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Manual Prisma
Manual Prisma
Manual Prisma
Editor
Mind, S.A.
Coordenao geral
Unidade de Gesto da Informao
Coordenao tcnica
Liliana Rodrigo
Lusa Azevedo Proena
Rita Cristina
Capa
Rita Cristina
ndice
1 CONVENES
2 INCIO DA UTILIZAO
10
...................................................................................................................................
10
2.1 Controlos
Gerais
2.1.1
Controlo
..............................................................................................................................
de data
10
2.1.2
Estrutura
..............................................................................................................................
Hierrquica
12
...................................................................................................................................
13
2.2 Seleccionar
a Base de Utilizadores
...................................................................................................................................
14
2.3 Seleccionar
a Base de Dados
2.3.1
Alterar
..............................................................................................................................
a base de dados seleccionada
15
...................................................................................................................................
15
2.4 Identificao
do Operador
2.4.1
Alterar
..............................................................................................................................
uma senha de acesso
16
3 JANELA PRINCIPAL
17
4 CONFIGURAR O SISTEMA
20
...................................................................................................................................
20
4.1 Tipo
de leitor
4.1.1
Criar
..............................................................................................................................
um Tipo de Leitor
21
4.1.2
Editar
..............................................................................................................................
um Tipo de Leitor
21
4.1.3
Apagar
..............................................................................................................................
um Tipo de Leitor
21
...................................................................................................................................
22
4.2 Atributos
de leitor
4.2.1
Criar
..............................................................................................................................
um Atributo
23
4.2.2
Editar
..............................................................................................................................
um Tipo de Atributo
23
4.2.3
Apagar
..............................................................................................................................
um Atributo
23
...................................................................................................................................
24
4.3 Plos
e Fundos
4.3.1
Criar
..............................................................................................................................
um plo
25
4.3.2
Editar
..............................................................................................................................
um plo
26
4.3.3
Plo
..............................................................................................................................
por omisso
26
4.3.4
Criar
..............................................................................................................................
um fundo
26
4.3.5
Editar
..............................................................................................................................
um fundo
27
4.3.6
Apagar
..............................................................................................................................
um plo/fundo
27
...................................................................................................................................
28
4.4 Tipos
de Estado de Exemplar
4.4.1
Criar
..............................................................................................................................
um estado
29
4.4.2
Editar
..............................................................................................................................
um estado
29
4.4.3
Apagar
..............................................................................................................................
um estado
30
................................................................................................................................... 30
4.5 Opes
4.5.1
Tempo
..............................................................................................................................
de validade da inscrio
30
4.5.2
Senha
..............................................................................................................................
de acesso do leitor
31
4.5.3
Avisos
..............................................................................................................................
no emprstimo
31
4.5.4
Mximo
..............................................................................................................................
de emprstimos simultneos
31
4.5.5
Mnimo
..............................................................................................................................
de existncias por plo
32
4.5.6
Tempo
..............................................................................................................................
de renovao de emprstimo
32
4.5.7
Permitir
..............................................................................................................................
renovaes com reservas activas
32
4.5.8
Permitir
..............................................................................................................................
reservas com exemplares disponveis
33
4.5.9
Reservas
..............................................................................................................................
sobre exemplares de outros plos
33
4.5.10 Como
..............................................................................................................................
gerar as penalizaes
33
4.5.11 Agrupar
..............................................................................................................................
Avisos ao Leitor
34
4.5.12 Impresso
..............................................................................................................................
de recibos de penalizao pecuniria
34
4.5.13 Impresso
..............................................................................................................................
de recibos de emprstimo
34
4.5.14 Impresso
..............................................................................................................................
de recibos de devoluo
34
4.5.15 Impresso
..............................................................................................................................
de recibos de renovao
35
4.5.16 Nmero
..............................................................................................................................
de recibos de emprstimo a imprimir
35
4.5.17 Nmero
..............................................................................................................................
de recibos de devoluo a imprimir
35
4.5.18 Nmero
..............................................................................................................................
de recibos de renovao a imprimir
35
...................................................................................................................................
35
4.6 Servio
de Correio Electrnico
...................................................................................................................................
36
4.7 Calendrio
de Funcionamento
................................................................................................................................... 37
4.8 Impresses
4.8.1
Impresso
..............................................................................................................................
de recibos e listagens
38
4.8.2
Carto
..............................................................................................................................
de leitor
38
4.8.3
Impresso
..............................................................................................................................
de cdigos de barras
39
...................................................................................................................................
40
4.9 Plo
por omisso
5 LEITORES
41
...................................................................................................................................
41
5.1 Criar
um Leitor
...................................................................................................................................
43
5.2 Editar
um Leitor
...................................................................................................................................
43
5.3 Associar
uma Fotografia a um Leitor
...................................................................................................................................
44
5.4 Apagar
um Leitor
...................................................................................................................................
45
5.5 Recuperar
um Leitor
...................................................................................................................................
45
5.6 Remover
Apagados
...................................................................................................................................
