Q-Acadmico 2 Manual do Usurio

Qualidata Solues em Informtica Julho de 2008

Contedo
1 Por Onde Comear? ............................................................................................ 10 1.1 1.2 Como este manual est organizado .............................................................. 11 Padres de Interface..................................................................................... 12

Janelas................................................................................................................. 13 Filtros com Multiseleo ..................................................................................... 16 Caixas de Pesquisa .............................................................................................. 16 Exportar Dados ................................................................................................... 17 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Configurao do Sistema ............................................................................. 18 Preparao para o Incio do Perodo Letivo .................................................. 18 Incio do Perodo Letivo para Cursos Seriados/Modulares ........................... 18 Incio do Perodo Letivo para Cursos por Crditos ....................................... 19 Procedimentos Durante o Perodo Letivo ..................................................... 19 Trmino do Perodo Letivo .......................................................................... 19 Consultas, Relatrios e Demais Procedimentos Independente do Ciclo

Acadmico .............................................................................................................. 19 2 Roteiro de Configurao do Sistema .................................................................... 20 2.1 Cadastro de instituies ............................................................................... 22

Padro de interface utilizado................................................................................ 23 Pr-requisitos ...................................................................................................... 23 Como acessar este recurso ................................................................................... 23 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 23 2.2 Cadastro de gerncias Acadmicas .............................................................. 24

Padro de interface utilizado................................................................................ 24 Como acessar este recurso ................................................................................... 24 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 25 2

2.3

Cadastro de Coordenadorias Acadmicas ..................................................... 26

Padro de interface utilizado................................................................................ 26 Como acessar este recurso ................................................................................... 26 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 27 Dicas Interessantes .............................................................................................. 28 Informaes importantes ..................................................................................... 28 2.4 Cadastro de Padres de Horrios.................................................................. 28

Padro de interface utilizado................................................................................ 29 Como acessar este recurso ................................................................................... 29 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 29 Dicas importantes ................................................................................................ 31 Cuidados na utilizao ......................................................................................... 32 2.5 Cadastro de Estruturas de Cursos ................................................................. 32

Padro de interface utilizado................................................................................ 32 Como acessar este recurso ................................................................................... 32 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 33 2.6 Cadastro de Cursos Habilitados ................................................................... 46

Padro de interface utilizado: .............................................................................. 46 Como acessar este recurso: .................................................................................. 46 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 47 2.7 Cadastro de Habilitaes ............................................................................. 47

Padro de interface utilizado................................................................................ 48 Como acessar este recurso ................................................................................... 48 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 48 2.8 Cadastro de Cursos ...................................................................................... 49

Padro de interface utilizado................................................................................ 49

Como acessar este recurso ................................................................................... 49 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 50 2.9 Cadastro de Componentes Curriculares ........................................................ 52

Padro de interface utilizado................................................................................ 53 Como acessar este recurso ................................................................................... 53 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 53 2.10 Cadastro de Matrizes Curriculares ............................................................... 57

Padro de interface utilizado................................................................................ 57 Como acessar este recurso ................................................................................... 57 Informaes sobre os campos a serem preenchidos .............................................. 57 Cuidados necessrios ao lidar com matrizes curriculares ..................................... 61 3 Preparao para o incio de perodo ..................................................................... 64 3.1 Configurao do calendrio ......................................................................... 65

Pr-requisitos ...................................................................................................... 65 Cadastro de Tipos de Datas ................................................................................. 66 Cadastro de datas especiais fixas ......................................................................... 68 Configurao do Calendrio ................................................................................ 69 3.2 Configurao de concursos .......................................................................... 74

Como Acessar Este Recurso ................................................................................ 75 Configurando Concursos ..................................................................................... 75 Configurando as Chamadas ................................................................................. 76 3.3 Replicao das matrizes curriculares ............................................................ 78

Como Acessar Este Recurso ................................................................................ 79 Replicando uma Matriz Curricular....................................................................... 79 3.4 Matricular alunos ingressantes ..................................................................... 80

Como Acessar Este Recurso ................................................................................ 81

Matrcula de Ingressantes Via Processo Seletivo ................................................. 81 Matrcula de Ingressantes Via Transferncia ....................................................... 89 3.5 Gerao das turmas ...................................................................................... 91

Pr-requisitos ...................................................................................................... 92 Procedimento de Gerao de Turmas ................................................................... 92 Cadastro de Turmas ............................................................................................. 98 3.6 Configurao dos dirios ........................................................................... 102

Configurando os Dirios a partir do Cadastro de Turmas ................................... 102 Configurando os Dirios a partir do Cadastro de Dirios ................................... 108 Diviso de Dirios Simples ............................................................................... 110 3.7 3.8 As possveis divises de dirios ................................................................. 112 Reabertura e Reintegrao de matrculas.................................................... 113

Reabrindo a matrcula de um aluno ................................................................... 113 Reintegrando a Matrcula de um Aluno ............................................................. 115 3.9 Pr-matrculas ........................................................................................... 116

Pr-matrcula Manual ........................................................................................ 116 Pr-matrcula em Lote ....................................................................................... 118 4 Procedimentos de incio de perodo comuns a cursos seriados ........................... 123 4.1 Renovar Matrculas de cursos seriados....................................................... 123

Pr-requisitos .................................................................................................... 124 Como Acessar Este Recurso .............................................................................. 124 Renovao de Matrcula por Aluno ................................................................... 125 Renovao de Matrcula em Lote ...................................................................... 128 4.2 Alocao de alunos nas turmas .................................................................. 129

Pr-requisitos .................................................................................................... 130 Como Acessar Este Recurso .............................................................................. 131

Como utilizar o recurso ..................................................................................... 131 4.3 Matricular alunos por componente curricular ............................................. 133

Como Acessar Este Recurso .............................................................................. 134 Utilizao Bsica da Matrcula por Componente Curricular ............................... 134 Procedimentos Acadmicos na Matrcula por Componente Curricular ............... 138 4.4 5 Matriculando o aluno em dirios de Disciplinas Equivalentes .................... 140

Procedimentos de incio de perodo comuns a cursos por crdito ....................... 143 5.1 Configurar pedidos de matrcula ................................................................ 143

Pr-requisitos .................................................................................................... 143 Como acessar este recurso ................................................................................. 144 Como utilizar este recurso ................................................................................. 145 5.2 Processar pedidos de matrcula .................................................................. 149

Como acessar este recurso ................................................................................. 149 6 Procedimentos que acontecem durante o perodo letivo ..................................... 150 6.1 Cancelamento ............................................................................................ 150

Pr-requisito ...................................................................................................... 150 Procedimento de Cancelamento Voluntrio de matrcula ................................... 150 Desfazendo um cancelamento voluntrio ........................................................... 152 6.2 Afastamento .............................................................................................. 153

Pr-Requisito .................................................................................................... 153 Procedimento de Afastamento ........................................................................... 153 Desfazendo um afastamento .............................................................................. 155 6.3 Jubilamento ............................................................................................... 156

Jubilando um aluno ........................................................................................... 157 Desfazendo um jubilamento .............................................................................. 158 6.4 Evaso ou Desistncia ............................................................................... 159

Pr-Requisitos ................................................................................................... 159 Registrando uma Evaso ................................................................................... 159 Cancelando uma Evaso ou Desistncia ............................................................ 162 6.5 Trancamento de Matrcula ......................................................................... 164

Pr-requisito ...................................................................................................... 165 Trancando uma Matrcula .................................................................................. 165 Cancelando um Trancamento de Matrcula ........................................................ 168 6.6 Provveis jubilados e evadidos .................................................................. 169

Identificando provveis jubilados ou evadidos ................................................... 170 6.7 Transferncia de dirio .............................................................................. 171

Transferindo aluno de dirio .............................................................................. 171 6.8 Transferncia de turma .............................................................................. 172

Transferindo Aluno de Turma ........................................................................... 173 6.9 Lanamento de notas nos dirios................................................................ 173

Pr-requisitos .................................................................................................... 174 Procedimento de Lanamento de Dirios ........................................................... 174 Como identificar com quem est a posse do dirio............................................. 175 Como alterar a posse de uma etapa para o Registro Escolar ............................... 176 Como alterar a posse de uma etapa para o Professor .......................................... 176 Lanando as informaes nos Dirios de Classe ................................................ 177 7 Procedimento de final de perodo ...................................................................... 183 7.1 Fechamento de perodo .............................................................................. 183

Pr-requisitos .................................................................................................... 183 Fechando o perodo letivo sem pendncias ........................................................ 185 Fechando o perodo letivo com pendncias ........................................................ 188 Prximos passos aps o fechamento de perodo letivo ....................................... 189

7.2

Desfazer fechamento de perodo ................................................................ 190

Como utilizar o recurso ..................................................................................... 191 Desfazendo perodos seguintes .......................................................................... 193 7.3 Alterar fechamento .................................................................................... 194

Como utilizar o recurso ..................................................................................... 194 8 Consultas gerais do sistema ............................................................................... 197 8.1 Alunos ....................................................................................................... 197

Consultando dados do aluno .............................................................................. 198 Visualizando Dados Acadmicos....................................................................... 199 Boletim e Histrico ........................................................................................... 200 Consultando alteraes dos dados do aluno realizadas no sistema ...................... 201 8.2 Professores ................................................................................................ 201

Consultando dados do professor ........................................................................ 202 9 Relatrios do sistema......................................................................................... 204 9.1 Listagem de alunos .................................................................................... 204

Como utilizar o recurso ..................................................................................... 204 Listagem Simples de Alunos ............................................................................. 204 9.2 Dirio de Classe......................................................................................... 206

Procedimento de impresso de dirio de classe .................................................. 206 Consolidao de Dirios de Classe .................................................................... 208 10 Padres da Interface .......................................................................................... 211 10.1 Elementos dos cadastros e procedimentos .................................................. 211

Filtros................................................................................................................ 211 Caixas de pesquisa ............................................................................................ 212 Caixas de Listagem com Seleo Mltipla ......................................................... 214 10.2 Janelas de listagem simples........................................................................ 215

Insero ............................................................................................................. 216 Verificao de Duplicidade ............................................................................... 216 Alterao ........................................................................................................... 217 Excluso............................................................................................................ 217 Janelas de listagem simples com pginas ........................................................... 218 10.3 11 Janelas com pesquisa e pginas .................................................................. 219

Conceitos do Sistema ........................................................................................ 222 11.1 Disciplinas equivalentes ............................................................................ 222

Problemas de Utilizao .................................................................................... 222 11.2 Etapas ........................................................................................................ 223

Por Onde Comear?

O Q-Acadmico um sistema de Gesto Acadmica integrado, projetado para administrar os mais diversos setores e departamentos das instituies de ensino, economizando tempo, eliminando retrabalho, disponibilizando informaes precisas e com agilidade a toda comunidade acadmica. Para atender a todo este universo, este manual est organizado de maneira a proporcionar ao mesmo tempo referncias rpidas e informaes detalhadas sobre conceitos e procedimentos do sistema. A estrutura segue a referncia lgica do Ciclo Acadmico da instituio, de acordo com os procedimentos que devem ser executados pelo Q-Acadmico. No Ciclo, diferentes procedimentos so executados por diferentes perfis de usurios. Por exemplo, a montagem de turmas pode ser realizada pelo Registro Escolar ou pelas Gerncias de curso enquanto que o lanamento de notas e faltas nos dirios geralmente realizado pelos professores responsveis. Note, portanto, que os perfis responsveis por cada procedimento podem variar de uma instituio para outra ou de uma gerncia ou coordenao para outra, dentro da mesma instituio. At a quantidade e a ordem dos procedimentos pode variar at mesmo de um curso para outro, dependendo das regras que regem o funcionamento de cada um. Por este motivo, um manual de referncia criado especificamente para cada instituio desenvolvido para que os tpicos neste manual sejam relacionados aos perfis de utilizao correspondentes na instituio. Assim, sempre que estiver procurando por informaes sobre algum procedimento especfico, recomendvel que voc consulte primeiro este manual de referncia da sua instituio. Outra opo consultar a seo de conceitos do sistema disponvel na pgina 222. Esta seo aborda explicaes rpidas sobre os conceitos mais importantes do sistema, indicando as pginas onde informaes detalhadas sobre cada uma podem ser encontradas. Fique atento tambm s caixas denominadas Nota Rpida para uma breve explicao ou reviso do assunto em destaque na seo em que ela aparece.

10

Nota Rpida
Consulte o Manual de Referncia da sua Instituio
Este manual possui informaes detalhadas sobre todos os elementos do Q-Acadmico. Caso esteja procurando alguma informao especfica sobre um procedimento, recomendvel que voc consulte o Manual de Referncia desenvolvido para sua instituio. Outra fonte importante para referncias rpidas a seo sobre conceitos do sistema, disponvel na pgina 222. Esta seo aborda explicaes rpidas sobre os conceitos mais importantes do sistema, indicando as pginas onde informaes detalhadas sobre cada uma podem ser encontradas.

1.1

Como este manual est organizado

Este manual est organizado de maneira a aproximar os recursos do sistema do ciclo acadmico de uma instituio, conforme citado no tpico anterior. Este primeiro captulo trata de conceitos bsicos importantes para compreenso dos demais recursos. Trata de padres da interface com usurio (janelas, botes, caixas de texto, etc.) que esto organizados de maneira sistemtica para facilitar o entendimento de suas utilizaes. O segundo captulo aborda os principais elementos de configurao do sistema antes que seu uso possa ser liberado por toda a instituio. A maioria dos itens deste captulo essencial para que o sistema funcione corretamente, pois trata de recursos obrigatrios para os demais procedimentos. Por exemplo, configurao de unidades de ensino, cadastro das regras dos cursos e dos cursos propriamente ditos, cadastro de matrizes curriculares, dentre outros. imprescindvel, portanto, que administradores do sistema leiam este captulo e entendam como as regras do sistema so configuradas. Na sequncia, o terceiro captulo j entra no uso do sistema propriamente dito, tratando de questes relacionadas preparao para o incio de um perodo letivo. Assim, este captulo importante para setores de registro escolar e/ou gerncias acadmicas que configuram calendrios, turmas, e dirios para que o incio do perodo letivo seja preparado corretamente para a matrcula dos alunos. Uma vez preparado, os captulos quatro e cinco abordam os procedimentos que ocorrem

11

durante o incio do perodo letivo, ou seja, aqueles procedimentos que agora podem ser realizados para os alunos para que os mesmos sejam matriculados em suas respectivas turmas e seus respectivos dirios. A diferena entre um captulo e outro que o primeiro aborda procedimentos comuns a cursos seriados enquanto o segundo a cursos por crdito. Os procedimentos que podem ser utilizados praticamente a qualquer momento durante o perodo letivo esto no captulo seguinte, o sexto. Nele esto os procedimentos acadmicos realizados para o aluno (afastamento, trancamento, transferncia, jubilamento, etc.), alm de outros especficos relacionados ao lanamento de notas e faltas, ou de outros instrumentos que podem compor a avaliao do aluno (premiaes, notas de conselho de classe, monitorias, etc.). Finalmente, o captulo sete fecha o ciclo acadmico com os procedimentos de final de perodo letivo: fechamento de perodo, desfazer fechamento, alterar fechamento, colao de grau, e parecer dos mdulos. Os demais captulos abordam recursos adicionais organizados em outros mdulos, alm das funcionalidades de consultas e emisso de relatrios. O captulo oito trata exatamente destes mdulos adicionais (questionrios, CIEE, horrios, protocolo, etc.), o captulo nove abrange todas as trs principais consultas do sistema (alunos, professores, e funcionrios), e o dez todos os principais relatrios do sistema. O captulo onze detalha todos os padres do sistema, indo alm desta introduo enquanto o doze explica detalhes da segurana do sistema, muito importante para os administradores. Por ltimo, o captulo 13 compila uma lista dos principais conceitos do sistema, provendo uma viso geral com referncias para outros captulos onde cada conceito utilizado e detalhado.

1.2

Padres de Interface

O Q-Acadmico mantm uma srie de padres para facilitar a sua utilizao. Vrios termos usados comumente neste manual sempre indicaro algum elemento da interface do sistema. Por interface, entende-se todos os elementos do sistema que permitem ao usurio interagir com as informaes apresentadas. Estes elementos podem incluir janelas, caixas de textos, caixas de listagem, botes, e tabelas. 12

Tipicamente estes elementos seguem o padro do sistema operacional Windows e funcionam da mesma maneira que em outros programas e sistemas. A seguir so destacados alguns elementos principais da interface do Q-Acadmico. Para informaes detalhadas, consulte o captulo 10, pgina 211. Se voc j est familiarizado com estes padres, pode seguramente avanar ao tpico seguinte. JANELAS As janelas do Q-Acadmico so sempre focadas no manuseio de informaes de um tpico especfico. Por exemplo, a janela do Cadastro de Cursos tem o foco nas informaes pertinentes aos cursos da instituio. A maneira como estas informaes so organizadas na janela depende tipicamente da maneira como ela se vincula a outros tpicos. Por exemplo, a janela do Cadastro de Matrizes Curriculares possui abas ou guias no topo para agrupar as componentes curriculares associadas a uma matriz.

Figura 1 Janela do Cadastro de Matrizes Curriculares. Observe no topo as abas Matriz Curricular, Disciplinas e Visualizar Matriz. Estas abas agrupam a informao de acordo com

13

o contexto.

A seguir os tipos mais comuns de janelas so destacados.

Janelas de Listagem Simples

Os cadastros que seguem o padro de Listagem Simples geralmente so utilizad os para cadastros que no possuem muitos registros (at algumas centenas) nem muitos campos (atributos). Eles so organizados de forma que os campos a serem preenchidos numa insero ou alterao localizam-se na parte superior da janela, seguido dos botes de controle e de uma tabela com a listagem de todos os registros j cadastrados.

Figura 2 Exemplo de Janela de Listagem Simples

As Janelas de Listagem Simples podem conter pginas ou abas que ampliam a funcionalidade da janela e frequentemente relacionam informaes que dependem umas das outras. Para mais detalhes consulte Janelas de listagem simples com pginas, 218.
Janelas com Pesquisa e Pginas

Estas janelas exigem que primeiro um critrio de filtros seja definido para localizao de um registro existente. Alm disto, ao contrrio do padro de Listagem Simples, preciso primeiro clicar sobre o boto para incluso do registro sejam exibidos. Para mais detalhes consulte Janelas com pesquisa e pginas, pgina 219. 14 para que os campos de preenchimento

Janelas com Filtros

Relatrios e alguns tipos de cadastros dependem de uma listagem inicial dos registros a serem impressos ou alterados. As janelas de filtragem do sistema seguem um padro onde os filtros opcionais ficam disponveis e desmarcados na parte superior. Para habilitar um filtro, basta clicar sobre a caixa logo ao lado do seu nome ou sobre o prprio nome. Uma vez selecionado um filtro qualquer, o campo de consulta (geralmente uma caixa de texto, de listagem ou de pesquisa) fica disponvel para localizao do registro a ser filtrado. Eventualmente podem existir itens obrigatrios, que no podem ser desmarcados. No exemplo da Figura 3 abaixo, os campos Ano Letivo e Per. Letivo so obrigatrios. Todos os demais campos so opcionais. Uma vez definidos os filtros, basta clicar em para que todos os registros

que correspondam aos critrios sejam exibidos na tabela. No exemplo abaixo, todos os alunos da instituio, do ano e perodo letivo 2008/1 sero exibidos aps o clique no boto. Nenhum filtro opcional foi marcado.

Figura 3 Exemplo de janela com diversas opes de filtros

15

FILTROS COM MULTISELEO No exemplo da Figura 3, note que alguns filtros esto destacados em vermelho. Estes filtros so chamados de filtros multiseleo pois permitem a escolha de mais de um item simultaneamente. Por exemplo, ao marcar a opo de filtro Turma, o sistema ir automaticamente exibir o boto para que o usurio, ao clicar sobre o mesmo, possa

selecionar todos os registros a ser filtrados. No exemplo das turmas, possvel listar todos os alunos de vrias turmas ao mesmo tempo. Similarmente, na Figura 3, possvel fazer a multiseleo de registros nos filtros de Instituio, Forma de Ingresso, ou Escola de Origem. Em todos estes casos, mais de um item pode ser selecionado para filtrar a listagem da janela (no caso, alunos), aps o clique no boto CAIXAS DE PESQUISA A caixa de pesquisa um dos tipos mais importantes de campos do sistema. Ele permite a localizao rpida de um registro de 3 maneiras distintas e utilizado em muitas janelas. .

Figura 4 Caixa de Pesquisa

A caixa de pesquisa composta de 2 caixas de texto (uma menor para digitao ou exibio do cdigo e outra maior para digitao ou exibio do nome ou da descrio do registro) e do boto .

Para localizar um registro, digite o cdigo na caixa de texto menor ou digite parte da descrio do registro na caixa de texto maior e, em ambos os casos, aperte a tecla enter para confirmar. Outra opo clicar sobre o boto para que o sistema exiba uma janela com todos

os registros disponveis e opes de filtros para facilitar a busca. Para mais informaes consulte Caixas de pesquisa, pgina 212.

16

EXPORTAR DADOS possvel exportar os dados de praticamente todas as tabelas do sistema. Este recurso muito til pois permite a manipulao de informaes especficas em planilhas do Excel ou documentos do Word, independente do Q-Acadmico. Para exportar dados, em qualquer janela do sistema que contenha uma tabela, clique na tabela e pressione a tecla F10 na parte superior do teclado. Isto abrir uma nova janela conforme ilustra Figura 5 abaixo.

Figura 5 Janela de Exportar Dados aplicada ao Cadastro de Nacionalidades

Na janela, primeiro selecione o destino dos dados Excel ou Word. Em seguida d um nome ao documento a ser criado e selecione os campos a ser exportado. Caso queira exportar apenas campos especficos, selecione-os na caixa da esquerda (utilize a tecla control ou ctrl do teclado para selecionar mais de um campo simultaneamente), denominada Campos da tabela e clique no boto direita, denominada campos a exportar. Finalmente, uma vez escolhidos os campos, clique no boto para exportar 17 para mov-los para a caixa da

todos os dados exibidos na tabela, nos campos selecionados. Note que a quantidade de dados a ser exportado depende dos filtros aplicados janela. Para mais informaes sobre filtros consulte Filtros, pgina 211.

1.3

Configurao do Sistema

Executado apenas uma vez em cada unidade da instituio, geralmente no incio da implantao do sistema. Nesta etapa so definidas as informaes bsicas necessrias para que o ciclo acadmico possa ter incio na instituio. O cadastro das componentes curriculares, a configurao dos cursos e suas matrizes, e a definio das regras dos cursos (sistema de avaliao, durao, regras para freqncia, etc.) so exemplos de etapas que precisam ser cumpridas nesta fase. Para mais informaes sobre a configurao do sistema, consulte: Roteiro de Configurao do Sistema, pgina 20.

1.4

Preparao para o Incio do Perodo Letivo

Esta etapa trata dos procedimentos que devem ser executados imediatamente antes de cada incio de perodo letivo. Inclui a configurao do(s) calendrio(s) acadmicos (pgina 65), configurao das turmas e dos dirios de classe (pginas 80 e 102), a matrcula dos alunos ingressantes (pgina 80), alm de procedimentos acadmicos como acelerao e dispensa de componentes curriculares. Note que estes procedimentos no precisam ser executados necessariamente nesta etapa ou sequer precisam ser executados, caso o mesmo no seja utilizado por sua instituio. Para mais informaes, consulte: Preparao para o incio de perodo, pgina 64.

1.5

Incio do Perodo Letivo para Cursos Seriados/Modulares

O captulo 4 (pgina 123) explora os recursos do sistema que se aplicam aos cursos seriados (por exemplo o Ensino Mdio) e modulares. So aqueles procedimentos que diferem em conceito e execuo dos procedimentos especficos dos cursos por crditos, tratados no captulo 5. Neste captulo, os procedimentos que se destacam so o de Renovao de Matrcula, incluindo a todas as opes para cursos seriados ou modulares, tratando ainda da

18

possibilidade do prprio aluno realizar sua renovao pela web, com ou sem cobrana; o de matrcula do aluno em sua turma e em disciplinas especficas (por exemplo para pagar uma dependncia); o de diviso de dirios para tratar os casos de laboratrios de capacidade reduzida, disciplinas com teoria e prtica, e disciplinas de modalidades (como as de educao fsica vlei, basquete, futebol, etc.).

1.6

Incio do Perodo Letivo para Cursos por Crditos

O captulo 5 (pgina 143) engloba exclusivamente o processo de pedido de matrcula configurado para os alunos de cursos por crditos. Os tpicos abrangem desde a configurao at a emisso de relatrios finais para a realizao de possveis ajustes ao final do processo.

1.7

Procedimentos Durante o Perodo Letivo

Durante o perodo letivo tipicamente so executados os procedimentos acadmicos por matrcula (cancelamento, afastamento, trancamento, etc.), os lanamentos nos dirios (notas do conselho de classe, justificativa de faltas, etc.), as transferncias de alunos (tanto externas quanto internas), dentre outros. este captulo que trata dos recursos do dia-a-dia da instituio e que normalmente so usados com mais freqncia pelos setores de Registro Escolar e coordenadorias de curso.

1.8

Trmino do Perodo Letivo

Finalmente, dentro do ciclo acadmico, a ltima etapa trata dos procedimentos de fechamento de perodo letivo. Alm do fechamento propriamente dito, esto neste captulo os procedimentos para alterar ou desfazer um procedimento realizado anteriormente, para registro de colao de grau, e para definir parecer de mdulos.

1.9

Consultas,

Relatrios

Demais

Procedimentos

Independente do Ciclo Acadmico

Os demais captulos tratam de mdulos adicionais do sistema, opes de consultas e de relatrios, e detalhamento dos conceitos e padres utilizados em toda interface com o usurio e para garantir a segurana dos dados. 19

Os demais mdulos (CIEE, Horrios, Protocolo, e Avaliao) so importantes para integrao de toda instituio e melhorar ainda mais os servios prestados. As opes de consultas facilitam a identificao de informaes relevantes (por exemplo, para identificar a situao completa de um aluno) e permitem a realizao de procedimentos mais rapidamente. Os relatrios, alm de prover estatsticas, permitem a emisso de documentos oficiais como declaraes, diplomas e histricos. Finalmente, os padres de interface e aspectos de segurana exploram com mais detalhes aspectos que se aplicam a todo sistema.

Roteiro de Configurao do Sistema

O roteiro apresentado aqui deve ser utilizado para configurar o sistema pela primeira vez, ou seja, sem que o banco de dados tenha sido alimentado. importante destacar que este procedimento, portanto, deve ser utilizado tambm para configurao do sistema em uma nova Uned. Nestes casos, recomendamos uma seqncia de procedimentos conforme apresentado na figura abaixo:

20

21

Nota Rpida
Banco de dados ou base de dados?
Ambos os termos so utilizados neste manual para indicar a mesma coisa: o local onde todas as informaes da instituio e suas unidades descentralizadas (uneds) so armazenadas. Sempre que uma nova matrcula gerada, por exemplo, o sistema armazena todas as informaes relativas a ela no banco de dados indicado pela Instituio para referncia futura. Todas as futuras consultas mesma matrcula, portanto, extrairo as informaes solicitadas tambm do mesmo banco ou base de dados.

2.1

Cadastro de instituies

Cadastro das instituies que sero controladas pelo sistema. Em geral, este cadastro representa a sede e as unidades descentralizadas da Instituio. Baseado nas instituies definidas, o sistema controlar a permisso aos dados, restringindo alterao de dados vinculados a instituio somente a usurios da mesma instituio. As permisses de acesso ao sistema sero tratadas mais adiante. Para mais informaes, consulte

22

, pgina 211. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Cadastro de listagem simples. Para mais informaes consulte pgina 211. PR-REQUISITOS No h. Este o primeiro cadastrado a ser utilizado. COMO ACESSAR ESTE RECURSO Existem duas maneiras para configurar as instituies. A primeira atravs do menu da Aplicao: Configurao>>Configuraes >>Instituies

Outra opo, mais especfica, permite que o cadastro de instituies seja acessado a partir de outro cadastro. O objetivo facilitar a incluso de uma nova instituio em um outro cadastro onde a informao for necessria. Neste caso, procure pelo boto selecionar a instituio no cadastro. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Descrio: Descrio simples da Instituio Sigla: Informao reduzida para facilitar apresentao nos relatrios. Tipo: Classificar a instituio quanto ao tipo (Sede, Uned, CET, Conveniada, Outros). Dados de Endereo: Endereo que ir aparecer nos relatrios desta instituio. ao lado da caixa de seleo utilizada para

23

2.2

Cadastro de gerncias Acadmicas

Cadastro utilizado para agrupar coordenadorias de curso, que por sua vez, agruparo os cursos. Tambm possvel restringir acesso aos dados por gerncia. Desta forma, usurios que forem configurados para visualizar somente uma gerncia, podero manipular qualquer dado de cursos vinculados s coordenadorias agrupadas pela gerncia. Como no caso das instituies, este cadastro tambm utilizado para restringir o acesso ao sistema por setores. Para mais informaes, consulte pgina Error! Bookmark not defined.. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Cadastro de listagem simples. Para mais informaes consulte pgina 211. COMO ACESSAR ESTE RECURSO Atravs do menu da Aplicao: Configurao>>Cadastro Gerais >>Gerncias

24

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utlizadas para selecionar a gerncia nos cadastros que so relacionados com a gerncia. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Nome do Campo Cdigo Descrio do Campo Cdigo utilizado para identificar a Gerncia no sistema. Este cdigo deve ser nico, independente da instituio a que pertence. Normalmente preenchido com a sigla do departamento do organograma da instituio. Descrio Dados do Gerente Descrio simples da Gerncia. Indicar qual a pessoa que o gerente. E qual a portaria de nomeao do mesmo. Dados do Gerente Substituto Indicar qual a pessoa que o gerente. E qual a portaria de nomeao do mesmo. Telefone URL Email Telefone principal para ligar direto para a gerncia. Endereo eletrnico da pgina especfica da gerncia. Email para entrar em contato direto com a Gerncia.

25

2.3

Cadastro de Coordenadorias Acadmicas

Cadastro das coordenadorias vinculadas a uma gerncia da instituio. Cada coordenadoria poder agrupar vrios cursos. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Cadastro de listagem simples. COMO ACESSAR ESTE RECURSO Atravs do menu da Aplicao: Configurao>>Cadastro Gerais >>Coordenadorias ( de curso)

26

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utlizadas para selecionar a Coordenadorias nos cadastros que so relacionados com a coordenadoria. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Cdigo: Este valor gerado automaticamente pelo sistema. Sigla: Sigla da coordenadoria que deve ser nica em todo o sistema. Est sigla ser utilizada para compor a Sigla das disciplinas que forem relacionadas com esta coordenadoria e nos relatrios que tiverem pouco espao para exibir a descrio da coordenadoria. baseado nesta sigla que localizaremos as coordenadorias de interesse em outras telas do sistema. Descrio: Descrio simples da coordenadoria. Dados do coordenador: Seleciona a pessoa que est ocupando o cargo de coordenador no momento e a portaria de nomeao da mesma. Telefone: telefone principal para falar direto com a coordenadoria. URL: endereo eletrnico da pgina especfica desta coordenadoria. Email: email de contato direto com esta coordenadoria.

27

DICAS INTERESSANTES Sugerimos colocar como primeiro caractere da sigla da coordenadoria, algum identificador da instituio para evitar duplicao de siglas entre as vrias instituies. Recomendamos que a Sigla no seja extensa, porque vai compor o cdigo da disciplina e consequentemente, gerar um cdigo extenso que ter dificuldade de encaixar nos espaos dos relatrios. INFORMAES IMPORTANTES A sigla das disciplinas ofertadas pela coordenadoria ser gerada seguindo a seguinte lgica: <SIGLA DA COORDENADORIAS><Seqencial de criao da disciplina nesta coordenadoria> EX. 2DB001 Matemtica I, 2DB002 Matemtica II, 2DB003 Portugus

2.4

Cadastro de Padres de Horrios

Cadastro dos padres de horrios do sistema. muito comum que cursos com estrutura diferente sigam horrios de aula diferente um dos outros. EX. as aulas iniciam em horrios diferentes, com durao diferente entre

28

cursos que acontecem simultaneamente na instituio. Estes padres sero utilizados na hora de configurar os horrios de aula das turmas e dirios. Para facilitar, as turmas dos cursos sero configuradas de acordo com o padro indicado no curso. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Cadastro de listagem simples com pginas. COMO ACESSAR ESTE RECURSO Atravs do menu da Aplicao: Horrios>>Cadastros>>Horrios

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utlizadas para selecionar o padro de horrio nos cadastros que so relacionados com padro de horrio. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Campos referentes pgina do cadastro do padro de horrio

Cdigo: Cdigo que ser gerado automaticamente pelo sistema. Descrio: Descrio simples para facilitar a vinculao dos cursos, turmas e dirios a um padro de horrio definido. Padro de horrio ativo: indica se o padro est ativo.

29

Campos referentes pgina do cadastro de Horrios relacionados ao padro de horrio

Cdigo: Cdigo que ser gerado automaticamente pelo sistema. Turno: Indica qual o turno a que se refere o horrio cadastrado. Hora Inicial: indica o horrio que inicia a aula Hora Final: indica o horrio que a aula termina Sbado: Indica se o horrio especial para o sbado Ativo: Indica se o horrio continua ativo no momento.

30

Campos referentes pgina do cadastro de Horrios relacionados ao padro de horrio Estas informaes so inseridas automaticamente de acordo com os turnos relacionados aos horrios inseridos para o padro de horrio. Turno: turno que ser feito a anlise de equivalncia entre a hora relgio e a hora aula. Durao da aula: indica a durao em minutos das aulas no turno indicado.

DICAS IMPORTANTES No recomendamos a alterao dos padres de horrios para no comprometer os dados 31

antigos relacionados. Nestes casos, recomendamos a criao de novas verses de padres de horrio para utilizar nas turmas novas que devero seguir o novo padro. CUIDADOS NA UTILIZAO Os horrios inseridos por padro de horrio no podem utilizar o mesmo horrio como hora de final da aula anterior e hora de incio para a aula seguinte.

2.5

Cadastro de Estruturas de Cursos

Este o cadastro mais importante do sistema. Quase tudo no sistema depende de configuraes feitas aqui. Uma estrutura de curso define as regras principais da forma de avaliao (notas ou conceitos e faltas) dos cursos que iro segui-la. Ela composta das regras que definem a maneira como o resultado apurado, a modalidade de avaliao (nota, competncia, ou conceito) e critrios de notas (quando o curso for por nota) e freqncia. Alm disto, tambm as etapas dos cursos que seguiro esta estrutura tambm so configuradas neste cadastro. Dependendo da estrutura de curso, uma etapa pode ser chamada de bimestre, semestre, nota nica, avaliao final, recuperao, ou qualquer outro nome indicando uma parte avaliativa no perodo letivo (para mais detalhes, consulte o conceito de etapa (pgina 223). Muito provavelmente, as estruturas de curso da instituio sero configuradas inicialmente na implantao do sistema, e s sero modificadas quando a instituio passar por uma reformulao de suas normas didticas. De qualquer maneira importante saber o que pode-ser configurado no sistema. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Cadastro de Listagem Simples com Pginas. COMO ACESSAR ESTE RECURSO Atravs do menu da Aplicao: Configurao>>Configuraes>>Estruturas de Curso

32

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utilizadas para selecionar a estrutura de curso nos cadastros que so relacionados com estrutura de curso. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Para inserir uma nova estrutura de curso, preencha os seus campos na primeira aba, Estruturas de Curso, de acordo com as regras a serem definidas e clique no boto . Note que as demais abas tambm precisam ser preenchidas para que a estrutura de curso e todas as suas etapas sejam configuradas corretamente. Nem todas as configuraes so possveis para as opes. A escolha de uma opo pode delimitar outras automaticamente. Por exemplo, ao marcar Conceito como modalidade de avaliao, todas as opes de configurao de nota so automaticamente desabilitadas.

33

Figura 6 Janela do Cadastro de Estruturas de Curso

Campos referentes aba do cadastro de estrutura de curso

Nome do Campo Descrio

Descrio do Campo Descrio da estrutura de curso. Ser usada para identific-la em outros cadastros

Perodos por Ano

Indicam quantos perodos letivos o curso ter por ano. baseado neste campo que o sistema sabe para qual perodo letivo o aluno dever ir aps o fechamento do perodo.

Descrio do Perodo

Descrio que ir aparecer nos relatrios para indicar o perodo letivo. Tipicamente estes descries so srie, Perodo, ou Mdulo, dependendo da estrutura

34

Ativo

Indica se esta uma estrutura ainda em uso ou no. Uma estrutura de curso inativa no aparecer nas listagem em outros cadastros que utilizam esta informao.

Agrupamento Maneira de apurar o resultado por perodo Modular Indica se o curso ser avaliado por mdulos. Duas outras opes, logo ao lado, so especficas desta configurao: Matrcula p/ mdulo: Indica se a matrcula dos alunos ser vinculada a escolha de um mdulo ao invs de uma srie/perodo. Mltiplos Mdulos por Perodo: Permite que num mesmo perodo letivo, alunos sejam matriculados em mais de um mdulo simultaneamente. A configurao dos mdulos e de sua simultaneidade feita do Cadastro de Matrizes Curriculares (pgina 57). Seriado Indica que o curso que seguir esta estrutura seriado, ou seja, a matrcula dos alunos no ser por disciplina. Uma opo particular desta maneira de apurar o resultado: Aproveita Disciplinas Aprovadas em caso de reprovao no perodo: Quando o aluno reprova no perodo, o sistema pode aproveitar as disciplinas que o aluno conseguiu aprovao, ficando com a obrigao de repetir a srie para cumprir somente as disciplinas que reprovou. Se no aproveitar, ter de cursar todas as disciplinas novamente, inclusive as aprovadas. Crdito (por disciplina) Indica que cursos que utilizam o sistema de crditos onde a matrcula feita por disciplina

35

Mdia das Disciplinas

Esta maneira considera a aprovao/reprovao no perodo a partir da mdia das disciplinas, independente do resultado particular de cada uma. Assim, mesmo que o aluno tenha reprovado em algumas disciplinas, se mdia de todas as disciplinas for maior ao mnimo definido ele ser aprovado. Neste caso, as disciplinas onde o aluno reprovou ficam marcadas com a situao aprovado no mdulo.

Limite por disciplinas da Nmero mximo de disciplinas de uma mesma rea (as mesma rea reas da disciplina, por perodo, so definidas no cadastro de matriz curricular) que o aluno pode reprovar e ir para o perodo seguinte, cursando as reprovaes em dependncia. Limite para ter direito a ir Nmero mximo de disciplinas que o aluno pode para Conselho de Classe Limite Geral reprovar para ter direito a ir para conselho de classe Nmero mximo de disciplinas geral que o aluno pode reprovar para no ficar reprovado no perodo. Modalidade de Avaliao

36

Competncia

Indica se o curso ser avaliado por competncia, ao invs de ser avaliado por disciplina. Este opo s fica disponvel para cursos modulares. H dois parmetros relacionados a esta modalidade. Mnimo de competncias para conseguir progresso parcial: Indica qual o percentual de competncias que o aluno precisar adquirir para conseguir progresso parcial para o prximo mdulo. Aproveita Competncias Adquiridas: Marque esta opo caso queira permitir que o sistema aproveite automaticamente as disciplinas que o aluno obteve aprovao, caso ele reprove no mdulo. Ou seja, neste caso, ele ter que cursar apenas as disciplinas do mdulo nas quais ele reprovou.

Nota

Modalidade tradicional onde os cursos so avaliados por nota. Associada a ela h a opo de Mapear conceito a partir da nota final. Marcando esta opo, no ser exibida nota final da disciplina para os alunos e sim um conceito proporcional nota obtida, cadastrado na aba Conceitos

Conceito

Modalidade que exige o lanamento de conceitos (cadastrados na aba Conceitos) ao invs do

lanamento de notas. Nesta modalidade, no h lanamento de notas em nenhuma etapa. Critrios para os cursos avaliados por Nota Mdia para no reprovar Mdia mnima necessria para que o aluno no seja Direto, sem direito a Prova automaticamente reprovado na disciplina, sem direito a Final realizar a prova final

37

Mdia para aprovar Direto Mdia mnima para aprovao direta do aluno sem sem necessidade de prova necessidade de prova final final Mdia para aprovao aps Mdia necessria para que o aluno seja aprovado na aplicao da prova final Menor unidade disciplina aps a realizao da prova final Indica a maior casa decimal utilizada pelo sistema. Por exemplo, caso a menor unidade seja 0,5, todas as notas do sistema tero este intervalo mnimo (1,5; 2; 2,5; etc.). Caso a menor unidade seja 0,1, as notas tero este valor mnimo (1,1; 1,2; 1,9; 8,4; 7,6; 3,5; etc). Da mesma forma para menores unidades 1; 0,01; 0,2; etc. Critrio de Arredondamento Indica como o sistema ir arredondar as mdias calculadas (para cima, para baixo, para o mais prximo). Este campo depende do campo menor unidade, para indicar para qual casa decimal o sistema ir arredondar a nota segundo o critrio de arredondamento. Por exemplo, caso a menor unidade seja 0,5, o critrio de arredondamento seja para cima e a nota do aluno seja 9,6, a nota ser arredondada para 10. Neste caso, se o critrio de arredondamento for para baixo ou para o mais prximo, a nota ser arredondada para 9,5. Nota Mxima Nota mxima para a disciplina ao final do perodo. Tipicamente a nota mxima configurada como 10 ou 100 mas qualquer outro valor pode ser informado. Controle de Frequncia

38

Frequncia por Perodo

Faz o controle de freqncia pelo total de disciplinas nas quais o aluno encontra-se matriculado no perodo, independente das freqncias individuais em cada uma delas.

Frequncia por Disciplina

Forma clssica de controle de freqncia, verifica o percentual de faltas por disciplina

Permite

freqncia Marque esta caixa para os cursos onde o aluno que obter de texto mdia ter

alternativa em funo da uma mdia final acima de um valor estipulado na caixa mdia para um permitir de freqncia freqncia alternativa

controle

diferenciado configurado na caixa de texto Frequncia Acima da Mdia

Campos referentes aba de CONCEITOS da estrutura de curso selecionada

Esta pgina de cadastro pode ser utilizada para trs situaes diferente. Se a estrutura de curso for avaliada por competncia, ir indicar os conceitos possveis para avaliar a competncia. Se a estrutura de curso for avaliada por disciplina e conceito, ir indicar os conceitos possveis para avaliar a disciplina. Se a estrutura de curso for avaliada por disciplina e nota, ir indicar os conceitos associados nota final dos alunos, de acordo com a faixa de valores informados, que aparecer nos documentos, desde que a caixa Mapear Conceito a partir da nota final esteja marcada. Em todos os demais casos, no ser possvel selecionar esta aba.

39

Nome do Campo Conceito

Descrio do Campo Indica o conceito a ser cadastrado, contendo uma ou duas letras. este valor que ser exibido por todo sistema e exigido para lanamento nos dirios.

Descrio

Descrio para aparecer nas legendas informando sobre os conceitos

Adquire Competncia

Indica se o conceito adquire competncia nos casos de cursos avaliados por competncia

Nota inicial

Nota inicial para avaliar a equivalncia entre a nota e conceito, quando a caixa Mapear Conceito a partir da nota final estiver marcada

Nota Final

Nota final para avaliar a equivalncia entre a nota e conceito, quando a caixa Mapear Conceito a partir da nota final estiver marcada

Figura 7 Janela de Cadastro de Estruturas de Curso, com a aba Conceitos selecionada

40

Campos referentes aba de ETAPAS da estrutura de curso selecionada

Nesta pgina, que configurado as etapas que aparecero nos boletins dos alunos. Sero configuradas para indicar as notas ou conceitos exigidos do curso. Nome do Campo Ordem Descrio do Campo Indica a ordem que a nota (ou conceito) ser exibida nos boletins e telas de lanamento de notas. Etapa Abreviao Um nome para indicar a etapa da estrutura de curso Abreviao curta que representa a etapa e ser exibida nos cabealhos dos relatrios e tabelas de lanamentos de notas (ou conceitos) Descrio Descrio simples da etapa

41

Tipo de Nota

Indica o tipo de nota que representa esta etapa. Os valores possveis so: Nota de bimestre/Etapa: So as notas oficiais por etapa dos alunos. Mdia intermediria: este tipo de nota calcula mdias em funo de notas de etapas anteriores. permitido ter vrias mdias intermedirias para uma mesma estrutura de cursos. muito comum ser utilizada para calcular mdias a partir de recuperaes paralelas. Nota de Recuperao intermediria: utilizada para lanar as notas de recuperao paralela, para melhorar uma nota de bimestre. Diferencia-se da nota de bimestre, por no ter a obrigao de ser feita. Mdia Parcial: Mdia calculada a partir de notas de etapas anteriores, que ser utilizada para analisar se o aluno fica de prova final. O sistema exige uma, e somente uma, nota deste tipo. Nota de Prova Final: Nota que o aluno pode fazer para recuperar a mdia parcial. Mdia Final: Mdia calculada a partir de notas de etapas anteriores, que ser utilizada para analisar se o aluno foi aprovado ou reprovado na disciplina contando com a nota de recuperao. O sistema exige uma, e somente uma, nota deste tipo.

Nota Mnima

Nota mnima exigida (se houver) para aprovao do aluno na disciplina. Se o aluno no cumprir uma das notas mnimas, ele ir para a prova final.

Nota Mxima

Indica a nota mxima para a etapa

42

Mdia Mxima

Usada na etapa de recuperao para limitar a mdia mxima final do aluno, mesmo que a maior nota possvel definida na estrutura de curso seja maior. Assim, para atingir a nota mxima o aluno precisar de aprovao direta.

Controle de Frequncia

Indica como a etapa vai reagir com relao freqncia. Os valores possveis so: No deve ser solicitado: indica que a etapa no vai permitir lanar freqncia. Todas as etapas de mdia, seja de qualquer tipo, no devem solicitar freqncia. Exige n de aulas: indica que a etapa vai exigir lanar aulas dadas e freqncia. Somente as etapas do tipo de nota Nota de bimestre/etapa podem e devem exigir n de aulas. Permite n de aulas: indica que a etapa permite lanar aulas dadas e freqncia. til para as etapas de recuperao que apresentam aulas na recuperao.

Precisa ser entregue

Indica se a etapa precisa ser entregue pelos professores. Isto est intimamente relacionado ao conceito de posse dos dirios (veja item Como identificar com quem est a posse do dirio, pgina 175 para mais detalhes).

Exibir Coluna da Etapa

Indica se a coluna ser exibida nos relatrios. Em alguns casos, devido a limitao de se configurar mdias complexas no sistema, pode-se criar etapas

intermedirias para acumular mdias e compor mdias mais complexas. Sendo assim, estas mdias

intermedirias no precisam ser exibidas, mas precisam existir.

43

Exibir no histrico

Fora a exibio de uma etapa especfica no histrico escolar do aluno

Figura 8 Janela de Cadastro de Estruturas de Curso com a aba "Etapas" selecionada

Campos referentes pgina de FORMA DE CLCULO DE MDIA da Etapa selecionada para a estrutura de curso selecionada.

Est pgina s pode ser utilizada para etapas do tipo mdia, configuradas na aba anterior, denomida Etapas. Etapa anterior: Indica uma das etapas anteriores que sero envolvidas no clculo da mdia. Peso da Nota: Indica o peso da nota. Critrio de clculo da mdia: Critrio que o sistema ir utilizar para calcular a mdia da etapa selecionada. Os valores possveis so: Soma com peso: o sistema ir somar os produtos das notas pelo peso.

44

Maior nota: o sistema ir indicar a maior nota entre as etapas indicadas. Menor nota: o sistema ir indicar a menor nota entre as etapas indicadas. Mdia ponderada: o sistema ir calcular a mdia ponderada entre as etapas.

Campos referentes pgina de CONDIES da Etapa selecionada para a estrutura de curso selecionada. Esta opo muito utilizada para indicar se permitido digitar uma determinada nota. As notas de recuperao, por exemplo, s podem ser digitadas se o aluno estiver abaixo da mdia. Tambm possvel indicar para as etapas de mdia, quando o sistema ir calcular a mdia. Em algumas situaes, no queremos que a nota seja calculada at que todas as notas anteriores sejam lanadas. Etapa Anterior: Indica qual a etapa que ser verificada de acordo com o tipo de verificao. Tipo de Verificao: Indica o tipo de verificao que ser feita sobre a etapa informada. Os tipos de verificaes possveis so: Nota Lanada, Maior que o valor informado, Menor que o valor informado, Maior ou igual ao valor informado, Menor ou

45

igual ao valor informado, igual ao valor informado. Valor: O valor que ser comparado de acordo com o tipo de verificao.

2.6

Cadastro de Cursos Habilitados

Cadastro para informar dados comuns a vrios cursos ofertados na instituio, independente do turno, instituio, ou modalidade do curso. A configurao ser baseada no ttulo que o aluno ir receber ao concluir o curso. importante frisar que esta informao compartilhada entre as vrias instituies do sistema. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO: Cadastro de Listagem Simples com Pginas. COMO ACESSAR ESTE RECURSO: Atravs do menu da Aplicao: Registro Escolar>>Cadastros>>Cursos Habilitados

46

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utlizadas para selecionar o curso habilitado nos cadastros que so relacionados com o curso habilitado. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Cdigo: Cdigo interno gerado pelo sistema. Descrio: Descrio do curso habilitado. Ttulo do Aluno Formado: Ttulo que o aluno ir receber quando concluir qualquer curso relacionado com este curso habilitado. rea do conhecimento (MEC): Informar a rea de conhecimento do MEC a que se refere estes cursos. Cd Cursono MEC: Cdigo do curso no MEC, para os programas de integrao que o MEC exige. Nvel de ensino: Informar o nvel de ensino dos cursos. Modalidade de ensino: Informar o se o curso ser presencial ou distncia.

2.7

Cadastro de Habilitaes

Alguns cursos permitem que o aluno escolha uma nfase/Habilitao que ir concluir o curso. Estas opes so configuradas por curso habilitado e valem para todos os cursos relacionados ao curso habilitado. Na verdade, somente os cursos que possuem mais de 47

uma habilitao configurada em suas matrizes curriculares permitem escolher entre as habilitaes disponveis. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Pgina especfica do cadastro de cursos habilitados. COMO ACESSAR ESTE RECURSO Atravs do menu da Aplicao: Registro Escolar>>Cadastros>>Cursos Habilitados

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utlizadas para selecionar o curso habilitado nos cadastros que so relacionados com o curso habilitado. Precisa selecionar a pgina das habilitaes do curso habilitado selecionado. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Cdigo: Cdigo gerado automaticamente pelo sistema. SIGLA: Sigla que precisa ser nica somente para o curso habilitado em questo. Esta Sigla ser utilizada para gerar o cdigo das turmas relacionadas a habilitaes que no so bsicas. Descrio: Descrio que aparecer nos histricos para informar a habilitao concluda pelo aluno. C.H. Estgio: Carga horria mnima exigida para concluso do curso nesta habilitao. C.H. Optativa: Carga horria optativa mnima exigida para concluso do curso nesta habilitao. C.H. Estgio: Carga horria complementar mnima exigida para concluso do curso nesta habilitao. C.H. Proj. final: Carga horria de Projeto Final mnima exigida para concluso do curso nesta habilitao. C.H. Mn Crdito: Carga horria mnima de crditos exigida para concluso do curso 48

nesta habilitao. Mn. Crditos: mnimo de crditos para concluso do curso nesta habilitao. Bsica: Indica se a habilitao bsica, ou seja, que independente da habilitao escolhida pelo aluno, ele obrigado a cumprir todas as bsicas.

2.8

Cadastro de Cursos

Cadastro dos cursos ofertados pela instituio. O ideal seria existir cursos de acordo com as vagas ofertadas no processo seletivo. Nos cursos onde a mudana de turno freqente e os projetos de curso so semelhantes, pode-se adotar o mesmo curso e separar os alunos somente pelo turno do aluno. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Cadastro de listagem simples. COMO ACESSAR ESTE RECURSO Atravs do menu da Aplicao: Registro Escolar>>Cadastros>>Cursos

49

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utlizadas para selecionar o curso nos cadastros que so relacionados com o curso.

INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Cdigo: Cdigo interno gerado automaticamente pelo sistema. Descrio do Curso: Descrio do curso que ser utilizada para localizar os cursos no sistema. Nesta descrio, coloca-se um nome que identifique bem o curso, evitando dvidas na escolha de cursos que so ofertados em mais de uma modalidade, ou em mais de uma instituio, ou em mais de um turno. No recomendamos que exista descrio repetida. Descrio que ir aparecer no Histrico: Descrio real do curso, que aparece nos documentos. Pode ser repetido sem problemas. Data de incio: Data que iniciou a primeira turma do curso. Ttulo do Certificado de Concluso: Instituio: A instituio que o curso est vinculado. Coordenadoria: Coordenadoria que gerencia o curso ofertado. Usurios da coordenadoria possuem permisso para manipular dados desta coordenadoria, sem enxergar dados de outras coordenadorias. Modalidade: Indica a modalidade do curso. Periodicidade: Indica a periodicidade de ingressantes no curso. Modalidade de financiamento: Pblico/Privado. Localizao: Indica a localizao onde o curso acontece, quando acontece fora da sede da instituio. Padro de Horrio: Indica o padro de horrio que as turmas deste curso utilizaro por default para configurar os horrios dos dirios.

50

Autorizao: Texto da autorizao de funcionamento do curso. Reconhecimento: Texto do reconhecimento de funcionamento do curso. Base Legal: Base Legal de criao do curso. Cd no Vestibular: Cdigo do curso no sistema de processo seletivo. Cd para composio da turma: Neste campo, cria-se uma sigla que identifique o curso. Esta sigla deve ser nica para toda a instituio. Est sigla ser utilizada para compor o cdigo das turmas criadas automaticamente pelo sistema. Tambm atravs deste cdigo, que localizaremos os cursos nos inmeros cadastros, consultas e relatrios do sistema.

EX. SELEI.5.N, onde SELEI a sigla do curso Superior de Engenharia Eltrica Industrial.

Cd para composio da matrcula: Neste campo, cria-se uma sigla que identifique o curso. Esta sigla deve ser nica para toda a instituio. Est sigla ser utilizada para compor a matrcula dos alunos matriculados no curso, gerada de maneira automtica. Recomendamos que esta sigla seja composta por nmeros, para facilitar a localizao de alunos com matrculas que contenham somente nmeros. EX. 200712150012

51

2.9

Cadastro de Componentes Curriculares

Cadastro de todas as componentes curriculares (disciplinas) da instituio. O que caracteriza uma disciplina diferente da outra sua ementa, mas como esta informao no tem como ser checada pelo sistema, cabe ao usurio saber definir quando deve criar uma disciplina nova. Qualquer mudana de carga horria deve gerar uma nova disciplina, para no provocar problemas para os alunos que j cursaram a disciplina com a carga horria anterior. Disciplinas com mesmo contedo que tiveram o nome modificado numa verso nova do projeto do curso, tambm devem ser includas como uma nova disciplina. Se uma disciplina, que possui o mesmo nome e mesma carga horria de outra disciplina que j existe, mas possui contedo diferente deve gerar nova disciplina, para impedir que alunos possam se matricular em disciplinas que no atendam aos requisitos do seu curso. Nos casos em que a disciplina precisa ter nome diferente de acordo com o apresentado em exemplos acima, podemos criar relao de equivalncia entre as disciplinas para permitir que o aluno aproveite a disciplina cursada na disciplina que no a relacionada matriz curricular do seu curso.

52

PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Cadastro com pesquisa e pginas COMO ACESSAR ESTE RECURSO Atravs do menu da Aplicao: Registro Escolar>>Cadastros>>Componentes curriculares

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utilizadas para selecionar a disciplina nos cadastros que so relacionados com a disciplina. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Cdigo: Cdigo gerado automaticamente pelo sistema. Descrio: Descrio que identifica bem a disciplina, diferenciando de outras disciplinas que possuem nomes parecidos ou at iguais, mas que no representam o mesmo contedo, necessitando ser cadastrada como disciplina diferente. Pode abusar da identificao porque no vai gerar problemas nos relatrios que vo utilizar a descrio do histrico, que vai seguir a descrio do projeto. EX. Ingls Instrumental ENG ELE <> Ingls Instrumental ENG MEC Descrio Curta: Descrio curta de at 10 dgitos que identifica a disciplina, sem se preocupar com nomes duplicados, pois sempre que o sistema a utilizar, vai estar em um contexto reduzido, incluindo somente disciplinas do curso. Esta descrio ser utilizada nos relatrios de horrio. Coordenadoria: Indica a coordenadoria que oferece a disciplina, e que decide sobre mudanas sobre o contedo da disciplina. baseado na sigla da coordenadoria, que o sistema ir gerar a sigla da disciplina seguindo o padro :

<SIGLA_COORDENADORIA>.<Seqencial da disciplina da coordenadoria> SIGLA: Sigla que identifica unicamente a disciplina. Ser o cdigo da disciplina que 53

aparecer nos relatrios do sistema e o cdigo utilizado para busca da disciplina nos cadastro, consultas e relatrios do sistema. Esta SIGLA s gerada aps inserir a disciplina. Depois de inserida, permitido alterla pelo sistema, garantindo que seja nica em todas as instituies que utilizam o sistema. CH (hora Relgio): Carga horria da disciplina representada em horas relgio que ser exibida nos relatrios e histricos do sistema. N de Alunos: N de alunos recomendado para a disciplina. Nvel de Ensino: Nvel de ensino da disciplina. importante saber que para configurar matrizes curriculares de um curso, s ser permitido incluir disciplinas compatveis com o nvel de ensino do curso. EX. Disciplinas de nvel superior s podem ser includas em cursos de nvel superior. Disciplinas de nvel tcnico ou mdio podem ser includas em cursos de nvel tcnico ou mdio. Regime de Competncia: indica se a disciplina ser avaliada com competncia. Neste caso, o sistema permitir configurar as competncias da disciplina. Histrico: descrio de acordo com o projeto do curso que aparecer nos relatrios e histricos. Tipo de disciplina: indica o tipo de disciplina que podem ser de trs tipos: NORMAL: disciplina comum. ESPECIAL OFICIAL: disciplina especial que pode ser controlado por modalidade. a disciplina que aparece no histrico, mas que no permite lanamentos. Todo lanamento ser na disciplina especial detalhada, ou de modalidade, relacionada especial oficial. Deve exigir o preenchimento do campo Tipo de Disciplina Especial ESPECIAL DETALHADA: Disciplina especial da modalidade. No aparece nos histricos, mas a que controla o lanamento de notas. EX. Educao Fsica I ESPECIAL OFICIAL Futebol, Natao ESPECIAL DETALHADA

54

Tipo de Disciplina Especial: quando a disciplina for especial, precisa informar o tipo de disciplina para vincular as disciplinas OFICIAIS e DETALHADAS

Pgina do cadastro para configurar os planos de ensino da disciplina

Est pgina utilizada para informar o arquivo contendo o projeto da disciplina. O arquivo associado a disciplina poder ser consultada pela internet por professores, alunos e empresas. Em casos de transferncia, os planos de ensino das disciplinas j cursadas pelo aluno podem ser baixados direto pelo sistema.

Data: Data que a verso do projeto foi aprovada. Observaes: Observaes sobre a verso do projeto.

55

Pgina do cadastro para configurar as disciplinas equivalentes disciplina

Nesta pgina do cadastro, podemos configurar as disciplinas equivalentes que podem ser cursadas pelos alunos para cumprir a disciplina que est em sua matriz curricular.

Componente curricular equivalente: Disciplina que poder ser cursada para cumprir a disciplina da matriz curricular do aluno. Grupo de Equivalncia: Indica o agrupamento entre as disciplinas que juntas so equivalentes disciplina indicada. Para melhor entender, vamos examinar o exemplo apresentado na imagem abaixo. A disciplina lgebra Linear (50 H ) a disciplina da matriz curricular do aluno. A disciplina lgebra linear (60 H) uma disciplina que no faz parte da matriz curricular do aluno, mas que se cursada pelo aluno, substitui a lgebra Linear de 50 H. Como no grupo de equivalncia 1 s existe esta disciplina, basta cursar uma disciplina para cumprir a disciplina lgebra Linear (50 H) A disciplina Matemtica (50 H) sozinha no serve para cumprir a lgebra Linear (50 H), mas se o aluno tambm for aprovado na disciplina Matemtica Aplicada (45H), as duas juntas, podem substituir a lgebra Linear (50 H) devida na matriz curricular do aluno.

56

2.10 Cadastro de Matrizes Curriculares

O cadastro de matrizes curriculares onde fazemos associao das componentes curriculares com os cursos. PADRO DE INTERFACE UTILIZADO Cadastro de listagem simples com pginas COMO ACESSAR ESTE RECURSO Atravs do menu da Aplicao: Registro Escolar>>Cadastros>>Matrizes curriculares

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utlizadas para selecionar a Matriz curricular nos cadastros que so relacionados com a matriz curricular. INFORMAES SOBRE OS CAMPOS A SEREM PREENCHIDOS Cdigo: Cdigo nico gerado automaticamente pelo sistema. Ano Let.: Ano letivo em que a matriz entrou em vigor. Nos casos, onde decidimos criar uma verso de matriz para cada turma de ingressantes, indicar o ano de ingresso dos 57

alunos que seguem esta matriz. Per. Let.: Perodo letivo em que a matriz entrou em vigor. Nos casos, onde decidimos criar uma verso de matriz para cada turma de ingressantes, indicar o perodo de ingresso dos alunos que seguem esta matriz. Curso: Indica o curso da matriz. N Perodos: Indica a quantidade de perodos que contempla a matriz. Esta informao meramente informativa, pois o que vale mesmo so os perodos informados atravs das disciplinas vinculadas a matriz. Descrio: Descrio da matriz para facilitar a busca pelo sistema. O sistema sugere automaticamente uma descrio para a matriz que indica a descrio do curso seguido da informao de ano e perodo letivo da matriz. Em casos de matrizes diferentes para o mesmo perodo, como nas matrizes de transio, sugerimos acrescentar tal informao no texto da descrio. Estrutura de curso: Indica a estrutura de curso que ir determinar as regras de avaliao padro para as disciplinas da matriz. Situao: Informao sobre a situao da matriz. Tipo de origem da matriz: Serve para identificar se a matriz a oficial que foi aprovada no projeto do curso, ou se uma verso replicada para facilitar o controle das ofertas em cada perodo. Matriz de origem: Nos casos de matrizes replicadas, indica a matriz oficial de origem. Data: Data que a matriz foi aprovada nos rgos competentes.

