GUIA FCIL COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado e Elvino Pinheiro2 Este guia fcil visa compartilhar experincias de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqencialmente os principais passos para um lder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 Definies Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configuraes bsicas, podendo ser: Aberto Esta modalidade de congresso normalmente realizado em locais aberto com igrejas, acampamentos prximos aos centros urbanos onde geralmente os congressistas tem opo ou necessidade de hospedar fora das dependncias do congresso; Fechado - Nesta modalidade o congresso oferecido em local com infra-estrutura suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependncias do congresso. Sendo assim as acomodaes e alimentao fornecida e o custo includo na inscrio do congresso. 2 Planejamento A fase de planejamento do congresso fundamental para sucesso, uma vez que nessa etapa ser organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 Definio do publico alvo Essa dever ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definio exata guiar na escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e msicas de acordo com a faixa etria. Alguns congressos so preferveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente, porm vivel fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 Definio da estrutura do evento A estrutura do evento de fundamental importncia e tem suas caractersticas prprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto devero ser observados os seguintes critrios: a) Localidade A localidade do congresso ser importante pois ser um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do local dever estar bem claro na divulgao, colocando opes de meios de transportes pblicos. Caso seja distante de centro urbano, dever ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito prximo de centros urbanos, dever ter

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estratgias de manter o congressista no evento, evitando que a todo momento ele saia para ir em casa, na lanchonete ou cinema. Isso quebra o congresso. Espao fsico O local deve ser muito bem planejado. Dever ter locais adequado para as celebraes, oficinas, refeitrio, dormitrios e banheiros. Dever ser observado se os locais permitem separao com boa privacidade entre os sexos. Caso o local seja distante de centros urbanos, lembrar de reservar local para preletores, bandas e convidados. Custo Dever ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma expectativa realista do nmero de congressista, adicionando a ela uma margem de segureana. Devero ser considerado, custo do aluguel do local, som, iluminao, alimentao, ofertas de preletores, deslocamento de equipes, manuteno ps eventos. Todas essas informaes devero ser contabilizada para ento traar o preo do congresso. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da mdia, dever buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocnios, cantinas, vendas de camisas, etc. Programao - a definio da temtica do congresso sempre que possvel dever ser elaborada por um grupo de pessoas com experincia em congresso. O tema que guiar o congresso, bem como quem vai ministrar a msica, dana, oficinas e mensagens dever ser democraticamente definida. Aps formalizar a idia central, escolher um ttulo que desperte interesse no publico alvo, evitando temas repetitivos, desconexos e excessivamente previsveis. O tema ser utilizado como fonte de marketing. Divulgao Dever ser discutido as estratgias de divulgao levando em considerao a distribuio e localizao do publico alvo. Dever constar como premissa que a meta atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. Poder ser elabora um cartaz bem expressivo, com uma arte bem elaborada e informaes claras. Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedncia o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. Podero ser utilizado mala direta, emails, web site ou quantos meios estiverem a mo. Importante que seja criado um comit de divulgao, no centralizando apenas no presidente ou diretoria. Alimentao Podero ser utilizados vrios mtodos, tais como: a. Equipe local Podero ser organizado pela prpria juba uma equipe de cozinheiros, apoio, etc para montar uma cozinha (caso o espao caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. A equipe dever ter pessoas com experincia para elaborar um cardpio adequado, fazer lista de compras, preparar alimentos de boa qualidade. A quantidade e qualidade da refeio influencia diretamente a deciso do congressista retornar ou no no ano seguinte, principalmente se for a nica opo de alimentao. b. Terceirizar Caso opte por terceirizar, deixar bem claro qual o cardpio e nmero de jovens que devero ser plenamente atendido. Se possvel elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessrio as bonificaes e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. Como boas opes teriam igrejas com Know how para essa atividade. Obs. Ateno especial dever ser dado a qualidade da alimentao, pois um produto vencido pode trazer complicaes a todo congresso tal como infeco intestinal, etc. Som e iluminao Considerando que o ponto central do congresso sero as mensagens e os momentos de celebrao, a estrutura de som no pode deixar a desejar. Podero ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. Ambas as opes devero ser planejadas levando em considerao opinies de tcnicos de som, pessoas experientes com bandas e observa a acstica do ambiente. Para reduzir custo