45
5.7 Pesquisar
Leitores
................................................................................................................................... 45
5.8 Impresses
5.8.1
Imprimir
..............................................................................................................................
ficha
46
5.8.2
Imprimir
..............................................................................................................................
carto
46
5.8.3
Imprimir
..............................................................................................................................
etiqueta
47
6 EXEMPLARES
48
................................................................................................................................... 48
6.1 Editar
6.1.1
Inserir/Remover
..............................................................................................................................
estado
49
................................................................................................................................... 50
6.2 Histrico
...................................................................................................................................
50
6.3 Pesquisar
exemplares
...................................................................................................................................
51
6.4 Imprimir
etiquetas dos exemplares
7 REGRAS
52
...................................................................................................................................
53
7.1 Perodo
de Validade
................................................................................................................................... 53
7.2 Herana
...................................................................................................................................
53
7.3 Nmero
de Mximo de Emprstimos Simultneos
7.3.1
Nova
..............................................................................................................................
Regra
54
7.3.2
Editar
.............................................................................................................................. 54
7.3.3
Apagar
.............................................................................................................................. 54
...................................................................................................................................
54
7.4 Tempo
Mximo por Emprstimo
7.4.1
Nova
..............................................................................................................................
Regra
55
7.4.2
Editar
.............................................................................................................................. 55
7.4.3
Apagar
.............................................................................................................................. 55
................................................................................................................................... 55
7.5 Renovaes
7.5.1
Novo
..............................................................................................................................
perodo de renovao
55
7.5.2
Editar
..............................................................................................................................
perodo de renovao
55
7.5.3
Apagar
..............................................................................................................................
perodo de renovao
56
...................................................................................................................................
56
7.6 Disponibilidade
por Estado de Exemplar
7.6.1
Nova
.............................................................................................................................. 56
7.6.2
Apagar
.............................................................................................................................. 56
...................................................................................................................................
56
7.7 Mnimo
de Exemplares por Plo
7.7.1
Nova
.............................................................................................................................. 57
7.7.2
Editar
.............................................................................................................................. 57
7.7.3
Apagar
.............................................................................................................................. 57
8 EMPRSTIMOS
58
...................................................................................................................................
59
8.1 reas
da Janela de Gesto de Emprstimos
...................................................................................................................................
62
8.2 Emprstimo
Automtico
...................................................................................................................................
63
8.3 Emprstimo
Manual
................................................................................................................................... 64
8.4 Renovaes
...................................................................................................................................
65
8.5 Listar
Emprstimos /Reservas de um Leitor
9 DEVOLUES
66
...................................................................................................................................
66
9.1 Devoluo
Automtica
...................................................................................................................................
67
9.2 Devoluo
Manual
10 LISTAR TRANSACES/PENALIZAES
69
11 RESERVAS
71
...................................................................................................................................
73
11.1 Configurar
as Regras de Reserva
11.1.1 Tempo
..............................................................................................................................
mximo de reserva
74
11.1.1.1 Nova
............................................................................................................ 74
11.1.1.2 Editar
............................................................................................................ 74
11.1.1.3 Apagar
............................................................................................................ 75
...................................................................................................................................
75
11.2 Gesto
de Reservas
11.2.1 Notificar
..............................................................................................................................
os leitores
76
11.2.2 Cancelar
..............................................................................................................................
Reserva
78
11.2.3 Pesquisar
..............................................................................................................................
Reservas
78
12 PENALIZAES
80
...................................................................................................................................
81
12.1 Configurar
as Penalizaes
12.1.1 Criar
..............................................................................................................................
uma penalizao
82
12.1.2 Editar
..............................................................................................................................
uma penalizao
84
12.1.3 Apagar
..............................................................................................................................
uma penalizao
84
...................................................................................................................................
84
12.2 Executar
as Penalizaes
12.2.1 Confirmar/Confirmar
..............................................................................................................................
todas
86
12.2.2 Cancelar
.............................................................................................................................. 86
...................................................................................................................................
86
12.3 Criar
uma Penalizao via Ficha do Leitor
13 NAVEGAR ENTRE JANELAS
88
14 MENU AJUDA
89
...................................................................................................................................
89
14.1 Manual
do Utilizador
...................................................................................................................................
89
14.2 Sobre
Usewin
1 CONVENES
Neste manual sero usados alguns preceitos de modo a facilitar a sua leitura e utilizao.
Sempre que possvel sero indicados exemplos de utilizao dos comandos/
funcionalidades; esses exemplos sero apresentados em caixas de texto identificados com
uma imagem, vide:
O que est nestas caixas destina-se a chamar a ateno para notas importantes.
A descrio de teclas est a negrito.
Nvel de verificao
Com verificao.
Abra o browser.
Essas novidades podem estar associadas a uma entrada completa ou a uma parte da sua
utilizao que entretanto foi alterada/acrescentada.
2 INCIO DA UTILIZAO
Este mdulo destina-se a gerir a circulao e emprstimos dos documentos do sistema
mindPrisma. Essa gesto comea na definio dos fundos e regras e acaba na transaco de
emprstimo e devoluo, passando pelas fichas dos leitores.
O mdulo ainda responsvel pela atribuio das penalizaes por incumprimento.
