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Produtividade de um Organizador
de Eventos
Como gerenciar seu tempo e seu estresse
ao planejar um evento
Você sabe disso melhor que ninguém: gerenciar
eventos pode ser bem estressante.
3. Organizar os resultados
Capture
Na sua caixa de entrada, em uma caixa de
correio, em um bloco de notas ou em uma
nota autoadesiva — o que funcionar
melhor para você!
Esclareça: O que é?
Trata-se de uma informação, de um pedido
ou de uma ideia?
Informação
Tempo requisitado pelo fornecedor,
contrato com o local do evento etc.
Pedidos
Perguntas sobre orçamento, adições à
programação etc.
Ideias Lixo
Layout do espaço etc É informação, um
pedido ou uma idéia?
Esclareça: É factível?
Um dia / talvez?
Eu tenho que fazer alguma coisa NÃO
Arquivo para mais tarde
a respeito disso?
Referência
SIM Disponível para uso
futuro, se necessário
SIM NÃO
Asana
Asana é um aplicativo Web e para dispositivos móveis que ajuda
as equipes a acompanharem o seu trabalho. Você pode criar listas
individuais e para o time, organizar tarefas em projetos e anexar
documentos relevantes. Existe uma versão gratuita da ferramenta, mas
os usuários Premium podem ter acesso a um modelo personalizado
de organização de eventos. (Não se preocupe, não incluímos eles aqui
só porque eles nos ajudaram a escrever este guia. A ferramenta é
realmente fantástica.)
Things
Este gerenciador de tarefas armazena todos os seus afazeres na "Things
Cloud", para que você possa ter acesso a eles a partir de qualquer
dispositivo. Você pode priorizar e agendar suas tarefas, e incluir notas
importantes em cada uma. Você pode até mesmo personalizar a
ferramenta, organizando seus afazeres em categorias que mais se
adequam ao seu trabalho.
Evernote
Evernote, o aplicativo de anotações por excelência, permite que você
escreva ideias, tarefas ou afazeres e tenha acesso a eles em todos os
seus dispositivos. A ferramenta também permite que você anote e salve
fotos como notas, o que pode ser útil se você estiver procurando um
local para o seu evento ou analisando modelos de layout.
Everhour
Este software de acompanhamento e estimativa de tempo de
funcionários é a solução ideal para organizadores que trabalham com
empreiteiros em contratos por horas. Os funcionários podem inserir
as horas gastas em um projeto com um só clique, ajudando você a se
manter dentro do prazo e dentro do orçamento. Você também pode
compartilhar facilmente seus relatórios, gerar faturas e acompanhar
pagamentos dentro do aplicativo.
G Suite
O G Suite da Google inclui Gmail, Google Docs, Google Drive e Google
Calendário. Como os produtos da G Suite foram concebidos tendo em
vista a colaboração, essa alternativa facilita o trabalho entre equipes
diferentes para atualizar documentos, compartilhar atualizações e
atribuir tarefas em tempo real. Use os programas do G Suite para se
manter organizado e em sincronia durante viagens ou mesmo durante
o seu evento — todos os aplicativos podem ser acessados através do
seu computador, tablet ou telefone.
Notas Adesivas
Não, não estamos falando de um aplicativo; as velhas notas
autoadesivas podem ser o que você precisa para navegar rapidamente
pelas suas tarefas na sua mesa de trabalho. Caso decida usar notas para
capturar informações dentro do sistema GTD, tente colocar apenas um
item em cada nota para manter o seu fluxo de trabalho o mais simples
possível.
Conselho do campo
Dicas da equipe de Operações de Campo da Eventbrite
Faça um roteiro para toda a equipe que inclua datas importantes para
todos os membros. Atualize o roteiro com frequência, lembrando os
membros da equipe quando o prazo de uma tarefa pela qual estão
responsáveis está perto do fim. Também é uma boa ideia agendar
reuniões semanais ou quinzenais recorrentes para acompanhar o
progresso do grupo como um todo.
• Seja sucinto
Mantenha suas atualizações curtas e diretas, com as informações
mais importantes em destaque. Por exemplo, se você estiver
transmitindo para a equipe novas informações sobre o plano de
check-in do seu festival, não se esqueça de colocar em destaque
o horário em que cada membro da equipe precisará estar no local
combinado.
