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Cultura Documentos
ISBN: 85-7582-053-2
2008
Impresso no Brasil
Sumrio
CAPTULO I
Rotinas de Escritrio
1
1.5.4
Dinmicas de Grupo ........................................................................................... 21
1.5.5
Relaes Humanas.............................................................................................. 22
1.5.6
Ferramentas certas .............................................................................................. 23
1.5.7
Agradecimento.................................................................................................... 23
1.6 ENQUANTO EST PROCURANDO...............................................................................................24
1.6.1
Trabalho voluntrio ............................................................................................ 24
1.6.2
Trabalho como autnomo................................................................................... 24
1.7 DICAS DE TELEFONEMA PARA QUEM PROCURA EMPREGO......................................................24
1.7.1
O melhor horrio do dia para ligar ..................................................................... 24
1.7.2
Correio de voz .................................................................................................... 25
1.7.3
A atitude certa..................................................................................................... 25
1.7.4
O telefonista ....................................................................................................... 25
1.8 ETIQUETA MAIS DICAS PARA VOC...................................................................................... 25
1.8.1
Telefones celulares e pagers............................................................................... 26
1.8.2
Em locais fechados............................................................................................. 26
1.8.3
Na rua ................................................................................................................. 27
1.8.4
Em restaurantes .................................................................................................. 27
1.8.5
No carro.............................................................................................................. 27
1.8.6
Pagers ................................................................................................................. 28
1.8.7
Respondendo a mensagens em secretrias eletrnicas e correio de voz............ 28
1.8.8
Deixando recado................................................................................................. 28
1.8.9
Nmero errado.................................................................................................... 29
1.8.10 Deixar em espera ................................................................................................ 29
1.8.11 Usando o viva-voz.............................................................................................. 29
1.8.12 Telefonemas de negcios ................................................................................... 29
1.9 EXERCCIOS .............................................................................................................................. 30
2
ATENDIMENTO............................................................................................................ 31
2.1 DEFINIES .............................................................................................................................. 31
2.1.1
O Cliente............................................................................................................. 31
2.2 EXCELNCIA EM ATENDIMENTO.............................................................................................. 31
2.3 SURPREENDER O CLIENTE SIGNIFICA TORN-LO FIEL... ......................................................... 32
2.4 RECEPO ................................................................................................................................ 33
2.4.1
Expresses que geram satisfao ou problemas no atendimento....................... 34
2.5 ATENDIMENTO TELEFNICO .................................................................................................... 35
2.5.1
Telefone.............................................................................................................. 35
2.5.2
Dicas para dar excelncia ao atendimento telefnico ........................................ 35
2.5.3
Controle de Atendimento ................................................................................... 37
2.5.4
Cdigos Fonticos para Soletrar ........................................................................ 38
2.5.5
Fuso Horrio (Referncia Braslia) .................................................................... 39
2.5.6
Feriados Internacionais ...................................................................................... 41
2.6 INTERESSANTE.......................................................................................................................... 42
2.6.1
E-mail ................................................................................................................. 43
2.6.2
Usando a internet................................................................................................ 44
2.6.3
Direito privacidade: esquea ........................................................................... 44
2.6.4
Discrio............................................................................................................. 45
2.6.5
Uso pessoal......................................................................................................... 45
2.6.6
Organizao........................................................................................................ 45
2.7 EXERCCIOS .............................................................................................................................. 46
REUNIES ..................................................................................................................... 47
3.1 OS PRINCIPAIS TIPOS DE REUNIES .......................................................................................... 47
3.1.1
Providncias necessrias para Organizar/Acompanhar uma Reunio. .............. 47
3.1.1.1
3.1.1.2
3.1.1.3
3.1.1.4
3.2
A Sala..................................................................................................................... 48
Os Servios ............................................................................................................ 48
Materiais Necessrios ............................................................................................ 48
Os Participantes ..................................................................................................... 49
PAUTA ....................................................................................................................................... 49
AGENDA ......................................................................................................................... 51
4.1 CONCEITO..................................................................................................................................51