podero ser emprestados os materiais de igrejas, desde que haja uma comisso para montagem antecipada no local. h) Definio de equipes Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos voluntrios. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. Nessa fase, importante definir um ncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. Importante definir se haver benefcios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item C. as principais equipes so: 1. Inscrio Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedncia direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do congresso; 2. Recepo Ser responsvel por dar as boas vindas aos congressistas quando chegarem ao evento. Devero ser pessoas simpticas, bem vestidas e munidas de bastante informao; 3. Som e iluminao preparar a estrutura de comunicao e manter a qualidade durante todo evento. 4. Programa Dever ser responsvel por acompanhar a programao, antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horrios estabelecidos. Essa funo dever ter exclusividade evitando que os horrios sempre atrasem por excesso de ocupao do presidente. O cumprimento dos horrios fundamental para sucesso do congresso e as excees e imprevistos durante o congresso devero ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com a liderana do congresso; 5. Entretenimento Dever ser prevista uma equipe para conduo de atividades de laser e entretenimento, como esporte durante o dia, multimdia na parte da noite e at mesmo dinmicas durante o congresso; 6. Alimentao Equipe que definir o cardpio e o seu cumprimento. Essa equipe tambm ser responsvel pelo cumprimento dos horrios das refeies e constantes ajustes durante o congresso; 7. Ornamentao Equipe que planejar, executar e far manuteno da ornamentao do local. Tanto o salo da celebrao quanto, salas de oficinas, refeitrios e banheiros devero ser contempladas; 8. Limpeza e organizao Esta equipe ser responsvel pela manuteno de um ambiente higinico e organizado dentro do congresso. Devero manter foco no asseio da cozinha, banheiro e reas comuns. Devero ser dispostas lixeiras em pontos estratgicos e cartazes solicitando colaborao. A organizao constante do espao fundamental, mesmo sendo repetitivo aps as celebraes e refeies; 9. Acessos Dever ter equipe para controlar acessos, principalmente se o local for afastado de centros urbanos. O local do congresso dever ser restrito aos congressistas e pessoas autorizadas pela direo do congresso. A rea dos dormitrios devero ser restritas aos congressistas. Pessoas estranhas devero ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros lderes. Ter sempre a mo telefones de autoridades policiais para caso de sinistros. 10. Manuteno Uma equipe dever ser designada para eventuais concertos e reparos antes, durante e ps congresso. Uma descargas que se quebra pode trazer transtorno para o congresso caso no seja corrigido de imediato. Banheiro, cozinha devero ter prioridades justa; 11. Transporte Uma equipe exclusiva para transporte facilitar o trabalho. Agilidade e responsabilidade so fundamentais para efetuar eventuais

compras de emergncia, socorro a uma pessoal com mal estar, transportar mensageiros, preletores, etc, 12. Sade Uma equipe de profissionais da sade ser fundamental para manter um local reservado para eventuais emergncias. Medicamentos e estratgias para emergncia so bem vindo quando houver bom senso da equipe. 3 Desenvolvimento do congresso A facilidade de execuo do congresso est diretamente relacionada com o grau de investimento na etapa de planejamento. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas. Com a aproximao do congresso, reunies peridicas devero ser realizadas, levantando as pendncias e os responsveis por san-las. Nessa etapa ser importante delegar e no centralizar todas as decises e provises, porem algum precisa ter controle do andamento de tudo para que no haja surpresas. Importante ter uma metodologia que controle as aes. Pode ser usado uma planilha de o que, quem , quando, como ou check list de pendncias (anexo). Mais importante que a metodologia o seu gerenciamento. As comisses que por necessidade forem de numero expressivo, dever ter um responsvel para que d agilidade nas decises. Durante o congresso, sempre que possvel dever ser realizado reunies com equipes para avaliao do congresso e providncias imediatas; O cumprimento da agenda do congresso dever receber prioridade durante o evento, pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. Sendo assim a comisso dever estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade.

4 Ps congresso Ao finalizar o congresso, as equipes devero continuar mobilizadas at entrega do local. A desmontagem dos cenrios, limpeza do ambiente e organizao do espao precisar do esforo de todos. As equipes de limpeza e organizao devero liderar os demais voluntrios para que finalize o mais rpido possvel. A equipe de manuteno dever fazer reviso geral para que o local seja entregue conforme adquirido. Algumas atividades que no podero ser reparadas no dia, por falta de tempo, recurso ou ferramenta, devero ser devidamente sinalizada e se necessrio contratar mo de obra especializada para reparo. Uma reunio de avaliao posterior ao congresso com todas as equipes de grande de importncia para o correto fechamento do congresso. Nessa reunio podero ser discutidos: a. Fechamento financeiro Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. Se ficar pendncias, oportunidade de discutir solues; b. Pontos fortes Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. Importante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento; c. Lies aprendidas Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso. Esta parte dever ser bem conduzida para no criar um clima desconfortvel para as equipes. O foco dever ser o registro das dificuldades para experincias futuras.

ANEXO A Acompanhamento de pendncias (tabela)

Que

Planilha de acompanhamento Quem Como

Quando

Definir cardpio Rogrio Matias alimentao (PIB Alegre) Alugar mesas cadeiras

Reunir com 14/10/2010 cozinheiras de sua igreja e Alessandro Silva (I. Efetuar 3 cotaes 25/10/2010 B. Rio Branco) em empresas do ramo

ANEXO B Acompanhamento de pendncias (check List) a. Aluguel de cadeiras e mesas; b. Definir cardpio para refeies; c. Digitar programa do congresso;