Agora que você e o seu time estão preparados para o sucesso, vamos falar sobre como
manter o seu fluxo de trabalho o mais simples possível.
Quando temos que lidar com dezenas de tarefas de uma vez só, é difícil
saber por onde começar. É melhor sentar e trabalhar na definição
da programação da sua conferência ou responder ao e-mail que o
fornecedor de alimentos enviou na noite passada? O primeiro passo
para um fluxo de trabalho mais simplificado é priorizar suas tarefas.
Duas táticas usadas para a priorização são a regra 80/20 e "siga o seu
cérebro":
Só porque um trabalho precisa ser feito, não quer dizer que você
precise fazê-lo. Delegar tarefas é uma parte importante do trabalho de
um organizador de eventos. É impossível fazer tudo sozinho, e delegar
tarefas que podem ser feitas por outras pessoas ajuda a liberar o seu
tempo para que você possa se concentrar nas tarefas mais importantes.
• Tarefas logísticas
Delegue tarefas realizadas no local, como organização de
fornecedores ou verificação de voluntários, para que você tenha
mais tempo para interagir com participantes, patrocinadores e
convidados.
• Se você não tiver energia para confrontar este medo agora, mude
para a segunda tarefa com prioridade mais alta na sua lista, em
vez de se refugiar no Facebook. O professor da Universidade de
Stanford, John Perry, chama isso de "procrastinação estruturada",
e atribui grande parte do seu sucesso a ela.
IFTTT
IFTT significa "If This Then That" (Se eu Fizer Isso, Faça Aquilo). A
ferramenta permite que você configure regras condicionadas. Por
exemplo, você pode configurar uma regra que diz, "Se eu tirar uma
foto do meu evento, adicione-a à página do evento no Facebook". IFTT
é especialmente útil para tarefas que você precisa fazer várias vezes
seguidas.
Zapier
Esta ferramenta transmite informações entre seus aplicativos da Web
automaticamente. Semelhante ao que acontece com o IFTT, o Zapier
permite que você crie uma ação acionável conhecida como "zap". Se
estiver usando a Eventbrite, você pode aproveitar a integração com
Zapier para sincronizar seus dados da Eventbrite com outros aplicativos,
incluindo MailChimp, Salesforce e HubSpot. O Asana também conta
com uma integração com Zapier que permite que você conecte suas
ferramentas de produtividade — você pode até mesmo definir um "zap"
entre Asana e Eventbrite para automatizar o fluxo de trabalho da sua
equipe!
FollowUp.cc
Use esta ferramenta para encaminhar lembretes de e-mail que serão
enviados de volta para você em um momento definido. Por exemplo, se
for necessário dar sequência a uma conversa com um fornecedor em
30 dias, você pode encaminhar para si próprio um lembrete que será
recebido dentro de 30 dias.
Você também pode usar uma plataforma low-code para criar o seu
próprio aplicativo totalmente funcional, sem nenhum conhecimento
técnico necessário. Personalize o aplicativo para o seu evento,
automatizando tudo desde emissão de faturas até a promoção
por e-mail. Você pode até mesmo sincronizar seus aplicativos de
produtividade, caso esteja usando mais de um. Por exemplo, você pode
definir um gatilho que permite que seus documentos do Evernote
salvem automaticamente um projeto do Asana.
Reuniões são quase sempre necessárias para planejar seu evento, mas
infelizmente nem sempre são um uso produtivo do seu tempo. Você
sabe que está participando de uma reunião mal planejada quando se
senta em uma mesa e a conversa não sai do lugar por uma hora.
Conselho do campo
Faça com que o foco das suas reuniões seja a ação
"Comer em intervalos "No café da manhã, é importante comer uma fonte de proteína de
regulares durante o qualidade combinada com uma pequena quantidade de carboidratos de
dia é vital porque o qualidade. Um omelete com vegetais ou dois ovos poché com uma fruta
cortisol (o hormônio são bons exemplos".
do estresse) está
intimamente ligado à Hanson salienta que comer em intervalos regulares ao longo do dia
estabilidade do açúcar é essencial, uma vez que o cortisol (o hormônio do estresse) está
no sangue" intimamente ligado à estabilidade de açúcar no sangue. Leve sempre um
pacote de sementes ou frutas secas para onde quer que você vá para se
sustentar entre as refeições.
