GUIA FÁCIL – COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado¹ e Elvino Pinheiro2 Este guia fácil visa compartilhar experiências de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqüencialmente os principais passos para um líder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 – Definições Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configurações básicas, podendo ser: Aberto – Esta modalidade de congresso normalmente é realizado em locais aberto com igrejas, acampamentos próximos aos centros urbanos onde geralmente os congressistas tem opção ou necessidade de hospedar fora das dependências do congresso; Fechado - Nesta modalidade o congresso é oferecido em local com infra-estrutura suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependências do congresso. Sendo assim as acomodações e alimentação é fornecida e o custo incluído na inscrição do congresso. 2 – Planejamento A fase de planejamento do congresso é fundamental para sucesso, uma vez que nessa etapa será organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 – Definição do publico alvo Essa deverá ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definição exata guiará na escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas de acordo com a faixa etária. Alguns congressos são preferíveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente, porém é viável fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 – Definição da estrutura do evento A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto deverão ser observados os seguintes critérios: a) Localidade – A localidade do congresso será importante pois será um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do local deverá estar bem claro na divulgação, colocando opções de meios de transportes públicos. Caso seja distante de centro urbano, deverá ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito próximo de centros urbanos, deverá ter

Caso o local seja distante de centros urbanos. com uma arte bem elaborada e informações claras. Deverão ser considerado. evitando temas repetitivos. dormitórios e banheiros. deverá buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocínios. Importante que seja criado um comitê de divulgação. oficinas e mensagens deverá ser democraticamente definida. b. escolher um título que desperte interesse no publico alvo. Custo – Deverá ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma expectativa realista do número de congressista. Obs. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação. Isso quebra o congresso. A quantidade e qualidade da refeição influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano seguinte. principalmente se for a única opção de alimentação. Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedência o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. evitando que a todo momento ele saia para ir em casa. web site ou quantos meios estiverem a mão. Terceirizar – Caso opte por terceirizar. deslocamento de equipes. Para reduzir custo . ofertas de preletores. Poderão ser utilizado mala direta. Equipe local – Poderão ser organizado pela própria juba uma equipe de cozinheiros. alimentação. oficinas. Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. dança. manutenção pós eventos.b) c) d) e) f) g) estratégias de manter o congressista no evento. Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos. preparar alimentos de boa qualidade. Como boas opções teriam igrejas com Know how para essa atividade. O tema será utilizado como fonte de marketing. Programação . etc para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. som. iluminação. O tema que guiará o congresso. Após formalizar a idéia central. cantinas. Som e iluminação – Considerando que o ponto central do congresso serão as mensagens e os momentos de celebração. etc. bem como quem vai ministrar a música.a definição da temática do congresso sempre que possível deverá ser elaborada por um grupo de pessoas com experiência em congresso. custo do aluguel do local. Se possível elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. fazer lista de compras. etc. emails. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da média. A equipe deverá ter pessoas com experiência para elaborar um cardápio adequado. a estrutura de som não pode deixar a desejar. na lanchonete ou cinema. Divulgação – Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em consideração a distribuição e localização do publico alvo. lembrar de reservar local para preletores. Todas essas informações deverão ser contabilizada para então traçar o preço do congresso. Espaço físico – O local deve ser muito bem planejado. apoio. adicionando a ela uma margem de segureança. tais como: a. pois um produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção intestinal. bandas e convidados. deixar bem claro qual o cardápio e número de jovens que deverão ser plenamente atendido. refeitório. desconexos e excessivamente previsíveis. pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. Deverá ser observado se os locais permitem separação com boa privacidade entre os sexos. Deverá ter locais adequado para as celebrações. vendas de camisas. não centralizando apenas no presidente ou diretoria. Poderá ser elabora um cartaz bem expressivo. Ambas as opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som. Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa.

