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Guia Fácil - Congresso

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GUIA FÁCIL – COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado¹ e Elvino Pinheiro2 Este guia fácil visa compartilhar experiências de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqüencialmente os principais passos para um líder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 – Definições Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configurações básicas, podendo ser: Aberto – Esta modalidade de congresso normalmente é realizado em locais aberto com igrejas, acampamentos próximos aos centros urbanos onde geralmente os congressistas tem opção ou necessidade de hospedar fora das dependências do congresso; Fechado - Nesta modalidade o congresso é oferecido em local com infra-estrutura suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependências do congresso. Sendo assim as acomodações e alimentação é fornecida e o custo incluído na inscrição do congresso. 2 – Planejamento A fase de planejamento do congresso é fundamental para sucesso, uma vez que nessa etapa será organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 – Definição do publico alvo Essa deverá ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definição exata guiará na escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas de acordo com a faixa etária. Alguns congressos são preferíveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente, porém é viável fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 – Definição da estrutura do evento A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto deverão ser observados os seguintes critérios: a) Localidade – A localidade do congresso será importante pois será um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do local deverá estar bem claro na divulgação, colocando opções de meios de transportes públicos. Caso seja distante de centro urbano, deverá ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito próximo de centros urbanos, deverá ter

som. refeitório. web site ou quantos meios estiverem a mão. ofertas de preletores. A equipe deverá ter pessoas com experiência para elaborar um cardápio adequado. tais como: a. a estrutura de som não pode deixar a desejar. evitando que a todo momento ele saia para ir em casa. desconexos e excessivamente previsíveis. A quantidade e qualidade da refeição influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano seguinte. etc. Ambas as opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som. deverá buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocínios. manutenção pós eventos. dança. Programação . Como boas opções teriam igrejas com Know how para essa atividade. Importante que seja criado um comitê de divulgação. emails. b. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da média. fazer lista de compras. vendas de camisas. alimentação. Isso quebra o congresso. Para reduzir custo .b) c) d) e) f) g) estratégias de manter o congressista no evento.a definição da temática do congresso sempre que possível deverá ser elaborada por um grupo de pessoas com experiência em congresso. preparar alimentos de boa qualidade. Deverão ser considerado. bem como quem vai ministrar a música. evitando temas repetitivos. Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. Divulgação – Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em consideração a distribuição e localização do publico alvo. etc para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. pois um produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção intestinal. Poderá ser elabora um cartaz bem expressivo. Após formalizar a idéia central. deslocamento de equipes. Poderão ser utilizado mala direta. Espaço físico – O local deve ser muito bem planejado. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação. Todas essas informações deverão ser contabilizada para então traçar o preço do congresso. iluminação. lembrar de reservar local para preletores. apoio. principalmente se for a única opção de alimentação. na lanchonete ou cinema. etc. pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. com uma arte bem elaborada e informações claras. Caso o local seja distante de centros urbanos. oficinas. Terceirizar – Caso opte por terceirizar. Obs. custo do aluguel do local. oficinas e mensagens deverá ser democraticamente definida. Se possível elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. O tema será utilizado como fonte de marketing. Som e iluminação – Considerando que o ponto central do congresso serão as mensagens e os momentos de celebração. Deverá ser observado se os locais permitem separação com boa privacidade entre os sexos. dormitórios e banheiros. Custo – Deverá ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma expectativa realista do número de congressista. Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos. Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedência o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. bandas e convidados. deixar bem claro qual o cardápio e número de jovens que deverão ser plenamente atendido. O tema que guiará o congresso. não centralizando apenas no presidente ou diretoria. escolher um título que desperte interesse no publico alvo. cantinas. Deverá ter locais adequado para as celebrações. Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. Equipe local – Poderão ser organizado pela própria juba uma equipe de cozinheiros. adicionando a ela uma margem de segureança.

