Gesto Documental

Santa Casa da Misericrdia da

Pvoa de Lanhoso

Documentos
Os documentos originaram-se com a
escrita. Actualmente, quando algum
pensa em arquivo tem a ideia de uma
grande quantidade de papis acumulados
que no possuem utilidade e so difceis
de localiz-los. Na realidade, o arquivo
fonte de informao que possui valor
inestimvel. Os documentos comprovam
fatos e guardam o testemunho da vida,
pblica e privada, do homem.

 Arquivo o conjunto de documentos que,

independentemente da natureza
ou do suporte, so reunidos por acumulao ao
longo das atividades de
pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou
privadas. Ou, ainda, arquivo o
conjunto de documentos produzidos e/ou
recebidos por uma organizao,
entidade ou pessoa no exerccio de suas
competncias e atribuies
(BELLOTTO, 2006, p. 5).

Conceitos
Gesto Documental
Conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo,
seguimento, uso, avaliao e
arquivamento dos documentos em fase
corrente e intermediria

Conceitos
Documento
Documentos produzidos e recebidos
no decorrer das actividades de um
rgo ou entidade, independente do
suporte em que se apresentam,
registam as suas polticas, funes,
procedimentos e decises.

Etapas da Gesto Documental

Etapas da Gesto Documental

Utilizao
Avaliao e
destinao
Microfilmagem Digitalizao
preservao substituio acesso
Produo
Reformatao de
suporte

 A dependncia do documento dos demais

criados em prol da mesma
misso que o gerou baseia-se no princpio
de integridade ou indivisibilidade.

As qualidades do arquivo e seus

documentos
cinco qualidades do arquivo ou dos seus
documentos. So elas: unicidade,
cumulatividade, organicidade,
imparcialidade e autenticidade.

Teoria das trs Idades

Um dos princpios que norteiam a arquivologia a chamada teoria das trs

idades que divide o ciclo de vida de um documento em trs fases ou idades:
corrente, intermediria e permanente.
1 Idade: Arquivo
Corrente

documentos vigentes, frequentemente consultados.

2 Idade: Arquivo
Intermedirio e/ou
Central

final de vigncia;
documentos que aguardam prazos longos de prescrio ou
precauo;
raramente consultados;
aguardam a destinao final: eliminao ou guarda permanente.

3 Idade: Arquivo
Permanente

documentos que perderam a vigncia administrativa, porm so

providos de valor secundrio ou histrico-cultural.

Ciclo de vida dos documentos

Fonte: Bernardes (1998, p.12)

Arquivo corrente
o conjunto de documentos estreitamente
vinculados aos objectivos imediatos para
os quais foram produzidos ou recebidos
no cumprimento das actividades-fim e
actividades-meio e que se conservam
junto aos rgos produtores em razo de
sua vigncia e frequncia de uso. So
muito usados pela administrao. nessa
idade que se d a avaliao.

Arquivo intermedirio
o conjunto de documentos originrios
de uma unidade de arquivo corrente, com
pouca frequncia de uso, que aguardam
destino final em depsitos de
armazenamento temporrio.
So consultados apenas pelo rgo
produtor ou com autorizao deste.

Arquivo permanente
o conjunto de documentos preservados em
carter definitivo em funo de seu valor
administrativo, fiscal, histrico, testemunhal,
legal, probatrio e cientfico-cultural.
no Arquivo Permanente que um documento
passa a conviver com outros da mesma
natureza, sendo designado ento por fundo de
arquivo. Aqui, o usurio , principalmente, o
pesquisador.

A Importncia dos Workflows numa Organizao

Os Workflows, ou tambm conhecidos por fluxos de trabalho, so uma ideia comum nas organizaes. Trata-se de um simples
processo, onde algum inicia uma tarefa, componentes dessa tarefa so enviados para o respectivo pessoal responsvel, e, quando os
componentes da tarefa esto concludos, quem iniciou a tarefa recebe uma notificao. A ideia estabelecer um ciclo de comunicao
automtica de documentos, e assim, retirar a carga administrativa, necessria para a correcta execuo das mais variadas tarefas.
As tarefas, bem como os workflows que esto envolvidos, so definidos por um grupo de regras de negcio ou pelo caminho que
normalmente os intervenientes seguem para realizarem as tarefas. Estas regras so programadas no software para que, por exemplo,
um documento oficial no possa ser entregue ao gestor sem que este tenha sido analisado pelo departamento legal.
Os workflows j so utilizados no sector privado h j algum tempo. No entanto, na educao ainda uma ideia em emergncia. A
adopo e utilizao de workflows permite a qualquer instituio, quer pblica ou privada, poupar em tempo e gastos em papel, uma vez
que o processo todo ele digital, seguro e mais eficaz.
Imaginemos um possvel workflow numa escola: um professor apanha um aluno com uma conduta errada e teve que o colocar fora da
sala por questes disciplinares. Nesta situao, o professor precisa de preencher um formulrio em papel, e entreg-lo ao Director de
Turma. Este, por sua vez, ir analisar a situao, podendo ou no, enviar a situao para o Conselho Executivo da escola, ou aplicar a
sano ao aluno. A sano aplicada ao aluno seria, assim, adicionada ao formulrio que havia sido inicialmente preenchido pelo Director
de Turma e entregue, numa fase seguinte, secretaria. De seguida, esta ir preencher um documento formal e adicionar os registos de
disciplina informao do aluno existente no sistema. Finalmente, a mesma secretaria iria alterar os registos do alunos que foram
suspensos como resultado de aces disciplinares.
Em suma, o workflow, permite aos professores introduzir uma referncia a uma conduta on-line. Desta forma, o director de turma recebe
uma notificao automtica no seu e-mail e, acedendo pgina Internet da escola pode atribuir a sano disciplinar ou encaminhar a
resoluo para o Conselho Executivo. Ao atribuir a sano gerada uma aco automtica, criando um registo de conduta e, podendo
inclusive, actualizar os registos do aluno no sistema existente na escola.
Acredito que a introduo de sistemas deste gnero nas escolas e em qualquer instituio permitir incrementar em muito o seu
funcionamento, bem como optimizar os seus processos.