receber e
enviar mensagens ao proprietrio das chaves.
Mesmo com a mensagem criptografada, o invasor pode descobrir seus segredos. Supondo38
Um exemplo dessas mquinas a Enigma, utilizada pelos nazistas durante a II Guerra Mundial, que consistia
num dispositivo eletromecnico que alternava caracteres por meio de um circuito de cilindros misturadores
(BARRETO, 2000, p. 115).
81
se que a chave usada na conta seja um nmero de trs algarismos e lembrando-se que o
sistema binrio, teremos ento 8 possibilidades: 000, 001, 010, 011, 100, 101, 110, 111.
Esses so exemplos de chaves de trs bits. A dificuldade em quebrar uma chave de trs bits
pequena, pois so apenas oito possibilidades. Mas, medida que aumenta o tamanho da chave,
a dificuldade cresce exponencialmente. Ento, so utilizadas chaves maiores (40, 56, 128... bits).
Por exemplo:
Bits
Possibilidades
40
1.099.511.627.776
56
72.057.594.037.927.936
128
340.282.366.920.938.463.463.374.607.431.768.211.456
Assim como as possibilidades crescem medida que as chaves crescem, assim tambm aumenta
a potncia necessria para o computador que est tentando quebrar a senha.
Em 1978, Ron Rivest, Adi Shamir e Leonard Adleman desenvolveram um algoritmo implementando-o
por meio da multiplicao de dois nmeros primos com mais de cem dgitos. Criavam, assim, o
sistema RSA, baseado em chaves pblicas, que se tornou a base da criptografia contempornea. A
segurana do RSA depende da fatorao de nmeros muito grandes. Alguns pesquisadores afirmam
que o nmero ideal de dgitos dos nmeros primos usados na criao da chave RSA est em torno
de 155. J para aplicaes comerciais na Internet, recomenda-se cerca de 200 a 220 dgitos, o que
garante maior segurana (MAI; LINDSTAEDT, 1996, p. 53).
O mtodo de criptografia simtrica necessita de menos processamento do que o mtodo assimtrico.
No entanto, possui a desvantagem da dificuldade de gerenciamento de distribuio das chaves
privadas em um ambiente aberto como o da Internet. J a criptografia assimtrica manipula as
chaves com maior facilidade, mas requer um processamento mais intenso que pode diminuir
gradualmente o desempenho dos aplicativos.
A criptografia tem sido usada, tambm, como um mecanismo de autenticao, como a assinatura
digital. Esta o resultado de ... uma complexa operao matemtica que tem como variveis o
documento eletrnico e a chave privada, detida pelo signatrio com exclusividade (MARCACINI,
2001, p. 3). Ao se aplicar o algoritmo de autenticao39 a documentos diversos, o nmero resultante
ser diferente para cada um deles, j que cada documento uma varivel da expresso matemtica.
Essa caracterstica responsvel por tornar inexequvel a utilizao da mesma assinatura em
outros documentos. O cotejo da assinatura digital realizado mediante o uso da chave pblica. Se
a chave pblica decodifica a assinatura e capaz de relacion-la ao documento assinado, ento,
temos a certeza de que a chave privada foi utilizada na elaborao daquela assinatura para aquele
documento especfico e que este no foi alterado desde ento.
39
Os algoritmos de autenticao ... operam como elementos de verificao da autoria e do contedo dos dados
envidados (VOLPI, 2001, p. 16).
82
O processo de criao de assinaturas por meio dos algoritmos de autenticao no pode ser invertido
para a obteno da chave privada ou da assinatura digital. Tal particularidade aumenta o grau de
confiabilidade e segurana das assinaturas obtidas por intermdio da criptografia assimtrica.
Alm da identificao da autoria do documento digital, a assinatura digital tambm pode ser usada
para garantir sua integridade. Para tanto, necessrio preservar a sequncia de bits que compem
o documento digital, independentemente da mdia em que esteja armazenado. A criptografia
assimtrica mantm a integridade do documento na medida em que, ao efetuarmos a assinatura,
... o programa, utilizando frmulas matemticas sofisticadas, vincula a assinatura
digital ao documento assinado, de tal sorte que a assinatura digital s seja vlida
para aquele documento. Qualquer alterao, por menor que seja, na sequncia
de bits que forma o documento digital invalida a assinatura. A simples insero de
mais um espao entre duas palavras, no obstante o sentido do texto no ter sido
modificado, j bastante para que seja perdido o vnculo com a assinatura digital
(MARCACINI, 2001, p. 16).
importante frisar que a criao do vnculo entre a assinatura e o documento no impede que
o documento seja alterado, mas que essa alterao passe despercebida. O documento continua
vulnervel s modificaes no autorizadas, mas caso isso acontea, o vnculo entre documento e
a assinatura se perde, e o documento fica privado de seu valor probante.
Diante dessa propriedade, algumas precaues devem ser tomadas no armazenamento dos
documentos assinados digitalmente. Programas que permitem alterao dos documentos durante a
leitura esto mais sujeitos a perderem o vnculo com a assinatura digital em caso de uma modificao
acidental ou proposital na sequncia de bits. O mesmo poder ocorrer durante a migrao desses
documentos para um software ou um hardware mais moderno.
83
3.3.3 Metadados
O termo metadado comeou a ser usado desde a dcada de 1960, tornando-se mais frequente
na literatura sobre sistemas de gerenciamento de base de dados a partir da dcada de 1980.
