Matriz de atividade individual

Mdulo: 2 Atividade: Individual

Ttulo: Implantao da filosofia de gerenciamento de projetos em organizaes de
pequeno a mdio porte
Aluno: Gustavo Simoes da Costa
Disciplina: Gesto de Projetos Turma: SP 7 - Turma B
Introduo

O ambiente onde as empresas esto inseridas mudou muito nos ltimos tempos,
conseqncia direta da intensificao da globalizao somada a fatores internos e
externos as organizaes.

Como cita Stoner (1995), as organizaes trabalham dentro de um contexto, do qual

dependem para sobreviver, se manter, crescer e se desenvolver.

J como no poderia deixar de ser, a competitividade foi acirrada e os clientes

aumentaram as exigncias. Caractersticas como qualidade do produto ou servio
somada versatilidade e dinamismo no que tange a implementao de mudanas, se
tornaram fatores determinantes para o sucesso de qualquer negcio.

nesse contexto que as empresas passaram a buscar mtodos para aprimorar seus
processos e procedimentos internos, onde se denota a grande importncia da
metodologia do gerenciamento de projetos, seja nas grandes, mdias ou pequenas
empresas.

De qualquer forma, necessrio destacar que o crescimento da gesto de projetos e o

aprimoramento das tcnicas vm atingindo organizaes de todos os segmentos e
portes, porm, para que tenham sucesso, necessrio ter conhecimento das
metodologias e melhores prticas.

O objetivo desse trabalho analisar como as organizaes de pequeno a mdio porte

poderiam implantar a filosofia do gerenciamento de projetos.

Como subsdio para o desenvolvimento ser utilizado o contedo do site associado ao

Sistema de Gesto Orientado a Resultados do Sebrae, bem como os diversos casos
de implantao de projetos disponveis no site da IBM.

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Modos e meios de implantao

Definio de conceitos

Para possibilitar um melhor entendimento do estudo realizado, faz-se necessrio

definir os seguintes conceitos:

O PMBOK um guia que formaliza diversos conceitos em gerenciamento de projetos,

como a prpria definio de projeto e do seu ciclo de vida. Tambm identifica na
comunidade de gerenciamento de projetos um conjunto de conhecimentos
amplamente reconhecido como boa prtica, aplicveis maioria dos projetos na maior
parte do tempo. Estes conhecimentos esto categorizados em nove reas e os
processos relacionados so organizados em cinco grupos de processos ao longo do
ciclo de vida do projeto.

Segundo o PMBOK (2004), projeto um esforo temporrio empreendido para criar

um produto, servio ou resultado exclusivo. Em que temporrio significa que todo
projeto tem um incio, meio e fim bem definidos, exclusivo significa que o produto ou
servio tem caractersticas que diferenciam de outros produtos ou servios similares.

O gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades e tcnicas

s atividades de projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de
projetos realizado atravs da aplicao e da integrao dos seguintes processos de
gerenciamento de projetos: iniciao, planejamento, execuo, monitoramento e
controle, e encerramento (PMBOK, 2004).

de ressaltar que existem muitas variaes para a definio de projeto e

gerenciamento de projetos, porm todas convergem para os mesmos quesitos para
que se tenha sucesso.

Contexto atual e importncia do gerenciamento de projeto nas empresas

Conforme afirma Dinsmore (1999), fato que as organizaes modernas esto

vivendo um importante momento de transio do modelo funcional e hierarquizado
para estruturas mais geis, com viso de processo, incorporando a cultura de
gerenciamento de projetos.

Para Menezes (2003), o uso estratgico da gerncia de projetos constitui-se no fator-

chave em controlar a mudana nas organizaes contemporneas.
Conseqentemente a disciplina da gerncia de projetos est se ampliando e

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crescendo em escala mundial junto s corporaes, governos e academia e outras
organizaes que reconhecem o valor dos colaboradores treinados e preparados na
gesto de projetos (VARGAS, 2005).

Atualmente a aplicao dos processos de gerenciamento de projetos busca atingir ou

exceder as necessidades e expectativas das partes interessadas no projeto
(stakeholders). Na prtica, a presso maior recai, e invariavelmente implica balancear
aspectos conflitantes (IVES, 2005):

Escopo, prazo, custo e qualidade;

Diferentes necessidades e expectativas;

Requisitos identificados e no identificados.

Nesse sentido, a boa prtica do gerenciamento de projetos produz resultados

expressivos para a sobrevivncia e o progresso das organizaes, entre eles, pode
ser citado: reduo no custo e prazo no desenvolvimento de novos produtos, aumento
no tempo de vida de novos produtos, aumento de vendas e receitas, aumento do
nmero de clientes e de sua satisfao e aumento das chances de sucesso dos
projetos (PRADO, 2003).

