GUIA FÁCIL – COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado¹ e Elvino Pinheiro2 Este guia fácil visa compartilhar experiências de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqüencialmente os principais passos para um líder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 – Definições Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configurações básicas, podendo ser: Aberto – Esta modalidade de congresso normalmente é realizado em locais aberto com igrejas, acampamentos próximos aos centros urbanos onde geralmente os congressistas tem opção ou necessidade de hospedar fora das dependências do congresso; Fechado - Nesta modalidade o congresso é oferecido em local com infra-estrutura suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependências do congresso. Sendo assim as acomodações e alimentação é fornecida e o custo incluído na inscrição do congresso. 2 – Planejamento A fase de planejamento do congresso é fundamental para sucesso, uma vez que nessa etapa será organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 – Definição do publico alvo Essa deverá ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definição exata guiará na escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas de acordo com a faixa etária. Alguns congressos são preferíveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente, porém é viável fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 – Definição da estrutura do evento A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto deverão ser observados os seguintes critérios: a) Localidade – A localidade do congresso será importante pois será um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do local deverá estar bem claro na divulgação, colocando opções de meios de transportes públicos. Caso seja distante de centro urbano, deverá ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito próximo de centros urbanos, deverá ter

alimentação. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação. Terceirizar – Caso opte por terceirizar. escolher um título que desperte interesse no publico alvo. A quantidade e qualidade da refeição influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano seguinte. O tema que guiará o congresso. etc para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. dança. pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. evitando temas repetitivos. Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedência o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. Deverão ser considerado. não centralizando apenas no presidente ou diretoria. A equipe deverá ter pessoas com experiência para elaborar um cardápio adequado. principalmente se for a única opção de alimentação. deixar bem claro qual o cardápio e número de jovens que deverão ser plenamente atendido. emails. cantinas. pois um produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção intestinal. etc. Deverá ser observado se os locais permitem separação com boa privacidade entre os sexos. b. bandas e convidados. lembrar de reservar local para preletores. deverá buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocínios.a definição da temática do congresso sempre que possível deverá ser elaborada por um grupo de pessoas com experiência em congresso. Após formalizar a idéia central. etc. na lanchonete ou cinema. preparar alimentos de boa qualidade. a estrutura de som não pode deixar a desejar. oficinas. Todas essas informações deverão ser contabilizada para então traçar o preço do congresso. vendas de camisas. Para reduzir custo .b) c) d) e) f) g) estratégias de manter o congressista no evento. Poderá ser elabora um cartaz bem expressivo. Poderão ser utilizado mala direta. adicionando a ela uma margem de segureança. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da média. com uma arte bem elaborada e informações claras. Se possível elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. som. desconexos e excessivamente previsíveis. Deverá ter locais adequado para as celebrações. web site ou quantos meios estiverem a mão. Ambas as opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som. deslocamento de equipes. iluminação. evitando que a todo momento ele saia para ir em casa. Divulgação – Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em consideração a distribuição e localização do publico alvo. Programação . Importante que seja criado um comitê de divulgação. Espaço físico – O local deve ser muito bem planejado. Caso o local seja distante de centros urbanos. Obs. apoio. ofertas de preletores. dormitórios e banheiros. oficinas e mensagens deverá ser democraticamente definida. refeitório. tais como: a. Custo – Deverá ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma expectativa realista do número de congressista. O tema será utilizado como fonte de marketing. Como boas opções teriam igrejas com Know how para essa atividade. Som e iluminação – Considerando que o ponto central do congresso serão as mensagens e os momentos de celebração. fazer lista de compras. Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos. Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. Isso quebra o congresso. Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. bem como quem vai ministrar a música. manutenção pós eventos. custo do aluguel do local. Equipe local – Poderão ser organizado pela própria juba uma equipe de cozinheiros.