2.1.1
Controlo de data
Um controlo de data tem o seguinte aspecto:
Como inserir uma data? A caixa de texto apresenta o dia, o ms e o ano, que podem ser
seleccionados individualmente. Se carregar com o rato no nmero correspondente ao dia,
este ser seleccionado.
Pode agora usar o seu teclado e escrever o dia desejado. Pode repetir o processo para o
ms e para o ano. Alternativamente, pode tambm usar as seguintes teclas:
,
10
O controlo de data possui ainda uma outra maneira de escolha do valor. Carregue no
boto de calendrio para ter acesso ao calendrio do controlo.
Para escolher o ano carregue com o rato no espao do ano. Pode digitar o ano desejado ou
usar os botes para baixo e para cima para recuar e avanar um ano respectivamente.
11
Seleccione o pretendido. Repare que a zona de calendrio foi actualizada com a sua nova
escolha. Pode tambm usar os botes com as setas para a esquerda
e direita
2.1.2
Estrutura Hierrquica
Muita informao pode ser representada numa estrutura hierrquica. O Windows, por
Windows Explorer
O USEWIN tambm usa esse tipo de visualizao para representar a estrutura de fundos. A
ideia subjacente consiste na existncia de uma hierarquia na estrutura com nveis que contm
outros sub-nveis. Esses sub-nveis podem conter novos sub-nveis e por a em diante.
12
Pode acontecer que nem todos os nveis da estrutura estejam visveis simultaneamente.
Cada nvel com sub-nveis associados possui um pequeno boto, que pode ser
Quando tiver
ou
significa que esse nvel possui sub-nveis, mas que estes no se encontram
. Se quiser
Mudana de nvel
Esconder os sub-nveis
13
localize a base e clique no boto Open. Quando voltar janela aqui apresentada clique em OK
para estabelecer a ligao ou em Cancelar para no estabelecer a ligao.
Esta parametrizao global ao sistema pelo que, depois de declarada a base esta
janela no voltar a aparecer em nenhum outro dos computadores que usem a
aplicao.
14
2.3.1
localize a base e clique no boto Open. Quando voltar janela aqui apresentada clique em OK
para estabelecer a ligao ou em Cancelar para no estabelecer a ligao.
Login no USEWIN
15
2.4.1
determinado utilizador.
Clique sobre o cone do USEWIN. Na janela de login clique no boto Mudar. Na nova janela
confirme a identificao do utilizador
confirme a alterao.
16
3 JANELA PRINCIPAL
Por omisso o mdulo quando aberto abre a janela Emprstimos e devoluo, uma vez
que esta a opo mais vulgarmente usada. No entanto existem outras opes que esto
disponveis no menu.
Depois da primeira utilizao, quando se abrir o mdulo estaro abertas as janelas que
ficaram abertas da ltima utilizao.
17
18
19
4 CONFIGURAR O SISTEMA
O USEWIN permite a configurao medida de diversas funcionalidades. Essas opes so
configuradas no menu Configurao.
Para aceder s opes de configurao clique no menu Configurao.
Menu configurao
Quantos mais tipos de leitores forem criados mais parametrizaes associadas s regras
e penalizaes tero de ser configuradas.
O mdulo usa os tipos de leitores que estiverem registados no sistema. Para aceder
gesto dos tipos de leitores clique em menu Configurao
20
4.1.1
4.1.2
Editar. Ser aberta a janela Tipo de leitor. Edite a informao que pretende alterar e clique no
boto Guardar para assumir as alteraes ou no boto Cancelar para cancelar a edio.
4.1.3
Apagar.
Se existirem leitores com o tipo de leitor associado aparecer uma mensagem a notificar
do facto.
21
22
4.2.1
Criar um Atributo
Para criar um atributo de leitor clique no boto Novo da rea Tipo de dados. Ser aberta a
4.2.2
4.2.3
Apagar um Atributo
Para eliminar um tipo de atributo tem duas opes:
Para eliminar um tipo de dado - seleccione-o da lista de dados de leitor e clique no
respectivo boto Apagar. Ser:
Directamente apagado se no existirem leitores com esse atributo associado
23
A palavra plo define uma localizao fsica de uma biblioteca, que pode ser no
mesmo edifcio ou em edifcios diferentes, desde que mantenham uma estrutura autnoma
uma da outra.
A estrutura dos plos e fundos do tipo hierrquica pelo que dentro de cada plo
tero de ser configurados os respectivos fundos.
O mdulo usa os tipos de fundos que estiverem registados no sistema. Para aceder
gesto dos tipos de fundos clique em menu Configurao
janela Fundos.
24
4.3.1
Criar um plo
Para criar um plo clique no boto Novo
Criar um plo
Preencha os campos pretendidos tendo em ateno que os campos Cdigo e Nome so de
preenchimento obrigatrio. No final clique no boto Gravar.
Se tentar criar um plo com o mesmo cdigo e/ou a mesma designao de um plo j
registado aparecer uma mensagem a notificar desse facto. Enquanto no alterar o cdigo/a
designao no poder gravar o plo.
