GUIA FÁCIL – COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado¹ e Elvino Pinheiro2 Este guia fácil visa compartilhar experiências de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqüencialmente os principais passos para um líder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 – Definições Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configurações básicas, podendo ser: Aberto – Esta modalidade de congresso normalmente é realizado em locais aberto com igrejas, acampamentos próximos aos centros urbanos onde geralmente os congressistas tem opção ou necessidade de hospedar fora das dependências do congresso; Fechado - Nesta modalidade o congresso é oferecido em local com infra-estrutura suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependências do congresso. Sendo assim as acomodações e alimentação é fornecida e o custo incluído na inscrição do congresso. 2 – Planejamento A fase de planejamento do congresso é fundamental para sucesso, uma vez que nessa etapa será organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 – Definição do publico alvo Essa deverá ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definição exata guiará na escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas de acordo com a faixa etária. Alguns congressos são preferíveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente, porém é viável fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 – Definição da estrutura do evento A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto deverão ser observados os seguintes critérios: a) Localidade – A localidade do congresso será importante pois será um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do local deverá estar bem claro na divulgação, colocando opções de meios de transportes públicos. Caso seja distante de centro urbano, deverá ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito próximo de centros urbanos, deverá ter

adicionando a ela uma margem de segureança. Obs. custo do aluguel do local. Divulgação – Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em consideração a distribuição e localização do publico alvo. alimentação. ofertas de preletores. etc para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. som. dormitórios e banheiros. Ambas as opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som. etc. com uma arte bem elaborada e informações claras. deverá buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocínios. principalmente se for a única opção de alimentação. Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedência o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. evitando temas repetitivos. Após formalizar a idéia central.a definição da temática do congresso sempre que possível deverá ser elaborada por um grupo de pessoas com experiência em congresso. O tema que guiará o congresso. Todas essas informações deverão ser contabilizada para então traçar o preço do congresso. Som e iluminação – Considerando que o ponto central do congresso serão as mensagens e os momentos de celebração. Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos. Poderão ser utilizado mala direta. Custo – Deverá ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma expectativa realista do número de congressista. Deverá ser observado se os locais permitem separação com boa privacidade entre os sexos. pois um produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção intestinal. escolher um título que desperte interesse no publico alvo. etc. evitando que a todo momento ele saia para ir em casa. dança. A quantidade e qualidade da refeição influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano seguinte. Equipe local – Poderão ser organizado pela própria juba uma equipe de cozinheiros. emails. tais como: a. preparar alimentos de boa qualidade. cantinas. Deverão ser considerado. Poderá ser elabora um cartaz bem expressivo. oficinas e mensagens deverá ser democraticamente definida. oficinas. Importante que seja criado um comitê de divulgação. iluminação. Como boas opções teriam igrejas com Know how para essa atividade. bandas e convidados. O tema será utilizado como fonte de marketing. pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. Espaço físico – O local deve ser muito bem planejado. lembrar de reservar local para preletores. deslocamento de equipes. deixar bem claro qual o cardápio e número de jovens que deverão ser plenamente atendido. apoio. Deverá ter locais adequado para as celebrações. web site ou quantos meios estiverem a mão. vendas de camisas. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da média. na lanchonete ou cinema. Para reduzir custo . manutenção pós eventos. Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. desconexos e excessivamente previsíveis. refeitório. Programação . não centralizando apenas no presidente ou diretoria. fazer lista de compras. Se possível elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. bem como quem vai ministrar a música. b. a estrutura de som não pode deixar a desejar. Isso quebra o congresso. Terceirizar – Caso opte por terceirizar.b) c) d) e) f) g) estratégias de manter o congressista no evento. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação. Caso o local seja distante de centros urbanos. A equipe deverá ter pessoas com experiência para elaborar um cardápio adequado.

