GUIA FÁCIL – COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado¹ e Elvino Pinheiro2 Este guia fácil visa compartilhar experiências de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqüencialmente os principais passos para um líder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 – Definições Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configurações básicas, podendo ser: Aberto – Esta modalidade de congresso normalmente é realizado em locais aberto com igrejas, acampamentos próximos aos centros urbanos onde geralmente os congressistas tem opção ou necessidade de hospedar fora das dependências do congresso; Fechado - Nesta modalidade o congresso é oferecido em local com infra-estrutura suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependências do congresso. Sendo assim as acomodações e alimentação é fornecida e o custo incluído na inscrição do congresso. 2 – Planejamento A fase de planejamento do congresso é fundamental para sucesso, uma vez que nessa etapa será organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 – Definição do publico alvo Essa deverá ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definição exata guiará na escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas de acordo com a faixa etária. Alguns congressos são preferíveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente, porém é viável fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 – Definição da estrutura do evento A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto deverão ser observados os seguintes critérios: a) Localidade – A localidade do congresso será importante pois será um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do local deverá estar bem claro na divulgação, colocando opções de meios de transportes públicos. Caso seja distante de centro urbano, deverá ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito próximo de centros urbanos, deverá ter

Custo – Deverá ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma expectativa realista do número de congressista. Som e iluminação – Considerando que o ponto central do congresso serão as mensagens e os momentos de celebração. Divulgação – Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em consideração a distribuição e localização do publico alvo. principalmente se for a única opção de alimentação. oficinas. A equipe deverá ter pessoas com experiência para elaborar um cardápio adequado. evitando temas repetitivos. evitando que a todo momento ele saia para ir em casa. Programação . Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedência o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. iluminação.b) c) d) e) f) g) estratégias de manter o congressista no evento. Deverá ter locais adequado para as celebrações. cantinas. escolher um título que desperte interesse no publico alvo. A quantidade e qualidade da refeição influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano seguinte. Equipe local – Poderão ser organizado pela própria juba uma equipe de cozinheiros. Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos. deverá buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocínios. vendas de camisas. Se possível elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. Poderá ser elabora um cartaz bem expressivo. Terceirizar – Caso opte por terceirizar. ofertas de preletores. Importante que seja criado um comitê de divulgação. pois um produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção intestinal. fazer lista de compras. tais como: a. a estrutura de som não pode deixar a desejar. manutenção pós eventos. Obs. na lanchonete ou cinema. Ambas as opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som. etc para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. Isso quebra o congresso. desconexos e excessivamente previsíveis. Caso o local seja distante de centros urbanos. O tema será utilizado como fonte de marketing. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação. alimentação. com uma arte bem elaborada e informações claras. refeitório. Após formalizar a idéia central. lembrar de reservar local para preletores. pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da média. web site ou quantos meios estiverem a mão. Para reduzir custo . oficinas e mensagens deverá ser democraticamente definida. Deverá ser observado se os locais permitem separação com boa privacidade entre os sexos. Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. Como boas opções teriam igrejas com Know how para essa atividade. Poderão ser utilizado mala direta. adicionando a ela uma margem de segureança. etc. emails. dormitórios e banheiros. bem como quem vai ministrar a música. Deverão ser considerado. Espaço físico – O local deve ser muito bem planejado. não centralizando apenas no presidente ou diretoria. som. dança. deslocamento de equipes. Todas essas informações deverão ser contabilizada para então traçar o preço do congresso. deixar bem claro qual o cardápio e número de jovens que deverão ser plenamente atendido. preparar alimentos de boa qualidade. etc. custo do aluguel do local.a definição da temática do congresso sempre que possível deverá ser elaborada por um grupo de pessoas com experiência em congresso. Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. O tema que guiará o congresso. apoio. bandas e convidados. b.