Essa função deverá ter exclusividade evitando que os horários sempre atrasem por excesso de ocupação do presidente.poderão ser emprestados os materiais de igrejas. 5. Alimentação – Equipe que definirá o cardápio e o seu cumprimento. salas de oficinas. Inscrição – Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedência direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do congresso. 10. A organização constante do espaço é fundamental. Deverão ser pessoas simpáticas. Acessos – Deverá ter equipe para controlar acessos. Pessoas estranhas deverão ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros líderes. cozinha deverão ter prioridades justa. 2. Uma descargas que se quebra pode trazer transtorno para o congresso caso não seja corrigido de imediato. 4. Ornamentação – Equipe que planejará. como esporte durante o dia. Limpeza e organização – Esta equipe será responsável pela manutenção de um ambiente higiênico e organizado dentro do congresso. executará e fará manutenção da ornamentação do local. h) Definição de equipes – Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos voluntários. O cumprimento dos horários é fundamental para sucesso do congresso e as exceções e imprevistos durante o congresso deverão ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com a liderança do congresso. principalmente se o local for afastado de centros urbanos. refeitórios e banheiros deverão ser contempladas. Banheiro. Deverão manter foco no asseio da cozinha. Importante definir se haverá benefícios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item “C”. Programa – Deverá ser responsável por acompanhar a programação. Manutenção – Uma equipe deverá ser designada para eventuais concertos e reparos antes. 8. as principais equipes são: 1. Tanto o salão da celebração quanto. 11. mesmo sendo repetitivo após as celebrações e refeições. Essa equipe também será responsável pelo cumprimento dos horários das refeições e constantes ajustes durante o congresso. Entretenimento – Deverá ser prevista uma equipe para condução de atividades de laser e entretenimento. 7. bem vestidas e munidas de bastante informação. Transporte – Uma equipe exclusiva para transporte facilitará o trabalho. 6. banheiro e áreas comuns. antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horários estabelecidos. durante e pós congresso. 3. 9. Som e iluminação – preparar a estrutura de comunicação e manter a qualidade durante todo evento. Ter sempre a mão telefones de autoridades policiais para caso de sinistros. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. A área dos dormitórios deverão ser restritas aos congressistas. Deverão ser dispostas lixeiras em pontos estratégicos e cartazes solicitando colaboração. multimídia na parte da noite e até mesmo dinâmicas durante o congresso. Agilidade e responsabilidade são fundamentais para efetuar eventuais . importante definir um âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. O local do congresso deverá ser restrito aos congressistas e pessoas autorizadas pela direção do congresso. Nessa fase. Recepção – Será responsável por dar as boas vindas aos congressistas quando chegarem ao evento. desde que haja uma comissão para montagem antecipada no local.

O foco deverá ser o registro das dificuldades para experiências futuras. As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que finalize o mais rápido possível. b. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas. oportunidade de discutir soluções. preletores. Pontos fortes – Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. deverá ter um responsável para que dê agilidade nas decisões. 3 – Desenvolvimento do congresso A facilidade de execução do congresso está diretamente relacionada com o grau de investimento na etapa de planejamento. Fechamento financeiro – Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. Importante ter uma metodologia que controle as ações. Se ficar pendências. Esta parte deverá ser bem conduzida para não criar um clima desconfortável para as equipes. As comissões que por necessidade forem de numero expressivo. Importante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento. c. Nessa reunião poderão ser discutidos: a. O cumprimento da agenda do congresso deverá receber prioridade durante o evento. limpeza do ambiente e organização do espaço precisará do esforço de todos. Pode ser usado uma planilha de “o que. 12. pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. Uma reunião de avaliação posterior ao congresso com todas as equipes é de grande de importância para o correto fechamento do congresso. porem alguém precisa ter controle do andamento de tudo para que não haja surpresas. levantando as pendências e os responsáveis por saná-las. Durante o congresso. Lições aprendidas – Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso. Medicamentos e estratégias para emergência são bem vindo quando houver bom senso da equipe. . recurso ou ferramenta. quem . A equipe de manutenção deverá fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme adquirido. Com a aproximação do congresso. 4 – Pós congresso Ao finalizar o congresso. quando. reuniões periódicas deverão ser realizadas. Nessa etapa será importante delegar e não centralizar todas as decisões e provisões. deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra especializada para reparo. Mais importante que a metodologia é o seu gerenciamento. Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia. socorro a uma pessoal com mal estar. A desmontagem dos cenários. etc. transportar mensageiros. por falta de tempo. Saúde – Uma equipe de profissionais da saúde será fundamental para manter um local reservado para eventuais emergências. como” ou check list de pendências (anexo). sempre que possível deverá ser realizado reuniões com equipes para avaliação do congresso e providências imediatas. as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do local. Sendo assim a comissão deverá estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade.compras de emergência.

.ANEXO A – Acompanhamento de pendências (tabela) Que Planilha de acompanhamento Quem Como Quando Definir cardápio Rogério Matias alimentação (PIB Alegre) Alugar mesas cadeiras Reunir com 14/10/2010 cozinheiras de sua igreja e Alessandro Silva (I. Efetuar 3 cotações 25/10/2010 B. Digitar programa do congresso. Definir cardápio para refeições. Rio Branco) em empresas do ramo ANEXO B – Acompanhamento de pendências (check List) a. Aluguel de cadeiras e mesas. b. c.

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