Lean Six Sigma

Saiba como promover de maneira eficaz a unio entre o Lean

Manufacturing e o Six Sigma para elevar a excelncia em
Qualidade e Produtividade

Andra Gitirana
Diretora de Lean Six Sigma
Xerox do Brasil

Nosso Encontro:

Xerox: Quem somos e nossa jornada...

Lean Six Sigma, a escolha da Xerox:

A Origem e os Pontos de convergncia

entre Lean e Six Sigma

O que , e por que Lean Six Sigma?

Onde aplicar Lean Six Sigma? Em um

nico projeto, ou na organizao toda?

Benefcios e Resultados

Obstculos e Superao na implantao

Xerox Corporation: Quem somos ...

$15.7B (US) Receita Anual

58.000 colaboradores no mundo

3.000 no Brasil

Maior portfolio de tecnologia e

servios de gerenciamento de
documentos e produo
Nossa Misso:

Auxiliar organizaes a atingirem seus

resultados de negcio atravs de
Smarter Document Management SM
3

Xerox: Nossa jornada... E os desafios atuais...

Reduo de Custo
Aumento de Produtividade
Aumento de Receita
Aumento de Market-Share
Vantagem Competitiva
Melhorar o Atendimento ao Cliente
Agilidade
Motivao e Satisfao
dos Colaboradores

Xerox: Nossa jornada... Compromisso comea em cima.

Estou convencida que o XLSS uma maneira de recriar
VALOR em nossa companhia porqu se refere a
SUBSTNCIA e no forma; baseada em DISCIPLINA e
infra-estrutura para que os projetos produzam resultados
de negcio para ns e nossos clientes.
- Anne Mulcahy
Chairman & CEO
Operations Committee
November 22, 2002

Lean Six Sigma, a escolha da Xerox: Pilares da Estratgia

Resultados Econmicos
9
9
9

Lucratividade
Crescimento
Novas Oportunidades

Desenvolvimento de
Lideranas
9
9
9

Lderes Futuros
Disciplina
Aprendizado Contnuo

Mudana Cultural
9
9
9

Deciso baseada em fatos

Simplicidade e rapidez
Colaborao; teamwork

Eficaz,
Eficaz, Rpido,
Rpido, Melhor
Melhor
6

Lean Six Sigma, a escolha da Xerox para a Mudana Cultural

De

Para

Conformidade. Foco exclusivo na eficincia. Postura eu

Compromisso. Compromisso e engajamento com o

posso viver com isto. Mudanas no so necessrias

processo de mudana cultural.

Complexidade. Orientao para perpetuar processos

Simplicidade. Uma orientao para processos cujo

complexos e com desperdcios na cadeia de valor.

sucesso medido pela sua rapidez e simplicidade.

Tolerncia com o Erro. Aceitao de uma certa

Eliminao do Erro. Six Sigma um objetivo constante

margem de erros e uma consequente e por vezes

indisciplinada tomada de aes corretivas.

em tudo que fazemos; orientao para elevar nvel sigma

dos processos.

Medidas Fracas. Medidas financeiras imcompletas ou

Medidas Fortes. Medidas financeiras slidas,

ambguas; sem processo de inspeo do impacto nos

resultados dos negcios.

documentadas e alinhadas com os resultados do negcio;

sistema de acompanhamento formal durante evoluo dos
projetos.

Silos. Departamentalizao das operaes. Resistncia

Colaborao. Uma mentalidade colaborativa e uma

passiva s mudanas e virtual impossibilidade de sucesso

em projetos multi-disciplinares.

norma informal estabelecida de debate e discusso para

projetos multi-disciplinares.

Impacincia. Estilo para ontem. Ataque aos

Disciplina. Foco no longo prazo e na sustentabilidade

benefcios menos importantes e de curta durao.

Declarao prematura de vitria sobre resultados.

dos resultados. Disciplina no mtodo.

Origens do Lean
O Lean est entre ns a muito tempo:

A Ford foi o pioneiro no comeo de 1900 (33 horas para completar a

produo de um carro, quase zero de inventrio mas tambm ... zero
flexibilidade!)

A Toyota aperfeioou (modelos/cores/opes mltiplas, setups rpidos,

Kanban, mistake-proofing, quase zero de inventrio como o mximo de
flexibilidade!)

