4.

METODOLOGIA PARA COLETA DE INFORMAES E LEVANTAMENTO DE DADOS

4.1 Introduo

Durante as fases de estudo da viabilidade e anlise do sistema existente, o analista precisa de dados, informaes e fatos que iro ajud-lo no projeto do novo sistema em estudo. Na maioria das vezes, os elementos de que o analista de sistemas necessita no esto a sua disposio de forma clara e objetiva. Portanto, indispensvel procurar esses elementos, "ir atrs", seguindo uma metodologia de coleta de informaes basicamente padronizada para situaes dessa natureza, permitindo assim um trabalho ordenado e bem planejado. Considerando que se trata de uma etapa investigativa, os mtodos mais importantes para a coleta de informaes sobre o sistema atual so: Entrevistas e Pesquisas a arquivos, manuais de procedimentos operacionais,

administrativos e outros, bem como a verificao de todos os tipos de registros de informaes existentes. No perodo de entrevistas, importante lembrar que todas as pessoas diretamente envolvidas no sistema existente podero responder as perguntas do analista, esclarecendo dvidas e eliminando ambigidades. Normalmente, as entrevistas devem ser iniciadas pelos gerentes de departamentos envolvidos. Em seguida, devem ser dirigidas aos demais funcionrios, obedecendo, de preferncia, a uma escala hierarquicamente descendente.

4.2 - Entrevistas

Sem dvida, uma das fontes mais valiosas para a obteno das informaes de que o analista precisa a entrevista. Essa metodologia exige uma srie de cuidados que sero vistos mais adiante e que no devem ser negligenciados nem mesmo pelos profissionais mais experientes. Antes mesmo de iniciar os levantamentos preliminares, o analista deve fazer um planejamento de todo o seu trabalho, inviabilizando improvisaes desnecessrias. E importante o trabalho racional e metdico. Por outro lado, um dos fatores que merece destaque nas entrevistas e o bom relacionamento humano do analista de sistemas com os usurios. Caso sejam negligenciadas tcnicas de relacionamento humano, o levantamento de dados poder ser um verdadeiro desastre. Na verdade, as informaes necessrias s sero obtidas, se o analista possuir "um verdadeiro jogo de cintura" para conseguir conviver com idias muitas vezes divergentes, sem entrar em confronto com usurios, sejam eles de quaisquer nveis na empresa; caso contrrio, o seu trabalho nessa fase poder ser intil. A arrogncia deve ser devidamente controlada, todavia a humildade deve ser dosada, evitando a ingenuidade e, por conseguinte, "a subordinao" do analista aos usurios, o que pode comprometer todo o projeto do sistema em andamento. Logo no decorrer das primeiras entrevistas, o analista coletara uma grande quantidade de informaes, todavia de forma no muito clara, e por isso dever ser analisadas para se ter uma viso geral do sistema em operao.

4.2.1 - Planejamento de uma Entrevista

As entrevistas, de uma forma geral, tm um objetivo anlogo, pois a maioria delas busca informaes de natureza especfica para cada caso.

Quando se trata de analisar o sistema existente e descobrir as reais necessidades da empresa em termos de dados e informaes, as entrevistas devem ser bem direcionadas as suas finalidades e no deve ser esquecido nenhum dos seguintes pontos: 1 - Marcar Data e Horrio para a Entrevista Considerando os compromissos dos usurios, a entrevista deve ser agendada com o entrevistador com vrios dias de antecedncia e visando favorec-lo em tudo o que for possvel, contanto que no prejudique o Born andamento do setor de processamento de dados. importante que o entrevistador seja pontual, pois, qualquer atraso de sua parte reflete desinteresse pelo assunto em pauta e isto pode prejudicar o seu relacionamento com o entrevistado. 2 - A Preparao do Entrevistador O analista de sistemas deve estar bem preparado para realizar a entrevista sob diversos aspectos que veremos neste item. A preparao da entrevista comea em casa com a esquematizao do trabalho a ser realizado. Nessa preparao, deve ser definido de forma clara e objetiva o que realmente precisa ser pesquisado. Para evitar a omisso de informaes ou o retorno do entrevistador ao entrevistado sem necessidade, devem ser relacionados cuidadosamente os itens que precisam ser investigados e seguidos seqencialmente, pois nessa etapa o analista j tenha dados suficientes para saber o que realmente quer. A boa preparao do entrevistador tambm e importantssima, para que na entrevista ele se sinta mais seguro de suas idias e no se perca em detalhes insignificativos para o seu trabalho, descaracterizando os objetivos que foram predefinidos. bom tambm o analista se lembrar de que a documentao da entrevista e fundamental; todavia no se deve anotar palavra por palavra o que o entrevistado fala, constrangendo com isso o prprio usurio. A memorizao