importante definir um âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. 8. Essa função deverá ter exclusividade evitando que os horários sempre atrasem por excesso de ocupação do presidente. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. O local do congresso deverá ser restrito aos congressistas e pessoas autorizadas pela direção do congresso. Banheiro. Essa equipe também será responsável pelo cumprimento dos horários das refeições e constantes ajustes durante o congresso. Ter sempre a mão telefones de autoridades policiais para caso de sinistros. Pessoas estranhas deverão ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros líderes. Deverão ser pessoas simpáticas. Uma descargas que se quebra pode trazer transtorno para o congresso caso não seja corrigido de imediato. Agilidade e responsabilidade são fundamentais para efetuar eventuais . banheiro e áreas comuns. Programa – Deverá ser responsável por acompanhar a programação. Limpeza e organização – Esta equipe será responsável pela manutenção de um ambiente higiênico e organizado dentro do congresso. 10. Alimentação – Equipe que definirá o cardápio e o seu cumprimento. h) Definição de equipes – Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos voluntários. Nessa fase. Deverão ser dispostas lixeiras em pontos estratégicos e cartazes solicitando colaboração. Manutenção – Uma equipe deverá ser designada para eventuais concertos e reparos antes. principalmente se o local for afastado de centros urbanos. Deverão manter foco no asseio da cozinha. as principais equipes são: 1. O cumprimento dos horários é fundamental para sucesso do congresso e as exceções e imprevistos durante o congresso deverão ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com a liderança do congresso. bem vestidas e munidas de bastante informação. 3. A área dos dormitórios deverão ser restritas aos congressistas. A organização constante do espaço é fundamental. Entretenimento – Deverá ser prevista uma equipe para condução de atividades de laser e entretenimento. 6. 5. Transporte – Uma equipe exclusiva para transporte facilitará o trabalho. Tanto o salão da celebração quanto.poderão ser emprestados os materiais de igrejas. cozinha deverão ter prioridades justa. refeitórios e banheiros deverão ser contempladas. Recepção – Será responsável por dar as boas vindas aos congressistas quando chegarem ao evento. multimídia na parte da noite e até mesmo dinâmicas durante o congresso. Importante definir se haverá benefícios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item “C”. mesmo sendo repetitivo após as celebrações e refeições. 7. 4. Acessos – Deverá ter equipe para controlar acessos. 11. Ornamentação – Equipe que planejará. Inscrição – Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedência direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do congresso. salas de oficinas. executará e fará manutenção da ornamentação do local. antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horários estabelecidos. durante e pós congresso. 2. desde que haja uma comissão para montagem antecipada no local. como esporte durante o dia. 9. Som e iluminação – preparar a estrutura de comunicação e manter a qualidade durante todo evento.

porem alguém precisa ter controle do andamento de tudo para que não haja surpresas. Fechamento financeiro – Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. b. Saúde – Uma equipe de profissionais da saúde será fundamental para manter um local reservado para eventuais emergências. sempre que possível deverá ser realizado reuniões com equipes para avaliação do congresso e providências imediatas. Nessa etapa será importante delegar e não centralizar todas as decisões e provisões. Uma reunião de avaliação posterior ao congresso com todas as equipes é de grande de importância para o correto fechamento do congresso. Se ficar pendências. Nessa reunião poderão ser discutidos: a. quando. quem . Lições aprendidas – Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso. pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. transportar mensageiros. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas. .compras de emergência. A desmontagem dos cenários. limpeza do ambiente e organização do espaço precisará do esforço de todos. por falta de tempo. preletores. levantando as pendências e os responsáveis por saná-las. A equipe de manutenção deverá fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme adquirido. Durante o congresso. Esta parte deverá ser bem conduzida para não criar um clima desconfortável para as equipes. oportunidade de discutir soluções. Medicamentos e estratégias para emergência são bem vindo quando houver bom senso da equipe. As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que finalize o mais rápido possível. Mais importante que a metodologia é o seu gerenciamento. As comissões que por necessidade forem de numero expressivo. como” ou check list de pendências (anexo). Pode ser usado uma planilha de “o que. Com a aproximação do congresso. 12. 3 – Desenvolvimento do congresso A facilidade de execução do congresso está diretamente relacionada com o grau de investimento na etapa de planejamento. socorro a uma pessoal com mal estar. O cumprimento da agenda do congresso deverá receber prioridade durante o evento. as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do local. deverá ter um responsável para que dê agilidade nas decisões. etc. c. Sendo assim a comissão deverá estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade. recurso ou ferramenta. Importante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento. Pontos fortes – Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. O foco deverá ser o registro das dificuldades para experiências futuras. reuniões periódicas deverão ser realizadas. Importante ter uma metodologia que controle as ações. Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia. 4 – Pós congresso Ao finalizar o congresso. deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra especializada para reparo.

Efetuar 3 cotações 25/10/2010 B. . Definir cardápio para refeições.ANEXO A – Acompanhamento de pendências (tabela) Que Planilha de acompanhamento Quem Como Quando Definir cardápio Rogério Matias alimentação (PIB Alegre) Alugar mesas cadeiras Reunir com 14/10/2010 cozinheiras de sua igreja e Alessandro Silva (I. Rio Branco) em empresas do ramo ANEXO B – Acompanhamento de pendências (check List) a. b. c. Aluguel de cadeiras e mesas. Digitar programa do congresso.

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