Desjardins sugere que o café seja substituído por chá verde, já que
ele oferece um estímulo natural graças aos seus minerais, nutrientes
e antioxidantes. Assim, você recebe toda a energia de que precisa
sem se sobrecarregar com estresse.
Exercício pode ser a última coisa que você pensa em fazer quando
está cansado, mas manter uma rotina resultará em um estímulo à
sua energia e ao seu humor.
"Retire a tentação
de verificar o seu • Durma bem
telefone no segundo A falta de sono pode ser um mal inevitável para organizadores de
em que você acorda, eventos, mas aproveitar ao máximo as horas em que você consegue
não permita que dormir é muito importante.
seus desafios e
problemas durante o Depois de desmaiar devido à fadiga, Arianna Huffington "passou
dia interfiram no seu de quatro a cinco horas para sete a oito horas" de sono. Huffington
tempo para recarregar também aderiu a um período estritamente "livre de dispositivos"
à noite" antes de dormir, e imediatamente depois de acordar pela manhã.
Mas o cuidado consigo próprio não deve terminar quando você chega
no trabalho. É importante criar hábitos saudáveis durante as horas de
trabalho, que permitam que você seja feliz e produtivo durante todo o
seu dia.
Veja quais são os momentos em que você pode fazer uma pausa breve.
Quer saber qual é o esquema ideal para uma pessoa correndo contra o
tempo? Uma pausa de seis minutos a cada 80 minutos. Use esta pausa
para se levantar e esticar as pernas ou andar um pouco pelo escritório.
Se você puder sair e respirar um pouco de ar fresco, ainda melhor!
Na próxima vez que for recusar um pedido, experimente dizer "não vou
fazer" em vez de "não posso fazer". Está cientificamente comprovado
que esta escolha de palavras ajuda você a dar continuidade à sua
afirmação. Como? "Não vou fazer" cria um loop de feedback cognitivo
que faz com que você se lembre que está sob controle da situação, ao
passo que "não posso fazer" indica que você está se forçando a fazer
algo que não quer fazer.
Lembre-se: sempre que você diz "não" a algo a que teria dito "sim" no
passado, você está fortalecendo seus músculos para estabelecer seus
limites e fazendo com que seja mais fácil dizer "não" no futuro.
Os dias que antecedem o seu evento podem ser muito caóticos. Foram
meses de planejamento e trabalho árduo, tudo para chegar até este
momento. Você tem um milhão de acertos finais para fazer, e o tempo
está passando.
Descarregamento dos
6h00 6h45 João
caminhões no local
Teste de configurações
6h45 7h15 Patrícia
e microfones
Montagem da área de
7h10 7h20 recepção Felipe
Reunião com
7h30 7h45 seguranças João
O MODELO OACI
• Plugues de ouvido
Procure falhas
Reserve de 15 a 20 minutos para andar pelo local antes do início do
evento e identificar os pontos fracos. Veja quais são as áreas que
precisarão de mais atenção: pode haver um problema com a rede de
internet, por exemplo.
1. Analise a situação usando sua lógica. Qual é a pior coisa que poderia
acontecer como resultado disso? Isso importará daqui cinco anos?
Ao responder a essas perguntas, é mais provável que você consiga
pensar com mais clareza. Por exemplo, um problema com o seu
sistema AV pode resultar em um alto-falante temporariamente
indisponível, mas, contanto que você aprenda com o ocorrido, a
situação passará rapidamente.
Você pode até mesmo usar esse tempo para perguntar aos participantes
se eles estão gostando do evento, e se há alguma coisa que você possa
fazer para melhorar a experiência na próxima vez. Mantenha um bloco
de notas por perto para registrar essas informações.
Use esse tempo para analisar os conteúdos coletados pela equipe. Junte
todas as fotos, vídeos e informações que estiverem disponíveis. Isso
será útil para preencher seus e-mails de agradecimento, campanhas
nas mídias sociais após o evento, relatórios com resultados pós-
evento, materiais promocionais para o evento seguinte e pesquisas de
satisfação.
Recursos e links