O termo usado para descrever a informao necessria para documentar as caractersticas
da informao contida em uma base de dados, ou seja, o metadado o dado sobre o dado a
partir de um dicionrio digital de dados (SOUZA et al., 1997).
Na viso de Vellucci (1998), o metadado um dado que descreve atributos de um recurso
informacional, caracteriza suas relaes e ajuda sua recuperao e seu uso efetivo. O
metadado consiste em um conjunto de dados, no qual cada elemento descreve um atributo do
recurso informacional, sua gesto ou uso. Inclui informaes como dados administrativos, de
classificao de contedo, de provenincia, documentos relacionados, dados estruturais etc. A
funo primria do metadado facilitar a identificao, localizao, recuperao, manipulao
e uso de recursos informacionais em ambiente eletrnico, com o objetivo de minimizar a
duplicao de esforos e auxiliar na manuteno dos dados.
Os metadados no foram desenvolvidos de forma linear. Cada grupo de especialistas que
produziu e disponibilizou recursos informacionais em meio eletrnico desenvolveu mtodos
de organizar e recuperar essas informaes, fazendo com que surgisse uma variedade de
sistemas de metadados. Alguns desses projetos de metadados, como o formato MARC40 e
o padro Dublin Core41, foram desenvolvidos para acomodar informaes descritivas sobre
recursos informacionais provenientes de diversas reas do conhecimento. J outros, como
o Government Information Locator Service (GILS)42, o Federal Geographic Data Committee
(FGDC)43 e o Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI)44, so mais
especializados e somente so aplicveis a uma disciplina especfica.
A estrutura do metadado composta por elementos de descrio do contedo dos dados.
Esses elementos so de livre escolha; no entanto, h um esforo no sentido de padronizar
o contedo dos metadados, o intercmbio de dados por meio eletrnico e os modelos de
84
Padres arquivsticos de descrio que foram desenvolvidos nas ltimas duas dcadas
incluem o MARC Archival and Manuscript Control (AMC), formato publicado pela Biblioteca do
Congresso Norte-Americano em 1984; o General International Standard Archival Description
(ISAD(G)), publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994; e o Encoded Archival
Description (EAD), adotado como padro pela Sociedade de Arquivistas Americanos (SAA),
em 1999. Apesar de ter surgido primeiramente sob a forma impressa, o metadado arquivstico
tem sido distribudo on-line por meio do Research Libraries Information Network Archival and
Mixed Collections file (RLIN AMC), do Archives USA e de sistemas de informao arquivstica
baseados no EAD, como o On-line Archive of Califrnia (GILLILAND-SWETLAND, 2000a).
J o Reference Model for Open Archival Information System (modelo OAIS) foi desenvolvido
para o ambiente eletrnico, configurando-se em um esforo de fornecer uma estrutura de alto
nvel para o desenvolvimento e comparao de arquivos digitais. O modelo OAIS foi concebido,
especificamente, para ser aplicado em organizaes que tm a responsabilidade de manter
acessveis informaes em longo prazo. Mas, tambm, pode ser utilizado pelas organizaes,
ou indivduos, que criam essas informaes que necessitam de preservao permanente, ou
que utilizam informaes provenientes de tais arquivos.
A utilizao dos metadados pelas organizaes, governamentais ou no, tem o propsito de
fornecer aos usurios toda a informao disponvel e relevante acerca do documento eletrnico,
mantendo acessvel a sua cadeia contnua de custdia. As informaes organizadas pelo
metadado podem ser explcitas, como o ttulo de um documento, ou implcitas, como o tipo de
letra usado (que pode ser perdido com a converso do documento para outro software), data de
produo, remetente, destinatrio, nmero de cpias distribudas, localizao do documento,
documentos relacionados.
MILLER, E. An introduction to the Resource Description Framwork (RDF). D-Lib Magazine, may 1998.
Disponvel em: <http://www.dlib.org/dlib/may98/miller/05miller.html>. Acesso em: 31 mar. 2000.
85
O metadado pode ser tambm utilizado para indicar a posio de um documento em relao a
outros e fornecer outras informaes derivadas desse contexto. Os documentos tradicionais so
fisicamente agrupados segundo uma estrutura lgica que reflete as necessidades funcionais e
operacionais da organizao, de modo que os usurios possam perceber essa estrutura e as
relaes de interdependncia. No ambiente eletrnico no vivel reproduzir essa organizao
fsica. O arranjo deve ser realizado intelectualmente, propiciando a recuperao total da
informao. A ausncia dessas informaes implica a perda de significado dos documentos,
que se torna de difcil gesto (MACFARLANE et al., 1998).
A criao de metadados para documentos digitais de carter arquivstico deve incluir elementos
necessrios accountabillity da organizao, auditoria, admissibilidade como evidncia e elementos
previstos pela lei em vigor, algo que est se tornando cada vez mais importante, principalmente
com o crescimento do comrcio eletrnico e do governo digital (GILLILAND-SWETLAND, 2000a).
Uma das mais recentes especificaes de metadados arquivsticos foi baseada no modelo Business
Acceptable Communicatons (BAC), desenvolvido pelo projeto Functional Requirements for Evidence
in Recordkeeping (conhecido como Pittsburgh Project). Este props uma estrutura de metadados
que poderia conter uma camada manual para dados de revelao bsica e outras camadas que
armazenariam informaes sobre termos e condies de uso, estruturas de dados, provenincia,
contedo e uso do documento desde sua criao. Entendeu-se que muitas dessas informaes
poderiam ser geradas automaticamente no momento da criao, estariam ligadas a cada documento
e seriam capazes de descrever o contedo e o contexto destes documentos, assim como permitir
sua decodificao para uso futuro.