das idias e os pontos-chaves de informaes ajudam bastante na realizaro da entrevista. 3 - O Comportamento do Entrevistador O analista de sistemas possui normalmente um bom preparo acadmico e profissional, alm de uma certa vivncia no trato com pessoas de diversos escales da empresa, e com isso esta apto a executar a tarefa de entrevistas. Principalmente nessa etapa, o seu comportamento deve ser bastante profissional e marcado por boas maneiras no relacionamento com todos os funcionrios que contat-lo, mesmo que no estejam envolvidos no sistema em estudo. bom no se esquecer de alguns itens que devem ser observados por ocasio das entrevistas, a saber: No fumar durante a entrevista; Apresentar-se decentemente trajado e de acordo coram a cultura da empresa; Ficar atento as perguntas e respostas do entrevistado; Mostrar interesse em ajudar o usurio a resolver os problemas que o atingem; No desviar a ateno para assuntos que no te dizem respeito. Evidentemente, estes itens citados podem ser acrescidos de outros, mas as diretrizes bsicas so essas. 4 - A Linguagem do Entrevistador A entrevista nada mais a do que a comunicao de idias e, obviamente, s pode ser realizada se os interlocutores falarem a mesma lngua. Portanto, o entrevistador deve falar a lngua do entrevistado para que os objetivos da entrevista sejam atingidos. Outro detalhe bastante importante na entrevista evitar o uso de termos tcnicos, principalmente quando o usurio no os conhece, pois isso confunde o entrevistado e pode dar a impresso de que o analista no esta entendendo

os problemas mostrados, e passou a utilizar os referidos termos como subterfgio. Durante a entrevista, sempre que possvel, o entrevistador pode tecer elogios do trabalho desenvolvido pelo entrevistado, todavia, de forma honesta, caso contrrio, perder a confiana nele e, por conseguinte no setor de processamento de dados. 5 - Fatos e Opinies Durante uma entrevista, e muito importante que o analista consiga distinguir um fato de uma opinio. Obviamente, fatos so elementos importantssimos na analise do sistema existente, pois, mostram o que realmente acontece no dia-a-dia da empresa e principalmente dos setores envolvidos no projeto do novo sistema. Por outro lado, opinies dos usurios tambm merecem uma grande considerao do analista, mas, como tais, devem ser estudadas e avaliadas para saber at que ponto so vlidas. importante tambm frisar que nessa etapa o analista no deve exprimir a sua opinio sobre determinado assunto relacionado com o sistema em estudo, exceto em casos excepcionais que no atingem em nada o seu projeto. A opinio do analista, quando externada prematuramente, pode acarretar problemas para si prprio no decorrer do seu trabalho ou para o prprio departamento de processamento de dados, pois nesse caso a quem o representa. 6 - Necessidades do Usurio Durante a fase de entrevistas, acontece de o usurio ficar muito entusiasmado com as facilidades que o novo sistema possa te trazer, e acaba desviando a sua ateno das reais necessidades da empresa, passando a raciocinar em termos de desejos pessoais. Diante dessa situao, o analista ter de fazer uma avaliao de forma bastante cuidadosa, descobrindo assim o que deve ser feito para satisfazer a empresa como um todo, sem entrar em confronto com o usurio.

Muitas vezes ocorre de pedir relatrios ou incluses de recursos que jamais tero qualquer utilidade tanto no presente como no futuro. A entra a habilidade profissional do analista em conseguir mostrar que o sistema deve ser elaborado para atender as reais necessidades da empresa, e no para satisfazer apenas os desejos dos usurios.

4.2.2 - Consideraes Gerais sobre a Entrevista

Uma boa entrevista deve ser dividida em trs partes basicamente distintas: introduo, entrevista propriamente dita e o encerramento. Estas partes devem ser interligadas de forma que para o entrevistado sejam imperceptveis. A introduo consiste na identificaro do analista e explanaes sobre os principais objetivos da entrevista. Alm disso, o analista deve informar ao entrevistado quais as razes que o levaram a ser a pessoa escolhida para a entrevista. O analista deve ser bastante claro e objetivo. Nessa fase inicial, por meio da habilidade de comunicao do analista, dever ser criado um clima descontrado e de confiana entre o entrevistado e o entrevistador. A honestidade e segurana do analista podem ajud-lo sobremaneira nessa ocasio. A partir da, comeasse a entrevista propriamente dita que deve ser conduzida com muito profissionalismo pelo analista. Normalmente, cada caso um caso, mas convm lembrar que a colocao de perguntas abertas e bastante abrangentes produz respostas mais reveladoras e por isso so as mais recomendveis. E conveniente prestar muita ateno nas explanaes do entrevistado, anotando os pontos-chaves para anlise mais detalhada. O excesso de anotaes pode tornar o analista inconveniente e dispersivo. Durante a entrevista, o analista deve ter como princpio no criticar a empresa, o trabalho do entrevistado, o sistema existente ou qualquer