executará e fará manutenção da ornamentação do local. h) Definição de equipes – Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos voluntários. Deverão manter foco no asseio da cozinha. A área dos dormitórios deverão ser restritas aos congressistas. Nessa fase. 3. Banheiro. Entretenimento – Deverá ser prevista uma equipe para condução de atividades de laser e entretenimento. 10. Ornamentação – Equipe que planejará. desde que haja uma comissão para montagem antecipada no local. Transporte – Uma equipe exclusiva para transporte facilitará o trabalho. 7. as principais equipes são: 1. A organização constante do espaço é fundamental. antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horários estabelecidos. importante definir um âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. Recepção – Será responsável por dar as boas vindas aos congressistas quando chegarem ao evento. mesmo sendo repetitivo após as celebrações e refeições. Inscrição – Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedência direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do congresso. principalmente se o local for afastado de centros urbanos. 8. salas de oficinas. Pessoas estranhas deverão ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros líderes. 6. Manutenção – Uma equipe deverá ser designada para eventuais concertos e reparos antes. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. refeitórios e banheiros deverão ser contempladas. Uma descargas que se quebra pode trazer transtorno para o congresso caso não seja corrigido de imediato. Alimentação – Equipe que definirá o cardápio e o seu cumprimento. Essa equipe também será responsável pelo cumprimento dos horários das refeições e constantes ajustes durante o congresso. Deverão ser pessoas simpáticas. 2. 4. Essa função deverá ter exclusividade evitando que os horários sempre atrasem por excesso de ocupação do presidente. cozinha deverão ter prioridades justa. Importante definir se haverá benefícios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item “C”. 9. como esporte durante o dia. 11. durante e pós congresso.poderão ser emprestados os materiais de igrejas. Programa – Deverá ser responsável por acompanhar a programação. Tanto o salão da celebração quanto. Ter sempre a mão telefones de autoridades policiais para caso de sinistros. bem vestidas e munidas de bastante informação. Som e iluminação – preparar a estrutura de comunicação e manter a qualidade durante todo evento. Limpeza e organização – Esta equipe será responsável pela manutenção de um ambiente higiênico e organizado dentro do congresso. Acessos – Deverá ter equipe para controlar acessos. Agilidade e responsabilidade são fundamentais para efetuar eventuais . Deverão ser dispostas lixeiras em pontos estratégicos e cartazes solicitando colaboração. O local do congresso deverá ser restrito aos congressistas e pessoas autorizadas pela direção do congresso. banheiro e áreas comuns. O cumprimento dos horários é fundamental para sucesso do congresso e as exceções e imprevistos durante o congresso deverão ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com a liderança do congresso. 5. multimídia na parte da noite e até mesmo dinâmicas durante o congresso.

Sendo assim a comissão deverá estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade. levantando as pendências e os responsáveis por saná-las. Medicamentos e estratégias para emergência são bem vindo quando houver bom senso da equipe. . quem . Uma reunião de avaliação posterior ao congresso com todas as equipes é de grande de importância para o correto fechamento do congresso. Nessa etapa será importante delegar e não centralizar todas as decisões e provisões. recurso ou ferramenta. Pontos fortes – Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. O cumprimento da agenda do congresso deverá receber prioridade durante o evento. etc. Saúde – Uma equipe de profissionais da saúde será fundamental para manter um local reservado para eventuais emergências. quando. As comissões que por necessidade forem de numero expressivo. Nessa reunião poderão ser discutidos: a. transportar mensageiros. Se ficar pendências. socorro a uma pessoal com mal estar. como” ou check list de pendências (anexo). as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do local. b. Pode ser usado uma planilha de “o que. 3 – Desenvolvimento do congresso A facilidade de execução do congresso está diretamente relacionada com o grau de investimento na etapa de planejamento. A equipe de manutenção deverá fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme adquirido. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas. O foco deverá ser o registro das dificuldades para experiências futuras. A desmontagem dos cenários. Importante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento. 12. c.compras de emergência. Com a aproximação do congresso. preletores. 4 – Pós congresso Ao finalizar o congresso. porem alguém precisa ter controle do andamento de tudo para que não haja surpresas. Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia. oportunidade de discutir soluções. Lições aprendidas – Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso. deverá ter um responsável para que dê agilidade nas decisões. Esta parte deverá ser bem conduzida para não criar um clima desconfortável para as equipes. deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra especializada para reparo. reuniões periódicas deverão ser realizadas. limpeza do ambiente e organização do espaço precisará do esforço de todos. As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que finalize o mais rápido possível. Importante ter uma metodologia que controle as ações. Durante o congresso. Mais importante que a metodologia é o seu gerenciamento. Fechamento financeiro – Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. sempre que possível deverá ser realizado reuniões com equipes para avaliação do congresso e providências imediatas. por falta de tempo.

Efetuar 3 cotações 25/10/2010 B.ANEXO A – Acompanhamento de pendências (tabela) Que Planilha de acompanhamento Quem Como Quando Definir cardápio Rogério Matias alimentação (PIB Alegre) Alugar mesas cadeiras Reunir com 14/10/2010 cozinheiras de sua igreja e Alessandro Silva (I. . Digitar programa do congresso. Definir cardápio para refeições. b. c. Aluguel de cadeiras e mesas. Rio Branco) em empresas do ramo ANEXO B – Acompanhamento de pendências (check List) a.