58

Outros Campos importantes deste cadastro Este boto serve para configurar as cargas horrias de estgio, optativa, complementar e quantidade mnima de crditos que configurada por habilitao. Este boto serve para filtrar as matrizes de maneira diferente do filtro padro sugerido na abertura do cadastro. Este boto chama uma janela que exibe as diferenas entre as vrias verses de matriz.

Pgina do cadastro para configurar as Componentes curriculares da matriz Nesta pgina, informamos as disciplinas que compem a matriz curricular, com seus pr-requisitos e co-requisitos.

Componente curricular: Informa a componente curricular que faz parte da matriz curricular. Neste campo s aparecem as componentes curriculares que so de nveis de ensino compatveis com o nvel de ensino do curso da matriz e disciplinas que so de coordenadorias da instituio onde o curso ofertado. 59

Habilitao: Informa a habilitao/ nfase que faz parte a disciplina. As disciplinas comuns a vrias habilitaes devem ficar relacionadas a uma habilitao bsica. N Perodo: Informa o perodo em que a disciplina ofertada. Crditos: Informa o nmero de crditos que o aluno adquire ao ser aprovado nesta disciplina. Est informao utilizada para computar os crditos necessrios como prrequisitos, em casos de disciplinas que exigem algum crdito mnimo e para computar o coeficiente de rendimento dos alunos, baseado em mdia ponderada das notas obtidas, onde o crdito o peso das notas. Para cursos seriados, esta informao s til para calcular o coeficiente de rendimento. Normalmente, este valor em funo da carga horria da disciplina, seguindo uma proporo de um crdito para cada 15H de aula. Crd. Necessrios: Informa o nmero de crditos necessrios para que o aluno se matricule nesta disciplina da matriz. Determina uma espcie de pr-requisito para cursar a disciplina. rea: um nmero para agrupar certas disciplinas do mesmo perodo. Baseado nestes agrupamentos, o sistema pode determinar se o aluno fica em dependncia em at X disciplinas da mesma rea. Ncleo: indica o ncleo que agrupa determinadas disciplinas em cursos integrados. Os valores possveis para este campo so: Comum: So disciplinas comuns do ensino mdio comum em todo territrio nacional. Diversificado: So disciplinas que no fazem parte do ncleo comum e que podem ser configuradas para cada regio, at uma carga horria determinada. (Ex: informtica bsica, Filosofia, Ensino religioso, etc) Especfico/ Profissional: So disciplinas especficas dos cursos tcnicos. Estrutura de Curso: indica a estrutura de curso que avaliar esta disciplina, podendo ser diferente da estrutura informada na matriz. Optativa: indica se a disciplina optativa na matriz do aluno.

60

Outros Campos importantes deste cadastro Este boto serve para importar disciplinas configuradas em outra matriz curricular. Estes botes servem para definir a ordem que as disciplinas devem aparecer nos relatrios e documentos impressos pelo sistema.

Esta parte do cadastro serve para informar quais disciplinas so pr-requisitos ou corequisitos da disciplina selecionada na tabela de acima. Note que somente disciplinas de perodos anteriores podem ser inseridas como pr-requisito de uma determinada disciplina. As disciplinas de co-requisitos podem ser disciplinas de perodos anteriores ou do mesmo perodo da disciplina selecionada. CUIDADOS NECESSRIOS AO LIDAR COM MATRIZES CURRICULARES As matrizes curriculares so essenciais para o correto funcionamento de seus cursos. a

61

partir da matriz que os dirios das turmas so automaticamente criados e com referncia nelas que a situao do aluno determinada na instituio aps cada fechamento de perodo. A seguir so destacados alguns cuidados que precisam ser levados em conta ao criar ou modificar uma matriz curricular.
A funo da matriz curricular no fechamento de perodo letivo

Desde a matrcula dos alunos ingressantes, fundamental que a matriz curricular dos cursos destes alunos esteja configurada corretamente. Isto porque no ato da matrcula do aluno ingressante, necessrio informar a matriz curricular que o mesmo ir seguir. Ou seja, uma vez escolhida a matriz, ela quem determinar as disciplinas (e mdulos dependendo das regras do curso), as cargas horrias, e os pr-requisitos necessrios para que o aluno complete o curso. A matriz curricular do aluno, portanto, serve de modelo para as disciplinas que ele cursou, est cursando, e ir cursar. Assim, em todo fechamento de perodo, o sistema verifica as disciplinas cursadas pelo aluno em relao ao seu modelo, ou seja, sua matriz curricular. Por exemplo, se o aluno cumpriu (foi aprovado) em todas as disciplinas de um determinado perodo, o sistema indicar que ele est apto a cursar o perodo seguinte. Para que isto acontea, necessrio que as disciplinas que o aluno cursou no perodo (e foi aprovado), sejam exatamente as mesmas definidas na matriz curricular do aluno. Note que para que a disciplina cursada seja exatamente a mesma da matriz curricular, necessrio que ambas as disciplinas tenham a mesma sigla, nome, e carga horria.
A matriz curricular na emisso de histricos

Na hora de imprimir o histrico, o sistema busca da matriz curricular a informao das disciplinas que precisam ser cursadas pelo aluno (ou que j foram cursadas) e em qual perodo (srie ou mdulo) cada uma se encontra. Se o aluno cursar uma disciplina que no se encontra na matriz, a mesma ser considerada como disciplina extra-curricular, afinal, para o sistema, ela no faz parte do projeto do curso. Note portanto que alterar uma matriz curricular existente pode trazer resultados indesejveis. Por exemplo, remover uma disciplina e incluir outra no lugar em uma matriz curricular em vigor, em um perodo por onde j passaram alunos, resultar no 62

seguinte cenrio: Alunos que j cursaram a disciplina anterior (removida) continuaro com o registro daquela disciplina. Remover uma disciplina da matriz no remove uma disciplina cursada pelo aluno. Entretanto, o sistema passar a indicar a disciplina cursada como extra-curricular uma vez que ela no se encontra mais na matriz. Alm disto, a nova disciplina includa passa a ser obrigatria para todos os alunos vinculados matriz, independente de serem alunos antigos (concluintes) ou novatos (ingressantes). Neste caso, no histrico, um buraco aparecer para os alunos concluintes indicando uma disciplina ainda no cumprida. A menos que o usurio tenha mesmo a inteno de fazer a troca do exemplo acima para todos os alunos (o que raramente o caso), o recomendado replicar (copiar) a matriz e fazer a alterao somente para os alunos que de fato cursaro a matriz alterada. Desta maneira, a matriz original (na qual os alunos concluintes j cursaram as disciplinas) permanece intacta, garantindo a compatibilidade com as disciplinas cursadas pelos alunos. A recomendao portanto que qualquer alterao no projeto do curso seja realizada somente na nova matriz replicada, mantendo o(s) projeto(s) antigo(s) intacto(s). Para mais informaes, consulte 3.3 Replicao das matrizes curriculares, pgina 78.

63

Preparao para o incio de perodo

Os procedimentos e cadastros que sero apresentados a seguir so utilizados, em geral, antes do incio de um perodo letivo. Ao final desta etapa, as turmas e dirios devero estar preparados para a matrcula dos alunos. Tambm nesta etapa consideramos que os alunos ingressantes sero includos no sistema, alm de alunos trancados com pedidos de reabertura e alunos com a matrcula cancelada por algum motivo que tiveram o processo de reintegrao aceito. Ateno para os seguintes processos obrigatrios. Consulte os captulos especficos sobre cada um para mais detalhes. Os demais processos so importantes mas costumam variar de uma instituio para outra. 3.1 Configurao do calendrio 3.4 Matricular alunos ingressantes 3.5 Gerao das turmas 3.6 Configurao dos dirios pgina 65 pgina 80 pgina 91 pgina 102

64

3.1

Configurao do calendrio

O calendrio acadmico o conjunto das datas que interessam instituio durante cada ciclo acadmico, no intervalo do ciclo. No sistema Q-Acadmico, a definio de um calendrio feita por ano letivo e perodo letivo e o mesmo associado aos cursos que iro segu-lo. Em um mesmo ano e perodo letivo, para cada conjunto de cursos com mesmos intervalos de datas, um calendrio dever ser criado. Assim, caso dois cursos tenham datas especiais diferentes ou intervalos de datas diferentes, dois calendrios diferentes devero ser criados, um para cada curso. O calendrio o primeiro elemento que precisa ser definido no sistema no incio do ciclo acadmico. Ele fundamental para que as turmas e seus respectivos dirios possam ser criados. Alm disto, as informaes contidas no calendrio so usadas nos (nas): Horrios do professor em cada ano e perodo letivo; Processamento do fechamento de cada ano e perodo letivo; e Configurao das aulas a serem dadas por dirio. PR-REQUISITOS Antes de criar um novo calendrio, existem alguns cadastros preliminares que precisam ser configurados: Cadastro de Tipos de Datas: especifica os possveis tipos a serem associados a datas relevantes de cada calendrio (por exemplo, data de entrega do dirio, data de pr-matricula e data de trmino do perodo letivo). Uma vez configurados os tipos, os mesmos podero ser reutilizados em todos os futuros calendrios; Cadastro de Datas Especiais Fixas: As datas especiais fixas so as datas de destaque (feriados, pontos facultativos, etc.) ao longo do ano que ocorrem sempre no mesmo dia e ms independente de ano, curso, ano letivo ou perodo letivo. Caso os tipos de datas e as datas especiais fixas j tenham sido configurados (as), v direto pgina 69 para configurar o calendrio. 65

CADASTRO DE TIPOS DE DATAS

Padro de interface utilizado

Cadastro de listagem simples.

Como acessar este recurso

Atravs do menu da Aplicao: Registro Escolar>>Procedimentos>>Configurar Calendrios>>Cadastrar tipos de datas

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utilizadas para selecionar o tipo de data nos cadastros que so relacionados com o tipo de data.
Informaes sobre os campos a serem preenchidos

Nome do Campo Cdigo Descrio

Descrio do Campo Cdigo interno gerado automaticamente pelo sistema. Descrio que identifica este tipo de data e que aparecer nas caixas de seleo para configurar as datas especiais do calendrio.

Cor

Informa a cor que aparecer no calendrio da WEB para representar as datas deste tipo.

66

Recesso

Indica se as datas deste tipo sero recessos. Os valores possveis so apresentados a seguir: No recesso: indica que a data meramente informativa. Recesso aula: indica que alm de informativa, a data indica um recesso de aula, portanto, as aulas ministradas nesta data, no sero computadas. Recesso bancrio: indica um recesso bancrio, portanto, as contas vencidas nesta data, ficam automaticamente prorrogadas para o prximo dia til. Recesso aula e bancrio: indica que a data recesso de aula e bancrio.

Procedimento relacionado com o tipo de data

Usado para sugerir o procedimento que ser delimitado ao cadastrar datas especiais no calendrio. Veja o item Configurao do Calendrio, pgina 69.

67

Figura 9 Cadastro de Tipos de Datas Especiais

CADASTRO DE DATAS ESPECIAIS FIXAS Neste cadastro, informamos datas que acontecero em todos os anos nesta mesma data. Datas cadastradas aqui sero automaticamente inseridas como datas especiais dos calendrios que contemplam estas datas.
Padro de interface utilizado

Cadastro de listagem simples. Consulte a pgina 211 para maiores informaes.

Como acessar este recurso

Atravs do menu da Aplicao: Registro Escolar>>Procedimentos>>Configurar Calendrios>>Cadastrar Datas especiais fixas

Informaes sobre os campos a serem preenchidos

Ms: Ms do ano que a data acontece. 68

Dia: Dia do ms que a data acontece. Descrio: Descrio para a data que aparecer nos calendrios. Tipo de Data: Indica o tipo de data especial.

Figura 10 Cadastro de Datas Especiais Fixas

Aps cadastrar os tipos de datas especiais, poderemos configurar o calendrio de um perodo letivo. CONFIGURAO DO CALENDRIO Alm dos dados gerais do calendrio, podemos configurar os dados do convnio bancrio para os boletos que sero exibidos aos alunos para renovarem matrcula, os cursos que seguem este calendrio no perodo letivo, as datas de incio e fim de cada etapa e as datas especiais que ficaro destacadas na exibio do calendrio na web.
Padro de interface utilizado

Cadastro de listagem simples com pginas. Consulte a pgina 218 para maiores informaes.
Como acessar este recurso

Atravs do menu da Aplicao: Registro Escolar>>Procedimentos>>Configurar Calendrios>>Configurao do Calendrio

69

Atravs de botes que ficam ao lado das caixas de seleo utilizadas para selecionar o calendrio nos cadastros que so relacionados com calendrio.
Informaes sobre os campos a serem preenchidos

Nome do Campo Cdigo Descrio Data Inicial

Descrio do Campo Cdigo interno gerado automaticamente pelo sistema. Descrio do calendrio. Data de incio do calendrio. Esta data que ser utilizada como default para a data incio dos dirios dos cursos deste calendrio.

Data Final

Data final do calendrio. Esta data que ser utilizada como default para a data final dos dirios dos cursos deste calendrio.

Ano Let. Per. Let.

Ano letivo do calendrio. Perodo Letivo do calendrio.

Dados referentes renovao de matrcula Veja mais detalhes do processo de renovao de matrcula em: 3.9 Pr-matrculas, pgina 116 4.1 Renovar Matrculas de cursos seriados 123 Incio da renovao A partir desta data, fica disponvel na WEB, a impresso do boleto bancrio para renovao de matrcula. Fim da renovao Vencimento do boleto Valor do boleto A data limite para imprimir o boleto de renovao. A data de vencimento dos boletos. Valor da renovao.

70

Convnio Bancrio

Indica o convnio bancrio que j est com os parmetros configurados.

Instrues do boleto

Instrues que aparecer nos boletos.

Figura 11 Janela do Cadastro de Calendrios

A aba de Cursos bem trivial e no necessita de detalhes do preenchimento, basta informar os cursos que seguiro o calendrio. A aba Calendrios das Etapas tambm trivial e no necessita de detalhes, basta digitar as datas de incio e fim das etapas direto na tabela.
Configurando datas especiais do calendrio

A aba de Datas Especiais necessita de mais detalhes. Veja abaixo a descrio dos campos a serem preenchidos. Aps o preenchimento dos campos obrigatrios, clique sobre o boto Nome do Campo Data Inicial para confirmar. Descrio do Campo A data de incio que vai ser representada no calendrio.

71

Data Final

A data final que vai ser representada no calendrio. Em casos de datas nicas, a data final deve ser informada igual a data inicial. Em caso de intervalos, todas as datas contempladas no intervalo so representadas no calendrio.

Descrio Turno

Descrio da data especial Este campo opcional. Para os casos em que o evento acontece somente em um determinado turno. Ex. (somente no turno da noite anterior a realizao do vestibular, no tem aula, por causa da preparao das salas)

Apenas para o curso

Este campo opcional. Para os casos em que o evento vlido somente para um curso. Ex. Semana da engenharia ( no faz sentido para outros cursos).

Tipo

Indica o tipo de data especial associado ao evento destacado no calendrio.

72

Procedimento relacionado com o tipo de data

Campo utilizado para restringir o procedimento selecionado ao intervalo de datas da data especial a ser inserida. Por exemplo, o procedimento de matrcula por componente curricular pode ser restrito para acesso a um perodo em particular do calendrio acadmico da instituio, impedindo o acesso antes ou depois deste intervalo. Note apenas que a restrio se aplicar apenas aos procedimentos relacionados aos cursos que seguem o(s) calendrio(s) com a(s) restrio(es) definida(s) para o(s) procedimento(s). Atualmente, os procedimentos que aceitam esta restrio por intervalo de data so: Afastamento, Acelerao de Estudos, Aproveitamento de Disciplina, Dispensa de Disciplina, Matrcula por Componente Curricular, Pr-matrcula, Reintegrao de Matrcula, Reabertura de Matrcula, e Transferncia de Dirio.

73

Figura 12 Aba de de Datas Especiais do Cadastro de Calendrios

3.2

Configurao de concursos

A configurao de concursos um dos processos essenciais de preparao para a matrcula de ingressantes via processo seletivo. atravs deste procedimento que o sistema identificar quais candidatos importados do processo seletivo esto aptos a serem matriculados em cada chamada para matrcula. Note que o sistema Q-Acadmico no gerencia processos seletivos o que torna necessria a utilizao de outro sistema especificamente para esta funo e a posterior migrao1 dos dados finais de alunos classificados para que o Q-Acadmico se torne apto a realizar a matrcula de ingressantes. Para mais detalhes sobre esta importao, consulte o item 0 Preparando a importao dos dados do processo seletivo, pgina 78.

Migrao ou importao dos dados, neste caso, diz respeito ao processo de envio dos dados de um sistema de informao para outro. Por exemplo, o envio dos dados de alunos classificados de um sistema de seleo (como o Q-Seleo da Qualidata) para o Q-Acadmico.

74

COMO ACESSAR ESTE RECURSO As diferentes opes de matrcula de ingressante esto disponveis no menu Registro Escolar>>Procedimentos>>Concursos>>Configurar Concursos.

CONFIGURANDO CONCURSOS A configurao de cursos composta de 2 etapas divididas respectivamente em 2 abas: o cadastramento do concurso propriamente dito e a configurao das chamadas que so aqueles momentos em que alunos aptos podem comparecer instituio para realizar a matrcula. A ltima aba desta janela, Ofertas de Vagas de Cursos utilizada para informar para cada concurso as ofertas de vagas disponveis na instituio aos programas de integrao do governo (PINGIFES, Educasenso, etc.).

Figura 13 Janela do Cadastro de Concursos

Na aba Concursos, basicamente informada a descrio do curso, normalmente 75

indicando o agrupamento de cursos a que se refere, como o exemplo acima. Repare que h outros dois campos, Ano Let. e Per. Let., que so preenchidos automaticamente. Para alter-los, altere estas mesmas informaes na barra de status do sistema e recarrega janela pressionando a tecla F5. A escolha do ano e perodo letivo correto importante pois determina o ano e perodo letivo em que os candidatos sero matriculados no sistema. Para mais informaes, consulte o item Error! Reference source not found., pgina Error! Bookmark not defined.. Aps o preenchimento do campo Descrio e a confirmao dos campos Ano Let. e Per. Let., clique no boto Chamadas para configur-las. CONFIGURANDO AS CHAMADAS Inicialmente, as chamadas so configuradas para representar com exatido a oferta de vagas divulgadas por curso e turno no processo seletivo. Assim, se o curso TCNICO EM QUMICA, no turno Vespertino (tarde), por exemplo, foi ofertado com 40 vagas, uma primeira chamada dever ser cadastrada para este curso, neste turma, informando que so somente esto aptos para matrculas os candidatos classificados entre as posies 1 e 40. Todos os campos so obrigatrios. Aps preench-los, clique sobre o boto para confirmar a chamada. para confirmar o cadastro do concurso. Em seguida,

selecione o concurso clicando sobre a tabela logo abaixo do boto e clique sobre a aba

76

Figura 14 Janela do Cadastro de Concursos com a aba "Chamadas" selecionada

Depois que o prazo estabelecido pela instituio para uma chamada terminar, pode ocorrer de alguns candidatos classificados no comparecerem, resultando em vagas remanescentes. Neste caso, possvel inserir uma segunda chamada para o mesmo curso e turno, habilitando classificaes iniciais e finais subseqentes s configuradas na primeira. No exemplo da Figura 14 acima, o curso Tcnico de Nvel Mdio em Qumica possui uma segunda chamada configurada. Nome do Campo Curso Descrio do Campo Caixa de pesquisa para escolha do curso com oferta de vaga a ser configurada na chamada.

77

N da Chamada

Nmero da chamada sendo configurada. D preferncia para nmeros seqenciais comeando por 1, indicando a primeira chamada do curso. Para mais de uma chamada, o sistema sempre considerar a chamada de maior nmero como atual. Isto significa que os alunos com classificao menor que a da chamada atual e que no fizeram a matrcula no perodo estipulado pela instituio sero ignorados e no tero direito de fazer a matrcula a no ser que esta configurao seja alterada novamente.

Turno

Turno em que a oferta de vagas do curso foi disponibilizada.

C. Inicial

Classificao inicial. Indica a primeira classificao dos candidatos que ser aceita nesta chamada.

C. Final

Classificao final. Indica a ltima classificao dos candidatos a ser aceita. C. Inicial e C. Final formam juntos o intervalo vlido de candidatos que podero ser matriculados nesta chamada.

Aps a configurao do(s) calendrio(s) do(s) curso(s) do processo seletivo, de todas as chamadas destes cursos conforme detalhado acima, e aps a importao dos candidatos do processo seletivo, o sistema est apto para a execuo do procedimento de matrcula de ingressantes detalhado abaixo, na pgina 81.Preparando a importao dos dados do processo seletivo

3.3

Replicao das matrizes curriculares

A replicao de matrizes curriculares simplesmente a cpia de uma matriz existente para um ano e perodo letivo novo onde h entrada de alunos ingressantes. Note que um conceito novo est sendo introduzido aqui: o da matriz curricular por ano e perodo letivo de entrada de alunos, mesmo que no haja alterao no projeto curricular do curso.

78

Este processo importante por diversos motivos relacionados organizao das matrizes no sistema, e que so destacados ao longo deste manual. Abaixo esto relacionados alguns tpicos de maior destaque sobre o assunto: Cuidados necessrios ao lidar com matrizes curriculares, pgina 61 Escolhendo a matriz curricular para as turmas, pgina 96 COMO ACESSAR ESTE RECURSO As diferentes opes de matrcula de ingressante esto disponveis no menu Registro Escolar>>Cadastros>>Replicar Matriz Curricular

REPLICANDO UMA MATRIZ CURRICULAR Para executar este procedimento, o primeiro passo selecionar a matriz de origem. Para isto, selecione primeiro o ano e perodo letivo da matriz nas caixas de texto correspondentes e, em seguida, o curso na caixa de pesquisa logo ao lado. Uma vez preenchidas estas informaes, selecione a matriz desejada na caixa de pesquisa Matriz Curricular. Note que somente sero listadas as matrizes do ano letivo, perodo letivo, e curso selecionado. Aps escolher a matriz, informe o ano letivo e perodo letivo para a matriz de destino no campo Informe o perodo letivo das matrizes de destino. Ao definir esta informao, o sistema automaticamente exibir os possveis turnos, no mesmo curso selecionado na origem, para os quais a matriz de origem poder ser replicada. Este filtro pode ser removido e, portanto, a matriz de um curso pode ser replicada para qualquer outro, embora esta no seja uma prtica muito comum.

79

Figura 15 Janela do Procedimento para Replicar Matrizes Curriculares

Se o(s) curso(s) exibido(s) na tabela no representa(m) o destino adequado para a replicao, altere os filtros de turno e curso na janela, e clique sobre o boto . Em seguida, selecione na tabela o(s) curso(s) para o(s) qual(is) a matriz ser replicada. Mais de um curso pode ser selecionado ao mesmo tempo, clicando sobre os mesmos com a tecla CONTROL (ou CTRL) do teclado pressionada. Outra opo clicar sobre o boto boto . Finalmente, clique sobre o

para confirmar o processo. A matriz ser replicada com a

configurao exatamente igual a da matriz de origem.

3.4

Matricular alunos ingressantes

Existem diferentes maneiras de incluir um aluno ingressante no sistema. Tipicamente todas elas incluem a validao dos dados pessoais e acadmicos e a posterior

80

confirmao da matrcula. A diferena entre um processo de matrcula de ingressante e outro refere-se a maneira como o aluno est ingressando na instituio. Exemplos comuns incluem o ingresso via processo seletivo ou via transferncia. Importante observar que todo o processo no sistema (independente do tipo de matrcula) foi preparado para que o processo real de matrcula seja feito online, ou seja, para que os dados dos alunos presentes no ato da matrcula sejam validados e inseridos direto no sistema, evitando o uso de formulrios. COMO ACESSAR ESTE RECURSO As diferentes opes de matrcula de ingressante esto disponveis no menu Registro Escolar>>Procedimentos>>Matrcula de Ingressantes.

MATRCULA DE INGRESSANTES VIA PROCESSO SELETIVO Este o processo mais comum e seguro para incluir alunos ingressantes no sistema. Neste processo, o sistema verifica se o aluno sendo matriculado de fato um aluno aprovado no processo seletivo da instituio e busca os dados pessoais e acadmicos disponveis, evitando que os mesmos sejam digitados novamente. Para tal, necessrio primeiro que o(s) concurso(s) realizado(s) sejam configurados no sistema. Este processo detalhado no captulo 3.2 (pgina 74). Nas sees seguintes ser considerado que o concurso Ingressantes 2007/1 foi configurado. Para matricula um aluno ingressante via processo seletivo, 3 passos so necessrios. No primeiro necessrio localizar e confirmar os dados bsicos do candidato aprovado; Em seguida, os dados pessoais do aluno so disponibilizados para verificao e, por ltimo, 81

os dados acadmicos so disponibilizados para confirmao.

Figura 16 Primeiro passo da matrcula de ingressantes via processo seletivo

Informaes Sobre os Campos a Serem Preenchidos

Nome do Campo Ano Letivo Perodo Letivo

Descrio do Campo Ano letivo em que o aluno ingressante ser matriculado. Perodo letivo em que o aluno ingressante ser matriculado. Esta informao ser utilizada em conjunto com o campo Ano Letivo para filtrar os processos seletivos listados. Na Figura 16 acima, por exemplo, s esto sendo listados os processos seletivos de 2007/1.

Selecione Seletivo

Processo Processo seletivo contendo os dados dos candidatos aprovados. possvel existirem mais de um concurso, por exemplo, um para cursos superiores e outro para

82

Nome do Campo cursos tcnicos. Selecione o Candidato

Descrio do Campo

Caixa de pesquisa para que o candidato seja localizado e selecionado. Note que somente estaro disponveis os candidatos do processo seletivo selecionado. Note tambm que somente ser permitido selecionar

candidatos aprovados, de acordo com o limite de vagas configurado. Caso a classificao do candidato seja maior que a classificao mxima permitida, a mensagem da Figura 17 abaixo ser exibida. Para mais informaes sobre a utilizao da caixa de pesquisa, consulte a pgina 211. Nome do Candidato Uma vez localizado o candidato, seu nome automaticamente preenchido neste campo de acordo com os dados informados anteriormente. Este campo est habilitado para edio caso haja necessidade de correes. CPF do Candidato Caso esteja disponvel, o CPF do candidato ser exibido aps a localizao do mesmo. Este campo est habilitado para edio caso haja necessidade de correes. Curso Escolhido pelo Aluno Exibe o curso escolhido pelo aluno no processo seletivo. Este campo no pode ser alterado.

Figura 17 Mensagem do sistema informando que a classificao do candidato no permite sua matrcula como aluno

83

Verificao de Duplicidade de Alunos

Uma vez selecionado o candidato, clique no boto

para continuar. Neste

momento, o sistema primeiro far a verificao da existncia de alunos com nomes similares j existentes. Caso existam alunos com nomes similares j cadastrados, a janela ilustrada na Figura 18 abaixo ser exibida.

Figura 18 Janela de Verificao de Duplicidade de Alunos (dados pessoais foram omitidos)

Na parte superior, o sistema exibe os principais dados pessoais do aluno que est sendo matriculado (nome, CPF, RG, e data de nascimento). Na tabela logo em seguida so exibidos todos os alunos j existentes no sistema que possuem nome similar ao do aluno sendo matriculado. Caso o aluno sendo matriculado seja o mesmo de um dos alunos exibidos na tabela (por exemplo, o aluno que prestou o concurso j foi aluno da instituio e possui registro anterior no sistema), selecione-o na tabela, marque opo O aluno que est sendo matriculado o mesmo que est selecionado acima e clique no boto . Caso o aluno que est sendo matriculado no se encontre na tabela (trata-se de fato de um novo aluno), marque a opo O aluno que est sendo matriculado no 84

nenhuma das pessoas selecionadas acima e clique no boto

Aps a escolha e confirmao, o sistema iniciar o segundo passo da matrcula do aluno ingressante.
Segundo Passo na Matrcula de Ingressantes via Processo Seletivo

O passo seguinte exibir todos os dados pessoais do candidato selecionado que foram informados no cadastro para o processo seletivo. Neste momento, caso aluno j possua um registro anterior no sistema, os dados do processo seletivo so comparados com os dados existentes no sistema acadmico e qualquer divergncia ser destacada em amarelo, conforme ilustra a Figura 19 abaixo.

Figura 19 Segundo passo da matrcula de ingressantes via processo seletivo (dados pessoais foram omitidos)

Nesta segunda etapa, importante conferir todos os dados do aluno de acordo com a documentao entregue. Repare que os dados pessoais esto agrupados em 4 diferentes abas (pginas) destacadas em vermelho na figura acima: Dados Pessoais; Documentao; Dados da Famlia; e Dados Escolares. Ao clicar sobre cada uma destas abas, diferentes campos contendo informaes

85

especficas do aluno sero exibidas para preenchimento ou validao. Antes de prosseguir para o prximo passo, verifique se todos os dados disponveis do aluno (em todas as abas) foram informados e conferidos. Em seguida, clique novamente no boto ltimo passo.
Terceiro Passo na Matrcula de Ingressantes via Processo Seletivo

para prosseguir para o terceiro e

O terceiro e ltimo passo utilizado para a confirmao dos dados acadmicos do aluno. No caso da matrcula via processo seletivo, praticamente todos estes dados so oriundos do processo seletivo e no podem ou no devem ser alterados.

Figura 20 Terceiro passo da matrcula de ingressantes via processo seletivo (dados pessoais foram omitidos)

Informaes Sobre os Campos a Serem Preenchidos

Nome do Campo Selecione o aluno

Descrio do Campo Este campo no permite alteraes e serve apenas para destacar o aluno selecionado durante o processo.

86

Data da Matrcula

Data em que a matrcula do aluno est sendo realizada ou, caso a matrcula tenha sido originalmente feita no papel, a data em que a matrcula foi realizada.

Turno

Turno escolhido pelo aluno no ato de sua inscrio no processo seletivo

Forma de Ingresso

Geralmente uma ou duas opes esto disponveis indicando que a forma de ingresso foi via processo seletivo. Escolha a mais apropriada para o caso. As formas de ingresso podem ser configuradas por nvel de ensino e/ou por procedimento de matrcula de ingressante. Assim, formas de ingresso no procedimento de matrcula via processo seletivo podem no aparecer em outros procedimentos de matrcula de ingressantes e vice-versa. Consulte o item Error! Reference source not found. REF _Ref202604942 \h Error! Reference source not found., pgina Error! Bookmark not defined. para detalhes de configurao das formas de ingresso.

Curso do Aluno

Curso escolhido pelo aluno no ato da inscrio no processo seletivo. Esta informao no pode ser alterada.

87

Matriz Curricular que o Esta uma informao importante que precisa ser aluno ir cursar preenchida. Tipicamente, a escolha da matriz deve refletir o projeto de curso mais recente que ser aplicado a todos os alunos ingressantes do curso. Para facilitar a escolha da matriz, recomendamos que a mesma seja replicada (copiada) para todo perodo letivo de entrada de alunos. Para mais informaes consulte: 3.3 Replicao das matrizes curriculares pgina 78 Escolhendo a matriz curricular para as turmas pgina 96 Ano letivo Perodo Letivo N. da Pasta Ano letivo no qual o curso ter incio para o aluno Perodo letivo no qual o curso ter incio para o aluno Indica o nmero da pasta onde a documentao do aluno ser arquivada. Para alunos que j possuem alguma outra matrcula na instituio (por causa de algum outro curso concludo ou em vigor), o sistema ir sugerir o mesmo nmero de pasta utilizado

anteriormente pelo aluno para que sua documentao seja arquivada de maneira unificada. A sugesto opcional e pode ser modificada para qualquer outro nmero que melhor reflita a realidade da instituio para o aluno. Note apenas que possvel, para usurios com permisso, tornar obrigatrio o preenchimento deste campo atravs do parmetro Nmero de Pasta Obrigatrio.

88

Matrcula

O nmero de matrcula do aluno. No exemplo da Figura 20 acima, o nmero 200716010367 a composio dos seguintes nmeros: 20071 representa o ano e perodo letivos de ingresso do aluno; 601 representa a sigla do curso, no caso, LICENCIATURA EM FISICA. Esta sigla pode ser alterada no cadastro de cursos (consulte pgina 49) e pode conter nmeros e letras; 0367 um nmero de controle para diferenciar os alunos do mesmo ano e perodo letivo de ingresso e mesmo curso. Note que o nmero de matrcula do aluno no pode ser alterado manualmente.

Perodo Inicial

Perodo ou srie em que o aluno iniciar o curso. No caso de matrcula via processo seletivo, tipicamente o padro 1 perodo. No caso, por exemplo, de um aluno de ensino mdio transferido, o perodo inicial a ser informado deve ser compatvel com a srie que o aluno ir cursar.

Confirmando a Matrcula

Uma vez confirmados os dados acadmicos, clique no boto

para

confirmar a matrcula do aluno. Um relatrio de confirmao da matrcula ser exibido para que seja impresso e o canhoto entregue ao aluno. Aps a impresso, o sistema automaticamente retorna ao primeiro passo para que um novo aluno possa ser matriculado no sistema. MATRCULA DE INGRESSANTES VIA T RANSFERNCIA O processo de matrcula de alunos ingressantes oriundos de outra instituio similar ao processo de matrcula via processo seletivo acima. As principais diferenas so: 89

1. O primeiro passo no valida dados de classificao do aluno em processo seletivo. Neste caso, basta informar o nome do aluno e o CPF para que o sistema faa uma verificao de duplicidade e prossiga ao passo seguinte. 2. Aps o terceiro passo, de atualizao dos dados da matrcula, uma etapa adicional necessria para que a matriz curricular do aluno seja atualizada em funo dos dados acadmicos anteriores, da instituio de origem. Assim, a seguir sero apresentados detalhes de utilizao do quarto e ltimo passo deste processo de matrcula. Para maiores informaes sobre os passos anteriores consulte: Matrcula de Ingressantes Via Processo Seletivo, pgina 81 Segundo Passo na Matrcula de Ingressantes via Processo Seletivo, pgina 85 Terceiro Passo na Matrcula de Ingressantes via Processo Seletivo, pgina 86 Confirmando a Matrcula, pgina 89
Anlise da Matriz Curricular na Matrcula de Ingressantes Via Transferncia

Depois que os trs primeiros passos da matrcula do aluno ingressante forem completados de maneira similar s etapas via processo seletivo (consulte pgina 81), o quarto e ltimo passo ilustrado na Figura 21 abaixo precisa ser completado. O seu objetivo registrar no sistema todas as disciplinas cursadas pelo aluno na instituio de origem. Assim, se o aluno est ingressando na instituio no 2 perodo, o sistema prev que todas as disciplinas do 1 perodo foram completadas e registra o Aproveitamento de Estudos nelas. Para cada disciplina, necessrio lanar a nota obtida pelo aluno, o tipo de situao da disciplina (aproveitamento de estudos ou adaptao), e o ano e perodo letivo que o aluno cursou a disciplina na instituio de origem. Opcionalmente, observaes para cada disciplina podem ser informadas na ltima coluna da tabela. Repare no exemplo da Figura 21 abaixo que o aluno CELSO est ingressando no 2 perodo e todas as disciplinas do 1 perodo esto sendo aproveitadas. Entretanto, as disciplinas foram cursadas em anos e perodos letivos distintos na instituio de origem. No caso da disciplina LGEBRA LINEAR, o aluno ter que fazer uma adaptao. Isto 90

significa que o aluno cursou uma disciplina similar na instituio de origem, mas por alguma razo (nota ou carga horria insuficiente, por exemplo) ter que cursa-la novamente.

Figura 21 Quarto passo no processo de Matrcula Via Transferncia

Aps o lanamento de todas as informaes das disciplinas cursadas pelo aluno na instituio de origem, clique no boto para finalizar a matrcula do

aluno. Da mesma maneira da matrcula via processo seletivo, um formulrio de confirmao da matrcula para impresso ser exibido. Aps a impresso, o sistema retornar ao primeiro passo para que um novo aluno possa ser matriculado.

3.5

Gerao das turmas

Turma, no sistema, diz respeito a um conjunto de alunos de um mesmo curso, da mesma matriz curricular, no mesmo perodo (srie ou mdulo), que estudam juntos. Note que uma turma no est associada a uma componente curricular (disciplina) em particular. Ela apenas agrupa alunos que, de modo geral, iro estudar juntos em um ano e perodo letivo. Existem duas formas de se configurar uma turma: 91

1) O procedimento de gerao de turmas facilita o processo para as turmas comumente criadas para cada perodo letivo, principalmente se j existirem alunos matriculados no ano e perodo letivo da turma, aptos a serem matriculados nela. Este procedimento tambm facilita a identificao das turmas atravs de um cdigo padro. Veja pgina 100 para mais detalhes deste padro. 2) O cadastro de turmas permite a configurao de turmas uma a uma, independente da existncia de alunos. til para tratar casos especficos como o de alunos reprovados em uma disciplina ou quando o usurio quer configurar as turmas antes de fechar o perodo e renovar a matrcula dos alunos. Aps a criao da turma, PR-REQUISITOS 1) Configurao do Curso Habilitado (No necessrio configurar em todo incio de perodo, uma vez configurado, ter validade sempre). 2) Configurao do Calendrio e dos cursos associados a ele. ( necessrio que se configure o calendrio em todo incio de perodo letivo) 3) Configurao do curso. Os cursos j devem estar configurados (cadastrados), porm importante observar que o curso deve estar configurado com a Estrutura de Curso correta. 4) Configurao das matrizes curriculares. Lembrando que a matriz curricular, aps configurada e gerada turmas no podem ser alteradas, ento deve-se assim que forem cadastras serem conferidas e validadas ANTES DA GERAO DAS TURMAS. Dica: Aps criar as turmas, verifique imediatamente se os dirios foram gerados corretamente. Caso contrrio exclua a turma, verifique o calendrio, a matriz curricular, e as regras da turma e utilize o procedimento de gerao de turmas para cri-la novamente. PROCEDIMENTO DE GERAO DE TURMAS Para utilizar o procedimento de Gerao de Turmas utilize o menu Registro Escolar>>Cadastros>>Gerar Turmas.

92

Como utilizar o recurso

Figura 22 Procedimento de gerao de turmas

O primeiro passo especificar o ano e perodo letivo para o qual as turmas sero geradas. Opcionalmente, os filtros de Estrutura de Curso e Curso podem ser utilizados para restringir as informaes aos valores informados. Uma vez definidos os filtros, clique no boto para que o sistema

indique as provveis turmas que podero ser geradas, agrupando os alunos j matriculados no ano e perodo letivos informados de acordo com o curso, perodo, habilitao, e turno.

93

Nota Rpida
Quando nenhum registro aparece...
Se aps clicar no boto , nenhum registro for exibido na tabela logo

abaixo do boto, isto significa que no existe nenhum aluno matriculado no ano e perodo letivos informados no filtro e, se for o caso, para o curso e/ou estrutura de curso selecionados. Caso isto ocorra, verifique se os alunos ingressantes j foram matriculados e se os veteranos j tiveram o perodo anterior fechado e a matrcula para o ano e perodo letivos em questo renovadas. Caso queira ignorar a ausncia de registros, clique sobre o boto para configurar os agrupamentos desejados. Isto permitir que voc insira manualmente um registro na tabela. Feito isto, basta seguir os passos abaixo. Para maiores informaes, consulte os captulos: 4.1 Renovar Matrculas de cursos seriados, pgina 123 5.1 Configurar pedidos de matrcula, pgina 143 7.1 Fechamento de perodo, pgina 183
Gerando turmas para perodos posteriores

Outra opo para gerar turmas onde ainda no h alunos aptos a serem matriculados utilizar o procedimento de Gerar Turma de Perodo Posterior.

Neste caso, a utilizao exatamente a mesma do procedimento de Gerao de Turmas. 94

A nica diferena que este procedimento ir listar possveis configuraes de turmas para perodos seguintes (que ainda no contenha alunos) baseando-se na previso de alunos do perodo anterior, minimizando a necessidade do clique no boto .
Definindo as turmas a serem criadas

Observe o exemplo acima da Figura 22. Nela, os filtros realizados foram para o ano letivo de 2007 e perodo letivo 1 e para as possveis turmas do curso 18 que o TCNICO SUB. EM LABORATRIO. Aps o clique no boto , dois

registros esto sendo exibidos, o que significa dois possveis agrupamentos de turmas a serem geradas para este curso: um para o 3 perodo, no turno N (Noturno); e outro para o 4 perodo no turno X (que neste caso indica um turno desconhecido). Para gerar as turmas para cada um destes agrupamentos, basta preencher, na prpria tabela, as colunas Vagas, Turmas, e Matriz Curricular. A coluna Vagas indica a quantidade de vagas de cada turma a ser criada. A coluna Turmas indica a quantidade de turmas a ser criada para o agrupamento. A coluna Matriz Curricular indica a matriz que ser usada para esta turma. Clique duas vezes sobre esta coluna para obter uma lista das possveis matrizes curriculares e escolha a matriz desejada. A associao da matriz turma uma escolha importante e ser detalhada a seguir. Novamente no exemplo acima da Figura 22 repare que apenas a primeira linha tabela foi preenchida. Neste caso, 2 turmas de 35 vagas cada sero criadas seguindo a matriz TCNICO SUB. EM LABORATRIO (2007/1), para os alunos do 3 perodo do curso TCNICO SUB. EM LABORATRIO. Para concluir o processo depois de digitadas as informaes para os agrupamentos desejados, clique no boto .

Se todos os pr-requisitos foram cumpridos, alm das turmas informadas, todos os dirios associados a elas tambm sero criados com informaes bsicas. O prximo passo portanto configurar os detalhes destes dirios. Consulte Configurao dos dirios, pgina 102 para maiores informaes. 95

Escolhendo a matriz curricular para as turmas

A escolha da matriz curricular para a turma indicar o conjunto de regras definidas na matriz para as turmas a serem criadas. Note que somente alunos de uma mesma matriz podem ser matriculados numa turma. Por exemplo, os dirios a serem criados para estas turmas sero definidos a partir das disciplinas configuradas na matriz para o perodo da turma. Assim, importante que a matriz a ser escolhida seja compatvel com os alunos regulares que ingressaro nela. De maneira geral, para facilitar este processo, recomendado que em todo incio de perodo, a matriz mais recente do curso seja replicada (copiada) para o ano e perodo letivos seguintes, desde que estes sejam um ano e perodo letivo de entrada de alunos ingressantes. Isto resultar em uma matriz diferente para cada ano e perodo letivo de entrada de alunos, mesmo que no haja alterao entre elas. Desta forma, a associao da matriz da turma em relao matriz do aluno direta. Por exemplo, considerando que o ano e perodo letivo atual seja 2007/2 e que o curso tenha entrada de alunos todo semestre. Neste caso, os alunos do 1 perodo seguiro a matriz de 2007/2, os alunos do 2 perodo seguiro a matriz de 2007/1 (o ano de entrada deles), os alunos do 3 perodo seguiro a matriz de 2006/2 e assim por diante. De fato, caso isto esteja configurado corretamente, o prprio sistema indica a matriz mais adequada, destacando em azul a matriz recomendada logo aps o duplo-clique na coluna Matriz Curricular da tabela de gerao de turmas. A Figura 23 abaixo ilustra bem este cenrio. Aps o duplo clique na coluna Matriz Curricular da segunda linha, o sistema exibe a janela Selecione a Matriz Curricular j destacando a matriz TECNOLOGIA EM AGENCIAMENTO DE VIAGENS Matutino (2006/2), isto , a matriz de entrada dos alunos de 2006/2 que em 2007/1 esto no 2 perodo.

96

Figura 23 Procedimento de Gerao de Turmas aps o duplo clique na coluna Matriz Curricular

O objetivo deste processo de replicao facilitar a alterao de matrizes curriculares quando h alterao no projeto curricular do curso. Neste caso, o novo projeto geralmente aplica-se apenas aos alunos ingressantes e, portanto, apenas a uma nova matriz curricular apenas para estes alunos. A replicao, assim, facilita a alterao da matriz pois sua cpia facilita a alterao na matriz nova apenas das disciplinas que mudaram sem alterar a matriz original que j possuem alunos vinculados e que cursam um projeto anterior do curso. Alm disto, caso seja necessrio mudar o projeto de matrizes anteriores (com alunos j vinculados a elas), por exemplo quando a alterao no projeto diz respeito a alteraes de disciplinas ainda no cursadas, a replicao facilita a identificao das matrizes que podem ser alteradas pois possvel identificar quais perodos (ou mdulos) j foram cursados e quais ainda esto em aberto e, por isto, passveis de modificao. Por exemplo, se o perodo letivo atual o 2008/1, a matriz de 2007/2 diz respeito aos alunos que j cursaram o 1 perodo e sero matriculados (ou j esto matriculados e cursando o perodo dependendo do momento) no 2 perodo. Neste caso, se as matrizes esto sendo replicadas em todo perodo letivo de entrada, seguro afirmar que na matriz de 2007/2 nenhum aluno cursou ainda o 3 ou outros perodos superiores. Dependendo do momento do perodo letivo de 2008/1, nem o 2 perodo foi cursado ainda.

97

Para maiores informaes sobre a configurao de matrizes curriculares, consulte os seguintes captulos: 2.10 Cadastro de Matrizes Curriculares 3.3 Replicao das matrizes curriculares pgina 57 pgina 78

Aps gerar as turmas, possvel incluir alunos nas mesmas. Para maiores informaes sobre este procedimento consulte o captulo 4.2 Alocao de alunos nas turmas, pgina 129. CADASTRO DE TURMAS Para utilizar o Cadastro de Turmas utilize o menu Registro

Escolar>>Cadastros>>Turmas.

O cadastro de turmas, dentre outras funes, permite que turmas sejam includas, alteradas e/ou excludas. Embora ele no seja a melhor maneira de incluir novas turmas, sua utilizao pode ser til para a criao de turmas customizadas. O foco deste tpico est na incluso de turmas. Para outras utilizaes do cadastro de turmas, consulte os seguintes tpicos: Configurando os Dirios a partir do Cadastro de Turmas, pgina 102 Alocao de alunos nas turmas, pgina 129 98

Como utilizar o recurso

Figura 24 Cadastro de Turmas

Para incluir uma nova turma utilizando o cadastro de turmas, simplesmente preencha os campos e clique no boto . A nova turma ser inserida no sistema e

destacada na tabela logo abaixo dos campos preenchidos. Uma particularidade deste cadastro que o mesmo utiliza filtros padres. Repare na barra inferior da Figura 24 acima. Ela exibe os filtros que atualmente esto sendo aplicados janela. No caso, somente as turmas de 2007/1 da instituio CAMPUS II esto sendo exibidas na tabela. Repare tambm que nos campos a serem preenchidos para incluso de uma nova turma, os campos Ano Let. e Per. Let. esto com o fundo cinza e preenchidos respectivamente com a informao de 2007 e 1. Por causa dos filtros padres, s possvel inserir turmas para o ano e perodo letivo atualmente sendo filtrados na janela. Para mais informaes sobre os filtros padres, consulte a pgina Error! Bookmark not defined..

99

Informaes Sobre os Campos a Serem Preenchidos

Nome do Campo Cdigo da Turma

Descrio do Campo Cdigo nico de identificao da turma no sistema. Nenhuma turma pode utilizar o cdigo de outra, independente do ano e perodo letivo ou do curso de ambas as turmas. O cdigo pode ser customizado e pode conter letras e nmeros. Entretanto, recomendado que ele siga o padro utilizado pelo sistema na gerao automtica de turmas. Por exemplo, o cdigo 20071.SADM.1N significa: 20071 o ano e perodo letivo da turma SADM a sigla do curso da turma (esta sigla configurada no cadastro de cursos) 1 indica o nmero da turma caso haja mais de uma turma no mesmo ano e perodo letivo para o mesmo curso N indica o turno: N para Noturno, V para Vespertino e M para Matutino

Sigla da Turma

Cdigo abreviado da turma utilizado principalmente em relatrios com restrio de espao fsico na folha. Se o padro do campo Cdigo da Turma for utilizado, a sigla automaticamente preenchida. No exemplo acima, o cdigo 20071.SADM.1N ser abreviado para SADM.1N. Diferentes turmas podem conter a mesma sigla, se desejado pelo usurio.

100

Padro dos Horrios

Selecione na caixa de listagem o padro de horrios que esta turma ir seguir. Este padro ser atribudo aos dirios que sero criados para esta turma. Para mais informaes consulte o captulo 2.4 Cadastro de Padres de Horrios, pgina 28

Turno

Selecione o turno da turma de acordo com as opes configuradas. Tipicamente as opes de turno so Matutino, Vespertino (ou Tarde), Noturno, e Diurno (ou Integral).

Descrio Curso Matriz Curricular

Descrio detalhada da turma Caixa de pesquisa para escolha do curso da turma. Uma vez escolhido o curso, esta caixa de listagem trar as matrizes disponveis do curso que podem ser associadas a esta turma. Note que a escolha da matriz fundamental para a gerao automtica dos dirios da turma. Para mais informaes consulte Escolhendo a matriz curricular para as turmas, pgina 96.

Habilitao

Habilitao do curso a ser utilizada nesta turma. Caso uma habilitao no bsica seja escolhida, apenas alunos da mesma habilitao podero ser matriculados nesta turma. Esta escolha tambm determina a criao dos dirios especficos da habilitao escolhida e somente os dirios daquela habilitao. A configurao de qual disciplina pertence a qual habilitao determinada no cadastro de matrizes curriculares. Consulte o captulo 2.7 Cadastro de Habilitaes, pgina 47 para mais informaes.

101

Ano Let.

Indica o ano letivo da turma. Este campo automaticamente preenchido a partir do filtro padro aplicado janela.

Per. Let.

Indica o perodo letivo da turma. Este campo automaticamente preenchido a partir do filtro padro aplicado janela.

Perodo

Perodo ou srie da turma. Somente alunos de mesmo perodo ou srie podero ser matriculados nesta turma.

N de Vagas

Nmero de vagas da turma. O sistema permitir a matrcula de alunos nesta turma at o limite estabelecido neste campo.

Mdulo

Caso o curso da turma seja modular, selecione o mdulo ao qual esta turma pertencer.

Uma vez preenchidos os campos acima, clique sobre o boto a incluso da turma no sistema.

para confirmar

3.6

Configurao dos dirios

Uma vez geradas as turmas, a configurao de seus respectivos dirios pode ser realizada de duas maneiras: atravs do cadastro de turmas e atravs do cadastro de dirios. Por ser mais objetivo, o cadastro de turmas mais recomendado e explicado com mais detalhes. Inicialmente, o foco das prximas sees ser apenas na configurao dos professores e dos horrios dos dirios, informaes essenciais que no so definidas automaticamente pelo procedimento de gerao de turmas. No entanto, outras informaes como a data de incio e trmino do dirio, quantidade de vagas, e estrutura de curso tambm podem ser definidas ou alteradas utilizando o mesmo procedimento. CONFIGURANDO OS DIRIOS A PARTIR DO CADASTRO DE TURMAS Como dizer para o sistema qual o professor que ir lecionar a aula em um

102

determinado dirio? Como configurar os horrios de aulas de um dirio? As questes acima podem ser respondidas usando somente um cadastro do sistema acadmico, este cadastro se encontra no mdulo do Registro Escolar, acessando o menu Aplicao>>Registro Escolar>>Cadastros>>Turmas.

Figura 25 Cadastro de Turmas

Deve-se sempre ficar atento aos filtros das informaes que esto circuladas em vermelho, pois elas so aplicadas automaticamente tabela onde so exibidos os dados cadastrados. Por exemplo, o usurio pode estar procurando turmas do Ano/Perodo Letivo de 2006/2 mas o sistema est configurado para mostrar os dados somente do Ano/Perodo Letivo de 2007/1 conforme ilustra a Figura 25 acima. Para mudar esta configurao e, no caso acima, exibir as turmas do ano perodo letivo desejado necessrio alterar os valores na barra de configurao do sistema que se encontra na parte inferior, e depois clicar F5 no cadastro, ou mesmo fechar e abrir o cadastro novamente.

Figura 26 Barra de status do Q-Acadmico

103

Com o cadastro de turma aberto, agora vamos fazer as configurao dos dirios, no que diz respeito aos professores e horrios. Para facilitar o trabalho de busca das turmas desejadas, j que podem haver vrias outras turmas cadastradas, o melhor filtrar as turmas pelo curso e/ou perodo das turmas desejadas. Para fazer este filtro necessrio que clicar no boto cadastro. que se encontra ao lado do boto do

Figura 27 Janela com opes para filtrar turmas com o filtro por curso sendo utilizado

Depois clicar no boto

, o cadastro de turma ser filtrado pelo curso

selecionado na janela, conforme ilustrado pela Figura 27 acima, retornando as duas turmas exibidas na Figura 28 abaixo.

Figura 28 Cadastro de turmas exibindo as duas turmas filtradas

Note que filtrar as turmas no um procedimento obrigatrio. Ele apenas facilita a 104

localizao das turmas desejadas. Uma vez localizadas, selecione uma delas na tabela clicando sobre o seu nome para que seus dirios sejam configurados. Em seguida, clique sobre a aba (ou pgina) Dirios da Turma circulado em vermelho na Figura 29 abaixo. Caso nenhum dirio seja exibido na tabela Dirios relacionados a turma circulada em azul, revise os pr-requisitos e procedimentos do captulo 3.5 (pgina 91). Provavelmente o calendrio do curso da turma no foi configurado corretamente.

Figura 29 Cadastro de Turmas com a aba Dirios da Turma selecionada

Para configurar cada um dos dirios, d um duplo-clique sobre cada um deles. O Cadastro de dirios ser automaticamente aberto para edio do dirio selecionado, conforme ilustra a Figura 30 abaixo.

105

Figura 30 Cadastro de Dirios habilitado para edio de um dirio

Nesta primeira etapa, necessrio indicar o professor do dirio no campo destacado em vermelho. Para selecionar o professor clique no binculo e escolha um professor na lista e depois clicar no boto .

Aps a configurao do professor do dirio, possvel tambm configurar os horrios do dirio. Para isto, basta clicar na aba Horrios do mesmo cadastro de dirios, conforme destacado em vermelho na Figura 31 abaixo.

106

Figura 31 Cadastro de Dirios com a aba Horrios destacada

Para configurar manualmente os horrios, preencha os campos Dia, Horrio e Ambiente de Aprendizagem e em seguida clique no boto Entretanto, o boto .

permite a configurao dos horrios do dirio com

mais agilidade. Aps clicar no boto, selecione o ambiente de aprendizagem na barra inferior. Em seguida, d um duplo-clique na tabela, na linha e coluna correspondentes ao horrio e dia da semana desejados, respectivamente. Para confirmar, clique no boto .

107

Figura 32 Configurao de horrios mltiplos

Ao configurar os horrios mltiplos, o sistema far a insero dos horrios na tabela da aba de configurao de horrios. Uma vez configurados os horrios e o professor do dirio, clique no boto do Cadastro de Dirios para confirmar todas as

alteraes. O sistema retornar para o Cadastro de Turmas, permitindo que o processo seja repetido para os demais dirios da turma. CONFIGURANDO OS DIRIOS A PARTIR DO CADASTRO DE DIRIOS Outra opo para configurar os dirios utilizar o prprio Cadastro de Dirios. O mesmo pode ser acessado a partir do menu Registro Escolar>>Cadastros>>Dirios. Nele preciso primeiro localizar os dirios desejados a partir dos filtros disponveis na parte superior do cadastro. Em seguida, aps clicar no boto para listar

os dirios desejados, clique sobre o dirio desejado na tabela e depois no boto na parte inferior da janela para alterar os dados do dirio selecionado. Aps clicar no boto , a janela da Figura 30 acima ser exibida e o processo

a ser seguido para definir o professor e os horrios do dirio exatamente o mesmo do explicado deste ponto em diante. 108

Figura 33 Cadastro de Dirios

No caso da configurao de horrios, uma opo mais rpida utilizar uma tecla de atalho ou menu rpido diretamente na tabela que lista os dirios encontrados. Aps listar os dirios na tabela, clique com o boto direito do mouse no dirio escolhido para configurao do dirio. O menu rpido aparecer conforme ilustra a Figura 34 abaixo. Alm das opes padres para todas as tabelas - Recarregar Dados, Ordenar, Ajustar Dados outras duas aparecem para o registro selecionado (Note que preciso clicar com o boto direito sobre o dirio desejado): Configurar horrios e dividir dirios. A primeira permite a configurao direta do horrio deste dirio conforme explicado acima e destacado na Figura 32. A diferena que aps a configurao o sistema retornar para a janela de listagem dos dirios filtrados inicialmente. A opo seguinte de diviso de dirios explicada em detalhes no tpico Diviso de Dirios Simples logo abaixo.

109

Figura 34 Cadastro de Dirios com o menu rpido destacado

DIVISO DE DIRIOS SIMPLES A segunda opo do menu rpido do Cadastro de Dirios facilita a diviso de dirios. Ele basicamente executa o procedimento de Dividir Dirios j trazendo para a diviso o dirio selecionado na listagem anterior. Este mesmo procedimento est disponvel no mdulo de Registro Escolar, menu Cadastros>>Dividir Dirios. Na janela Dividir Dirios inclusive, o dirio tambm pode ser localizado atravs da caixa de pesquisa Dirio ou clicando sobre o boto . Em seguida,

preciso definir a quantidade de divises que ocorrero. O objetivo da diviso simples de um dirio separar os alunos nele matriculados em mais de um grupo controlados de maneira independente (por horrio ou professor diferente). Isto feito, por exemplo, para tratar aulas que naturalmente ocorrem em grupos por falta de espao (quando ocorre em laboratrio de espao reduzido).

110

Figura 35 Janela do Procedimento de Dividir Dirio

Aps a definio da quantidade blocos, clique sobre o boto

para realizar

a distribuio dos alunos matriculados previamente no dirio (observe portanto que a diviso precisa ocorrer aps a matrcula dos alunos no dirio) entre os blocos. Para isto, escolha primeiro o(s) critrio(s) de distribuio na janela que exibida logo aps o clique no boto. A Figura 36 exibe a janela e os critrios de distribuio possveis.

Figura 36 Janela para escolha dos critrios de distribuio

Note que possvel escolher trs critrios distintos. Para cada caixa de seleo, escolha o critrio desejado. Em caso de empate (por exemplo, caso o primeiro critrio seja sexo), o segundo critrio ser utilizado para desempate. Finalmente, clique sobre o boto para confirmar a distribu io. Isto far com que a coluna Bloco

seja preenchida com nmeros de 1 at o total de blocos definidos originalmente. Este nmero, claro, pode ser alterado na prpria coluna, caso seja de interesse definir alguns blocos manualmente sem a considerao dos critrios previamente estabelecidos. Tenha 111

apenas o cuidado de controlar a quantidade de nmeros diferentes para evitar a criao de mais dirios que o desejado. Cada nmero de bloco distinto implica na criao de um novo dirio com os alunos correspondentes ao nmero matriculados.

3.7

As possveis divises de dirios

muito importante observar que a diviso simples de dirios apenas uma de 4 formas de diviso, sendo as outras trs a diviso em dirios de teoria e prtica, a diviso em dirios especiais, e a diviso em teoria e prtica para atender ao processo de pedido de matrcula. A diviso simples de dirios literalmente separa os alunos de um nico dirio em grupos completamente distintos (de horrio ou professor). Tipicamente isto usado para a separao dos alunos para a adequao do grupo em um laboratrio de tamanho reduzido. Neste caso o dirio da disciplina dividido em dois (ou mais) dirios que passaro a ser enxergados de maneira distinta, tendo inclusive cdigos diferentes. A diviso em teoria e prtica tem o objetivo de organizar as disciplinas que so dividas em aulas tericas, em sala de aula, e prticas em laboratrios. No mesmo procedimento tambm possvel dividir os dirios prticos e tericos em blocos se os laboratrios e/ou salas de aula tiverem tamanho reduzido. Neste caso, o dirio passar a ser uma entidade abstrata apenas para que o sistema atribua a nota final dos alunos, aps a concluso da disciplina. Todos os lanamentos de faltas e notas parciais sero lanados pelo(s) professor(es) nos dirios divididos. Veja mais detalhes deste procedimento no item Error! Reference source not found. Error! Reference source not found. , pgina Error! Bookmark not defined.. A terceira forma de diviso, a de dirios especiais, direcionada aos casos de disciplinas que so separadas em modalidades. O exemplo clssico o da educao fsica: Para algumas instituies, esta disciplina faz parte da matriz curricular mas as aulas so divididas em, por exemplo, vlei, futebol, basquete, etc. que no esto na matriz, nem aparecem no histrico do aluno. A nota de um aluno na disciplina vlei, neste caso, atribuda automaticamente disciplina oficial de educao fsica que est na matriz. Como no caso da diviso em teoria e prtica, o dirio de educao fsica passa a ser um dirio abstrato apenas para o registro das notas finais. O lanamento das faltas e notas parciais passaro a ser feitos nos dirios das modalidades

112

criadas. Veja mais detalhes deste procedimento no item Error! Reference source not found. pgina Error! Bookmark not defined.. Finalmente, a diviso em teoria e prtica para atender ao processo de pedido de matrcula ocorre em etapas. Primeiro, antes de iniciar a configurao do pedido, efetue a diviso simples dos dirios que sero posteriormente divididos em teoria e prtica. Em seguida o pedido pode ser configurado normalmente, seguindo o processo detalhado no item 5.1 (pgina 143). Finalmente, o procedimento de juntar dirios, agrupa os alunos dos dois dirios divididos em um nico dirio terico e mantm a diviso apenas para a parte prtica. Veja mais detalhes no item Error! Reference source not found. Error! ference source not found., pgina Error! Bookmark not defined..

3.8

Reabertura e Reintegrao de matrculas

O objetivo da reabertura de matrcula registrar o retorno do aluno que realizou o procedimento de trancamento anteriormente. Pode ser entendido, portanto, como o destrancamento de matrcula do aluno , o que significa o seu reingresso como aluno matriculado, apto a cursar o ano e perodo letivo em que ele est retornando. importante destacar a diferena que existe entre a reabertura de matrcula e a reintegrao de matrcula. A diferena est na natureza da situao do aluno: Uma reabertura s pode ser realizada para alunos que esto com a matrcula trancada enquanto que uma reintegrao realizada para as situaes de matrcula que caracterizam a perda do vnculo do aluno com a instituio (jubilamento, afastamento, evaso, cancelamento de matrcula, e transferncia externa). REABRINDO A MATRCULA DE UM ALUNO Este recurso est disponvel atravs do menu Registro Por

Escolar>>Procedimentos>>Procedimentos Matrcula>>Reabertura de Matrcula

Acadmicos

113

Para reabrir a matrcula de um aluno, selecione primeiro o ano e perodo letivo de reingresso do aluno, ou seja, o ano e perodo letivo em que ele est retornando instituio. Note que no possvel reabrir a matrcula de um aluno cujo trancamento tenha sido realizado no mesmo ano e perodo letivo da reabertura. Neste caso, utilize o recurso de Cancelar o Procedimento de Trancamento de Matrcula (pgina 168). Em seguida, informe, se houver, o nmero do protocolo identificando a solicitao da realizao deste procedimento e localize a matrcula do aluno na caixa de pesquisa correspondente. O sistema no permitir a escolha de matrculas que no estejam trancadas. Finalmente, informe alguma observao pertinente ao processo, tambm se houver, e clique no boto para finalizar o procedimento.

114

Figura 37 Janela de Reabertura de Matrcula

REINTEGRANDO A MATRCULA DE UM ALUNO O procedimento de reintegrao de matrcula funciona da mesma maneira que o de reabertura destacado acima: Primeiro selecione o ano e perodo letivo de reingresso, informe a data do procedimento e, se houver, o nmero do protocolo. Em seguida, localize a matrcula desejada na caixa de pesquisa correspondente e informa eventuais observaes pertinentes. Finalmente, clique no boto para finalizar o processo.

115

Figura 38 Janela do Procedimento de Reintegrao de Matrcula

3.9

Pr-matrculas

A pr-matrcula utilizada para registrar no sistema a inteno do aluno de estudar o perodo letivo seguinte. a forma utilizada para que a etapa de renovao de matrcula da instituio possa ser realizada antes do encerramento do perodo letivo. Observe que neste caso a renovao no efetuada automaticamente. Como perodo letivo ainda no terminou durante a realizao da pr-matrcula, o sistema registra apenas a inteno do mesmo de renovar sua matrcula. Assim, durante a execuo do procedimento de fechamento de perodo, o sistema verifica se existem pr-matrculas e s ento renova a matrcula do(s) aluno(s) com pedidos de pr-matrcula realizado(s) anteriormente. O procedimento de pr-matrcula pode ser realizado de duas maneiras distintas: a primeira, manual, deve ser realizada pela instituio a partir da solicitao de cada aluno. Neste caso, no h possibilidade de cobrana. A segunda opo trata os casos onde o aluno pode fazer seu prprio pedido atravs do mdulo web de alunos. Neste caso, a pr-matrcula pode ser condicionada a uma taxa. Assim, o prprio aluno imprime o boleto bancrio a partir da web e o processamento dos boletos pagos feito em lote pelo sistema a partir do arquivo de retorno enviado pelo banco. PR-MATRCULA MANUAL Este recurso est disponvel atravs do menu Registro 116

Escolar>>Procedimentos>>Pr-Matrcula>>Pr-Matrcula Manual.

Na janela exibida, primeiro selecione o ano e perodo letivo para o qual a pr-matrcula ser realizada. Note que este deve ser o ano e perodo letivo seguinte ao atual. No exemplo da Figura 39 abaixo, o perodo letivo atual 2007/1, portanto, a pr-matrcula ser realizada para 2007/2 (considerando que o curso semestral. Para um curso anual, a pr-matrcula deveria ser realizada para 2008/1). Uma maneira de automaticamente definir o ano e perodo letivo posterior correto para cada aluno primeiro selecionar o ano e perodo letivo atual da instituio. Em seguida, localize o aluno desejado na caixa de pesquisa. Como o aluno j est matriculado no ano e perodo letivo atual, a seguinte mensagem ser exibida:

Clique no boto deste aluno.

para que o sistema indique o prximo ano e perodo letivo

117

Figura 39 Procedimento de Pr-Matrcula Manual

Os demais passos so exatamente os mesmos do procedimento de renovao de matrcula por aluno. O boto permite que algum dado incorreto

ou cuja alterao foi solicitada pelo aluno possa ser modificado. O boto confirma a pr-matrcula do aluno para o ano e perodo letivo solicitado e permite a impresso do comprovante e, finalmente, o boto permite a impresso

ou re-impresso de um comprovante de pr-matrcula para os alunos que j tiveram a pr-matrcula realizada. Para mais detalhes da utilizao destes botes e do preenchimento das caixas de listagem de Habilitao e Mdulo, consulte Renovao de Matrcula por Aluno, pgina 125. PR-MATRCULA EM LOTE A pr-matrcula em lote permite que o prprio aluno realize sua pr-matrcula, sendo composta por trs etapas bsicas. A primeira, de configurao, precisa ser realizada todo 118

incio de perodo letivo, durante a configurao do calendrio acadmico. A segunda realizada pelos alunos a partir da web. Este procedimento pode ser condicionado ao pagamento de boleto bancrio que tambm impresso pelo prprio aluno. Por ltimo, a terceira etapa pode ser efetuada toda vez que o banco enviar o arquivo de retorno contendo as informaes dos boletos pagos. Nesta etapa, o processamento deste arquivo realizado, confirmando a renovao de matrcula dos alunos que efetuaram o pagamento. Note que a opo de pr-matrcula com cobrana s pode ser realizada atravs da utilizao de boleto bancrio, restrita a alguns convnios bancrios. Consulte a Qualidata para mais informaes. Abaixo so detalhadas cada uma das etapas da prmatrcula em lote.
Configurao do Calendrio

Para cada calendrio de cada ano e perodo letivo, as instrues para renovao de matrcula (no caso, pr-matrcula) precisam ser informadas. Estas incluem o perodo vlido para o aluno solicitar a renovao e, quando houver cobrana, os dados para pagamento (data de vencimento, valor, instrues e convnio bancrio). Note que no Cadastro de Calendrios estas informaes no so obrigatrias e s precisam ser preenchidas para os calendrios do(s) curso(s) que utilizar(o) a prmatrcula em lote. Para que a cobrana seja realizada basta preencher os campos relacionados configurao do boleto. Desta forma, o sistema entender que h cobrana e passar a incluir para o aluno a opo de impresso do boleto e condicionar a confirmao de matrcula ao pagamento do mesmo. Para que o aluno faa a renovao de matrcula pela web sem cobrana, simplesmente deixe todos os dados de configurao do boleto em branco e preencha apenas os dados do perodo vlido para a renovao. Para mais detalhes de configurao, consulte o tpico Configurao do Calendrio, pgina 69.
Renovao de Matrcula na Web

Na Web, o aluno pode acessar o seu ambiente restrito com seu nmero de matrcula e uma senha. Neste ambiente, logo na pgina inicial, um cone destacando a necessidade de renovao de matrcula (note que o termo pr-matrcula no exibido para o aluno) 119

exibido, desde que a data atual esteja dentro do intervalo de datas definido no calendrio para a renovao de matrcula.

Figura 40 Pgina inicial do Mdulo Web de Alunos, com a opo de Renovao de Matrcula habilitada

Esta opo de renovao aparece nas opes com ou sem cobrana. A diferena que na modalidade de cobrana, uma nova opo aparece aps a confirmao da renovao de matrcula, habilitando a emisso do boleto. importante reforar que na renovao com cobrana, a confirmao da mesma s ser feita aps o processamento dos boletos pagos conforme descrito abaixo.

120

Figura 41 Pgina inicial do Mdulo Web de Alunos, com a opo de Emisso de Boleto habilitada

Caso haja cobrana, durante o processo osalunos com dificuldade de impresso do boleto pela web podem solicitar instituio a impresso de boletos avulsos. Este procedimento est disponvel no menu Registro Escolar>>Procedimentos>>PrMatrcula>>Imprimir Boleto para Pr-Matrcula.

Neste procedimento, basta localizar a matrcula do aluno, selecionar o boleto na caixa de listagem, e clicar no boto .

121

Processamento dos Pagamentos

Para processar o pagamento efetuado pelos alunos, necessrio obter um arquivo do banco contendo a situao de cada boleto, chamado arquivo de retorno. A freqncia com que o banco gera este arquivo e a forma de envio pode variar de uma instituio para outra. Por isto, o setor responsvel por este procedimento, deve estar ciente de como ter acesso ao arquivo. Note tambm que o sistema no possui convnio com todos os bancos preciso verificar primeiro com a Qualidata a disponibilidade do servio. Uma vez de posse do mesmo, o processamento no Q-Acadmico simples. Primeiro acesse o procedimento disponvel no menu Registro Escolar>>Procedimentos>>PrMatrcula>>Processar Arquivo de Retorno.

Na janela de processamento, basta selecionar o arquivo de retorno clicando no boto .

122

Figura 42 Janela de Processamento do Arquivo de Retorno

Aps o processamento, a lista dos alunos ser exibida na tabela. Linhas destacadas em verde indicam boletos que no puderam ser associados a nenhum aluno do sistema. Consulte a equipe de suporte da sua escola ou da Qualidata caso isto ocorra. Linhas em vermelho indicam alunos que ainda no efetuaram o pagamento do boleto. Note que o banco pode enviar arquivos de retorno parciais, at uma data especfica. Neste caso, vrios processamentos (um para cada arquivo enviado pelo banco) precisaro ser efetuados.

Procedimentos de incio de perodo comuns a

cursos seriados
4.1 Renovar Matrculas de cursos seriados

Aps o encerramento do perodo anterior, um dos primeiros passos renovar a matrcula dos alunos para o perodo seguinte. Para os cursos seriados, caso a renovao seja necessria, este procedimento basicamente a confirmao da inteno do aluno de continuar estudando na instituio. Caso os alunos de cursos seriados no utilizem este processo (a renovao automtica), possvel registrar a renovao de matrcula dos alunos em lote. A 123

renovao de matrcula (seja em lote ou individual), entretanto, obrigatria para todos os alunos que iro cursar um ano e perodo letivo. Sem a renovao no possvel matricular os alunos em uma turma ou em seus dirios.

Nota Rpida
Pr-matrcula
O momento no calendrio acadmico da instituio em que a renovao de matrcula ocorre importante para o sistema. Caso a renovao ocorra antes do encerramento do perodo letivo, o procedimento de Renovao de Matrcula no poder ser utilizado. Neste caso, utilize o procedimento de Pr-matrcula. Neste procedimento a inteno do aluno estudar no prximo perodo registrada e a renovao da matrcula do aluno ser feita automaticamente durante o procedimento de fechamento do perodo. Para mais detalhes consulte o tpico 3.9 Pr-matrculas, pgina 116. PR-REQUISITOS Para renovar as matrculas de alunos certifique-se que os mesmos esto com a matrcula no perodo letivo anterior fechada e com a situao Em Aberto no perodo letivo atual. Para mais informaes consulte 7.1 Fechamento de perodo, pgina 183 Error! Reference source not found. , pgina Error! Bookmark not defined. COMO ACESSAR ESTE RECURSO O procedimento de Renovao de Matrcula est disponvel no menu Registro Escolar>>Procedimentos>>Renovao de Matrcula.

124

RENOVAO DE MATRCULA POR ALUNO

Figura 43 Procedimento de Renovao de Matrcula

Para os casos tpicos, renovar a matrcula por aluno significa selecionar o ano e perodo letivo, informar a matrcula do aluno e clicar no boto .

Observe que o ano e perodo letivo a ser selecionado devem ser compatveis com o ano e perodo letivo em que o aluno ir estudar. Neste caso, sua situao de matrcula neste perodo letivo precisa ser Em Aberto. Uma vez informada a matrcula com esta situao, os dados do aluno sero exibidos conforme ilustra a Figura 44 abaixo.

125

Figura 44 Procedimento de Renovao de Matrcula aps a localizao de um aluno

O campo situao exibe a situao do aluno no perodo anterior. O campo Perodo exibe o perodo ou srie atual do aluno. Caso alguma informao esteja incorreta ou o aluno tenha solicitado alterao de algum dado, clique sobre o boto Uma nova janela ser exibida para que os dados sejam alterados. Aps a verificao dos dados do aluno, clique sobre o boto para .

confirmar a renovao de matrcula do aluno. Imediatamente aps a confirmao, uma mensagem ser exibida para que o usurio confirme a impresso do comprovante de renovao. Dependendo da estrutura de curso e/ou da matriz curricular, a renovao de matrcula pode ficar condicionada a escolha de uma habilitao para os cursos com habilitaes especficas ou mdulo para cursos modulares. Caso o aluno se enquadre em uma destas situaes, o sistema identifica-a automaticamente e exibe a caixa de listagem correspondente, conforme ilustra a Figura 45 para o caso de uma aluna com mltiplas habilitaes.

126

Figura 45 Renovao de matrcula com escolha de habilitao

Procedimentos aps a renovao da matrcula de um aluno

Caso o aluno localizado no campo Matrcula j esteja com a matrcula renovada, uma mensagem similar a da Figura 46 abaixo ser exibida.

Figura 46 Mensagem informando que no possvel renovar a matrcula do aluno

Mesmo assim, os dados do aluno localizado sero exibidos para que, se necessrio, sejam alterados atravs do clique no boto dois botes sero habilitados. Para alunos com a situao de matrcula Matriculado, possvel cancelar a renovao. Para isto basta clicar sobre o boto . O sistema exibir uma janela 127 . Alm disto, outros

para que o usurio confirme o procedimento e cancelar a renovao da matrcula do aluno imediatamente aps esta confirmao. Para as demais situaes que indicam que o aluno cursou ou est cursando um determinado ano e perodo letivo (por exemplo, Matriculado, Aprovado, Reprovado, etc.), o boto imprimir um comprovante da renovao

de matrcula do aluno para o ano e perodo letivo selecionado. Neste relatrio, um canhoto tambm impresso para que possa ser entregue ao aluno. RENOVAO DE MATRCULA EM LOTE Para acessar o procedimento de renovao de matrcula em lote, acesse primeiro o procedimento de renovao de matrcula (veja pgina 124 para detalhes). Em seguida, clique sobre o boto exibida. Observe que na parte superior da janela diversas opes de filtros esto disponveis. Uma vez definidos, estes filtros restringiro a quantidade de alunos que ser exibida na tabela, aps o clique no boto . . A janela ilustrada na Figura 47 abaixo ser

No exemplo abaixo, apenas os alunos com a situao Em Aberto em 2007/1 (somente alunos com esta situao podem ter a matrcula no perodo letivo renovada), do curso ENGENHARIA INDUSTRIAL ELTRICA, do 1 perodo esto sendo exibidos.

128

Figura 47 Procedimento de Renovao de Matrcula em Lote

Uma vez listados os alunos, preciso selecionar na tabela aqueles que tero a matrcula renovada. Para isto, clique com o mouse sobre os alunos desejados mantendo a tecla ctrl (control) do teclado pressionada. Os alunos selecionados sero destacados em azul. Para selecionar todos os alunos listados na tabela, clique sobre o boto .

Outra opo clicar no primeiro aluno e, com a tecla shift pressionada, pressionar a tecla (seta para baixo) do teclado.

Uma vez selecionados os alunos desejados, clique sobre o boto para confirmar a renovao de matrcula dos mesmos. Ao final, permanecero na tabela apenas os alunos que no foram selecionados ou que no puderam ter a matrcula renovada.

4.2

Alocao de alunos nas turmas

Alocar alunos em suas respectivas turmas significa definir a turma em que cada aluno ir estudar num determinado ano e perodo letivo.

129

Conforme dito anteriormente, o conceito de turma, no sistema, diz respeito a um conjunto de alunos de um mesmo curso, no mesmo perodo (srie ou mdulo), que estudam juntos. Note que uma turma no est associada a uma componente curricular (disciplina) em particular. Ela apenas agrupa alunos que, de modo geral, iro estudar juntos em um ano e perodo letivo. Isto significa que, embora recomendado, alocar alunos numa turma no um procedimento obrigatrio. Para que um aluno esteja matriculado nas disciplinas solicitadas ou obrigatrias para um determinado ano e perodo letivo do seu curso, obrigatrio apenas que ele seja alocado a algum dirio destas disciplinas (ou componentes curriculares). Alocar o aluno a uma turma, neste caso, facilita este trabalho. Ao incluir um aluno em uma turma, o mesmo automaticamente includo tambm em todos os dirios desta turma nos quais o aluno ainda no possui aprovao mas j possui todos os prrequisitos necessrios. PR-REQUISITOS Primeiro, certifique-se que os seguintes passos foram cumpridos: A turma foi criada; Consulte a seo 3.5 Gerao das turmas, pgina 91 para detalhes. O aluno est matriculado no mesmo ano e perodo letivo da turma e ainda no foi alocado a nenhuma outra turma; Consulte as seguintes sees para mais detalhes: o 4.1 Renovar Matrculas de cursos seriados, pgina 123 o 7.1 Fechamento de perodo, pgina 183 Alm disto, a turma precisa ter as seguintes caractersticas para que o aluno possa ser alocado a ela: Ser do mesmo ano e perodo letivo em que o aluno encontra-se matriculado atualmente; Ser do mesmo curso do aluno; Ser do mesmo perodo (ou srie) e/ou mdulo da turma (dependendo da

130

estrutura de curso do curso associado turma); Ser de uma habilitao bsica ou da mesma habilitao especfica do aluno; e Possuir vagas suficientes. COMO ACESSAR ESTE RECURSO A principal forma de alocar alunos a turmas atravs do Cadastro de Turmas. O mesmo pode ser acessado no menu Registro Escolar>>Cadastros>>Turmas.

COMO UTILIZAR O RECURSO Com a janela do cadastro de turmas aberta, localize a turma desejada na tabela e clique sobre a mesma para selecion-la. Lembre-se que somente so listadas as turmas que correspondem ao filtro padro listado na barra inferior da janela. Para restringir a quantidade de turmas listada na tabela, clique sobre o boto .

Uma vez selecionada a turma, clique sobre a aba Alunos na parte superior da janela para alocar os alunos. A Figura 48 abaixo ilustra esta janela com a aba Alunos selecionada. Repare que na parte superior, tanto na caixa de listagem Selecione a turma, quanto no ttulo em vermelho, o cdigo da turma selecionada na tabela da primeira aba exibido em destaque.

131

Figura 48Cadastro de Turmas com a aba Alunos selecionada

Nesta aba, a primeira tabela (no lado esquerdo da figura) lista os alunos sem turma que esto aptos a serem alocados nesta turma (de acordo com os pr-requisitos listados acima). A tabela da direita lista os alunos j alocados na turma. No exemplo da Figura 48 acima, nenhum aluno foi alocado turma 20072.SADM.2N. Num primeiro momento de configurao, a tabela da direita pode trazer uma listagem muito extensa de alunos aptos a serem alocados turma. Para restringir a listagem, utilize as opes de filtro da parte superior da janela e clique sobre o boto .

O filtro turma anterior particularmente interessante pois permite que somente os alunos que estudaram juntos no perodo letivo passado (na mesma turma) sejam listados para que continuem estudando juntos. Para alocar os alunos turma, primeiro selecione os alunos desejados na tabela da esquerda. Para selecionar vrios de uma s vez, mantenha a tecla ctrl (control) do teclado pressionada enquanto clica no nome dos alunos. Uma vez selecionados, clique sobre o boto para aloc-los turma. O boto

aloca todos os alunos sem a necessidade de selecion-los, at o limite de vagas da

132

turma. Este limite destacado em azul no canto superior direito da janela. O mesmo processo pode ser realizado para remover alunos j alocados turma. Para remover um ou alguns alunos, selecione-os na tabela da direita e clique sobre o boto . Para retirar todos os alunos da turma sem precisar selecion-los, clique sobre o boto . Em ambos os casos, uma mensagem de confirmao informando o usurio

das conseqncias deste procedimento ser exibida antes da retirada do(s) aluno(s) da turma. Aps a alocao dos alunos na turma, clique sobre a aba Dirios da Turma. Nesta aba, observe que os alunos foram automaticamente alocados aos dirios desta turma, desde que ainda no tenham sido aprovados nas disciplinas correspondentes e possuam o(s) pr-requisito(s) necessrio(s).

4.3

Matricular alunos por componente curricular

A janela de matrcula por componente curricular, mais do que simplesmente agilizar o processo de matrcula do aluno em dirios, agiliza diversos outros procedimentos acadmicos da instituio. Alm disto, esta janela garante de maneira explcita a validao de diversas regras configuradas no sistema acadmico para o curso do aluno selecionado: O aluno no pode ser matriculado em um dirio ou turma cujo limite de vagas tenha sido excedido; Conflitos de horrios so verificados e informados, e o usurio possui a opo de matricular o aluno no dirio assim mesmo caso possua permisso para tal; Somente os dirios de disciplinas da matriz curricular do aluno, com oferta no ano e perodo letivo atual do aluno, e com pr-requisitos adquiridos que so habilitados para matrcula. Por estes motivos, extremamente recomendado que este procedimento de matrcula por componente curricular seja utilizado para a execuo de todos os procedimentos acadmicos disponveis no mesmo, centralizando os processos por aluno, evitando o uso de procedimentos similares em outras opes de menu.

133

COMO ACESSAR ESTE RECURSO O procedimento de matrcula por componente curricular pode ser acessado atravs do menu Registro Escolar>>Procedimentos>>Matrcula por Componente Curricular.

UTILIZAO BSICA DA MATRCULA POR COMPONENTE CURRICULAR Para iniciar a utilizao de qualquer procedimento disponvel nesta janela, preciso primeiro selecionar o ano e perodo letivo atual no qual o aluno desejado encontra-se com a matrcula ativa nas caixas de seleo correspondente. Note que os procedimentos desta janela so executados para apenas um aluno selecionado, para realiza-lo para mais de um aluno, o mesmo processo precisa ser executado novamente para cada aluno. Uma vez definido o ano e perodo letivo, localize a matrcula do aluno na caixa de pesquisa Matrcula logo abaixo. Note que a matrcula precisa estar ativa no ano e perodo letivo selecionado para que o sistema confirme a seleo. Do contrrio, a seguinte mensagem ser exibida:

Figura 49 Mensagem informando que o aluno no pde ser selecionado

Caso o aluno possua matrcula ativa para o ano e perodo letivo selecionado, a janela

134

ser preenchida com as informaes da turma e perodo atual do aluno, dirios em que se encontra matriculado, dirios disponveis para matrcula, e dirios indisponveis para matrcula (por falta de pr-requisito ou oferta).

Figura 50 Janela de matrcula por componente curricular

Observe que h duas tabelas nesta janela. Na tabela superior, denominada Disciplinas Disponveis para este perodo letivo, esto todas as disciplinas disponveis para matrcula (destacadas com fundo branco) por existir oferta e porque o aluno j cumpriu todos os pr-requisios, disciplinas onde o aluno j est matriculado (destacadas com o fundo azul), e disciplinas que o aluno foi dispensado de alguma forma (dispensa, acelerao ou aproveitamento de estudos). Entre uma tabela e outra so exibidas as informaes do dirio selecionado (para selecionar um dirio, basta clicar na linha da tabela correspondente): seu horrio e o nome do professor. Na tabela inferior, denominada Disciplinas no ofertadas, so exibidas as disciplinas que no esto sendo ofertadas no ano e perodo letivo selecionado ou aquelas em que o aluno ainda no cumpriu os pr-requisitos necessrios. Mais ainda, em ambas as tabelas s so exibidas as disciplinas da matriz curricular do aluno. Note que inclusive disciplinas equivalentes no so exibidas nestas tabelas e sua matrcula requer um

135

procedimento diferenciado (consulte o item 4.4, pgina 140). Para matricular o aluno em uma disciplina, basta clicar com o boto direito do mouse sobre a disciplina desejada na tabela superior, denominada Disciplinas Disponveis para este perodo letivo. Um menu ser exibido conforme ilustra a Figura 51 abaixo.

Figura 51 Janela de matrcula por componente curricular com o menu de matrcula habilitado

Observe que o boto direito do mouse foi clicado sobre a disciplina 2QUI.008 Qumica (50H) cujo cdigo do dirio (terceira coluna da tabela) 47594. Assim, ao clicar sobre o item de menu Matricular, o aluno ser matriculado neste dirio , conforme destacado em azul claro na Figura 52 abaixo. Repare no entanto que, ao contrrio do primeiro dirio (Clculo I) na primeira linha da tabela, este dirio est destacado com a fonte em vermelho. Este indicativo serve para destacar que esta informao ainda no foi salva. Assim, aps realizar a matrcula em todos os dirios desejados (o processo do pargrafo anterior pode ser feito inmeras vezes para dirios diferentes), necessrio confirmar as matrculas clicando no boto .

136

Figura 52 Janela de matrcula por componente curricular com a matrcula no dirio 47594 realizada

Finalmente, nesta janela tambm possvel trocar o aluno de turma, desde que o ano e perodo letivo no tenha comeado ainda, pois este procedimento no realiza a transferncia do aluno, ou seja, as notas (ou conceitos) e faltas, neste caso, no so transferidas. Para informaes sobre transferncia de turma, consulte o item 6.8, pgina 172. Para trocar o aluno de turma, clique no boto e confirme a excluso

do aluno. Aps este processo, o aluno tambm ser automaticamente retirado de todos os dirios desta turma. Neste caso, vale destacar que no preciso clicar no boto . A confirmao da excluso do aluno da turma aps o clique no boto o suficiente para concluir o processo. Em seguida, para incluir o aluno em outra turma, selecione a turma desejada na caixa de seleo Turma do Aluno e clique no boto . Somente as turmas nas

quais o aluno est apto a ser matriculado sero exibidas na caixa de seleo. Aps a incluso do aluno na turma, o mesmo ser tambm matriculado automaticamente nos dirios da turma selecionada.

137

Outra opo para matricular o aluno na turma utilizar o Cadastro de Turmas. Para mais informaes consulte o item 4.2, pgina 129. PROCEDIMENTOS ACADMICOS NA MATRCULA POR COMPONENTE CURRICULAR Alm da matrcula em dirios possvel realizar outros procedimentos acadmicos na janela de Matrcula por Componente Curricular: Dispensa, aproveitamento e acelerao (ou componente curricular). Para todos estes trs procedimentos, o processo o mesmo. Primeiro, clique com o boto direito do mouse sobre a disciplina desejada. No caso destes procedimentos, possvel clicar nas disciplinas das duas tabelas da janela (no preciso que a disciplina esteja sendo ofertada). Em seguida, clique sobre o item de menu correspondente ao procedimento desejado (um dos trs citados acima) e selecione opo desejada na janela exibida, conforme Figura 53 abaixo. O lanamento de nota (ou no) est condicionado solicitao realizada pelo aluno e aos documentos entregues por ele para justificar o pedido. Para finalizar, clique sobre o boto .

Figura 53 Janela para informar nota de procedimento acadmico

A nica diferena de realizar estes trs procedimentos atravs desta janela de matrcula por componente curricular ou pelas janelas especficas para cada um deles, que nas janelas dos procedimentos especficos possvel incluir observaes para o procedimento realizado Outro procedimento que pode ser realizado na janela de matrcula por componente curricular a remoo do aluno de um dirio ou, similarmente, o cancelamento de sua matrcula no dirio. A diferena que o primeiro remove o aluno do dirio como se ele nunca tivesse existido no mesmo enquanto o segundo cancela a matrcula do aluno no dirio, mantendo o seu histrico. Este segundo procedimento tpico de uma solicitao do aluno e, na prtica, visvel em dirios consolidados pois neles o aluno continuar aparecendo na listagem (para mais detalhes sobre dirios consolidados consulte o item 138

Error! Reference source not found. , pgina Error! Bookmark not defined.). Para remover ou cancelar o aluno do dirio primeiro clique com o boto direito do mouse em cima de um dirio no qual o aluno encontra-se matriculado (o fundo destacado em azul, conforme Figura 54 abaixo). Em seguida selecione a opo desejada no menu: Remover Disciplina ou Cancelar Disciplina. Para finalizar, lembre-se de clicar no boto para completar o processo.

Figura 54 Janela de matrcula por componente curricular com menu de procedimentos para um dirio

Alm destas duas, outra opo (que se aplica a algumas estruturas de cursos, dependendo tambm da instituio de ensino) trancar a disciplina. O objetivo deste trancamento a suspenso voluntria dos estudos do aluno na disciplina por um tempo determinado, ou seja, o mesmo objetivo do trancamento de ano e perodo letivo (item 6.5, pgina 164) mas para o caso especfico de uma disciplina. Para trancar uma disciplina primeiro clique com o boto direito do mouse em cima de um dirio no qual o aluno encontra-se matriculado (o fundo destacado em azul, conforme Figura 54 acima). Em seguida selecione a opo desejada no menu: Trancar Disciplina. Para finalizar, lembre-se de clicar no boto processo. 139 para completar o

4.4

Matriculando

aluno

em

dirios

de

Disciplinas

Equivalentes
As disciplinas equivalentes tambm no so exibidas em nenhuma das tabelas da janela de matrcula por componente curricular e no possvel matricular alunos em dirios de disciplinas equivalentes utilizando aquele procedimento. Assim, para matricular o aluno em uma disciplina equivalente, primeiro certifique-se que as equivalncias esto configuradas corretamente (para mais detalhes, consulte Pgina do cadastro para configurar as disciplinas equivalentes disciplina, pgina 56 ou a definio de equivalncia, pgina 222). Caso as equivalncias estejam configuradas corretamente, a matrcula do aluno numa destas disciplinas feita via cadastro de dirios, mais especificamente na aba Alunos. Para mais detalhes sobre o cadastro de dirios, consulte Configurando os Dirios a partir do Cadastro de Dirios, pgina 108. Neste cadastro, utilize os filtros da parte de consulta para localizar o dirio da disciplina desejada, no ano e perodo letivo atual do aluno. Note que comum disciplinas com mesmo nome mas siglas diferentes e obrigatrio selecionar a disciplina (mesma sigla) que foi definida como equivalente no cadastro de disciplinas. Ao localizar o dirio na tabela, clique sobre o mesmo e em seguida no boto . Na janela que segue exibindo os detalhes do dirio selecionado, clique sobre a aba Alunos para visualizar a matrcula de alunos neste dirio, conforme Figura 55 abaixo. Para matricular um aluno neste dirio, o processo exatamente o mesmo de alocar alunos em uma turma (veja 4.2 Alocao de alunos nas turmas, pgina 129).

140

Figura 55 Cadastro de Dirios, aba Alunos

Para alocar os alunos ao dirio, primeiro selecione os alunos desejados na tabela da esquerda. Para selecionar vrios de uma s vez, mantenha a tecla ctrl (control) do teclado pressionada enquanto clica no nome dos alunos. Uma vez selecionados, clique sobre o boto para aloc-los ao dirio. O boto

aloca todos os alunos sem a necessidade de selecion-los, at o limite de vagas do dirio. O mesmo processo pode ser realizado para remover alunos j alocados ao dirio. Para remover um ou alguns alunos, selecione-os na tabela da direita e clique sobre o boto . Para retirar todos os alunos do dirio sem precisar selecion-los, clique . Em ambos os casos, uma mensagem de confirmao informando o

sobre o boto

usurio das conseqncias deste procedimento ser exibida antes da retirada do(s) aluno(s) do dirio. Note que este procedimento no verifica se a disciplina do dirio faz parte da matriz curricular do aluno. Ou seja, teoricamente, por este procedimento, possvel matricular qualquer aluno em qualquer dirio do sistema desde que as seguintes duas regras sejam respeitadas: 141

O aluno precisa estar com a matrcula ativa no ano e perodo letivo do dirio; O aluno no pode estar matriculado em outro dirio da mesma disciplina no mesmo ano e perodo letivo. Uma vez que o aluno estiver matriculado no dirio da disciplina, o sistema se encarregar de identificar a equivalncia e proceder conforme as regras estabelecidas.

142

Procedimentos de incio de perodo comuns a

cursos por crdito

5.1 Configurar pedidos de matrcula

O pedido de matrcula permite que os prprios alunos renovem sua matrcula de um perodo letivo para outro, escolhendo as disciplinas que deseja cursar. Este pedido pode ser feito em etapas para que, aps o processamento de uma etapa, o aluno possa verificar a situao do seu pedido e fazer uma nova escolha na etapa seguinte. O pedido pode ser configurado para todos os cursos onde a matrcula feita por disciplina mas exige que algumas regras sejam verificadas para que o aluno possa fazer o pedido corretamente. PR-REQUISITOS Antes de configurar as etapas dos pedidos, preciso se certificar dos seguintes prrequisitos.
Feche o perodo e certifique-se que matrculas dos alunos foram renovadas

Para que o aluno possa estar habilitado a fazer o pedido de matrcula para um ano e perodo letivo, sua matrcula no perodo anterior tem que estar fechada e sua matrcula no perodo atual deve ser renovada. A renovao de matrcula, neste caso, pode ser feita em lote para todos os alunos de um dado curso casa no haja cobrana de taxa de rematrcula. Se houver cobrana, a renovao das matrculas deve ser feita uma-a-uma, a medida em que os alunos comparecem para realizar o pagamento. Para mais informaes, consulte: Renovao de Matrcula em Lote, pgina 128 Fechamento de perodo, pgina 183
Verifique as matrizes curriculares dos cursos do pedido

fundamental que as matrizes curriculares estejam configuradas corretamente, principalmente quanto ao(s) pr-requisito(s) das disciplinas, para que o sistema possa 143

disponibilizar somente as disciplinas corretas para cada aluno fazer seu pedido. Sem os pr-requisitos configurados, o aluno poder fazer o pedido em qualquer disciplina ofertada do curso naquele ano e perodo letivo. Para mais informaes, consulte o tpico 2.10 Cadastro de Matrizes Curriculares, pgina 57.
Defina todos os dirios a serem ofertados, seus respectivos horrios e nmero de vagas

O horrio de cada dirio a ser ofertado precisa ser definido para que o sistema possa verificar conflitos de horrio nos pedidos dos alunos. A quantidade de vagas por dirio essencial para que somente seja aceita para cada o dirio a quantidade de alunos estabelecida para ele. O processo tradicional para definir os dirios de um ano e perodo letivo, passa primeiro pela configurao das turmas. Uma vez definidas as turmas, possvel configurar os dirios, definindo, para cada um, horrios, quantidade de vagas, professor, e demais informaes pertinentes. Na configurao dos dirios, possvel ainda incluir novos dirios avulsos que faro parte de uma oferta especial de uma disciplina. Para mais informaes, consulte: 3.5 Gerao das turmas, pgina 91 o Para gerao de turmas, mais especificamente, recomenda-se o uso do seguinte procedimento: Gerando turmas para perodos posteriores, pgina 94. 3.6 Configurao dos dirios, pgina 102 COMO ACESSAR ESTE RECURSO No sistema, o pedido configurado por etapas atravs do menu Registro Escolar>>Procedimentos>>Pedidos de Matrcula>>Configurar Etapas.

144

COMO UTILIZAR ESTE RECURSO Aps acessar a opo de menu Configurar Etapas, o primeiro passo na configurao de um pedido de matrcula cadastrar uma Configurao de Pedido. Uma Configurao de Pedido basicamente o conjunto de etapas de um pedido de matrcula, para um grupo de cursos.

Figura 56 Cadastro de Configuraes de Pedidos de Matrcula

Para incluir uma nova configurao, preencha os campos opcionais Gerncia, Coordenadoria, e Descrio que julgar necessrio e clique sobre o boto .

Note que os campos Ano Let. e Per. Let. so obrigatrios e preenchidos automaticamente a partir do filtro padro exibido na barra inferior da janela. Certifiquese, portanto, que o ano e perodo letivo informados esto corretos, compatveis com o ano e perodo letivo em que o pedido de matrcula ser realizado.

145

No exemplo da Figura 56 acima, a configurao de pedido Pedido de Matrcula 2007/1 foi inserida.
Defina os cursos vlidos para a configurao do pedido de matrcula

Na mesma janela, selecione a configurao de pedido desejada e clique sobre a aba Cursos na parte superior para definir os cursos vlidos. Somente os alunos deste(s) curso(s) podero fazer o pedido em sua pgina na Internet. Observe que ao clicar na aba Cursos, a configurao de pedidos selecionada aparece no topo da janela, conforme ilustra a Figura 57 abaixo.

Figura 57 Cadastro de Configuraes de Pedidos de Matrcula com a aba Cursos selecionada

Para associar os cursos, basta selecion-los, um a um, na caixa de pesquisa e clicar sobre o boto .

Configure as etapas da configurao do pedido de matrcula

Finalmente, aps inserir todos os cursos desejados, preciso definir as etapas desta configurao. Para isto, clique sobre a aba Etapas, preencha todos os campos e clique sobre o boto para inserir uma etapa.

146

Figura 58 Cadastro de Configuraes de Pedidos de Matrcula com a aba Etapas selecionada

Observe que para incluir uma etapa, todos os campos so obrigatrios: Nome do Campo Cdigo Descrio do Campo Campo de controle do sistema e ser definido automaticamente. Descrio Representa a descrio da etapa no sistema, inclusive para o aluno em sua pgina na Internet. Etapa Data Inicial e Data Final Indica a ordem da etapa (1, 2, 3 e assim por diante). Definem o intervalo em que a etapa estar ativa

147

Situao

Indica a situao da etapa. Uma etapa s ser disponibilizada ao aluno se ela estiver dentro do intervalo de data configurado e com a situao Liberada para Matrcula. Ao definir a situao como Liberada para Matrcula, o sistema far um processamento inicial dos dados configurados para preparar o processo de pedido de matrcula. Este processo pode demorar alguns minutos mas realizado apenas uma vez.

Curso Diferente

Marque esta caixa caso queira permitir que os alunos de um curso possam pedir disciplinas ofertadas em outro. Isto s permitido caso a mesma disciplina (mesmo cdigo) esteja disponvel na matriz curricular de ambos os cursos.

Eletivas

Marque esta caixa caso queira permitir que o aluno faa o pedido de disciplinas eletivas.

Equivalentes

Marque esta caixa caso queira permitir que o aluno faa o pedido de disciplinas equivalentes a disciplinas da matriz do aluno. Para mais detalhes, consulte Pgina do cadastro para configurar as disciplinas equivalentes disciplina, pgina 56.

Pronto, aps a configurao das etapas, a configurao do pedido est feita e suas etapas sero disponibilizadas para os alunos na Internet de acordo com as regras estabelecidas. Lembre-se que ao trmino de uma etapa, preciso processar os pedidos para que a etapa seguinte possa ser realizada. Para mais detalhes, consulte: Error! Reference source not found. Error! Reference source not found. , pgina Error! Bookmark not defined.

148

5.2 Processar pedidos de matrcula, pgina 149

Aloque os alunos nas suas respectivas turmas

Esta no uma etapa obrigatria. Uma vez configurado o pedido de matrcula, aloque os alunos em suas respectivas turmas. Note que este processo, neste caso, no aloca os alunos automaticamente nos dirios da turma. Isto acontece pois com o pedido configurado, o aluno precisa indicar em quais dirios deseja se matricular. O aluno faz isto acessando o mdulo web no perodo estipulado nas etapas do pedido. Assim, a incluso do aluno na turma tem os seguintes objetivos: Fazer com que o sistema indique as sugestes de dirios que o aluno pode pedir, a partir dos dirios da turma na qual o aluno foi includo; Localizar alunos em diversos relatrios e procedimentos pela turma selecionada. Para detalhes da alocao de alunos na turma, consulte o tpico 4.2 Alocao de alunos nas turmas, pgina 129.

5.2

Processar pedidos de matrcula

COMO ACESSAR ESTE RECURSO Ao trmino do prazo dos pedidos de uma etapa de pedido de matrcula, os mesmos podem ser processados atravs do menu Registro Escolar>>Procedimentos>>Pedidos de Matrcula>>Processar Pedidos.

149

Procedimentos que acontecem durante o perodo

letivo
6.1 Cancelamento

O procedimento de Cancelamento de Matrcula dever ser realizado toda vez que um aluno, por conta prpria, solicitar o seu desligamento da instituio e do curso, abrindo mo tambm de sua vaga na instituio. Trata-se, portanto, de um cancelamento voluntrio. Caso o aluno esteja na verdade dirigindo-se a outra instituio de ensino para l completar os seus estudos, o procedimento correto ser o de Transferncia Externa (pgina Error! Bookmark not defined.). PR-REQUISITO Para realizar o cancelamento, o aluno precisa possuir uma matrcula ativa no sistema, com a situao matriculada no ano e perodo letivo em que o cancelamento for realizado. Alm disto, algumas instituies solicitam que o aluno preencha um documento (independente do sistema) para solicitar o cancelamento. Se este for o caso de sua instituio, esteja certo de que o aluno preencheu e entregou tal solicitao antes de realizar o procedimento. PROCEDIMENTO DE CANCELAMENTO VOLUNTRIO DE MATRCULA Para registrar o cancelamento voluntrio utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Procedimentos Acadmicos Por Matrcula >> Cancelamento Voluntrio.

150

Como utilizar o recurso

Figura 59 Janela do Procedimento de Cancelamento Voluntrio de Matrcula

Para realizar o cancelamento, primeiro selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo correto no qual ser realizado o cancelamento de matrcula. Esta informao importante pois registra o momento no curso em que o aluno se desligou da instituio, cancelando tambm o vnculo do aluno com os dirios deste ano e perodo letivo. Dirios de disciplinas completadas em perodos anteriores so mantidos intactos e o aluno pode obter um histrico de notas a qualquer momento. Em seguida, informe no campo Data o dia em que o procedimento foi ou est sendo realizado oficialmente. Por padro o sistema sempre sugerir a data corrente, mas possvel altera-la, por exemplo, para a data em que o aluno preencheu a solicitao. No campo N do Protocolo informe, se houver, o nmero do protocolo em que o aluno solicitou o cancelamento. Para ltimo, localize o aluno na caixa de pesquisa Matrcula e preencha o campo Observaes caso haja alguma a ser registrada.

151

Ao localizar o aluno, a tabela Componentes curriculares em Curso exibir os dirios nos quais o aluno encontra-se com matrcula ativa no perodo letivo selecionado nos campos Ano Letivo e Per. Letivo. Para confirmar o cancelamento de matrcula clique no boto o processo, clique no boto . . Para abortar

DESFAZENDO UM CANCELAMENTO VOLUNTRIO possvel desfazer um procedimento de cancelamento voluntrio. Isto permitido para os casos onde o procedimento tenha sido realizado indevidamente ou onde aluno tenha solicitado e obtido o direito de retornar instituio no mesmo ano e perodo letivo no qual o cancelamento foi solicitado, para continuar no mesmo curso . Para desfazer o cancelamento voluntrio utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Cancelar Procedimentos >> Cancelamento Voluntrio.
Como utilizar o recurso

Figura 60 Janela na qual desfeito o procedimento de cancelamento de matrcula

Selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo em que foi feito (no qual est registrado) o cancelamento. No campo Data informe a data oficial na qual o cancelamento foi ou est sendo realizado. Na caixa de pesquisa Matrcula, procure pelo nome ou pela matrcula do aluno (em seus respectivos campos). Voc tambm poder clicar no boto , para utilizar

152

diversas opes de filtro, tais como por curso e turma, afim de localizar o aluno. Se desejar, insira quaisquer observaes pertinentes no campo Observaes. Para de fato confirmar o procedimento de cancelamento voluntrio aps preencher todas as informaes clique no boto .

6.2

Afastamento

O procedimento de Afastamento dever ser utilizado todas as vezes que o aluno precisar se ausentar da instituio por mais de um perodo letivo mediante justificativa legal. Exemplos incluem o perodo de licena maternidade e o servio militar obrigatrio. O tempo do afastamento determinado pelo motivo do mesmo e, portanto, pode durar um ou vrios perodos letivos, desde que o aluno esteja amparado legalmente. Quando o aluno solicita seu afastamento no est solicitando seu desligamento da instituio ou do curso, ao contrrio do cancelamento voluntrio. Ou seja, interesse do aluno manter a sua vaga na instituio ainda que no a utilize enquanto estiver afastado. PR-REQUISITO Para realizar o afastamento, o aluno precisa possuir uma matrcula ativa no sistema, com a situao matriculada no ano e perodo letivo em que o afastamento for realizado. Alm disto, dependendo das regras da instituio, documentos devero ser exigidos do aluno para que seja comprovada a legalidade do afastamento. Certifique-se, portanto, que o aluno realmente entregou todos os itens necessrios antes de efetuar o procedimento. PROCEDIMENTO DE AFASTAMENTO Para registrar o afastamento utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Procedimentos Acadmicos Por matrcula >> Afastamento.

153

Como utilizar o recurso

Figura 61 Janela de Afastamento

Para realizar o afastamento primeiro selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo correto no qual o aluno est matriculado. Note que os dirios que o aluno eventualmente possua neste perodo letivo no podero ter nenhuma informao modificada aps o afastamento. como se o aluno perdesse o vnculo com o dirio. Dirios de disciplinas completadas em perodos anteriores, entretanto, so mantidos intactos e o aluno pode obter um histrico de notas a qualquer momento. Informe no campo Data o dia em que o procedimento ficar registrado. Por padro o sistema sempre sugerir a data atual, mas voc poder alterar a data para o dia em que o aluno preencheu a solicitao, por exemplo. No campo N do Protocolo informe, caso exista, o nmero do protocolo em que o aluno solicitou o afastamento. Em seguida, localize o aluno na caixa de pesquisa Matrcula. Caso necessrio, tambm possvel inserir qualquer anotao pertinente ao afastamento desta matrcula no campo Observaes.

154

Finalmente, selecione na caixa de listagem Motivo do Afastamento o real motivo pelo qual o aluno est solicitando o afastamento da instituio. Os motivos possveis listados so configurados pela prpria instituio e podem ser alterados a qualquer momento, mediante autorizao do setor responsvel por tal tarefa. Caso seja realmente necessrio alterar a lista de motivos, consulte o setor responsvel pelo sistema na sua instituio. Na tabela Componentes curriculares em Curso sero exibidos os dirios nos quais o aluno encontra-se com matrcula ativa no perodo letivo selecionado. Para finalizar o procedimento e concretizar o afastamento de matrcula clique no boto . Se voc deseja abortar o processo clique no boto DESFAZENDO UM AFASTAMENTO possvel desfazer um procedimento de afastamento. Isto permitido para os casos onde o procedimento tenha sido realizado indevidamente ou onde aluno tenha solicitado e obtido o direito de retornar instituio no mesmo ano e perodo letivo no qual o afastamento foi solicitado, para continuar no mesmo curso . Note que este procedimento cancela o procedimento de afastamento realizado. Para reintegrar um aluno instituio em um perodo letivo posterior ao do afastamento, mantendo o histrico dos procedimentos realizados, utilize o procedimento de Reintegrao de Matrcula (item 0, pgina 115). Para desfazer o afastamento utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Cancelar Procedimentos >> Afastamento.
Como utilizar o recurso

Figura 62 Janela para cancelamento do afastamento

155

Selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo em que foi feito (no qual est registrado) o afastamento. Em Data informe a data na qual ser registrado que o afastamento foi desfeito. Por padro o sistema exibir a data atual, mas voc pode alter-la, por exemplo, para a data em que foi preenchido o protocolo pelo aluno. Na caixa de pesquisa Matrcula, procure pelo nome ou pela matrcula do aluno (em seus respectivos campos) com a situao de afastamento registrada. Se desejar, insira quaisquer observaes pertinentes no campo Observaes. Para de fato cancelar o afastamento aps preencher todas as informaes clique no boto . Se quiser abortar a reativao do aluno clique em .

6.3

Jubilamento

Jubilar o aluno significa deslig-lo da instituio involuntariamente, fazendo com que ele perca sua vaga. Em geral, o procedimento de jubilamento deve ser realizado para um aluno sempre que um ou mais dos critrios abaixo forem verdadeiros para o mesmo: O aluno extrapolou a quantidade mxima de perodos letivos que a instituio estipulou para a concluso do curso; O aluno reprovou em um determinado componente curricular (i.e. disciplina) mais vezes que o permitido pela instituio; O aluno reprovou em um determinado mdulo (no caso de cursos modulares) ou srie (no caso de cursos seriados) mais vezes que o permitido pela instituio; O aluno extrapolou o limite de freqncia para o perodo, srie ou mdulo (dependendo da estrutura do curso; veja item 2.5, pgina 32, para mais detalhes). importante notar que o jubilamento de alunos determinado por regras totalmente pertinentes e exclusivas de cada instituio ou de um grupo particular de cursos na mesma instituio. recomendvel, portanto, consultar o regimento de sua instituio de ensino para saber como esta questo tratada. Alm disto, o procedimento descrito neste tpico no efetua o jubilamento automtico de alunos, sendo necessrio realizar manualmente o processo para cada aluno. Isto se faz necessrio para tratar eventuais excees s regras de jubilamento que podem vir a

156

ocorrer. Para um processo mais automatizado, onde o sistema indica provveis alunos jubilados de acordo com critrios informados pelo usurio, consulte o item 6.6, Provveis jubilados e evadidos, pgina 169. JUBILANDO UM ALUNO Para jubilar o aluno utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Procedimentos Acadmicos Por matrcula >> Jubilamento.
Como utilizar o recurso

Figura 63 Procedimento de Jubilamento de alunos

Para jubilar o aluno primeiro selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo correto para o qual ser efetuado o jubilamento da matrcula do aluno. Esta informao dever ser a correta, pois os vnculos com dirios que o aluno eventualmente possua neste perodo letivo sero cancelados. O histrico do aluno, entretanto, permanece inalterado. Informe no campo Data a data em que o procedimento est sendo registrado. Por padro o sistema sempre sugerir a data atual, mas possvel altera-la para o dia em que o procedimento foi realizado. No campo N do Protocolo informe, se houver, o nmero 157

do protocolo ou documento em que a instituio homologou o jubilamento do aluno. Em seguida, na caixa de pesquisa Matrcula, localize a matrcula do aluno que ser jubilado. possvel tambm inserir, se necessrio, qualquer anotao pertinente ao jubilamento desta matrcula no campo Observaes. Uma vez localizada a matrcula, na tabela Componentes Curriculares em Curso sero exibidos os dirios nos quais o aluno encontra-se ativo no ano e perodo letivo selecionado. Note que estes sero os dirios que sero cancelados para o aluno. Para confirmar o procedimento e jubilar a matrcula do aluno clique no boto . Para abortar o processo antes da confirmao do jubilamento, clique no boto .

DESFAZENDO UM JUBILAMENTO possvel desfazer um procedimento de jubilamento. Isto permitido para os casos onde o procedimento tenha sido realizado indevidamente ou onde o aluno tenha solicitado e obtido o direito de retornar instituio no mesmo ano e perodo letivo no qual o jubilamento foi realizado, para continuar no mesmo curso. Note que este processo cancela o procedimento de jubilamento realizado. Para reintegrar um aluno instituio em um perodo letivo posterior ao do jubilamento, mantendo o histrico dos procedimentos realizados, utilize o procedimento de Reintegrao de Matrcula (item 0, pgina 115). Para desfazer o jubilamento utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Cancelar Procedimentos >> Jubilamento.
Como utilizar o recurso

Figura 64 Janela na qual cancelado o jubilamento

Selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo em que foi feito (no qual est registrado) o jubilamento. Em Data informe a data na qual ser registrado que o jubilamento foi desfeito. Por padro o sistema exibir a data atual, mas possvel alter-la. Em seguida, localize a matrcula desejada na caixa de pesquisa correspondente. 158

Se desejar, insira quaisquer observaes pertinentes no campo Observaes. Para de fato cancelar o jubilamento aps preencher todas as informaes clique no boto .

6.4

Evaso ou Desistncia

Os termos evaso, desistncia ou abandono de curso referem-se ao procedimento que desvincula o aluno da instituio, geralmente, devido a sua falta de freqncia nas aulas. Os critrios para esta ausncia do aluno variam de uma instituio para outra mas o resultado final o mesmo: Uma vez que o aluno seja registrado como evadido, o mesmo perde por completo o vnculo com a instituio e s poder retornar mediante um processo de reintegrao da matrcula (item 0, pgina 115). PR-REQUISITOS Para registrar a evaso de uma matrcula de um aluno, a mesma precisa estar com a situao ativa (matriculada) no ano e perodo letivo em que o procedimento ser executado. No possvel, portanto, realizar um procedimento para um ano e perodo letivo em que a matrcula esteja com uma situao final (ou seja, que o perodo esteja fechado), mesmo que esta seja uma situao de reprovao por falta. No caso em que o aluno encontra-se em situao de evaso e reprovou por falta no ano e perodo letivo atual (pois seu perodo j foi fechado), duas solues so possveis: 1. Desfazer o fechamento de perodo letivo deste aluno e lanar a evaso (veja o item 7.2, pgina 190 para mais detalhes sobre o procedimento de Desfazer o Fechamento); 2. Realizar o procedimento de evaso para o perodo posterior ao da reprovao. Note que a escolha destas opes tambm dependem das regras que regem a evaso na instituio. REGISTRANDO UMA EVASO Para registrar que um aluno desistente utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Procedimentos Acadmicos Por matrcula >> Desistncia 159

(Evaso).

Figura 65 Menu para realizar o procedimento de Desistncia (Evaso)

160

Como utilizar o recurso

Figura 66 Tela em que so lanadas as desistncias

Para colocar o aluno com a situao de desistente (ou evadido) no sistema QAcadmico primeiro selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo correto no qual o aluno encontra-se estudando. Esta informao dever ser a correta, pois os dirios que o aluno eventualmente possua neste ano e perodo letivo no podero ter nenhuma informao modificada aps o processo. O aluno realmente perde o vnculo com este(s) dirio(s) embora os dirios cursados em anos e perodos letivos anteriores permaneam inalterados. Informe no campo Data o dia em que o procedimento ficar registrado. Por padro o sistema sempre sugerir a data atual, mas possvel altera-la. No campo N do Protocolo informe, se houver, o nmero do protocolo ou documento em que a instituio homologou a desistncia do aluno. Em seguida, localize a matrcula do aluno desejado na caixa de pesquisa correspondente. possvel tambm inserir, se necessrio, qualquer anotao pertinente

161

 desistncia desta matrcula no campo Observaes. Uma vez localizada a matrcula, ser exibida na tabela Componentes Curriculares em Curso os dirios nos quais o aluno encontra-se com matrcula ativa no perodo letivo selecionado nos campos Ano Letivo e Per. Letivo. Para finalizar o procedimento e de fato colocar a situao de desistente na matrcula do aluno clique no boto .

Nota Rpida
Determinando provveis alunos evadidos
A desvantagem do procedimento de evaso a necessidade de realizar o procedimento uma vez para cada aluno, identificando antes atravs de relatrios se ele est de fato evadido ou no. Assim, uma opo mais prtica para identificar vrios alunos utilizar o procedimento de Provveis Jubilados, que tambm permite identificar provveis alunos evadidos. Nele, o sistema permite que sejam especificados os parmetros que iro determinar quais alunos encontram em situao de evaso. Uma vez listados os alunos de acordo com os critrios especificados, possvel evadir todos de uma s vez. Para mais informaes consulte o item 6.6 Provveis jubilados e evadidos, pgina 169. CANCELANDO UMA EVASO OU DESISTNCIA Se por algum motivo foi indevidamente lanado no sistema uma desistncia, possvel desfazer o procedimento, retornando a matrcula para situao anterior (ativa). Para os casos em que o aluno entrou com um processo de reintegrao instituio, a execuo de outro procedimento se faz necessria, o de Reintegrao de Matrcula (item 0, pgina 115). Para desfazer a evaso utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Cancelar Procedimentos >> Desistncia (Evaso).

162

Como utilizar o recurso

Figura 67 Tela na qual cancelada a desistncia

Selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo em que foi feito (no qual est registrado) o procedimento de desistncia. Em Data informe a data na qual ser registrado que a desistncia foi desfeita. Em seguida localize a matrcula na caixa de pesquisa correspondente. Note que a matrcula precisa estar com a situao Evaso para que o procedimento possa ser realizado. Se desejar, insira quaisquer observaes pertinentes no campo Observaes.

163

Finalmente, para de fato cancelar o registro de desistncia, aps preencher todas as informaes clique no boto .

6.5

Trancamento de Matrcula

Trancamento de matrcula consiste no ato do aluno solicitar voluntariamente a suspenso de seus estudos por um tempo determinado. Em geral, cada instituio estipula um prazo mximo permitido para que o aluno permanea com a matrcula trancada (ex: o aluno pode trancar, isto , ficar ausente da instituio por at um ano ou dois perodos letivos de um curso semestral), e tambm a quantidade de vezes em que isto pode ser solicitado pelo aluno (ex: o aluno pode solicitar 2 trancamentos de seis meses ou 1 trancamento de um ano).

164

Nota Rpida
Diferena entre Afastamento e Trancamento de Matrcula
Para o sistema, estes dois termos tm significados bem distintos. O primeiro, detalhado no item 6.2, pgina 153, deve ser utilizado sempre que o aluno for forado a se ausentar da instituio, geralmente por algum motivo legal (ex.: perodo de licena maternidade e o servio militar obrigatrio), e sem necessariamente haver uma previso definida de retorno. No afastamento, o aluno pode se ausentar pelo tempo que for necessrio, desde que fornea a justificativa adequada para tal necessidade. O trancamento de matrcula, por outro lado, um instrumento opcional oferecido ao aluno caso o mesmo opte por se ausentar da instituio, independente do motivo. Por este motivo, cada instituio estabelece restries quanto quantidade de perodos letivos que o aluno pode ficar trancado e quanto durao de cada trancamento. Alunos que extrapolam estas restries podem ser jubilados da instituio, dependendo de como cada uma trata estas regras. Outro aspecto importante que diferencia estes dois procedimentos o respectivo procedimento que deve ser executado para que o aluno retorne condio de aluno regularmente matriculado. Para o afastamento, o procedimento de reintegrao de matrcula deve ser executado (item 0, pgina 115). Para o trancamento, o procedimento de reabertura de matrcula deve ser executado (item 3.8, pgina 113). Para mais informaes a respeito de jubilamentos a partir de trancamentos irregulares, consulte o item 6.6 Provveis jubilados e evadidos, pgina 169.

PR-REQUISITO O aluno s pode trancar a matriculo no ano e perodo letivo em que ele encontra-se atualmente matriculado, ou seja, com a situao de matrcula ativa. TRANCANDO UMA MATRCULA Para trancar uma matrcula utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Procedimentos Acadmicos Por matrcula >> Trancamento, conforme ilustra a figura abaixo.

165

166

Como utilizar o recurso

Figura 68 Tela de Trancamento de Perodo

Para realizar o trancamento primeiro selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo correto para no qual ser lanado o trancamento da matrcula do aluno. Note que este precisa ser o ano e perodo letivo em que o aluno se encontra matriculado. Informe no campo Data o dia em que o procedimento ficar registrado. Por padro o sistema sempre sugerir a data atual, mas possvel alter-la. No campo N do Protocolo informe, se houver, o nmero do protocolo ou documento em que a instituio homologou o pedido de trancamento do aluno. Em seguida, localize a matrcula do aluno na caixa de pesquisa correspondente. possvel inserir tambm alguma anotao pertinente ao trancamento desta matrcula no campo Observaes. Na lista Componentes Curriculares em Curso sero exibidos os dirios nos quais o aluno encontra-se matriculado. Em Previso de Retorno informe o ano letivo e o perodo letivo em que o aluno dever retomar seus estudos de acordo com o limite

167

previamente estipulado pela instituio ou com a escolha pessoal do aluno. Para finalizar o procedimento e confirmar o trancamento da matrcula do aluno clique no boto .

CANCELANDO UM TRANCAMENTO DE MATRCULA Se por algum motivo foi indevidamente lanado no sistema um trancamento, possvel retornar a matrcula do aluno para a situao anterior sem a necessidade de utilizar o procedimento Reabertura de Matrcula (item 3.8, pgina 113). Para desfazer o trancamento utilize o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Cancelar Procedimentos >> Trancamento de Matrcula.

168

Como utilizar o recurso

Figura 69 Tela na qual cancelado o trancamento de matrcula

Selecione nos campos Ano Letivo e Per. Letivo o perodo letivo em que foi feito (no qual est registrado) o trancamento. Em Data informe a data na qual ser registrado que o trancamento foi desfeito. Por padro o sistema exibir a data atual, mas possvel alter-la. Na caixa de pesquisa Matrcula, localize a matrcula desejada. Em seguida, se desejar, insira quaisquer observaes pertinentes no campo Observaes. Para de fato cancelar o trancamento de matrcula, aps preencher todas as informaes clique no boto .

6.6

Provveis jubilados e evadidos

Para executar este procedimento utilize o menu Registro Escolar >> Provveis Jubilados.

169

IDENTIFICANDO PROVVEIS JUBILADOS OU EVADIDOS Cada instituio possui seus prprios critrios de jubilamento ou evaso de acordo com o seu regimento interno. Estes critrios tipicamente incluem parmetros relacionados ao total de perodos cursados, freqncia, e nmero de reprovaes mas podem variar. Atravs deste procedimento, possvel identificar alunos em uma situao de provvel jubilamento ou evaso de acordo com vrios destes critrios mas possvel que um critrio especfico de sua instituio no esteja contemplado. Neste caso, a nica maneira de jubilar um aluno utilizando o procedimento de jubilamento (item 6.3, pgina 156). Respectivamente, a nica maneira de evadir um aluno atravs do procedimento de evaso (item 6.4, pgina 159). Os critrios atualmente contemplados pelo sistema so destacados na parte superior da janela e seus ttulos explicam bem cada um deles. Para selecionar um critrio, basta clicar sobre sua caixa de marcao ou ttulo e definir o valor do parmetro. Por exemplo, para definir que os alunos a serem identificados como provveis jubilados so aqueles que cursaram mais de 20 perodos letivos, basta marcar a caixa Total de perodos cursados e preencher seu valor com 20. Mais de um critrio podem ser marcados simultaneamente para identificar provveis jubilados sob diferentes 170

categorias. Uma vez definidos os critrios, o prximo passo definir o grupo de alunos a ser pesquisado. Por exemplo, possvel obter uma listagem dos provveis jubilados apenas em um nvel de ensino ou curso especfico. As opes de filtro seguem o padro das janelas de filtro do sistema e basta definir os filtros desejados para restringir os resultados. Aps a escolha dos critrios de jubilamento e de busca, basta clicar sobre o boto evadidos. Finalmente, na caixa Escolha o tipo de processamento a ser realizado, definida se os alunos selecionados na tabela sero jubilados ou evadidos e clique no boto Processar Selecionados para executar o procedimento. para que o sistema localize os alunos provveis jubilados ou

6.7

Transferncia de dirio

Para executar este procedimento utilize o menu Registro Escolar >> Transferncia de Dirio.