funcionrio da organizao. Por outro lado, o analista deve tomar um certo cuidado para no tornar a entrevista num interrogatrio; perguntas aparentemente sem importncia devem ser evitadas. Para encerrar a entrevista, o analista deve manter o mesmo clima de descontrao inicial, agradecendo a ateno do entrevistado e informando-Ihe, caso seja necessrio um novo encontro. Aps a concluso da entrevista, o analista devera fazer um relatrio das informaes obtidas, de preferncia com a mxima urgncia para no perder detalhes ou informaes relevantes porventura no anotadas.

4.3 - A Importncia das Entrevistas bem Elaboradas

As entrevistas, de uma forma geral, como dissemos em itens anteriores, exigem do entrevistador um preparo prvio para que os seus principais objetivos sejam atingidos. bom lembrar que as anotaes durante as entrevistas devem ser realizadas de forma bastante criteriosa, permitindo ao analista uma avaliao um tanto abrangente, sem deixar de lado detalhes de vital importncia para a construo do novo sistema. Apresentamos mais adiante a simulao de duas entrevistas bsicas, mostrando assim o que pode e o que no pode ser realizado na conduo de uma entrevista.

4.3.1 - A Concepo de um Sistema

A DUNAPE Indstria de Autopeas Ltda. de porte mdio, fundada h vinte anos atrs. A sua linha de produo se restringe fabricao de peas injetadas de plstico, comercializadas no mercado paralelo de peas para automveis

nacionais. Nos ltimos anos, essa empresa expandiu seus negcios, aumentando com isso o seu quadro de pessoal principalmente na rea de produo. Os reflexos chegaram logo em seguida. Diversas reas da administrao da empresa comearam a sentir dificuldades para manter as suas respectivas funes em dia, notadamente o departamento de recursos humanos. Esse departamento comeou a ter problemas srios para obter a folha de pagamento processada e fechada ate as datas previstas. Diante dessa situao, a diretoria da empresa solicitou ao departamento de processamento de dados um estudo para otimizar o sistema de folha de pagamento existente, ou apresentar uma alternativa para a construo de um novo sistema. Aps diversos contatos entre os gerentes do departamento de processamento de dados e de recursos humanos, foi designado um analista de sistemas para esse setor para entrevistar o respectivo gerente, buscando assim uma soluo para o problema existente.

4.3.2 - Simulao de uma Entrevista (errada)

1. O Analista de Sistemas. 2. O Gerente de Recursos Humanos.

1. Bom-dia senhor Ricardo. Pao parte do quadro de funcionrios do departamento de processamento de dados da empresa. Provavelmente o senhor j tenha sido informado da minha visita marcada para hoje. 2. Pois no, hoje tenho alguns minutos para atend-lo como prometi ao senhor Rubens, Gerente de Informtica. 1. Como o senhor sabe, estamos querendo fazer algumas mudanas na empresa, principalmente no departamento de recursos humanos,

possibilitando assim uma boa reduo no seu quadro de pessoal. Nota-se que o seu departamento possui excesso de pessoal. 2. Reduo de pessoal, mudanas, logo no departamento de recursos humanos? no... difcil acreditar no que estou ouvindo. Aqui todos os meus funcionrios esto sempre ocupados. 1. Acho que o senhor no entendeu o que eu disse ou quis dizer. Vamos criar um novo sistema de trabalho no seu departamento e quase todo servio ser realizado pelo novo computador; logo, vai sobrar pessoal. O pessoal do CPD vai cuidar de tudo. 2. Acontece que manipulamos no nosso dia-a-dia dados extremamente confidenciais. Imagine uma listagem de salrios nas mos de qualquer funcionrio. 1. O senhor pode ficar tranqilo, pois o computador vai fazer quase todos os seus servios. Hoje, um bom computador substitui muitos excelentes funcionrios. 2. no... Sorriso irnico. Essa conversa com o senhor me deixa preocupado, considerando a importncia da minha rea para a empresa como um todo. 1. Se quiser dar alguma sugesto ao senhor Rubens, pode at faz-lo, contudo vai perder o seu tempo. A deciso j esta tomada e o seu departamento ser colocado na era da informtica. uma necessidade incontestvel. 2. Se a minha opinio no serve para nada, no perca seu tempo (chama a secretaria e pede para lev-lo at a porta). At logo! Passar bem! Quem sabe falaremos em outra ocasio; tenho uma reunio importante na matriz da companhia daqui a pouco.