25
4.3.2
Editar um plo
Para editar um plo seleccione-o da lista e clique no boto Editar. Ser aberta a janela
Plo. Altere a informao que consta da janela Plo tendo em ateno que:
O cdigo e o nome do plo so de preenchimento obrigatrio
No podem existir plos diferentes com o mesmo cdigo e/ou a mesma designao
Clique em Gravar para assumir as alteraes.
4.3.3
4.3.4
Criar um fundo
Para criar um fundo seleccione o ponto da hierarquia em que o quer criar e clique no
boto Novo
Criar um fundo
Preencha o nome e clique no boto Gravar.
26
4.3.5
Editar um fundo
Para editar um fundo seleccione-o da lista e clique no boto Editar. Ser aberta a janela
4.3.6
Apagar um plo/fundo
Para eliminar um plo seleccione-o da lista e clique no boto Apagar. O plo ser
automaticamente eliminado a menos que existam fundos associados a esse plo. Nesse caso
aparecer uma mensagem a notificar dessa situao e a pedir a confirmao da eliminao do
fundo conjuntamente com o plo.
27
Uma vez que a estrutura hierrquica apagar um plo com subdivises apagar o plo
e as suas subdivises e apagar um fundo com subfundos apagar o fundo e os seus
subfundos.
28
4.4.1
Criar um estado
Para criar um estado clique no boto Novo. Ser aberta a janela Tipo de estado de
4.4.2
Editar um estado
Para editar um estado seleccione-o da lista e clique no boto Editar. Na janela Tipo de
29
4.4.3
Apagar um estado
Para apagar um estado seleccione-o da lista e clique no boto Apagar.
4.5 Opes
Alguns valores podem ser parametrizados por omisso. No sistema dividem-se em duas
categorias:
Funcionalidades principais - afectam as rotinas de circulao e emprstimos
propriamente ditas. Esto divididas em:
Leitores
Emprstimos
Renovaes
Reservas
Penalizaes
Configuraes gerais - afectam as rotinas dos operadores que executam os
emprstimos. Esto divididas em:
Impresso de Recibos
Interface
4.5.1
Leitores
Opes
Funcionalidades
30
4.5.2
Opes
Funcionalidades principais
Leitores
Permitir senha de acesso do leitor vazia. Seleccione a opo que pretende e clique no boto
Gravar.
4.5.3
Avisos no emprstimo
O operador poder aceder situao mais completa do leitor que pretende levar
Emprstimos
Opes
4.5.4
individuais com nmero de registo prprio) que um leitor pode levar. Este valor de grau
menor ao que directamente configurado nas regras pelo que, se nas regras estiver outro
valor ser esse o considerado.
Para configurar a parametrizao seleccione menu Configurao
Funcionalidades principais
Emprstimos
Opes
31
4.5.5
individuais com nmero de registo prprio) que tm de estar presentes nos plos. Esse valor
seria comum para todos os plos e afectaria todas as existncias.
Esta funcionalidade no deve ser confundida com a funcionalidade que permite fazer
essa restrio a ttulos, que configurada via janela dos exemplares.
Para configurar a parametrizao seleccione menu Configurao
Funcionalidades principais
Emprstimos
Opes
4.5.6
Renovaes
Opes
4.5.7
renovar esse emprstimo mesmo que o documento esteja sob reserva de outro(s) leitor(es).
Esta opo varia entre:
Sim Renovar o emprstimo mesmo com uma reserva pendente.
No No renovar o emprstimo com uma reserva pendente.
Confirmar Operador Pergunta ao operador se quer ou no permitir a renovao com
reserva pendente.
Confirmar Administrador - Pergunta ao administrador se quer ou no permitir a
renovao com reserva pendente.
Para configurar a parametrizao seleccione menu Configurao
Opes
32
Funcionalidades principais
Renovaes
4.5.8
disponvel na biblioteca. Esta opo s faz sentido se a biblioteca tiver um PACWEB, interface
de pesquisa na Web, a funcionar uma vez que via mdulo de pesquisa local no faz sentido
estar a reservar o que se pode directamente levar como emprestado.
Para configurar a parametrizao seleccione menu Configurao
Funcionalidades principais
Reservas
Opes
4.5.9
Reservas
Opes
33
Penalizaes
Opes
Penalizaes
Opes
Penalizaes
Opes
Impresso de recibos
Opes
34
Impresso de recibos
Opes
Impresso de recibos
Opes
Impresso de recibos
Opes
Impresso de recibos
Opes
Impresso de recibos
Opes
Ficha de leitor).
35
Calendrio de
36
4.8 Impresses
Nesta opo so parametrizadas as questes que se prendem com a impresso de:
Recibos e listagens
Carto de Leitor
Imprimir cdigos de barras
37
4.8.1
Impresses
4.8.2
Carto de leitor
Para configurar o template a ser usado na impresso dos cartes de leitor seleccione a
opo Configurao
Impresses
38
4.8.3
um cdigo individual ou ento um lote de cdigos de barras. Para aceder a esta janela
carregue no boto Imprimir cdigos de barras na janela de configurao.
