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TREINAMENTO
Manual de Aplicao do Plano de Classificao
ManualdeaplicaodoPlanodeClassificaoeTabelade
TemporalidadedeDocumentosdaAdministrao
PblicadoEstadodeSoPaulo: Atividades-Meio
Jos Serra
Governador
CASA CIVIL
Aloysio Nunes Ferreira Filho
Secretrio Chefe
FICHA CATALOGRFICA
______________________________________________________________________________________________________________________
Este manual foi preparado pela equipe de tcnicos em arquivo do Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo - SAESP para subsidiar o treinamento Aplicao da Tabela de Temporalidade das AtividadesMeio, oferecido pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do SAESP, s Comisses de
Avaliao de Documentos institudas nos rgos e entidades do governo paulista.
ndice
MDULO
MDULO
Arquivo do Estado
Legislao arquivstica
Paulo
ANEXO
MDULO
35
36
ANEXO
I I
Legislao
42
10
ANEXO
11
12
Estratgias adotadas no
desenvolvimento do Projeto
12
Produtos do Projeto
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MDULO 3
Aplicao do Plano de Classificao e da
Tabela de Temporalidade
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30
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I I I
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A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
Mdulo
ARQUIVO DO ESTADO
7 A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
8 A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
LEGISLAO ARQUIVSTICA
ORIENTA TODO TRABALHO DO
SAESP
Informao: toda
legislao arquivstica,
federal, estadual e
municipal, pode ser
obtida no site do SAESP
www.saesp.sp.gov.br
9 A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
Mdulo
1 0 A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
OBJETIVOS DO PROJETO UM
SISTEMA DE GESTO DOCUMENTAL
PARA O ESTADO DE SOPAULO
gesto
documental
foi
reforada
ao
longo
do
Atividades da
gesto documental:
Produo
Classificao
Avaliao
Tramitao
Uso
Organizao
Reproduo
10
1 1 A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
Esse trabalho ser utilizado por todos os rgos e entidades da Administrao Pblica
Estadual, inclusive pela Procuradoria Geral do Estado e Ministrio Pblico Estadual,
contribuindo racionalizao administrativa, agilidade e transparncia no acesso s
informaes e preservao do patrimnio documental do Governo do Estado de So
Paulo.
2003
2004
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1 2 A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
ESTRATGIAS ADOTADAS NO
DESENVOLVIMENTO DO PROJETO
As estratgias adotadas no desenvolvimento do trabalho asseguraram a efetiva
participao dos rgos e entidades da Administrao Estadual, bem como da
Procuradoria Geral do Estado, do Tribunal de Contas do Estado e do Ministrio
Pblico Estadual.
Reunies de trabalho com as Comisses de Avaliao de Documentos
Visitas tcnicas junto aos rgos e entidades para cotejar informaes, esclarecer
dvidas e analisar os documentos
Reunies de trabalho com os representantes de inmeros rgos e entidades,
reconhecidamente especializados em suas respectivas reas de atuao para
apresentar, debater e analisar as propostas de classificao e temporalidade de
cada tipo documental
Reunies com representantes da Procuradoria Geral do Estado, designadas para
acompanhar o SAESP garantiram a consistncia jurdica ao trabalho
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1 3 A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
PRODUTOS DO PROJETO
DECRETO 48.897/2004
Dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto,
os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao,
guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlatas
DECRETO 48.898/2004
Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de
Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio e
d providncias correlatas.
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1 4 A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
Mdulo
controle
acompanhamento
da
produo,
tramitao,
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A T I V I D A D E S - M E I O
Lembrem-se:
impossvel conter um vazamento se no
solucionarmos sua causa!
Faz-se, portanto, urgente e prioritrio
normalizar, controlar e agir sobre a produo
documental atual de modo a interromper o
acmulo desordenado de documentos
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O R I E N T A O
A T I V I D A D E S - M E I O
T C N I C A
S A E S P
do Decreto 48.897/2004
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Atividades-meio
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A T I V I D A D E S - M E I O
01 Organizao Administrativa
02 Comunicao Institucional
03 Gesto de Bens Materiais e Patrimoniais
04 Gesto de Recursos Humanos
05 Gesto Oramentria e Financeira
06 Gesto de Documentos e Informaes
07 Gesto de Atividades Complementares
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A P L I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
I M P O R T A N T E
constituda pelo
conjunto de
documentos
acumulados por
um rgo ou
entidade.
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P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
Contas da luz
Contas de gua
USE
03.03.04.05
03.03.04.05
03.03.04.05
03.03.04.05
03.03.04.05
Afastamento para executar servios obrigatrios por lei USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
03.03.04.05
03.03.04.05
Afastamento para exerccio em atividades com as quais o Estado mantenha convnio USE Processo
de afastamentos ou licenas
Afastamento para participao em congressos e outros certames culturais, tcnicos ou cientficos
USE Processo de afastamentos ou licenas
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03.03.04.05
03.03.04.05
A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
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A P L I C A O
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Vigncia:
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Glossrio elaborado por Ieda Pimenta Bernardes e Dase Apparecida Oliveira e publicado em Como avaliar documentos de
arquivo de Ieda Pimenta Bernardes. Arquivo do Estado, So Paulo, 1998.
