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Apostila O Gerenciamento Eficaz Do Tempo Dentro Da Empresa
Apostila O Gerenciamento Eficaz Do Tempo Dentro Da Empresa
br
O GERENCIAMENTO EFICAZ
DO TEMPO DENTRO DA
EMPRESA
Autor: Desconhecido
!
NDICE
A IMPORTNCIA DO TEMPO.....................................................................
03
VOC UM PROCRASTINADOR?..............................................................
04
NO RECICLVEL...................................................................................
05
ATIVIDADE N 1......................................................................................
06
CONTROLANDO O TEMPO.......................................................................
06
ATIVIDADE N 2......................................................................................
07
ATIVIDADE N 3......................................................................................
08
ATIVIDADE N 4......................................................................................
11
ATIVIDADE N 5......................................................................................
11
ATIVIDADE N 6......................................................................................
13
PLANEJANDO O TEMPO..........................................................................
13
ATIVIDADE N 7......................................................................................
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ATIVIDADE N 8......................................................................................
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16
ATIVIDADE N 9......................................................................................
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BIBLIOGRAFIA.........................................................................................
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DICAS DE LEITURA.................................................................................
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A IMPORTNCIA DO TEMPO
A partir de uma viso empresarial, o tempo um recurso finito como o
petrleo, o carvo, o outro e a boa vontade. Ele pode ser esticado e uma vez gasto
no pode ser recuperado.
Ao contrrio dos recursos fsicos, ele no pode ser armazenado na prateleira, e
no possvel fazer um pedido e mandarem mais do estoque. O tempo comea a se
esgotar desde o momento em que o relgio inicia a marcao e, numa empresa em
crescimento, parece nunca haver tempo suficiente.
...Administrar bem o tempo tem sido, para a maioria das pessoas, uma espcie
de misso impossvel. No faltam motivos para acreditar nisso. Segundo pesquisa feita
entre 2000 e 2001 pela International Stress Management (Isma), no Brasil a mdia
semanal de horas trabalhadas varia de 47 a 49, o que representa um ms mais ao ano
quando comparada de dez anos atrs. Ao mesmo tempo, o universo corporativo vem
passando por profundas transformaes. As organizaes esto mais enxutas, o
trabalho est cada vez mais complexo e a presso por resultados s faz aumentar.
Vivemos uma angstia permanente por no conseguir absorver o volume de
informaes disponveis. Numa simples banca de jornal existem mais de 3 mil ttulos
venda, entre jornais, revistas, fascculos, edies especiais etc. No ano de 2000, foram
lanadas e reeditadas pelas editoras mais de 45 mil obras, segundo dados da Cmara
Brasileira do Livro. E h ainda a Internet. Sobra pouco ou quase nenhum tempo para
famlia, filhos, exerccios fsicos, lazer.... (Voc s.a., maro/2002, Edio n 45, p. 27).
Gerenciar o tempo significa estabelecer e seguir um planejamento de estudo que
vise organizar e priorizar os estudos em um contexto de atividades competitivas no
trabalho, famlia, etc.
O principal objetivo deste curso ajudar a tirar o maior proveito do tempo
disponvel da forma mais eficiente.
Ao final deste curso, esperamos que voc consiga:
Identificar suas tarefas de curto e longo prazo;
Desenvolver um programa equilibrado para lidar com as tarefas rotineiras;
Ajudar seu pessoal a estabelecer prioridades e desenvolver programas de
trabalho;
Minimizar o desperdcio do tempo causado por interrupes e atividades
desnecessrias;
Criar flexibilidade suficiente para lidar com as crises e outras prioridades
internas ou externas.
De vrias maneiras, o tempo realmente dinheiro. E, naturalmente, quanto mais
importante voc para a sua empresa, mais valioso o seu tempo.
O controle eficaz do tempo sinal de uma empresa bem administrada.
O primeiro passo para se assumir o controle sobre o tempo gasto em sua empresa
observar exatamente como gasto o seu prprio tempo.
!
Uma rpida comparao de quantas horas voc realmente gasta, e quantas horas
voc gostaria de gastar, em cada rea de atividade de sua vida, deve indicar onde se est
consumido tempo de mais ou de menos.
Controlar o tempo sempre mais difcil do que parece.
Em quaisquer circunstncias, seria justo dizer que o tempo mais importante do
que o dinheiro.
VOC UM PROCRASTINADOR?
...Procrastinar sinnimo de deixar para amanh, empurrar com a barriga,
prostergar, adiar.
um comportamento de autodefesa, um modo de diminuir diversos medos.
Segundo Neil Fiore, da Universidade da Califrnia, em Berkley, um mecanismo para
enfrentar a ansiedade associada com iniciar ou completar qualquer tarefa ou
deciso....
...Procrastinadores pensam ter uma falta de habilidade em gerenciar seu tempo.
Procuram livros e cursos sobre o assunto, mas todas as abordagens tradicionais
falham. Procrastinadores crnicos, em vez de fazerem as coisas, tendem a gastar seu
tempo pensando sobre o que eles deveriam estar fazendo. E a que a vida se vai.
preciso entender que seu comportamento uma tentativa de resolver uma
variedade de questes, em que aparecem perfeccionismo, baixa auto-estima, medos,
desequilbrio entre trabalho e lazer.
So cinco os grandes medos que conduzem procrastinao: medo do fracasso
(a procrastinao d uma desculpa para no atingir a nota ou desempenho mximo), do
sucesso (mantm-nos afastado do melhor e das conseqncias que podem advir), de
perder a batalha (um modo indireto de resistir presso de autoridades), da separao
(se voc valoriza acima de tudo sua individualidade e solido e se sente ameaado
quando se envolve demais com outras pessoas).... (Revista Vencer, n 24,
Setembro/2001, p. 35 e 36).
...Entre a fauna de procrastinadores, podemos identificar algumas espcies
bem definidas:
Procrastinador Emocional: o que no consegue fazer nada que no atenda a suas
aspiraes de satisfao imediata. Na filosofia poderia ser classificado como um
hedonista. O que d prazer, fao agora, o que no d, deixo para depois, quem sabe
para o dia de So Nunca.
Procrastinador Estressado: o que qualifica todas as tarefas, ou a maioria delas, como
barreiras quase intransponveis a serem superadas todos os dias. O estresse que rola
em seu dia-a-dia, fatalmente provoca acmulos, delongas e procastinaes. O grande
problema do estressado o de no confiar em suas prprias habilidades para resolver
os problemas bsicos.
Procrastinador Confuso: o que incapaz de priorizar. Embaralha as tarefas
aleatoriamente, sem uma cronologia que obedea lgica simples de se fazer primeiro
o que mais importante, e depois o restante. Acaba tendo que deixar para amanh
alguma coisa que tinha que ter sido feita hoje.
Procrastinador Atemporal: o que no tem noo de tempo. Administra os minutos como
se fossem horas e vice-versa. aquele cuja frase preferida : Meu sonho de consumo
um dia de 48 horas.
!
Procrastinador Preguioso: o que acha que nada mais importante do que seu
conforto. o tal que acredita que o que vital hoje ser importante amanh e
secundrio depois de amanh. Portanto no h nada que o tempo no resolva. Deixa
quieto!
Procrastinador Folclrico: o que se orgulha de ser o que deixa para depois, pois nato
tem outra maneira de se diferenciar dentro da empresa.
Independente da variedade, no h como deixar de reconhecer um exemplar
procrastinador. aquele para quem, com o tempo, j no se d nenhuma tarefa
importante. Vira motivo de comentrios maldosos ou engraadinhos.... (Revista
Vencer, n 24, Setembro/2001, p. 98).
E a, voc um procrastinador?
NO RECICLVEL
Imagine que voc tenha uma conta corrente e a cada manh voc acorde com um
saldo de R$ 86.400,00. S que no permitido transferir o saldo do dia para o dia
seguinte.
Todas as noites o seu saldo zerado, mesmo que voc no tenha conseguido
gast-lo durante o dia.
O que voc faz?...
Voc tentar gastar cada centavo, no mesmo?
Pois saiba que do saldo que estamos falando, todos ns fazemos mrito e a
moeda chama-se TEMPO.
Todas as manhs nos so creditados 86.400 segundos. Todas as noites o saldo
debitado como perda.
No permitido acumular este saldo para o dia seguinte.
No h volta. Voc precisa gastar vivendo no presente o seu depsito dirio.
Invista, ento, no que for melhor: na sade, na felicidade, no sucesso, ou naquilo
que lhe seja caro.
O relgio est correndo. Faa de cada dia o seu melhor dia.
Voc poder perguntar: que valor tem um ano em uma vida inteira? Pergunte a
um estudante que repetiu a srie.
Que valor tem um ms? Basta perguntar a uma me que teve seu filho
antecipadamente.
Uma semana s, que diferena faz? Oua a resposta de um editor de um jornal
semanal.
Mas s uma hora. O que acha disto as amantes que esto esperando para se
encontrarem?
Um minuto no faz diferena. Que tal a resposta de algum que perdeu o trem?
E um segundo apenas? Oua a resposta de uma pessoa que conseguiu evitar um
acidente no ltimo instante.
Qual o valor do milsimo de segundo? Pense no atleta que recebeu a medalha de
prata em uma competio.
Lembre-se, o tempo no espera por ningum. Ontem historia e o amanh um
mistrio. O hoje uma ddiva. Por isso se chama PRESENTE.
!
ATIVIDADE N 1
1. Escreva no quadro a seguir quantas horas por semana, em mdia, voc gostaria
de gastar nas seguintes reas de sua vida.
2. Anote na segunda coluna quantas horas por semana, em mdia, voc de fato
gasta nessas reas.
3. Se houver diferena entre a proporo de tempo que voc gostaria de gastar na
empresa e o tempo que voc realmente gasta, observe a razo dessa disparidade.
REAS
Empresa
Famlia
Lazer
Esporte caminhada
Trabalho voluntrio
Religio
Encontros sociais
Outras atividades
TOTAL SEMANAL
HORAS (PREFERNCIA)
HORAS (REALIDADE)
CONTROLANDO O TEMPO
A chave para a boa administrao do tempo planejar o uso dele no futuro, o
que, por sua vez, depende de saber como realmente o tempo consumido agora. Antes
de planejar qualquer coisa, preciso saber onde quer chegar e, na medida do possvel,
onde voc se situa no momento.
Dada a importncia de se ter um controle da maneira como o tempo gasto em
sua empresa, preciso saber exatamente como, de fato, consumido esse tempo.
O segredo da anlise eficaz do tempo est em manter um registro preciso de
como ele utilizado, e em que atividades, durante um determinado perodo.
O princpio do controle atravs de um registro bastante simples s anotar
regularmente os eventos dirios de uma forma que faa sentido para voc mais tarde.
Em primeiro lugar, grande parte das habilidades necessrias para o bom
gerenciamento do crescimento depende fundamentalmente de se adotar algum tipo de
abordagem sistemtica.
Em segundo lugar, em princpio, pode parecer chato ou artificial ficar lembrando
de anotar tudo, mas, aps alguns dias, isto pode virar hbito.
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ATIVIDADE N 2
CONTROLE DE TEMPO DIRIO DATA:
TRABALHO REUNIES ESPORTES SOCIAL
07:00
07:30
08:00
08:30
09:00
09:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
PRINCIPAIS ATIVIDADES
Trabalho
Reunies
Esportes
Social
CONTROLE DE TEMPO
TOTAL DIRIO (HORAS)
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OUTROS DADOS
Dependendo do tipo de empresa, podem ser inclusos outros dados para constar
em um controle de tempo. Aqui esto algumas sugestes:
Responder ou escrever cartas,
Cuidar da administrao interna,
!
Tempo ao telefone,
Tempo gasto conversando com clientes,
Viagens,
Vendas,
Atendendo a consultas,
Planejamento,
Reunies,
Cuidando de emergncias,
Conversando com colegas,
Discutindo problemas,
Outros.
A questo importante que o registro deve permitir a identificao daqueles
pontos em que voc acha que est perdendo, ou, no usando de forma eficiente o seu
prprio tempo.
Durante todo o dia de trabalho, geralmente no muito difcil distinguir as
tarefas menos importantes daquelas que realmente precisam ser executadas.
Um dos problemas mais comuns na boa administrao do tempo deixar as
coisas menos importantes tomarem o lugar das mais importantes. Duas consideraes
bsicas resolvem qual a importncia de uma pequena tarefa e, conseqentemente, quanto
tempo deve ser gasto com ela.
preciso fazer uma distino bsica entre as tarefas urgentes e as no urgentes
e entre as tarefas vitais e no vitais.