Caso seleccione Imprimir um cdigo ele apenas ir imprimir um nico exemplar (o que for
colocado em Cabealho e Corpo). Com a opo Imprimir vrios ele ir imprimir um lote de
registos. Depois carregue em Confirmar.
Introduza a organizao que deseja para as suas pginas. Para quem est a usar folhas de
etiquetas autocolantes, estes valores devero corresponder ao tipo de folha. Carregue em
Confirmar.
39
Pode alterar o tipo de letra. Basta carregar no boto Mudar Fonte e fazer as suas
alteraes, carregando em seguida em OK.
Pode definir as medidas dos seus cdigos de barras. Para manter a legibilidade do cdigo
de barras, certas medidas no so permitidas. Caso isso acontea o programa apresentar uma
mensagem de aviso.
Em seguida o USEWIN mostrar uma pr-visualizao da impresso. Basta carregar em
Imprimir, caso esteja satisfeito com o aspecto ou em Cancelar, caso contrrio.
Definir plo
40
5 LEITORES
O mdulo usa os leitores que estiverem registados no sistema. Para aceder gesto de
leitores opte por uma das seguintes vias:
Menu Principal
Leitores
Boto de atalho
Teclas de atalho Ctrl+L
Ser aberta a janela Leitores.
41
Data de inscrio
Morada, incluindo o cdigo postal
Plo - referncia ao plo de inscrio/preferncial do leitor
Um estudante poder dar a sua morada de casa como primeira morada e a morada da
residncial de estudantes como segunda morada.
Telefone
Email
Fax
O sistema est preparado para que a comunicao com os leitores seja automaticamente
feita por morada ou email. Nas restantes opes o contacto ter de ser manual.
O sistema permite ainda:
Configurar qual o contacto que dever ser usado por omisso
Se for a morada principal mais nenhum outro contacto dever ser seleccionado
como contacto por omisso
Se for por email, o e-endereo dever ser seleccionado da lista de contactos e em
42
seguida clicar no boto Por omisso. Neste caso o contacto ficar com um tom azul
claro que visualmente o indentificar como contacto por omisso
Apagar um contacto - seleccion-lo da lista de contactos e clicar no boto Apagar
Se tiverem sido criados atributos conveniente preenche-los para que o seu uso, via
mdulo de Estatsticas, tenha representatividade.
Preencha os dados e no final clique no boto Gravar. Se se tiver esquecido de preencher
algum campo obrigatrio aparecer uma mensagem a notificar desse facto; enquanto no o
preencher a ficha no ser guardada.
43
44
5.8 Impresses
S poder fazer impresses de fichas de leitores entretanto guardadas - via edio e no
via criao.
45
5.8.1
Imprimir ficha
Para imprimir uma ficha de leitor dever aceder respectiva ficha e seleccionar boto
Imprimir
5.8.2
Imprimir carto
Para imprimir um carto de leitor, entre na respectiva ficha de leitor e seleccione o boto
Imprimir
janela Visualizao.
Se estiver satisfeito com o resultado clique no boto Imprimir e ser enviada para a
impressora seleccionada a impresso do carto.
Caso pretenda alterar o nome do leitor a constar no carto (com o limite de 28 caracteres)
clique no boto Reconfigurar. A mesma janela ser automaticamente aberta se o nome do
leitor inscrito na ficha tiver mais de 28 caracteres.
46
5.8.3
Imprimir etiqueta
Para imprimir a etiqueta do leitor, entre na respectiva ficha de leitor e seleccione o boto
Imprimir
47
6 EXEMPLARES
O mdulo usa os exemplares que estiverem registados no sistema, via CATWIN. Para
aceder gesto de exemplares opte por uma das seguintes vias:
Menu Principal
Exemplares
Boto de atalho
Teclas de atalho Ctrl+E
Ser aberta a janela Exemplares.
6.1 Editar
Para editar um exemplar seleccione-o da lista de exemplares e clique no boto Editar.
possvel editar os seguintes campos:
Nmero de registo;
Fundo;
Cdigo e;
Adicionar/Alterar um estado.
48
6.1.1
Inserir/Remover estado
Para inserir um estado associado ao exemplar seleccione o exemplar da lista de
. Ser aberta a
49
clique no boto
Remover de um estado
O estado ser automaticamente eliminado, mantendo-se no histrico.
6.2 Histrico
Para aceder ao histrico de um exemplar seleccione-o da lista de exemplares e clique no
boto Editar. Na janela do exemplar clique no boto Histrico. Ser aberto o browser do
Internet Explorer com a informao do histrico, incluindo a situao actual.
Histrico de um exemplar
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Os ttulos das colunas permitem a ordenao pelos respectivos pontos; um clique ordem A
Z ou crescente, dois cliques ordem Z
A ou decrescente.