4.3.3 - Simulao de uma Entrevista (correta)

1. O Analista de Sistemas. 2. O Gerente de Recursos Humanos.

1. Bom-dia senhor Ricardo. Meu nome a Paulo e sou do departamento de processamento de dados. 2. Bom-dia, senhor Paulo. 1. Obrigado por me ceder um pouco do seu tempo. Sei que o senhor esta sempre muito ocupado. 2. verdade, mas em que posso ajud-lo? 1. Bem, como o senhor sabe, estamos estudando uma forma de dar maior apoio ao corpo gerencial da empresa. Comeamos por uma das reaschave da empresa que e o departamento de recursos humanos; todos os departamentos dependem dele. Alm disso, gostaramos de aproveitar as suas idias e experincias se assim o permitir. 2. Pois no. Estou as suas ordens. 1. Obrigado. Acredito que o senhor tem sentido a cada dia que passa o acumulo de trabalhos que vem recaindo sobre a sua rea, com as freqentes mudanas que ocorrem nos dias de hoje. 2. Realmente verdade. Eu mesmo passo horas preenchendo formulrios, relatrios, etc. 1. Certo; isto preocupante. A atividade gerencial propriamente dita acaba sendo prejudicada. Uma pessoa como o senhor necessita estar ocupado com decises, e deixar o trabalho, mas "braal" para o computador. 2. Bom, isso me interessa, e pode ter certeza que eu e meus

funcionrios estaremos a sua disposio em tudo o que for possvel. 1. Est timo. Dentro em breve faremos um novo contato para

podermos, com a sua permisso, falar com alguns de seus funcionrios. 2. Foi um prazer; bom, senhor Paulo.

1. Bom-dia, senhor Ricardo.

4.4 - Pesquisas

Embora a entrevista seja uma das tcnicas mais difundidas atualmente para o levantamento de dados e de fatos, e fundamental que o futuro analista de sistemas tambm saiba que esta no a nica. As pesquisas a documentao da empresa tambm constituem um grande fonte de informaes para o seu trabalho. Na fase de levantamento de dados e de fatos, se o analista fizer opo pela metodologia de pesquisa, deve comear solicitando a todos os departamentos envolvidos copias de todos os documentos utilizados. Essa coletnea de documentos devera conter um mnimo de dois jogos de cada documento, sendo um preenchido e outro em branco. Alm do mais, ressaltamos que a documentao de um determinado setor constituda pelos documentos que ele emite ou recebe, bem como, pelos arquivos mantidos para sua utilizao. Portanto, alerta da anlise de relatrios em geral, manuais de procedimentos administrativos e operacionais, o analista dever fazer uma anlise de todos os arquivos existentes nos setores envolvidos. Na maioria das vezes, a anlise de dados e de fatos e realizada com a utilizao de uma metodologia de trabalho mista, isto e, entrevistas e pesquisas de forma basicamente simultnea. Toda documentao existente deve ser analisada de forma bem detalhada e criteriosa, evitando a perda de alguma informao de grande relevncia.

E bom lembrar que para fazer essa avaliao, recomenda-se divid-la em duas partes: anlise de relatrios e anlise de arquivos. A anlise de relatrios e de arquivos deve ser direcionada para que sejam obtidas as informaes descritas no captulo anterior.

4.5 - Resumo do Captulo

A metodologia para coleta de informaes na anlise e projeto estruturado de sistemas consiste principalmente em entrevistas e pesquisas. No decorrer deste captulo, fizemos uma explanao geral do que a uma entrevista e como ela deve ser planejada. Alm disso, descrevemos como dever ser o comportamento do entrevistador diante das situaes pelas quais ele normalmente ira passar. Por outro lado, mostramos a importncia de no confundir fatos com opinies, alm de destacar que todas as informaes obtidas podem ser importantes, cabe ao analista julgar quais so as de maior relevncia. Finalizando, mostramos que a pesquisa tambm tem um grande valor no levantamento de dados e de fatos, e a documentao a constituda por arquivos mantidos pelo setor envolvido, bem como, pelos manuais de procedimentos operacionais e administrativos por este utilizados. Ressaltamos, que normalmente o analista de sistemas costuma trabalhar com entrevistas e pesquisas basicamente de forma simultnea, para facilitar a obteno das informaes necessrias.