FATEC INTERNACIONAL

MODELO DE PROJETO
PRELIMINAR E/OU
MINUTA DE PROJETO

SILVA MENDES S/A – GRUPO SM

NOVEMBRO DE 2008
 PROJETO PRELIMINAR

1. DECLARAÇÃO DE TRABALHO

Declaração de Propósito

O propósito desse projeto é apresentar a metodologia a ser adotada pela Consult

para adequar o grupo SILVA MENDES, doravante denominado SM, dentro das
modernas práticas de gestão empresarial através do acompanhamento
permanente e orientado das atividades da empresa e seus respectivos
colaboradores.

Declaração de Escopo

Esse projeto é responsável por todo o desenvolvimento, adequação ao novo

organograma da empresa, implantação dos processos e políticas bem como o
treinamento das equipes de trabalho.

Objetivamente este projeto deverá:

Definir a nova Estrutura Organizacional da empresa;

Estabelecer força-tarefa de analise de viabilidade técnica e operacional dos
Sistemas e Recursos empregados na automação (processamento, e
armazenamento de dados) e geração de um Sistema de Informações
adequado às necessidades da empresa;

Desenvolver uma força-tarefa para regularização das operações contábeis
em conjunto com o fornecedor de software;

Avaliação / certificação do sistema atual vigente para continuidade;

Acompanhamento dos Resultados consolidados através de DRE e relatórios
gerenciais;

Avaliar o Plano de Contas existente e propor possíveis melhorias ao modelo
adequado aos negócios da empresa;

Padronização das práticas de gestão administrativa

Fornecer modelos de políticas adequadas que permitam à empresa uma
visão clara de organização, modernização e competitividade;

Capacitação das equipes para a nova filosofia de trabalho;

Permitir a elaboração do novo Manual Organizacional (básico);

Avaliar as fragilidades internas para implantação do Código de Ética;

Acompanhar e sugerir auditorias contábeis periódicas a fim de identificar e
corrigir as possíveis distorções.
Resultados Esperados

Regularização da situação CONTÁBIL que se encontra desestruturada;

Gestão por diminuição gradativa dos PASSIVOS Tributários, Legais e
Societários atuais;

Padronização de RECURSOS e PROCESSOS empregados na Gestão da
SM;

Validação dos Recursos Tecnológicos (Softwares e Hardwares) empregados
pela SM;

Implementação de um padrão de TI adequado à SM;

Definição da uma hierarquia organizacional (organograma);

Implantação documentada de Políticas as áreas de TI, de Suprimentos,
Comercial, Finanças e de RH;

Padronização dos processos e fluxos de trabalho em todos os setores;

Revisão, sugestão e implementação de Plano de Cargos e Salários;

Revisão, sugestão e implementação de uma Política de Remuneração
Variável.

Objetivo

A SM deverá ter validado um SIG – Sistema de Informações Gerenciais

adequado às necessidades de uma gestão profissionalizada. Isto inclui o
atendimento, das demandas dos gestores internos (sócios e diretores) e
terceiros interessados (fisco e sociedade).

O objetivo principal é a implementação total de todas as ações descritas dentro

do prazo estabelecido no cronograma.

Participantes do Projeto

Gerente do Jerônimo Mendes Consultor

Projeto
Pedro Fortunato Diretor
Apoiadores Luiz Carlos Artum Diretor
Pedro Paulo Serafim Cliente
Cleverson Rubião Financeiro
Paulo Afonso Caxias Recursos Humanos
Lourival de Sousa Rego TI
Nelson Ferro TI
Equipe de
Milton Paulo Roque Contabilidade
Trabalho
Julio Prestes Contabilidade
Paulo Caçador Logística
Paulo Henrique Folador Logística
Wanderley Farias Cliente
Mariano de Sousa Ferro Cliente
 Cadeia de Comando

Gerente Projeto

Gerente Líder Gerente Líder

Empresa Cliente

Equipe de Projeto Equipe de Projeto

Empresa Cliente

2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Atividade Gerente Equipe Apoio