1
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A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
2.
3.
Amostragens regionais;
4.
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A P L I C A O
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P L A N O D E C L A S S I F I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
os
documentos
atualmente
produzidos
recebidos
pelo
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A P L I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
rgo/entidade.
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Mdulo
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ANEXO
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das
atividades
de
convivncia
infantil
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05
GESTO
(FUNO)
ORAMENTRIA
FINANCEIRA
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GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES
(FUNO)
Esta funo refere-se ao controle das polticas arquivsticas do rgo e dos
procedimentos relativos comunicao externa e interna, aos servios de protocolo,
arquivo e acesso aos documentos, bem como s aes de incorporao e utilizao de
tecnologias da informao.
06.01 Comunicao administrativa (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se s atividades relativas ao recebimento, registro,
classificao, arquivamento, avaliao e descrio de documentos, assim
como ao fornecimento de certides e transcrio de documentos.
06.02 Gesto de tecnologia da informao (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se ao controle da implantao, funcionamento e
manuteno dos sistemas informatizados e dos equipamentos eletrnicos,
bem como s atividades de desenvolvimento de programas de computador e
de vistoria e proteo integridade dos documentos eletrnicos.
07
GESTO
(FUNO)
DE
ATIVIDADES
COMPLEMENTARES
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ANEXO
LEGISLAO
Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991
CAPTULO I
Disposies Gerais
Artigo 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura,
ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Artigo 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Artigo 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Artigo 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos, informaes de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
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A P L I C A O
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A T I V I D A D E S - M E I O
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A P L I C A O
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CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Artigo 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas
atividades.
Artigo 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico
como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos
de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Artigo 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
Artigo 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu
proprietrio ou possuidor.
Artigo 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas
pblicas.
Artigo 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse
pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Artigo 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico
compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, e os
arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm,
do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das
Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
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Artigo 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e
do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente
sigilosos.
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do
Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de
sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.
3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das
pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data
de produo.
Artigo 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada
de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Artigo 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma
da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Artigo 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo
vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como
rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e
acadmicas, pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero
estabelecidos em regulamento.
Artigo 27 - Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Artigo 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
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Artigo 11 - Ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP caber o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade e a
prestao de orientao tcnica necessria ao fiel cumprimento deste decreto.
Artigo 12 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao.
Palcio dos Bandeirantes, 18 de abril de 1989.
ORESTES QURCIA
Fernando Gomes de Moraes, Secretrio da Cultura
Roberto Valle Rollemberg, Secretrio do Governo
Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 18 de abril de 1989.
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SEO V
Das Tabelas de Temporalidade de Documentos
Artigo 19 - A Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante
da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos
de guarda e a destinao de cada srie documental.
Pargrafo nico - Entende-se por avaliao documental o processo de anlise que
permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus
prazos de guarda e de sua destinao.
Artigo 20 - As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e
das atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero indicar
os rgos produtores, as sries documentais, os prazos de guarda e a destinao
dos documentos, bem como sua fundamentao jurdica ou administrativa, quando
houver.
1 - Entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental,
que determina o seu encaminhamento.
2 - Ser destinado para eliminao, aps o cumprimento dos respectivos prazos
de guarda, o documento que no apresentar valor que justifique sua guarda
permanente.
3 - Ser destinado para guarda permanente o documento que for considerado de
valor histrico, probatrio e informativo.
4 - Para cada srie documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade de
Documentos devero ser registrados, a ttulo de observaes, os atos legais e as
razes de natureza administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos
propostos ou ainda informaes relevantes sobre a produo, guarda ou contedo
do documento.
Artigo 21 - Para cada srie documental dever ser indicado o correspondente prazo
de guarda, ou seja, o tempo de permanncia de cada conjunto documental nos
lugares indicados, a saber:
I - unidade produtora: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento
dever permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi
produzido;
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Disposies Finais
Artigo 39 - Ao Arquivo do Estado de So Paulo compete, sempre que solicitado,
dar orientao tcnica na rea arquivstica s Comisses de Avaliao de
Documentos de Arquivo para elaborao e aplicao de Planos de Classificao e
de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 40 - Ao Arquivo do Estado caber decidir sobre a convenincia e a
oportunidade de transferncias e recolhimentos de documentos ao seu acervo.
Pargrafo nico - As transferncias e os recolhimentos devero obedecer aos
cronogramas definidos pelo prprio Arquivo do Estado.
Artigo 41 - As disposies deste decreto aplicam-se tambm aos documentos
arquivsticos eletrnicos, nos termos da lei.
Artigo 42 - As disposies deste decreto aplicam-se, no que couber, s autarquias
estaduais, s fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, s empresas
pblicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto
de servios pblicos, e s organizaes sociais, definidas como tal pela Lei
Complementar n 846, de 4 de junho de 1998, no exerccio de suas funes e
atividades.
Artigo 43 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
PALCIO DOS BANDEIRANTES, 27 de agosto de 2004
GERALDO ALCKMIN
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