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NOVA VERSÃO

SAFE DOC
MANUAL
COMO ACESSAR O APLICATIVO SAFE DOC CAPTURE

Acesse o aplicativo SAFE-DOC


CAPTURE clicando no ícone na sua
área de trabalho:

SAFE-DOC Capture

• Digite o endereço do portal que é nome da empresa


(minúsculo)

• Digite seu USUÁRIO e SENHA e clique em OK


CONHECENDO O MENU CAPTURE

Captura Chat
É a tela principal, onde serão realizados os envios de Abre a tela de Chat, que é um dos Suportes
documentos ao portal via digitalização, arquivo, Técnicos para auxilio da ferramenta.
biometria e webcam.

Relatório Opções
É o item que possibilita verificar se os arquivos já estão Possibilita alterar algumas configurações, como
disponíveis no portal. linguagem, Scanner e Resolução.

Portal Sair
Permite acesso diretamente à Instância para a Fecha o programa e faz logoff do usuário que está
visualização dos arquivos enviados. acessando no momento.
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS

O campo CAPTURA nos traz os botões


“digitalizar” e “arquivo”:

- Digitalizar – Digitaliza através do


scanner que está ligado a maquina;

- Arquivo - Serve para enviar qualquer


arquivo local ou em rede. Ex.: XLS,
DOC, TXT, PDF, JPG.

Em opções podemos dar zoom,


girar ou excluir algumas
imagens antes de envia-las
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS

Insira o documento no scanner e clique em DIGITALIZAR que se encontra do lado direito do aplicativo.
Após clicar em digitalizar, o sistema apresentará a seguinte mensagem: “Inicializando scanner...”
Apenas aguarde.
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS
Temos dois modos de digitalizar os documentos:
O primeiro é o modo simples, onde você digitaliza o documento e
automaticamente ele vai para o campo
IMAGENS E ARQUIVOS.

O segundo modo
chamamos de
TIPIFICAÇÃO, onde você
digitaliza o documento e
ele vai para um campo
chamado “IMAGENS E
ARQUIVOS SEM
TIPIFICAÇÃO”, onde será
necessário arrastá-lo ate o
nome do arquivo, como
representa a imagem.

Nesses casos, depois de


digitalizar, é necessário
clicar na imagem e
arrastá-la até o nome do
arquivo.
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS

Terminou a digitalização? Agora


siga os passos:

Classificação:
Selecione a Origem, que
geralmente é o nome da Empresa
e em seguida selecione a Classe,
que são os departamentos ou
pastas para os quais vai digitalizar
os documentos.

Indexação: Após o preenchimento da indexação e


Selecione a Unidade; digitalização, clique em ENVIAR.
6. Digite o numero da Matricula;
7. Digite o Nome do Funcionário.

Importante: Com essas informações


podemos fazer a busca dos documentos no
Portal.
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS

Depois que clicar em ENVIAR, aparecera uma janela informando “Dados salvos com sucesso!” em
seguida clique em CONFIRMAR. Os documentos irão entrar em processo de envio para o Portal, onde
ficarão salvos para a área responsável poder consultar.

ATENÇÃO! Caso haja algum campo em INDEXAÇÃO preenchido


INCORRETAMENTE o sistema trará a mensagem a seguir: “DADOS
INVÁLIDOS”. Faça a correção e tente enviar novamente.
RELATÓRIO DE ENVIO

No Menu RELATÓRIOS podemos consultar o status dos documentos enviados. Ao clicar em um dos lotes (linhas) as
informações daquele arquivo
É só clicar em FILTROS e selecionar o que deseja buscar: aparecerão do lado esquerdo: Data de
Envio, Status de Envio, Percentual de
envio e Detalhes de Indexação;

O item Status de envio irá


mostrar se os arquivos
enviados estão nos seguintes
processos de envio:

 Enviando: O arquivo está


em upload;
 Importando: O arquivo
está sendo concluído;
 Arquivado: Arquivo
disponível para visualização no
Portal.