Estudo dos modos e meios de implantao

O gerenciamento do projeto no deve ser praticado de maneira arbitrria, mas

conforme tcnicas reconhecidas eficientes, em que se destacam as recomendaes
do PMI. Contudo, para colher os benefcios esperados, deve haver a conscientizao
das empresas em adotar o gerenciamento de projetos como uma metodologia na qual
seus gerentes devem ser devidamente treinados, de forma a agregar valor s
experincias individuais dos mesmos. A sua implantao deve ser realizada de forma
sistemtica, para que os princpios possam ser colocados em prtica da maneira mais
adequada s necessidades das empresas (VIEIRA, 2002).

J Alvarenga (2005) diz que as empresas tm muito a ganhar com a implantao

sistmica dos conceitos de gerenciamento de projetos para o desenvolvimento de
softwares, como os presentes no modelo PMBOK.

fato que tal modelo possibilita ter um controle e acompanhamento efetivo das
atividades, minimizando assim os riscos do projeto no ter xito. Par isso, a gesto

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dos projetos deve ficar sob a responsabilidade de um profissional experiente e que
tenha as competncias definidas para planejar, organizar, controlar, alocar recursos e
motivar pessoas.

A seguir aprofundaremos o estudo dessa metodologia visando implementao das

prticas de gerenciamento de projetos em empresas de pequeno a mdio porte.

Num projeto essencial que os processos sejam muito bem definidos e organizados.
Nesse sentido o PMBOK prev quarenta e quatro processos divididos em cinco fases
distintas, so elas:

1. Fase de Iniciao o start-up oficial do projeto. Nesse momento

preenchido o Termo de Abertura do Projeto;

2. Fase de Planejamento Ser realizada a definio do escopo que ter o

detalhamento de tudo aquilo que ser realizado pelo projeto bem como as
limitaes e caractersticas relacionadas entrega final;

3. Fase de Execuo a fase de materializar todo planejamento realizado.

Geralmente onde se consome grande parte do oramento e do esforo;

4. Fase de Controle Ocorre em paralelo as fases de Planejamento e Execuo.

Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que est sendo realizado
pelo projeto, de modo a propor aes corretivas e preventivas, no menor
espao de tempo possvel, aps a deteco de anormalidade;

5. Fase de Encerramento onde ocorre o encerramento oficial do projeto. Para

isso, ser feita uma anlise se a entrega final corresponde aos requisitos
iniciais do projeto, para que a rea cliente de o aceite formal. Alm disso,
realizada a anlise dos erros e dificuldades superadas, visando elaborao
de um documento de lies aprendidas para os prximos projetos.

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A figura a seguir ilustra as definies acima bem como a forma como as cinco fases do
projeto se relacionam:

Fonte (DVILA, 2006)

Outro aspecto importante est relacionado definio das nove reas de

conhecimento, que visam caracterizar os principais aspectos envolvidos em um projeto
e no seu gerenciamento. A seguir esto os detalhes:

1. Integrao a etapa do planejamento que dura do comea ao fim do projeto

e tem por objetivo identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os
diversos processos e atividades do gerenciamento de projetos (PMBOK 2004);

2. Escopo o objetivo do projeto. de extrema importncia que seja bem

definido, pois impacta diretamente no resultado final;

3. Tempo Monitora e administra o tempo das atividades com base no

cronograma definido;

4. Custos rea que determinar e controlar o custo mediante os recursos

humanos, matria prima, fornecedores entre outros elementos utilizados no
ciclo de vida do projeto;

5. Qualidade Faz a gesto da qualidade de acordo com os padres e regras

estabelecidos;

6. Recursos humanos Gerencia os recursos e distribui as atividades entre os

integrantes do projeto;

7. Comunicaes uma das reas mais importantes no projeto. Tem como

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 objetivo gerir e executar o plano de comunicao, garantindo que a informao
flua e chegue s pessoas corretas nos momentos devidos;

8. Riscos Responsvel por elaborar o planejamento de risco, analisando,

identificando e monitorando o cumprimento das atividades de acordo com o
andamento do projeto;

9. Aquisies Inclui todos os produtos e servios necessrios para possibilitar a

execuo do projeto.

A figura abaixo ilustra a forma como as nove reas do conhecimento se integram:

Fonte (DVILA, 2006)

Em resumo, Escopo, Tempo, Custos e Qualidade so os principais determinantes para

o objetivo de um projeto: entregar um resultado de acordo com o escopo, no prazo e
no custo definidos, com qualidade adequada; ou seja, o que, quando, quanto e
como. Recursos Humanos e Aquisies sero os insumos para produzir o trabalho do
projeto. Comunicaes e Riscos devem ser continuamente abordados para manter as
expectativas e as incertezas sob controle, assim como o projeto no rumo certo. E para
finalizar, Integrao abrange a orquestrao de todos estes aspectos.

Simulao de modelo modus operandi

Levando em considerao a implementao da filosofia de projetos em empresas de

pequeno e mdio porte, o desenvolvimento ser realizado utilizando os conceitos e
ferramentas da Estrutura Analtica do Projeto (EAP).

