ARQUIVO PBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP

GESTO DOCUMENTAL APLICADA

Ge s t o D o c u m e n ta l
A p lic a d a
Ieda Pimenta Bernardes
Hilda Delatorre

Governo do Estado de So Paulo

So Paulo
2008

Gesto Documental
Aplicada

Ieda Pimenta Bernardes

Hilda Delatorre

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Jos Serra
Governador

CASA CIVIL
Aloysio Nunes Ferreira Filho
Secretrio Chefe

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO

Carlos de Almeida Prado Bacellar
Coordenador

DEPARTAMENTO DE GESTO DO SISTEMA DE

ARQUIVOS DO ESTADO DE SO PAULO - SAESP
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Tcnica

FICHA CATALOGRFICA
______________________________________________________________________________________________________________________

Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao)

Gesto Documental Aplicada / Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre
So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008
54 p.
ISBN: 978-85-61599-02-7.
1. Arquivologia 2. Arquivos pblicos So Paulo (Estado) 3. Gesto documental 4. Plano de
classificao 5. Tabela de temporalidade 6. Documentos Pblicos So Paulo (Estado)
I. Ttulo
______________________________________________________________________________
Copyright 2008 by Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP
Rua Voluntrios da Ptria, 596, 02010-000, So Paulo-SP
Fone: (0xx11) 2221-3990
saesp@arquivoestado.sp.gov.br
www.saesp.sp.gov.br
Arquivo Pblico do Estado
www.arquivoestado.sp.gov.br

ndice
Gesto documental e cidadania.........................................................................6
Os arquivos e a gesto documental..................................................................7
Objetivos da gesto de documentos..............................................................................8
Atividade da gesto de documentos...............................................................................9
A gesto e o ciclo de vida dos documentos..................................................................10
Instrumentos de gesto de documentos.......................................................................10
Gesto de documentos: fundamentos legais................................................11
Plano de Classificao de Documentos de Arquivo...................................14
Objetivos e benefcios da classificao........................................................................14
Contexto de produo e organicidade..........................................................................15
Classificao e anlise de documentos........................................................................15
Propriedades dos documentos de arquivos..................................................................15
Documentos de arquivo: elementos caractersticos......................................................16
Metodologia e estratgias para elaborao do Plano de
Classificao de Documentos de Arquivo.....................................................................16
Etapas para elaborao do Plano de Classificao de Documentos de Arquivo..........23
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo...............................33
Conceito de Avaliao Documental...............................................................................35
Objetivos e benefcios da avaliao documental...........................................................35
Por que elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo?.................36
O que a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo?................................36
Competncia para avaliar documentos: Comisses de Avaliao
de Documentos de Arquivo............................................................................................37
Metodologia e estratgias para elaborao da Tabela de Temporalidade
de Documentos de Arquivo............................................................................................38
Etapas para elaborao do Plano de Classificao de Documentos de Arquivo..........39
Avaliao e eliminao da massa documental acumulada
em rgos pblicos: atividades tcnicas
e procedimentos administrativos......................................................................45
Concluso..................................................................................................................50
Bibliografia................................................................................................................52

1. Gesto documental e cidadania

As informaes produzidas, recebidas e acumuladas pelos rgos e entidades da

Administrao Pblica no exerccio de suas funes e atividades so registradas nos documentos
pblicos, que, por sua vez, so preservados nos arquivos pblicos, instrumentos essenciais para a
tomada de decises, para a comprovao de direitos individuais e coletivos e para a o registro da
memria coletiva.
Torna-se cada vez mais estratgico para o Estado Moderno o amplo acesso s informaes
de governo, considerando-se o fortalecimento da democracia e o pleno exerccio da cidadania,
bem como o avano das tecnologias da informao, que vem permitindo crescente racionalizao
de procedimentos, operaes e rotinas de trabalho.
Entretanto, a ausncia da poltica de gesto conduz a uma pluralidade, heterogeneidade e,
por vezes, ausncia de normas, mtodos e procedimentos de trabalho nos servios de protocolo e
arquivo dos rgos da administrao pblica, que vm dificultando o acesso s informaes, bem
como provocando o acmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros
depsitos empoeirados de papis.
Os Planos de Classificao e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados
garantem a simplificao e a racionalizao dos procedimentos de gesto documental, imprimem
maior agilidade e preciso na recuperao dos documentos e das informaes e autorizam a
eliminao criteriosa de documentos cujos valores j se esgotaram.
Por outro lado, pode parecer ao Poder Pblico que o pleno e rpido acesso s informaes
depende exclusivamente da incorporao de tecnologias avanadas. No se cogita que o
desenvolvimento de sistemas informatizados dependa de requisitos que apenas uma poltica de
gesto documental possa definir. Nesse sentido, preciso esclarecer que a informtica apresentase como uma ferramenta da gesto integral de documentos e que o Poder Pblico precisa produzir
e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produo documental, o que envolveria uma rea
tambm tcnica - a arquivstica, e que esse trabalho demanda, assim como os trabalhos na rea
de tecnologia da informao, um aporte de recursos humanos e financeiros. Somente a elaborao
de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos para a produo, tramitao, avaliao, uso e
arquivamento de documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediria
e idade permanente), com a definio de seus prazos de guarda e de sua destinao final permite
o desenvolvimento e a implementao eficaz de sistemas informatizados de gesto de documentos
e informaes.
Ao definir normas e procedimentos tcnicos referentes classificao, avaliao,
preservao e eliminao de documentos pblicos, a gesto documental contribui decisivamente
para atender s demandas da sociedade contempornea por transparncia nas aes de governo
e acesso rpido s informaes.

2. Os arquivos e a gesto de documentos

Em geral, o arquivo considerado uma unidade administrativa menor, sem atribuies bem
definidas a no ser guardar papis. O conceito corrente de arquivo sinnimo de arquivo
morto, ou seja, um amontoado de papis velhos sem utilidade nenhuma.
Sua posio hierrquica na estrutura administrativa dos rgos pblicos e das empresas
privadas induz ao desprestgio, desvalorizao de seus servios e falta de recursos materiais e
humanos com qualificao tcnica adequados ao seu pleno funcionamento.
Por outro lado, para o controle pleno dos documentos, desde a sua produo at a sua
destinao final, torna-se necessrio assegurar a integrao dos protocolos com os arquivos
visando padronizao dos procedimentos tcnicos. Essa integrao permitir que os documentos
sejam rapidamente localizados no apenas durante sua tramitao, mas tambm durante o perodo
em que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente, intermedirio e permanente.
As falhas nos sistemas de controle da produo e tramitao dos documentos, a acumulao
desordenada e a falta de normas e procedimentos arquivsticos comprometem a qualidade das
atividades rotineiras, uma vez que dificulta o acesso informao, onera o espao fsico e aumenta os
custos operacionais.
Assim, a implantao de um programa de gesto documental garante aos rgos pblicos e
empresas privadas o controle sobre as informaes que produzem ou recebem, uma significativa
economia de recursos com a reduo da massa documental ao mnimo essencial, a otimizao e
racionalizao dos espaos fsicos de guarda de documentos e agilidade na recuperao das
informaes.
O programa de gesto documental dever definir normas e procedimentos tcnicos referentes
produo, tramitao, classificao, avaliao, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu
ciclo de vida (idade corrente, idade intermediria e idade permanente), com a definio de seus prazos
de guarda e de sua destinao final, requisitos necessrios inclusive, para o desenvolvimento de
sistemas informatizados de gesto de informaes.
Ao fazer gesto documental no estamos nos preocupando somente em atender aos
interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usurios, mas estamos nos
assegurando

que

os

documentos

indispensveis

reconstituio

do

passado

sejam

definitivamente preservados. Aliado ao direito informao est o direito memria.

A gesto documental pressupe uma ampla pesquisa e estudo da produo documental de
um organismo produtor. A fim de identificar os tipos documentais produzidos, recebidos e
acumulados, definir quais e quando podero ser eliminados e quais devero ser preservados
permanentemente.
A execuo das atividades de gesto, classificao e avaliao, permitem a elaborao do
Plano de Classificao e de Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Esses dois instrumentos associados garantem a simplificao e a racionalizao dos

procedimentos de gesto documental, imprimindo maior agilidade e preciso na recuperao dos
documentos e informaes.
Na Administrao Pblica, atualmente, graas Constituio Federal de 1988, os arquivos
esto associados conquista de direitos civis e ao exerccio pleno da cidadania. No captulo sobre
os direitos e garantias fundamentais, a Constituio Federal, assegurou a todos o direito ao acesso
informao e o direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou
de interesse coletivo geral (art. 5, incisos XIV, XXIX) resgatando assim a vocao inicial dos
arquivos, de coadjuvante das aes de governo, uma vez que responsvel pela formulao de
poltica pblica de gesto de documentos, nos termos da Lei federal n. 8.159/91, que regulamentou
o artigo 216 da Constituio Federal.
Os Arquivos Pblicos responsabilizavam-se apenas pela guarda e divulgao do patrimnio
documental de valor histrico e cultural. Para executar a atribuio de formular poltica pblica de gesto
de documentos, determinada pela Constituio Federal e pela Lei federal de arquivos, precisam sair do
isolamento ao qual se confinaram e interagir com os geradores da produo documental dos rgos
pblicos.
Para desenvolver as atribuies referentes gesto documental as instituies arquivsticas
esto adotando a estratgia de criar, oficialmente, sistemas de arquivos para integrar todos os rgos e
entidades da administrao pblica, tendo como rgo central a prpria instituio arquivstica, isto , o
Arquivo Pblico.
Outra estratgia a instituio de Comisses de Avaliao de Documentos em cada um dos
rgos e entidades da administrao, para garantir a articulao entre o rgo central e os rgos
setoriais, integrantes do Sistema.
A importncia dessa estratgia reside no fato de ser a gesto documental um conjunto de
atividades que para o seu desenvolvimento precisa adotar uma metodologia participativa, pois envolve
todos os agentes pblicos envolvidos com a produo, recebimento, acumulao e uso de documentos.

Objetivos da gesto de documentos:

Assegurar o pleno exerccio da cidadania

Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes

Promover a transparncia das aes administrativas

Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada

Agilizar o processo decisrio

Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe

Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos

Racionalizar a produo dos documentos

Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e

eliminao de documentos

Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente

Atividades da gesto de documentos

Produo de documentos elaborao padronizada de tipos/sries documentais,

implantao de sistemas de organizao da informao e aplicao de novas tecnologias
aos procedimentos administrativos.

Utilizao dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento,

classificao, registro, distribuio, tramitao e expedio), todas as atividades de Arquivo
(organizao e arquivamento, reproduo, acesso documentao e recuperao de
informaes) e a gesto de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou
informatizados.

Destinao de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gesto de

documentos que a avaliao. A avaliao se desenvolve a partir da classificao dos
documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos rgos pblicos ou empresas
privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinao final,
garantindo a preservao de documentos de guarda permanente e a eliminao criteriosa
de documentos desprovidos de valor probatrio e informativo.

Tramitao - estudo das instncias de deciso, padronizao e controle do fluxo

documental (workflow).

Organizao e arquivamento de acordo com os critrios definidos no Plano de

Classificao.

Reproduo Duas razes para a reproduo: 1. reproduo visando a preservao do

documento original de guarda permanente e, 2. reproduo visando a substituio do
documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de guarda temporria poder
ser eliminado e o microfilme dever ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de
Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Classificao recupera o contexto de produo dos documentos, isto , a funo e a

atividade que determinou a sua produo e identifica os tipos/sries documentais.

Avaliao trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os

documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e
destinao (eliminao ou guarda permanente).

A gesto e o ciclo de vida dos documentos

A gesto documental assegura o cumprimento de todas as fases do documento: corrente,

intermediria e permanente. Nesse sentido a gesto documental garante o efetivo controle do
documento desde sua produo at sua destinao final: eliminao ou guarda permanente e
permite a localizao dos documentos e acesso rpido s informaes.