TRANSFERINDO ALUNO DE DIRIO O processo de transferir um aluno de dirio ocorre em duas etapas: localizao da matrcula do aluno e troca do dirio para o aluno localizado. Ao localizar uma matrcula, primeiro selecione o ano e perodo letivo no qual o aluno encontra-se com a 171

situao em curso. S possvel transferir o aluno de dirios ainda no concludos e em perodos letivos ainda em andamento. Uma vez selecionado o ano e perodo letivo, localize a matrcula do aluno na caixa de pesquisa correspondente. Note que se a matrcula do aluno no estiver ativa no ano e perodo letivo selecionado, a mesma no ser localizada, mesmo que ela esteja no banco de dados. Ao localizar a matrcula com sucesso, todos os dirios do aluno no ano e perodo letivo selecionado sero listados na tabela Disciplinas em Curso. Na tabela possvel clicar sobre o dirio e selecionar o dirio para a transferncia. Observe que uma das colunas denominada Destino, destacando para que dirio o aluno ser transferido. Para selecionar o dirio de destino, primeiro clique no dirio desejado na tabela Disciplinas em Curso. Este o dirio de origem. Em seguida, na parte inferior da janela, localize na caixa de pesquisa o dirio de destino. Nesta caixa em particular, s sero localizados os dirios em andamento, da mesma disciplina do dirio de origem, no mesmo ano e perodo letivo. Geralmente este um nmero bem restrito de dirios, tipicamente de outras turmas do mesmo curso, e clicar sobre o boto as opes. Finalmente, defina o dirio de destino localizado clicando no boto listar todas

. O processo pode ser repetido para outros dirios do aluno, realizando a transferncia de vrios dirios simultaneamente. Entretanto, prefira o procedimento de transferncia de turma caso queira transferir o aluno de todos os dirios de uma turma para outro. Ao definir todas as transferncias, clique sobre o boto para realizar o processo. Notas e faltas j lanadas nas etapas tambm sero transferidas de um dirio para o outro.

6.8

Transferncia de turma

Para executar este procedimento utilize o menu Registro Escolar >> Transferncia de Turma.

172

TRANSFERINDO ALUNO DE TURMA Este procedimento utiliza o mesmo processo da transferncia de dirio (item 6.7 acima) mas toma como base a turma do aluno para agilizar a transferncia de todos os dirios de uma turma para outra (lembre-se que a turma simplesmente um agrupamento de dirios de um mesmo curso, srie - perodo ou mdulo -, ano e perodo letivo, e habilitao se houver). O conceito de transferncia de turma pode ser interpretado tambm como transferncia de turno. Isto porque geralmente, caso haja oferta, cada turno possui turmas independentes dos outros. Assim, para transferir o aluno de turno, basta selecionar uma turma de outro turno para o aluno.

6.9

Lanamento de notas nos dirios

O lanamento de notas nos dirios ou simplesmente lanamento de dirio consiste em passar as notas (ou conceitos dependendo da estrutura de curso) e faltas atribudas por um professor a seus alunos para o sistema, afim de que o Q-Acadmico possa verificar se os mesmos foram ou no aprovados na componente curricular do dirio do professor em questo. preciso observar que o processo de digitao de notas poder ser diferente conforme a estrutura de cada curso. Sendo assim, um curso pode exigir a digitao de notas de 4 etapas ou avaliaes, enquanto um outro curso exige apenas a digitao de uma nota 173

nica por perodo letivo. O processo de digitao de notas e faltas, no entanto, o mesmo para todas as estruturas de curso. Note tambm que somente poder ser lanada diretamente no programa Q-Acadmico a nota final de cada etapa (ex: nota do semestre, nota do 1 bimestre, etc...), mas o professor poder, atravs do Q-Acadmico WEB, definir sua prpria forma de avaliao at chegar a esta nota da etapa, o que permite a ele maior controle do desempenho dos alunos. PR-REQUISITOS Antes da digitao de notas dos dirios necessrio que os alunos estejam corretamente matriculados no mesmo, seja pelo processo de alocao de alunos turma (item 4.2, pgina 129) ou mesmo pela matrcula por componente curricular (item 4.3, pgina 133). A estrutura de curso a que o dirio pertence dever estar corretamente configurada, para que a quantidade de etapas apresentada, e os critrios de lanamentos de notas (ou conceitos) e aprovao/reprovao representem a realidade do curso no ano e perodo letivo em questo. PROCEDIMENTO DE LANAMENTO DE DIRIOS Para utilizar o procedimento de Lanamento de Dirios utilize o menu Registro Escolar>>Procedimentos>>Lanar Dirios.

174

Nota Rpida
O conceito de Posse do Dirio
O conceito de Posse do Dirio, fundamentalmente, se assemelha a posse fsica do dirio de classe no sentido de que quando um dirio est com o professor (em posse do professor), o Registro Escolar no tem como ter acesso ao mesmo para lanamento/alterao das informaes. Da mesma forma, quando o Registro Escolar est com a guarda do dirio (em posse do registro) no h como o professor realizar lanamento/alterao das informaes. Note que a posse do dirio diz respeito a cada etapa separadamente: o Registro Escolar pode, por exemplo, estar com a posse do dirio na etapa 1 Bimestre, enquanto o professor continua com a posse e pode realizar lanamentos no 2 Bimestre.

COMO IDENTIFICAR COM QUEM EST A POSSE DO DIRIO

Figura 70 Detalhe da legenda da situao da etapa na tela de Lanamento de Dirios

Na tela de Lanamento de Dirios as colunas onde so realizadas as digitaes de notas e faltas, devidamente agrupadas por etapa, apresentaro pela cor a situao atual da etapa e posse da mesma, seguindo o esquema apresentado na Figura 70 acima. Abaixo segue breve explicao sobre cada situao conforme cor de fundo: Em branco: a posse da etapa encontra-se atualmente com o Registro Escolar, podendo o usurio proceder normalmente a digitao. Cinza: a posse da etapa encontra-se atualmente com o Professor, e por isso o Registro Escolar no pode realizar modificao dos dados. Se realmente for necessrio realizar a digitao de notas e faltas o usurio dever tomar a posse da etapa para o Registro Escolar. Este procedimento ser descrito um pouco mais frente. Verde: a nota do aluno ainda no pode ser digitada para esta etapa pois sua situao atual no permite que ela seja lanada. Ex: se h uma etapa de prova final mas o aluno no precisa desta nota, tendo passado direto, o sistema exibir

175

para esta aluno a coluna da etapa em verde, impedindo digitao de informaes na mesma. Azul: o aluno se encontra com o perodo letivo deste dirio fechado. Sendo assim, no poder ter qualquer modificao de notas ou faltas. Se voc necessitar alterar as notas deste aluno neste dirio o fechamento do perodo dever ser desfeito ou realizado o procedimento de Alterar Fechamento. COMO ALTERAR A POSSE DE UMA ETAPA PARA O REGISTRO ESCOLAR Para que o Registro Escolar tome posse de uma etapa que est com posse do professor o usurio dever clicar no boto . Aps isto o sistema exibir uma caixa

conforme abaixo, na figura 20, para que seja escolhida qual a etapa que se deseja tomar posse. Note que conforme a estrutura de curso e a quantidade de etapas que possuem digitao de notas ou faltas exigidas a quantidade de itens listados poder ser diferente e, alm disso, s sero listadas etapas que estejam com posse com o professor.

Figura 71 A tela de escolha da etapa para tomada de posse

Escolha ento, marcando com o mouse, a etapa desejada, dentre as que so exibidas e clique no boto .

COMO ALTERAR A POSSE DE UMA ETAPA PARA O PROFESSOR Em certas ocasies o Registro Escolar pode necessitar devolver a posse ao professor responsvel pelo dirio para que o mesmo efetue alguns ajustes nas faltas ou notas lanadas. Nesta situao para devolver a posse ao professor o usurio dever clicar no boto . O sistema exibir uma caixa conforme abaixo, na figura 21, para

que seja escolhida qual a etapa que se deseja devolver a posse. Note que conforme a estrutura de curso e a quantidade de etapas que possuem digitao de notas ou faltas 176

exigidas a quantidade de itens listados poder ser diferente e, alm disso, s sero listadas etapas que estejam com posse do Registro Escolar.

Figura 72 A tela de escolha da etapa para devoluo da posse ao professor responsvel pelo dirio

Escolha ento, marcando com o mouse, a etapa desejada, dentre as que so exibidas e clique no boto .

LANANDO AS INFORMAES NOS DIRIOS DE CLASSE A Figura 73 um exemplo da tela de lanamento de dirios. Note que ela composta por vrias abas (ou pginas).

Figura 73 A tela de lanamento de dirios

Para localizar e abrir um determinado dirio para lanar as informaes utilize a caixa de pesquisa Dirio no topo da pgina (para maiores informaes sobre as caixas de pesquisa, consulte o item Caixas de Pesquisa, pgina 16). Ao localizar o dirio 177

desejado, todas as suas informaes so exibidas nos campos abaixo, organizadas nas abas.
Aba Lanamento de Notas e Faltas

Nesta primeira aba (j selecionada por padro) que ocorrer a digitao dos dados de aulas dadas de cada etapa, e as notas e faltas de cada aluno. Lembre que para lanar as informaes de uma determinada etapa necessrio que voc esteja com a posse da mesma. Note tambm que o sistema ir adaptar esta aba s caractersticas do dirio. Por exemplo, um dirio com duas etapas, exibir apenas duas colunas para lanamento de notas. Da mesma maneira, cursos por conceito habilitaro o lanamento de conceitos para o dirio. Lanar Aulas Dadas: Aqui dever ser informado o nmero total de aulas dadas pelo professor naquela etapa. Matrcula e Nome: Matrcula e nome de cada aluno. Para alterar as informaes de cada aluno percorra as vrias etapas da linha que ele ocupa na lista. Situao: Informao definida automaticamente pelo sistema Q-Acadmico. A informao aqui apresentada reflete a situao atual do aluno neste dirio. Se a situao final do aluno na disciplina (ex: Aprovado, Rep. Falta, etc.) j puder ser definida ela ser apresentada aqui a medida que as notas e faltas de cada aluno so lanadas. Demais colunas: As outras colunas aqui apresentadas podero ter variaes entre cada estrutura de curso na quantidade de itens apresentados e at mesmo no nome de cada etapa. Note que as etapas sero sempre referenciadas por sua sigla para distino umas das outras. As colunas com nome F, conforme exemplo da figura 22, exibida anteriormente, devero conter as faltas dos alunos na etapa da coluna que se encontra imediatamente sua esquerda. Para salvar as informaes digitadas recentemente clique no boto . Se

voc desejar abortar a insero ou alterao de notas e faltas que voc fez recentemente, no salvando-as no banco de dados, simplesmente clique no boto ,

para que o dirio volte a situao original, antes de voc comear a alterar as informaes. Lembre-se que o sistema no possui mtodo automtico para retornar um dirio a sua situao original ou recuperar os dados de notas e faltas anteriormente 178

existentes aps clicar no boto salvar: se necessrio isto dever ser realizado manualmente.

Cabem aqui algumas observaes sobre digitao de notas: Coforme padro numrico adotado no Brasil as notas com casas decimais (ex: 7,2) sempre devero ter o seu lanamento realizado utilizando-se sempre a vrgula ( , ) como dgito separador entre a poro de nmero entre o inteiro e o seu valor decimal. A quantidade de casas decimais que podero ser utilizadas para insero de notas escolhida pela instituio durante a configurao da estrutura de curso. Eventuais arredondamentos de notas realizados pelo sistema Q-Acadmico tambm segue regra estabelecida na configurao da estrutura de curso, conforme regras da instituio.

Aba Horrios

Aqui voc poder conferir o horrio cadastrado no sistema Q-Acadmico para este dirio.

Aba Aulas Dadas

Uma tela alternativa onde voc poder efetuar o lanamento da quantidade de aulas dadas para cada etapa, verificar com quem est a posse do dirio e tambm conferir as datas de entrega eletrnica e fsica do mesmo.

179

Aba Contedo Aulas

Figura 74 Janela de Contedo de Aulas

Nesta aba voc poder cadastrar as aulas dadas diariamente pelo professor inserindo tambm o contedo lecionado. Abaixo segue breve descrio dos campos, que so de preenchimento obrigatrio: N. de Aulas: Insira aqui a quantidade total de aulas ministradas pelo professor para os alunos deste dirio no dia para o qual o cadastro realizado. Etapa: Selecione aqui a etapa qual estas aulas pertencero. Data: O dia real em que as aulas ocorreram. Contedo: O que foi lecionado pelo professor nas aulas deste dia. Aps a insero das informaes nos devidos campos clique no boto salv-las. O totalizador para

, localizado esquerda da tela, ser

atualizado com o total de aulas lecionadas registradas. Selecionando uma aula j registrada voc poder alter-la, clicando no boto , ou mesmo exclu-la, clicando no boto simplesmente visualizar o contedo da aula selecionada, clique no boto . Se desejar .

180

Aba Falta dos Alunos

Figura 75 Aba para insero das fautas dirias dos alunos

Esta aba somente ter utilidade se voc utilizou a aba Contedo Aulas para cadastrar as aulas nos dias corretos, com seus respectivos contedos. Isto se deve ao fato de que as colunas e quantidade de colunas apresentadas iro variar conforme a quantidade de aulas cadastradas naquela guia. Abaixo segue breve descrio dos itens, sendo utilizada como base a tela de exemplo apresentada na figura 24, localizada acima: Matrcula: nmero de matrcula de cada aluno Nome: o nome de cada aluno. Total: medida de que as faltas dirias forem lanadas o sistema exibir aqui o total de faltas que o aluno possui. As demais colunas, exemplificada pela coluna 17/10 na figura 24, representaro cada dia de aula registrada na aba Contedo Aulas. Para inserir faltas dos alunos localize a coluna do dia desejado e ento digite as faltas pertencentes a cada um na sua respectiva linha. Note que voc no precisa inserir nada para os alunos que no tiveram nenhuma falta naquele dia. Outro ponto importante que o total de faltas de cada aluno no pode ser maior do que o total de aulas informadas para aquele respectivo dia na aba (ou pgina) Contedo Aulas.

181

Aps concluir o lanamento das faltas dos alunos clique no boto que o Q-Acadmico guarde as informaes, ou clique no boto abortar a insero corrente.

para , para

182

7
7.1

Procedimento de final de perodo

Fechamento de perodo

O fechamento do perodo letivo formaliza o encerramento de um dado ano e perodo letivo. Ele necessrio para que seja calculada a situao do aluno no perodo (lembrese que um perodo pode ser uma srie, um perodo, um mdulo ou qualquer outra denominao de acordo com a estrutura de curso) atual no qual o aluno se encontra, verificada a existncia de uma pr-matrcula, e includa a matrcula do aluno no prximo ano e perodo letivo de acordo com a estrutura de curso de seu curso. O fechamento do perodo letivo pode ser entendido como a virada do perodo para cada aluno. Nesta virada, o sistema verifica as regras de aprovao/reprovao para avaliar, para cada aluno, se o mesmo foi aprovado, aprovado com dependncia, reprovado ou reprovado por falta no perodo (outras situaes possveis sero explicadas mais adiante). Embora o sistema faa o fechamento por aluno, um conjunto de alunos pode ser definido no processo para que o fechamento seja realizado em lote. Este conjunto de alunos pode ser definido utilizando-se os seguintes critrios de filtros: Estrutura de curso (critrio obrigatrio); Ano letivo e perodo letivo (critrios obrigatrios); Instituio; Curso; Perodo; Turma; Matrcula (caso seja preciso fechar o perodo de apenas 1 aluno). PR-REQUISITOS
Verifique as regras definidas na(s) estrutura(s) de curso do(s) curso(s)

Antes de fechar um perodo, importante verificar se todas as regras da estrutura de curso esto corretas. O sistema utiliza muitas destas regras no fechamento para definir a 183

situao de cada aluno. Por exemplo, a regra Perodos por Ano Letivo indica quantos perodos letivos ocorrero num nico ano. importante que ela esteja correta para que o sistema matricule corretamente o aluno no perodo seguinte. Se forem definidos 2 perodos por ano letivo, o sistema ir jogar os alunos de, por exemplo, 2006/1 para 2006/2. Se for definido apenas 1 perodo, o sistema ir jogar estes mesmos alunos de 2006/1 para 2007/1. Outra regra que frequentemente gera fechamentos incorretos a que determina o Limite de Reprovaes. Na configurao das Estruturas de Curso, o nmero informado nesta regra indica o nmero mximo de reprovaes que o aluno pode ter e ainda assim ir para o prximo perodo. Regras erradas na estrutura de curso iro produzir um fechamento incorreto. Para mais informaes, consulte o item 2.5 Cadastro de Estruturas de Cursos, pgina 32.
Confira as matrizes curriculares

Caso existam dvidas quanto correta configurao das matrizes curriculares, importante verific-las. Uma matriz com disciplinas incorretas poder impedir que a situao final da matrcula no perodo sendo fechado e/ou a situao final da matrcula seja definida corretamente. Por exemplo, se o aluno cursou todas as disciplinas de um curso mas sua matriz contm mais disciplinas que as cursadas por ele, o sistema no ir definir a situao da matrcula deste aluno como 'concluda' pois, de acordo com a matriz, ele ainda est devendo disciplinas. Para o aluno concluir o curso, todas as disciplinas definidas na matriz curricular do aluno devero ter sido cursadas com aprovao pelo aluno. Para mais informaes, consulte: 2.10 Cadastro de Matrizes Curriculares, pgina 57 Cuidados necessrios ao lidar com matrizes curriculares, pgina 61
Verifique as notas lanadas ou conceitos lanados

Para fechar o perodo dos alunos sem nenhuma pendncia, necessrio que todas as suas notas (em cursos por nota) ou que todos os seus conceitos (em cursos por conceito) estejam lanados. Uma nica disciplina sem nota ou conceito lanado impedir o 184

fechamento dos alunos com esta pendncia. muito comum que alguns professores no entreguem as notas ou conceitos de seus dirios no ato do fechamento. Assim, todos os alunos matriculados naquele dirio no podero ter o perodo fechado. Existem 4 formas mais comuns de verificar e acompanhar o lanamento das notas ou conceitos pelos professores: 1. Imprima uma ata de turma da(s) turma(s) desejada(s) e verifique as notas/conceitos finais lanados; Veja item Error! Reference source not found. Error! Reference source not found. , pgina Error! Bookmark not defined. , para mais detalhes. 2. Imprima boletins de alguns alunos do conjunto que se deseja fechar o perodo e verifique se h notas lanadas ou conceitos lanados em todas as etapas; Caso esteja faltando alguma nota ou conceito em alguma etapa, preciso verificar a situao com o(s) professor(es) deste(s) dirio(s); Veja item Error! Reference source not found. Error! Reference source not found., pgina Error! Bookmark not defined.. 3. Se a escola utiliza corretamente o esquema de entrega eletrnica dos dirios, utilize o relatrio de Dirios entregues para identificar qual(is) professor(es) ainda no fizeram a entrega e esto devendo notas ou conceitos; Mais detalhes no item Error! Reference source not found. Error! Reference source not found., pgina Error! Bookmark not defined.. 4. No prprio procedimento de fechamento do perodo, aps listar os alunos de acordo com o critrio, verifique as notas ou conceitos lanados para cada aluno na tabela; Caso exista alguma nota ou conceito vazio, sinal que o perodo deste(s) aluno(s) no ser fechado. Nesta opo, uma possibilidade para facilitar a visualizao dos dados exportar os mesmos para uma planilha do Excel, atravs da tecla de atalho F10. Para mais detalhes, veja o item Error! Reference source not found. Error! Reference source not found., pgina Error! Bookmark not defined.. FECHANDO O PERODO LETIVO SEM PENDNCIAS Para realizar um fechamento de perodo letivo, acesse o menu Registro Escolar >> 185

Procedimentos >> Fechamento de Perodo >> Processar Fechamento , conforme ilustra a figura abaixo .

Como utilizar o recurso

O sistema realiza o processamento do fechamento de um perodo letivo individualmente para cada aluno. Entretanto, um conjunto de alunos pode ser definido para que o processamento seja efetuado em lote de acordo com os critrios definidos nos filtros. Para fechar um perodo, portanto, escolha os filtros desejados, lembrando que a estrutura de curso, ano letivo e perodo letivo so obrigatrios (observe que eles esto destacados em azul), e clique no boto . Na tabela logo abaixo do boto

sero listadas todas as disciplinas cursadas pelos alunos correspondentes aos critrios dos filtros e que ainda no tiveram o perodo letivo fechado.

186

Figura 76 Procedimento de Fechamento de Perodo

Observe no exemplo da Figura 76 acima que a aluno DEBORA possui uma disciplina sem nota lanada (destacada em azul), onde a situao do dirio est como "Cursando". Neste caso, esta aluna s poder ter o perodo fechado se: 1. A nota pendente for lananda; ou 2. O perodo letivo desta aluna for fechado com pendncia (veja detalhes na pgina 188). Uma vez verificada a lista na tabela, clique no boto . O sistema ir

percorrer todas as disciplinas dos alunos na tabela e realizar o fechamento de cada um. Aps o processamento, os alunos que sobrarem na listagem so aqueles que no puderam ter o perodo fechado. Lembre-se que a cada processamento do fechamento ou toda vez que o boto for pressionado, s aparecem na listagem

os alunos que ainda no tiveram o perodo fechado ou cujo perodo no pde ser fechado (normalmente, por alguma pendncia de nota ou conceito).
Clculo do Coeficiente de Rendimento

Ao fechar o perodo letivo de cada aluno, o sistema tambm atualiza o coeficiente de rendimento do mesmo, se a estrutura de curso de seu curso estiver configurada por nota. Em linhas gerais, a frmula utilizada para o clculo do coeficiente a seguinte:

187

( Nota do aluno na disciplina Crdito da Disciplina) disciplinas concludas pelo aluno Soma dos Crditos das Disciplinas Concludas

As disciplinas includas so todas as disciplinas cursadas pelo aluno e que se encontram nas seguintes situaes: APROVADO REPROVADO REPROVADO NO MDULO APROVADO NO MDULO REPROVADO POR FALTA O coeficiente s calculado no momento do fechamento de um perodo letivo, portanto, se o mesmo estiver errado, basta desfazer e fechar novamente qualquer um dos perodos letivos do aluno. FECHANDO O PERODO LETIVO COM PENDNCIAS Aps o fechamento, utilize o relatrio de Boletim (item Error! Reference source not found., pgina Error! Bookmark not defined.) para verificar a situao dos alunos que tiveram o perodo fechado. Verifique principalmente os alunos que foram aprovados com dependncia ou reprovados no perodo para certificar que esta situao reflete a realidade das regras destes cursos. Verifique tambm o boletim dos alunos que no puderam ter o perodo fechado (Situao do Perodo ainda marcada como matriculado). Estes alunos tero notas ou conceitos em branco (no lanadas), o que impediu o fechamento do perodo sem pendncias. Neste caso, o ideal procurar o(s) professor(es) responsvel(is) pelo(s) dirio(s) pendente(s) para que seja finalizado o lanamento destas pendncias. O fechamento do perodo sem elas muito simples de ser realizado e no exigir no futuro o trabalho de relanamento das notas ou conceitos. Se for absolutamente necessrio fechar o perodo letivo destes alunos mesmo com as pendncias, ento o fechamento do perodo letivo com pendncia deve ser realizado. O procedimento praticamente o mesmo do fechamento sem pendncias. A nica 188

diferena que a opo Fechar com Pendncia na bar ra inferior da janela precisa ser marcada antes que o boto seja pressionado.

O procedimento com pendncia ser realizado para os alunos listados na tabela, desde que a(s) pendncia(s) no interfiram no clculo da situao do aluno para o prximo ano e perodo letivo. Por exemplo, em um curso onde o mximo de reprovaes por perodo letivo sejam 2 disciplinas, o(s) aluno(s) que possurem 2 ou mais pendncias no podero ter o perodo letivo atual fechado. Isto porque o sistema no tem como garantir que estas duas pendncias sejam aprovaes para que ele(s) possa(m) ir para o perodo (ou srie ou mdulo) seguinte nem que estas pendncias sejam reprovaes para que ele(s) seja(m) obrigado(s) a repetir o mesmo perodo no ano e perodo letivo seguinte. Neste cenrio, a nica soluo possvel lanar as notas pendentes. PRXIMOS PASSOS APS O FECHAMENTO DE PERODO LETIVO Aps o fechamento de um perodo letivo, os prximos passos incluem configurar o perodo letivo seguinte para a matrcula dos alunos nas suas respectivas disciplinas. As etapas necessrias no seguem uma ordem linear pois variam de uma estrutura de curso para outra, e de uma instituio para outra. Em linhas gerais, os seguintes procedimentos podem ser executados: Renovao de Matrcula: Para os cursos onde a pr-matrcula no realizada, os alunos com perodo letivo fechado so automaticamente includos no perodo letivo seguinte com a situao em aberto. Neste caso, antes que o sistema permita qualquer interao com o aluno no novo perodo letivo, necessrio renovar sua matrcula neste perodo. Veja item 4.1 Renovar Matrculas de cursos seriados, pgina 123 para mais detalhes. Alocar alunos s turmas: Para alunos cuja matrcula foi renovado, possvel enturm-los em turmas j criadas, matriculando-os automaticamente nas disciplinas vinculadas a estas turmas. Veja item 4.2 Alocao de alunos nas turmas, pgina 129. Configurar pedidos de matrcula: Outro cenrio que tambm envolve a alocao de alunos em turmas a execuo de pedidos de matrcula para cursos no sistema de crditos. A alocao, neste caso, no inclui os alunos nas 189

respectivas disciplinas e faz parte de um processo maior para permitir que o prprio aluno defina as disciplinas que deseja cursar neste novo perodo letivo. Veja item 5.1 Configurar pedidos de matrcula, pgina 143. Imprimir relatrios de concluso de curso: O fechamento de perodo letivo para alunos de ltimo perodo (srie ou mdulo) marca o aluno como concludente (caso no tenha cumprido a carga horria de estgio ou complementar) ou concludo. Em ambos os casos, diversos relatrios que atestam esta nova situao do aluno so habilitados. No caso dos alunos concludos, possvel inclusive imprimir o diploma ou certificado de concluso do curso, e o histrico final. Veja itens Error! Reference source not found. pgina Error! Bookmark not defined.), Error! Reference source not found. (pgina Error! Bookmark not defined.), Error! Reference source not found. (pgina Error! Bookmark not defined.) e Error! Reference source not found. (pgina Error! Bookmark not defined.) para mais detalhes.

7.2

Desfazer fechamento de perodo

O procedimento de desfazer o fechamento de perodo retorna um perodo letivo fechado do aluno (ou grupo de alunos) para a situao exatamente anterior ao fechamento, ou seja, quando o aluno ainda cursava o perodo letivo em questo. Pode-se dizer que desfazer o fechamento reabre o perodo letivo fechado, habilitando a edio dos dados do mesmo. O objetivo, portanto, permitir que dados at ento bloqueados e disponveis somente para leitura sejam novamente disponibilizados para edio. Por exemplo, uma nota lanada erroneamente em um perodo letivo fechado, no pode ser alterada a menos que o perodo letivo seja desfeito ou alterado (veja item 7.3, pgina 194). O mesmo vale para alterao de faltas ou para a remoo do aluno de um dirio j cursado. Estes procedimentos s podem ser executados em perodos ditos abertos, ou s eja, que o aluno ainda esteja cursando ou que o perodo tenha sido desfeito.

190

Nota Rpida
Atualizando notas e faltas de perodos letivos fechados com pendncia
O item 7.1 (pgina 183) deste manual explica a opo de fechar um perodo letivo mesmo quando existem pendncias de notas (ou conceitos) e faltas, ou seja, mesmo que a situao do(s) aluno(s) ainda esteja marcada como cursando em alguns dirios. Neste caso, as nicas duas opes para, uma vez obtidos os dados no lanados, atualizar o perodo letivo para que o mesmo fique com uma situao sem pendncias so 1) desfazer o fechamento de perodo para o(s) aluno(s) com as pendncias, atualizar os dados pendentes nos dirios e executar novamente o procedimento de fechamento de perodo ou 2) alterar o fechamento (item 7.3) para cada aluno e incluir os dados pendentes. COMO UTILIZAR O RECURSO Para desfazer um fechamento de perodo letivo, acesse o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Fechamento de Perodo >> Desfazer Fechamento , conforme ilustra a figura abaixo.

191

Em seguida, defina os critrios de filtro desejados para listar o(s) aluno(s) que ter (ao) o perodo letivo desfeito. Note que no h filtro obrigatrio o que, teoricamente, permite que todos os perodos letivos fechados, de todos os alunos da instituio, sejam desfeitos se necessrio. O caso mais comum, entretanto, desfazer o fechamento de uma turma ou perodo (srie ou mdulo) para um ano e perodo letivo especfico. Assim, uma vez definidos os critrios, basta clicar no boto para que

todos os alunos com ano(s) e perodo(s) letivo(s) fechado(s) sejam listados na tabela, conforme ilustra a figura abaixo. Em seguida, basta clicar no boto para desfazer o fechamento de todos os alunos listados.

192

Figura 77 Procedimento de Desfazer Fechamento de Perodo Letivo, aps o clique no boto Listar

Note que imediatamente aps executar o procedimento, o fechamento de perodo letivo para o mesmo grupo de alunos pode ser realizado normalmente, retornando os alunos para a mesma situao em que se encontravam quando o perodo letivo estava fechado. Uma vez alterado os dados, entretanto, um novo fechamento poder gerar uma nova situao para o(s) aluno(s) cujos dados foram alterados. Por exemplo, um aluno que teve a situao em um dirio alterada de reprovado para aprovado por conta de um novo lanamento de nota, poder, aps um novo fechamento de perodo, ser aprovado no perodo (ou srie ou mdulo) e ir para o perodo seguinte ao invs de ficar reprovado e ser forado a repetir o perodo. DESFAZENDO PERODOS SEGUINTES Durante o procedimento de desfazer o fechamento, uma opo que deve ser utilizada com extrema cautela a de desfazer perodos seguintes, disponvel logo ao lado do boto . Uma vez marcada, o processamento ir desfazer o perodo

letivo atual do aluno (listado na tabela), excluindo tambm todos os dados disponveis em perodos posteriores. Por este motivo o sistema inclusive exibe uma janela de aviso solicitando a confirmao da opo.

