A EXPERINCIA DO CEDRIC NA

GESTO DOCUMENTAL DO CENTRO

TECNOLGICO DE CARVO LIMPO
Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont
So Paulo (SP), 22 de julho de 2015

CEDRIC

Centro de Documentao e
Rede de Informao do Carvo

Repositrio de informao sobre a

atividade carbonfera e meio ambiente,
contando com acervo bibliogrfico,
cartogrfico, iconogrfico, multimdia e
arquivstico.

SATC

Associao Beneficente da Indstria

Carbonfera de Santa Catarina

Cricima/SC

Sindicato da Indstria de
Extrao do Carvo de Santa
Catarina

SIECESC

REDE
CARVO

Associao Beneficente da
Indstria Carbonfera de
Santa Catarina

Fundao de Apoio a
Pesquisa Cientfica e
Tecnologia do Estado de
Santa Catarina

SATC

FAPESC

CEDRIC

2013
2010

2007

2004

CTCL

Centro Tecnolgico de
Carvo Limpo

Conduz pesquisas e apoia o setor

carbonfero, promovendo o
desenvolvimento tecnolgico e a
inovao cientfica.
Integra o Parque Tecnolgico da SATC.

CTCL

Centro Tecnolgico de
Carvo Limpo

Ncleo de Pesquisa
-

Meio Ambiente
Geologia e Minerao
Converso
Segurana

Problemas
Extravio de documentos;
Inmeras cpias do mesmo material;

Vrias pastas de arquivo com o mesmo assunto;

Falta de agilidade na localizao dos documentos;
Desconhecimento de retiradas.

Objetivos
Estabelecer uma padronizao arquivistica;
Ordenar o fluxo de documentos;

Determinar mtodos de acondicionamento arquivstico;

Definir acessibilidade na recuperao dos documentos.

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

Requisitos para padronizao

arquivstica segundo o CONARQ
(Conselho Nacional de Arquivos)

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

CLASSE
INSTITUCIONAL

Subclasse
Funo

Subclasse

Subclasse

Funo
ATIVIDADES

Tabela de
Temporalidade

Subfuno

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

000 Administrao Geral

100 SATCEDU
200 SATCTEC
300 (vago)
400 (vago)
500 (vago)
600 (vago)
700 (vago)
800 (vago)
900 Assuntos Diversos

CLASSES PRINCIPAIS

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

000 Administrao Geral

100 SATCEDU
110 EDUTEC
120 FACULDADE
130 EXTENSO
200 SATCTEC
210 CTCL
220 INCUBADORA
230 LCSATC
....
900 Assuntos Diversos

SUBCLASSES

SUBCLASSES

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

200 SATCTEC
210 CTCL
211 CEDRIC
212 MEIO AMBIENTE
213 MINERAO/GEOLOGIA
214 CONVERSO
215 SEGURANA

FUNES

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

200 SATCTEC
210 CTCL
211 CEDRIC
212 MEIO AMBIENTE
212.01 PROJETOS
212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS
212.03 MONITORAMENTO DE SOLO
213.04 MONITORAMENTO DO MEIO BITICO
213.05 MONITORAMENTO DOS RECURSOS HDRICOS

213 MINERAO/GEOLOGIA
214 CONVERSO
215 SEGURANA

SUB
FUNES

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

ISAD (Norma Internacional de Descrio

Arquivstica)
NOBRADE (Norma Brasileira de Descrio
Arquivstica)

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao

reas de descrio NOBRADE

1 rea de identificao
2 rea de contextualizao

Norma de
Descrio
Arquivstica

3 rea de contedo e estrutura

4 rea de condies de acesso e uso
5 rea de fontes relacionadas
6 rea de Notas

Tabela de
Temporalidade

7 rea de controle da descrio

8 rea de pontos de acesso e indexao de assuntos

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

reas de Descrio
1. rea de identificao

Elementos e Campos de Descrio

1.1 Cdigo de Referncia
1.2 Ttulo
1.3 Data(s)
1.4 Nvel de Descrio
1.5 Dimenso e suporte

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

Elementos obrigatrios

1.1 Cdigo de referncia

1.2 Ttulo
1.3 Data
1.4 Nvel de descrio
1.5 Dimenso e suporte
2.1 Nome dos produtores
4.1 Condies de acesso

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

A NOBRADE no preceitua formatos de dados em

sistemas de descrio automatizados ou manuais.

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao
Norma de
Descrio
Arquivstica

Tabela de
Temporalidade

NOBRADE X MARC 21

Padronizao Arquivstica
Plano de
Classificao

Em processo.

Norma de
Descrio
Arquivstica

Comisso Permanente de Avaliao de

Colees (CPAC).

Tabela de
Temporalidade

Fluxo de documentos
SETOR DE PROTOCOLO
(SECRETARIA)

Entrada
Documentos
Recebidos
Documentos
Enviados

Registro

SETOR DE ARQUIVO
(CEDRIC)
PrClassificao

Processamento

tcnico

Acondicionamento

Emprstimo
e Consulta

Protocolo
(Secretaria)
Receber os documentos;
Cadastrar dados no sistema de protocolo:
Numero progressivo, data de recebimento,
cdigo do assunto, Remetente (Procedncia),
Destinatrio, Tipologia documental, Assunto
Breve (caso necessrio)
Encaminhar as correspondncias aos
destinatrios (interno e externo) Se for externo
retirar cpia do material para arquivamento
Encaminhar ao setor de arquivo com o
protocolo de entrega de documentao dando
baixa no sistema de protocolo.

Fase Corrente

Arquivo
(CEDRIC)
Receber os documentos pelo setor de
Protocolo;
Avaliar os documentos a serem arquivados;
Separar documentos para anlise da CPAC;

Realizar a catalogao e indexao dos

documentos;
Higienizar e acondicionar os documentos;
Auxiliar na recuperao da informao,
emprstimo e consulta.

Fase Intermediria e Permanente.

Acondicionamento

Recuperao da informao

Concluses
Agilidade na localizao dos documentos;
Controle de usurios;

Segurana quanto a permanncia do documento;

Servio de consultoria na rea de arquivos.

OBRIGADA PELA ATENO!

vanessa.biff@satc.edu.br
www.cedric.com.br
(48) 3431-7519