Arquivo corrente ou 1 idade: os documentos esto estreitamente vinculados aos fins imediatos
(administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produo ou recebimento no cumprimento de
atividades e se encontram junto aos rgos produtores/acumuladores em razo de sua vigncia e
da freqncia com que so consultados por eles. nessa idade que os documentos devem ser
avaliados determinando-se os prazos de permanncia dos documentos no arquivo corrente,
quando devero ser transferidos ao arquivo intermedirio, quais os que podero ser eliminados e
quais devero ser recolhidos ao arquivo permanente.
Arquivo intermedirio ou 2 idade: documentos originrios do arquivo corrente, com pouca
freqncia de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrio ou precauo no arquivo
destinado guarda temporria. So consultados, com maior freqncia, pelo rgo produtor.
Nessa fase, aps o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinao final
procedendo-se eliminao, coleta de amostragem dos documentos que sero eliminados ou
recolhimento ao arquivo permanente.
Arquivo permanente ou 3 idade: os documentos so preservados em definitivo em razo de seu
valor histrico, testemunhal, legal, probatrio e cientfico-cultural. Como fonte de pesquisa so
liberados para consulta, sendo permitido o acesso ao pblico em geral.
Instrumentos da gesto de documentos
O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo so
instrumentos eficazes de gesto documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificao e a
racionalizao dos procedimentos de gesto, imprimindo maior agilidade e preciso na
recuperao dos documentos e das informaes, autorizando a eliminao criteriosa de
documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservao dos documentos de
guarda permanente.

10

O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo resulta da atividade de

classificao que recupera o contexto de produo dos documentos de arquivo agrupando-os de
acordo com o rgo produtor, a funo, a subfuno e a atividade responsvel por sua produo
ou acumulao.
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de
avaliao, que define prazos de guarda para os documentos em razo de seus valores
administrativo, fiscal, jurdico-legal, tcnico, histrico, autoriza a sua eliminao ou determina a sua
guarda permanente.

3. Gesto de documentos: fundamentos legais

Gesto documental
Constituio Federal de 1988, art. 216, 2.
Cabem administrao pblica, na forma de lei, a gesto da documentao governamental e as
providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.
dever do poder pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivo,
como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como
elemento de prova e informao.
Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 3.
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 17
A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

11

Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 21

Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos
observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.
Acesso informao
Constituio Federal de 1988, art. 5., XXXIV
Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de
interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado.
Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 4
Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas.
Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 22
assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Arquivos
Lei federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 2.
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia
do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Arquivos Pblicos
Lei federal de Arquivos n. 8.159, art. 7, 1
Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de
suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de
carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio
de suas atividades.
Decreto federal n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, art. 15
So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal
e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias;
II produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, o exerccio de seu cargo ou funo ou
deles decorrente;
III produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista.
Proteo ao patrimnio documental
Constituio Federal de 1988, art. 23
competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios:
III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico e cultural, os monumentos,
as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos.
Constituio Federal de 1988, art. 24
Compete Unio, aos Estados, e ao Distrito Federal legislar concorrentemente sobre:
VII - proteo ao patrimnio histrico, cultural, turstico e paisagstico.

12

Decreto estadual n. 22.789, de 19 de outubro de 1984, art. 3.

Consideram-se integrantes do patrimnio arquivstico pblico todos os documentos, de qualquer
tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada rgo da administrao
do Estado de So Paulo, como produto do exerccio de funes executivas, legislativas e
judicirias.
Eliminao de documentos pblicos
Lei federal de Arquivos n. 8.159, art. 9
A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser
realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Lei federal de Arquivos n. 8.159, art. 10
Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
Decreto Federal n. 1.799, de 30/01/96, art. 11
Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser
microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.
Decreto Federal n. 1.799, de 30/01/96, art. 12
A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua
inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao
de filme cpia.
Resoluo CONARQ n. 5, de 30 de setembro de 1996 (D.O.U de 11/10/1996).
Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos dirios oficiais da Unio,
Distrito Federal, Estados e Municpios.
Resoluo CONARQ n. 7, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97).
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e
entidades integrantes do Poder Pblico.
Crimes contra os documentos pblicos
Cdigo Penal, art. 305
Destruir, suprimir ou ocultar, em benefcio prprio ou de outrem, ou em prejuzo alheio, documento
pblico ou particular verdadeiro, de que no podia dispor:
Pena recluso de dois a seis anos, e multa, se o documento pblico, e recluso, de um a cinco
anos, e multa, se o documento particular.
Lei Federal n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998
Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao
meio ambiente, e d outras providncias.
Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimnio cultural
Art. 62 Destruir, inutilizar ou deteriorar:
II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei,
ato administrativo ou deciso judicial:
Pena recluso, de um a trs anos, e multa
Decreto Federal n. 3.179, de 21 de setembro de 1999
Dispe sobre a especificao das sanes aplicveis s condutas e atividades lesivas ao meio
ambiente, e d outras providncias
Art. 49 Destruir, inutilizar ou deteriorar:
II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei,
ato administrativo ou deciso judicial:
Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais)

13

Legislao do Estado de So Paulo

Decreto n. 22.789, de 19 de outubro de 1984 - Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo
Decreto n. 29.838, de 18 de abril de 1989 - Dispe sobre a constituio da Comisso de Avaliao
de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado
Decreto n 48.897 de 27 de agosto de 2004 - Dispe sobre os arquivos pblicos, os documentos de
arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao do Estado de So Paulo, define normas para avaliao, guarda e eliminao de
documentos de arquivo e d providncias correlatas.
Decreto n 48.897 de 27 de agosto de 2004 - Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de
Temporalidade dos Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: AtividadesMeio e d providncias correlatas.
4. Plano de Classificao de Documentos de Arquivo
A ausncia de normas, mtodos e procedimentos de trabalho provocam o acmulo
desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depsitos de papis,
dificultando o acesso aos documentos e a recuperao de informaes necessrias para a tomada
de decises no mbito das instituies pblicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaborao
do Plano de Classificao assume uma importncia relevante como ferramenta de gesto
documental, exigindo, para sua elaborao, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento
do organismo produtor e o comprometimento dos profissionais de todas as suas reas de atuao.
O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo apresenta os documentos
hierarquicamente organizados de acordo com a funo, subfuno e atividade (classificao
funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificao estrutural), responsveis
por sua produo ou acumulao. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produo
documental, atribumos cdigos numricos aos tipos/sries documentais.
Classificao: Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas,
funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.
(CAMARGO, Ana Maria de A., BELLOTTO, Helosa L. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AABSP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996)

Entende-se por classificao de documentos o conjunto de procedimentos e operaes

tcnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor,
funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. O
instrumento resultante da classificao o Plano de Classificao de Documentos.
So Paulo (Estado). Decreto estadual n 48.897, de 27 de agosto de 2004, art. 10, pargrafo nico.
Objetivos e benefcios da classificao

Organizao lgica e correto arquivamento de documentos

Recuperao da informao ou do documento

Recuperao do contexto original de produo dos documentos

Visibilidade s funes, subfunes e atividades do organismo produtor

Padronizao da denominao das funes, atividades e tipos/sries documentais

Controle do trmite

Atribuio de cdigos numricos

14

Subsdios para o trabalho de avaliao e aplicao da Tabela de Temporalidade

Contexto de produo e organicidade

No decorrer do exerccio das funes e atividades de um rgo pblico ou empresa privada,
os documentos so acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza
ou do suporte da informao. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por
serem provenientes de uma nica fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O
arquivo, portanto, um conjunto indivisvel de documentos que espelha a trajetria e o
funcionamento do organismo produtor.
Assim, o documento em seu contexto original de produo pleno de significado, pois
integra um conjunto de documentos que possibilita compreender as funes e atividades
executadas pelo rgo produtor. Os documentos de arquivo no tm importncia em si mesmos,
isolados, ainda que contenham informaes aparentemente valiosas.
Classificao e anlise de documentos
A classificao de um documento de arquivo exige uma rigorosa anlise documental que
deve partir, antes de qualquer coisa, da definio do objeto a ser analisado: o documento de
arquivo.
Os documentos de arquivo so registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o
magntico ou ptico, produzidas, recebidas e mantidas por um rgo pblico ou empresa privada
no exerccio de suas atividades, que apresentam caractersticas prprias:

So produzidos, recebidos ou acumulados organicamente no exerccio de funes e

atividades de um rgo pblico ou empresa privada.

J nascem com valor probatrio. Primeiro, porque testemunham o exerccio de uma

funo/atividade e, segundo, porque podem asseguram direitos individuais ou coletivos.

Propriedades dos documentos de arquivo

Imparcialidade

Os documentos de arquivo so produzidos para atender determinadas

demandas e trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e aes que
manifestam e para cuja realizao contribuem.

Autenticidade

Os documentos so autnticos porque so criados, mantidos e

conservados sob custdia de acordo com procedimentos regulares que
podem ser comprovados.

Naturalidade

Os documentos de arquivo so acumulados de maneira contnua e

progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, o que os
dota de um elemento de coeso espontnea, ainda que estruturada.

Interrelacionamento

Unicidade

Os documentos de arquivo esto ligados entre si por um elo que

criado no momento em que so produzidos ou recebidos, que
determinado pela razo de sua produo e que necessrio sua
prpria existncia, capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu
significado, confiabilidade e autenticidade.
Cada documento de arquivo assume um lugar nico na estrutura
documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.

15

Fonte: DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporneos como provas de ao. Estudos histricos, Rio de
Janeiro, v.7. n 13, 1994, p.49-64 (extrado da apostila Introduo poltica e ao tratamento dos arquivos. Apostila
01/2002 Classificao e Ordenao Janice Gonalves p.80)

Documentos de arquivo: elementos caractersticos

Na anlise documental podem ser identificados os elementos caractersticos de cada
documento, individualmente, conforme quadro abaixo:

Suporte
Forma

Formato

Gnero

Espcie

Tipo

Documento
simples
Documento
composto

Material sobre o qual as

informaes so registradas
Estgio de preparao e
transmisso dos documentos
Configurao fsica que
assume um documento, de
acordo com a natureza do
suporte e o modo como foi
confeccionado

papel, disco magntico, fita magntica, filme

de nitrato, papiro, pergaminho, argila
original, cpia, minuta, rascunho
livro, caderno, caderneta, cartaz, diapositivo,
folha, mapa, planta, rolo de filme, microfilme,
gravura

Configurao que assume um

documento de acordo com o
sistema de signos (com a
linguagem) utilizado na
comunicao de seu contedo

Textuais: a linguagem bsica a palavra

escrita textos manuscritos, impressos,
digitados, em disquete
Audiovisuais: a linguagem bsica a
associao do som e da imagem - filmes,
vdeos, DVDs
Fonogrficos: a linguagem bsica o som discos, fitas magnticas, CDs
Iconogrficos: a linguagem bsica a
imagem cartes postais, mapas, fotografias,
gravuras, desenhos, cartes postais

Configurao que assume um

documento de acordo com a
disposio e a natureza das
informaes nele contidas

Relatrio, ata, boletim, certido, declarao,

atestado

Relatrio de atividades, relatrio de

fiscalizao, ata de reunio de diretoria, ata
Configurao que assume uma
de licitao, boletim de ocorrncia, certido de
espcie documental de acordo
nascimento, certido de tempo de servio,
com a atividade que a gerou
declarao de imposto de renda, atestado de
freqncia
Os documentos so simples
quando formados por um nico Carta, recibo, nota fiscal
item
Os documentos so compostos
quando, ao longo de sua
Pronturio mdico, dossi de evento,
processo judicial, processo de adiantamento
trajetria, acumulam vrios
documentos simples

Metodologia e estratgias para a elaborao de Plano de Classificao de Documentos de

Arquivo
Considerando o volume da produo documental, recomenda-se que o trabalho seja
realizado, primeiramente, com os documentos resultantes do exerccio das atividades-meio, pois

16

nessas reas j existem trabalhos que podem servir de referncia e a legislao que fundamenta
prazos prescricionais est mais disponvel e mais conhecida.
A atividade-meio a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e
viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao
de documentos comuns nos vrios rgos e entidades, documentos estes de carter instrumental
e acessrio. No caso da Administrao Paulista, foram identificadas as seguintes funes que
agrupam as atividades-meio: 1. Organizao administrativa; 2. Comunicao institucional; 3.Gesto
de recursos humanos; 4. Gesto de bens materiais e patrimoniais; 5. Gesto oramentria e
financeira; 6. Gesto de documentos e informaes; 7. Gesto de atividades complementares.
A atividade-fim a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo
desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de
documentos tpicos, de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento.
Exemplos de funes que agrupam as atividades-fim: Cultura, Educao, Meio Ambiente, Sade,
Segurana Pblica, Prestao de Servios (mdico, odontolgico, consultoria, consertos...),
Explorao de atividade econmica (fabricao de mveis, restaurantes, supermercados).
Mtodo estrutural
A classificao estrutural representa, de acordo com o organograma, os vrios nveis de
diviso interna do organismo produtor: coordenadorias, departamentos, divises, centros, setores e
cada um dentro da estrutura executam determinadas atribuies. Se a atribuio de um setor for
transferida para um outro ou, ento, se um novo setor for criado e suas atribuies forem
redistribudas,

todos

os

documentos

devero

ser

reclassificados

para

acompanhar

reestruturao.