9. Deverão manter foco no asseio da cozinha. Ornamentação – Equipe que planejará. Agilidade e responsabilidade são fundamentais para efetuar eventuais . desde que haja uma comissão para montagem antecipada no local. Pessoas estranhas deverão ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros líderes. 3. salas de oficinas. mesmo sendo repetitivo após as celebrações e refeições. Inscrição – Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedência direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do congresso. A área dos dormitórios deverão ser restritas aos congressistas. Essa equipe também será responsável pelo cumprimento dos horários das refeições e constantes ajustes durante o congresso. Tanto o salão da celebração quanto. 2. Nessa fase. banheiro e áreas comuns. 7. 11. 5. Banheiro. O local do congresso deverá ser restrito aos congressistas e pessoas autorizadas pela direção do congresso. Uma descargas que se quebra pode trazer transtorno para o congresso caso não seja corrigido de imediato. cozinha deverão ter prioridades justa. as principais equipes são: 1. Recepção – Será responsável por dar as boas vindas aos congressistas quando chegarem ao evento. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. Som e iluminação – preparar a estrutura de comunicação e manter a qualidade durante todo evento. como esporte durante o dia. Deverão ser pessoas simpáticas. executará e fará manutenção da ornamentação do local.poderão ser emprestados os materiais de igrejas. Importante definir se haverá benefícios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item “C”. Acessos – Deverá ter equipe para controlar acessos. Entretenimento – Deverá ser prevista uma equipe para condução de atividades de laser e entretenimento. Transporte – Uma equipe exclusiva para transporte facilitará o trabalho. Limpeza e organização – Esta equipe será responsável pela manutenção de um ambiente higiênico e organizado dentro do congresso. Ter sempre a mão telefones de autoridades policiais para caso de sinistros. Programa – Deverá ser responsável por acompanhar a programação. 8. refeitórios e banheiros deverão ser contempladas. durante e pós congresso. h) Definição de equipes – Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos voluntários. O cumprimento dos horários é fundamental para sucesso do congresso e as exceções e imprevistos durante o congresso deverão ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com a liderança do congresso. bem vestidas e munidas de bastante informação. 6. Alimentação – Equipe que definirá o cardápio e o seu cumprimento. importante definir um âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. principalmente se o local for afastado de centros urbanos. Deverão ser dispostas lixeiras em pontos estratégicos e cartazes solicitando colaboração. 4. 10. A organização constante do espaço é fundamental. Essa função deverá ter exclusividade evitando que os horários sempre atrasem por excesso de ocupação do presidente. Manutenção – Uma equipe deverá ser designada para eventuais concertos e reparos antes. antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horários estabelecidos. multimídia na parte da noite e até mesmo dinâmicas durante o congresso.

3 – Desenvolvimento do congresso A facilidade de execução do congresso está diretamente relacionada com o grau de investimento na etapa de planejamento. etc. Lições aprendidas – Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso. limpeza do ambiente e organização do espaço precisará do esforço de todos. deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra especializada para reparo. A desmontagem dos cenários. Uma reunião de avaliação posterior ao congresso com todas as equipes é de grande de importância para o correto fechamento do congresso. Com a aproximação do congresso. quando. 4 – Pós congresso Ao finalizar o congresso. recurso ou ferramenta. deverá ter um responsável para que dê agilidade nas decisões. Importante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento. Fechamento financeiro – Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. Mais importante que a metodologia é o seu gerenciamento.compras de emergência. Nessa reunião poderão ser discutidos: a. por falta de tempo. O foco deverá ser o registro das dificuldades para experiências futuras. as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do local. Durante o congresso. As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que finalize o mais rápido possível. pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas. levantando as pendências e os responsáveis por saná-las. Pontos fortes – Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. c. preletores. Importante ter uma metodologia que controle as ações. reuniões periódicas deverão ser realizadas. Esta parte deverá ser bem conduzida para não criar um clima desconfortável para as equipes. Nessa etapa será importante delegar e não centralizar todas as decisões e provisões. oportunidade de discutir soluções. b. Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia. As comissões que por necessidade forem de numero expressivo. O cumprimento da agenda do congresso deverá receber prioridade durante o evento. 12. como” ou check list de pendências (anexo). . A equipe de manutenção deverá fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme adquirido. transportar mensageiros. Sendo assim a comissão deverá estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade. Se ficar pendências. Saúde – Uma equipe de profissionais da saúde será fundamental para manter um local reservado para eventuais emergências. Medicamentos e estratégias para emergência são bem vindo quando houver bom senso da equipe. porem alguém precisa ter controle do andamento de tudo para que não haja surpresas. Pode ser usado uma planilha de “o que. sempre que possível deverá ser realizado reuniões com equipes para avaliação do congresso e providências imediatas. socorro a uma pessoal com mal estar. quem .

Efetuar 3 cotações 25/10/2010 B. Digitar programa do congresso. Rio Branco) em empresas do ramo ANEXO B – Acompanhamento de pendências (check List) a. Definir cardápio para refeições.ANEXO A – Acompanhamento de pendências (tabela) Que Planilha de acompanhamento Quem Como Quando Definir cardápio Rogério Matias alimentação (PIB Alegre) Alugar mesas cadeiras Reunir com 14/10/2010 cozinheiras de sua igreja e Alessandro Silva (I. . b. Aluguel de cadeiras e mesas. c.

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