As tarefas urgentes so aquelas que precisam ser completadas no momento ou
rapidamente, a fim de alcanar o resultado desejado.
As tarefas vitais so aquelas que so essenciais ou muito importantes para a
sobrevivncia da empresa ou para se completar seu objetivo principal.
ATIVIDADE N 3
Volte aos registros de controle de tempo completados na Atividade 2 e use a
matriz que se segue para classificar as tarefas registradas durante o perodo relevante
(semana, quinzena, ms, etc.) como vitais urgentes, vitais no urgente, urgentes-no
vitais ou no urgentes-no vitais.
U
R
VITAL
QUADRANTE I
NO VITAL
QUADRANTE III
!
QUADRANTE IV
NO URGENTE
QUADRANTE II
10
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ATIVIDADE N 4
Qual o principal objetivo de sua empresa?
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12
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_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
A prioridade das tarefas em um dia determinado depender de sua importncia
relativa para a empresa e dos possveis efeitos que causaro se no forem completadas.
A importncia delas pode ser classificada quanto ao grau em que elas so vitais ou
urgentes.
Se voc como a maioria dos gerentes, muito ocupado, provavelmente
descobrir que as circunstncias determinam o tipo de tarefa que se deve executar com
maior urgncia.
Em circunstncias em que a sua rotina normal est ameaada, as tarefas de
manuteno esto sempre frente.
As tarefas de manuteno so as atividades rotineiras e necessrias que todas as
empresas precisam manter em dia, enquanto as de iniciao so as mais planejadas,
inovadoras e estratgicas do lder. Elas incluem contratar mais pessoal, experimentar
novos produtos, atualizar a produo ou introduzir nova tecnologia ou procedimentos.
As preferncias pessoais e os alvos de sua empresa tero influncia em como
analisar os problemas e priorizar o trabalho. Entretanto, medida que a empresa se
desenvolve, voc poder acabar se concentrando mais nas questes organizacionais ou
de mercado, do que nos problemas mais prticos de realmente fornecer seus produtos ou
servios. Seu senso de prioridade mudar medida que seu papel na empresa for se
alterando. importante estar consciente de que as prioridades mudam.
Basicamente, as tarefas importantes so as que levam a atingir os objetivos de
sua empresa. Esse planejamento, tomada de decises e implementao de aes so
geralmente chamadas tarefas ativas. Por outro lado, as tarefas resultantes de cartas,
ligaes telefnicas ou visitas inesperadas, como tambm reagir na hora da crise, so
chamadas de reativas. valioso poder distinguir entre elas. As tarefas ativas deveriam
ocupar cada vez mais o seu dia se voc est usando e planejando efetivamente o seu
tempo. Infelizmente, vrios gerentes muito ocupados, na verdade, gastam tempo demais
com as tarefas reativas.
ATIVIDADE N 5
A
TI
DE INICIAO
QUADRANTE I
DE MANUTENO
QUADRANTE II
!
QUADRANTE IV
REATIVA
QUADRANTE III
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ATIVIDADE N 6
!
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TAREFA
PROBLEMA
PRINCIPAIS CAUSAS
POSSVEIS
INTERNAS
EXTERNAS
SOLUES
PESSOAL TCNICO PESSOAL TCNICO
PLANEJANDO O TEMPO
Decidir a prioridade das tarefas crtico, mas apenas o primeiro passo para a
boa administrao do tempo.
prxima etapa organizar seu trabalho de acordo com as prioridades. Qualquer
dia de trabalho apresenta uma grande variedade de tarefas de alta, mdia ou baixa
prioridade que voc tem de administrar uma vez que o seu trabalho de gerente engloba
uma gama de responsabilidades.
Na verdade, aquilo que, para voc, uma tarefa de baixa prioridade, pode ser o
primeiro passo indispensvel nas de alta prioridade de vrios funcionrios: uma de suas
principais funes manter o fluxo do trabalho.
A chave para se administrar o tempo com xito e estabelecer prioridades est na
tarefa aparentemente simples de manter um dirio.
O papel positivo e crucial de um dirio no planejamento do seu dia de trabalho
pode parecer bvio e banal, mas precisa ser encarado. O importante sobre o dirio que
se trata de um mtodo simples de registrar informaes relativas ao tempo, como
tambm fcil de usar ao se decidir sobre o plano de ao para cada dia (ou semana),
!
