GUIA FÁCIL – COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado¹ e Elvino Pinheiro2 Este guia fácil visa compartilhar experiências de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqüencialmente os principais passos para um líder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 – Definições Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configurações básicas, podendo ser: Aberto – Esta modalidade de congresso normalmente é realizado em locais aberto com igrejas, acampamentos próximos aos centros urbanos onde geralmente os congressistas tem opção ou necessidade de hospedar fora das dependências do congresso; Fechado - Nesta modalidade o congresso é oferecido em local com infra-estrutura suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependências do congresso. Sendo assim as acomodações e alimentação é fornecida e o custo incluído na inscrição do congresso. 2 – Planejamento A fase de planejamento do congresso é fundamental para sucesso, uma vez que nessa etapa será organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 – Definição do publico alvo Essa deverá ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definição exata guiará na escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas de acordo com a faixa etária. Alguns congressos são preferíveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente, porém é viável fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 – Definição da estrutura do evento A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto deverão ser observados os seguintes critérios: a) Localidade – A localidade do congresso será importante pois será um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do local deverá estar bem claro na divulgação, colocando opções de meios de transportes públicos. Caso seja distante de centro urbano, deverá ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito próximo de centros urbanos, deverá ter

b) c) d) e) f) g) estratégias de manter o congressista no evento. O tema que guiará o congresso. deslocamento de equipes. dança. Terceirizar – Caso opte por terceirizar. refeitório. Obs. deixar bem claro qual o cardápio e número de jovens que deverão ser plenamente atendido. desconexos e excessivamente previsíveis. etc. Espaço físico – O local deve ser muito bem planejado. Equipe local – Poderão ser organizado pela própria juba uma equipe de cozinheiros. O tema será utilizado como fonte de marketing. Deverá ter locais adequado para as celebrações. Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos. apoio. na lanchonete ou cinema. etc. A quantidade e qualidade da refeição influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano seguinte. dormitórios e banheiros. A equipe deverá ter pessoas com experiência para elaborar um cardápio adequado. som. Isso quebra o congresso. principalmente se for a única opção de alimentação.a definição da temática do congresso sempre que possível deverá ser elaborada por um grupo de pessoas com experiência em congresso. web site ou quantos meios estiverem a mão. cantinas. bandas e convidados. vendas de camisas. Após formalizar a idéia central. manutenção pós eventos. Ambas as opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som. custo do aluguel do local. oficinas. evitando temas repetitivos. Custo – Deverá ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma expectativa realista do número de congressista. adicionando a ela uma margem de segureança. bem como quem vai ministrar a música. Se possível elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação. Todas essas informações deverão ser contabilizada para então traçar o preço do congresso. b. Importante que seja criado um comitê de divulgação. Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. oficinas e mensagens deverá ser democraticamente definida. lembrar de reservar local para preletores. pois um produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção intestinal. Para reduzir custo . a estrutura de som não pode deixar a desejar. escolher um título que desperte interesse no publico alvo. tais como: a. emails. com uma arte bem elaborada e informações claras. não centralizando apenas no presidente ou diretoria. alimentação. ofertas de preletores. Programação . Som e iluminação – Considerando que o ponto central do congresso serão as mensagens e os momentos de celebração. preparar alimentos de boa qualidade. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da média. Deverão ser considerado. evitando que a todo momento ele saia para ir em casa. iluminação. Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. fazer lista de compras. Deverá ser observado se os locais permitem separação com boa privacidade entre os sexos. Divulgação – Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em consideração a distribuição e localização do publico alvo. Caso o local seja distante de centros urbanos. Como boas opções teriam igrejas com Know how para essa atividade. pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. Poderão ser utilizado mala direta. Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedência o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. etc para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. deverá buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocínios. Poderá ser elabora um cartaz bem expressivo.