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7 REGRAS
Para aceder janela de configurao das regras seleccione o menu Regras. Ser aberta a
janela Regras de Emprstimos. Esta janela est dividida em diferentes reas:
Seleco do tipo de leitor
Nmero de exemplares por emprstimo - nmero de exemplares que se podem ter
emprestados simultaneamente e durante quanto tempo. Subdivide-se em:
Nmero total de emprstimos
Discriminao por tipo de fundo criado
Tempo de emprstimo - tempo mximo que um documento pode estar na posse de um
leitor sem entrar em penalizao. Adicionalmente pode ser configurado um perodo de
tolerncia antes da penalizao ser gerada
Disponibilidade por estado - alguns tipos de leitores, para os estados configurados no
sistema, podero ter permisso de sobreposio s regras e poderem obter os
exemplares que esto referenciados como estando nos estados configurados
52
Neste exemplo, a regra apenas estar activa entre 1 e 31 de Agosto de 2010. Aps esse
intervalo, a regra deixar de estar vlida pelo que o sistema no entrar em linha de
conta com ela.
7.2 Herana
Como a estrutura de fundos hierrquica e existe herana, ou seja, caso se defina uma
regra sobre um fundo hierarquicamente superior, todos os que se encontram abaixo so
abrangidos pela regra. Se nos lembrarmos da estrutura de fundos onde o Fundo Geral est no
topo da hierarquia, vemos que caso uma regra seja definida para ele, todos os outros fundos a
utilizaro a menos que exista uma regra mais especfica, definida num nvel inferior. Se existir
uma regra definida tambm para o fundo Monografias ento o fundo usar essa regra e no a
do Fundo Geral. Este funcionamento aplica-se a qualquer regra que seja aplicada sobre
fundos. um mecanismo que se bem usado poder poupar bastante trabalho, pois no
necessria a criao de regras para todos os fundos.
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Nova regra
7.3.1
Nova Regra
Para inserir uma nova regra basta carregar em Nova, seleccionar o tipo de leitor e o fundo
7.3.2
Editar
Para editar uma regra basta seleccion-la e mudar directamente na lista o nmero mximo
7.3.3
Apagar
Basta seleccionar a regra e carregar em Apagar.
Nova regra
O leitor no tem acesso data de tolerncia pelo que, para ele, o que visualizvel a
data de devoluo.
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7.4.1
Nova Regra
Carregue no boto Nova, escolha o tipo de leitor e o fundo, bem como o tempo mximo
7.4.2
Editar
Para editar uma regra, basta seleccion-la e mudar nos controlos do lado direito o tempo
7.4.3
Apagar
Basta seleccionar a regra e carregar em Apagar.
7.5 Renovaes
Para cada regra podem existir perodos de renovao de um emprstimo, que funcionam
como extenses da data de devoluo e da data de fim de tolerncia.
Nova regra
7.5.1
7.5.2
55
7.5.3
7.6.1
Nova
Tal como nos casos anteriores, basta carregar em Nova. Em seguida escolher o tipo de
leitor bem como o estado. Tambm para esta regra se pode definir um perodo de validade.
7.6.2
Apagar
Basta seleccionar a regra e carregar em Apagar.
Mnimo de exemplares
56
7.7.1
Nova
Ao carregar em Nova aparecer uma caixa de dilogo onde, carregando em Procurar, ir
lanar o mdulo de pesquisa para se escolher o documento desejado. Faa a sua pesquisa no
PACWIN e na janela de resultados de pesquisa carregue em Seleccionar. S pode seleccionar
registos que possuam exemplares.
Basta depois escolher o nmero de exemplares mnimo, bem como a data de validade da
regra.
Nova regra
7.7.2
Editar
Para editar uma regra, basta seleccion-la e mudar directamente na lista o nmero
mnimo de exemplares.
7.7.3
Apagar
Basta seleccionar a regra e carregar em Apagar.
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8 EMPRSTIMOS
Um emprstimo consiste na entrega de um documento por parte da biblioteca a um leitor
por um determinado perodo e em determinadas condies.
Os emprstimos podem ser feitos de forma manual ou automtica, caso se disponha de
um leitor de cdigos de barras.
A janela de emprstimos e devolues a mesma pelo que o que se dizer aqui sobre os
emprstimos vlido para as devolues.
Num acto de emprstimo podem ser feitas devolues e/ou renovaes e vice-versa, ou
seja, num acto de devoluo podem ser feitos emprstimos e renovaes.
Para aceder janela de gesto de emprstimos e devolues seleccione uma das
seguintes opes:
Menu Principal
Emprstimos e devolues
58
. Desta
59
O ttulo que aparece para emprstimo no corresponder ao ttulo que se est a tentar
emprestar.
O mdulo PACWIN dever ser fechado para se voltar ao mdulo do USEWIN.
rea da lista dos exemplares a emprestar
.
rea da lista dos emprstimos actuais
60
61
62
Com o leitor de cdigos de barras leia os cdigos dos restantes documentos a emprestar
e eles sero directamente listados na lista de exemplares a emprestar. No final clique no
boto:
Confirmar - para confirmar o emprstimo
Datas - para definir datas manuais
Cancelar - se algum dos documentos listados no for para emprestar
Conforme a parametrizao que tiver sido seleccionada nas Opes, ser pedida a
confirmao de impresso de um recibo de emprstimo, ou no.