193

Figura 78 Janela de aviso solicitando a confirmao da opo desfazer perodos seguintes

Note que esta opo est disponvel para os casos onde os dados do perodo letivo posterior ao que est sendo desfeito sejam irrelevantes ou incorretos e precisam ser gerados novamente. Isto geralmente acontece quando o perodo desfeito imediatamente anterior ao perodo atual da instituio que ainda no comeou e est sendo configurado. Para os casos onde o perodo letivo a ser desfeito antigo (por exemplo, desfazer o primeiro perodo letivo de um grupo de alunos que j est no quarto ou quinto perodo letivo) extremamente recomendvel que a opo desfazer perodos seguintes no seja marcada. Caso seja marcada, neste caso, a mesma excluir todos os dados destes alunos para todos os perodos letivos posteriores ao primeiro.

7.3

Alterar fechamento

O procedimento de alterar o fechamento permite, num nico ambiente, a alterao de todas as notas e/ou faltas de um aluno em um ano e perodo letivo especfico. A funo muito til para tratar correes ou pendncias em alunos especficos sem a necessidade de desfazer o fechamento primeiro. COMO UTILIZAR O RECURSO Para alterar um fechamento de perodo letivo, acesse o menu Registro Escolar >> Procedimentos >> Fechamento de Perodo >> Alterar Fechamento, conforme ilustra a figura abaixo. 194

Em seguida, localize a matrcula do aluno desejada na caixa de pesquisa e selecione o ano e perodo letivo cujo fechamento ser alterado. Note que somente perodos fechados podero ser alterados. A Figura 79 abaixo exibe a janela para alterao do fechamento de perodo do aluno ALISSON no ano e perodo letivo de 2006/1. Na tabela, so exibidos os dirios das disciplinas cursadas pelo aluno, as respectivas situaes, notas, faltas e quantidade de aulas dadas. Na barra inferior so exibidas as seguintes informaes respectivamente: A carga horria total cursada pelo aluno no ano e perodo letivo selecionado, o total de faltas em todas as disciplinas cursadas no ano e perodo letivo, o percentual de freqncia, e a situao final no perodo. Esta ltima informao atualizada automaticamente sempre que alguma nota ou falta de alguma disciplina do aluno for alterada.

195

Figura 79 Alterar Fechamento

Para alterar o fechamento do perodo letivo selecionado, simplesmente altere na prpria tabela as notas, faltas e/ou quantidade de aulas dadas. O sistema se encarregar de automaticamente calcular as novas mdias (de acordo com a estrutura de curso do aluno) e definir a nova situao final no perodo. Aps os lanamentos, para confirmar a alterao clique no boto .

Note que s ser possvel confirmar as alteraes caso a situao de todas as disciplina seja final, ou seja, o aluno no poder estar com a situao cursando ou prova final em nenhuma disciplina da tabela.

196

8
8.1

Consultas gerais do sistema

Alunos

Para consultar os dados de um aluno, acesse o menu Registro Escolar >> Consultas >> Dados dos Alunos, conforme ilustra a figura abaixo .

O sistema exibir o ambiente de consulta apto para a seleo de um aluno para consulta. Para tal, utilize um dos mtodos de consulta da caixa de pesquisa Matrcula. Note que ao clicar no boto caso seja necessria uma busca avanada, uma janela com

diversas opes de filtros ser exibido, ao contrrio da janela padro de pesquisa. Uma vez localizado o aluno, seus dados pessoais sero exibidos na primeira aba.

197

Figura 80 Aba "Dados Pessoais" da janela de Consulta Dados dos Alunos

CONSULTANDO DADOS DO ALUNO Uma vez localizado o aluno desejado, diversas opes de consulta e impresso de dados ficam disponveis imediatamente, agrupadas por categorias organizadas nas diferentes abas da janela de consulta. A primeira, Dados Pessoais, destacada na Figura 80 acima exibe todos os dados pessoais do aluno disponveis no sistema. As demais abas, Dados Acadmicos , Boletim, Histrico, Estgios/Atividades Complementares, Histrico de Alteraes e Premiaes/Medidas Disciplinares, exibem informaes especficas do aluno em cada uma destas categorias. Na barra inferior da janela, o boto permite a impresso de relatrios

com informaes relativas a aba atualmente selecionada (lembre-se que para selecionar uma aba basta clicar sobre seu ttulo). Por exemplo, para imprimir o boletim do aluno selecionado, primeiro selecione a aba Boletim e em seguida clique sobre o boto

198

para visualizar o relatrio a ser impresso. O boto pessoais do aluno selecionado. permite ao usurio com permisso alterar os dados

Nota Rpida
Agilizando a execuo de procedimentos para o aluno selecionado na consulta
A qualquer momento, voc pode clicar com boto direito do mouse na janela de consulta para acessar um menu com diversas opes de procedimentos e relatrios que podem ser acessados para o aluno selecionado. VISUALIZANDO DADOS ACADMICOS Na janela de consulta a segunda aba, Dados Acadmicos, uma das mais importantes. Ela fornece uma viso geral bastante precisa da situao acadmica atual do aluno, facilitando a identificao de possveis problemas. Na parte superior desta aba so exibidos os dados da matrcula do aluno (curso, matriz curricular, perodo letivo de ingresso, situao atual da matrcula do aluno, dentre outras informaes). Na parte inferior, esquerda, so exibidos os dados do diploma do aluno, caso o mesmo j tenha finalizado o curso. direita est uma tabela dividida em pelo menos 3 abas exibindo a evoluo da matrcula do aluno ao longo dos perodos letivos. A primeira aba, Matrcula por Perodo, destaca informaes bsicas de cada ano e perodo letivo cursado pelo aluno. Tipicamente, para um aluno em curso, esta tabela possui registros de anos e perodos letivos concludos (fechados) e o mais recente em andamento. O exemplo abaixo ilustra bem este cenrio. Nele, a aluna terminou os anos e perodos letivos de 2004/2 at 2007/1 e est com a situao no perodo 2007/2 em aberto, indicando que a aluna ainda no renovou a matrcula para iniciar a cursar este perodo. Note tambm que em 2007/2 no h informao da data da matrcula (uma vez que a renovao de matrcula ainda no foi efetuada) e da turma na qual a aluna se encontra.

199

Figura 81 Aba "Dados Acadmicos" da janela de Consulta Dados dos Alunos

A aba seguinte, Dependncias/Adaptaes, destaca em sua tabelas as disciplinas que o aluno cursou ou est cursando em dependncia. J a aba Procedimentos Realizados exibe os procedimentos acadmicos (trancamento, afastamento, jubilamento, etc.) realizados para o aluno selecionado. Para alguns casos de aluno consultado, dependendo da estrutura de curso (veja o item 2.5, pgina 32), uma quarta aba ainda pode ser exibida. Trata-se da aba Mdulos Concludos que destaca os mdulos concludos em cada ano e perodo letivo cursado pelo aluno. BOLETIM E HISTRICO As duas abas seguintes da janela de Consulta Dados dos Alunos , Boletim e Histrico, permite a consulta detalhada aos dados de notas e faltas de todos os anos e perodos letivos cursados ou em curso. No boletim, os detalhes das notas de todas as etapas so destacados e ainda possvel comparar o desempenho do aluno com o desempenho mdio da turma atravs do grfico na parte inferior da janela.

200

Nesta aba, o boto

imprime o boletim completo do aluno no ano e

perodo letivo selecionado na caixa de listagem da parte superior, denominada Selecione o Perodo Letivo. Para imprimir o grfico, basta clicar previamente na opo Exibir grfico de desempenho na etapa. O histrico do aluno, por sua vez, no exibe as notas e faltas parciais de cada etapa mas oferece uma viso concisa de todas as disciplinas cursadas bem como sua nota e falta finais. Importante observar que o histrico traz a relao organizada de acordo com a matriz curricular do aluno, o modelo utilizado pelo sistema para definir quais so as disciplinas que o aluno precisa cursar para concluir o curso. Assim, disciplinas que o aluno cursou fora da matriz no aparecero agrupadas por srie, perodo ou mdulo. Ao contrrio, aparecero ao final com a coluna Perodo em branco. Para maiores informaes consulte o item Cuidados necessrios ao lidar com matrizes curriculares, pgina 61. CONSULTANDO ALTERAES DOS DADOS DO ALUNO REALIZADAS NO SISTEMA A aba Histrico de Alteraes exibe as modificaes dos dados do aluno realizadas no sistema. Atravs desta aba, possvel consultar todo o histrico de operaes do sistema (incluso, alterao e excluso de dados) para o aluno selecionado. Esta consulta til por permitir avaliar a situao do aluno e identificar se algum procedimento foi executado incorretamente, facilitando correes futuras. Tambm possvel auditar o sistema atravs desta funcionalidade.

8.2

Professores

Para consultar os dados de um aluno, acesse o menu Registro Escolar >> Consultas >> Dados dos Professores, conforme ilustra a figura abaixo.

O sistema exibir o ambiente de consulta apto para a seleo de um professor para consulta, da mesma maneira que na janela de consulta aos dados dos alunos. Para tal, 201

basta utilizar um dos mtodos de consulta da caixa de pesquisa SIAPE.

Figura 82 Janela de consulta aos dados do professor

CONSULTANDO DADOS DO PROFESSOR A consulta dos dados dos professores segue a mesma lgica da consulta aos dados dos alunos (item 8.1, pgina 197). Os dados do professor localizado esto organizados em categorias distintas agrupados atravs das abas Dados Pessoais, Dados dos Professores, Perodos Letivos, Disciplinas, e Horrios. As duas primeiras abas permitem a visualizao dos dados de cadastro do professor, identificando seus detalhes pessoais e de registro como professor. J a aba Perodos Letivos exibe uma tabela com a situao do professor (caso haja alguma alterao no seu vnculo, modalidade de contratao, titularidade, ou carga horria) em cada ano e perodo letivo. A aba Disciplinas permite visualizar todas as disciplinas ministradas pelo professor ou ainda em curso no ano e perodo letivo corrente da instituio. As disciplinas esto organizadas por ano e perodo letivo que podem ser selecionados atravs da caixa de seleo de correspondente. Alm disto, ao clicar num item da tabela da aba Dirios, permite visualizar os respectivos alunos e suas notas e faltas em todas as etapas do dirio selecionado atravs da aba Alunos. A figura abaixo ilustra um exemplo dos dados das duas abas. 202

Figura 83 Duas abas destacando os dirios e os aluno do dirio selecionado para o professor sendo consultado

Finalmente, a aba Horrios permite a consulta ao horrio do professor para um intervalo de datas desejado. Basta selecionar a data inicial e final nas caixas de seleo correspondentes e clicar no boto Pesquisar para exibi-lo.

203

9
9.1

Relatrios do sistema
Listagem de alunos

O relatrio de Listagem de Alunos um dos relatrios mais abrangentes do sistema devido a diversidade de tipos de relatrio para exibio do aluno e s diversas opes de filtros e agrupamentos para limitar a listagem a objetivos especficos do usurio. Assim, dependendo das opes definidas, um relatrio de listagem de alunos pode ser traduzido, por exemplo, em um relatrio de listagem de alunos por curso ou por turma ou ainda um relatrio de listagem de alunos de um dirio, nvel de ensino, e/ou situao da matrcula. COMO UTILIZAR O RECURSO Para acessar o relatrio de Listagem de Alunos, acesse o menu Registro Escolar >> Relatrios >> Listagem de Alunos, conforme ilustra a figura abaixo .

LISTAGEM SIMPLES DE ALUNOS A maneira mais simples de obter uma listagem de alunos simplesmente clicar no boto e, em seguida, no boto para obter uma prpara enviar o relatrio

visualizao do relatrio ou no boto

diretamente para a impressora padro configurada no computador. Estes passos (sem alterar nenhuma das outras opes j definidas por padro) iro imprimir uma listagem simples de alunos (somente sua matrcula e seu nome completo)

204

agrupados pela unidade de ensino (instituio) na qual se encontram matriculados, ordenados pelo cdigo da instituio e pelo nome do aluno. Mas possvel obter muitas outras listagem atravs da configurao dos filtros disponibilizados na parte superior na janela, conforme ilustra a Figura 84 abaixo. Para imprimir, por exemplo, uma listagem de alunos de um curso especfico, basta marcar o filtro Curso correspondente e localizar o curso desejado na caixa de pesquisa correspondente. O mesmo processo pode ser feito para os demais filtros, inclusive combinando-os para obter listagem com customizaes bem especificas. Por exemplo, possvel obter uma listagem de alunos aprovados no ano e perodo letivo (Filtro Sit. Perodo selecionado como aprovado) escolhidos, de um curso especfico, e de turma(s) especfica(s). Duas observaes so importantes. A seleo do ano e perodo letivo so obrigatrias. Ou seja, listagem de alunos sempre feita por ano e perodo letivo. Alm disto, alguns filtros permitem multi-seleo como o caso de turmas. Estes filtros esto destacados em vermelho e aps a sua seleo inicial, o boto exibido indicando a possibilidade

de seleo de mais de um item, no caso de turmas, mais de uma turma.

Figura 84 Janela Listagem de Alunos

205

9.2

Dirio de Classe

O relatrio Dirio de Classe fornece as informaes necessrias ao professor para que o mesmo exera o controle de freqncia e notas dos alunos bem como do contedo lecionado. PR-REQUISITOS 1) Antes da impresso do relatrio verifique se todos os alunos j esto corretamente matriculados no dirio. Se for o caso, proceda a enturmao dos alunos faltantes ou efetue a matrcula por componente curricular. Ter a relao de alunos correta evita que voc tenha que imprimir novamente este relatrio com informaes atualizadas ou mesmo que o professor tenha que adicionar nomes de alunos mo (com permisso do registro) no futuro. 2) Ainda que no seja obrigatrio, recomendvel que o nome do professor responsvel pelo dirio j esteja associado ao mesmo. Isto permite que seja feito o filtro por professor para localizar o dirio desejado e tambm permite que o nome do mesmo seja impresso no relatrio. PROCEDIMENTO DE IMPRESSO DE DIRIO DE CLASSE Para efetuar a impresso de dirio de classe utilize o menu Registro Escolar >> Relatrios >> Dirio de Classe.
Como utilizar o recurso

206

Figura 19 A tela de impresso de Dirio de Classe

Antes da impresso faa o filtro para localizar o dirio de classe para que voc deseja imprimir. exceo do filtro por Estrutura de Curso, que obrigatrio, todos os outros podem ou no ser utilizados. Aps a seleo das opes de filtros desejados clique no boto , para

que o sistema traga todos os dirios de classe que se encaixe nos filtros. Dos dirios listados apenas sero impressos os selecionados por voc para impresso. Caso deseje imprimir todos os listados clique no boto .

Escolha ento as opes de relatrio conforme descrito abaixo:

Figura 20 Detalhe das opes do relatrio Dirio de Classe

Exibir relatrio: escolha aqui o tipo (modelo) de relatrio de dirio de classe que se deseja imprimir. 207

Relatrio Preenchido: Marcando-se esta opo o relatrio j vir preenchido com eventuais informaes j lanadas pelo professor tais como freqncia e notas dos alunos ou contedo lecionado dependendo do tipo de relatrio selecionado. Se esta opo for desmarcada o relatrio trar apenas as informaes originais do dirio, tais como o nome dos alunos, do professor e da disciplina, exibindo os espaos para lanamento de notas/freqncia/contedo lecionado em branco, permitindo assim ao professor utilizar o relatrio para seu controle manual. Emitir Dirio a partir da data selecionada: Somente para os relatrios Lista de Presena e Lista de Notas e Presena, caso a opo Relatrio Preenchido esteja marcada s sero considerados para a impresso dados de presena impressos de aulas a partir da data informada. Aps a escolha das opes desejadas e seleo dos dirios clique no boto ou para visualizar/imprimir o relatrio.

CONSOLIDAO DE DIRIOS DE CLASSE O objetivo da consolidao de dirios marcar a lista dos alunos matriculados no mesmo como definitiva. Desta forma, a ordem alfabtica e numrica do dirio ser preservada mesmo que novos alunos sejam matriculados no dirio ou que alunos antigos sejam removidos do mesmo. Independente do que ocorre com o dirio consolidado em termos de matrcula de alunos, o mesmo preservar a ordem numrica (que no ato da consolidao era a ordem alfabtica dos alunos matriculados) que existia no ato da consolidao, facilitando o trabalho de identificao dos alunos pelo seu nmero no dirio. Para consolidar um dirio, utilize os filtros disponveis no procedimento de Impresso de Dirio de Classe para localizar o(s) dirio(s) que ser(o) consolidados. possvel consolidar mais de um dirio de uma s vez selecionando os dirios na tabela, clicando sobre os mesmos com a tecla CTRL (ou CONTROL) do teclado pressionada.

208

Figura 85 Janela de Imprimir Dirio de Classe com 3 dirios selecionados para consolidao

Com os dirios desejados selecionados, clique sobre o boto

para

consolid-los. Note que este procedimento s ser executado para os dirios onde a situao da consolidao Provisrio. Repare que a ltima coluna da tabela na Figura 85 acima indica esta situao. O mesmo procedimento deve ser feito para desconsolidar um dirio que tenha sido consolidado anteriormente. Neste caso, aps selecionar os dirios desejados, clique sobre o boto para confirmar a operao.

209

Figura 86 Janela de Imprimir Dirio de Classe com 3 dirios consolidados selecionados

210

10

Padres da Interface

10.1 Elementos dos cadastros e procedimentos

FILTROS Relatrios e alguns tipos de cadastros dependem de uma listagem inicial dos registros a serem impressos ou alterados. As janelas de filtragem do sistema seguem um padro onde os filtros opcionais ficam disponveis e desmarcados. Para habilitar um filtro, basta clicar sobre a caixa logo ao lado do seu nome ou sobre o prprio nome. Uma vez selecionado um filtro qualquer, o campo de consulta (geralmente uma caixa de texto, de listagem ou de pesquisa) fica disponvel para localizao do registro. Eventualmente podem existir itens obrigatrios, que no podem ser desmarcados. No exemplo da Figura 87 abaixo, o campo Estrutura de Curso obrigatrio. Todos os demais campos so opcionais. Uma vez definidos os filtros, basta clicar em para que todos os registros

que correspondam aos critrios sejam exibidos. No exemplo abaixo, todos os dirios de classe do ano e perodo letivo 2007/1, da estrutura de curso Graduao sero exibidos.

Nota Rpida
Filtros no so campos de edio
Ao marcar as caixas de filtro e preencher o(s) campo(s) correspondente(s), voc estar apenas definindo critrios para pesquisar registros j existentes no banco de dados, seja para alter-lo(s), seja para consultar seus detalhes em etapas posteriores. Preencher estes campos no produzir nenhum efeito caso seu objetivo seja inserir um novo registro ou alterar um registro existente. Consulte os tpicos abaixo (Janelas de listagem simples, pgina 215; e Janelas com pesquisa e pginas, pgina 219) para saber detalhes de como inserir ou alterar registros.

211

Figura 87 Exemplo de janela com diversas opes de filtros

CAIXAS DE PESQUISA Em vrias janelas do sistema, sempre que for necessrio escolher algum item, caso a quantidade de opes seja muito grande, o campo utilizado para a seleo ser a Caixa de Pesquisa. Ela composta de duas caixas de texto seguidas do boto .

A caixa de pesquisa permite a localizao rpida do registro de 3 maneiras distintas: 1. Pelo cdigo ou identificao: Esta a forma mais rpida quando se conhece o cdigo do registro. Neste caso, basta digitar o cdigo na primeira caixa de texto e apertar a tecla Enter. Caso o cdigo no exista ser retornada a mensagem Nenhum registro encontrado. Ex.: Na Figura 88 abaixo, o cdigo 300 foi digitado. Aps apertar a tecla Enter, o sistema localizou automaticamente a pessoa associada ao cdigo e preencheu o nome completo da pessoa localizada na segunda caixa de texto.

Figura 88 Registro sendo localizado pelo cdigo na caixa de pesquisa

212

2. Pelo nome ou descrio: Digitando o nome ou parte dele na segunda caixa de texto e teclando Enter sero recuperados todos os registros que contiverem o texto, no distinguindo maisculas/minsculas e acentuao. Ento o primeiro registro (em ordem alfabtica) ser exibido juntamente com seu cdigo. Caso tenha sido recuperado mais de um registro, aparecero duas setas com as quais podemos navegar pelos registros retornados. O mesmo pode ser feito com as setas (anterior) e (prximo) do teclado.

Ex.: Na Figura 89 abaixo o nome joao (sem acento mesmo) foi digitado na segunda caixa de texto. Aps apertar a tecla Enter o sistema retornou a primeira ocorrncia, preenchendo o registro com o nome completo encontrado e com o cdigo na primeira caixa de texto. Como h mais de uma pessoa contendo o texto joao, observe que o sistema as setas ao lado da segunda ca ixa de texto para que os demais registros possam ser visualizados.

Figura 89 Registro sendo localizado pela descrio na caixa de pesquisa

3. Janela de Localizao: Esta a terceira opo de localizao. Clicando no boto , uma janela de localizao ser exibida para que o registro desejado seja localizado. Neste caso, os campos de filtragem podem variar de janela pra janela. Para selecionar o registro voc pode primeiro definir critrios de filtragem e clicar sobre o boto na tabela e clique no boto ou simplesmente selecione o registro . O registro selecionado ser

automaticamente preenchido nas caixas de texto da caixa de pesquisa. Dica: Na maioria das localizaes padres, se voc digitar um trecho do nome procurado e pressionar F2, a janela de localizao j ser aberta filtrada pelo texto que estiver no campo de descrio (o segundo campo). O exemplo abaixo mostra a janela aps ter-se digitado joao e teclado F2:

213

Figura 90 Caixa de pesquisa com a janela de pesquisa aberta

CAIXAS DE LISTAGEM COM SELEO MLTIPLA A caixa de listagem com seleo mltipla funciona como a caixa de listagem mas permite que vrios registros sejam selecionados ao mesmo tempo. Isto feito atravs do boto .

Figura 91 Exemplo de Caixa de Listagem com Seleo Mltipla

Para selecionar apenas um registro, clique sobre a caixa de listagem e selecione o registro desejado na lista. Caso queira selecionar mais de um registro ao mesmo tempo, clique sobre o boto selecionados. . Uma janela ser exibida para que os registros desejados sejam

214

Figura 92 Janela para seleo de mltiplos registros

Nesta janela, selecione na tabela da esquerda o(s) registro(s) desejado(s). Voc pode selecionar mltiplos registros clicando sobre os mesmos com o mouse enquanto mantm a tecla ctrl (control) do teclado pressionada. Em seguida, clique sobre o boto tabela da direita. O boto para incluir o(s) registro(s) selecionado(s) na

incluir na tabela da direita todos os registros da tabela

da esquerda, independente de seleo. Os botes e realizam o procedimento inverso, ou seja, retiram os registros da

tabela da direita e movem-nos para a tabela da esquerda. Marque a caixa Selecionar tambm elementos com esta propriedade no atribuda caso queira listar registros que no possuam a informao desta caixa de listagem preenchida (est nula ou em branco). Uma vez definidos todos os registros desejados (os mesmos devem estar na tabela da direita), clique sobre o boto para confirmar a seleo.

10.2 Janelas de listagem simples

Os cadastros que seguem o padro de Listagem Simples geralmente so utilizados para cadastros que no possuam muitos registros (at algumas centenas) nem muitos 215

campos (atributos). Eles so organizados de forma que os campos a serem preenchidos numa insero ou alterao localizam-se na parte superior da janela, seguido dos botes de controle e de uma tabela com a listagem de todos os registros j cadastrados.

Figura 93 Exemplo de Janela de Listagem Simples

INSERO Para inserir um novo registro basta preencher os campos e clicar no boto .

Observe que os campos de preenchimento obrigatrios estaro destacados em azul escuro. VERIFICAO DE DUPLICIDADE Para ajudar a evitar que dados sejam cadastrados mais de uma vez equivocadamente, vrias janelas esto equipadas com um mecanismo de deteco de registros duplicados. Assim, se o sistema localizar algum registro muito semelhante ao que est sendo cadastrado ele alertar o usurio de que j existe um registro semelhante, pedindo a confirmao para prosseguir com o cadastro. A Figura 94 abaixo mostra a janela exibida ao tentar-se cadastrar pela segunda vez a coordenadoria de Ensino Mdio.

216

Figura 94 Janela de Verificao de Duplicidade

ALTERAO Para alterar os dados de algum registro cadastrado, basta seleciona-lo na tabela e clicar no boto . Neste momento o sistema preencher os campos da janela com os e .Com os

dados do registro selecionado e exibir os botes

campos do registro original preenchidos, basta alterar as informaes desejadas e clicar no boto para confirmar a(s) alterao(es).

EXCLUSO Para apagar algum registro basta seleciona-lo na tabela e clicar em . Caso o

registro em questo esteja associado a alguma outro item no sistema, uma mensagem ser exibida indicando que no possvel excluir registro. Neste caso, apague os registros dependentes primeiro.

Figura 95 Mensagem indicando que no possvel excluir um registro

217

JANELAS DE LISTAGEM SIMPLES COM PGINAS Uma variao das janelas de listagem simples incluem abas, guias ou pginas. Estas abas so utilizadas para agrupar informaes dentro de um contexto para separar etapas de um mesmo cadastro. Por exemplo, ao cadastrarmos uma matriz curricular, precisamos definir suas disciplinas (ou componentes curriculares) e seus pr-requisitos/co-requisitos. Este padro de cadastro apresenta vrias pginas e, em cada uma delas, um ou mais cadastros.

Figura 96 Exemplo de Janela de Listagem Simples com Pginas

Repare que, no caso de cadastros, as pginas representam uma relao de hierarquia. No caso do Cadastro de Matrizes Curriculares da Figura 96 acima, a aba (ou pgina) Matriz Curricular representa a informao principal, as prprias matrizes. A aba seguinte, Disciplinas, exibe as disciplinas de uma matriz curricular selecionad a na primeira aba e permite que estas disciplinas sejam configuradas (includas, alteradas, ou excludas). Note, neste caso, que no topo da janela o campo Selecione a matriz indica o registro 218

atualmente selecionado e permite que um outro registro seja selecionado para manipulao de suas informaes dependentes.

10.3 Janelas com pesquisa e pginas

O padro de Janelas com pesquisa e pginas tem um comportamento um pouco diferente do padro de Listagem Simples, tendo duas diferenas fundamentais: Primeiro, ele no traz todos os registros, mas apenas aqueles que casam com um critrio de pesquisa definido pelo usurio. A segunda diferena que os campos de edio inicialmente no ficam visveis. Apenas quando clicamos no boto ou que eles aparecem.

Nota Rpida
Ordem utilizada para inserir registros
Importante observar a diferena na utilizao do boto Listagem Simples e Janelas com Pesquisa e Pginas. No primeiro padro, para inserir um registro basta preencher os campos da janela e clicar sobre o boto para confirmar. para que os campos de entre os padres de

No segundo padro, primeiro deve-se clicar no boto

preenchimento para incluso do registro sejam exibidos. Aps o preenchimento destes, clique sobre o boto para confirmar.

A ordem de utilizao do boto entre os dois padres, portanto, muda. As figuras abaixo ilustram estas duas etapas de um cadastro que segue o padro de janela com pesquisa e pgina. Primeiro, os dirios foram localizados de acordo com um critrio de filtros (Ano letivo, perodo letivo, e curso). Em seguida, o dirio 28433 foi selecionado. Repare a seta na primeira coluna do lado esquerdo da tabela indicando que este registro est selecionado. Por ltimo, aps o clique no boto , a janela altera a sua visualizao (Figura

98) e passa a exibir os campos com os dados do dirio selecionado preenchidos. Repare nas abas ou pginas na parte superior do cadastro para que demais informaes deste 219

dirio possam ser alteradas.

Figura 97 Janela do Cadastro de Dirios. Padro de Pesquisa e Pginas

Figura 98 Janela do Cadastro de Diaros aps o clique no boto Alterar. Repare as pginas (ou abas) na parte superior para que demais informaes do dirio possam ser alteradas.

220

Aps todos os dados terem sido alterados, clique no boto

para confirmar as

alteraes. O sistema retornar tela de consulta (Figura 97) original, mantendo o resultado do ltimo critrio de filtros definido.

221

11

Conceitos do Sistema

11.1 Disciplinas equivalentes

O objetivo das disciplinas equivalentes associar disciplinas que esto fora de uma matriz curricular a uma disciplina da matriz curricular. Assim, alunos que seguem essa matriz podero cursar a(s) disciplina(s) equivalente(s) no lugar da disciplina da matriz dele. Isto feito para resolver casos de ofertas limitadas de uma disciplina e permitir que um aluno de uma matriz especifica (normalmente antiga) conclua seu curso sem a necessidade de manipulaes na matriz curricular do aluno. Outro conceito relacionado o de grupo de equivalncia. Um grupo de equivalncia o conjunto das Disciplinas Equivalentes que precisam ser cursadas e aprovadas para que se obtenha a aprovao na disciplina da matriz curricular. Um grupo de equivalncia identificado por um nmero, permitindo assim que vrios grupos de disciplinas equivalentes sejam definidos para uma mesma disciplina. Para mais informaes, consulte: Pgina do cadastro para configurar as disciplinas equivalentes disciplina, pgina 56; Para cursos onde a matrcula feita por disciplina, consulte a configurao do pedido de matrcula para habilitar o pedido de disciplinas equivalentes, pgina 146; Para cursos seriados, consulte o item Utilizao Bsica da Matrcula por Componente Curricular, pgina 134. PROBLEMAS DE UTILIZAO Veja abaixo a lista dos problemas mais comuns associados a disciplinas equivalentes: O aluno cursou e foi aprovado em uma disciplina equivalente mas no histrico a disciplina da matriz do aluno continua aparecendo como pendente. As possibilidades possveis para este quadro so: o A disciplina equivalente no foi configurada o A disciplina equivalente foi configurada ao contrrio, ou seja, na 222

disciplina que o aluno cursou foi definida a disciplina da matriz como equivalente e na verdade o contrrio seria o correto; o A configurao do grupo de equivalncias no foi feita corretamente. No mesmo grupo de equivalncia estavam associadas duas disciplinas que tinham o mesmo nome e mesma carga horria, ou seja, deveriam estar em grupos de equivalncia diferentes; o Parmetros no banco de dados (triggers) da instituio que tratam das atualizaes das disciplinas equivalentes podem estar desatualizados. Neste caso, contate a equipe de suporte da sua instituio. As disciplinas equivalentes cursadas no esto aparecendo no histrico do aluno o Parmetros no banco de dados (triggers) que tratam das atualizaes de disciplinas equivalentes podem estar desatualizados. Pea a equipe de suporte da sua instituio para verificar o problema.

11.2 Etapas
a diviso do perodo letivo. Dependendo da estrutura de curso, uma etapa pode ser chamada de bimestre, semestre, nota nica, avaliao final, recuperao, ou qualquer outro nome. importante no confundir etapa com perodo letivo ou com perodo. As etapas dividem um perodo letivo em partes avaliativas, ou seja, cada etapa possui uma mdia parcial e um total de faltas refletindo a situao do aluno naquele ponto do perodo letivo. O perodo indica o momento do aluno no seu curso, de acordo com sua matriz curricular. O termo perodo pode variar de acordo com o curso, podendo tambm ser chamado de mdulo ou srie. Para detalhes de configurao, consulte: 2.5 Cadastro de Estruturas de Cursos, pgina 32 2.10 Cadastro de Matrizes Curriculares, pgina 57

223