Som e iluminação – preparar a estrutura de comunicação e manter a qualidade durante todo evento. como esporte durante o dia. as principais equipes são: 1. 8. banheiro e áreas comuns. Banheiro. O local do congresso deverá ser restrito aos congressistas e pessoas autorizadas pela direção do congresso. salas de oficinas. desde que haja uma comissão para montagem antecipada no local. Agilidade e responsabilidade são fundamentais para efetuar eventuais . 10. principalmente se o local for afastado de centros urbanos. 2. Importante definir se haverá benefícios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item “C”. Essa função deverá ter exclusividade evitando que os horários sempre atrasem por excesso de ocupação do presidente. bem vestidas e munidas de bastante informação. Manutenção – Uma equipe deverá ser designada para eventuais concertos e reparos antes. Nessa fase. Acessos – Deverá ter equipe para controlar acessos. Alimentação – Equipe que definirá o cardápio e o seu cumprimento. antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horários estabelecidos. Transporte – Uma equipe exclusiva para transporte facilitará o trabalho. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. Programa – Deverá ser responsável por acompanhar a programação. A organização constante do espaço é fundamental. cozinha deverão ter prioridades justa. 3. Essa equipe também será responsável pelo cumprimento dos horários das refeições e constantes ajustes durante o congresso. refeitórios e banheiros deverão ser contempladas. Ornamentação – Equipe que planejará. executará e fará manutenção da ornamentação do local. Tanto o salão da celebração quanto. 6. importante definir um âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. 11. durante e pós congresso. Limpeza e organização – Esta equipe será responsável pela manutenção de um ambiente higiênico e organizado dentro do congresso. Pessoas estranhas deverão ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros líderes. Deverão manter foco no asseio da cozinha. Deverão ser pessoas simpáticas. Recepção – Será responsável por dar as boas vindas aos congressistas quando chegarem ao evento. A área dos dormitórios deverão ser restritas aos congressistas. Inscrição – Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedência direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do congresso. mesmo sendo repetitivo após as celebrações e refeições. Deverão ser dispostas lixeiras em pontos estratégicos e cartazes solicitando colaboração. 7. 4. Ter sempre a mão telefones de autoridades policiais para caso de sinistros. h) Definição de equipes – Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos voluntários. 5. Uma descargas que se quebra pode trazer transtorno para o congresso caso não seja corrigido de imediato. Entretenimento – Deverá ser prevista uma equipe para condução de atividades de laser e entretenimento. multimídia na parte da noite e até mesmo dinâmicas durante o congresso. O cumprimento dos horários é fundamental para sucesso do congresso e as exceções e imprevistos durante o congresso deverão ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com a liderança do congresso. 9.poderão ser emprestados os materiais de igrejas.

c. preletores. por falta de tempo. Medicamentos e estratégias para emergência são bem vindo quando houver bom senso da equipe. Mais importante que a metodologia é o seu gerenciamento. etc. Esta parte deverá ser bem conduzida para não criar um clima desconfortável para as equipes.compras de emergência. transportar mensageiros. A equipe de manutenção deverá fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme adquirido. pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. Com a aproximação do congresso. Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia. Nessa etapa será importante delegar e não centralizar todas as decisões e provisões. como” ou check list de pendências (anexo). Pode ser usado uma planilha de “o que. quem . 4 – Pós congresso Ao finalizar o congresso. sempre que possível deverá ser realizado reuniões com equipes para avaliação do congresso e providências imediatas. socorro a uma pessoal com mal estar. O cumprimento da agenda do congresso deverá receber prioridade durante o evento. reuniões periódicas deverão ser realizadas. Lições aprendidas – Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso. As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que finalize o mais rápido possível. limpeza do ambiente e organização do espaço precisará do esforço de todos. quando. as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do local. . Saúde – Uma equipe de profissionais da saúde será fundamental para manter um local reservado para eventuais emergências. A desmontagem dos cenários. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas. Pontos fortes – Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. Importante ter uma metodologia que controle as ações. porem alguém precisa ter controle do andamento de tudo para que não haja surpresas. As comissões que por necessidade forem de numero expressivo. deverá ter um responsável para que dê agilidade nas decisões. deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra especializada para reparo. Nessa reunião poderão ser discutidos: a. Importante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento. oportunidade de discutir soluções. Se ficar pendências. Fechamento financeiro – Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. Sendo assim a comissão deverá estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade. recurso ou ferramenta. Durante o congresso. Uma reunião de avaliação posterior ao congresso com todas as equipes é de grande de importância para o correto fechamento do congresso. O foco deverá ser o registro das dificuldades para experiências futuras. 12. 3 – Desenvolvimento do congresso A facilidade de execução do congresso está diretamente relacionada com o grau de investimento na etapa de planejamento. levantando as pendências e os responsáveis por saná-las. b.

ANEXO A – Acompanhamento de pendências (tabela) Que Planilha de acompanhamento Quem Como Quando Definir cardápio Rogério Matias alimentação (PIB Alegre) Alugar mesas cadeiras Reunir com 14/10/2010 cozinheiras de sua igreja e Alessandro Silva (I. Definir cardápio para refeições. . Rio Branco) em empresas do ramo ANEXO B – Acompanhamento de pendências (check List) a. c. Efetuar 3 cotações 25/10/2010 B. Digitar programa do congresso. Aluguel de cadeiras e mesas. b.

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