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A Estrutura Analtica do Projeto (EAP) tem como objetivo gerir e definir o escopo do
projeto. Nesse mbito, as entregas so divididas em fases visando simplificar o
gerenciamento, planejamento e controle das atividades.

A seguir ser feita uma simulao de um planejamento de projeto para uma empresa
de pequeno porte, que tem como objetivo implementar um controle de ponto (horrio)
dos colaboradores.

Projeto

Implantao de sistema para controle de ponto (horrio) dos colaboradores.

Demandante

Tambm conhecido como rea cliente. Nesse caso especificamente poderia ser a
diretoria de recursos humanos.

Especificao da demanda

Desenvolvimento de um sistema de registro de horrio dos funcionrios com as

seguintes caractersticas:

Dever existir uma interface web que possibilite gerar grficos e relatrios
relativos ao cumprimento dos horrios e carga horria exigida pela empresa.
Tais relatrios devero ser exportveis para aplicativos Microsoft;

As configuraes das regras de horrios e definio de feriados devero estar

disponveis numa interface web, onde o prprio usurio far a configurao de
acordo com o calendrio anual/regional;

As manuteno relativo a incluso/excluso de funcionrios dever estar

disponvel numa interface web;

O sistema dever permitir a configurao de perfis de usurios, sendo a

gerente de RH com acesso total e os demais com acessos limitados;

Os registros das horas pelos funcionrios devero ser realizados atravs da

leitura da digital dos funcionrios, dessa forma evita-se fraude;

Na entrega dever haver 2 leitores de digital;

As informaes devero ficar numa base de dados Oracle com rotinas dirias

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 de backup;

Aps a entrega dever ser ministrado um treinamento para 5 usurios;

Aps a entrega o sistema entrar na fase de garantia por 6 meses.

Usurio final

Analistas de recursos humanos.

Premissas

Para que o sistema seja desenvolvido e disponibilizado a rea cliente faz-se

necessrio:

Aprovao do oramento para compra dos equipamentos;

Definio dos recursos;

Fechamento dos requisitos;

Identificao de stakeholders;

Necessidade de ajuste na rede eltrica;

Preparao da rede IP para suportar o novo sistema

Avaliaes e Mensuraes

Com base no cronograma definido o lder do projeto definir as mtricas e far os

controles de acordo com o andamento das atividades, prazos, custo, alm de fazer a
gesto dos stakeholders.

Objetivo Geral

Desenvolvimento de um sistema de controle de horrio que possibilite a rea de

recursos humanos fazer a gesto de forma mais simples e eficaz dos registros de
ponto dos colaboradores.

Resultados

Concluir a aprovao do oramento at 10/07/2010;

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 Definio dos recursos at 25/07/2010;

Fechar os requisitos do sistema 02/08/2010;

Finalizar a preparao da rede eltrica em setembro/2010;

Concluir a preparao da rede IP em setembro/2010;

Disponibilizar toda infra-estrutura em outubro/2010;

Disponibilizar o sistema para testes em novembro/2010;

Disponibilizar o sistema para os usurios em dezembro/2010

Especificamente nesse caso, por se tratar de uma empresa de pequeno porte,

possvel que muitas das fases de execuo e controle sejam realizadas pelas mesmas
pessoas.

Concluso

A cada dia a prtica de se gerir os negcios atravs da estrutura de projetos cada

vez mais visvel nas empresas, seja ela pequena, media ou grande.

No estudo realizado foi possvel concluir que os ganhos para as corporaes somado
ao nvel de controle que o gerenciamento de projetos permite obter, vantajoso e
agrega positivamente aos objetivos estratgicos do negcio.

Tal comentrio reforado pelos estudos feitos por Morris e Jamieson (2005), que diz
que uma das grandes preocupaes das organizaes a necessidade de se criar
sistemas de informaes com qualidade, produtividade e baixo custo. Por isto, tornou-
se imprescindvel a adoo de mtodos que possam proporcionar mais estabilidade ao
processo de desenvolvimento de informaes.

Relacionado ao futuro dos projetos nas pequenas e mdias empresas, acredito que a
prtica continuar em forte expanso e cada vez mais os objetivos estratgicos
estaro subdivididos em projetos. J como previu Valeriano (2001), os trabalhos das
organizaes modernas caracterizam-se por formar um conjunto de processos ou
operaes correntes e uma constelao de projetos, em vrias fases de execuo,
todos consistentes e coerentes entre si e alinhados com a estratgia e com os
objetivos da organizao. O que parecia tratar-se de dois universos diferentes, com
suas culturas prprias aparentemente antagnicas, como a administrao de

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processos operacionais e administrativos e a administrao de projetos, passa a
constituir um nico ambiente de ampla cooperao mutua, com objetivos comuns e
ntima ligao entre todos os participantes.

Referncias bibliogrficas

Livros, artigos e revistas

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strategy. Project Management Journal, 2005. Disponvel em
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