Lean conhecido por muitos nomes:

Toyota Production System

Just-In-Time

Continuous Flow
8

Origens do Lean
O Lean tipicamente baseado na manufatura / produo, mas
tambm altamente aplicvel em projetos transacionais.
Fortemente focado em:

Para fora - flexibilidade para atender a demandas dos clientes,

Para dentro - reduo / eliminao de perdas e custo em todos os

processos.

Sistema Toyota de Produo para Eliminao

de Perdas
(Aplicvel a qualquer Processo)

A habilidade para eliminar perdas

desenvolvida pela desistncia da crena de
que no existe outro jeito de fazer uma
tarefa. intil dizer,Sempre foi feito assim,
ou Isso no pode ser melhorado!
Na Toyota, ns descobrimos que sempre tem
um outro jeito.
Estudo do Sistema de Produo Toyota
10

Os Conceitos Bsicos do Lean

1. Determinar a Voz do Cliente (VOC)
2. Identificar a Cadeia de Valor do Processo
3. Implementar Pull Systems
4. Melhorar os Fuxos do Processo
5. Atingir a Perfeio Lean Melhoria
Contnua

Objetivos do Lean
Maior Qualidade, Menor Custo, Tempo mais curto, Mxima
Flexibilidade
11

Definio da Misso do Lean

Desenvolver a habilidade de:
Entender que perdas simplesmente:

Aumentam custos

No produzem benefcios correspondentes

Atrapalham o trabalho

Visando:

Reconhecer e identific-las

Ter a coragem de cham-las de perdas

Ter o desejo de elimin-las

Aplicar ferramentas / tcnicas de eliminao

Entender os benefcios da eliminao:

Externos (satisfao de clientes, valor para acionistas)

Internos (satisfao de empregados, benefcios financeiros)

12

Resultados de Melhoria Lean

Antes do Lean

Depois do Lean

Veja a diferena!

13

Exemplo de Padronizao de Trabalho:

1. Toda a equipe conhece
muito bem suas atividades
(Definies Operacionais)
2. Todas as ferramentas
esto ao alcance das
mos (5s)
3. Padronizao do trabalho
praticado
constantemente na busca
da perfeio (Plano de
Controle e Monitoria)
4. Anlise e observao
conduzem a melhoria
contnua no desempenho
da equipe (Anlise de
Fatos e Dados)
14

A Histria do Six Sigma

A Motorola foi a pioneira nos anos 80.
A metodologia Six Sigma Black Belt iniciou no final dos anos 80,
comeo dos 90.
Implementadores de Projeto so conhecidos como Black Belts.
So esperados benefcios anuais de $500,000 a $1,000,000, com a
gesto de 3-5 projetos por ano, por Black Belt.
um programa Top-down com suporte Executivo e com estrutura
prpria.
Fortemente focado em:
Para fora - Voz do Cliente,
Para dentro - no uso de ferramentas estatsticas em projetos
que trazem grande retorno sobre investimento.
15

Conceitos de Six Sigma

Melhorias de Six Sigma

Alinham processos para as expectativas do cliente e otimizam

performance de processos atravs da soluo de problemas.

Design For Six Sigma

Desenvolve novos processos / produtos (capazes).

Gesto de Processos de Negcio

Mantm a performance de melhoria, enquanto

Enfatiza novas oportunidades para novas melhorias.

Metodologia DMAIC

Define-Measure-Analyze-Improve-Control
Define Measure Analyze Improve Control

Plataforma para sustentar a infra-estrutura cultural e tcnica

voltada para resultados
16

O Que Lean & o que Six Sigma ?

17

O Que Lean & o que Six Sigma ?

Conjunto de Tcnicas e Ferramentas (Lean e Six Sigma) utilizadas para
reduo de desperdcio e variao nos processos de trabalho.