O Pittsburgh Project foi fonte de inspirao para vrias iniciativas de estruturao de metadados de
arquivamento, principalmente na Austrlia. Em 1999, o National Archives of Austrlia (NAA) publicou
o Recordkeeping metadata standard, definindo o metadado que o NAA recomendava que fosse
captado pelos sistemas de arquivamento das agncias governamentais australianas. No estado de
Victoria, foi desenvolvido o Victorian Electronic Records Strategy (VERS), adaptao do padro de
metadados do NAA (VICTORIA, 2003), que definiu um formato de intercmbio auto-documentado
(o VERS Encapsulated Object - VEO) permitindo a transferncia de contedo dos documentos
e metadados ao longo do tempo. Atualmente, o VEO est implementado como um objeto XML
(eXtensible Markup Language), escolha fundada na capacidade de esta linguagem ser interpretada
usando-se ferramentas de edio de texto bsicas (DAY, 2003, p. 3).
Gilliland-Swetland (2000a) desmembra o metadado em categorias que refletem aspectos chaves de
sua funcionalidade. So elas:
86
Metadado de uso: registra o nvel e o tipo de uso dos documentos. Ex: registros de exibio,
trilhas de uso e de usurios, contedo de informao reutilizada e multiverses.
O metadado contido no prprio documento digital , normalmente, elaborado por seu autor. Esse
tipo de metadado, criado pelos autores dos documentos e pessoas que no so especializadas nas
atividades de catalogao bibliogrfica, costuma ser simples, curto e de fcil entendimento e uso.
Somente documentos destinados guarda permanente, que constituem uma pequena percentagem
do total produzido, mereceriam tratamento dado por especialistas em catalogao. Entre os
extremos, de metadados produzidos por usurios leigos e de metadados sofisticados elaborados por
catalogadores, Vellucci (1998) sugere um conjunto bsico de metadados embutidos em documentos
que possam ser convertidos em uma variedade de estruturas de metadados e expandidos quando
necessrio. A criao e a gesto de metadados tornaram-se uma mistura complexa de processos
automticos e manuais, com camadas criadas por funes e indivduos diferentes, em momentos
diferentes do ciclo vital do documento.
87
88
o prdio e suas instalaes eltricas, hidrulicas etc. devem estar de acordo com os
padres de segurana e legislao reguladora vigentes;
o telhado e as calhas devem ser verificados periodicamente para evitar que a gua da
chuva cause danos aos documentos por meio de goteiras ou inundao do telhado por
falta de escoamento;
as janelas devem ser vedadas para isolar o ambiente de poluio, poeira e dificultar a
entrada de animais;
89
umidade causa danos ao documento na medida em que a umidade, ao ser absorvida e retirada do
suporte fsico, dilata e retrai suas molculas. Dessa forma, imprescindvel a manuteno de nveis
estveis de temperatura e umidade na rea de armazenamento. Sistemas de ar condicionado
so capazes de manter esse ambiente controlado. De modo geral, os documentos textuais e os
especiais devem ser mantidos temperatura de 20C e com umidade relativa do ar em torno de
50%47 (AUSTRALIA, 2002, p. 31-33). A poluio, poeira e esporos podem afetar a qualidade
do ar nas reas de armazenamento e causar deteriorao dos documentos. importante
providenciar a vedao das janelas e instalar sistemas de circulao e filtragem de ar para
minimizar esses riscos. Alm disso, fundamental a proteo dos documentos da incidncia
direta da luz solar, com a instalao de filtros UVA em janelas, claraboias etc.
O mobilirio e as embalagens
As estanterias, equipamentos e embalagens empregados no armazenamento de documentos
devem garantir a segurana e a proteo dos documentos em relao deteriorao, por
tanto tempo quanto se fizer necessrio. Ao escolherem o mobilirio e as embalagens, os
rgos devem considerar as caractersticas fsicas, o prazo de guarda e o uso previsto para
os documentos. O mobilirio e as embalagens apropriados cumprem um papel vital:
a) na diminuio da variao de temperatura e umidade;
b) na proteo contra a luz, poeira e outros poluentes; e
c) na reduo dos danos provocados pelo manuseio.
Os documentos devem ser acondicionados em invlucros antes de serem armazenados em
mveis.
Para proteger as pessoas que trabalham com os documentos, todos os equipamentos utilizados
devem satisfazer requisitos de segurana e sade ocupacional, previstos em legislao.
O mobilirio das reas de armazenamento deve ser:
47
90
ser confeccionadas com material durvel e resistente adequado ao peso dos documentos
que contero, ao manuseio e movimentao nas estantes;
91
Microfilmagem
A microfilmagem o resultado do processo de reproduo de documentos em filme por meios
fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. As microformas so consideradas
especiais pelo suporte. No que se refere linguagem prpria, diferem dos demais, pois se
trata de uma reproduo reduzida tanto de documentos textuais quanto de especiais.
No processo de microfilmagem so produzidas trs geraes de filmes:
Negativo Mster
o filme que se encontra dentro da cmera no momento da microfilmagem. Ele
duplicado uma vez para produzir o Mster de Impresso (Printing Master) e,
aps isto, mantido em armazenamento arquivstico como cpia de segurana.
Mster de Impresso
a duplicao feita diretamente do Negativo Mster. Ele deve, tambm, ser
mantido em armazenamento arquivstico e utilizado para gerar todas as cpias
subsequentes.
Cpias de Servio
Cpias positivas ou negativas disponveis para pesquisa e emprstimo.
93
Digitalizao
A digitalizao o processo de converso de imagens e som de cdigo analgico para cdigo
digital, por meio de dispositivo apropriado. Tem sido utilizada pelos arquivistas e gestores de
documentos, nos arquivos correntes, intermedirios e permanentes, para facilitar o acesso s
informaes contidas nos documentos. As mdias mais utilizadas para o armazenamento dos
documentos digitais, resultantes da digitalizao, so:
Magnticas: Digital Audio Tape (fita DAT), Digital Linear Tape (fita DLT) Linear Tape-Open
(fita LTO);
pticas: Compact Disk, Read Only Memory (CD-ROM) e Digital Versatile Disk (DVD).
Microfilmagem x Digitalizao
Vantagens
microfilme
Desvantagens
durvel
relativamente barato;
Microfilmagem
(10%);
Equipamento no passvel de
obsolescncia;
reconhecida.
Digitalizao
do processo.
Facilidade de acesso;
Tecnologia recente;
Capacidade
distribuio excelentes;
qualidade;
Auxlio
de
transmisso
automatizado
recuperao da informao.
de
94
Sistema Hbrido
O sistema hbrido atende s exigncias de um sistema de preservao com a combinao de
tecnologias complementares:
O recurso utilizado (microfilmagem e/ou digitalizao) deve ser adotado dentro da melhor
tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo e a durabilidade do novo suporte;
O rgo que adota tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana
que venham a garantir a preservao do novo suporte.
95
96
6. A Legislao Arquivstica
O poder do Estado de direito racional quando, escreve Weber, se apoia na
crena da legalidade dos ordenamentos estatudos e do direito daqueles que
foram chamados a exercer o poder (GOZZI, 1999, p. 402).
O objetivo deste item de se fazer conhecer o conjunto de leis federais brasileiras que regem
as atividades arquivsticas. Listaremos, cronologicamente, as leis e suas regulamentaes,
vigentes at o momento e indicaremos os pontos principais de cada uma. Antes, porm,
gostaramos de refletir sobre o papel do arquivista diante da formulao das leis que
regulamentam o seu trabalho. Para tanto, apresentamos, sucintamente, um texto de dois
arquivistas canadenses, Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, sobre o assunto.
A legislao e a regulamentao
O arquivista deve conhecer as diversas leis e a regulamentao que direta ou
indiretamente regem as atividades desenvolvidas nas instituies arquivsticas. No s para
agir conforme as leis, mas, tambm, para modific-las. As leis no so imutveis. Normalmente,
adaptam-se s necessidades da sociedade para a qual servem, na sequncia de uma evoluo
poltica, econmica ou sociocultural. Diante dessa possibilidade, o arquivista deve participar
ativamente das alteraes jurdicas que lhe diz respeito.
De um modo geral, a legislao arquivstica trata da constituio, manuteno,
difuso e conservao de documentos. Isso acontece porque, no plano jurdico, o documento,
admitido como prova, um elemento importante. A posse de um documento que estabelece
um ttulo, um ato ou uma transao facilita a prova a prestar, se houver contestao. A histria
arquivstica mostra que, em ltima anlise, tudo comeou com o valor de prova ou de evidncia
que o documento tem e que o fundamento primeiro que justificava, na origem, a criao e
conservao de numerosos documentos era essencialmente de natureza jurdica.
Na Idade Mdia, documentos como as ordens governamentais, as sentenas
judiciais ou os cartrios eram conservados unicamente por causa de seu valor legal
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 157). Ainda hoje, o valor legal o que justifica a conservao
de muitos documentos, no intuito de provar um direito ou uma obrigao. S no final do sculo
XVIII e meados do sculo XIX os documentos comearam a ser preservados por seu valor
secundrio, para fins investigativos ou de reconstruo histrica.
Muitos pases no possuem uma legislao especfica que trate da organizao,
proteo e utilizao de seus arquivos. Os arquivos, ento, regem-se por disposies gerais
ou de aplicao restrita que dizem respeito defesa do patrimnio cultural, dos monumentos
histricos, das descobertas arqueolgicas ou do direito administrativo. A questo legislativa
est ligada s realidades sociais, polticas, econmicas e culturais de cada pas. Est
ligadaintimamente s tradies e aos costumes nacionais.
97
Alm da legislao, preciso verificar o grau de aplicao para termos a exata noo da ligao
das leis arquivsticas e da poltica nacional que dela decorre. O desenvolvimento de uma
arquivstica nacional eficaz e dinmica somente ocorre a partir do quadro jurdico que registre
uma tomada de conscincia da importncia dos arquivos por parte daqueles responsveis pela
tomada de deciso. Alm do corpo legislativo, necessria a alocao de recursos humanos,
financeiros e materiais para a criao de uma verdadeira poltica de arquivos. A legislao
essencial ... para criar uma rede arquivstica vivel, ou pelo menos para consolidar as infraestruturas existentes e preparar os desenvolvimentos futuros (ROUSSEAU; COUTURE, 1998,
p. 159).
Em alguns pases, apesar das medidas legislativas publicadas e dos regulamentos
de aplicao, os servios de arquivo continuam mal organizados ou at mesmo inexistentes.
Muitas vezes, o rgo consultivo dos arquivos tem uma existncia mais terica do que real. Os
Arquivos vem-se impedidos de desempenhar corretamente as suas atribuies em matria
de transferncia ou de conservao, pois os instrumentos postos sua disposio revelam-se
ineficientes: pobreza de meios financeiros, locais demasiado exguos, carncia de pessoal de
arquivo (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 159).
No plano internacional, h uma tendncia de alargamento da abrangncia da
arquivstica, com a legislao abordando a organizao e o tratamento dos arquivos correntes
e intermedirios, alm dos permanentes. Na prtica, no entanto, a arquivstica tradicional,
centrada nos arquivos definitivos, permanece preponderante, enquanto a gesto dos arquivos
correntes e intermedirios est em estado de desenvolvimento.
A legislao arquivstica reflete a inovao ao mesmo tempo em que a vai
modelando, e constitui um elemento essencial de qualquer poltica nacional de arquivos ao
mesmo tempo em que , na maioria dos casos, um indicador privilegiado do desenvolvimento
dessa mesma poltica (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 160).
Dano
98
Dano qualificado
Pargrafo nico Se o crime cometido: (...)
III contra o patrimnio da Unio, Estado, Municpio, empresa concessionria de servios
pblicos ou sociedade de economia mista.48
Pena: deteno, de seis meses a trs anos, e multa.
Art. 165: Destruir, inutilizar ou deteriorar coisa tombada pela autoridade competente em
virtude de valor artstico, arqueolgico ou histrico.
Art. 314: Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razo do
cargo; soneg-lo ou inutiliz-lo, total ou parcialmente.
48
Redao alterada pela Lei n. 5.346, de 3 de novembro de 1967, que altera dispositivos do Cdigo Penal,
visando a proteger servios de utilidade pblica (BRASIL, 1967).
99
Permite a eliminao dos documentos sem valor histrico aps sua microfilmagem,
mediante lavratura de termo em livro prprio, pela autoridade competente (art. 1, 5).
Conceitos:
Proteo:
Validade legal:
Ministrio da Justia
Portaria 12, de 08 de junho de 2009 e
100
Acesso:
Ttulo I: Dos direitos e garantias fundamentais.
Captulo I: Dos direitos e deveres individuais e coletivos.
Art. 5: Todos so iguais perante a lei, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros
residentes no Pas a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana
e propriedade, nos termos seguintes (...)
Art. 19. vedado Unio, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municpios: (...)
101
Proteo:
Ttulo VIII: Da ordem social.
Captulo III: Da educao, da cultura e do desporto.
Seo II: Da cultura.
Art. 216: Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial,
tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao,
memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: (...)
Art. 1: Regem-se pelas disposies desta Lei, sem prejuzo da ao popular, as aes de
responsabilidade por danos morais e patrimoniais causados:49
Art. 4: Poder ser ajuizada ao cautelar para os fins desta Lei, objetivando, inclusive, evitar
o dano ao meio ambiente, ao consumidor, ordem urbanstica ou aos bens e direitos de valor
artstico, esttico, histrico, turstico e paisagstico.50
Art. 6 Qualquer pessoa poder e o servidor pblico dever provocar a iniciativa do Ministrio
Pblico, ministrando-lhe informaes sobre fatos que constituam objeto da ao civil e
indicando-lhe os elementos de convico.
49 Redao dada pela Lei n. 8.884, de 11 de junho de 1994, que transforma o Conselho Administrativo de Defesa
Econmica (CADE) em Autarquia, dispe sobre a preveno e a represso s infraes contra a ordem
econmica e d outras providncias.
50 Redao dada pela Lei n. 10.257, de 10 de julho de 2001, que regulamenta os artigos 182 e 183 da Constituio
Federal, estabelece diretrizes gerais da poltica urbana e d outras providncias.
102
Conceitos:
arquivos (art. 2);
arquivos pblicos (art. 7);
arquivos privados (art. 11);
gesto de documentos (art. 3);
Proteo:
Determina como dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo aos
documentos de arquivo (art. 1);
Estabelece o recolhimento instituio arquivstica ou transferncia instituio
sucessora dos documentos pertencentes s instituies pblicas ou de carter pblico
cujas atividades foram encerradas (art. 7, 2);
A eliminao de documentos pblicos s poder ocorrer mediante autorizao da
instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia (art. 9);
Documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis (art. 10);
Arquivos privados de interesse pblico e social no podero ser alienados com
disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior (art. 13);
Determina que aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerados de interesse pblico e social ser responsabilizado penal, civil e
administrativamente (art. 25).
Acesso:
Permite que todo cidado tenha acesso a informaes, de seu interesse particular ou
de interesse coletivo, contidas em documentos dos arquivos dos rgos pblicos. Com
ressalva aos documentos sigilosos (art. 4);
103
Trata:
Das competncias, formao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) (art. 1 ao 9);
Das competncias do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) (art. 10 ao 14);
Da definio e regulamentao dos documentos pblicos (art. 15 ao 17);
Da gesto de documentos na Administrao Pblica Federal (art. 18 ao 21);
Dos arquivos privados (art. 22 ao 28).
