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SUMRIO
Delegar: o que significa?
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O que delegar?
Como delegar?
O planejamento
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A execuo
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O aprendizado
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Desenvolvendo a empresa
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DELEGAR:
O QUE SIGNIFICA?
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06
ESTRATGICO
TTICO OU GERENCIAL
OPERACIONAL
No perca de vista!
Por vezes, enquanto a empresa recm
nascida e muito pequena, a fora de trabalho
se resume ao empresrio e, nesta hiptese,
ele precisar cumprir com todas as funes.
Mas sem perder de vista a necessidade de
delegar, ao que deve ser conduzida assim
que houver a contratao do primeiro
funcionrio.
3 o QUE DELEGAR?
Cargos, funes e atividades por vezes so vistos como sinnimos, o que
pode gerar dvidas.
Cargo: o ttulo resultante do agrupamento de tarefas ou
responsabilidades de mesma natureza, nvel de complexidade e
requisitos. Intitulado normalmente para indicar a posio na hierarquia,
aquele registrado no contrato de trabalho.
Funo: um conjunto de tarefas e responsabilidades atribudas a um
cargo.
Atividades (ou tarefas): menor unidade componente do trabalho que
possui uma ordem, coerncia e consome tempo em sua execuo.
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o QUE DELEGAR?
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4 COMO DELEGAR?
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COMO DELEGAR?
NINGUm faz do
meu jeito...
EVITE AS ARMADILHAS!
MEDO: comum o empresrio ter medo de
delegar, seja por achar que o subordinado
no cumprir com a tarefa da mesma
maneira que ele, ou pela insegurana de
compartilhar informaes, como por
exemplo, do Financeiro.
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COMO DELEGAR?
EVITE AS ARMADILHAS!
Apego ao hbito: s vezes, por fora do
hbito, o empresrio reluta em repassar
funes ou atividades que executa
rotineiramente.
Dilema da produtividade: Significa pensar
que, no tempo dispendido para passar a
tarefa ao subordinado ele prprio faria, e
melhor.
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COMO DELEGAR?
SELECIONAR
planejamento
PRIORIZAR
execuO
DELEGAR
APRENDIZADO
AVALIAR
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5 O PLANEJAMENTO
Etapa fundamental, da qual depende o xito do processo como um todo.
Subdivide-se em Selecionar e Priorizar.
SELECIONAR:
Nesta etapa o empresrio deve listar todas as tarefas que executa no seu
dia a dia, sendo minucioso na sua descrio; mesmo as tarefas mais simples devem ser relacionadas, como por exemplo o pagamento de contas.
Nesta lista dever classific-las em estratgicas, crticas (podem resultar
em impactos substantivos no curto prazo) e rotineiras, estas ltimas de
natureza operacional.
Em seguida deve separar aquelas que forem delegveis, deixando para si
aquelas que forem estratgicas ou crticas.
Por fim, dever selecionar as pessoas para as quais ir delegar cada
tarefa, tomando o cuidado de escolher aquelas que entregam e no as
desocupadas.
Em alguns casos pode-se considerar a delegao de determinadas atividades para terceiros, sendo bons exemplos as de recrutamento e seleo.
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O PLANEJAMENTO
PRIORIZAR:
Definidas as tarefas e as pessoas para quem sero delegadas, passa-se
etapa de priorizao.
Isso para que a transferncia das atividades seja feita de forma
escalonada pois, do contrrio, pode haver o risco do comprometimento da
rotina e da perda do controle.
Para tal, as tarefas devem ser ordenadas numa pilha ou lista, que
determinar a transferncia de maneira sequencial e progressiva.
O ordem deve observar o critrio do grau de dificuldade ou de
complexidade, definindo nveis dos tipos A, B e C.
A delegao das tarefas deve ser conduzida uma por vez, partindo da mais
simples.
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6 a execuO
Aqui se d a delegao propriamente dita, consistindo nos seguintes passos:
1. Preparao: Prepare-se antecipadamente, reunindo todas as informaes e
ferramentas que sero transferidas para o subordinado, definindo tambm a
forma como ir exercer o controle sobre a atividade (prestao de contas,
relatrios, indicadores de desempenho, etc).
2. Orientao: Instrues claras, objetivos gerais e especficos definidos, e
principalmente o esclarecimentos dos resultados esperados, isto , o que deve
ser entregue.
3. Definio de prazos: Defina os prazos em conjunto com o colaborador, a
tarefa deve ter dia e hora para sua finalizao.
4. Concesso de autonomia: Defina o que o colaborador pode fazer durante a
execuo da tarefa. Existem 3 nveis de autonomia:
Nvel bsico: Recomendar O colaborador pode apenas recomendar
alteraes e melhorias no processo.
Nvel Intermedirio: Informar O colaborador deve avisar
antecipadamente quais alteraes e melhorias ir fazer, e logo em seguida
agir.
Nvel Avanado: Agir O colaborador tem confiana total para
desenvolver a tarefa, e somente no final da execuo dir como foi feito."
5. Verificao: Solicitar que o colaborador repita tudo o que foi dito e combinado
para que o entendimento seja completo. Crie reunies intermedirias para
saber como a tarefa est sendo desenvolvida e auxiliar em caso de algum
problema encontrado.
delegar para crescer - frank jencik
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O APRENDIZADO
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8 DESENVOLVENDO
A EMPRESA
O ambiente que envolve uma empresa, interna e externamente, vive em
constante mudana. Da mesma forma, a sua estrutura e os seus
processos tambm mudam, com surgimento de novas atividades e
extino de outras, fazendo com que a tarefa de delegar se renove
continuamente, principalmente na medida em que a empresa cresce.
Com isso em mente, o empresrio deve constantemente refletir sobre o
tema, fazendo os seguintes questionamentos:
Estou delegando tudo o que eu poderia?
Os processos e mecanismos de controle esto adequados
configurao atual do negcio e me permitem a correta avaliao
do desempenho?
As pessoas no nvel de gerncia esto acumulando atividades
operacionais?
Ao passo em que a empresa cresce, o empresrio deve dedicar tempo
capacitao dos seus lderes para que possam delegar e multiplicar as
melhores prticas dentro da organizao pois, do contrrio, o problema
apenas mudar de patamar hierrquico e, mais uma vez, a empresa se
ver limitada ao crescimento.
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DESENVOLVENDO A EMPRESA
PRATICAR:
Agora que voc detm o conhecimento, hora de colocar tudo em prtica.
Bom trabalho!
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