Numa operao de devoluo podem ser feitas simultaneamente operaes de novos
emprstimos e levantamento de reservas.
S porque o processo comeou automaticamente isso no significa que a meio da
operao no se possam fazer emprstimos manuais.
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8.4 Renovaes
Na janela de Emprstimos e devolues carregue o leitor para o qual pretende fazer uma
renovao. Seleccione o exemplar na lista de emprstimos actuais e em seguida no boto
Renovar. Ser impresso o recibo de renovao, ou no, conforme o que estiver parametrizado
nas Opes.
Se no existirem regras de renovao associadas aparecer uma mensagem a notificar
desse facto
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documentos.
O sistema no permitir a renovao de documentos no estado atrasado mas poder
alterar a data de emprstimo via boto das Datas.
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9 DEVOLUES
Uma devoluo consiste na entrega do documento emprestado.
Os emprstimos podem ser feitos de forma manual ou automtica, caso se disponha de
um leitor de cdigos de barras.
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67
Conforme a parametrizao que tiver sido seleccionada nas Opes, ser pedida a
confirmao de impresso de um recibo de devoluo, ou no.
Numa operao de devoluo podem ser feitas simultaneamente operaes de novos
emprstimos e levantamento de reservas.
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10 LISTAR TRANSACES/PENALIZAES
Para aceder lista das transaces e penalizaes seleccione uma das seguintes opes:
Menu Listagens
Transaces e penalizaes
Boto de atalho
Ser aberta a janela Transaces e penalizaes.
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11 RESERVAS
Uma reserva consiste num pr-emprstimo de um ttulo a um leitor. Isso significa que um
dos exemplares associados ao ttulo ficar associado ao leitor e, se outro leitor o tentar levar o
sistema notificar dessa situao. A reserva de um documento feito sobre um ttulo pelo
que, se existirem vrios exemplares desse ttulo o sistema s notificar quando se se chegar
ao ltimo exemplar disponvel na biblioteca.
Existem dois tipos diferentes de reserva:
Sobre exemplares que esto disponveis na biblioteca neste caso o leitor
imediatamente informado que existe um exemplar disponvel pelo que se dever
dirigir biblioteca e levant-lo e;
Sobre exemplares que esto ausentes da biblioteca - neste caso o leitor ser informado
que no existe nunhum exemplar disponvel pelo que ser notificado pela biblioteca
quando existir algum exemplar disponvel.
Adicionalmente existe ainda outra situao, dependente das configuraes:
O leitor s pode reservar documentos do seu plo. Nesse caso, se o ttulo que se estiver
a reservar no tiver nenhum exemplar disponvel, o leitor ser notificado se pretende
reservar um exemplar de outro plo.
A biblioteca pode ainda definir se permite que se possam renovar documentos que
possuem reservas pendentes ou no.
As regras de Reserva podem ter em conta:
O plo do leitor
O plo do exemplar disponvel, ou que primeiro ficar disponvel
As reservas podem ser efectuadas via:
PACWIN
PACWEB
Para aceder janela de gesto de reservas seleccione uma das seguintes opes:
Menu Principal
Reservas
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Leitores
Opes
Regras de
reserva. Isto significa que necessrios definir para cada tipo de leitor com acesso s
reservas:
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O Tempo de reserva - perodo durante o qual q reserva est associada ao seu nome
A Disponibilidade - perodo durante o qual um exemplar fica disposio do leitor
na biblioteca no podendo ser emprestado a outro leitor
O Nmero de reservas - quantidade de documentos que um leitor pode reservar na
mesmo perodo
Regra de reserva
11.1.1.1 Nova
Para criar uma nova regra bastar carregar em Nova, inserir os parmetros desejados e
carregar em OK.
11.1.1.2 Editar
Para editar uma regra basta seleccion-la e modific-la usando os controles do lado
direito.
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11.1.1.3 Apagar
Para apagar uma regra bastar seleccion-la e carregar em Apagar.
11.2Gesto de Reservas
A gesto das reservas passa:
Pelo controlo dos documentos em reserva e;
Pela notificao dos leitores que as suas reservas j esto disponveis e que as devero
levantar.
Um documento sob reserva ter essa informao disponvel na situao do exemplar, nos
mdulos de pesquisa (PACWIN/PACWEB).
ou;
Reservas.
75
76
Para notificar um leitor aceda janela Reservas e seleccione o leitor a notificar na rea
Reservas disponveis. Em seguida clique no boto Notificar. Ser impressa uma carta ou
enviado um email conforme o que estiver parametrizado na ficha do leitor.
Para confirmar que a notificao foi assumida pelo sistema clique no boto Imprimir
Lista de reservas disponveis. Ser aberto o browser do Internet Explorer com a listagem
seleccionada. Na coluna Notificao aparecer uma das seguintes situaes:
Sim (#) - indica que o leitor j foi notificado e o nmero de notificaes de que j foi alvo
Sim - indica que o leitor j foi notificado uma primeira vez
Cancel. - indica que o leitor ainda no foi notificado
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As reservas que tiverem sido feitas pelos leitores e em que tenha aparecido uma
mensagem a notificar que um exemplar j se encontrava disponvel na biblioteca, no
so alvo de notificao pelo sistema porque consideram-se os leitores notificados no
acto da reserva.