Depois

Depois

Antes

Foco do Six Sigma

Foco do Lean

Tornar o processo eficaz

Tornar o processo eficiente

Entender e reduzir a variao

Reduzir e eliminar os defeitos

Identificar fases que no agregam

valor e reduzir desperdcios

Melhorar o desempenho em
Custo, Tempo e Qualidade

Reduzir gargalos

Aumentar velocidade do processo

Quantidade, Velocidade, Gargalo

Zero, Reduzir fases que no
agregam valor

Qualidade, Acuracidade, Defeito

Zero, Reduzir variao

Lean

Six Sigma

Antes

18

Lean & Six Sigma

Integrao O Grande Passo

Lean Six Sigma

Ns temos a tendncia de usar toda a nossa energia e cincia
em Six Sigma para mover a mdia [tempo de entrega] de12
dias.
O problema , como foi dito, a mdia nunca acontece, e o
cliente continua vendo variao quando a entrega acontece
uma entrega herica em 4 dias em uma ordem, com um
horroroso atraso de 20 dias na outra, e nada de consistncia ...
Variation is evil.
- Jack Welch, 1998

19

Por que integrar Lean com Six Sigma ?

O Lean prov as ferramentas adicionais que
turbinam os esforos de melhoria do Six
Sigma.
Lean

Lean identifica
problemas no
fluxo, e pode
ajudar a melhorar
a capabilidade
(melhora a fase)

Six Sigma
Melhora a
capabilidade dos
passos que no
agregam valor

Cliente

Fornecedor

Foco fluxo de valor.

Ajuda a identificar
passos que no
agregam valor e d
ferramentas para
elimin-los

Lean/Six Sigma

20

Por que integrar Lean com Six Sigma ?

Lean & Six Sigma podem co-existir independentemente,

mas os benefcios da integrao so imensos...

Um nico canal para os recursos limitados

(colaboradores)

Uma nica estratgia de melhoria para a organizao

Alta sinergia para buscar resultados de produtividade

e lucro
21

Como integrar Six Sigma & Lean?

Six Sigma o Meio da Unificao

Six Sigma prov a infra-estrutura de

melhoria

Comprometimento do CEO

Deployment Champions

Black Belts, Master Black Belts, GreenBelts

Six Sigma prov a metodologia para

superar os objetivos

DMAIC

DMEDI ou DFSS

Duas iniciativas diferentes de melhoria, que so muito fortes juntas.

22

Metodologia DMAIC e Lean

Six Sigma baseado na filosofia DMAIC
Ferramentas Lean so aplicadas principalmente durante:

Measure:

Improve:

Mapemento da Cadeia de Valor, Analise de Gargalos, etc.

Pull Systems, melhorias Operacionais, Clulas de trabalho, etc.

Control:

Ferramentas de Controle Visual, Mistake Proofing, etc.

Um mini-DMAIC pode ser aplicado em cada fase do DMAIC via Kaizen!

Ferramentas Lean
so aplicveis em
todas as fases do
DMAIC, mas com
pico nas fases de
Analyze e Improve

%
Aplicabilidade
das
ferramentas
Lean

Define

Measure Analyze

Improve Control

23

Lean Six Sigma

Mapa para Melhoria de Processos
Define
Activities
Identify Problem
Complete Charter
Develop SIPOC Map
Map Business Process
Map Value Stream
Gather Voice of the

Customer & Voice of the

Business
Develop CCRs & CBRs
Finalize Project Focus

Measure

Analyze

Improve

Identify Key Input, Process and

Propose Critical Xs

Develop Potential Solutions

Output Metrics
Develop Operational Definitions
Develop Data Collection Plan
Validate Measurement System
Collect Baseline Data
Determine Process
Performance/Capability
Validate Business Opportunity

Prioritize Critical Xs

Develop Evaluation Criteria &

Conduct Root Cause

Select Best Solutions

Evaluate Solution for Risk
Optimize Solution
Develop To-Be Process Map(s)
and High-Level Implementation
Plan
Develop Pilot Plan & Pilot Solution

Analysis on Critical Xs
Validate Critical Xs
Estimate the Impact of

Each X on Y
Quantify the Opportunity
Prioritize Root Causes

Control
Develop SOPs, Training Plan

& Process Control System

Implement Process

Changes and Controls

Monitor & Stabilize Process
Transition Project to Process

Owner
Identify Project Replication

Opportunities
Calculate Financial Benefits

Tools
Pareto Charts

SIPOC Map

Pareto Charts

Brainstorming

Control Charts

Project Selection Tools

Operational Definitions

C&E Matrix

Benchmarking

Standard Operating

PIP Management Process

Data Collection Plan

C&E/Fishbone Diagrams

Process Improvement

Value Stream Map

Statistical Sampling

Brainstorming

Various Financial Analysis

Measurement System Analysis

Detailed As-Is Process Maps

Charter Form

(MSA), Gage R&R

Constraint Identification
Setup Reduction
Generic Pull
Kaizen
TPM
Control Charts
Process Capability, Cp & Cpk