104
Segurana:
Os autos dos processos eletrnicos devero ser protegidos por meio de sistemas de segurana
de acesso e armazenados em meio que garanta a preservao e integridade dos dados,
sendo dispensada a formao de autos suplementares. (art. 12, 1.)
105
Preservao/Acesso:
Art. 14. Os sistemas a serem desenvolvidos pelos rgos do Poder Judicirio devero
usar, preferencialmente, programas com cdigo aberto, acessveis ininterruptamente por
meio da rede mundial de computadores, priorizando-se a sua padronizao.
Autenticidade:
Conceitos:
Acesso:
Art. 5. dever do Estado garantir o direito de acesso informao, que ser franqueada,
mediante procedimentos objetivos e geis, de forma transparente, clara e em linguagem
de fcil compreenso.
106
Restrio de Acesso:
Art. 21. No poder ser negado acesso informao necessria tutela judicial ou
administrativa de direitos fundamentais.
Graus de sigilo e tempo de restrio de acesso (art. 24 revogado pela Lei n. 12.527/2011)
Art. 6. Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados
de acordo com o disposto na legislao pertinente.
107
7. Referncias
109
110
111
112
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116
Nome da Instituio:
Data da compilao:
Nmero da fonte:
Tipo de fonte:
Nmero de referncia:
Ementa:
Endereo do site:
Competncias da instituio:
117
Execuo de ofcio:
Funes:
Requisitos de arquivamento:
Notas:
118
Data da compilao:
Nmero da fonte:
Tipo de fonte:
Nmero de referncia:
Ementa:
Endereo do site:
Atividades:
Funes:
Requisitos de arquivamento:
Notas:
119
Data da compilao:
Nome da fonte:
Nmero da fonte:
Endereo do site:
Data da fonte:
Tipo de fonte:
Resumo da fonte:
Atividades:
Funes:
Notas:
120
Use este formulrio para consolidar as informaes colhidas sobre a instituio durante o Passo A
Investigao Preliminar.
O nmero da fonte no final de cada questo uma referncia cruzada questo 22, o registro das
fontes.
Posio:
1. Quem o responsvel pela gesto deste projeto na instituio?
Nome
Cargo ou Funo
Fonte
Fonte
121
Fonte
Comentrios
Fonte
7.
Atividades
Fonte
Por exemplo: a instituio pode ter slidas ligaes com conselhos, comits, grupo de gesto,
etc. que so organizaes separadas. Anote o nome da instituio e a relao com a instituio
pesquisada.
Nome da instituio
122
Relacionamento
Fonte
Fonte
Fonte
Atividade
Fonte
Fonte
12. H padres ou protocolos que devem ser impostos ou adotados pela instituio?
Listar padres compulsrios e/ou voluntrios, incluindo best practice, padres tcnicos e
industriais, aos quais a instituio adere, tais como ISO. Indicar, onde aplicado, a unidade
reguladora responsvel pelo monitoramento de conformidade. Tambm listar os padres que
so administrados pela instituio.
Nome do padro e outros detalhes
Obrigatrio, voluntrio ou
administrado
Fonte
123
Fonte
Detalhes do litgio
Atividade
Fonte
Fonte
124
Fonte
17. A instituio ou qualquer faceta de suas atividades foi ou tem sido objeto de
auditorias internas ou externas recentes?
Listar todas as auditorias recentes, indicando a rea de atividade envolvida. Identificar todas as
concluses, incluindo comentrios sobre arquivamento ou gesto da informao. Informaes
bsicas sobre auditorias podem ser encontradas nos relatrios anuais.
Data
Auditoria
rea de atividade
envolvida
Concluses
Fonte
Fonte
Atividade finalstica
Fonte
Fonte
125
Fonte
22. Quais fontes foram usadas para a realizao da Investigao Preliminar (Passo A)?
Compilar o registro de todas as fontes documentais e orais usadas durante a Investigao
Preliminar. Numerar cada fonte para que se possa cruz-las nos passos seguintes. Ver Anexo
1 Guia para Fontes Documentais, para saber como identificar e citar as fontes.
126
Formulrio de Levantamento de
Funo e Requisitos de
Arquivamento
Informaes sobre a Funo
rgo:
Data:
Termo da
Funo:
Nmero de Referncia da
Funo:
Fontes de Informao:
Atividade:
127
Termo da
Atividade:
Nota de Escopo da Atividade:
Fontes de Informao:
128
Transao/Processo
Risco
Stakeholders:
Natureza do
Interesse:
Regimental
Operacional
Expectativa
da
Comunidade
Stakeholders:
Prazos de Guarda:
Fase
Fase
Corrente
Intermediria
Destinao
Final:
Eliminao
Guarda Permanente
Justificativas:
Fase Corrente:
Fase Intermediria:
Destinao Final:
Unidades Administrativas Responsveis pela Transao:
Fontes de Informao:
129
Transao/Processo:
Descrio da Ao:
Setor responsvel
pela execuo da
ao
Fontes de Informao:
130
1. Agente
Uma corporao ou um elemento organizacional que responsvel por alguma ao ou
uso de um documento. Um indivduo que executa alguma ao sobre o documento, ou que
usa o documento de alguma forma.
1.1 Tipo de agente (obrigatrio)
1.1.1 Autores
Entidade
corporativa
ou
elemento
organizacional e/ou indivduo que o primeiro
responsvel pelo contedo do documento.
