COMO ADMINISTRAR SEU TEMPO?

Jlio Csar Zanluca

Todos ns possumos a mesma quantidade de tempo diria: 24 horas. Alguns usam estas
horas de forma proveitosa e til, enquanto outros tm dificuldades em coordenar este
recurso to limitado e precioso.
Se tempo dinheiro, importante sabermos aproveit-lo bem, j que no possvel
guard-lo, vend-lo, alug-lo ou fazer qualquer outra coisa, seno somente us-lo.
Adiante, vou tentar sintetizar algumas dicas sobre economia de tempo.
Uma das formas de conseguir ganhar tempo padronizar certos servios, como
relatrios. Guarde em seu computador modelos ou relatrios que voc j elaborou, e
utilize-os para fazer novos relatrios (bastando s preencher os dados que so
solicitados pelo seu relatrio especfico).
Sempre que sua mesa de trabalho esteja se tornando catica, reserve algum tempo para
organiz-la.
Por exemplo, separe os papis em 4 montes:
1) O que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papis
velhos, anotaes gerais...;
2) Providncias imediatas;
3) Prioridade menor;
4) Para leitura posterior.
Coloque filtros em seus e-mails. Eu recebo aproximadamente 50 SPAM por dia, que so
filtrados e vo direto para a lixeira - no perco tempo em l-los.
O uso da palavra "no" uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a
recusar, com educao, mas firmemente, qualquer solicitao que no lhe parea
imprescindvel para alcanar os resultados.
Exemplos
1)Voc foi convidado para estar numa reunio de outro departamento, mas que nada tem
a ver com suas tarefas ou com os clientes.
Apenas convidaram voc porque querem valorizar a turma. Recuse sem hesitao!

2)Voc recebe um telefonema para dar uma opinio de marketing para um conhecido,
onde dever cadastrar seus dados e responder a um questionrio na internet, com 50
perguntas (ou mais...!).
Delicadamente, diga que voc no dispe do tempo necessrio para dar ateno devida
ao assunto e... tchau!
Um hbito enraizado evitar atacar de frente os problemas, adiando-o at que se torne
muito maior do que realmente . Qualquer um pode mudar seus costumes.
1)Decida iniciar sua mudana assim que se convencer desta necessidade, enquanto
ainda estiver motivado. Tomar este primeiro passo imediatamente importante.
2)No tente fazer coisas demais com pressa excessiva. Obrigue-se, apenas, agora
mesmo, a fazer algo que voc esteja adiando. Depois, a partir de amanh de manh,
comece cada dia fazendo o que voc considera mais desagradvel na sua
responsabilidade diria.
Voc se sentir satisfeito consigo mesmo ao pensar que, passados apenas 15 minutos do
dia, j se livrou do pior que tinha a fazer.
H inmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol, na hora
do trabalho, falar ao telefone alm do imprescindvel, remeter um e-mail sobre coisas
corriqueiras, que no precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele monto de malas
diretas que chegam a sua mesa diariamente....
Estabelea horrios em que atender telefonemas de marketing direto (se que voc
quer atender este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo queles que desejam
interromper suas atividades para serem breves e diretos. No se trata de m educao,
mas de conduta apropriada para vencer as responsabilidades que voc tem!
Ah! Mas ento eu no posso mais conversar sobre futebol com meus colegas? Claro que
pode! Mas utilize o tempo do almoo!
Ns precisamos saber distinguir entre aquilo que ns temos que fazer e aquilo que
podemos deixar outros executar, por delegao direta. Delegar quer dizer incumbir,
entregar uma tarefa a outrem, transmitir permisso de executar em meu lugar.
O que voc poder deixar que seus subordinados faam? Faa uma revista de suas
tarefas dirias, e verifique que parte delas dispensa sua ao direta!