Neste caso, e a menos que tenha sido pedido pelo leitor, ser importante notificar o
leitor cuja reserva foi cancelada, do cancelamento da sua reserva e do porqu.
Para um leitor cancelar uma reserva dever aceder sua ficha de leitor e na rea das
reservas seleccionar a reserva a cancelar e clicar no boto Cancelar. A reserva ser
automaticamente desfeita.
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12 PENALIZAES
O USEWIN no executa automaticamente as penalizaes. Para que elas sejam
executadas, isto , para que o sistema assuma as penalizaes geradas, necessrio aceder
lista de penalizaes e confirmar que se quer executar. O gerar de uma penalizao tem assim
uma dupla funo:
Notificar um leitor que est em falta e
Fazer com que o sistema assuma a penalizao que est nas regras
Para aceder lista de penalizaes siga uma das seguintes opes:
Menu Penalizaes
Gerar
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12.1Configurar as Penalizaes
Para configurar as regras de penalizao aceda ao menu Regras
Penalizaes. Ser
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A primeira carta de aviso poder assim ser em tom menos assertivo do que a segunda.
Atraso de levantamento - existe um template j configurado carregado no
sistema. Esse template poder ser editado sendo que, cada vez que
seleccionado a edio ter de ser repetida
Mau comportamento - existe um template simples para este tipo de situao,
em geral associado aos utlizadores mais novos
As cartas possuem marcas que se destinam a ser substitudas pelo respectivo texto no
momento da sua criao. As marcas suportadas pelo sistema so:
<NUM_LEITOR> - Nmero do leitor
<NOM_LEITOR> - Nome do leitor
<NOME_DOCUMENTO> - Ttulo do documento
<DATA_EMPRESTIMO> - Data de incio do emprstimo
<DATA_LIMITE> - Data de fim do emprstimo/Data de fim de reserva
<DATA_PENALIZACAO> - Data de atribuio de uma penalizao
<DATA_RESERVA> - Data de incio de reserva
<DATA_DISPONIVEL> - Data de incio de disponibilidade de uma reserva
<DATA_FIM_DISPONIBILIDADE> - Data de fim de disponibilidade de uma reserva
<LISTA> - Incio de lista de documentos
<FIM LISTA> - Fim de lista de documentos
Pecuniria - ser associada uma penalizao pecunirias de valor fixo a pagar no acto
da devoluo. Se esta opo for seleccionada aparecer uma janela adicional a
solicitar o valor do montante
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12.2Executar as Penalizaes
O comportamento das penalizaes por atraso na entrega de documentos ou por atraso no
levantamento de documentos reservados em tudo semelhante.
Um leitor pode estar 100 dias atrasado na entrega de um documento e a penalizao por
atraso na entrega entrar em vigor ao fim de 1 dia. Enquanto a penalizao no for
executada o leitor nunca entrar no estado de penalizado pelo que continuar a
usufruir de todos os seus direitos.
Para executar as penalizaes ter de abrir a janela Penalizaes via menu Penalizaes
Gerar.
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Janela de gesto das penalizaes por atraso na devoluo e por atraso no levantamento
de um reserva
Esta janela est dividida em trs reas:
Botes de controlo - funcionalidades disponveis:
Boto Confirmar - Confirma a penalizao seleccionada
Boto
Confirmar
todas
Confirma
todas
as
penalizaes
listadas,
Para aparecer a rea das Penalizaes por atraso no levantamento das reservas
necessrio ter regras e penalizaes associadas a essa funcionalidade.
A forma de comunicao com os utilizadores a penalizar depende do endereo que
tiverem configurado por omisso na respectiva ficha; esse endereo pode ser o principal, um
secundrio ou mesmo um e-endereo. Nos dois primeiros casos ser impressa "uma" folha na
impressora configurada enquanto que no terceiro caso ser enviado um email conforme as
configuraes registadas.
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12.2.2 Cancelar
Para cancelar a atribuio de uma penalizao, seleccione-a da lista de penalizaes a
atribuir e clique no boto Cancelar. Ser aberta a janela Cancelar penalizao para confirmar o
cancelamento da reserva e onde poder ser inscrito o respectivo motivo.
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Um leitor danificou a perna de uma cadeira. Poder ser emitida a multa referente ao
seu concerto.Trata-se portanto de uma penalizao que no contemplada pelas regras
gerais de emprstimos.
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14 MENU AJUDA
Este menu disponibiliza informaes gerais sobre o mdulo, dividindo-se em 3 entradas:
Tpicos de Ajuda - Para aceder ao manual de utilizao
Sobre Usewin - Lista as caractersticas gerais da aplicao e do mdulo em particular
14.1Manual do Utilizador
Pode aceder ao manual de ajuda, em formato HTML, atravs da janela principal do mdulo
carregando no menu Ajuda
Tpicos de Ajuda.
14.2Sobre Usewin
No menu Ajuda
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