Se o Status de envio estiver


ARQUIVADO o documento estará
ATENÇÃO! O percentual de envio não atualiza automaticamente. disponível para consulta no Portal.
Quando quiser verificar o status atual clique em ATUALIZAR.
PORTAL – BOTÕES MAIS UTILIZADOS

MENU PORTAL
Por ele acessamos diretamente a Instância pelo programa instalado em seu computador ou
pelo próprio navegador de internet no site www.acessodigital.com.br/(nome da empresa).
Nele podemos visualizar os arquivos que foram digitalizados no sistema. CAIXA DE ENTRADA V2 – Apresenta
através do filtro todos os processos que
estão no Status selecionado

FILA DE TRABALHO – Nela podemos


analisar um processo especifico.

BUSCA - Apresenta uma estrutura


documental por pastas e permitirá através
de filtros encontrar o documento desejado.

BUSCA AVANÇADA - Possui a mesma


função do botão acima, contudo permite
que você monte seu próprio filtro de busca;
ULTIMA BUSCA - Traz a última busca feita
através dos botões de buscas anteriores.

TROCAR SENHA – Permite trocar a senha


atual de acesso;

SAIR – Fecha o Portal (o programa


continuará aberto).
BUSCA SIMPLES

Para acessar a Busca simples, basta primeiro clicar em


BUSCA e depois SIMPLES.

Selecione a ORIGEM.
(normalmente esta opção já está
selecionada).
Clique nos botões + ou – para abrir/fechar a arvore
documental dos processos, que são as pastas onde
Notas fiscais
Recursos Humanos
são guardados os documentos digitalizados.

Depois clique no tipo de documento


que esta procurando (Ex: Recursos
Humanos). Abrirá uma nova janela.
BUSCA SIMPLES

Campo da condição para a busca. Se estiver com IGUAL A,


a informação do documento tem que ser idêntica do índice
quando foi digitalizado. Obs.: Selecionando este campo temos Coloque as
outras condições que podem ser utilizadas também. informações do
IGUAL A documento que
procura neste
campo.

Depois de colocar as
informações de procura,
clique em Executar
Busca.

Em seguida aparecerá a
seguinte janela de resultado
com os documentos de RH para
visualização.
CAIXA DE ENTRADA V2
No botão Processo você consegue acessar a função Caixa de Entrada V2 e trabalhar as documentações que
foram redirecionadas a você ou que ainda necessitam de “tratamento” ou inclusão de documentos adicionais.

Para especificar dados do documento, no


campo indexadores você pode
selecionar alguma informação do arquivo
(ex. Nome, CPF, etc.) e adicionar para
usar como filtro, caso você queira.

Filtre da forma que desejar e clique


em Caixa de Entrada V2. Ele trará os
documentos (ex: Aprovado RH /
Aprovado RH
Reprovado RH).
Reprovado RH Você terá as informações do
documento e imagens digitalizadas.

Depois que foram selecionadas


todas as opções de filtragem,
clique no botão FILTRAR, que os
documentos apareceram logo
abaixo para serem trabalhados.
CAIXA DE ENTRADA V2

Índices da Fila : Essas


informações são aquelas
digitadas na hora da
Opções de Filtro
digitalização dos
Preencha os
documentos.
campos para filtrar a
fila de trabalho.

Nestes botões
podemos Aprovar
clicando em
Salvar e
Próximo, mudar
Nestes botões
de documento
podemos
clicando em
visualizar as
Próximo,
imagens, fechar
Depois de filtrar as informações Concluir o
pasta, anexar e
clique no botão Trabalhar Fila processo
visualizar
clicando em
dados do
Salvar ou
objeto.
Cancelar.
E aí, curtiu?

Aproveite essa nova versão muito mais atual e simples!

Se tiver alguma duvida, entre em contato conosco: