Quanto tempo se deve guardar os documentos?

Com a entrada em vigência do Novo Código Civil, em janeiro de 2003, foram alterados os
prazos de armazenamento de alguns documentos pelo consumidor. A tabela abaixo faz
um resumo do prazo de manutenção para os documentos mais comuns, já de acordo com
o Novo Código:

Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e gás – 05 anos;
Contratos de Seguro (incluindo Seguro Saúde) – 01 ano;
Plano de Saúde – 05 anos;
Contrato de Aluguel – 03 anos;
Pagamento de Condomínio – 05 anos;
Prestação da Casa – 05 anos;
Mensalidades Escolares – 05 anos.

Comprovantes de pagamento
Para os tributos, o prazo não mudou com o novo código. Documentos como o
comprovante de pagamento de IPTU, IPVA e a declaração de Imposto de Renda devem
ser mantidos por 05 anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao
pagamento. Exemplo: a declaração de I.R. de 2002 deve ser mantida até 02/01/2008.
Contas de água, luz, telefone e gás também devem ser mantidos por 05 anos, pois
também são consideradas taxas. Mantê-las serve como garantia de manutenção dos
serviços. De qualquer forma, caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha
sido paga pelo consumidor e este não disponha mais de comprovante, apesar de tê-la
pago, ainda assim o consumidor poderá pedir o ônus da prova, ou seja, o fornecedor terá
que provar que a conta não foi paga. O consumidor que paga essas contas
automaticamente pelo banco já tem a comprovação de pagamento.
A nota fiscal de qualquer tipo de produto ou serviço deve ser guardada não somente pelo
prazo de garantia, mas pelo prazo de vida útil do produto, para que o consumidor se
resguarde de qualquer defeito oculto de fabricação. Isso vale, por exemplo, para
eletrodomésticos, eletro-eletrônicos, automóveis, etc.
Contratos de seguro, em geral, devem ser mantidos pelo prazo de um ano a partir do
primeiro pagamento de cada mensalidade. Exemplos: seguro de automóveis e seguro
saúde. Isso não vale para o chamado plano de saúde. A diferença entre o plano de saúde
e o seguro saúde é que neste último o consumidor tem a opção de escolher livremente
seu médico, tendo direito a reembolso de parte do valor da consulta. No plano de saúde o
consumidor só pode escolher médicos da rede credenciada pelo plano. Aqui houve uma
mudança com o novo código civil: antes os documentos de assistência médica, como o do
plano de saúde, deviam ser mantidos por 20 anos. Agora, é por apenas 05.
O prazo de manutenção de comprovante do pagamento de aluguel é, com o novo
código civil, de 03 anos. No código anterior, o prazo era de 05 anos. Já para o
pagamento de condomínio, o prazo de manutenção era de 20 anos, agora passa a ser
de apenas 05 anos. É recomendável pedir periodicamente à administradora do
condomínio uma declaração de que não existem débitos.
O pagamento de prestação da casa deve ser mantido por 05 anos. Antes, eram 20 anos.
Para os consórcios deve-se manter os comprovantes até que seja dada a quitação. A
liberação da alienação fiduciária é a prova de que o pagamento foi feito.
O pagamento das mensalidades escolares deve ser guardado por 05 anos. No código
civil anterior, era necessário mantê-lo por apenas um ano.
Trabalho e banco
Documentação trabalhista:
O contracheque (também conhecido como hollerith) deve ser guardado pelo trabalhador
até 05 anos para cobrança de direitos trabalhistas. Caso o trabalhador saia da empresa,
terá só 02 anos para efetuar tal cobrança.
Notas de serviços de profissionais liberais devem ser mantidas por 05 anos. Antes,
bastava tê-las por um ano.
Para efeito de Previdência Social, os profissionais autônomos devem guardar o carnê do
INSS até o pedido do benefício da aposentadoria. Pelo mesmo motivo, trabalhadores
devem guardar o contracheque.
Documentação bancária:
Cheques devem ser apresentados nos bancos para desconto em até 30 dias, para
cheques da mesma praça, e em até 60 dias, para cheques de praças diferentes. A
prescrição de um cheque pode ser feita em um prazo máximo de 06 meses contados da
apresentação. Esse é o prazo para que o cheque seja executado se não tiver fundo. O
canhoto de cheque não tem valor legal, só vale para conferência.
Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos
Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um
ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos
indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de
crédito.
É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de
instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina
um contrato) prescreve em 05 anos. Assim, o consumidor estará totalmente garantido se
guardar as faturas do cartão por 05 anos.

Fontes:
IDEC (Instituto de Defesa do Consumidor)
Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito
Banco Central do Brasil