1.1.2 Criadores
1.1.3 Transactors
1.1.4 Registrar
1.1.5 Oficial de ao
1.1.6 Divulgador
1.1.7 Autoridade
131
1.1.12 Auditor
1.4
Nome
(obrigatrio)
corporao
da
2. Gesto de Direitos
Polticas, legislao, embargos e/ou classificao que rege ou restringe o acesso ou uso
dos documentos.
51
2.4 Indicador
(opcional)
de
publicidade
A Lei n. 12.527(Brasil, 2011) e o Decreto n. 45.969 (MINAS GERAIS, 2012) regulam o acesso a informaes
pblicas.
132
2.7 Detalhes
(opcional)
de
criptografia
3. Ttulo
Nome dado ao documento.
3.1 Tipo de plano (obrigatrio)
3.1.1 Funcional
3.2.1 Nenhum
3.2.2 Palavra-chave
3.2.3 Thesaurus
instituio
funcional
da
133
5. Descrio (opcional)
Descrio, em texto livre, do contedo e/ou propsito do documento.
6. Idioma (opcional)
Idioma em que o contedo do documento foi produzido, por exemplo: ingls, alemo,
portugus.
7. Relao
Link entre um item documental e outro, ou entre vrios grupos de documentos.
7.1 Identidade do item relacionado
(obrigatrio)
7.2.1 Contm/contido
7.2.2 Prximo/prvio
7.2.4 Refere-se a
9.2
Descritor
(obrigatrio)
atividade
134
de
10. Data
Datas e perodos fundamentais para as aes de arquivamento, como criao, transao
ou ocorrncia do registro.
10.1 Data/perodo
(obrigatrio)
de
criao
10.3 Data/perodo
(obrigatrio)
de
registro
12.2 Arquivo
12.3 Srie
Forma lgica (formato dos meios e do dado) e formato fsico (mdia, extenso) de um
documento.
13.1 Formato dos meios (obrigatrio)
13.1.1 udio
Apenas som.
13.1.2 Composto
13.1.3 Imagem
13.1.4 Texto
Documento textual.
13.1.5 Vdeo
Imagens em movimento.
135
Formato grfico.
Formato de udio.
13.3.1 CD-R
13.3.2 DAT
13.3.3 DVD
13.3.4 Disquete
13.3.7 Microfilme
13.3.8 Papel
13.3.9 Videotape
de
13.3.10 WORM
do
evento
136
15.2.2 Avaliao
15.2.3 Auditoria
15.2.8 Desclassificao
15.2.9 Destruio
15.2.10 Distribuio
15.2.14 Publicidade
15.2.15 Relao
Indicador
de
publicidade
modificado,
adicionado ou removido de um documento.
15.3
Descrio
(obrigatrio)
do
evento
ou
ou
por
137
16.2.1 Booked
16.2.2 Cpia
16.2.3 Download
16.2.5 Visualizao
hora
da
ao
Ao de preservao realizada em um
documento.
17.2.1 Baked up
138
17.2.2 Compresso
17.2.3 Image
17.2.5 Microfilmagem
17.4.1 Ao de exame
17.4.3 Nenhuma ao
139
17.4.4 Backup
17.4.5 Compresso
17.4.6 Imaged
17.4.7 Restaurao da mdia
17.4.8 Microfilmagem
17.4.9 Migrao (plataforma)
17.4.10 Migrao (software)
18. Localizao
A localizao atual (fsica ou sistema) do documento. Detalhes sobre a localizao onde o
documento normalmente est, como um cartrio.
18.1
Localizao
(obrigatrio)
corrente
Nome e endereo da
armazena o documento.
organizao
que
19.4.1 Permanente
140
19.4.4 Desconhecido
de
autorizao
ou
ou
20.1.1 Legislao
Instrumento de legislao.
20.1.2 Regulamento
20.1.6 Requisitos
atividade
Poltica ou
instituio.
internos
da
procedimentos
internos
da
20.2.1 Criao
20.2.2 Reteno
20.2.3 Acesso/Uso
20.2.4 Acessibilidade
da
autorizao
141
142
52
Estantes de metal
esmaltadas com
cobertura seca.52
Armazenamento
Luz
ambiente.
Bem
ventilado.
rea restrita
de acesso
Estantes de metal
esmaltadas com
cobertura seca.
Estantes de material
no magnetizvel.
Entrada de carga
separada da rea
de armazenamento.
Telhados inclinados
ou com calhas;
Sistema de
drenagem de alta
capacidade;
Telhado
impermeabilizado;
Estrutura adequada
ao peso do material
armazenado;
prova de
pssaros, insetos,
morcegos e
roedores;
Ambiente sem
poluio;
Local no sujeito
inundao;
Localizao
acessvel;
Edifcio
Containers, caixas
ou envelopes
limpos.
Containers,
capas e caixas
K7 selados e
de material no
magntico.
Caixas ou
containers
robustos e limpos;
Pastas e envelopes
limpos.
Pastas ou
containers robustos
e limpos.
Caixas ou
containers
robustos e
limpos;
Envelopes e pastas
limpos.
Embalagem/
containers
foi realizado adequadamente e que o esmalte no emitir gases nocivos aos documentos
Os mveis esmaltados devem ser testados segundo normas da Sociedade Americana de Testes de Materiais (ASTM) E-595, para garantir que o procedimento de secagem
Mdias
pticas,Compact
disk e Discos laser
Mdias
magnticas
Fitas de
computador,
videotape, fitas
de udio, discos
ptico-magnticos
20 C 2 C
50% 5%
Controle
Segurana
Estantes de metal
esmaltadas com
cobertura seca.