Basic Statistical Tools

Techniques
Line Balancing
Process Flow Improvement
Replenishment Pull
Purchasing and Sales Strategy
Poka-Yoke
FMEA
Solution Selection Matrix
To-Be Process Maps
Piloting and Simulation

Stakeholder Analysis
Communication Plan
SIPOC Map
High-Level Process Map
Non-Value Added Analysis
VOC and Kano Analysis
RACI and Quad Charts

SupplyChainAccelerator

Analysis
Non Value-Added Analysis
Hypothesis Testing
FMEA
Box Plots
Interaction Plots
Simple & Multiple Regression
ANOVA

Procedures (SOPs)
Training Plan
Communication Plan
Implementation Plan
Visual Process Control
Process Control Plans
Project Commissioning
Project Replication
Plan-Do-Check-Act Cycle

24

As Leis de Lean Six Sigma

0 Lei de Lean Six Sigma: A Lei do Mercado
Defeitos CCQs (Customer Critical-To-Quality) tem sempre a
mais alta prioridade.
1 Lei de Lean Six Sigma: A Lei da Flexibilidade

A velocidade do Processo diretamente proporcional a

flexibilidade do mesmo.
2 Lei de Lean Six Sigma: A lei do Foco
20% das atividades causam 80% dos atrasos de um dado
processo.
3 Lei de Lean Six Sigma: A Lei da Velocidade

A Velocidade de um dado processo inversamente

proporcional a variao do fornecimento e da demanda
(supply/demand), e ao nmero de coisas no processo.
25

Case Xerox: Cadeia de Valor XMS - Anlise de Rentabilidade & Entrada de

Ordem
Large numbers of Non Value Add processes steps in the XMS value chain.
228 days
148 d
95 d
3d
Credit Analysis
Doc Analysis

35 d

53 d
Business
Proposal

Approval

Generate
Order

Customer
OK

IAVS

Delivery
Install

43d

17d

Aprovao

Purchase
NPPO

Delivery
Install

80 d
Site
Implementation

Site
Sign-off

54 d
20 d
MP

Contract
Analysis

Aprovao

HR
Hire

CVA
BVA
NVA

26

Case Xerox: Cadeia de Valor XMS - Anlise de Rentabilidade & Entrada de

Ordem
50%
reduction

Improvements
Process improved by
Black Belt
Isaura Camargo & team
Simplification Project
XMS Profitability
Analysis & Order Entry

114 d
79 d

1d
Generate
Order

5d
Customer
OK

Delivery
Install

43d

25 d
Approval

Before = 17 days
After = 6 days

54 d

Before = 88 days
After = 30 days

Business
Proposal

6d

35 d

Purchase
NPPO

IAVS

Delivery
Install

54 d
3d
MP

Contract
Analysis

Process improved by Black Belt

Luiz Faria & team
Project XGS Purchase Order

HR
Hire

Process improved by Black Belt

Rosane Galvo & team
Simplification Project
XGS Contract Analysis

Site
Implementation

Site
Sign-off

Process improved by Black

Belt Gaspar & team
Project XMS Site
Implementation

Before = 80 days
After = 35 days
CVA
BVA
NVA

27

Lies Aprendidas / reas de Ateno

Tendncia de declnio nos indicadores de

resultado

Baixo suporte para projetos

Isolamento do Grupo de Lean Six Sigma

Aumento do nmero de pessoas

retornando ao jeito antigo de fazer o

trabalho

Eroso de papis e responsabilidades

Lean Six Sigma

28

Xerox Lean Six Sigma: Continuando a

Jornada
Clientes

Aplicao interna e externa.

Criao de valor para
nossos clientes.

Operaes Internas inclui administrao

e suporte
Manufatura
Ferramentas e Metodologia de
Qualidade

Xerox
29

Usando Xerox

Lean
Six Sigma

criando VALOR para os

Clientes

www.xerox.com.br