Desenvolver políticas E E A
Definir fluxos de trabalho C E I
Padronizar práticas de gestão E I A
Definir cronograma E I C
Comunicar os envolvidos E E I
Treinamento das Equipes E/I E I
Gerenciar prazos E C/I C

E = Responsabilidade sobre a execução A = Autoridade para aprovar

C = Precisa ser consultado I = Precisa ser informado

3. PLANO DE COMUNICAÇÃO

Participante Informações Necessárias Meio Freqüência Resposta

Cronograma e desempenho Relatório e
Apoiador Mensal 5 dias

Problemas e ações propostas Reunião

Cronograma, desempenho e
qualidade.
Relatório e

Problemas, ações propostas e Quinzenal 5 dias
Gerentes Reunião
assistência necessária.

Ações exigidas pela empresa.

Cronograma, desempenho e
qualidade. Semanal
Relatório e
Equipes
Problemas e ações propostas. 5 dias
Reunião

Ações exigidas pelos clientes
internos
4. METODOLOGIA E ORGANIZAÇÃO DO PROJETO

O projeto será realizado por etapas, de acordo com o escopo definido no início do
projeto e dentro das fases estabelecidas no cronograma. Nesse sentido, a equipe de
projeto tem como missão reestruturar a empresa com foco específico orientado para as
seguintes etapas de trabalho.

Estrutura Organizacional

Discussão sobre a nova Estrutura Organizacional

Apresentação para o Apoiador

Apresentação para a Diretoria

Sistema de Informações Gerenciais

Softwares

Hardwares

Estrutura interna de segurança

Políticas

Elaboração dos Processos e Fluxos de Trabalho

 Área de Suprimentos

Cadastramento de Materiais

Cadastramento de Fornecedores

Compras no Mercado Nacional e Internacional (Importação)

Contratação de Serviços

 Área de Logística

Recebimento Físico dos Produtos

Armazenagem

Expedição / Faturamento

Transporte

Faturamento / Devolução de Produtos

 Área Comercial

Vendas Internas: recebimento de pedidos e emissão de NF

Vendas Externas: recebimento de pedidos e emissão de NF

 Recursos Humanos

Rotinas Trabalhistas: admissão, integração, férias, demissão, promoção,

rotinas trabalhistas

Avaliação de Desempenho

Concessão de Benefícios

Treinamento
  Área Financeira

Contas a Pagar

Contas a Receber

Avaliação do Crédito

Cobrança

Revisão e Implementação das Políticas

Política Comercial

Política de Suprimentos

Política de Recursos Humanos

Política de Sistemas e Tecnologia da Informação

Política de Finanças

Código de Ética

5. INVESTIMENTO

O valor total do investimento será de R$ 480.000,00 (Quatrocentos e cinqüenta mil

reais, o qual deverá ser desembolsado em 12 parcelas iguais e consecutivas no valor
de R$ 45.000,00, vencendo-se a primeira imediatamente após a assinatura do contrato.

6. APROVAÇÃO

De comum acordo entre as partes, assinam o presente documento denominado

”PROJETO PRELIMINAR E/OU MINUTA DE PROJETO ”, a fim de iniciar os trabalhos
de consultoria, de acordo com o cronograma em anexo.

Curitiba, ____/____________/______.

Jerônimo Mendes

Pedro Fortunato

Luiz Carlos Artum

Pedro Paulo Serafim

 CRONOGRAMA SIMPLIFICADO DO PROJETO

PERÍODO (MESES)
ETAPAS DO PROJETO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Discussão / Aprovação do
Projeto Preliminar
Estrutura Organizacional e
Matriz de Responsabilidades
Mapeamento dos processos
atuais (TI – RH – FIN – CONT)
Análise e adequação do
Sistema Gestão (RD / ERP)
Padronização dos Processos e
Fluxos de trabalho
Elaboração e Aprovação das
Políticas de Trabalho
Implantação de Políticas
Básicas de Trabalho
Treinamento das Equipes de
Trabalho
Elaboração do Manual da
Organização
Revisão das Etapas e
Encerramento dos Trabalhos