4.2 DICAS DE PREENCHIMENTO ......................................................................................................51
4.3 MODELO SUGERIDO DE UMA AGENDA.....................................................................................52
4.4 EXERCCIOS ...............................................................................................................................52
ARQUIVOS ..................................................................................................................... 53
5.1 O ARQUIVO INFORMATIZADO ...................................................................................................53
5.2 ARQUIVO FSICO .......................................................................................................................53
5.3 TIPOS DE ARQUIVOS .................................................................................................................54
5.4 ACESSRIOS MAIS COMUNS PARA ARMAZENAMENTO ............................................................55
5.5 TIPOS DE ARQUIVOS (CONFORME FREQNCIA DE CONSULTA).............................................55
5.6 TIPOS DE TRANSFERNCIA DO ARQUIVO ATIVO PARA INATIVO OU MORTO ...........................55
5.7 MTODOS DE ARQUIVAMENTO (QUANTO AO TIPO DE DOCUMENTO/DADO) .........................56
5.7.1
Alfabtico ........................................................................................................... 56
5.7.2
Numrico ............................................................................................................ 58
5.7.2.1
5.7.2.2
5.7.3
Alfanumrico ...................................................................................................... 59
5.8 CORRESPONDNCIA PARA ARQUIVO ........................................................................................60
5.8.1
Modelos de protocolo ......................................................................................... 60
5.8.1.1
Livro, caderno:....................................................................................................... 60
5.8.2
Classificao dos documentos ............................................................................ 61
5.9 EXERCCIOS ...............................................................................................................................61
6
GRAMTICA E ORTOGRAFIA................................................................................. 63
6.1 CONCEITOS ................................................................................................................................63
6.2 DICAS PARA EVITAR ERROS NA REDAO DE DOCUMENTOS COMERCIAIS E OFICIAIS ..........63
6.3 SANANDO DVIDAS FREQENTES ............................................................................................65
6.3.1
Verbo Haver e Preposio A .............................................................................. 65
6.3.2
Por que, Por qu, Porque, Porqu....................................................................... 66
6.3.3
A Crase Sem Mistrios... ................................................................................. 67
6.4 NUMERAO ROMANA ............................................................................................................68
6.5 ABREVIATURAS COMUNS NA CORRESPONDNCIA COMERCIAL............................................69
6.6 EXERCCIOS ...............................................................................................................................73
CORRESPONDNCIA.................................................................................................. 75
7.1 TIPOS DE CORRESPONDNCIA ..................................................................................................75
7.2 CORRESPONDNCIA COMERCIAL E OFICIAL ...........................................................................79
7.2.1
Carta Comercial.................................................................................................. 80
7.2.2
Documentos Diversos......................................................................................... 84
7.2.2.1
7.2.2.2
Requerimento......................................................................................................... 84
Ofcio ..................................................................................................................... 85
7.2.2.3
7.2.2.4
7.2.2.5
7.2.2.6
7.2.2.7
7.2.2.7.1
7.2.2.7.2
7.2.2.7.3
7.2.2.7.4
7.2.2.7.5
7.2.2.7.6
Memorando ............................................................................................................ 88
Procurao.............................................................................................................. 88
Declarao.............................................................................................................. 90
Recibo .................................................................................................................... 90
Guias Municipais, Estaduais e Federais................................................................. 91
DARF................................................................................................................ 91
GARE ............................................................................................................... 92
DIC ................................................................................................................... 93
GRFC................................................................................................................ 94
CODAE ............................................................................................................ 95
Protocolo de Recebimentos de Documentos Cadastrais................................... 96
CAPTULO II
Contabilidade
1
CONTABILIDADE ........................................................................................................ 99
1.1 O QUE CONTABILIDADE?.......................................................................................................99
1.1.1
So Princpios Fundamentais de Contabilidade: .............................................. 100
1.1.2
Exerccios ......................................................................................................... 100
1.2 O PATRIMNIO ....................................................................................................................... 101
1.2.1
Conceito............................................................................................................ 101
1.2.2
Representao Grfica do Patrimnio .............................................................. 101
1.2.3
Exerccios ......................................................................................................... 103
1.2.4
Composio do Patrimnio .............................................................................. 104
1.2.5
Exerccios ......................................................................................................... 106
1.2.6
As Origens e as Aplicaes de recursos ........................................................... 107
1.2.7
Exerccios ......................................................................................................... 107
1.3 DA ESCRITURAO CONTBIL .............................................................................................. 108
1.3.1
Livros da Contabilidade ................................................................................... 109
1.3.2
Exerccios ......................................................................................................... 112
1.4 RAZONETE .............................................................................................................................. 112
1.4.1
Exerccios ......................................................................................................... 113
1.5 BALANCETE DE VERIFICAO .............................................................................................. 114
1.5.1
Exerccios ......................................................................................................... 115
1.6 CONTAS DE RESULTADO ....................................................................................................... 116
1.6.1
Conceito............................................................................................................ 116
1.6.2
Regimes de Apurao....................................................................................... 116
1.6.3
Encerramento das Contas de Resultado ........................................................... 117
1.6.4
Exerccios ......................................................................................................... 123
1.7 BALANO PATRIMONIAL ....................................................................................................... 123
1.2.8
Exerccios ......................................................................................................... 127
1.8 LEI 6.404/76........................................................................................................................... 127
1.8.1
Exerccios ......................................................................................................... 129
1.9 FORMULRIOS........................................................................................................................ 130
TERMO DE ABERTURA .................................................................................................. 131
TERMO DE ENCERRAMENTO ....................................................................................... 134
TERMO DE ABERTURA .................................................................................................. 135
TERMO DE ENCERRAMENTO ....................................................................................... 138
TERMO DE ABERTURA .................................................................................................. 139
TERMO DE ENCERRAMENTO ....................................................................................... 142
TERMO DE ABERTURA .................................................................................................. 143
TERMO DE ENCERRAMENTO ....................................................................................... 146
CAPTULO III
Departamento pessoal
1
1.7.5
Quanto localidade de recebimento do salrio-maternidade........................... 162
1.7.6
Quanto sua durao........................................................................................ 162
1.7.7
Quanto demisso da gestante......................................................................... 162
1.8 CIPA COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES .............................................. 162
1.9 O TRABALHO DO ESTAGIRIO CONTRATO DE ESTAGIRIO ............................................... 163
1.10 EXERCCIOS ............................................................................................................................ 163
2
2.3.2
Descontos Legais.............................................................................................. 174
2.3.3
Descontos Sindicais.......................................................................................... 175
2.3.4
Exerccios ......................................................................................................... 176
2.4 FOLHA DE PAGAMENTO......................................................................................................... 177
2.4.1
Exerccios ......................................................................................................... 177
2.5 CLT PRINCIPAIS ARTIGOS ................................................................................................... 178
2.5.1
Carteira de Trabalho e Previdncia Social ....................................................... 178
2.5.2
Horrio de Trabalho.......................................................................................... 185
2.5.3
Perodo de Descanso......................................................................................... 188
2.5.4
Aviso Prvio ..................................................................................................... 189
2.5.5
Resciso de Contrato de Trabalho.................................................................... 190
2.5.6
Exerccios ......................................................................................................... 196
2.6 FONTES BIBLIOGRFICAS E AGRADECIMENTOS DOS AUTORES .......................................... 197
2.6.1
Agradecimentos da autora ................................................................................ 197
2.6.2
Agradecimentos do autor.................................................................................. 198
CAPTULO I
CAPTULO I
Rotinas de Escritrio
1 Definies da Funo e Currculo
Caminho percorrido por um documento; meio apropriado consecuo dum fim; percurso de um processo segundo
as regras.
Em uso, em andamento, vlido.
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
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CAPTULO I
Exemplo:
Marta Aparecida Santos.
20 anos, Solteira.
Av. Joo Jorge, 440 Vila Industrial.
Campinas SP 13036-180.
(19) 3266-3030 e 3030-2990.
marta@xxx.com.br.
Importante.
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Evitar siglas e
incompreensvel);
abreviaturas
(podero
deixar
documento
1.
2.
3.
4.
5.
6.
os
mais
atuais
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CAPTULO I
7.
8.
9.
Papel Verg, nas cores amarela, palha, azul clara ou branca, o mais
indicado;
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
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CAPTULO I
1.5.1 Entrevista
A finalidade saber detalhes sobre a carreira, a empresa e ramos de
atividade, com o objetivo geral de avanar mais um passo em sua busca de
emprego. O candidato, portanto, deve ir em busca de uma oportunidade de
entrevista:
Envie uma carta concisa de apresentao;
Conclua a carta afirmando que dar um telefonema;
Na mesma semana, telefone e pergunte quando pode ser agendada uma
entrevista;
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
MULHERES
20
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CAPTULO I
Maquilagem: suave.
Acessrios
(bolsas,
cintos
e
bijuterias): combin-los com todo o
conjunto de roupas.
Blusas e saias: sem decotes ou
comprimentos
ousados
para
evidenciar a sua elegncia, e no o
seu corpo.