Inconvenincias da classificao estrutural:

a estrutura, muitas vezes, no informa a totalidade das funes e atividades do organismo

produtor

a estrutura pode sofrer constantes alteraes

um mesmo tipo documental poder constar no Plano de Classificao com cdigos distintos
quando registrarem atividades comuns s vrias unidades da estrutura do rgo produtor.
Exemplos: ofcios, cartas, memorandos, requisio de material, relatrios.
Para exemplificar a classificao estrutural, vamos tomar como exemplo uma empresa de

mdio porte que atua na rea da construo civil. Para desenvolver com eficincia as suas
atividades, a empresa foi organizada em trs Diretorias: Tcnica, Comercial e AdministrativaFinanceira. As Diretorias, assim, constituram a primeira diviso interna da empresa.
Como o trabalho tornou-se mais volumoso e complexo, as Diretorias foram subdivididas em
Gerncias. A Diretoria Tcnica subdividiu-se em Gerncia Tcnica e de Obras e em Gerncia de
Suprimentos. A Diretoria Comercial subdividiu-se em Gerncia Comercial, Gerncia de

17

Oramentos e Gerncia de Contratos. A Diretoria Administrativa-Financeira subdividiu-se em

Arquivo Central, Gerncia Financeira e Gerncia Administrativa e de Recursos Humanos. As
Gerncias constituram a segunda diviso interna da empresa.
Mas, as atividades se multiplicaram e se tornaram ainda mais complexas e as Gerncias
precisaram se subdividir em setores de trabalho ainda mais especficos, que constituram a terceira
diviso interna da empresa.
Pois bem, quando os documentos de uma Diretoria, Gerncia ou Setor chegam ao arquivo,
preciso que eles sejam identificados de acordo com a sua origem (unidade produtora) para que
no se misturem com os documentos de outra Diretoria, Gerncia ou Setor. Do contrrio, quando
os documentos forem solicitados, como eles sero localizados?
Por isso, o primeiro passo para se organizar corretamente um arquivo o estudo da
estrutura e do funcionamento da organizao responsvel pela produo e acumulao de
documentos. Esse estudo das estruturas, funes e atividades nos permitir elaborar um Plano de
Classificao.
Observe abaixo, o Plano de Classificao da empresa que tomamos como exemplo:
1. Diretoria Tcnica
1.1 Gerncia Tcnica e de Obras
1.1.1 Coordenadoria de Obras
1.2 Gerncia de Suprimentos
1.2.1 Setor de Compras
1.2.2 Setor de Transportes
2. Diretoria Comercial
2.1 Gerncia Comercial
2.1.1 Assistncia de Obras Privadas
2.2 Gerncia de Oramentos
2.2.1

Assistncia de Oramentos

2.3 Gerncia de Contratos

3. Diretoria Administrativa e Financeira
3.1 Arquivo Central
3.2 Gerncia Financeira
3.2.1 Faturamento
3.2.2 Contas a Pagar
3.2.3 Contabilidade
3.3 Gerncia Administrativa e de Recursos
Humanos
3.3.1 Departamento de Pessoal
3.3.2 CIPA
3.3.3 Servios Gerais

18

O Plano de Classificao a representao lgica da estrutura e do funcionamento da

organizao. Por isso, o arquivo organizado de acordo com a classificao proposta assemelha-se
a um espelho que reflete a imagem da organizao com toda fidelidade. Observando o Plano,
identificamos as funes de natureza tcnica que desencadeiam a realizao de atividades-fim, ou
seja, atividades que justificam a sua criao: edificao de obras pblicas e particulares.
Identificamos tambm as funes que se relacionam com a administrao interna da
empresa. Essas funes desencadeiam a realizao de atividades-meio, pois constituem os
instrumentos utilizados pela organizao para atingir os seus fins. So as atividades auxiliares,
comuns a todos os rgos pblicos e empresas privadas, geralmente identificadas como
Oramento e Finanas, Recursos Humanos, Material e Patrimnio, Comunicao, Atividades
Complementares como transporte, manuteno, portaria, zeladoria, etc.
O objetivo da classificao dos documentos, portanto, facilitar a recuperao da
informao ou do documento com economia de tempo e dinheiro. Para alcanar esse objetivo,
apesar do grande volume de documentos que a organizao produz e recebe, torna-se necessrio
um Plano de Classificao que indique a famlia do documento, permitindo o seu correto
arquivamento.
A classificao permite a organizao fsica dos documentos, mas tambm a sua
organizao lgica por meio da atribuio de cdigos numricos de identificao das famlias, ou
seja, das funes e atividades geradoras dos documentos. Observe que no Plano os trs
primeiros nmeros correspondero sempre unidade produtora dos documentos.
Digamos que nos chegou ao arquivo um documento do Departamento de Pessoal. Evidente
que o cdigo da unidade produtora do documento ser 3.3.1, no ? Mas o Departamento de
Pessoal realiza inmeras atividades e produz vrios documentos diferentes. Como organiz-los?
Alm de identificar o setor, preciso identificar tambm as atividades realizadas pelo setor e os
documentos produzidos em decorrncia do exerccio dessas atividades.
Ora, de forma geral o que faz um Departamento de Pessoal? Seleciona candidatos, controla
a freqncia dos funcionrios, promove cursos de treinamento, controla as frias e licenas,
expede atestados e certides. Pois bem, essas atividades que sero responsveis pela produo
dos documentos desse setor. Tomemos, novamente, o exemplo da Construtora:

19

Muito bem, para organizar o documento preciso saber qual a atividade responsvel por
sua produo. Qual o documento em questo? Digamos, folha de ponto. Por quem e para qu
so produzidas as folhas de ponto? Claro, as folhas de ponto so produzidas pelo setor de
Departamento de Pessoal para exercer a atividade de controlar a freqncia dos funcionrios. Mas,
para cumprir essa atividade, apenas as folhas de ponto so produzidas? Evidente que no.
Vejamos, abaixo, os documentos gerados pela atividade de controlar a freqncia dos funcionrios.

Ento, podemos afirmar: para arquivar corretamente as folhas de ponto e encontr-las no

arquivo com rapidez quando o setor de Departamento de Pessoal solicit-las, devemos classificar
as folhas de ponto com o cdigo 3.3.1.2.6.

20

Plano de classificao: estrutural

3. Diretoria Administrativa e Financeira: GRUPO
3.3. Gerncia Administrativa de Recursos Humanos: SUBGRUPO
Unidade de
Produo

Atividades

Documentos

3.3.1.1 Selecionar
candidatos

3.3.1
Departamento
de Pessoal

3.3.1.2 Controlar a
freqncia de
funcionrios

3.3.1.2.1. Atestado de freqncia

3.3.1.2.2 Banco de horas
3.3.1.2.3 Boletim de freqncia
3.3.1.2.4 Comunicado de ocorrncias
3.3.1.2.5 Formulrio de justificativa de falta
3.3.1.2.6 Folhas de ponto
3.3.1.2.7 Planilha de controle de horas-extras

3.3.1.3 Realizar cursos

de treinamento
3.3.1.4 Controlar as
frias e licenas

Mtodo funcional
A classificao funcional a representao lgica das funes, subfunes e atividades do
organismo produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanas no decorrer do
tempo. A classificao funcional a mais apropriada para rgos pblicos do Poder Executivo que
sofrem freqentes alteraes em sua estrutura, de acordo com as injunes polticas. Apesar de
mais complexa, a classificao funcional mais duradoura.
Considerando-se que as estruturas podem mudar com alguma freqncia e que as funes
e atividades, em geral, permanecem estveis, o Plano de Classificao funcional permite
atualizaes peridicas sem comprometer os cdigos numricos de classificao atribudos aos
tipos/sries documentais.

Convenincias:

as funes e atividades permanecem inalteradas;

identifica a totalidade das funes e atividades do organismo produtor;

as atividades e documentos comuns s vrias unidades da estrutura do organismo

constaro uma nica vez no Plano de Classificao.

21

Plano de classificao: funcional

Plano de Classificao: funcional

3. Gesto de Recursos Humanos: FUNO
3.3 Controle da Freqncia: SUBFUNO
Atividade
Documentos
3.3.1.1 Atestado de freqncia
3.3.1.2 Banco de horas
3.3.1.3 Boletim de freqncia
3.3.1 Registro de
freqncia
3.3.1.4 Comunicado de ocorrncias
3.3.1.5 Formulrio de justificativa de falta
3.3.1.6 Folha de ponto
3.3.1.7 Planilha de controle de horas-extras

22

O que deve ser evitado?

Qualquer que seja o mtodo de classificao adotado deve-se evitar a utilizao do
assunto tanto na identificao da funo e da atividade, quanto na identificao do tipo/srie
documental.
A identificao da funo e atividade como assunto poder causar dificuldades ao
processo de avaliao, que dever incidir sobre conjuntos documentais e no sobre assuntos ou
unidades isoladas. Ainda, um mesmo tipo/srie documental poder ser associado a assuntos
distintos, o que ocasionar dificuldades no momento da classificao.
O assunto refere-se ao contedo informativo do documento e dever ser identificado
no momento da descrio, que uma outra atividade da gesto documental.
Etapas para a elaborao do Plano de Classificao de Documentos de Arquivo
O organismo produtor dos documentos: estrutura e funcionamento
O organismo produtor a instituio ou entidade, pblica ou privada, juridicamente
constituda e organizada responsvel pela execuo de funes e atividades. Para cumprir a
finalidade pela qual foi criado, o organismo produtor executa inmeras atribuies. Essas
atribuies apresentam-se distribudas entre suas diversas unidades internas (Coordenadorias,
Departamentos, Divises, Centros, Setores).
Para estudar a estrutura e o funcionamento do organismo produtor necessrio localizar as
fontes de informao: documentos relacionados sua criao e instalao, documentos de
reformulao ou redirecionamento administrativo, organogramas, leis, decretos, regimentos,
regulamentos, estatutos, relatrios de atividades, estatutos sociais, atas de reunio, planos de
metas, projetos institucionais.
O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o
conjunto de atribuies relacionadas s atividades-fim e atividades-meio, e, a partir das atribuies,
identificar as funes, subfunes e atividades das quais decorrem a produo dos documentos.

23

Sistematizao de dados
Aps o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor, preciso elaborar
um quadro com a estrutura detalhada e as atribuies de cada rea de atuao.

Vamos usar como exemplo o organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento de So

Paulo:

24

Estrutura organizacional da Secretaria de Agricultura e Abastecimento

Administrao Direta
Secretrio adjunto
Gabinete do secretrio
Organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento
Assessoria tcnica
Chefia de gabinete
Comisso processante permanente
Consultoria jurdica
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO
Diviso de comunicaes administrativas
Ncleo de protocolo e arquivo
Diviso de finanas
Ncleo de administrao patrimonial
Departamento de recursos humanos
Centro de planejamento e controle de recursos humanos
Centro de seleo e desenvolvimento de recursos humanos
AGNCIA PAULISTA DE TECNOLOGIA DOS AGRONEGCIOS - APTA
Departamento de descentralizao do desenvolvimento
Unidades de pesquisa e desenvolvimento
Ncleo de informao e transferncia de conhecimento
Instituto agronmico
Instituto de economia agrcola
Instituto de pesca
Instituto de tecnologia de alimentos - ital
COORDENADORIA DA DEFESA AGROPECURIA
Ncleo de anlises de produtos
Ncleo de anlises e diagnsticos de insumos agropecurios
Ncleo de diagnsticos de doenas dos animais
Centro de defesa sanitria, animal e vegetal
Centro de inspeo de produtos de origem animal
Centro de fiscalizao de insumos e conservao do solo
COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO DOS AGRONEGCIOS - CODEAGRO
Departamento de abastecimento, alimentao e nutrio
Centro de execuo, monitoramento e controle de programas e projetos
Centro de segurana alimentar e nutricional sustentvel
Departamento de planejamento e informaes
Centro de informaes tcnicas
Centro de planejamento
Instituto de cooperativismo e associativismo
Centro de capacitao e assistncia tcnica rural
Centro de organizao e planejamento rural
Ncleo de documentao tcnica

25

Do organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento, a ttulo de exemplo, vamos

detalhar a Coordenadoria de Desenvolvimento dos agronegcios CODEAGRO.
ESTRUTURA

DIVISES DA
ESTRUTURA

SUBDIVISES
DA
ESTRUTURA

Centro de
execuo,
monitoramento
e controle de
programas e
projetos

COORDENADORIA
DE
DESENVOLVIMENTO
DOS
AGRONEGCIOS CODEAGRO

Departamento
de
abastecimento,
alimentao e
nutrio

Decreto n 43.142 de
02/06/1998

Centro de
segurana
alimentar e
nutricional
sustentvel

ATRIBUIES
Executar e supervisionar os
programas e projetos nas reas de
abastecimento, alimentao e
nutrio
Implantar aes que visem
produo e comercializao de
produtos e insumos agrcolas,
agropecurios e agroindustriais
Coordenar e executar aes de
abastecimento alimentar e de
combate fome
Realizar cursos, palestras e
treinamentos voltados aos setores
dos agronegcios
Operacionalizar sistemas de
monitoramento e controle dos
padres de qualidade dos
programas e projetos
desenvolvidos
Acompanhar os resultados de
anlises fsicas, qumicas e
biolgicas, provenientes dos
programas e projetos realizadas
por laboratrios credenciados
Executar aes especficas, nas
reas de alimentao, nutrio,
economia domstica e segurana
alimentar
Desenvolver instrumentos e
estratgias de informao e
conhecimento no que se refere
segurana alimentar e nutricional
Propor aes de segurana
alimentar e nutricional sustentvel
Realizar cursos, palestras,
treinamentos e eventos educativos
visando ao combate ao
desperdcio, adequada
manipulao dos alimentos e ao
aproveitamento de suas partes no
convencionais
Desenvolver receitas e cardpios
de elevado valor nutritivo
Realizar anlises e estudos sobre
mtodos de higiene e manipulao
de alimentos

26

ESTRUTURA

DIVISES DA
ESTRUTURA

Departamento
de
planejamento
e informaes

COORDENADORIA
DE
DESENVOLVIMENTO
DOS
AGRONEGCIOS CODEAGRO
Instituto de
cooperativismo
Decreto n 43.142 de e
02/06/1998
associativismo

SUBDIVISES
DA
ESTRUTURA

ATRIBUIES

Centro de
informaes
tcnicas
Centro de
planejamento
Centro de
capacitao e
assistncia
tcnica rural
Centro de
organizao e
planejamento
rural
Ncleo de
documentao
tcnica

Observando o quadro acima, podemos constatar que os dois Centros executam atividades
semelhantes: realizar cursos, palestras e treinamentos, o que difere a rea de atuao. Se o
Plano for elaborado de acordo com o mtodo funcional as atribuies idnticas e semelhantes
devero ser agrupadas e dever ser definida uma proposta de redao que represente esse
conjunto. Se o mtodo for o estrutural podemos perceber uma das inconvenincias apontadas
anteriormente: um mesmo tipo/srie documental poder constar no Plano de Classificao com
cdigos distintos quando registrarem atividades comuns s vrias unidades da estrutura do rgo
produtor.
Trabalhando com as atribuies
ESTRUTURA

DIVISES DA
ESTRUTURA

SUBDIVISES DA
ESTRUTURA

ATRIBUIES

FUNO

SUBFUNO

ATIVIDADE

SRIE
DOCUMENTAL

ou
GRUPO

SUBGRUPO

ATIVIDADE

SRIE
DOCUMENTAL

27

Plano de classificao funcional

FUNO

SUBFUNO

Desenvolvimento
dos
agronegcios

Gerenciamento
de
abastecimento,
alimentao e
nutrio

ATIVIDADES
Execuo e superviso dos programas e projetos nas
reas de abastecimento, alimentao e nutrio
Implantao de aes que visem produo e
comercializao de produtos e insumos agrcolas,
agropecurios e agroindustriais
coordenao e execuo de aes de abastecimento
alimentar e de combate fome
Realizao de cursos, palestras, treinamentos e
eventos educativos voltados aos setores de
agronegcios e visando ao combate ao desperdcio,
adequada manipulao dos alimentos e ao
aproveitamento de suas partes no convencionais
Operacionalizao de sistemas de monitoramento e
controle dos padres de qualidade dos programas e
projetos desenvolvidos
Acompanhamento dos resultados de anlises fsicas,
qumicas e biolgicas, provenientes dos programas e
projetos
avaliao, cadastramento e credenciamento de
beneficirios, produtores rurais e instituies pblicas
e privadas, abrangidos pelos programas e projetos
Execuo de aes especficas, nas reas de
alimentao, nutrio, economia domstica e
segurana alimentar

A Coordenadoria de Desenvolvimento dos Agronegcios CODEAGRO aparecer no Plano como

a funo Desenvolvimento dos agronegcios e o Departamento de abastecimento, alimentao
e nutrio como a subfuno Gerenciamento de abastecimento, alimentao e nutrio.

Plano de classificao estrutural

GRUPO

Coordenadoria
de
desenvolvimento
dos
agronegcios

SUBGRUPO

Departamento
de
abastecimento,
alimentao e
nutrio

UNIDADE
PRODUTORA

Centro de
execuo,
monitoramento e
controle de
programas e
projetos, atravs
do corpo tcnico

ATIVIDADES
Execuo e superviso dos
programas e projetos nas reas de
abastecimento, alimentao e
nutrio
Implantao de aes que visem
produo e comercializao de
produtos e insumos agrcolas,
agropecurios e agroindustriais
coordenao e execuo de aes
de abastecimento alimentar e de
combate fome
Realizao de cursos, palestras e
treinamentos voltados aos setores
dos agronegcios

28

GRUPO

SUBGRUPO

Coordenadoria
de
desenvolvimento
dos
agronegcios

UNIDADE
PRODUTORA

Centro de
segurana
alimentar e
nutricional
sustentvel

ATIVIDADES
Executar aes especficas, nas
reas de alimentao, nutrio,
economia domstica e segurana
alimentar
Propor aes de segurana
alimentar e nutricional sustentvel
Realizar cursos, palestras,
treinamentos e eventos educativos
visando ao combate ao desperdcio,
adequada manipulao dos
alimentos e ao aproveitamento de
suas partes no convencionais

Identificao da produo documental: anlise dos tipos documentais, controle de

vocabulrio e atribuio de cdigos numricos.
Para a identificao da produo documental necessrio analisar os tipos documentais
produzidos. O Tipo Documental a configurao que assume uma espcie documental de acordo
com a atividade que a gerou.
O tipo documental composto pela srie + ao + objeto. No devemos confundir com
assunto.

Exemplos:

29

Estratgia:

a identificao dos tipos documentais pode ser realizada pelos agentes/funcionrios que
executam as atividades e, portanto, produzem, recebem e acumulam documentos

ou por meio de entrevistas com os agentes/funcionrios que produzem, recebem e

acumulam documentos em suas respectivas reas de atuao

No Plano de Classificao, o Tipo Documental associado ao rgo Produtor + Funo +

Subfuno + Atividade representado pela Srie Documental.

Srie documental: o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um

mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que
resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e
destinao.
So Paulo (Estado). Decreto estadual n 48.897, de 27 de agosto de 2004, art. 12

Controle do vocabulrio: padronizao da denominao dos documentos

A elaborao de um ndice contribui para a ampliao das formas de busca. O ndice um
instrumento complementar ao Plano de Classificao que favorece a recuperao dos documentos
a partir das variantes do seu contedo e das modalidades da sua produo, ao relacionar
alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funes, subfunes e
atividades ou grupos, subgrupos e atividades, bem como os termos e expresses utilizados
freqentemente.
O ndice alfabtico, remissivo e permutado confere credibilidade e confiabilidade ao sistema
que est sendo adotado ao cumprir a funo de padronizar a denominao dos documentos,
possibilitando o controle do vocabulrio. O ndice estabelece um sistema de pontes ligando as
expresses usualmente utilizadas, porm no adotadas pelo Plano de Classificao, s

30

expresses convencionadas, permitindo a busca de tipos documentais a partir das variantes de seu
contedo e das modalidades de sua produo. O ndice alfabtico, remissivo e permutado, nos
permite ainda:

organizar em ordem alfabtica as funes, subfunes, atividades e tipos documentais,

bem como os assuntos usualmente utilizados por tradio administrativa;

realizar remissivas por meio da expresso USE para encaminhar o usurio s

denominaes padronizadas.

orientar o usurio a localizar documentos simples quando estes integram documentos

compostos, por meio da expresso INTEGRA.

Exemplo de padronizao de vocabulrio

Contas de luz
Contas de gua
Contas de telefone

USE

Processo de pagamento de contas de

utilidade pblica

Benefcios do ndice

Contribui para o controle do vocabulrio

Liga as expresses tradicionalmente adotadas s expresses padronizadas pelo Plano de

Classificao

Confere credibilidade e confiabilidade ao sistema de controle adotado

Exemplo de ndice Alfabtico, Remissivo e Permutado:

Acidente de trabalho ou doena profissional, Licena por USE Processo de
afastamentos ou licenas

3.3.4.5

Adoo, Licena por USE Processo de afastamentos ou licenas

3.3.4.5

Afastamento com vencimentos USE Processo de afastamentos ou licenas

3.3.4.5

Afastamento de funcionrio preso USE Processo de afastamentos ou licenas

3.3.4.5

Afastamento para desempenho de mandato eletivo USE Processo de

afastamentos ou licenas
Afastamento para executar servios obrigatrios por lei USE Processo de
afastamentos ou licenas
Afastamento para exerccio de cargo em comisso USE Processo de
afastamentos ou licenas
Afastamento para exerccio de cargo em sindicato USE Processo de
afastamentos ou licenas
Afastamento para exerccio em atividades com as quais o Estado mantenha
convnio USE Processo de afastamentos ou licenas
Afastamento para participao em congressos e outros certames culturais,
tcnicos ou cientficos USE Processo de afastamentos ou licenas

3.3.4.5
3.3.4.5
3.3.4.5
3.3.4.5
3.3.4.5
3.3.4.5

31

Atribuio de cdigos de classificao

No Plano de Classificao, o rgo produtor, as funes, subfunes, atividades e
documentos apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem cdigos numricos prprios.
O cdigo de classificao a referncia numrica que associa o documento ao seu
contexto de produo, e composto das seguintes unidades de informao: rgo produtor;
funo; subfuno; atividade e srie documental. So Paulo (Estado). Decreto estadual n 48.897/2004,
artigo 13.

Representao do Cdigo de Classificao:

O cdigo de classificao da srie documental composto das seguintes unidades de

informao: rgo produtor, funo, subfuno, atividade, srie documental.
rgo produtor: o rgo pblico ou empresa privada juridicamente constituda e organizada
responsvel pela execuo de funes e atividades.
Funo: corresponde ao conjunto das atividades que um rgo pblico ou empresa privada
exerce para a consecuo de seus objetivos. As funes podem ser diretas ou essenciais e
indiretas ou auxiliares. As funes indiretas ou auxiliares so as que possibilitam a infra-estrutura
administrativa, financeira, de recursos humanos, de material e patrimnio, transporte e de
comunicao, infra-estrutura necessria ao desempenho concreto e eficaz das funes essenciais.
Subfuno: refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a
uma vertente da respectiva funo.
Atividade: aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de uma funo.

32

Ilustrao do Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So

Paulo: Atividades-Meio, oficializado pelo Decreto n 48.897/2004:

5. Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

Todos ns j nos deparamos com o acmulo desordenado de documentos em nossos
armrios, mesas ou gavetas. Quantos j no se perguntaram: ser que no posso eliminar esses
documentos? Eles ainda me so teis para alguma coisa? Pois , ao nos fazer essa pergunta
estamos nos colocando o grande desafio da avaliao de documentos. Existem documentos que
no podemos eliminar jamais porque comprovam fatos ou atos fundamentais para nossa existncia
civil e para nossa vida pessoal: certido de nascimento, de casamento, de bito, diplomas e
certificados, histrico escolar, cdula de identidade, ttulo de eleitor, carteira de motorista, carteira
de trabalho, escrituras de imveis, cartas, fotografias de famlia etc. Se perder ou eliminar tais
documentos, uma pessoa no tem como provar sua existncia ou realizaes, e, por isso, no
pode exercer os seus direitos, ou ainda, fica desmemoriada, sem provas de sua passagem pela
vida e de suas realizaes.
No entanto, determinados documentos cumprem uma funo importante durante um certo
tempo e depois perdem o seu valor original e devem ser eliminados, sob pena de dificultarem o
acesso a outros documentos com valor informativo e probatrio relevantes. Trata-se de
documentos rotineiros, instrumentais, que acumulamos em grande volume: notas fiscais, contas de
gua, luz, telefone, gs, carns de prestaes, recibos de pagamento, notas fiscais, extratos
bancrios, imposto de renda, convites etc. Por isso, de tempos em tempos, as pessoas se sentem
obrigadas a realizar uma limpeza nas gavetas pois, do contrrio, ficariam submersas numa
montanha de papis...

33

Pois , mas o grande desafio saber o qu podemos eliminar e quando, sem prejudicar
nenhum de nossos direitos e sem destruir nossas melhores lembranas de tempos passados. Se
voc eliminar uma nota fiscal e depois desejar trocar ou consertar uma mercadoria, a loja no
efetuar a troca e nem o conserto. Por qu? Porque a nota fiscal prova que aquela mercadoria de
fato foi adquirida naquela determinada loja e sem essa prova, o seu direito de trocar ou consertar a
mercadoria no poder ser exercido. Por isso, a nota fiscal somente poder ser eliminada quando
se esgotar o prazo de troca (previsto no Cdigo de Defesa do Consumidor) ou o prazo da garantia
(definido no certificado de garantia do produto). Se voc no conhecer ou no souber como exercer
os seus direitos, precisar da colaborao de um outro profissional que possa orient-lo. Por isso,
em geral, no decidimos sozinhos sobre os valores dos documentos.
Nesse sentido, observamos que no possvel e nem desejvel que todos os documentos
sejam preservados. No entanto, a preservao e a eliminao dependem de uma anlise prvia
dos documentos que possa nos orientar sobre quais deles e quando devem ser eliminados. Esse
trabalho de anlise denomina-se avaliao de documentos e, nesse processo, geralmente
precisamos contar com a colaborao de outros profissionais, de outras reas do conhecimento.
Nas organizaes, pblicas e privadas, tambm nos deparamos com documentos que
devem ser preservados e outros que precisam ser eliminados quando seus valores tiverem se
esgotado.
Em relao organizao administrativa de nossa construtora, por exemplo, vamos
encontrar tipos documentais que registram a sua criao, o seu funcionamento e as suas
atividades-fim, tais como contratos sociais e alteraes contratuais, metas e programas, propostas
tcnicas, projetos (arquitetura, estrutural, hidrulica, eltrica), ensaios tecnolgicos (ao, concreto,
solo, eltrica etc), memorial descritivo, laudos tcnicos, registros fotogrficos, dirio da obra, livro
de registro de inspeo etc. Esses documentos certamente precisam ser preservados para sempre,
sob pena da empresa perder a sua memria.
Por outro lado, determinados documentos possuem um valor fiscal que se esgota depois de
cinco anos (de acordo com o Cdigo Tributrio Nacional), tais como notas fiscais, comprovantes de
pagamento, comprovantes de recebimento, extratos bancrios, etc. Esses documentos que tm
seu prazo de guarda definido no Cdigo Tributrio (denomina-se prazo prescricional o prazo de
guarda definido em lei), podero ser eliminados, aps os cinco anos, sem nenhum prejuzo para a
empresa.
O importante perceber que a guarda do documento decorre do valor que ele possui.
Analisar os valores dos documentos uma atividade tcnica da gesto documental denominada
avaliao. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo o instrumento resultante da
atividade de avaliao documental.

34

Conceito de avaliao documental

A avaliao documental um processo multidisciplinar de anlise que permite a
identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda e de
sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). A avaliao contribui decisivamente para
a racionalizao dos arquivos, para a agilidade e eficincia administrativa, bem como para a
preservao do patrimnio documental.
Os valores primrios ou imediatos relacionam-se ao motivo que determinou a produo do
documento, considerando seu uso para fins administrativo, jurdico-legal e fiscal. Os valores
secundrios ou mediatos relacionam-se ao potencial do documento como prova ou fonte de
informao para a pesquisa em qualquer rea do conhecimento (urbanismo, meio-ambiente,
histria, clnica mdica etc.)
Assim, a avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de
guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte material ser o papel, o
filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. Assim como a classificao, a
avaliao deve ser realizada no momento da produo do documento, para evitar a produo e
acumulao desordenadas, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos.
A avaliao deve ser realizada dentro de parmetros tcnicos e jurdicos, a fim de se
assegurar ao processo de anlise a objetividade possvel. Por isso, observa-se, de um lado, a
legalidade (a conformidade dos prazos de guarda com a legislao vigente) e, por outro, a
legitimidade (a elaborao multidisciplinar e coletiva de critrios). Alm disso, o trabalho almeja um
estatuto cientfico, pois deve ser conduzido por tcnicas, princpios e conceitos consagrados pela
Arquivstica. Importante registrar que se a objetividade total no alcanvel, no apenas na
Arquivstica, mas em qualquer rea do conhecimento humano, ao menos, se observados esses
parmetros, a subjetividade ser reduzida a nveis tolerveis.
O conhecimento dinmico e est permanentemente em construo. Alm do mais, os
profissionais de qualquer rea atuam a partir do conhecimento legado e de acordo com os valores
e a viso de mundo predominantes na sua poca. Nesse sentido, a avaliao permite a elaborao
de critrios que podem e devem ser periodicamente revisitados para possveis ajustes e
aperfeioamentos. O que importa, contudo, que o profissional de arquivo esteja comprometido
com a anlise e com a definio de critrios, e no se intimide diante da complexidade e do
alcance desse desafio.
Objetivos e benefcios da avaliao documental

Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos

Definir os prazos de guarda e a destinao dos documentos

Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos

Agilizar a recuperao dos documentos e das informaes

Reduzir a massa documental acumulada

35

Liberar espao fsico

Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente

Autorizar a eliminao criteriosa de documentos

Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos

Por que elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo?

Com o Plano de Classificao garantimos a organizao lgica e fsica dos documentos,
recuperamos as informaes em seu contexto original de produo e visualizamos as funes,
subfunes e atividades do organismo produtor. Por essa razo, o Plano de Classificao precede
e orienta a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos.
Contudo, mesmo com o Plano de Classificao, continuamos com os arquivos abarrotados
de documentos e sem espao para acomod-los, pois diante do volume no possvel guardar a
totalidade da produo documental.
Desta forma torna-se necessrio fazer a avaliao de documentos e consolidar os
resultados dessa anlise na Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento que autoriza a
eliminao de documentos rotineiros, sem valor para a administrao ou para a coletividade e que,
ao mesmo tempo, garante a preservao de

documentos com relevante valor informativo e

probatrio.
O que a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo?
o instrumento de gesto, resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade
competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada srie documental, determinando
sua preservao ou autorizando a sua eliminao.
A oficializao e efetiva aplicao da Tabela de Temporalidade permitir ao rgo ou
entidade preservar os documentos que possuam valor probatrio e informativo relevantes e que
sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurana, de acordo com os
procedimentos tcnicos e legais, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuzo
administrao ou sociedade.
Em se tratando de documentos pblicos ou considerados de interesse pblico, a Tabela de
Temporalidade dever ser encaminhada para aprovao da instituio arquivstica pblica em sua
esfera de competncia, de acordo com o que determina o artigo 9. da Lei Federal n. 8.159/1991.
Por ser um instrumento dinmico de gesto, a Tabela de Temporalidade deve ser
atualizada periodicamente: primeiro, porque com o passar do tempo, provvel que muitos
documentos deixem de existir e outros novos sejam produzidos, segundo, porque a legislao ou
as razes administrativas ou tcnicas que justificaram alguns prazos de guarda podem sofrer
alteraes.

36

Competncia para avaliar documentos: as Comisses de Avaliao de Documentos de

Arquivo

As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos permanentes e

multidisciplinares responsveis pela elaborao e aplicao, em suas respectivas reas de
atuao, de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Devem integrar as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo profissionais das
reas jurdica, administrao geral, oramentria e financeira, protocolo e arquivo, informtica e de
reas especficas de atuao do rgo, entidade ou empresa. Recomenda-se, para no inviabilizar
as reunies, que as Comisses sejam compostas de no mnimo 3 e no mximo 9 membros
designados pelo titular do rgo. O nmero ideal de membros deve ser mpar, para se evitar casos
de empate nos momentos em que forem necessrias as votaes. Por outro lado, o nmero de
integrantes depende da necessidade do caso concreto, tamanho e complexidade do rgo,
entidade ou empresa.
s Comisses de Avaliao cabe, tambm, propor critrios para orientar a seleo de
amostragens dos documentos destinados eliminao. As Comisses de Avaliao de
Documentos de Arquivo devero consultar, em caso de dvida, a Consultoria/Assessoria Jurdica
acerca das aes judiciais encerradas ou em curso para que se possa dar cumprimento aos prazos
prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade. Os documentos
necessrios instruo de processos administrativos ou aes judiciais devero ter sua prescrio
suspensa e o seu

prazo de guarda dever ser reiniciado a partir do encerramento definitivo da

ao.
Para garantir a efetiva aplicao dos Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade
de Documentos, as Comisses de Avaliao devero solicitar as providncias necessrias para
sua incluso nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos
rgos ou entidades.
As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero receber orientao tcnica
na rea arquivstica das unidades de Arquivo Central e, em se tratando de documentos pblicos,
tambm das instituies arquivsticas pblicas em suas respectivas esferas de competncia.
Para executar a atividade de avaliao dos documentos as Comisses de Avaliao de
Documentos podero solicitar a nomeao de grupos de trabalho auxiliares ligados s diversas
reas de atuao do organismo produtor, por ser um trabalho de grande complexidade e
responsabilidade.
O conhecimento sobre a produo documental consolidado nos Planos de Classificao e
Tabelas de Temporalidade resulta de um esforo coletivo, por isso fundamental promover a
participao e integrao entre os membros das comisses e grupos, os responsveis pela
coordenao dos trabalhos, e os profissionais das reas produtoras/acumuladoras de documentos.

37

Para a execuo do trabalho, imprescindvel, ainda, o apoio da superior administrao por meio
de suas Diretorias ou Gerncias.
No Estado de So Paulo, por exemplo, o trabalho realizado para a elaborao do Plano de
Classificao e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio contou com a participao de 51
Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, institudas em 20 Secretarias de Estado, 8
Fundaes, 13 Autarquias, 8 Empresas, Procuradoria Geral do Estado e Ministrio Pblico
Estadual, em conjunto com os grupos auxiliares de trabalho e eventuais colaboradores, totalizando
cerca de 800 agentes pblicos envolvidos no projeto, entre assessores, procuradores, diretores de
departamentos e tcnicos altamente especializados, alm da consultoria de profissionais
especializados em arquivstica.
Com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de classificao e avaliao dos
documentos produzidos, recebidos e acumulados em sua esfera de atuao, as Comisses de
Avaliao de Documentos de Arquivo devero ser as principais interlocutoras, o elo de ligao
entre os rgos que representam e o grupo que coordena o programa de gesto documental,
disseminando a orientao tcnica e o conhecimento arquivstico recebidos, bem como,
disponibilizando ao programa um saber especfico de cada uma de suas reas de atuao.

Metodologia e estratgias para a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos de

Arquivo
Campos de informao da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
Na Tabela de Temporalidade de Documentos devero constar os seguintes campos de
informao: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuio de arquivo);
destinao (eliminao ou guarda permanente) e observaes.

Exemplo:
Resultados da
Classificao

Resultados da
Avaliao

PRAZOS DE GUARDA
(em anos)
FUNO

SUBFUNO

ATIVIDADE

SRIE
DOCUMENTAL

Informaes para
o Plano de Classificao de
Documentos de Arquivo

Unidade
Produtora

Unidade com
atribuies
de arquivo

DESTINAO

OBSERVAES
Eliminao

Guarda
Permanente

Informaes para
a Tabela de Temporalidade de
Documentos de Arquivo

38

Etapas para a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

As informaes necessrias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade sero
obtidas por meio da avaliao de documentos. Para compreender melhor o que avaliao de
documentos vamos a seguir analisar cada uma das seguintes etapas:

Identificao dos valores dos documentos

Valor primrio ou imediato (administrativos, fiscal e legal): O valor primrio decorre da razo pela
qual o documento foi gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades, destacando-se o
valor administrativo, fiscal e legal.
Valor secundrio ou mediato (probatrios, informativos, histricos e culturais): Alguns
documentos, mesmo depois de esgotado seu valor primrio continuam tendo relevncia probatria,
informativa, ou histrica e, portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a
administrao quanto para a comunidade.
Anlise do ciclo de vida dos documentos
Esta etapa compreende o estudo dos documentos desde a sua criao at a sua destinao final,
permite identificar os valores e definir o tempo em que o documento dever permanecer na
unidade produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuies de arquivo (arquivo
intermedirio ou central), bem como se a sua destinao ser a guarda permanente (arquivo
permanente) ou a eliminao.
Pesquisa da temporalidade dos documentos

Considerando a legislao especfica: O objetivo desta etapa de trabalho identificar o prazo

de guarda do documento definido na legislao (prescrio). Para tanto, o primeiro passo o
levantamento da legislao que determina eventuais prazos de prescrio dos documentos
produzidos/acumulados no exerccio das atividades-meio e das atividades-fim. Por exemplo:
Leis, Decretos, Resolues, Portarias e outros atos normativos.

Considerando as necessidades administrativas: Para os documentos cujos prazos de

guarda no so regulamentados por legislao especfica devero ser consideradas as
necessidades administrativas do rgo/entidade, a fim de se definir os prazos de guarda
(precauo) e a destinao dos documentos. Esse trabalho dever contar com a colaborao
dos representantes das reas envolvidas, pois so eles que, como produtores ou acumuladores

39

dos documentos, melhor conhecem sua rea de atuao, suas normas, procedimentos,
trmites, rotinas e antecedentes.
Definio dos prazos de guarda dos documentos: vigncia, prescrio e precauo
Realizada a pesquisa na legislao e o estudo das necessidades administrativas poder ser
preenchido o campo PRAZOS DE GUARDA na Tabela:
PRAZOS DE GUARDA (em anos) - com fundamento em legislao especfica ou nas
demandas administrativas para cada srie documental dever ser indicado o correspondente prazo de
guarda, ou seja, o tempo de permanncia de cada conjunto documental na unidade produtora e na
unidade com atribuies de arquivo.
Unidade Produtora: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever
permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido. Consideram-se
documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto s unidades produtoras em
razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas consultados.
Quando utilizamos o conceito vigncia, na unidade produtora, estamos nos referindo ao intervalo
de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as
finalidades que determinaram sua produo. Este intervalo de tempo dever, sempre que possvel,
ser definido em anos e quando no for possvel, recomendamos o uso da palavra VIGNCIA. O
registro da informao que explica o trmino da VIGNCIA dever ser inserido no campo
OBSERVAES.

ATIVIDADES

DOCUMENTOS

4.5.8
Controle da
guarda e do
uso de
veculos

4.5.8.15
Processo relativo
ao uso irregular
de veiculo oficial

4.5.9
Controle do
consumo de
combustvel

4.5.9.5
Quadro
demonstrativo
mensal de
consumo de
combustvel

PRAZOS DE GUARDA
(em anos)
Unidade
Unidade
com
Produtora atribuies
de arquivo
vigncia

DESTINAO

Eliminao

Guarda
Permanente

OBSERVAES

A vigncia esgota-se com

o trmino da apurao ou
com a prescrio criminal.

Exemplos de alguns documentos de valor primrio ou imediato e guarda temporria:

Unidade com atribuies de Arquivo: deve ser indicado o nmero de anos em que o
documento dever permanecer na unidade com atribuies de arquivo cumprindo prazos
prescricionais ou precaucionais (documentos intermedirios). Consideram-se documentos

40

intermedirios aqueles com uso pouco freqente que aguardam prazos de prescrio e
precauo nas unidades que tenham atribuies de arquivo.
Os prazos considerados para a definio do tempo de guarda na Unidade com atribuies de
arquivo so os seguintes:
Prazo de Prescrio intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder
Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos
ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou suspenso da prescrio, em conformidade com
a legislao vigente.
Exemplo:

ATIVIDADES

5.2.11
Controle da
contabilidade

DOCUMENTOS

PRAZOS DE GUARDA
(em anos)
Unidade
Unidade
com
Produtora atribuies
de arquivo

5.2.11.9
Guia de
Recolhimento de
FGTS

DESTINAO

Eliminao

OBSERVAES

Guarda
Permanente

Lei Federal n. 8.036/90, art.

23, 5. - O processo de
fiscalizao, de autuao e
de imposio de multas
reger-se- pelo disposto no
Titulo VII da CLT, respeitado
o privilgio do FGTS
prescrio trintenria.

30

Prazo de precauo intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por

precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda permanente.
Exemplo:

ATIVIDADES

4.2.4
Registro da
movimentao de
bens patrimoniais

PRAZOS DE
GUARDA
DESTINAO
(em anos)
DOCUMENTOS
Unidade
Unidade
com
Guarda
Eliminao
Produtora atribuies
Permanente
de arquivo

4.2.4.4.
Processo de
transferncia de
bens
patrimoniais

OBSERVAES

As informaes esto
contidas no documento
Inventrio fsico de bens
patrimoniais mas por
precauo o processo
deve ser guardado por
mais 5 anos. Caso haja
alguma irregularidade no
Inventrio
quando
analisado pelo Tribunal
de
Contas,
as
informaes do processo
podero
auxiliar
na
elucidao
dos
problemas.

41

O prazo de guarda do documento na unidade com atribuies de arquivo, freqentemente,

coincide com o seu prazo prescricional e precaucional e deve ser contado a partir do cumprimento
do prazo de vigncia na Unidade Produtora.
importante considerar que estes prazos podem ser interrompidos quando instaurada uma
ao judicial ou por qualquer ato inequvoco ainda que extrajudicial, passando a se contar o prazo,
novamente, a partir da data da deciso ou resoluo do ato que a interrompeu. Entretanto, uma
simples consulta ao documento no interrompe a contagem do prazo previsto na unidade com
atribuies de arquivo.
DESTINAO: eliminao ou guarda permanente
O ltimo passo da avaliao definir, em razo de seus valores, se a destinao de cada
um das sries documentais a eliminao ou a guarda permanente. Entende-se por destinao a
deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento.
Eliminao: Os documentos destinados eliminao so aqueles que j cumpriram seus
prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo e no apresentam
valor secundrio que justifique a sua guarda. Documentos de guarda temporria so aqueles que,
esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de
arquivo, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria do rgo pblico ou
empresa privada.
Exemplo:

ATIVIDADES

4.2.2
Defesa de
bens
patrimoniais
4.2.4
Registro da
movimentao
dos bens
patrimoniais

DOCUMENTOS

4.2.2.1
Certificado de
garantia
4.2.4.4
Processo de
transferncia
de bens
patrimoniais

PRAZOS DE GUARDA
(em anos)
Unidade
Unidade
com
Produtora atribuies
de arquivo
vigncia

DESTINAO

Eliminao

Guarda
Permanente

OBSERVAES

Justifica-se a guarda
somente durante o prazo de
validade do certificado.

As informaes esto
contidas no Inventrio fsico
de bens patrimoniais.

Guarda permanente: Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cujas

informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade. Esses
documentos, alm do valor administrativo, legal e fiscal, encerram tambm valor de prova e como
fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados.
So exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e extintivos de
direitos, os que encerram orientaes normativas, os que refletem a evoluo social, econmica e

42

administrativa da instituio, os que emanam da direo superior, como planos, projetos,

programas e relatrios anuais, os que tratam de poltica de pessoal, dentre outros.
Exemplo:
PRAZOS DE GUARDA
(em anos)
ATIVIDADES

1.2.1

Unidade
com
atribuies
de arquivo

vigncia

OBSERVAES
Eliminao

Guarda
Permanente

1.2.1.1

Formulao de

Plano,

diretrizes e

programa ou

metas de ao

projeto

1.2.2 Execuo,
acompanhament
o e avaliao de
atividades

Unidade
Produtora

DOCUMENTOS

DESTINAO

1.2.2. 6
Relatrio anual
de atividades
do rgo,

O documento importante
5

para a preservao da
memria institucional.

entidade ou
empresa

Preenchimento do campo OBSERVAES

Este campo da Tabela reservado para o registro dos atos legais e das razes de natureza
administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos propostos ou ainda informaes
relevantes sobre a produo, guarda ou contedo do documento.
Exemplo:

ATIVIDADES

5.2.11
Controle da
Contabilidade

DOCUMENTOS

DESTINAO

Eliminao

Guarda
Permanente

OBSERVAES

5.2.11.10

Indicao da legislao sobre

temporalidade

Guia de

Decreto-Lei Federal n. 2.049/83

Recolhimento do

Art. 9. - A ao para cobrana das

contribuies devidas ao FINSOCIAL
prescrever no prazo de dez anos,
contados a partir da data prevista para
seu recolhimento.

FINSOCIAL

6.1.6

6.1.6.2 Tabela de

Avaliao e

temporalidade de

destinao de

documentos

documentos

PRAZOS DE GUARDA
(em anos)
Unidade
Unidade
com
Produtora atribuies
de arquivo

Necessidades administrativas
sobre temporalidade
Fica na unidade enquanto estiver
vigente e no elimina. Algum pode
reclamar que uma eliminao no
respeitou os prazos da tabela e na
verdade foram respeitados os prazos
da tabela vlida na poca da
eliminao e no da atual.
Informado pelo produtor/acumulador
do documento.

43

Ilustrao da Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So

Paulo: Atividades-Meio, oficializada pelo decreto n 48.897/2004.

6. Avaliao e eliminao da massa documental acumulada em rgos pblicos: atividades

tcnicas e procedimentos administrativos
O grande desafio no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos
centrais ou intermedirios, especialmente nos do setor pblico, que o critrio predominante de
arquivamento dos processos administrativos ainda o seqencial numrico/cronolgico, de acordo
com o nmero recebido no protocolo no momento da autuao. Essa prtica resulta na mistura de
documentos gerados no exerccio de funes e atividades distintas, tornando difcil a recuperao
do contexto original da produo. A avaliao de documentos arquivados em seqncia numrica
implica basicamente na anlise de documento por documento, o que bastante trabalhoso face
massa documental acumulada com o decorrer do tempo.
freqente, por isso, a eliminao sem critrio ou, o que igualmente grave, a reproduo
do acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e avaliao dos conjuntos documentais.
O que interessa, nessa viso imediatista a liberao de espao. Contudo, esse procedimento
pode representar um investimento intil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos,
desprovidos de valor informativo ou probatrio, que poderiam ser eliminados, conservando-se
deles apenas pequenas amostragens. Por isso, a avaliao deve preceder qualquer processo de
reproduo de documentos, seja pela microfilmagem, seja pela digitalizao. Vale lembrar que
documentos digitalizados no possuem valor legal e que os originais dos documentos de guarda
permanente devem ser preservados, mesmo se estiverem microfilmados ou digitalizados.

44

O que autoriza a eliminao de documentos a avaliao. Mesmo que a Tabela de

Temporalidade no estiver concluda e oficializada, pode-se eliminar documentos, adotando-se aos
seguintes procedimentos:
1. Edio

de

ato

oficial

instituindo

Comisso

de

Avaliao

de

Documentos

(Resoluo/Portaria/Ato).
2. Elaborao da Relao de Eliminao de Documentos - tem por objetivo registrar
informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados, de acordo com orientao do
CONARQ, Resoluo n. 7, de 20/05/97. Essa Relao de Eliminao dever ser aprovada
pela Comisso de Avaliao de Documentos e, no setor pblico, encaminhada para
aprovao da instituio arquivstica pblica, em sua esfera de competncia, no caso da
Tabela de Temporalidade ainda no estar concluda e oficializada.
3. Definio de amostragem dos documentos destinados eliminao. Amostragem
documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado
eliminao, selecionado por meio de critrios qualitativos (estudo das caractersticas
informacionais do tipo documental) e quantitativos (anlise estatstica). Em geral, so
contemplados critrios estatsticos, cronolgicos, e geogrficos. O trabalho extenso e
especializado visto que para cada srie possvel se adotar critrios especficos. O ideal
seria constituir um grupo tcnico com profissionais da rea de estatstica e representantes
das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo para realizar os estudos
necessrios.
4. Elaborao da ata de reunio da Comisso de Avaliao de Documentos aprovando a
relao proposta - a Relao de Eliminao dever ser aprovada pela Comisso de
Avaliao de Documentos e esta deliberao dever ser registrada em Ata, e no setor
pblico, a cpia ser encaminhada instituio arquivstica pblica.
5. Elaborao de ofcio da Comisso de Avaliao de Documentos ao Diretor da instituio
arquivstica pblica, no setor pblico, solicitando autorizao para eliminar os documentos
avaliados.
6. Elaborao de Edital de Cincia de Eliminao - o Edital de Cincia de Eliminao de
Documentos tem por objetivo dar publicidade, no Dirio Oficial do Estado de So Paulo ao
ato de eliminao dos documentos pblicos, de acordo com a Resoluo n . 5 do
CONARQ. O objetivo do Edital que os interessados possam requerer Comisso de
Avaliao de Documentos de Arquivo, no prazo definido no edital, o desentranhamento de
documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenham a
respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido.
7. Fragmentao manual ou mecnica de documentos, de acordo com a Resoluo n. 7 do
CONARQ, de 20/5/1997. Quando os documentos a serem eliminados encontram-se fora da
sede do rgo ou entidade e nenhum membro da Comisso de Avaliao de Documentos
de Arquivo puder presenciar a eliminao no local do evento, a mesma dever designar um

45

representante junto unidade que efetivar a eliminao, para que este presencie a
fragmentao e assine o Termo de Eliminao de Documentos. A incinerao de
documentos em papel pode ser considerado crime ambiental.
8.

Elaborao do Termo de Eliminao de Documentos - tem por objetivo registrar as

informaes relativas ao ato de eliminao, de acordo com a orientao do CONARQ,
Resoluo n. 7, de 20/05/2000.

Recomendaes para eliminar documentos com segurana

Verificar a situao de aes judiciais encerradas ou em curso A Comisso de Avaliao de

Documentos dever consultar a Consultoria/Assessoria Jurdica sobre as aes judiciais
encerradas ou em curso, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e
precaucionais de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Verificar se h documentos de guarda permanente microfilmados ou reproduzidos em outro

suporte: Todo documento considerado de guarda permanente no poder ser eliminado
aps microfilmagem, digitalizao ou qualquer outra forma de reproduo, devendo ser
preservado pelo prprio rgo produtor ou, se tratar-se de documentos pblicos, recolhido
ao Arquivo Pblico, na sua esfera de competncia. O documento de guarda permanente
inalienvel e imprescritvel (Lei federal de arquivos n. 8.159/91, art. 10)

Eliminao de documentos que no constam na Tabela de Temporalidade: no setor pblico,

a eliminao de documentos que no constam em Tabelas de Temporalidade de
Documentos oficializadas pelo rgo, entidade ou empresa s ser possvel mediante
autorizao do Arquivo Pblico, em seu mbito de atuao, aps anlise da Relao de
Eliminao de Documentos que dever ser encaminhada pelo rgo ou entidade.

Eliminao de documentos pblicos: fundamentos legais

A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser

realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera
de competncia (Lei Federal n. 8.159, de 08/10/91, art. 9.)

Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade

competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de
sua destinao final (Decreto Federal n. 1.799, de 30/01/96, art. 11)

A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua
inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a
extrao de filme cpia (idem, art. 12)

A eliminao de documentos oficiais ou pblico s dever ocorrer se prevista na tabela de

temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e
respeitado o disposto no art. 9. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (idem, art. 12,
pargrafo nico)

46

Fica vedada a eliminao de documentos integrantes do patrimnio arquivstico pblico,

sem prvia consulta ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
(Decreto Estadual n. 22.789, de 19/10/84, art. 13).

Recomendaes para o recolhimento de documentos ao arquivo permanente

O recolhimento a passagem de documentos que foram considerados de guarda

permanente no processo de avaliao, em funo de seu valor informativo ou probatrio,
para o arquivo permanente.

Os documentos de arquivo a serem recolhidos ao arquivo permanente devero estar

avaliados, organizados, higienizados e acondicionados.

Antes de desencadear o processo de recolhimento importante fazer uma reviso para

assegurar que todos dos documentos estejam devidamente classificados de acordo com o
Plano de Classificao e obedecem aos prazos previstos nas respectivas Tabelas de
Temporalidade. Essa cautela deve-se ao fato de que uma vez recolhido, o documento no
dever mais ser eliminado ou voltar ao arquivo de origem.

A organizao do acervo a ser recolhido dever ser feita de acordo com critrios tcnicos
de identificao, classificao e descrio.

importante observar se os documentos esto devidamente higienizados e livres de

pragas, a fim de evitar a contaminao do acervo ao qual sero incorporados.

Os documentos devero estar acondicionados em embalagens adequadas, que os protejam

de eventuais danos. Os documentos textuais podero ser acondicionados em caixas de
polionda de tamanho padro (0,14 m de largura por 0,27 m de altura e 0,39 m de
comprimento). Os documentos que excedam ao padro convencional devero ser
acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses. Documentos audiovisuais,
cartogrficos, microgrficos e informticos devero ser acondicionados em estojos ou
caixas de material inerte ou sem acidez. As unidades de acondicionamento devero ser
identificadas com etiquetas contendo, no mnimo, o nome do fundo/coleo, datas-limite e
numeradas em ordem seqencial.

Elaborao da relao e do termo de recolhimento, contendo as seguintes informaes:

nome do rgo ou entidade transferidor (a), as sries documentais, as datas-limite, a
mensurao (em metros lineares) e quantificao (quantidade de caixas).

Os documentos a serem transferidos ou recolhidos devero ser acompanhados de todos

os instrumentos de busca existentes, incluindo listagens, fichrios, bases de dados etc.

Definio da estratgia de trabalho

Antes de iniciar um trabalho desse porte, recomendvel elaborar um Projeto com a
justificativa, os objetivos, as estratgias e as atividades para o seu desenvolvimento, os agentes que

47

sero envolvidos, os produtos que sero gerados pelo projeto e os benefcios que a implementao
da gesto documental trar para o rgo pblico ou empresa privada.
Esse projeto dever ser encaminhado ao dirigente do rgo ou empresa, com o intuito de
sensibiliz-lo para a necessidade de apoiar o trabalho e fortalecer o relacionamento da Comisso de
Avaliao de Documentos e do responsvel pela unidade de arquivo e protocolo com todos os
profissionais das mais diversas reas de sua atuao.
Programao das atividades
Elaborar a programao com todas as atividades necessrias para o desenvolvimento do
trabalho, tais como:

Estudo da estrutura administrativa do rgo para identificar as competncias, funes e

atividades de cada uma de suas unidades por meio da legislao que dispe sobre sua
organizao e funcionamento; para gerar o quadro de atribuies de cada rea meio e/ou de
cada rea fim.

Levantamento de toda a produo documental.

Elaborao do Plano de Classificao com as funes, subfunes e atividades para a incluso

dos documentos identificados.

Padronizao na nomeao das tipologias documentais geradas no exerccio da mesma funo;

Atribuio de cdigos de classificao aos documentos.

Estudo de atos legais ou de razes de natureza administrativa que fundamentam, para cada tipo
de documento, a indicao da temporalidade e da destinao proposta.

Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento, bem como sua destinao final:
guarda definitiva ou eliminao dos documentos de arquivo, em conformidade com a legislao
em vigor, respeitados os prazos de vigncia, prescrio e precauo.

Elaborao da Tabela de Temporalidade dos Documentos a partir do Plano de Classificao,

para inserir os valores indicados para os documentos de acordo com sua idade: administrativo,
legal, fiscal, tcnico, histrico, fundamentando com a legislao especfica, quando houver.

Consistncia tcnica arquivstica do Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade e

anlise da Consultoria/Assessoria Jurdica.

Oficializao dos instrumentos de gesto documental.

Reunies com todos os agentes envolvidos

Realizar reunies com os profissionais das reas que produzem documentos relativos s
atividades-meio e atividades-fim para divulgar a legislao que dispe sobre documentos pblicos
e privados, oferecer informaes a respeito da importncia da gesto documental e a metodologia
a ser adotada pela Comisso de Avaliao de Documentos para a execuo do trabalho.

48

Terceirizao da guarda de documentos pblicos ou de servios arquivsticos

Os servios arquivsticos terceirizados devero ser realizados sob a superviso das
Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo e de acordo com os critrios tcnicos
estabelecidos pela legislao arquivstica, respeitando-se as determinaes dos atos normativos
vigentes.
A guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico,
visando garantir o acesso e a democratizao da informao, sem nus, para a
Administrao e para o cidado.
Podero ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares, desde
que planejados, supervisionados e controlados por agentes pblicos pertencentes aos rgos
e entidades produtores e acumuladores dos documentos. (Resoluo n. 6, de 15 de maio de 1997,
do Conselho Nacional de Arquivos, artigos 2 e 3)

7. CONCLUSO
Benefcios da gesto

A aplicao dos instrumentos de gesto na produo atual permite que o documento seja
classificado no momento de sua produo, com seus prazos de guarda, destinao e e
localizao fsica definidos, interrompendo o acmulo desordenado de documentos nos
arquivos.

A aplicao dos instrumentos de gesto na massa documental acumulada permitir a

eliminao criteriosa e conseqente liberao de espao fsico, garantindo assim uma
melhor conservao dos documentos de guarda permanente.

Gesto documental: interfaces com os programas de qualidade

Ao definir normas e procedimentos tcnicos referentes classificao, avaliao,

preservao e eliminao de documento, um programa de gesto documental contribui
decisivamente para atender s demandas da sociedade contempornea por transparncia que
permitam a fiscalizao das aes do governo, assegurando o efetivo exerccio da cidadania e
acesso rpido aos documentos e informaes gerados pelo Poder Pblico.
A gesto documental vem ao encontro, tambm, da orientao dos governos de simplificar
os procedimentos administrativos, imprimir maior qualidade e produtividade, bem como de
assegurar o direito de acesso pleno informao pelo usurio do servio pblico, em conformidade
com as disposies da Constituio Federal e da Lei federal de arquivos n. 8.159/91.
Nessa mesma direo, a gesto documental atende tambm aos objetivos mais elevados
da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n. 101/2000), quais sejam, os de assegurar
condies para o planejamento, o controle e a transparncia nas finanas pblicas.
A administrao racional dos arquivos e o processamento tcnico das informaes
representam uma significativa economia de recursos, pois permitem a eliminao de documentos
desprovidos de valores, reduzindo a massa documental ao mnimo essencial, a otimizao dos

49

espaos fsicos dos arquivos e, por outro lado, permitem a preservao de documentos que
encerram

valor informativo ou probatrio. Da mesma forma, a agilidade na recuperao das

informaes alm de permitir o planejamento estratgico capaz de imprimir maior rapidez ao

processo decisrio e garantir a eficincia da administrao pblica.
Definio de requisitos para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto
arquivstica de documentos
Muitas vezes, parece inquestionvel para as administraes pblicas que o pleno e rpido
acesso s informaes depende exclusivamente da incorporao de tecnologias avanadas. No
se cogita que o desenvolvimento de sistemas informatizados dependa de requisitos que apenas
uma poltica de gesto documental possa definir.
Entretanto, no a informtica, mas a elaborao de um conjunto de normas e
procedimentos tcnicos para a produo, tramitao, avaliao, uso e arquivamento dos
documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediria e idade
permanente), que lanar as bases para o adequado desenvolvimento e eficaz implementao de
sistemas informatizados de gesto de documentos e informaes. Caso contrrio, um aporte
expressivo de recursos financeiros e humanos poderia ser mobilizado, sem eficcia, na
informatizao do caos.
Por outro lado, o avano das tecnologias da informao vem demonstrando que, cada vez
mais, a definio e adoo de critrios de classificao e avaliao de documentos assumem o
papel de requisitos indispensveis ao desenvolvimento ideal de sistemas informatizados de gesto
de documentos e informaes. Estes critrios permitem uma identificao completa e padronizada
dos tipos documentais produzidos, a descrio do contedo, o controle do trmite, e estabelecem
os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, dados esses, imprescindveis ao bom
desempenho do sistema.
A gesto integral dos documentos pblicos lanar, tambm, as bases necessrias
integrao dos protocolos aos arquivos garantindo assim a rpida localizao dos documentos no
apenas durante sua tramitao, mas tambm durante o perodo em que aguardam o cumprimento
de seus prazos nos arquivos administrativos, ou, at mesmo, quando integrarem acervos
permanentes.
Nesse sentido, os responsveis pela implementao de programas de gesto documental
devem demonstrar no apenas que a organizao precisa produzir e/ou consolidar um
conhecimento sobre sua produo documental, o que envolveria uma rea tcnica - a arquivstica ,
mas tambm que a integrao dos protocolos com os arquivos faz-se cada vez mais necessria e
que a informtica apresenta-se neste trabalho como uma ferramenta da gesto arquivstica de
documentos e informaes.

50

8. BIBLIOGRAFIA
ALBERCH FUGUERAS, Ramn. Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del
conocimiento. Barcelona: Editorial UOC, 2003.
ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO. Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade
de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio.
So Paulo: Arquivo do Estado, 2005.
ARQUIVO NACIONAL. Gesto de Documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Rio de
Janeiro, 1995. (Publicaes Tcnicas, 47).
_____________. Manual de identificao de acervos documentais para transferncia e/ou
recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985 (Publicaes Tcnicas, 40).
_____________. Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos
pblicos. Rio de Janeiro, 1985 (Publicaes Tcnicas, 41).
_____________. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005 (Publicaes Tcnicas, 51).
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivstica: objetos, princpios e rumos. So Paulo: Associao
de Arquivistas de So Paulo, 2002. (Scripta, 1)
_____________. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. rev. e ampl. Rio de
Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 2004.
_____________. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documentos de
arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 2002. (Projeto Como fazer, 8)
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. (Projeto Como Fazer, 1).
BERNARDES, Ieda Pimenta (coord.). Manual de aplicao do Plano de Classificao e Tabela
de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo:
Atividades-Meio.

So

Paulo:

Arquivo

Pblico

do

Estado,

2008.

Disponvel

em:

<http://www.arquivoestado.sp.gov.br>.
___________ . Manual de elaborao de Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade
de Documentos para a Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Fim.
So

Paulo:

Arquivo

Pblico

do

Estado,

2008.

Disponvel

em:

<http://www.arquivoestado.sp.gov.br>.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida e BELLOTTO, Helosa Liberalli (coord.). Dicionrio de
Terminologia Arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros. Ncleo
Regional de So Paulo/Secretaria de Estado da Cultura. Departamento de Museus e
Arquivos, 1996.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n. 5 de 30 de setembro de 1996.
Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da
Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.

51

_____________. Resoluo n. 7 de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a

eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
_____________. Resoluo n. 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e
ampliada da Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a
ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos
estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica. Dirio Oficial da Repblica Federativa
do Brasil. Braslia, DF, 8 de fev. de 2002. Seo1.p.2. (D.O.U, 08/02/2002)
_____________. Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007. Dispe sobre a adoo do Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ
Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
DUPL DEL MORAL, Ana. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de
Madrid. Madrid: Direccin General de Patrimonio Cultural. Consejeria de Educacion y
Cultura/Marcial Pons Ediciones Jurdicas y Sociales, 1997.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo
do Estado, 1998. (Projeto Como Fazer, 2).
GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE LA COMUNIDAD DE MADRID. El expurgo en los
Archivos Municipales. Propuesta de un Manual. VII Jornadas de Archivos Municipales,
Comunidad de Madrid, Ayuntamiento de Legans, [1989]
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Manual de Tipologia
Documental de los Municipios. Diretora de la coleccin de Archivos: Ana Dupl del Moral.
Madrid (Espanha): Comunidad de Madrid, Consejera de Cultura, Secretara General Tcnica,
Servicios de Estudios, 1988. (Archivos estudios, 2).
HEREDIA HERRERA, Antonia (1986) - Gestin de Documentos. Archivistica General. Teora
y Prctica. Actualizada y aumentada, 5a. edio, Sevilha, Diputacin Provincial, 1991.
HEREDIA HERRERA, Antonia. El principio de procedencia y los otros principos de la
Archivstica. S.Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo, 2003. (Scripta, 5)
INOJOSA, Rose Marie - Tabelas de Temporalidade.

CASTILHO, Ataliba Teixeira (org.) - A

sistematizao de arquivos pblicos. Campinas, Editora da UNICAMP, 1991. p. 87-97.

JARDIM, Jos Maria - O conceito e a prtica de gesto de documentos. Acervo, Rio de Janeiro,
2 (2): 35-42, jul.-dez. 1987.
LODOLINI, Elio. Archivstica: princpios y problemas. Madrid: ANABAD, 1993.
LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de
instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado e IMESP, 2002. (Como fazer, 6)
MACHADO, Helena Corra - Avaliao de documentos: principais critrios. Arquivo Rio Claro,
Rio Claro (SP), 5 (2): 33-41, jul.1986

52

MACHADO, Helena Corra, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Como implantar arquivos
pblicos municipais. 2 ed. So Paulo: Arquivo do Estado e IMESP, 2000. (Como fazer, 3)
MENDOZA NAVARRO, Ada. Apuntes para el estdio de la seleccin documental . Lima:
Biblioteca Nacional del Per,1997.
NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Organizacin y gestin de archivos. Gijn: Ediciones TREA,
1999.
OLIVEIRA, Daise Apparecida. Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de
Documentos para as Administraes Pblicas Municipais. So Paulo: Arquivo Pblico do
Estado, 2007.
OLIVEIRA, Daise Apparecida - Sistema de Arquivos para o Municpio de So Paulo - SAMSP.
Revista do Arquivo Municipal v. 199. So Paulo, Departamento do Patrimnio Histrico, 1991.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas,
1991.
RIBEIRO, Fernanda & SILVA, Armando B. Malheiro. "A Avaliao em Arquivstica reformulao
terico-prtica de uma operao metodolgica". Lisboa: Pginas Arquivos & Bibliotecas a&b, pp.57- 113.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos: uma
abordagem da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: Editora FGV,
2002.
ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica.
Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. (Nova Enciclopdia, 56)
SO PAULO (Estado). Decreto n. 48.897, de 27 de agosto de 2004. Dispe sobre os Arquivos
Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e as Tabelas de
Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas
para a avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlatas.
Dirio Oficial do Estado de So Paulo. So Paulo, So Paulo, 28 de ago. de 2004. Seo I, p. 1.
_____________. Decreto n. 48.898, de 27 de agosto de 2004. Aprova o Plano de Classificao e
a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So
Paulo: Atividades-Meio e d providncias correlatas. Dirio Oficial do Estado de So Paulo.
So Paulo, So Paulo, 28 de ago. de 2004. Seo I, p. 3.
SCHELLENBERG, Theodoro R. A Avaliao dos Documentos Pblicos Modernos. Trad. Lda
Boechat Rodrigues. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1959.
_____________. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Rio de Janeiro: Editora da FGV,
2002.
SILVA, Armando Malheiro e outros. Arquivstica Teoria e Prtica de uma Cincia da
Informao, v. 1. Porto: Edies Afrontamento, 1999 (Biblioteca das Cincias do
Homem/Srie Plural, 2).

53

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. As bases do processo classificatrio em Arquivstica: um

debate metodolgico. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002. (Scripta,
2)
TESSITORE, Viviane. Arranjo: estrutura ou funo? Arquivo: boletim histrico e informativo, So
Paulo, 10(1):19-28, jan.-jun. 1989.
__________. Os arquivos fora dos arquivos: dimenses do trabalho arquivstico em
instituies de documentao. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002.
(Scripta, 4)
VZQUEZ MURILLO, Manuel. Cmo seleccionar documentos de archivo. Ad Sidera Editorial:
Crdoba-Argentina, 2002. (Coleccin Archivos Vivientes-Centro Latinoamericano).
_____________. Administracin de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI, 1.
ed., Buenos Aires: Alfagrama, 2004.

54