Detector
de calor e
fumaa;
Alarme contra
fogo;
Sistema de
sprinkler; e
Extintores.
Fogo
Fotografia,
preto e branco
ou colorida,
filme, raio X e
microformas
Iluminao
Estantes de metal
esmaltadas com
cobertura seca e
Armazenamento
vertical ou enrolado.
- Temperatura
no excedendo
27 C.
- Umidade
relativa do ar no
excedendo 60%.
Papis (a)
Documentos
textuais, cartes,
impressos e
outros.
Qualidade
do ar
SEGURANA E PROTEO
Papis (b)
Mapas e plantas
Temperatura/
Umidade
relativa do ar
FORMATO
CONDIES AMBIENTAIS
143
Temp: 18 C 2 C
35% 5%
Temp: < 5C
UR: 35%
Documentos
devem ser
aclimatados
antes e depois do
armazenamento
a frio.
Temp: <18 C 2 C
UR: 35%
D o c u m e n t o s
armazenados
com
temperatura
<10C
devem ser aclimatados
antes e depois do uso.
Temp: 20 C 2 C
UR: 50% 5%
Bem ventilado
e filtrado para
excluir poeira
e outras
partculas,
gases cidos e
oxidantes.
Como acima.
Filmes de
acetato de
celulose em
degradao
e filmes de
nitrato devem
ser isolados
dos demais
documentos.
Bem ventilado
e filtrado para
excluir poeira
e outras
partculas,
gases cidos e
oxidantes.
Qualidade do ar
CONDIES AMBIENTAIS
Temperatura/ Umidade
relativa do ar
Mdias pticas
Compact disk e Discos
laser
Mdias magnticas:
Fitas de computador,
videotape, fitas de
udio, discos pticomagnticos
Mdias fotogrficas
coloridas
Mdias fotogrficas em
preto e branco
Filme fotogrfico,
cine filme, raio X,
negativos em vidro e
microformas
Papis (b)
Mapas e plantas
Papis (a)
Arquivos, cartes,
impressos e outros.
FORMATO
Luz fluorescente
com filtro UV;
Iluminao
Sistema de
sprinkler ou
gs Halon.
Extintores;
Alarmes
contra fogo;
Aparato de
deteco de
fumaa muito
sensvel;
Extintores.
Sistema de
sprinkler; e
Alarme contra
fogo;
Detector de
calor e fumaa;
Fogo
rea restrita
Sistemas de
alarme;
Controle de
acesso;
Segurana
fsica e
eletrnica 24
horas;
Segurana
Estantes
de metal
esmaltadas com
cobertura seca.
Estantes de
material no
magnetizvel.
Como acima.
Podem ser
armazenados
em freezer ou
refrigerador.
Como acima.
Negativos em
vidro necessitam
de estantes fixas
e armazenamento
vertical.
Como acima.Material
congelado dever estar
em pacotes selados a
vcuo.
Entrefolheamento
com papel alcalino
de qualidade
arquivstica.
Envelopes, folders ou
capas alcalinas de
qualidade arquivstica.
Embalagens internas
Caixas ou
containers
alcalinos de
qualidade
arquivstica.
Capas ou envelopes
alcalinos de qualidade
arquivstica.
Embalagens
de qualidade
arquivstica que
tenham passado
pelo Teste
de Atividade
Fotogrfica.
Negativos em
vidro precisam
de proteo
adicional contra
choques.
Folders ou
embalagens
alcalinas de
qualidade
arquivstica.
Caixas alcalinas
de qualidade
arquivstica.
Estantes de metal
esmaltadas com
cobertura seca.
Estantes de metal
esmaltadas com
cobertura seca e
armazenamento
horizontal.
Embalagens
Externas
Armazenamento
SEGURANA E PROTEO
No. da
Resoluo
Data de Publicao
Ementa
38
09 de julho de 2013
37
19 de dezembro de 2012
36
19 de dezembro de 2012
35
11 de dezembro de 2012
34
15 de maio de 2012
33
30 de maio de 2011
32
17 de maio de 2010
31
28 de abril de 2010
30
23 de dezembro de 2009
29
29 de maio de 2009
17 de fevereiro de 2009
27
16 de junho de 2008
26
06 de maio de 2008
28
144
No. da
Resoluo
Data de Publicao
Ementa
25
27 de abril de 2007
24
3 de agosto de 2006
23
16 de junho de 2006
22
30 de junho de 2005
21
4 de agosto de 2004
20
16 de julho de 2004
19
28 de outubro de 2003
18
28 de julho de 2003
Revogada
17
25 de julho de 2003
16
23 de julho de 2003
15
15 de fevereiro de
2002
24 de outubro de 2001
14
145
No. da
Resoluo
Data de Publicao
Ementa
13
9 de fevereiro de 2001
12
7 de dezembro de 1999
Revogada.
11
7 de dezembro de 1999
Revogada
10
6 de dezembro de 1999
09
1 de julho de 1997
Revogada.
08
20 de maio de 1997
Revogada.
07
20 de maio de 1997
06
15 de maio de 1997
05
30 de setembro de 1996
04
28 de maro de 1996
03
26 de dezembro de 1995
02
18 de outubro de 1995
01
18 de outubro de 1995
146
Revogada.