A moda deve ser muito bem analisada, pois nem sempre ela adequada
ao ambiente que freqentarmos;
Evite cacoetes, como: t?, veja bem; e frases prontas, como: com certeza,
claro que sim, concordo plenamente;
Vitria, sucesso.
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
PROVVEL AVALIAO
Mo sobre a boca.
Desviando
o
entrevistador.
olhar
do
Exibicionismo, egocentrismo.
Mos no bolso.
Aperto de mo frgil.
22
CAPTULO I
Se algum problema gerou uma crtica abusiva, solucione-o, sem abalarse com a crtica;
1.5.7 Agradecimento
Depois da entrevista para informaes, envie um bilhete de agradecimento
ou e-mail, no mesmo dia, no mximo na manh do dia seguinte. Agradea a
pessoa pelo tempo que ela lhe dedicou e pelos comentrios que fez sobre sua
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
carreira e a empresa. Isso no s a far sentir-se bem pela ajuda que lhe deu
como ainda reforar a impresso positiva que, esperamos, voc tenha
causado.
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CAPTULO I
1.7.4 O telefonista
No tente ficar amigo do telefonista ou secretrio, mas fale com ele de
maneira amistosa e firme. Aquele que o considerar agressivo ou arrogante
sem dvida ter motivos para no transferir a sua ligao. Diga que sabe que
a pessoa com quem deseja falar deve estar muito ocupada e pergunte ao
telefonista que horrio ser mais apropriado para telefonar. Se conseguir
realizar essa misso de bom tom um novo agradecimento, desta vez para
esse telefonista cordial e cooperativo.
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
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CAPTULO I
chances de algum por perto estar ouvindo a sua conversa, voc nunca ter
certeza absoluta. uma atitude sensata evitar temas confidenciais num tom
de voz que todos possam escutar, especialmente durante alguma reunio ou
num local pblico.
1.8.3 Na rua
Lembre-se apenas de no gritar ao telefone, enquanto vai andando pela rua.
Acima de tudo, falar alto pode dar impresso, para quem passa na rua, de
que voc est querendo chamar a ateno. Tenha em mente sua segurana,
especialmente quando cruzar esquinas.
1.8.4 Em restaurantes
A velha regra de que tudo tem sua hora e lugar aplica-se aqui de maneira
especial, pois o restaurante um lugar para onde as pessoas vo em busca de
um pouco de descanso, para fazer uma refeio tranqila, livre das presses
do dia de trabalho. Alguns estabelecimentos exigem que o celular seja
desligado; claro que h excees, como a me que precisa falar com a bab.
Mesmo que voc esteja na companhia de pessoas da sua intimidade, pea
licena e telefone do hall de entrada ou do banheiro.
Se estiver em um almoo de negcios ou de cunho social, fazer ou receber
ligaes mesa falta de considerao e educao.
Se a pessoa da mesa ao lado est falando em seu celular, numa conversa
fiada que nunca acaba, enquanto voc tenta falar de negcios com um
cliente, um olhar recriminador surtir o efeito necessrio. Se ela continuar,
fale com o matre.
1.8.5 No carro
Telefone num carro em movimento levanta a questo de segurana. Manter
uma conversa ao telefone distrai a ateno do motorista. Faa uso de
dispositivos que deixem as mos livres: como fone de ouvido, viva-voz etc.
Estes recursos diminuem o risco; mas a melhor opo encostar o carro por
um instante, no meio-fio, e depois telefonar.
Tenha em mente que a conexo feita dentro de um carro pode ser precria, o
que deixar a pessoa para quem voc ligou menos satisfeita, se voc tiver
que ficar repetindo.
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
1.8.6 Pagers
O incmodo de um pager o mesmo de um celular.
Os que usam esse aparelho devem lembrar que, por mais urgente que seja a
mensagem, o som deve ser desligado assim que foi ouvido, especialmente
em locais pblicos.
Os modelos mais novos contm correio e voz, e mensagens numricas e
alfanumricas.
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CAPTULO I
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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
1.9 Exerccios
1. Defina, previamente,
Administrativo.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2. Elabore, atualizando conforme as orientaes deste captulo, seu currculo
profissional.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
3. Crie um Plano de Ao para que consiga participar, com excelncia, de uma
entrevista (pense em sua postura, modo de vestir-se, tcnicas de conduo do
dilogo ou dinmica de grupo e etc.).
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_______________________________________________________________
4. Cite itens prticos das regras atuais de etiqueta.
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