Deverão ser pessoas simpáticas. Deverão manter foco no asseio da cozinha. Inscrição – Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedência direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do congresso. Transporte – Uma equipe exclusiva para transporte facilitará o trabalho. 10. Tanto o salão da celebração quanto. 7. Importante definir se haverá benefícios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item “C”. principalmente se o local for afastado de centros urbanos. antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horários estabelecidos. Uma descargas que se quebra pode trazer transtorno para o congresso caso não seja corrigido de imediato. 11. como esporte durante o dia. Essa função deverá ter exclusividade evitando que os horários sempre atrasem por excesso de ocupação do presidente. Agilidade e responsabilidade são fundamentais para efetuar eventuais . 6. desde que haja uma comissão para montagem antecipada no local. Limpeza e organização – Esta equipe será responsável pela manutenção de um ambiente higiênico e organizado dentro do congresso. executará e fará manutenção da ornamentação do local. Recepção – Será responsável por dar as boas vindas aos congressistas quando chegarem ao evento. h) Definição de equipes – Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos voluntários. Pessoas estranhas deverão ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros líderes. 3. A área dos dormitórios deverão ser restritas aos congressistas. banheiro e áreas comuns. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. Banheiro.poderão ser emprestados os materiais de igrejas. cozinha deverão ter prioridades justa. importante definir um âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. Alimentação – Equipe que definirá o cardápio e o seu cumprimento. O cumprimento dos horários é fundamental para sucesso do congresso e as exceções e imprevistos durante o congresso deverão ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com a liderança do congresso. Entretenimento – Deverá ser prevista uma equipe para condução de atividades de laser e entretenimento. Essa equipe também será responsável pelo cumprimento dos horários das refeições e constantes ajustes durante o congresso. 2. Deverão ser dispostas lixeiras em pontos estratégicos e cartazes solicitando colaboração. refeitórios e banheiros deverão ser contempladas. mesmo sendo repetitivo após as celebrações e refeições. durante e pós congresso. as principais equipes são: 1. Ter sempre a mão telefones de autoridades policiais para caso de sinistros. Ornamentação – Equipe que planejará. Manutenção – Uma equipe deverá ser designada para eventuais concertos e reparos antes. multimídia na parte da noite e até mesmo dinâmicas durante o congresso. 4. bem vestidas e munidas de bastante informação. 5. Som e iluminação – preparar a estrutura de comunicação e manter a qualidade durante todo evento. Nessa fase. 8. A organização constante do espaço é fundamental. Acessos – Deverá ter equipe para controlar acessos. O local do congresso deverá ser restrito aos congressistas e pessoas autorizadas pela direção do congresso. 9. Programa – Deverá ser responsável por acompanhar a programação. salas de oficinas.

as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do local. A desmontagem dos cenários. oportunidade de discutir soluções. Importante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento. As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que finalize o mais rápido possível. reuniões periódicas deverão ser realizadas. 12. transportar mensageiros. Fechamento financeiro – Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. 4 – Pós congresso Ao finalizar o congresso. deverá ter um responsável para que dê agilidade nas decisões. por falta de tempo. Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia. Lições aprendidas – Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso. O foco deverá ser o registro das dificuldades para experiências futuras.compras de emergência. Nessa etapa será importante delegar e não centralizar todas as decisões e provisões. porem alguém precisa ter controle do andamento de tudo para que não haja surpresas. sempre que possível deverá ser realizado reuniões com equipes para avaliação do congresso e providências imediatas. socorro a uma pessoal com mal estar. levantando as pendências e os responsáveis por saná-las. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas. Esta parte deverá ser bem conduzida para não criar um clima desconfortável para as equipes. b. pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. limpeza do ambiente e organização do espaço precisará do esforço de todos. Importante ter uma metodologia que controle as ações. As comissões que por necessidade forem de numero expressivo. Mais importante que a metodologia é o seu gerenciamento. A equipe de manutenção deverá fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme adquirido. deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra especializada para reparo. Sendo assim a comissão deverá estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade. Saúde – Uma equipe de profissionais da saúde será fundamental para manter um local reservado para eventuais emergências. etc. recurso ou ferramenta. 3 – Desenvolvimento do congresso A facilidade de execução do congresso está diretamente relacionada com o grau de investimento na etapa de planejamento. Pode ser usado uma planilha de “o que. Nessa reunião poderão ser discutidos: a. Uma reunião de avaliação posterior ao congresso com todas as equipes é de grande de importância para o correto fechamento do congresso. preletores. Medicamentos e estratégias para emergência são bem vindo quando houver bom senso da equipe. Se ficar pendências. Pontos fortes – Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. . como” ou check list de pendências (anexo). quem . Durante o congresso. Com a aproximação do congresso. O cumprimento da agenda do congresso deverá receber prioridade durante o evento. quando. c.

c. . Definir cardápio para refeições.ANEXO A – Acompanhamento de pendências (tabela) Que Planilha de acompanhamento Quem Como Quando Definir cardápio Rogério Matias alimentação (PIB Alegre) Alugar mesas cadeiras Reunir com 14/10/2010 cozinheiras de sua igreja e Alessandro Silva (I. Digitar programa do congresso. b. Efetuar 3 cotações 25/10/2010 B. Aluguel de cadeiras e mesas. Rio Branco) em empresas do ramo ANEXO B – Acompanhamento de pendências (check List) a.

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