15
ATIVIDADE N 7
1. Analise seu controle de tempo da ATIVIDADE N 2 e anote na tabela abaixo as
tarefas que aparecem regularmente, dia aps dia, e o horrio do dia em que elas
geralmente acontecem.
2. Identifique as tarefas que, pela experincia, voc sabe que acontecem
regularmente, mas no diariamente, anotando o horrio do dia em que elas
ocorrem.
3. Anote quaisquer outras tarefas que voc sinta, podem ser previstas.
4. Faa um trabalho mental com relao prxima semana, completando um
controle de tempo e alocando as tarefas previsveis inclusive as do seu dirio
nos horrios e dias apropriados.
5. Finalmente, identifique as tarefas previsveis no prioritrias que no sejam
previstas e que voc possa delegar para outra pessoa:
HORRIO
07:00
07:30
08:00
08:30
DIRIO
REGULAR
PRXIMA SEMANA
DELEGAR
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09:00
09:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
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17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
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Voc quem melhor pode julgar quais as tarefas mais vitais e urgentes a cada
dia, portanto deve poder resolver quais as tarefas prioritrias. Ento precisa decidir
quando iniciar cada tarefa e quanto tempo ir gastar nela. Basicamente, o momento de se
executar uma tarefa depende da sua urgncia e quanto tempo se gasta, depende do grau
em que ela seja vital ou no.
Existem duas principais consideraes a serem feitas ao se pensar na
reorganizao de sua empresa. A primeira pensar em si mesmo, em como voc v seu
papel na empresa e no que voc deseja alcanar em relao a ela. A segunda analisar as
necessidades comerciais e organizacionais da empresa em relao ao melhor caminho
para a expanso.
ATIVIDADE N 8
Comeando por voc mesmo, e em seguida com os elementos-chave ou grupos
de funcionrios-chave, faa em folha anexa:
1. Tente descrever resumidamente a funo de cada pessoa.
2. Relacione todas as atividades e responsabilidades que precisam ser assumidas a
fim de se executar bem a funo.
3. Tente classificar as tarefas e responsabilidades dentro das categorias que voc
considera centrais funo e as que no so essenciais.
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4. Observe aquelas funes que so rotina e as que exigem certo tipo de julgamento
independente para serem completadas.
Se voc discutir o trabalho dos funcionrios com eles, pode ficar surpreso, ao ver
que prioridades compartilhadas no so as mesmas. A questo principal do ponto-devista da administrao do tempo que cada pessoa conhea as suas tarefas e
responsabilidades, bem como as dos outros, a fim de que todos saibam como o trabalho
deve fluir e quem passa trabalho para quem.
ATIVIDADE N 9
ANALISE
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INTERRUPES:
As interrupes significam que ns temos valor, amigos e informaes
importantes. Em alguns casos, as interrupes significam que voc faz parte dos
negcios.
Para evitar abusos, porm, voc precisa aprender a dizer no e a ser firme. No
confunda boa educao com complacncia. Diga pessoa que o interrompeu que est
ocupado(a). Se estiver escrevendo e algum entrar em sua sala, no solte a caneta, caso
contrrio ele(a) achar que voc tem tempo de sobra para ouvi-lo.
Outra armadilha na qual pode se cair com freqncia a de colocar cadeiras
estrategicamente em frente sua mesa para receber os visitantes. A sada deixar as
cadeiras num canto qualquer de sua sala. Se a pessoa, no entanto, merecer maior
ateno, a, sim, voc deve se levantar e posicionar a cadeira diante da mesa.
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IMPREVISTOS:
No h como evitar os imprevistos. Para isso, mantenha um espao de tempo
livre na agenda para cuidar desse tipo de problema. Dessa forma, o imprevisto estar
relativamente previsto dentro de sua programao.
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"
20
BIBLIOGRAFIA
GRAY, Colin. Economizando Tempo na Sua Empresa Como Voc e sua Equipe
Podem Fazer Mais em Menos Tempo.Trad. Charles Spencer Bacon. Belo Horizonte.
Sebrae-MG, 1998.
Textos Diversos.
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21
ANEXOS
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23
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!
25
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Elaine St. James Mandarim
Trabalho e Vida Pessoal
Harvad Business Review Campus
Os 7 Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes
Stephen R. Covey Best Seller
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